Logo GenDocs.ru

Поиск по сайту:  

Загрузка...

Автоматизация бухгалтерского учета в современных условиях - файл 1.docx


Автоматизация бухгалтерского учета в современных условиях
скачать (78.9 kb.)

Доступные файлы (1):

1.docx79kb.22.11.2011 21:39скачать

содержание
Загрузка...

1.docx

Реклама MarketGid:
Загрузка...

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ


ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

Государственное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

Кафедра учета, финансов и статистики


КУРСОВАЯ РАБОТА


по дисциплине бухгалтерский финансовый учет

Тема: «Автоматизация бухгалтерского учета в современных условиях».
Казань

2009



Содержание

Введение


3

Глава 1 Теоретические основы автоматизации бухучета

5

1.1
Требования к бухгалтерской системе

5

1.2

Этапы автоматизации бухгалтерского учета в России

6

1.3

Элементы компьютерной системы

7

1.4

Особенности компьютерной обработки данных

9

1.5

Наиболее распространенные в России системы автоматизации бухгалтерского учета

11




1.5.1

1С «Бухгалтерия»

11




1.5.2

Aubi

15




1.5.3

Супер Менеджер

17




1.5.4

БОСС

18

Глава 2 Практическая технология эффективной автоматизации

бухгалтерского учета

21

2.1

Подготовка к автоматизации

21




2.1.1

Этап I. Оптимизация бухгалтерского учета

21




2.1.2

Этап II. Выбор масштабов автоматизации

22




2.1.3

Этап III. Постановка задачи

24




2.1.4

Этап IV. Выбор программного средства

25




2.1.5

Этап V. Вопросы техники

28

2.2

Процесс автоматизации

29

2.3

Этап настройки

31

2.4

Этап обучения

32

^ Глава 3 Совершенствование автоматизации бухгалтерского учета.

Заключение 42


Список использованной литературы 43

37




^



Введение.


Центральное место в управлении любым предприятием, бесспорно, занимает система бухгалтерского учета, обеспечивающая руководство достоверной и оперативной информацией о текущей финансовой ситуации и состоянии хозяйственной деятельности предприятия. Единственным способом добиться, чтобы бухгалтерская информация стала объективной, достоверной, защищенной и, главное, пригодной для анализа и принятия управленческих решений, является автоматизация учета работы бухгалтерской службы на предприятии.

Что получает организация от комплексной автоматизации?

а) автоматизированный ввод информации по первичным документам, сводящий ввод информации до минимума;

б) работа бухгалтера, даже рядового, перестает быть рутинной, исключается бесполезная потеря времени. Бухгалтер может увидеть в своей работе определенные творческие моменты и будет заинтересован в повышении своей квалификации, поскольку бухгалтер со знаниями компьютерного учета выше ценится руководством.

в) получение аналитической информации без изнурительных пересчетов. Все делает компьютер. (Настройку можно довести до уровня – “получение данных день в день”)

г) анализ финансового состояния с помощью таблиц и диаграмм через табличные процессоры, либо с использованием специальных программных пакетов по анализу финансового состояния предприятия.

д) ускорение и удобство работы каждого сотрудника на своем рабочем месте.

е) значительное уменьшение вероятности возникновения ошибок.

ж) снижение издержек при обработке и формировании отчетности.



з) бухгалтерский учет становится более упорядоченным, а финансовые результаты – более прогнозируемые. Устраняются проблемы двойственности учета и последующие ошибки в работе.

Большинство программных продуктов имеют гибкую, настраиваемую структуру ко всем изменениям в учетной политике предприятия и в законодательстве Российской Федерации.

Как известно, многие предприятия не имеют возможности получать оперативную бухгалтерскую информацию за короткие сроки. Основная причина этой проблемы заключается в ручной или полуавтоматической обработке информации. Решение же многих проблем учета может быть достигнуто только при ведении автоматического учета, основанного на использовании удобной системы автоматизации финансовой деятельности предприятия.

Целью данной курсовой работы является рассмотрение этапов подхода к компьютеризации бухгалтерского учета, обзор рынка программных продуктов по автоматизации бухгалтерии, совершенствование учета на основе использования компьютерных технологий.

Для осуществления написанной цели выполняются следующие задачи:

а) изучалась литература и дано теоретическое обоснование использования компьютерных технологий в учете и анализе;

б) составлен краткий обзор бухгалтерских программ;

в) разработаны предложения производству.

^



Глава 1. Теоретические основы автоматизации бухгалтерского учета




1.1. Требования к бухгалтерской системе



На мой взгляд, хорошие бухгалтерские системы вне зависимости от их масштаба, программно - аппаратной платформы и стоимости должны обеспечивать качественное ведение учета, быть надежными и удобными в эксплуатации.
В функциональном аспекте бухгалтерские системы должны, по крайней мере, безошибочно производить арифметические расчеты; обеспечивать подготовку, заполнение, проверку и распечатку первичных и отчетных документов произвольной формы; осуществлять безошибочный перенос данных из одной печатной формы в другую; производить накопление итогов и исчисление процентов произвольной степени сложности; обеспечивать обращение к данным и отчетам за прошлые периоды (вести архив).
Для того чтобы обеспечить указанные возможности, система должна иметь единую базу данных по текущему состоянию бухгалтерского учета на предприятии и архивным материалам, любые сведения из которой могут быть легко получены по запросу пользователя. В зависимости от особенностей учета на предприятии базы данных могут иметь раз личную структуру, но в обязательном порядке должны соответствовать структуре принятого плана счетов, задающего основные параметры настройки системы на конкретную учетную деятельность. Модули системы, обеспечивающие проведение расчетов, суммирование итогов и начисление процентов, должны использовать расчетные нормативы, которые приняты в текущее время.
Надежность системы в компьютерном плане означает защищенность ее от случайных сбоев и в некоторых случаях от умышленной порчи данных. Как известно, современные персональные компьютеры являются достаточно 

открытыми, поэтому нельзя достоверно гарантировать защиту чисто на физическом уровне. Важно, чтобы после сбоя разрушенную базу данных можно было легко восстановить, а работу системы возобновить в кратчайшие сроки. Хорошие бухгалтерские системы отвечают этим требованиям.
Не менее важно, чтобы фирма - разработчик бухгалтерской программы имела значительный опыт работы и солидную репутацию. При выборе системы следует учитывать то обстоятельство, что в дальнейшем к продавцу придется неоднократно обращаться и за советом или консультацией, и за заменой устаревшей версии на более свежую.

^

1.2. Этапы автоматизации бухгалтерского учета в России.



Несмотря на то что в мире существует более тысячи тиражируемых бухгалтерских пакетов различной мощности и стоимости, российские бухгалтеры и предприниматели предпочитают отечественные пакеты, более подходящие для условий переходной экономики и быстрой смены законодательных актов, регулирующих порядок бухгалтерского учета. Сегодня мы анализируем уже третье поколение российских автоматизированных бухгалтерских систем. Этапы автоматизации бухгалтерского учета в России Первый этап разработки программ автоматизации бухгалтерского учета совпал по времени с перестройкой, когда в России появилась реальная потребность в программных продуктах такого типа для нужд малых предприятий и кооперативов, обслуживания временных трудовых коллективов и других новых субъектов бухгалтерского учета. Этот период характеризовался массовым ввозом в нашу страну персональных компьютеров, что в значительной степени обусловило выбор последних в качестве основной аппаратной платформы для бухгалтерских разработок. Большинство программ создавалось в виде АРМ (автоматизированных рабочих мест) и предназначалось для эксплуатации на автономных компьютерах. В это время были популярны первые 

бухгалтерские программы: "Финансы без проблем" ("Хакерс Дизайн"), "Турбо-бухгалтер" ("ДИЦ"), "Парус" ("Парус").
Второй этап был связан с развитием коммерческих структур и началом приватизации. Десятки тысяч создаваемых ТОО, АОЗТ и кооперативов нуждались в бухгалтерском учете. На волне всеобщей коммерциализации наблюдался бурный рост тиражируемых разработок, в значительной степени вытеснивших заказные. Энтузиастов-одиночек и временные трудовые коллективы сменили профессиональные группы специалистов, объединившихся в собственные компании, которые хотели получать прибыль с продаваемого тиража бухгалтерских программ. Именно тогда были образованы сегодняшние фирмы-лидеры: "1С", "Диасофт", "Омега", R-Style Software Lab. Современный (третий) этап развития бухгалтерских систем характеризуется созданием интегрированных программных средств, объединяющих несколько предметных областей автоматизации.

