Logo GenDocs.ru


Поиск по сайту:  


Лекции - Организация защищенного делопроизводства - файл КУРС ЛЕКЦИЙ 1.doc


Лекции - Организация защищенного делопроизводства
скачать (954.6 kb.)

Доступные файлы (6):

КУРС ЛЕКЦИЙ 1.doc1120kb.17.01.2001 14:33скачать
ТЗД15.doc177kb.04.02.2002 20:43скачать
ТЗД16.doc132kb.22.01.2001 14:50скачать
ТЗД17.doc1648kb.17.01.2001 21:14скачать
ТЗД7.doc111kb.05.02.2001 20:17скачать
ТЗД8.doc157kb.05.02.2001 20:17скачать

содержание

КУРС ЛЕКЦИЙ 1.doc

  1   2   3   4   5   6   7   8   9   ...   12
Реклама MarketGid:

Лекция №1




ОРГАНИЗАЦИЯ ЗАЩИЩЕННОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА



Введение

Управление организацией неизбежно требует создания многих видов управленческих документов, без которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, кредитования, бухгалтер­ского учета и отчетности, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности организации и т. п. Так, коллегиальная деятельность учредителей фиксируется в про­токолах; распорядительная деятельность директора - в приказах и распоряжениях по основной деятельности и по личному составу; работа ревизионных комиссий - в актах; произ­водственно-хозяйственная деятельность в договорах, контрактах, коммерческой переписке и т.д.

Многие виды управленческих документов предприятие обязано предъявлять при проверках со стороны Государственной налоговой службы, при комплексных документальных ревизиях, проводимых аудиторами.

Документы организаций, отражающие производственно-хозяйственную деятельность, представляют определенную наследия нашего времени, являются частью Архивного фонда России и подлежат сдаче в государственные архивы.

Особое значение имеют документы по личному составу, отражающие трудовую деятельность работника и подтверждающие трудовой стаж, необходимый для начисления­ пенсии. Важнейшая роль этих документов в жизни каждого человека зачастую недооценивается руководителями ком­мерческих структур, в результате чего кадровая документация либо ведется с грубыми нарушениями соответствующих требований КЗоТ и Инструкции по ведению трудовых книжек, либо не ведется вообще.

Руководители негосударственных и общественных структур нередко склонны считать документацию, возникающую в деятельности этих организаций, частной собственностью фирмы или объединения и поэтому не учитывают установленных государством правил ведения делопроизводства и сдачи документов на государственное хранение.

Однако в Основах законодательства РФ об архивном фонде Российской Федерации и архивах, а также в Положении об Архивном фонде Российской Федерации, утверждается Указом Президента РФ 17 марта 1994 г. №552 в составе Архивного фонда РФ выделяются две части: госу­дарственная и негосударственная.

Последнюю составляют архивные фонды и архивные объединений (корпораций, ассоциаций, акционерных обществ), общественных объединений и организаций, в том числе профес­сиональных союзов, благотворительных и иных фондов, политических партий и движений, религиозных объединений и организаций, физических лиц.

Отнесение документов к составу Архивного фонда Россий­ской Федерации осуществляется органами и учреждениями Государственной архивной службы России совместно с собственниками этих документов на основании соглашения (до­говора) после экспертизы их ценности.

Собственники документов негосударственной части Архив­ного фонда РФ должны представлять сведения о своих фондах и документах органам и учреждениям Государственной архивной службы по их запросам с целью государственного учета этих документов.

Собственники документов негосударственной части Архив­ного фонда РФ обязаны обеспечивать постоянное хранение документов в создаваемых для этих целей архивах или структурных подразделениях организаций и предприятий. Эти документы не могут быть уничтожены собственниками без согласования с органами и учреждениями архивной службы, а при смене собственника или места хранения документов необходимо информировать архивную службу о новом владельце или месте дальнейшего хранения документов. В случае ликвидации негосударственной структуры документы поступают в собственность государства и передаются на постоянное хранение в учреждения архивной службы.

Руководители организаций несут персональную ответственность за документальный фонд, образующийся в организации и должны быть знакомы с Основами законодательства России об Архивном фонде Российской Федерации и архивах. В соответствии с действующим законодательством по архивному делу органы управления на местах принимают меры по улучшению работы с документацией в организациях.

