Logo GenDocs.ru


Поиск по сайту:  


Отчет по учебной практике по информатике - файл 1.doc


Отчет по учебной практике по информатике
скачать (125 kb.)

Доступные файлы (1):

1.doc125kb.16.11.2011 02:02скачать

содержание

1.doc

Реклама MarketGid:
Министерство образования Российской Федерации

ГОУ Санкт-Питербургский государственный университет водных коммуникаций


ОТЧЕТ

по квалификационной практике по рабочей профессии

место прохождения практики: МУ «Управление культуры и кино»

с 1 июня по 15 июня 2009г.


Студент: Савосина С.Н.

Группа: ЭП – 22с.

Руководитель от учреждения: Сафронова Т.А.

Руководитель от кафедры ИТ: Филиппов С.Д.


Итоговая оценка:___ ___________________________

Подпись руководителя от кафедры ИТ


Екатеринбург 2009 г.

СОДЕРЖАНИЕ:


1. Изучение функциональной и организационной структуры

учреждения………………………………………………………………… 3

2. Изучение системы делопроизводства………………………………….. 6

2.1. Анализ системы делопроизводства ……………………………….. 6

2.2 . Подготовка структурных схем составных единиц

Информации………………………………………………………………… 7

3. Построение информационной модели ………………………………… 10

3.1. Анализ информационных потоков ……………………………………10

3.2. Построение функциональных схем процедур,

выполняемых подразделением……………………………………………. 14

4. Вывод…………………………………………………………………….. 16

Приложение



  1. Изучение функциональной и организационной структуры учреждения.


Общая характеристика учреждения


«Управление культуры и кино» является муниципальным учреждением, главным назначением которого является осуществление управленческих функций в области культуры на территории Тавдинского городского округа.

Учредителем «Управления культуры и кино» является администрация Тавдинский район, в лице Комитета по управлению муниципальной собственностью.

Главными задачами «Управления культуры и кино» является:

- обеспечение доступа к культурным ценностям и удовлетворение населением муниципального образования своих культурных потребностей;

- сохранение доступности культурных благ;

- привлечение населения к активной культурной деятельности;

- признание ценности культуры народов и национальных групп, проявление уважения к ним, пропаганда культурного населения.

«Управление культуры и кино» является юридическим лицом, финансируемым из местного бюджета, имеет собственное наименование, обособленное имущество (на праве оперативного управления), смету расходов и доходов, самостоятельный баланс, расчетный и иные счета в банках, может от своего имени приобретать имущественные и личные неимущественные права, нести обязанности, быть истцом и ответчиком в суде.

«Управление культуры и кино» имеет печать с изображением Герба Российской Федерации и своим полным наименованием, штампы, бланки, эмблему, другие реквизиты, регистрируемые в установленном порядке.

В своей деятельности «Управление культуры и кино» руководствуется:

- Конституцией Российской Федерации;

- Законами Российской Федерации;

- Указами Президента Российской Федерации;

- Уставом Свердловской области;

- Указами и распоряжениями Губернатора Свердловской области;

- Уставом муниципального образования Тавдинский район;

- Постановлениями и распоряжениями Главы Тавдинского городского округа;

- Решениями Законодательного Собрания Свердловской области и Думы муниципального образования Тавдинский район;

- Уставом Муниципального Учреждения «Управление культуры и кино»;

- Иными нормативно-правовыми актами.

В структуру «Управления культуры и кино» на правах структурных подразделений входят:

Централизованная библиотечная система, включающая в себя городские, районные и сельские детские и взрослые библиотеки на правах филиалов ЦБС.

Досуговые учреждения культуры:

- Городской Дом культуры;

- Центр культуры «Россия» с филиалом в Доме ветеранов;

- Районный Дом культуры с. Кошуки;

- Сельские Дома культуры;

- Сельские клубы;

- Городской парк культуры и отдыха;

- Киновидеообъединение;

- Народные коллективы:

городской хор

киносъемочная студия

оркестр народных инструментов

Научно-исследовательские, просветительские и методические учреждения:

- Районный объединенный методический центр;

- Центр национальных культур;

- Музей им. П. Морозова;

- Музей лесной и деревообрабатывающей промышленности.