^

1.3. Элементы компьютерной системы



В неавтоматизированной системе ведения бухгалтерского учета обработка данных о хозяйственных операциях легко прослеживается и обычно сопровождается документами на бумажном носителе информации - распоряжениями, поручениями, счетами и учетными регистрами, например бесконечными журналами учета МПЗ. Аналогичные документы часто используются и в компьютерной системе, но во многих случаях они существуют только в электронной форме. Более того, основные учетные документы ( бухгалтерские книги и журналы ) в компьютерной системе бухгалтерского учета представляют собой файлы данных, прочитать или изменить которые без компьютера не возможно.
Компьютерная система включает в себя следующие элементы.


1. Аппаратные средства. К ним относятся: оборудование и устройства, из которых состоит компьютер, в частности центральный процессор, жесткий жиск, устройство чтения CD-ROM, принтеры, сетевые карты и т.п.
2. Программные средства.
а) Системные программы. К этим программам, выполняющим общие функции, обычно относят операционные системы, которые управляют аппаратными средствами и распределяют их ресурсы для максимально эффективного использования, системы управления базами данных (СУБД), обеспечивающие выполнение стандартных функций по обработке данных, и сервисные программы, которые выполняют в компьютере основные операции, например сортировку записей. Системные программы обычно разрабатывают поставщики аппаратных средств или фирмы, специализирующиеся в области программного обеспечения, и модифицируют с учетом индивидуальных требований.

б) Прикладные ( пользовательские ) программы - это наборы машинных команд для обработки данных, которые организация--пользователь разрабатывает самостоятельно или приобретает у внешнего поставщика.
3. Документация - описание системы и структуры управления

применительно к вводу, обработке и выводу данных, обработке

сообщений, логическим и другим командам.
4. Персонал - работники, которые управляют системой, проектируют ее и

снабжают программами, эксплуатируют и контролируют систему

обработки данных.
5. Данные - сведения о хозяйственных операциях и другая необходимая

информация, которую вводят, хранят и обрабатывают в системе.
6. Процедуры контроля - Процедуры, обеспечивающие соответствующую

запись операций, предупреждающие или регистрирующие ошибки.


^

1.4. Особенности компьютерной обработки данных



Способ обработки хозяйственных операций при ведении бухгалтерского учета оказывает существенное влияние на организационную структуру фирмы, а также на процедуры и методы внутреннего контроля. Компьютерная технология характеризуется рядом особенностей, которые следует учитывать при оценке условий и процедур контроля. Ниже приведены отличия компьютерной обработки данных от неавтоматизированной.


  1. Единообразное выполнение операций. Компьютерная обработка предполагает использование одних и тех же команд при выполнении идентичных операций бухгалтерского учета, что практически исключает появлению случайных ошибок, обыкновенно присущих ручной обработке. Напротив, программные ошибки (или другие систематические ошибки в аппаратных либо программных средствах) приводят к неправильной обработке всех идентичных операций при одинаковых условиях.




  1. Разделение функций. Компьютерная система может осуществить множество процедур внутреннего контроля, которые в неавтоматизированных системах выполняют разные специалисты. Такая ситуация оставляет специалистам, имеющим доступ к компьютеру, возможность вмешательства в другие функции. В итоге компьютерные системы могут потребовать введения дополнительных мер для поддержания контроля на необходимом уровне, который в неавтоматизированных системах достигается простым разделением функций. К 

  2. подобным мерам может относится система паролей, которые предотвращают действия, не допустимые со стороны специалистов, имеющих доступ к информации об активах и учетных документах через терминал в диалоговом режиме.




  1. Потенциальные возможности появления ошибок и неточностей. По сравнению с неавтоматизированными системами бухгалтерского учета компьютерные системы более открыты для несанкционированного доступа, включая лиц, осуществляющих контроль. Они также открыты для скрытого изменения данных и прямого или косвенного получения информации об активах. Чем меньше человек вмешивается в машинную обработку операций учета, тем ниже возможность выявления ошибок и неточностей. Ошибки, допущенные при разработке или корректировке прикладных программ, могут оставаться незамеченными на протяжении длительного периода.




  1. Потенциальные возможности усиления контроля со стороны администрации. Компьютерные системы дают в руки администрации широкий набор аналитических средств, позволяющих оценивать и контролировать деятельность фирмы. Наличие дополнительного инструментария обеспечивает укрепление системы внутреннего контроля в целом и, таким образом, снижение риска его неэффективности. Так, результаты обычного сопоставления фактических значений коэффициента издержек с плановыми, а также сверки счетов поступают к администрации более регулярно при компьютерной обработке информации. Кроме того, некоторые прикладные программы накапливают статистическую информацию о работе компьютера, которую можно использовать в целях контроля фактического хода обработки операций бухгалтерского учета.




  1. Инициирование выполнения операций в компьютере. Компьютерная система может выполнять некоторые операции автоматически, причем их санкционирование не обязательно документируется, как это делается в 

  2. неавтоматизированных системах бухгалтерского учета, поскольку сам факт принятия такой системы в эксплуатацию администрацией предполагает в неявном виде наличие соответствующих санкций.



^

1.5. Наиболее распространенные в России системы автоматизации бухучета

1.5.1. 1C бухгалтерия


1С Бухгалтерия 8  — новый программный продукт системы программ 1С Предприятие 8. Он представляет собой новейшее прикладное решение для автоматизации в организациях бухгалтерского и налогового учета.

Технологическая платформа нового поколения 1С Предприятие 8 позволяет:

  • создавать тиражные системы автоматизации управления и учета, отвечающие современным тенденциям и требованиям массового рынка;

  • обеспечить высокую эффективность использования этих систем на предприятиях различного масштаба и профиля за счет расширения функциональности, повышения производительности и масштабируемости, сохраняя при этом начальный уровень массовых решений, начинающийся от самых маленьких предприятий и индивидуальных пользователей;

  • повысить индустриальность поддержки массовых решений.

В числе основных направлений развития технологической платформы 1С Предприятия 8 по сравнению с предыдущими поколениями можно выделить следующие:

  • повышение производительности и масштабируемости;

  • расширение спектра решаемых задач;

  • создание нового эргономичного интерфейса;

  • развитие средств построения экономической и аналитической отчетности;

  • совершенствование средств быстрой разработки прикладных решений;

  • 

  • развитие возможностей интеграции;

  • развитие технологии поставки и поддержки прикладных решений;

  • развитие средств администрирования;

  • интернационализация.

Входящая в состав продукта "1С Предприятие 8" программа 1С Бухгалтерия 8 является тиражным решением, позволяющим в комплексе автоматизировать задачи бухгалтерского и налогового учета, обеспечив тем самым эффективное управление современным предприятием.

Возможности ведения бухгалтерского учета, реализованные в системе, призваны обеспечить полное соответствие как российскому законодательству, так и потребностям реального бизнеса. Принятая методология является дальнейшим развитием учетных решений, реализованных в продуктах системы 1С Предприятие 7.7 , ставших индустриальным стандартом в Российской Федерации.