Знание вопросов современного документирования управленческой деятельности поможет пред­принимателю работать без внешних (с государственными органами) и внутренних (с подчиненными) конфликтов, сосредоточив внимание на решении задач произ­водственно-хозяйственной деятельности, конкурентной борьбы, получения максимальной прибыли, развития предприятия.

Рассмотрим организационно-распорядительную документацию (ОРД), которая применяется при исполнении распорядительной и исполнительной деятельности аппарата управления и играет особую роль среди всех других систем управленческой документации.

В состав ОРД входят:

организационные документы:

- устав;

- структура и штатная численность аппарата управ­ления;

- штатное расписание;

- правила внутреннего трудового распорядка;

- положение о персонале;

- положение о структурном подразделении предприятия;

- должностная инструкция;

распорядительные документы:

- приказ;

- распоряжение;

- указание;

- инструкция;

информационно-справочные документы:

- протокол;

- акт;

- письмо;

- докладная и объяснительная записки;

- справка;

- телеграмма;

- телефонограмма и др.

^

ОРГАНИЗАЦИЯ ТРУДА РАБОТНИКОВ


Важным шагом по пути улучшения документооборота явилась разработка Единой государственной системы делопроиз­водства (ЕГСД), а также классификацию и индексацию документальных материалов на основе применения совре­менной техники. Цель ЕГСД - довести до уровня общей нормы апробированные и оправдавшие себя на практике рациональные формы и методы обработки и защиты служебной ин­формации. ЕГСД призвана решить следующие главные задачи:

- документирование;

- труд;

- механизацию делопроизводственных процессов.

Поэтому ЕГСД представляет собой свод основных правил, нормативов, рекомендаций по делопроизводству.

Большую помощь в вопросах документирования ока­зали государственные стандарты на управленческую документацию. Основной задачей стандартов на организационно-распорядительную документацию является унификация, т. е. введение единообразия состава и форм документов в сфере управления, что позволяет более эффективно использовать электронно-вычислительную и организационную технику при работе с документами.

^

ОCНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ


Под делопроизводством понимается деятельность аппарата управления, охватывающего вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления им управленческих функций. Главной задачей делопроизводства является обеспечение быстрой, бесперебойной и эффективной работы учреждений.

Делопроизводство состоит из следующих моментов: документооборота и документирования.

Документооборот включает в себя комплекс работ с готовыми документами, созданными данным учреждением и полученными извне: прием, распределение, регистрация, контроль исполнения, справочная работа, формирование дел, хранение и использование документации, движение документной информации по инстанциям.

Документирование это совокуп­ность процессов по созданию всех видов документации, отражающих деятельность учреждения, организации или предприятия.

Документирование включает все операции по подготовке, составлению, согласованию, оформлению и изготов­лению документа.

Система документирования предполагает наличие опре­деленных требований и норм создания документов. Эти нормы закреплены законодательными актами, ЕГСД, инструкциями и ведомственными нормативными докумен­тами о делопроизводстве.

Деятельность каждого учреждения осуществляется в со­ответствии с задачами, поставленными перед ним его Положением. В процессе осуществления этих задач служащими государственных учреждений создаются служебные документы, которые отражают деятельность учреждения.

Преобладающая часть используемой в управлении ин­формации фиксируется. Материальным носителем фиксируемой информации является документ.­

Документ - средство закрепления различными спосо­бами на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыс­лительной деятельности человека. В зависимости от используемого для фиксирования информации материала различают документы на бумажной основе, на фотопленке, магнитной или перфорированной ленте и т. д.

В управленческой деятельности используются главным образом текстовые документы на бумажной основе, т. е. рукописные, машинописные и типографские. Такие документы называют управленческими, а их совокупность уп­равленческой документацией.

Документы классифицируют по видам деятельности, происхождению, назначению, месту составления, наименованию, количеству отраженных в них вопросов, срокам­ исполнения и хранения, степени подлинности, технике создания и ряду других признаков.

В делопроизводстве различают администра­тивное или общее делопроизводство и специальное дело­производство.

К административному делопроизводству относятся документы, создаваемые в процессе распорядительной и исполните­льной деятельности учреждений, в органах государст­венного управления, суда, прокуратуры, в общественных организациях, в администрации предприятий и учреждений.