Централизованная библиотечная система и другие структурные подразделения имеют Положения, утверждаемые начальником «Управления культуры и кино». Городской Дом культуры, Районный Дом культуры, Центр культуры «Россия» и музей лесной и деревообрабатывающей промышленности имеют право открывать свои филиалы в учреждениях, организациях, учебных заведениях и строить работу этих филиалов на основании договоров о совместной деятельности. «Управление культуры и кино» имеет право менять наименование структурных подразделений в связи с изменением основных направлений их деятельности, если это не влечет за собой изменения их организационно-правовой формы.

Основными направлениями деятельности «Управления культуры и кино» по осуществлению функций органов местного самоуправления в области культуры является:

- создание, контроль и координация деятельности учреждений культуры, находящихся на территории муниципального образования, независимо от их ведомственной подчиненности, оказание им организационной, информационной и методической помощи;

- участие в разработке планируемых расходов и нормативов финансирования сельских учреждений культуры;

- разработка и финансирование целевых программ в области культуры, молодежной политики, развития художественных народных промыслов;

- организация и проведение городских и районных мероприятий в области культуры и искусства (смотры, конкурсы, выставки, массовые праздники и т.д.);

- утверждение структуры «Управления культуры и кино», штатов структурных подразделений, подбор и расстановка руководящих кадров;

- осуществление контроля за финансовой деятельностью учреждений культуры, в том числе в отношении которых «Управление культуры и кино» выступает учредителем;

- разработка правовых актов в области культуры, отнесенных к компетенции местного самоуправления;

- создание муниципальных организаций культуры;

- перспективное планирование развития учреждений культуры, разработка программы действий администрации муниципального образования Тавдинский район в области культуры;

- представление отчетов о деятельности учреждений культуры в администрацию муниципального образования и Министерство культуры Свердловской области;

- сохранение и создание новых структурных подразделений, и увеличение рабочих мест.

Под основными функциями «Управления культуры и кино» в культурной деятельности понимаются:

- сохранение и развитие исторических и культурных традиций, художественных промыслов и ремесел, прикладного народного творчества;

- создание условий для деятельности учреждений культуры в муниципальном образовании;

- создание условий для сохранения традиционных и развития новых жанров художественной самодеятельности;

- сохранение памятников культуры и истории, находящихся на территории Тавдинского городского округа;

- создание условий для организации зрелищных мероприятий, гастролей творческих коллективов, развитие музейного дела, сохранение музейных фондов и формирование коллекций;

- эстетическое воспитание, художественное образование педагогическая деятельность в области культуру и искусства, аттестация педагогических и руководящих работников муниципальных образовательных учреждений культуры;

- реализация прав граждан на библиотечное обслуживание;

- обеспечение свободного доступа населения к информации, наиболее полного удовлетворения потребностей пользователей библиотек в получении услуг, предоставляемых библиотеками;

- сохранение сети библиотек, формирование, обработка и сохранность библиотечных фондов;

- кинообслуживание населения и кинопрокат.

Местонахождение УЧРЕЖДЕНИЯ – 623950 Свердловская область, г.Тавда ул.Ленина,90.

Таблица 1. Задачи и процедуры управления



Задача

Процедура

1.

Формирование культурных запросов, удовлетворение духовных потребностей, создание условий для развития инициативы, творчества населения, организации его активного отдыха.


- разрабатывает муниципальные программы развития культуры;

- координирует деятельность в сфере культуры с исполнительными органами государственной власти Свердловской области;

- обеспечивает межрегиональное сотрудничество в сфере культуры;

- осуществляет организационно-методическое руководство развитием культурно-досуговой деятельности учреждений на территории Тавдинского городского округа;



2.

Развитие культуры и искусства на территории Тавдинского городского округа, повышение роли в развитии и самореализации личности, гуманизации общества. Приобщение населения к культурным ценностям.


- разрабатывает программы развития культуры, изучает и анализирует состояние культурно-досуговой деятельности, осуществляет прогнозирование тенденций развития культуры, обосновывает цели и приоритеты развития отдельных видов культурной деятельности на территории Тавдинского городского округа;


2. Изучение системы делопроизводства
^

2.1. Анализ системы делопроизводства


Ответственность за организацию делопроизводства и соблюдения требований Инструкции на специалистов по кадрам.