Подсистема бухгалтерского учета обеспечивает ведение учета в соответствии с российским законодательством по всем участкам учета, в том числе:

  • Операции по банку и кассе;

  • Основные средства и нематериальные активы;

  • Учет материалов, товаров, продукции;

  • Учет затрат и расчет себестоимости;

  • Валютные операции;

  • Расчеты с организациями;

  • Расчеты с подотчетными лицами;

  • Расчеты с персоналом по оплате труда;

  • Расчеты с бюджетом.

Организация подсистемы бухгалтерского учета обеспечивает высокую степень автоматизации формирования бухгалтерской отчетности.



Поддерживается ведение бухгалтерского учета для нескольких юридических лиц в единой информационной базе. Такая организация учета позволяет автоматизировать предприятия с достаточно сложной организационной структурой.

В системе так же реализовано решение задач налогового учета:

  • Автоматическое заполнение Декларации по налогу на прибыль организаций;

  • Ведение аналитических регистров налогового учета.

Налоговый учет в конфигурации организован на следующих базовых принципах:

  • независимость данных налогового учета от данных бухгалтерского учета;

  • сопоставимость данных налогового учета с данными бухгалтерского учета;

  • совпадение суммовых и количественных оценок доходов и расходов, активов и обязательств по данным налогового и бухгалтерского учета, при отсутствии объективных причин их расхождения.

Для возможности сопоставления данных бухгалтерского и налогового учета методики учета и механизмы хранения информации максимально приближены друг к другу. Основу систем бухгалтерского и налогового учета в конфигурации составляют планы счетов, отдельные для каждого вида учета. При этом кодировка счетов налогового плана выполнена таким образом, чтобы обеспечить сопоставимость обобщаемых на них данных с данными бухгалтерского учета. Такой подход существенно облегчает выполнение требований ПБУ 18/02 "Учет расчетов по налогу на прибыль".

В состав системы налогового учета входит также указание учетной политики в части способа оценки материально-производственных запасов при их отпуске со склада.

Основой системы налогового учета является план счетов налогового учета (по налогу на прибыль). Как и план счетов бухгалтерского учета, этот план содержит 

перечень счетов для обобщения информации налогового учета, признаки учета и признаки учета субконто.

В конфигурации реализована поддержка ведения учета в соответствии с Положением по бухгалтерскому учету "Учет расчетов по налогу на прибыль ПБУ 18/02"

Ведение налогового учета по налогу на добавленную стоимость реализовано в соответствии с нормами главы 21 Налогового кодекса РФ, в том числе в условиях применения ставки НДС 0%.

Учет НДС в системе связан с регистрацией различного рода событий, которые влияют на способ учета НДС. Такими событиями являются:

  • регистрация НДС, предъявленного поставщиком ("входного" НДС);

  • регистрация полученного счета-фактуры;

  • оплата "входного" НДС;

  • предъявление НДС к вычету;

  • восстановление НДС;

  • подтверждение ставки 0%;

  • другие.

Для обобщения данных налогового учета в конфигурацию включены специализированные отчеты — аналитические регистры налогового учета, соответствующие рекомендациям МНС РФ.

Организация партионного учета обеспечивает независимость способов оценки материально-производственных запасов при списании для целей бухгалтерского и налогового учета.

В конфигурации параллельно существует несколько планов счетов, что дает возможность при необходимости оперативно и без усилий переходить на упрощенную систему налогообложения и обратно.



Учет основных средств реализован таким образом, что амортизация распределяется по разделам учета и с учетом сезонности.

Кроме обычного для линейки продуктов 1С механизма ценообразования в этой конфигурации возможна установка индивидуальных цен для каждого контрагента. При проведении документа у бухгалтера появляется возможность самостоятельно задать корреспондирующие счета проводки. С помощью этой системы так же можно автоматизировать учет вспомогательного производства с применением давальческого сырья.

При формировании отчетов прошлых периодов будет использоваться формы, актуальные именно в том периоде.

1.5.2. Aubi



“АУБИ” - это зарегистрированное название интегрированной программной системы "Автоматизации Бухгалтерского Учета’ малых, средних и больших предприятий. Аббревиатура названия комплекса “АУБИ” построена из ряда букв, входящих в приведенную выше фразу, заключенную в апострофы. Таким образом сделана попытка отразить истинное предназначение программы.
“АУБИ” может быть с успехом использована для автоматизации бухгалтерского учета предприятий различного рода деятельности. Программный комплекс представляет одинаковый интерес как для торговых (коммерческих) структур, так и для производственных предприятий. Гибкая система программы позволяет настраивать “АУ-БИ” на нужды конкретного пользователя. При этом бухгалтер каждого предприятия, исходя из своих собственных потребностей, имеет возможность сформировать план счетов; информационные справочники, содержащие названия предприятий-партнеров и их банковские реквизиты; список 

материально ответственных лиц и т.д. В зависимости от специфики деятельности предприятия “АУБИ” позволяет вести учет следующих элементов бухгалтерского производства:


  1. учет материалов (склад);

  2. учет малоценных и быстроизнашивающихся материалов (МБП) на складе и в эксплуатации;

  3. основные средства;

  4. учет кассовых операций - формирование приходных и расходных кассовых ордеров, ведение кассовой книги;

  5. учет банковских операций - платежных поручений, требований и реестров;

  6. учет счетов;

  7. ведение журнала хозяйственных операций;

  8. ведение главной бухгалтерской книги;

  9. формирование шахматной и оборотной ведомостей;

  10. формирование различных ведомостей аналитического учета

  11. ... и т.д.


Журнал хозяйственных операций является для “АУБИ” поистине основной информационной базой, используя которую, программа способна формировать множество отчетных документов по синтетическому и аналитическому учету. Все сформированные “АУБИ” отчеты могут быть сохранены на жестком диске в виде ASCII и RTF файлов или выведены непосредственно на принтер. В случае сохранения выходных форм на жестком диске пользователь имеет возможность просматривать, корректировать и выводить на печать все документы, используя для этого имеющиеся у него стандартные программные средства (утилиты DOS, текстовые редакторы и т.д.).
Если по роду деятельности предприятия это не представляет интереса, можно просто не обращать внимание на то, что “АУБИ” может формировать большое 

количество отчетных документов и пользоваться в программе только теми ее элементами, которые необходимы для предприятия в данный момент.
Отметим, что “АУБИ” может поставляться в различной комплектации. По желанию пользователя в комплект поставки могут быть включены или изъяты различные элементы программы. К таким элементам программы могут быть отнесены различные учетные (аналитические) ведомости, банковские операции, касса и некоторые другие. Совершенно очевидно, что описанные выше расширения функциональных возможностей “АУБИ” отражаются на стоимости пакета программ. Добавим, что пользователь сам решает быть ли ему просто зарегистрированным пользователем и при этом обучаться работе с программой самостоятельно по технической документации, либо за дополнительную плату пройти курс обучения по работе с “АУБИ” и пользоваться мощной консультативной поддержкой фирмы изготовителя или торговой аудиторской компании у которой приобреталась программа.

1.5.3. СуперМенеджер



Многовалютная система, предназначенная для автоматизации бухгалтерского учета на предприятиях сложной структуры различных форм собственности. Работа в различных компьютерных сетях и на компьютерах IBM и Macintosh.
Система бухгалтерского учета позволяет оперировать следующими операциями:


  1. аналитический и синтетический учет

  2. автоматический учет курсовой разницы

  3. приведение учетных данных к любой национальной валюте

  4. ведение журналов-ордеров, главной книги и баланса в любой валюте и сводно по эквиваленту

  5. гибкий план счетов, учитывающий все индивидуальные особенности

  6. 

  7. формирование сложных проводок

  8. консолидация данных различных организаций и филиалов

Версии программ для DOS, WINDOWS и Macintosh.