Документация, применяемая при оформлении распорядительно - исполнительной деятельности органов государ­ственного управления и подведомственных им учреждений, называется организационно-распорядительной документацией (ОРД). Входящие в эту систему документы условно подразделяются на три группы:

- организационные (положения, уставы, инструкции, правила);

- распорядительные (постановления, распоряжения, при­казы, указания, решения);

- справочно-информационные (письма, докладные и объяснительные записки, справки, протоколы, акты, обзоры, отчеты, перечни).

К специальному делопроизводству относятся документы, специфичные для каждой из специальных функций­ управления (транспорт, связь, статистика, юриспруденция, военное дело и т. д.).

^ По происхождению документы делятся на служебные и личные. Служебные документы исходят от имени учреж­дений или представляющих их должностных лиц, а личные - от имени отдельных граждан (например, заявления, жалобы).

^ По назначению различают документы, используемые как средство фиксирования фактов, событий и явлений и как средство передачи информации на расстояние (письма, телеграммы и пр.).

^ По месту составления документы подразделяются на внутренние, составленные в данном учреждении и исполь­зуемые внутри его, и внешние, поступающие от других организаций и лиц.

^ По наименованию выделяют несколько десятков видов и разновидностей документов. Видами документов являются, например, акты, анкеты, ведомости, инструкции и т. д. В некоторых видах выделяют подвиды, так, например, акт (акт приемо-передачи дел, дефектный акт, акт о недостаче и др.).

^ По количеству отраженных в них вопросов документы бывают простые (содержащие один вопрос) и сложные (содержащие несколько вопросов).

По срокам исполнения и хранения документы делятся на следующие виды:

по срокам исполнения - на срочные и несрочные доку­менты;

по срокам хранения - постоянного (вечного) хранения; временного хранения (до 10 лет включительно и свыше 10 лет).

^ По степени подлинности документы подразделяют :

на черновики (предварительная редакция документа);

на подлинники (документ в окончательной редакции);

на копии (повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника, т.е. воспроизведение всех реквизитов­ подлинника).

^ По технике создания документы бывают рукописные, машинописные и типографские.

В последние годы большое внимание уделяется вопросам защиты информации, накапливаемой, хранимой и обра­батываемой в делопроизводстве ЭВМ и построенных на их основе вычисли­тельных системах. При этом под защитой информации делопроизводства понимается создание в ЭВМ и вычислительных системах организованной совокупности средств, методов и меро­приятий, предназначенных для предупреждения искаже­ния, уничтожения или несанкционированного использо­вания защищаемой информации.

Содержание проблемы защиты информации зарубеж­ными специалистами интерпретируется следующим обра­зом. По мере развития и усложнения средств, методов и форм автоматизации процессов обработки информации повышается ее уязвимость. Основными факторами, спо­собствующими повышению этой уязвимости, являются:

1. Резкое увеличение объемов информации в делопроизводстве, накапли­ваемой, хранимой и обрабатываемой с помощью ЭВМ и других средств автоматизации.

2. Сосредоточение в единых базах данных информа­ции различного назначения и различной принадлежно­сти.

3. Резкое расширение круга пользователей, имеющих непосредственный доступ к ресурсам вычислительной си­стемы и находящимся в пей массивам данных.

4. Усложнение режимов функционирования техниче­ских средств вычислительных систем: широкое внедрение многопрограммного режима, а также режимов разделе­ния времени и реального времени.

5. Автоматизация межмашинного обмена информа­цией, в том числе и на больших расстояниях.

В этих условиях возникает уязвимость двух видов: с одной стороны, возможность искажения или уничто­жения информации (т. е. нарушения ее физической це­лостности), а с другой - возможность несанкциониро­ванного использования информации (т. е. опасность утечки информации ограниченного пользования). Второй вид уязвимости вызывает особую озабоченность пользо­вателей ЭВМ и автоматизированных систем за рубежом, в связи с чем этому аспекту рассматриваемой проблемы уделяется повышенное внимание. Основными потенциально возможными каналами утечки информации специалисты считают следующие:

1. Прямое хищение носителей и документов, обра­щающихся в процессе функционирования автоматизиро­ванных систем.

2. Запоминание или копирование информации, нахо­дящейся на машинных и на немашинных носителях.

3. Несанкционированное подключение к аппаратуре и линиям связи или незаконное использование «закон­ной» (т. е. зарегистрированной) аппаратуры системы (чаще всего терминалов пользователей).

4. Несанкционированный доступ к информации за счет специального приспособления математического и программного обеспечении.

5. Перехват электромагнитных волн, излучаемых аппаратурой автоматизированных систем в процессе об­работки информации.