Работники МУ «УКиК» несут персональную ответственность за сохранность находящихся у них на исполнении документов. При увольнении, перемещении, убытии работника в отпуск, командировку и других случаях все неисполненные им документы переданы по указанию руководителя другим работникам. В случае увольнения делопроизводителя дела переданы по акту или по распоряжению руководителя подразделения другому работнику, исполняющему обязанности уволившегося сотрудника, или принятому на эту должность.

Деятельность МУ «УКиК» обеспечивается системой взаимосвязанной документации, порядком разрешения вопросов, объемом и характером взаимосвязей между другими организациями.

В процессе делопроизводства обеспечивается полная совместимость технических средств, программ и форматов документов. При частной автоматизации обеспечивается совместимость традиционной и автоматизированной систем регистрации и поиска.

Автоматизация делопроизводства осуществляется по следующим направлениям:

    • подготовка и согласование документов средствами вычислительной техники;

    • регистрация входящих, исходящих и внутренних документов;

    • передача электронных карточек и документов по локальной вычислительной сети;

    • автоматизированный контроль за исполнением поручений и документов.

Подготовка документов на персональных компьютерах осуществляется с использованием пакета программного обеспечения Microsoft Office, InterNET Exporer, 1С бухгалтерия. По объемам документы могут быть от 10 КБ до 500 КБ.

Применяется текстовый редактор «Word for Windows» версии 6.0 или другой, совместимый с ним, с использованием шрифтов «Times New Roman» размером № 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14, 15 через 1-2 интервала.

Официальные документы МУ «УКиК» оформляются на бланках имеют установленный комплекс обязательных реквизитов, расположенных с соблюдением порядка их размещения.

На официальных бланках, содержащих наименование культурное учреждение исполняются его акты, а также исходящие документы.

Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210х297мм.).

Каждый напечатанный лист проекта приказа (на бланке или без) должен иметь следующие размеры полей

  • левое 2,75-3,50мм.

  • правое 1,25-2,25 мм.

  • верхнее 2,5 мм.

  • нижнее 20 мм.

При оформлении текста проекта приказа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы арабскими цифрами, посередине верхнего поля, без точки.


^ 2.2 . Подготовка структурных схем составных единиц информации.

Приказы и распоряжения в МУ «УКиК» издаются на основе и во исполнение федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации; постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации; приказов, указаний и распоряжений Министерства культуры Российской Федерации.

Проекты приказов (распоряжений) готовятся соответствующими отделами учреждения МУ «УКиК» на основании поручений руководителя МУ «УКиК», его заместителей, либо в инициативном порядке в пределах вопросов, отнесенных к их ведению.

Проекты приказов (распоряжений) по кадровым вопросам (о приеме, увольнении, перемещении, поощрении работников, наложении взысканий) готовит каждый отдел учреждения структурного подразделения МУ «УКиК». МУ «Управление культуры и кино» на основании соответствующих представлений начальников отделов и структурных подразделений, заявлений работников, которые согласовываются с заместителем руководителя МУ «УКиК», курирующим данный отдел или структурное подразделение, а также на основании выводов по материалам служебных проверок.

Не допускается объединять в один распорядительный документ (приказ, распоряжение) решения по основной деятельности, по личному составу и по административно-хозяйственной деятельности.

Контроль за правильностью оформления реквизитов проектов приказов (распоряжений) осуществляет специалист отдела кадров.

Проекты приказов (распоряжений) и приложений к ним до представления на подпись руководителю МУ «УКиК» визируются исполнителем и начальником отдела, вносящего проект, после чего передаются исполнителем в отдел кадров для проверки на соответствие требованиям по оформлению реквизитов документа и правилам русского языка.

После проверки на соответствие требованиям по оформлению реквизитов документа и правилам русского языка и внесения исполнителем при необходимости право к проект передается на визирование специалисту кадров, а затем начальникам отделов структурного подразделения, деятельности которых проект касается или которым в нем предусматриваются задания (поручения), а также заместителям руководителя в соответствии с рacпределением обязанностей.

Проекты заявлений по кадровым вопросам (о приеме, увольнении, перемещении, поощрении работников, наложении и снятии взысканий) в обязательном порядке должна быть виза структурного подразделения.