1.5.4. БОСС



САБУ фирмы "АйТи" Фирмой "АйТи" разработана комплексная система автоматизации "БОСС", предназначеная для крупных предприятий, производственных и торговых объединений. Как инструмент управления предприятием система "БОСС" имеет отраслевую ориентацию и включает САБУ "БОСС-Бухгалтер", осуществляющую ведение бухгалтерского учета и составление отчетности, а также набор следующих функциональных модулей, направленных на автоматизацию определенных хозяйственных процессов: "БОСС-Кадровик" (управление персоналом и начисление заработной платы); "БОСС-Референт" (управление документооборотом); "БОСС-Кладовщик" (автоматизация складского учета, причем для крупных предприятий, как правило, разрабатывается отдельно); "БОСС-Продавец" (управление сбытом); "БОСС-Снабженец" (автоматизация процесса снабжения); "БОСС-Технолог" (управление производством); "БОСС-Финансист" (автоматизация управления финансами с элементами анализа); "БОСС-Аналитик" (анализ фактических производственных затрат и полученных финансовых результатов). По сути дела, система "БОСС" представляет собой интегрированную САБУ с расширенным набором функциональных возможностей. Компания "АйТи" предлагает две реализации продукта, различающиеся программно-аппаратными платформами. Для средних и некоторых крупных предприятий имеется система "БОСС-Компания", которая в качестве SQL-сервера использует ПО Scalable SQL Server v3.01 фирмы Pervasive Software. По желанию заказчика в комплект поставки может быть включен развитый инструментарий разработки приложений для указанной СУБД, позволяющий вести быстрое проектирование баз данных и визуальную компоновку программных модулей, используя стандарт языка SQL и язык четвертого поколения.
Для крупных корпораций, производственных и торговых объединений, куда, например, входят разные по профилю и форме собственности предприятия и организации, предназначена САБУ "БОСС-Корпорация" на базе СУБД Oracle 7 Server, способная работать со сложными структурами данных. Для обследования предприятия служат CASE-средства Oracle Designer/2000. При создании клиентской части системы используются модули: Forms, Reports и Graphics семейства Oracle TOOLS. Подробнее следует остановиться на САБУ "БОСС-Бухгалтер", непосредственно обеспечивающей автоматизацию бухгалтерского учета. Этот продукт условно подразделяется на два блока: достаточно типичный для большинства САБУ модуль финансового учета и программа материального учета, имеющая открытый справочник-классификатор материальных ценностей, в который можно внести, например, BAR-код товара для работы POS-терминалов и проведения инвентаризации с использованием специальных сканеров.
САБУ "БОСС-Бухгалтер" может применяться на предприятиях любой формы собственности и функционировать как автономно, так и в составе системы управления "БОСС-Компания" или "БОСС-Корпорация". САБУ фирмы "Инфософт" До недавнего времени отличительной чертой продуктов фирмы "Инфософт" было наличие модулей, предназначенных для автоматизации отдельных участков бухгалтерского учета. В связи с изменившейся ситуацией на рынке САБУ фирма разработала новый пакет "Интегратор", название которого говорит само за себя. Версия "Интегратор 3.0" в сетевом исполнении (для применения на отдельном компьютере предлагается приложение "Интегратор Соло") предназначена для автоматизации бухгалтерского учета на промышленных предприятиях различных отраслей и видов деятельности, так как исторически все разработки "Инфософт" были ориентированы на автоматизацию промышленных предприятий. САБУ "Интегратор 3.0" состоит из следующих подсистем: денежные средства (касса, банк); дебиторы и кредиторы; материалы, продукция, товары, МБП; поставщики и подрядчики; основные средства и нематериальные активы; производственные 

затраты; покупатели и заказчики; прибыль, налоги, капитал; финансовая отчетность. Особое внимание следует уделить подсистеме "Производственные затраты", обеспечивающей не только учет производственных затрат, но и автоматическое распределение косвенных затрат на объекты калькуляции. Наличие понятного рядовому бухгалтеру механизма взаимодействия с различными БД и алгоритмов распределения позволяет заметно упростить расчет фактической себестоимости произведенной продукции, работ и услуг.


^



Глава 2. Практическая технология эффективной автоматизации бухучета.




2.1. Подготовка к автоматизации.



Еще одним распространенным заблуждением является то, что автоматизация бухучета начинается с покупки программы и затем происходит "введение данных в программу". Для того, чтобы перевод бухгалтерии на компьютер был эффективен и дал результат, о котором говорилось в предыдущем разделе, начинать необходимо с подготовки, которую условно можно разбить на пять этапов.

^

2.1.1. Этап I. Оптимизация бухучета.



Как уже отмечалось, автоматизация имеет смысл лишь тогда, когда она что-то улучшает в бухгалтерии, поэтому начинать надо с выявления того, как и что можно улучшить. Дело в том, что все хорошие современные пограммы по автоматизации бухучета - очень гибкие системы, они позволяют настраивать на нужды конкретного предприятия буквально все, начиная от плана счетов и кончая формами отчетности в налоговую инспекцию. Проводится анализ имеющейся на предприятии системы бухучета, а именно:

1. Применяемый план счетов и использование конкретных счетов.

2. Применяемая аналитики по различным счетам.

3. Использующиеся типовые проводки для отражения типовых хозопераций.

4. Формы и содержание первичной документации.

5. Формы учетных регистров.

Информативность бухучета улучшилась. Ясно, что для проведения такой оптимизации требуется высококвалифицированный и опытный специалист по бухгалтерскому учету и налогообложению, каким является, например, аудитор или опытный главбух. Многие фирмы, внедряющие программы, как раз грешат тем, что их сотрудники прекрасно разбираются в самих программах, а вот в бухучете-то не 

очень, и автоматизируют они бухгалтерию в том виде, в котором она есть, не используя возможности для улучшения и даже оставляя старые ошибки.

^

2.1.2. Этап II. Выбор масштабов автоматизации



Под выбором масштабов автоматизации понимается то, в каком объеме будет автоматизироваться бухгалтерия и в каком порядке будут переведены на компьютер разделы бухучета. Эта проблема тем более актуальна чем крупнее автоматизируемая организация. Когда речь идет о небольшой фирме, где бухучет ведет один-два бухгалтера, то проблема не стоит вообще, бухучет надо автоматизировать полностью и сразу весь, потому, что объем работ по автоматизации в малых организациях невелик. Но когда мы имеем дело с крупным предприятием, любого профиля деятельности и формы собственности, таким как большая торговая фирма, автотранспортное предприятие, фабрика, строительная организация и пр., где бухучет ведется четырьмя и более бухгалтерами, и по каждому разделу бухучета (учет реализации, расчетов с поставщиками, производства и пр.) имеется с одной стороны большой документооборот и с другой стороны много специфики и нюансов, становится понятно, что, если начинать автоматизировать все сразу, то процесс "завязнет" и результатов не будет. Поэтому для крупной организации, с учетом ее особенностей следует решить:

^ 1. Какие разделы автоматизировать, а какие - нет. Например, если в отделе сбыта есть своя программа, при помощи которой отслеживаются расчеты с заказчиками, то делать то же самое в рамках бухучета, наверное, не надо, бухгалтерия может ограничиться просто отражением проводок по счетам реализации, товаров отгруженных, авансов и пр. Часто встречающийся фактор, также, состоит в том, что на всех бухгалтеров не хватает компьютеров, а средств на их покупку нет, значит какие-то разделы неизбежно будут вестись на бумаге.



^ 2. В каком порядке автоматизировать разделы. Практика показывает, что при большом объеме работ по автоматизации лучше переводить на компьютер отдельный раздел, осваиваться с ним, получать результат, затем переходить к другому разделу и так далее, а не стараться сделать все сразу. Очень важно спланировать порядок автоматизации разделов, чтобы не получалось так, что какой-то раздел автоматизируется, а потом его опять приходится донастраивать, чтобы он совмещался с другими, на что уйдет дополнительное время и деньги. Очевидно, что почти в большинстве случаев начинать надо с ведения главной книги, журнала хозопераций, расчета налогов и составления отчетности - то есть работы главного бухгалтера.

