Logo GenDocs.ru

Поиск по сайту:  


Загрузка...

Базы данных - файл 1.doc


Базы данных
скачать (1363.5 kb.)

Доступные файлы (1):

1.doc1364kb.24.11.2011 10:52скачать

содержание
Загрузка...

1.doc

Реклама MarketGid:
Загрузка...
С ростом возможностей компьютеров все сильнее проявляется стремление человека к учету, причем, не только того, что необходимо, но и того, что просто можно учесть, например, содержание всех человеческих знаний. Базы данных и банки данных благодаря автоматизации накопления, обновления и упорядочивания знаний, делают информацию более доступной, способствуя прогрессу различных областей науки и техники. Правда, при этом становится важным не только хранить, дополнять и обновлять устаревшие данные, но и быстро находить, группировать информацию и в удобном виде выдавать ее потребителю. Часто поддержание баз данных требует большого, иногда колоссального объема работы, не связанного напрямую с вычислительной техникой.

Современные базы данных могут хранить весьма разнородные объекты: числа, текст, изображения. Человечество на протяжении своей истории развивало в большей степени технологии, стремилось к созданию материальных ценностей. Неудивительно, что чаще всего базы данных хранят записи о клиентах, заказах, каких-либо событиях, сведения о товарах, их производителях и т.п.
^

Классификация баз данных


По технологии обработки данных базы данных подразделяются на централизованные и распределенные.

Централизованная база данных хранится в памяти одной вычислительной системы. Если эта вычислительная система является компонентом сети ЭВМ, возможен распределенный доступ к такой базе. Такой способ использования баз данных часто приме­няют в локальных сетях ПК.

Распределенная база данных состоит из нескольких, возможно пересекаю­щихся или даже дублирующих друг друга частей, хранимых в различных ЭВМ вычисли­тельной сети. Работа с такой базой осуществляется с помощью системы управления распределенной базой данных (СУРБД).

По способу доступа к данным базы данных разделяются на базы данных с локальным доступом и базы данных с удаленным (сетевым) доступом.

Системы централизованных баз данных с сетевым доступом предполагают различные архитектуры подобных систем:

• файл-сервер;

• клиент-сервер.

Файл-сервер. Архитектура систем БД с сетевым доступом предполагает выделение одной из машин сети в качестве центральной (сервер, файлов). На такой машине хранится совместно используемая централизованная БД. Все другие машины сети выполняют функции рабочих станций, с помощью которых поддерживается доступ пользовательской системы к централизованной базе данных. Файлы базы данных в соответствии с пользовательскими запросами передаются на рабочие станции, где в основном и производится обработка. При большой интенсивности доступа к одним и тем же данным производительность информационной системы падает. Пользователи могут создавать также на рабочих станци­ях локальные БД, которые используются ими монопольно.

Клиент-сервер. В этой концепции подразумевается, что помимо хранения централи­зованной базы данных центральная машина (сервер базы данных) должна обеспечивать вы­полнение основного объема обработки данных. Запрос на данные, выдаваемый клиентом (рабочей станцией), порождает поиск и извлечение данных на сервере. Извлеченные данные (но не файлы) транспортируются по сети от сервера к клиенту. Спецификой архитектуры клиент-сервер является использование языка запросов SOL.

Ядром любой базы данных является модель данных. Модель данных представляет собой множество структур данных, ограничений целостности и операций манипулирования дан­ными. С помощью модели данных могут быть представлены объекты предметной области и взаимосвязи между ними.

Рассмотрим три основных типа моделей данных: иерархическую, сетевую и реляционную.

Понятие реляционный (англ. relation — отношение) связано с разработками известного аме­риканского специалиста в области систем баз данных Эдгаром Коддом. Кодд предложил модель, которая позволяет разработчикам разделять свои базы данных на отдельные, но взаимосвязанные таблицы, что увеличивает производительность, но при этом внешнее представление остается тем же, что и у исходной базы данных. С тех пор Кодд считается отцом-основателем отрасли реляционных баз данных.

В реляционной базе данных данные рассматриваются как двумерные таблицы.
Каждая реляционная таблица представляет собой двумерный массив и обла­дает следующими свойствами:

  • каждый элемент таблицы — один элемент данных;

  • все столбцы в таблице однородные, т.е. все элементы в столбце имеют одинаковый тип (числовой, символьный и т.д.) и длину;

  • каждый столбец имеет уникальное имя;

  • одинаковые строки в таблице отсутствуют;

  • порядок следования строк и столбцов может быть произвольным.

Отношения представлены в виде таблиц, строки которых называют кортежам или записям, а столбцы — атрибутами, доменами, полями.

Поле, каждое значение которого однозначно определяет соответствующую запись, на­зывается простым ключом (ключевым полем). Если записи однозначно определяются значениями нескольких полей, то такая таблица базы данных имеет составной ключ.