В отсутствие начальников отделов структурного подразделения МУ «УКиК» визирование проектов приказов (распоряжений) осуществляется лицами, официально их замещающими.

В случае, когда должностное лицо, визирующее проект, одновременно является и его исполнителем, подпись ставится один раз.

Сроки согласования проекта приказа (распоряжения) определяются руководителем структурного подразделения.

Завизированный проект приказа (распоряжения) для представления на подпись руководителю МУ «УКиК» или лицу, исполняющему его обязанности, исполнителем передается работнику специалисту отдела кадров.

Право подписи приказов (распоряжений) по основной деятельности, административно-хозяйственным вопросам, по кадрам предоставлено руководителю учреждения или лицу, исполняющему его обязанности.

Возложение исполнения: обязанностей руководителя в случае его временной нетрудоспособности, отпуска или отсутствия по другой причине должно быть предусмотрено распорядительным документом, подписанным (утвержденным) руководителем.

После подписания приказы (распоряжения) незамедлительно передаются в отдел кадров.

Исполнителем подписанные приказы (распоряжения) учреждение культуры с приложениями и электронной версией документа на магнитном носителе передаются на регистрацию.

Копии приказов (распоряжений) по основной деятельности и размноженные экземпляры заверяются печатью отдела кадров. Копии приказов (распоряжений) по кадрам и выписки из них заверяются печатью отдела кадров.

Проекты приказов (распоряжений) печатаются на официальных бланках учреждения установленной формы.

Приказ (распоряжение) имеет следующие реквизиты:

Государственный герб Российской Федерации без геральдического щита.

Наименование вида документа - приказ (распоряжение).

Дата и номер приказа (распоряжения).

Датой приказа (распоряжения) является дата его регистрации.

Номер приказа (распоряжения) состоит из знака «№» и порядкового номера приказа (распоряжения).

Приказы (распоряжения) нумеруются в пределах календарного года.

Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал и выравнивается по центру.

Текст приказа (распоряжения) состоит, как правило, из двух частей: констатирующей (преам6улы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа (распоряжения). Она может начинаться словами «в целях», «во исполнение» и Т.Д. Если приказ (распоряжение) издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в родительном падеже, его автор, дата, номер и заголовок.

Преамбула завершается словом «приказываю» (в приказах) или

«предлагаю», «обязываю» (в распоряжениях), которое печатается вразрядку строчными буквами, затем ставится двоеточие.

Распорядительная часть приказа (распоряжения) от констатирующей дополнительным межстрочным интервалом не отделяется и печатается с новой строки с абзацным отступом от левой границы текстового поля 12,5 мм.

Распорядительная часть должна содержать перечисление

предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия одного характера могут быть перечислены в одном пункте.


Компьютерный альбом входных и выходных документов

Таблица № 2.

№ п/п

Код задачи

Документ

Код документа

Реквизит

Тип реквизита

1

С 03

Приказ

030

Номер приказа

N

2

С 03

Приказ

030

Дата визирования

D

3

С 03

Входящая корреспонденция

035

Номер по регистрационной книге

N

4

С 03

Входящая корреспонденция

035

Дата составления

D

5

С 03

Исходящая корреспонденция

040

Номер по регистрационной книге

N

6

С 03

Исходящая корреспонденция

040

Дата составления

D



Структурно-функциональная схема документа приказа





Руководитель
















С 03













Отдел кадров

оформление приказа

в компьютерном варианте













Направляется выписка из приказа в бухгалтерию




Подшивается

в архив


3. Построение информационной модели

^ 3.1. Анализ информационных потоков

Движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения решений по ним, отправки или сдачи в дело образуют документооборот организации. Порядок движения документов в организации закрепляется в схемах прохождения документов, которые разрабатываются службой документационного обеспечения и утверждаются руководством организации. При функционировании системы автоматизированной обработки, информации в схемы должны быть включены вычислительные центры и все пункты обработки документов с помощью средств вычислительной техники.

Организация документооборота в условиях применения средств вычислительной техники должна обеспечивать совместимость ручной и автоматизированной обработки документов.


Порядок обработки поступающих документов.

Документы, поступающие в организацию, в том числе созданные с помощью средств вычислительной техники, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрению руководством и доставляются исполнителям.