При выборе масштабов автоматизации есть еще один аспект. Он состоит в том, что информация, получаемая из бухучета требуется и в других структурных подразделениях предприятия, например в отделе сбыта - информация о состоянии расчетов с покупателями и отгрузке продукции, в отделе снабжения - информация об остатках на складах и их номенклатуре (аналитике), прогрессивно мыслящее руководство хочет знать о состоянии дебиторской и кредиторской задолженности (также в аналитике по должникам и кредиторам), объемах реализации и ее структуре, о структуре затрат и о многом другом. Хорошо автоматизированный бухучет в состоянии дать всю эту информацию с учетом всех специфических требований, значит нужно определить весь объем информации, требуемый для внутреннего пользования в организации и произвести настройку программы так, чтобы эта информация выдавалась, для этого производится совещание с заинтересованными службами предприятия и руководством и определяется что конкретно и в каком виде им требуется. Если, например, отдел сбыта ведет свой учет, а руководству не до анализов реализации и затрат, то информация для них не нужна.
Когда бухучет ведется коллективом бухгалтеров, то, очевидно, что программа по автоматизации бухучета будет работать в сети, где несколько бухгалтеров работают каждый не своем компьютере. Поэтому важно заранее распределить, 

какой бухгалтер что будет вести, т.е. провести четкое распределение функций, чтобы впоследствии, при настройке программы каждый на своем рабочем месте имел то, с чем ему предстоит работать.

^

2.1.3. Этап III. Постановка задачи.



Когда определено, что будет изменяться в бухучете (Этап I) и какие разделы в каком порядке будут автоматизироваться (Этап II), следует четко определить, что автоматизированный бухучет будет давать на выходе. На выходе бухучет дает:

1. Первичные документы.

2. Учетные регистры для бухгалтерии.

3. Регистры и информацию для внутренних нужд предприятия (см. предыдущий этап).

4. Бухгалтерскую отчетность и расчеты по налогам и другим платежам.

Постановка задачи состоит в том, что в письменном виде фиксируется конкретный перечень всех документов и регистров, необходимых на предприятии, которые должен выдавать автоматизированный бухучет, и требования к ним, такие как информация, содержащаяся в учетных регистрах, и первичке, автоматизированность заполнения первички и отчетов и пр. с учетом особенностей хоздеятельности. Например в накладных на отпуск товаров в одной фирме требуется наличие долларового эквивалента цене, в другой фирме - величина торговой наценки, а в третьей то и другое (или ни того ни другого). Отделу сбыта может потребоваться ведомость отгруженных товаров с указанием продажной цены товара и датой отгрузки.
Постановка задачи очень важна, поскольку без ясного перечня того, что надо сделать и каким условиям это должно удовлетворять практически невозможно получить результат от автоматизации. Кроме того, если не сделать заранее четкую постановку задачи, то может получиться, что программа будет настроена таким 

образом, что требуемые регистры и первичные документы вообще получаться не будут (например, по причине отсутствия необходимой аналитики по счетам, которая устанавливается в самом начале автоматизации), из-за этого настройку всей программы придется заново переделывать.

^

2.1.4. Этап IV. Выбор программного средства.



Только тогда когда спланирована оптимизация бухучета, определен масштаб и порядок автоматизации и завершена постановка задачи можно переходить к выбору программы. В противном же случае выяснится, что купленная заранее или по принципу "подешевле" программа просто не имеет достаточных возможностей для эффективной автоматизации предприятия и придется покупать новую. Для того чтобы в множестве программных продуктов, их версий и производителей найти путеводную нить к оптимальному для предприятия варианту следует понимать самое главное: просто плохих и просто хороших программ нет, значит нет и лучшей программы на все случаи жизни. Все те программные продукты, которые широко известны, продаются и рекламируются сейчас в России - хорошие продукты, они доказали это тем, что их знают, покупают и используют на протяжении уже нескольких лет множество предприятий. Отличаются они друг от друга тем, что одни из них лучше подходят для одних предприятий (с учетом их величины, видов деятельности и других факторов), другие - для других, третьи - для третьих. Таким образом задача состоит в том, чтобы выбрать оптимальной подходящий для именно Вашего предприятия программный продукт.
Как же это сделать? Пройдя вышеизложенные этапы подготовки к автоматизации мы уже ясно представляем себе что нам нужно от программы, поэтому выбрать ее будет легче. Начинать нужно с принятия трех решений:

^ 1. Малую или большую программу покупать? Все множество программ четко делится на программы для автоматизации малой бухгалтерии, где 

работают 1-3 человека и крупной, 4 и более человека (об этом уже говорилось в Этапе II при выборе масштаба автоматизации).

Программы для автоматизации малой бухгалтерии сравнительно проще в внедрении, однако они, как правило, не содержат автоматических функций позволяющий вести бухгалтерию с учетом всех нюансов, таких как особенный учет реализации, расчет отпускных и пр. На небольших предприятиях, где операций мало, такие нюансы можно вводить и вручную, а вот на больших так не получится, поскольку операций много и ручной ввод займет так много времени, что часть бухучета придется вести вручную и автоматизация будет неэффективной. К таким малым программам относятся, например, "Инфо-бухгалтер", "1С", программа "Skat" производства СКБ "Контур".

Программы для автоматизации крупной бухгалтерии прямо противоположны по характеристикам. Они позволяют автоматически вести все возможные бухгалтерские операции, начиная от переоценки основных средств, кончая учетом себестоимости объектов капитального строительства, однако такие программы значительно сложнее и внедрение их более трудоемко. Такие программные средства представляют собой не одну отдельную программу, а набор совместимых модулей, каждый из которых соответствует тому или иному разделу бухучета. Примерами таких программ являются "Бэст", "Парус", "RS-balance", программы СКБ "Контур" и "Бонус", систем "Галактика".

^ 2. Под какой операционной системой будет работать программа? Не вдаваясь в технические подробности скажем, что варианта всего два - под DOS и под Windows. Подавляющее большинство широко продающихся программ имеют версии для той и для другой операционной системы. Однозначно можно сказать, что если оптимально подходящая программа имеет обе версии, следует выбирать Windows, поскольку это более современная операционная система и, с учетом развития программного обеспечения, DOS очень быстро устаревает, поскольку не дает тех 

возможностей, которые дает Windows. Однако если оптимальная программа не имеет версии для Windows, а менее подходящая имеет, покупайте оптимальную, пусть даже под DOS, поскольку качество автоматизации бухучета дороже чем более современная операционная система. Версии программ, предназначенные для Windows всегда несколько дороже, чем для DOS, но их преимущества сторицей покрывают наценку. Кроме того для работы под Windows необходимы более мощные компьютеры (об этом речь ниже) и если Windows у Вас не установлен, его придется.

^ 3. Сетевая будет программа или нет? Это тоже простое решение. Если работать в автоматизированной бухгалтерии будут несколько работников на нескольких компьютерах, то компьютеры обязательно должны быть объединены в сеть чтобы проводки, вводимые всеми бухгалтерами попадали в один общий журнал хозопераций, и программа должна быть тоже сетевой, т.е. иметь возможность работать одновременно на нескольких компьютерах. Все распространенные сейчас программы имеют сетевые версии, которые стоят немного дороже несетевых, работа программы по автоматизации крупной бухгалтерии вообще немыслима в несетевом режиме.

После того, как приняты эти три решения, круг программ, из которых надо выбирать, значительно сужается и поступать можно двумя способами:

1. Выбирать программу самим, для этого необходимо посетить региональных дилеров различных программных продуктов, они есть по каждому продукту и практически везде, и, имея на руках постановку задачи и остальные требования к автоматизации, заранее выработанные Вами, попросить продемонстрировать Вам может ли та или иная программа делать именно то, что Вам требуется. Совершив несколько визитов, (или приглашений дилеров к себе на предприятие) Вы определитесь с оптимальной программой.