Чтобы связать две реляционные таблицы, необходимо ключ первой таблицы ввести в состав ключа второй таблицы (возможно совпадение ключей); в противном случае нужно ввести в структуру первой таблицы внешний ключ — ключ второй таблицы.
Важнейший принцип организации информации в реляционной базе данных - так называемая нормализация таблиц. И хотя представление данных в нормализованном виде не является обязательным требованием для правильной работы базы, делать его необходимо. Если данные в базе не нормализованы, их ведение превращается в сущее мучение. Нормализация отношений — формальный аппарат ограничений на фор­мирование отношений (таблиц), который позволяет устранить дублирова­ние, обеспечивает непротиворечивость хранимых в базе данных, уменьшает трудозатраты на ведение (ввод, корректировку) базы данных.

Выделены три нормальные формы отношений и предложен механизм, позволяющий любое отношение преобразовать к третьей (самой совершенной) нормальной форме.
Пример реляционной таблицы

frame1

Например, обычный телефонный справочник состоит из столбцов, содержащих телефонные номера, имена абонентов и адреса абонентов. Каждая строка содержит номер, имя и адрес.

В идеале каждая база данных имеет по крайней мере один столбец с уникальным идентификатором, или ключом. Рассмотрим телефонную книгу. В ней может быть несколько записей с абонентом Худяков Андрей, но ни один из телефонных номеров не повторяется. Телефонный номер и служит ключом.

^ Иерархические базы данных — самая ранняя модель представления сложной структуры данных. видимо, из-за того, что древовидные иерархические структуры широко используются в повседневной человеческой деятельности. Это всевозможные классификаторы, ускоряющие поиск требуемой информации, иерархические функциональные структуры управления. Наиболее известной иерархической СУБД до сих пор остается IMS .

Информация в иерархической базе организована по принципу древовидной структуры, в виде отношений «предок-потомок». Каждая запись может иметь не более одной родительской записи и несколько подчиненных. Связи записей реализуются в виде физических указателей с одной записи на другую. Основной недостаток иерархической структуры базы данных — невозможность реализовать отношения «много-ко-многим», а также ситуации, когда запись имеет несколько предков.

Графически такую структуру можно изобразить в виде дерева, состоящего из объектов различных уровней. Объекты, связанные иерархическими отношениями, образуют ориентированный граф (перевернутое дерево).

К основным понятиям иерархической структуры относятся: уровень, элемент (узел), связь. Узел — это совокупность атрибутов данных, описывающих некоторый объект. На схеме иерархического дерева узлы представляются вершинами графа. Каждый узел на более низком уровне связан только с одним узлом, находящимся на более высоком уровне. Иерархическое дерево имеет только одну вершину (корень дерева), не подчиненную ника­кой другой вершине и находящуюся на самом верхнем (первом) уровне. Зависимые (подчи­ненные) узлы находятся на втором, третьем и т.д. уровнях. Количество деревьев в базе данных определяется числом корневых записей.

К каждой записи базы данных существует только один (иерархический) путь от корневой записи.

И так иерархическая древовидная структура удовлетворяет следующим условиям:

  • узел состоит из одного или нескольких атрибутов;

  • иерархия всегда начинается с корневого узла;

  • на верхнем уровне может находиться только один узел - корневой;

  • на нижних уровнях находятся порожденные (зависимые) узлы: они могут добавляться в вертикальном и горизонтальном направлениях без ограничения;

  • каждый порожденный узел, находящийся на уровне i, связан только с одним непосредственно исходным узлом (непосредственным родительским узлом), находящимся на верхнем уровне (i-1) иерархии дерева;

  • каждый исходный узел может иметь один или несколько непосредственно порожденных узлов, которые называются подобными (связи 1:M);

  • доступ к каждому порожденному узлу выполняется через его непосредственно исходный узел;

  • существует единственный иерархический путь доступа к любому узлу начиная от корня дерева

Поскольку узлы, входящие в иерархический путь, могут встретиться не более одного раза, иерархические пути в древовидной структуре линейны. Любой узел, находящийся на иерархическом пути выше рассматриваемого узла, является для последнего исходным узлом (родительским). Любой узел, находящийся на иерархическом пути ниже рассматриваемого узла, является для него порожденным узлом.

Корневая запись каждого дерева обязательно должна содержать ключ с уникальным значением. Ключи некорневых записей должны иметь уникальное значение только в рамках группового отношения.

При удалении родительской записи автоматически удаляются все подчиненные.

Для групповых отношений в иерархической модели обеспечивается автоматический режим включения и фиксированное членство. Это означает, что для запоминания любой некорневой записи в БД должна существовать ее родительская запись

Пример:



^ Рассмотрим следующую модель данных предприятия (см. рис. 3.1): предприятие состоит из отделов, в которых работают сотрудники. В каждом отделе может работать несколько сотрудников, но сотрудник не может работать более чем в одном отделе.

Поэтому, для информационной системы управления персоналом необходимо создать групповое отношение, состоящее из родительской записи ОТДЕЛ (НАИМЕНОВАНИЕ_ОТДЕЛА, ЧИСЛО_РАБОТНИКОВ) и дочерней записи СОТРУДНИК (ФАМИЛИЯ, ДОЛЖНОСТЬ, ОКЛАД). Это отношение показано на рис. (а) (Для простоты полагается, что имеются только две дочерние записи).