На полученном документе проставляется регистрационный штамп.

Документы с грифом «лично» или адресованные общественным организациям в экспедиции не вскрываются, а передаются по назначению.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям. Предварительное рассмотрение не осуществляется, исходя из оценки содержания документов, на основании установленного в организации распределения обязанностей. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно в структурные подразделения или должностным лицам.

Предложения, заявления и жалобы граждан передаются в подразделения по рассмотрению писем граждан.

Документы, адресованные руководству организации или не имеющие указания конкретного должностного лица либо структурного подразделения, предварительно рассматриваются в службе документационного обеспечения.

На рассмотрение руководства передаются документы, полученные из правительственных и вышестоящих органов, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности организации и требующие решения руководства. Остальные документы после предварительного рассмотрения службой документационного обеспечения направляются исполнителям.

Обработка и передача документов исполнителям должны осуществляться в день поступления документов в службу документационного обеспечения или в первый рабочий день при их поступлении в нерабочее время.

Документы, решения по которым исполняются несколькими структурными подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях. Подлинник передается ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. Необходимость размножения документов и количество копий определяется лицом, организующим исполнение.

При необходимости безотлагательного решения по поступившему документу допускается ознакомление исполнителя с его содержанием до рассмотрения документа руководством организации.

Порядок обработки отправляемых документов.

Документы, отправляемые организацией, в том числе созданные с помощью средств вычислительной техники, сортируются, упаковываются, оформляются как почтовое отправление и сдаются в отделение связи. Обработка и отправка документов осуществляется централизованно экспедицией или сотрудниками службы документационного обеспечения в соответствии с Почтовыми правилами.

Передача документов внутри организации.

Передача документов между структурными подразделениями производится через инспекторов (секретарей) структурных подразделений или лиц, ответственных за документационное обеспечение. Документы передаются с соответствующей отметкой в регистрационной форме.

Передача документов на ВЦ для обработки, а также получение документов

(машинограмм) с ВЦ осуществляется через секретаря структурного подразделения или лицо, ответственное за документационное обеспечение.

Учет количества документов

Учет должен производится в комплексе с другими мероприятиями по совершенствованию работы с документами.

Осуществляется как полный, так и выборочный учет документов организации ( по структурным подразделениям или группам документов). Отдельно учитываются предложения, заявления и жалобы граждан. При подсчете количества документов за единицу учета принимается каждый экземпляр, в том числе размноженный и машинописный.

В службах оперативного размножения и машинописных бюро проводится учет создаваемых копий документов.

Подсчет количества машиночитаемых осуществляется по учетным карточкам и журналам учета работы вычислительного центра. Результаты учета документов обобщаются службой документационного обеспечения и представляются руководству организации для выборки мер по совершенствованию работы с документами.


^ 3.2. Построение функциональных схем процедур, выполняемых подразделением

Таблица № 4

Операции обработки документа

Отдел кадров

Руководитель

Секретарь

Заполнение первичных данных документа

1
















Дозапись информации из других документов







2













Рассылка копий документа










3

Сдача документа в архив










4

^ Рис. 3 Диаграмма движения документа «Приказа»


Структура составной единицы информации

Условные обозначения:

  1. Название документа – «Приказ» - П

  2. Тип информации символьный

  3. Перечисление символов:

  • Приказ - П

  • Дата – Д

  • Текст приказа – Т

  • Должность – Д 001

  • Расшифровка подписи – ФИО

  • Подпись и печать – ПП







П










Д







Т




Д001

ПП

ФИО



ВЫВОД:


Информационная модель документооборота проста и удобна в применении. Но в результате досконального изучения информационных потоков видны небольшие недостатки документооборота.

Для ускорения документооборота предлагаю сократить количество инстанций, проходимых документами, сократить операции, проводимые с ними, сократить объем документооборота, которому способствует более четкое распределение функций между структурными подразделениями и исполнителями; также автоматизировать документооборот, следовательно, количество заполняемых документов будет сокращено.

Пожелание: внедрение новых информационных технологий.
Реклама:





Скачать файл (125 kb.)

Поиск по сайту:  

© gendocs.ru
При копировании укажите ссылку.
обратиться к администрации
Рейтинг@Mail.ru
Разработка сайта — Веб студия Адаманов