2. Обратиться к специалистам по внедрению программ, которые помогут выбрать лучший вариант.
^

2.1.5. Этап V. Вопросы техники.



Технические вопросы, связанные с компьютерами не входят в бухгалтерские функции, но, тем не менее, очень важны. Само по себе слово "компьютер" ничего о компьютере не говорит. Важна мощность (производительность) компьютера, которая зависит от нескольких его переменных параметров, называемых вместе "конфигурация компьютера". То, какой компьютер Вам необходим, зависит от двух факторов:

^ 1. Программы, которые у Вас установлены. Одни программы требуют от компьютера меньше ресурсов, другие больше, если Вы работаете под Windows, компьютер должен быть еще мощнее, если программа сетевая, то она потребует больше ресурсов, чем несетевая.

^ 2. Количества операций, введенных в программу. Чем больше проводок введено, тем больше ресурсов требуется для их обработки. На крупном предприятии для работы какой-либо программы нужен более мощный компьютер, чем для работы той же программы на маленьком предприятии. На практике можно столкнуться с тем, что на этапе настройки программы, когда проводок не вводится вообще, она работает быстро, но через 2-3 месяца работы бухгалтерии, когда введено уже много проводок, скорость работы того же компьютера становится неудовлетворительной.

При автоматизации бухучета важно, чтобы компьютеры, на которых установлены программы, были достаточно мощны, чтобы программа работала быстро, в противном случае бухгалтер будет периодически ожидать пока компьютер "переварит" введенную в него информацию, а то и просто сталкиваться с ошибками и неполадками, происходящими от того, что компьютер слишком маломощен для той программы, которая на нем установлена и того количества операций, которые в него введены. В условиях каждодневной напряженной бухгалтерской работы это может свести на нет эффект от автоматизации. Для того, чтобы определить какой 

компьютер необходим, следует обратиться к тем, у кого программа куплена и они, с учетом версии программы и предполагаемого объема хозопераций дадут рекомендацию.
Когда покупается новый компьютер, то его просто покупают в нужной конфигурации и все, а вот что делать, если компьютер-то есть, но только но недостаточно мощен для устанавливаемой программы. Такое положение вещей встречается часто, поскольку компьютеры покупают практически везде и покупают уже давно, а современные программные средства требуют современных производительных компьютеров. Легко столкнуться с ситуацией, когда в этом случае бухгалтерия страдает, продолжая работать на медленном компьютере из-за того, что на покупку нового компьютера не было денег. Дело в том, что медленный компьютер очень легко улучшить до требуемого уровня, заменив его комплектующие, для чего можно обратиться в фирму, выполняющую такие услуги, называемые "апгрэйд". Если хороший компьютер стоит порядка 500-1000 долларов, то "апгрэйд" обходится на порядок дешевле.

Еще один технический вопрос - это вопрос установки компьютерных сетей, который встает, если внедряется сетевая программа. Существует большое количество различных типов сетей, сильно отличающихся по стоимости дополнительных аппаратных и программных средств для функционирования сети. Однако следует отметить, что если в сеть объединено немного (до 4-5 компьютеров), то сеть, требуемая для них будет стоить недорого и устанавливается достаточно легко, более же крупные сети требуют серьезных дополнительных затрат. Установкой сетей занимаются те же самые фирмы, которые продают компьютеры и делают "апгрэйд".

^

2.2. Процесс автоматизации.



Только тогда, когда определены цели автоматизации, ее масштаб и порядок, сделана постановка задачи, выбрана и куплена оптимальная для предприятия 

программа и решены технические вопросы можно приступать к собственно работе с программой. Качественное внедрение программы (не "псевдоавтоматизация") - процесс очень трудоемкий и сложный, затраты на него, как правило, значительно превышают затраты на приобретение программы и компьютеров, причем доля затрат на внедрение тем больше, чем больше предприятие, поскольку при большем количестве нюансов и особенностей необходимо больше работы по настройке на все эти нюансы и особенности.
Внедрение можно производить своими силами, можно заказать сторонней организации. Если пытаться внедрять самим, то приходится сталкиваться с трудностями:

  • отсутствие опыта автоматизации;

  • отсутствие времени на внедрение, поскольку бухгалтерия должна выполнять свою текущую работу, которая, как правило, и съедает весь рабочий день.

Причем, чем крупнее организация, и, соответственно сложнее процесс внедрения, тем более актуальны эти трудности. На практике попытки внедрить программу своими силами на предприятиях, где число бухгалтеров превышает 4 практически всегда приводят к "псевдоавтоматизации". Если принято решение заказывать автоматизацию у специализированной организации, то необходимо приготовиться к дополнительным денежным затратам, поскольку качественная автоматизация не может обойтись дешево так как она занимает достаточно много времени и требует квалифицированных и опытных специалистов.
Собственно процесс внедрения программы можно разбить на два этапа: этап настройки и этап обучения.

^

2.3. Этап настройки.





Все широко распространенные программы автоматизации бухучета (и большие и малые) имеют аналогичные набор изменяющихся составных частей, поэтому, в целом, правильный процесс настройки любой программы можно, в хронологическом порядке выполнения, расписать на следующие этапы:

1. Настройка (доработка стандартного поставляемого с программой) плана счетов в соответствии с особенностями предприятия, проведенной оптимизацией бухучета и постановкой задачи.

2. Настройка (доработка стандартных поставляемых с программой) типовых проводок в соответствии с особенностями предприятия, проведенной оптимизацией бухучета и постановкой задачи. В случае внедрения больших комплексных программ настройку каждого раздела бухучета в своем отдельном модуле необходимо производить отдельно с учетом специфических особенностей. Например, в блоке по учету зарплаты придется настраивать алгоритмы расчета различных начислений и удержаний.

3. Настройка (доработка стандартных поставляемых с программой) форм первичных документов в соответствии с особенностями предприятия, проведенной оптимизацией бухучета и постановкой задачи. В больших программах такую настройку необходимо делать также по каждому разделу бухучета.

4. Настройка (доработка стандартных поставляемых с программой) форм бухгалтерской отчетности и расчетов по налогам в соответствии с особенностями предприятия, проведенной оптимизацией бухучета и постановкой задачи. При качественной автоматизации бухучета вся ежеквартальная отчетность должна обязательно составляться автоматически, то, что бухгалтер, ведя учет на компьютере, ежеквартально по-старинке составляет отчет на бумаге и тратит на это дополнительно большое количество времени, является верным признаком "псевдоавтоматизации". Настройка форм отчетности и налоговых расчетов на реально используемый план счетов и типовые хозоперации - процесс весьма сложней и трудоемкий, 

при его проведении следует ввести некоторое количество стандартных на предприятии хозопераций в программу для того, чтоб потом проверять правильность настройки, сверяя составленные автоматические расчеты с ручными на таком условном примере.

^

2.4. Этап обучения.