Чтобы исключить возможность неоднознач­ных толкований, сначала дадим определения терминам которые будут встречаться при изучении защищенного делопроизводства.

1. БЕЗОПАСНОСТЬ. Безопасность данных - это за­щита данных от случайного или преднамеренного раз­рушения, раскрытия или модификации. Безопасность в ЭВМ имеет отношение к технологическим мерам предосторожности и управляющим процедурам, которые могут быть приложены к аппаратным средствам, про­граммам и данным в ЭВМ, чтобы гарантировать, что данные, помещаемые на хранение некоторой организа­цией или отдельным лицом, будут защищены.

2. СЕКРЕТНОСТЬ. Секретность - это понятие, кото­рое употребляется по отношению к отдельным лицам. Это есть право лица решать, какую информацию он же­лает разделить с другими, а какую хочет скрыть от дру­гих.

Проблема секретности не возникла с появлением вычислительной техники, но повышенный интерес к ней, может быть, лежит в возможности вычислительных ма­шин хранить большие количества легко используемых данных.

Не существует прямой связи между секретностью и безопасностью. ЭВМ, обеспечивающую абсолютную бе­зопасность (если такая существует), можно использо­вать таким образом, что секретные данные могут быть раскрыты.

3. КОНФИДЕНЦИАЛЬНОСТЬ. Конфиденциаль­ность - это понятие, которое употребляется по отноше­нию к данным. Это статус, предоставленный данным и согласованный между лицом или организацией, предо­ставляющей данные, и организацией, получающей их; оно определяет требуемую степень защиты.

Конфиденциальность данных относится не только к данным отдельных лиц, но и к любым данным, состав­ляющим чью-либо собственность, или к секретным дан­ным, обращение к которым требует конфиденциаль­ности.

4. ЦЕЛОСТНОСТЬ. Целостность данных имеет место тогда, когда данные в системе не отличаются от данных в исходных документах, т. е. не произошло их случай­ной или преднамеренной замены или разрушения.

^

Организационные формы защищенного делопроизводства



Организация делопроизводства в учреждениях опреде­ляется инструкциями по делопроизводству. Министерства и ведомства на основе положений ЕГСД утверждают инструкции по делопроизводству для учреждений своей отрасли или типовые инструкции для подведомственных однотипных учреждений, на основе которых могут разра­батываться индивидуальные инструкции по делопроизводству применительно к условиям конкретных учреждений.

Инструкции по делопроизводству являются нормативным документом, регламентирующим организацию, правила, ­ приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними в конкретном учреждении с учетом условий и специфики его деятельности. К инструкции прилагаются формы и образцы применяемых в учреждении документов, учетно-регистрационные формы (регистрационные карто­чки, номенклатуры дел, описи и т.п.), справочно-методический материал (классификаторы документов; перечень документов, не подлежащих регистрации; схемы докумен­тооборота и т.д.)

Делопроизводство в учреждениях организуется на ос­нове полной или частичной централизации в зависимости от объема документационных работ, их территориального размещения и технической оснащенности.

По объему документооборота учреждения делятся на категории:

1 категория - учреждения с объемом документообо­рота свыше 100 000 документов в год;

II категория - от 25 000 до 100 000 документов в год;

III категория - от 10 000 до 25 000 документов в год;

IV категория - до 10 000 документов в год.

В зависимости от структуры учреждения и объема документооборота система делопроизводства может быть­ централизованной или смешанной.

При централизованной системе все документы учреждения и все операции, связанные с ними (прием, регистрация, контроль исполнения, отправка документов, их формиро­вание в дела), осуществляются одной структурной частью учреждения или одним лицом.

При смешанной системе делопроизводства некоторые операции (прием, отправка корреспонденции) осуществля­ются канцелярией, а такие, как регистрация, оформление и составление документов, формирование дел, производятся как в канцелярии, так и в других структурных подраз­делениях.

В учреждениях с небольшим документооборотом при­меняется централизованное делопроизводство. Смешанная система применяется в крупных учреждениях с большим документооборотом.

  1   2   3   4   5   6   7   8   9   ...   12

Реклама:





Скачать файл (954.6 kb.)

Поиск по сайту:  

© gendocs.ru
При копировании укажите ссылку.
обратиться к администрации
Рейтинг@Mail.ru
Разработка сайта — Веб студия Адаманов