По окончании настройки программы начинается этап обучения персонала работе с ней (в случае, если программа внедрялась собственным силами, обучения, разумеется, не требуется). Изначально необходимо, чтобы бухгалтер умел просто работать на компьютере, то есть выполнять элементарные операции по запуску программ, копированию файлов и проч., психологический барьер "боязни компьютера" должен быть преодолен. Если бухгалтер не умеет работать на компьютере вообще, то его можно либо послать на курсы компьютерной грамотности, которых сейчас очень много, они недорогие и за неделю-другую дают результат, либо пригласить в бухгалтерию знакомого, владеющего компьютером, который в порядке частного общения поможет бухгалтеру освоиться за несколько дней. Дальнейшее обучение делится на две ступени:

^ 1. Обучение первого уровня. Это обучение персонала бухгалтерии текущей работе с программой: ведению хозопераций, распечатке первичных документов, составлению учетных регистров и отчетности - словом всей ежедневной роботе. Работать на программе должен уметь каждый бухгалтер, рабочее место которого автоматизировано и работать на программе должен именно он сам, а не некий оператор-программист, бесполезный и, мало того, даже вредный посредник между бухгалтером и компьютером. Эффективной является только та автоматизация, при которой бухгалтера работают на компьютерах "в режиме реального времени", то есть если, например, требуется оформить расходный кассовый ордер, то бухгалтер-кассир вводит в программу его номер и сумму, а также код типовой хозоперации (пусть это 

будет выдача денег в подотчет) и программа тут же автоматически распечатывает нужный расходный ордер и вводит в журнал хозопераций проводку дебет 71 - кредит 50, получатель денег расписывается в ордере и бухгалтер-кассир сразу выдает ему деньги; все это происходит на рабочем месте кассира, на котором и установлен его компьютер с блоком кассовых операций. Именно автоматизированная работа бухгалтерии "в режиме реального времени" и является конечной целью обучения первого уровня. Зачастую этой цели добиться нелегко из-за двух обстоятельств:

  • Плохая обучаемость бухгалтерии. Разные люди воспринимают новые знания по-разному: одни легко и быстро, другие "со скрипом", третьи вообще практически не воспринимают. Для бухгалтера переход на автоматизированный бухучет - это масса новой информации, с которой раньше не приходилось иметь дело, значит скорость и эффективность этапа обучения сильно зависит от возраста, образования, опыта работы, прогрессивности мышления и других характеристик работников бухгалтерии.

  • Загруженность бухгалтерии текущей работой. На период автоматизации и, конкретно, этапа обучения жизнь на предприятии не замирает, хозоперации продолжаются и, соответственно объем текущей бухгалтерской работы остается прежним. В этих условиях времени на обучение у бухгалтера может просто не остаться. Если с предыдущим фактором, замедляющим процесс обучения, как говорится, ничего не поделаешь, то загруженность текучкой можно регулировать, например, передавая часть работы обучаемого сейчас бухгалтера другому, который будет обучаться потом и, в свою очередь передаст свои объемы работ первому. Вообще говоря, вопрос выделения рабочего времени бухгалтеров стоит не только в момент их обучения, но и на этапах подготовки к автоматизации и настройки программ, которые, даже если автоматизация заказана сторонней организации, немыслимо проводить 

  • без тесного контакта с бухгалтерией предприятия. Нерешенность этого вопроса на практике может привести к так называемому "скрытому саботажу", суть которого состоит в том, что никто из бухгалтерии открыто не выступает против перехода на компьютеры, напротив, все двумя руками за, но ни у кого нет ни минутки свободного времени, чтобы на деле заняться текущим этапом автоматизации, в результате время идет, процесс автоматизации стоит и так могут пройти многие месяцы. Решения по ограничению для бухгалтеров текущей работы на период автоматизации должны приниматься на уровне руководства предприятия, чтобы потом бухгалтер не оказался между двух огней: с одной стороны, нужно время на автоматизацию, с другой стороны, начальство требует расшифровок, выборок, сверок и т.п.

^ 2. Обучение второго уровня. Когда программа настроена и сотрудники обучены можно начинать работать, но важно понимать, что жизнь не стоит на месте и рано или поздно произойдет один из двух фактов (или оба вместе):

  • Изменится характер хоздеятельности предприятия и придется перенастраивать план счетов, формы первичной документации или автоматические проводки по типовым хозоперациям

  • Изменятся формы бухгалтерской отчетности и расчетов по налогам и нужно будет производить донастройку этих форм, создаваемых программой. Следует, однако, отметить, что большинство фирм-производителей широко распространенных программных продуктов пристально следит за изменением форм отчетности и своевременно предлагает пользователям своих программ уже готовые новые формы, но, тем не менее, работа остается, поскольку во-первых даже готовую новую форму на практике приходится донастраивать с учетом специфики плана счетов и типовых проводок на своем предприятии, просто это займет меньше времени чем полная переделка формы; во-вторых могут измениться формы по расчетам местных налогов, которые 

  • московские разработчики программ по понятным причинам рассылать не могут.

В такой ситуации требуются более глубокие знания программы, позволяющие не только выполнять на ней текущую работу, но и производить донастройку программы на изменения, обучение этому и есть обучение второго уровня. Конечно, донастройку можно заказать и сторонней организации, но это всегда влечет за собой то, что, с одной стороны, снижается оперативность изменений, Вы становитесь "привязаны" сторонним донастройщикам, без которых - ни шагу, с другой стороны, за каждую донастройку необходимо платить деньги. С учетом того, что средства донастройки в бухгалтерских программах предельно просты, рассчитаны на бухгалтера, а не на программиста, к ним имеются подробные инструкции и обучиться им несложно, практически во всех случаях предпочтительнее пройти обучение второго уровня и потом уже ни от кого не зависеть. Следует, также, отметить, что обучение второго уровня в организациях, где в бухгалтерии работают несколько человек необходимо проходить не всем, а, как правило, лишь главбуху - ведь только он принимает решения об изменениях в системе ведения бухучета и производит эти изменения.
Бывают случаи, когда организации, которые в свое время заключили договор на внедрение программы по автоматизации бухучета с какой-либо оказывающей такие услуги фирмой и были разочарованы качеством работы - вместо автоматизации им за их же деньги сделали "псевдоавтоматизацию". Как же избежать подобных ситуаций? Можно действовать двумя способами. Первый состоит в том, чтобы заказать у сторонней организации не просто настройку программы и обучение, а всю автоматизацию, включающую в себя и этапы оптимизации бухучета, определение масштабов и порядка автоматизации и постановки задачи. В этом случае некомпетентность и неквалифицированность автоматизаторов станет хорошо видна еще вначале, на этапах подготовки к автоматизации, и Вы сможете своевременно отказаться от их дальнейших услуг. 

Если Вы выберете второй способ и подготовку к автоматизации сможете провести своими силами, а на стороне закажете лишь настройку программы и обучение, от автоматизаторов следует требовать (записать в договор на автоматизацию бухучета) две составляющие удачной автоматизации:

1. Качество. После этапов подготовки к автоматизации и Вас на руках есть постановка задачи, в которой перечислены все требующиеся именно Вам первичны документы, регистры иформы отчетности, которые должна делать программа и требования к ним. Так вот только при наличии всего этого работа может считаться выполненной.

Сроки. Все работы по настройке и обучению должны быть записаны в четкий подневный календарный план - документ, подписанный обоими сторонами по договору на автоматизацию, выполнение которого должно регулярно (например, раз в неделю или ежедневно) контролироваться. За срыв календарного плана автоматизаторы должны нести ответственность в виде, например, пени за каждый день отставания от плана. Такая жесткая временная привязка очень важна, поскольку при ее отсутствии на практике часто происходит то, что автоматизация-то как бы идет, вот только когда она кончится сказать невозможно, в результате бухгалтерия продолжает работать на бумаге, проходит один отчетный период за другим, а переход на программу все откладывается, несмотря на то что прошедший отчет уже планировалось составлять на компьютере и сейчас придется вводить в программу дополнительно информацию за предыдущие периоды, иначе отчет нарастающим итогом за год придется тоже делать на бумаге. Вот в чем состоит болезненность срыва сроков автоматизации.






Глава 3. Совершенствование автоматизации бухгалтерского учета.

Преимущества 1С:Бухгалтерии 8.0 по сравнению с 1С:Бухгалтерией 7.7

1С:Бухгалтерия 8.0 предоставляет возможность ведения бухгалтерского и налогового учета хозяйственной деятельности нескольких организаций в одной информационной базе . При этом в текущей работе для всех организаций можно использовать общие справочники контрагентов, номенклатуры и т.д., а отражать хозяйственные операции и формировать обязательную отчетность раздельно.

Организации могут вести учет в "1С:Бухгалтерии 8.0" по общей или упрощенной системе налогообложения в одной информационной базе. Книга учета доходов и расходов формируется автоматически.

Поддерживается учет деятельности индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения.

Налоговый учет в "1С:Бухгалтерии 8.0" ведется на отдельном плане счетов налогового учета.

Возможность ведения в "1С:Бухгалтерии 8.0" партионного учета позволяет помимо способа оценки материально-производственных запасов по средней себестоимости, применять способ ФИФО, независимо для бухгалтерского и налогового учета.

Аналитический учет номенклатуры по складам может вестись не только в количественном, но и количественно-суммовом выражении. В первом случае оценка товаров и материалов для целей бухгалтерского и налогового учета не зависит от того, с какого склада они получены. Складской учет может быть совсем отключен, если в нем нет необходимости.

Реализована возможность учета товаров в розничной торговле по продажным ценам (с использованием счета 285 "Торговая наценка"). Торговая наценка 

рассчитывается автоматически в конце месяца. В случае изменения розничных цен проводится переоценка товаров с помощью документа "Переоценка товаров в рознице".

Для розничной торговли поддерживаются технологии работы как с автоматизированными (с ежедневным формированием детального отчета о проданных товарах), так и неавтоматизированными (без ежедневной регистрации проданных товаров) торговыми точками. Ведение учета товаров в АТТ и НТТ возможно как по стоимости приобретения, так и по продажной стоимости.

Автоматизированы операции по учету возвратной многооборотной тары: несобственной (которая в дальнейшем должна быть возвращена поставщику) и собственной (которая отдается покупателю и которую он должен вернуть). Учтена специфика налогообложения таких операций и расчетов с поставщиками и покупателями.

Расчеты с контрагентами можно вести по договору в целом или по каждому расчетному документу (отгрузки, оплаты и т.п.). Способ ведения расчетов определяется конкретным договором.

При оформлении документов поступления и реализации можно использовать как общие цены для всех контрагентов, так и индивидуальные для конкретного договора.

Затраты по амортизации ОС и НМА могут быть распределены по нескольким статьям затрат. Список возможных способов отнесения амортизационных начислений на затраты ведется в справочнике "Способы отражения расходов по амортизации (погашению стоимости)". Например, можно выбрать способ, при котором сумма амортизации будет разноситься между несколькими подразделениями организации в определенной пропорции. Для основных 

средств, использующихся сезонно, возможно применение графиков распределения годовой суммы амортизации по месяцам.

Себестоимость продукции (полуфабрикатов, услуг) рассчитывается не только для основного, но и для вспомогательного производства. Автоматизированы оказание услуг по переработке давальческого сырья и передача собственных материалов для переработки на сторону. Ведется учет возвратных отходов. Сумма материальных расходов на выпуск готовой продукции уменьшается на стоимость возвратных отходов в налоговом и в бухгалтерском учете. Предусмотрен учет оказания производственными подразделениями услуг друг другу.

При проведении документов поступления наличных или безналичных денежных средств от покупателей поступившая сумма автоматически разделяется на аванс и оплату.

В 1С:Бухгалтерии 8.0 реализован современный удобный интерфейс, делающий работу в программе комфортной как для начинающих, так и для опытных пользователей.

Панель функций поможет быстро вызвать необходимое действие (например, открыть нужный справочник или журнал документов). Это особенно важно для пользователей, только начинающих осваивать работу в программе.

При отражении хозяйственных операций в документах конфигурации явным образом указываются счета бухгалтерского и налогового учета. Счета учета товаров и материалов можно задавать для номенклатуры и мест хранения. Счета учета расчетов можно задавать для каждого контрагента, договора и вида расчетов. Заданные счета учета автоматически подставляются в документы конфигурации.



Пользователь может самостоятельно создавать новые виды субконто, добавлять счета и субсчета и использовать их в документах без изменения типовой конфигурации.

Усовершенствованы механизмы настройки стандартных отчетов. Добавлены новые возможности отбора объектов учета: операции сравнения (равно, не равно, в списке и т.д.), настройка отбора не только по субконто, но и по реквизитам субконто, группировки по реквизитам субконто. Пользователь может самостоятельно настраивать колонтитулы стандартных отчетов.

Работа со списком регламентированных отчетов выполняется в специальном справочнике "Регламентированная отчетность". Все формы отчетности в списке разбиты на группы: бухгалтерская отчетность, налоговая отчетность, отчетность в фонды и другие. Существует возможность реорганизовать список для удобной работы с ним: "спрятать" неиспользуемые формы отчетности, расставить формы в списке в нужном порядке, или завести собственную группировку форм отчетности, например, создав группы по срокам представления отчетов.

Подготовленные регламентированные отчеты сохраняются в информационной базе. Такой способ хранения позволяет легко вернуться к ранее подготовленным отчетам для просмотра или для подготовки исправительных отчетов за прошлые отчетные периоды.

Вы можете быстро заполнить документы, используя новую функцию "ввод данных по строке". Стоит ввести несколько первых букв наименования товара, и программа сама выберет его из справочника. Если на введенные буквы начинаются несколько наименований, программа предложит выбрать нужный товар из получившегося списка.

В различных списках (например, список элементов справочника) пользователь может самостоятельно задавать условия отбора и сортировки, что позволяет 

выводить на экран только нужную информацию. При этом отбирать данные можно сразу по нескольким условиям отбора.

Пользователь может настроить внешний вид списка, указывая колонки, которые будут отображены, и их последовательность. Кроме этого он может для каждой колонки задать ширину, высоту, положение и другие параметры.

Любой список документов или справочник можно вывести в табличный документ и распечатать.

В форме документов поля, обязательные для заполнения, отмечены красной пунктирной линией, привлекающей внимание пользователя. Благодаря этому ускоряется ввод данных в большие или незнакомые формы.

В новой версии "1С:Бухгалтерии 8.0" расширены возможности настройки типовых операций - средства группового ввода часто используемых бухгалтерских проводок. Пользователь может самостоятельно создавать новые виды типовых операций. При изменении типовой операции можно переформировать все проводки, введенные на основании нее ранее.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ



Целью курсовой работы является исследование возможностей автоматизации ведения бухгалтерского учета на предприятии на основе современных комплексов автоматизации.

В курсовой работе в целом, рассмотрена и наглядно показана целесообразность применения и использования “^ 1С: Бухгалтерия 8.0”. Несмотря на некоторые сложности в настройке этих программ под специальные нужды предприятия, их установка себя оправдывает следующим преимуществам предоставляемым ими:

- значительному снижению количества математических ошибок в бухгалтерском учете;

- автоматическому составлению трудоемких форм ежеквартальных отчетностей;

- автоматический контроль за правильностью и санкционированностью выписки документов;

- автоматическое ведение всех форм журналов и книг;

- автоматическое составление операций и проводок по данным хозяйственной деятельности и первичным документам;

- значительная экономия временных затрат на осуществление бухгалтерского учета.

Также хочется отметить, что особенно велики возможности настройки программы «1С: Бухгалтерия», прежде всего в силу того, что велико количество обученных этому людей.



Список использованной литературы

  1. Федеральный закон от 21 ноября 1996 г. №129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (с изменениями от 23 июля 1998 года).

  2. Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации. Приказ Министерства Финансов Российской Федерации от 29 июля 1998 г. №34н.

  3. Положение по бухгалтерскому учету "Бухгалтерская отчетность организаций" (ПБУ 4/99). Принято приказом Министерства финансов Российской Федерации от 8 февраля 1999 г. №10.

  4. Положением по бухгалтерскому учету «Учет основных средств» ПБУ 6/ 2001

5.”Документация по программным средствам: 1С:Предприятие

6.”Современные методы и средства проектирования информационных систем”

7.Internet: www.1c.ru

8. План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий и инструкции по его применению. Утверждено пр. МФ РФ от 31.10.2000 г. №94н.





Скачать файл (78.9 kb.)

Поиск по сайту:  

© gendocs.ru
При копировании укажите ссылку.
обратиться к администрации
Рейтинг@Mail.ru