Для автоматизации учета контрактов с заказчиками необходимо создание еще одной иерархической структуры : заказчик - контракты с ним - сотрудники, задействованные в работе над контрактом. Это дерево будет включать записи ЗАКАЗЧИК(НАИМЕНОВАНИЕ_ЗАКАЗЧИКА, АДРЕС), КОНТРАКТ(НОМЕР, ДАТА,СУММА), ИСПОЛНИТЕЛЬ (ФАМИЛИЯ, ДОЛЖНОСТЬ, НАИМЕНОВАНИЕ_ОТДЕЛА) (рис. (b)).



Рис. 3.1

Теперь на примере рассмотрим недостатки иерархических БД:

  • Частично дублируется информация между записями СОТРУДНИК и ИСПОЛНИТЕЛЬ (такие записи называют парными), причем в иерархической модели данных не предусмотрена поддержка соответствия между парными записями.

  • Иерархическая модель реализует отношение между исходной и дочерней записью по схеме 1:N, то есть одной родительской записи может соответствовать любое число дочерних. Допустим теперь, что исполнитель может принимать участие более чем в одном контракте (т.е. возникает связь типа M:N). В этом случае в базу данных необходимо ввести еще одно групповое отношение, в котором ИСПОЛНИТЕЛЬ будет являться исходной записью, а КОНТРАКТ - дочерней (рис. (c)). Таким образом, мы опять вынуждены дублировать информацию.

^ Сетевая модель данных

Сетевая модель данных определяется в тех же терминах, что и иерархическая. Она состоит из множества записей, которые могут быть владельцами или членами групповых отношений. Связь между между записью-владельцем и записью-членом также имеет вид 1:N.

На разработку этого стандарта большое влияние оказал американский ученый Ч.Бахман. Основные принципы сетевой модели данных были разработны в середине 60-х годов.
Основное различие этих моделей состоит в том, что в сетевой модели запись может быть членом более чем одного группового отношения. (каждый элемент может быть связан с любым другим элементом.)



Сетевая модель подобна иерархической, но является более общей моделью, в том смысле, что между записями присутствуют связи “много ко многим” и “много к одному”, а так же здесь нет корневого узла, т.е. любая запись может быть корневой.



Где КЛИЕНТ, ЗАКАЗ, ^ ТОРГОВЫЙ АГЕНТ являются записями, НОМЕР, ФАМИЛИЯ, ИМЯ, ОТЧЕСТВО - поля записи КЛИЕНТ, линиями показаны связи.

И так сама по себе база данных - это хранилище информации. Нам же необходимо иметь возможность использовать это хранилище: помещать туда, изменять и, самое главное, находить нужные сведения.

Для этого служат специальные программы - системы управления базами данных (СУБД). Существует множество их разновидностей: от упрощенных, позволяющих создавать "электронные картотеки", до очень сложных, на основе которых строятся системы автоматизации крупных организаций, когда десятки и даже сотни людей одновременно работают с огромными объемами самых разных данных.

Одна из таких программ MS Access. МS Access является системой управления реляционными базами данных. Реляционные базы данных в настоящее время наиболее распространены и фактически являются промышленным стандартом.

База данных в МS Access представляет собой совокупность средств для ввода, хранения, просмотра, выборки и управления информацией. К этим средствам относятся таблицы, формы, отчеты, запросы и модули.

Для создания форм и отчетов используются конструкторы,

поэтому эти компоненты часто называют конструкторами. Конструкторские объекты являются составными объектами, то есть состоят из более мелких объектов (таких как поля, кнопки,

диаграммы, рамки и т.д.), которые называются элементами управления. К элементам управления относятся:

  • Надписи

  • Прямоугольники и линии

  • Поля и списки

  • Кнопки

  • Переключатели, выключатели и флажки

  • Графические объекты

  • ОLЕ-объекты и т.д.

Таблица является основой вашей базы данных. В MS Access вся информация содержится в таблицах. Она состоит из строк и столбцов и имеет уникальное имя в базе данных. В каждой из таблиц содержится информация о каких-либо объ­ектах одного типа.

В таблицах хранится информация, которую вы можете выбрать по достаточно сложному критерию, сформировать отчет и представить ее в графическом виде.

Работа с таблицами.

Таблица хранит сведения по конкретному вопросу, например, таблица "Товары" содержит сведения только о товарах, а таблица "Поставщики" - только о компаниях, поставляющих товары. Для того, чтобы данные не дублировались и не происходило ошибок при их выдаче, необходимо распределить данные разного рода по разным таблицам. Данные в таблице организованы в столбцы ("поля") и в строки ("записи").

Существует два режима работы с таблицей. Вы можете выбрать режим Конструктор или Режим таблицы, кликнув на специальной кнопке на панели инструментов.

В режиме конструктора таблицы можно создать целую таблицу, добавляя новые поля или удаляя и настраивая существующие поля таблицы.

Чтобы добавить поле, в верхней части окна таблицы следует ввести имя поля и определить его тип. Чтобы переименовать поле, измените его имя в столбце "Имя поля".

Тип данных определяет, какого вида данные допускается вводить в поле. Выбор соответствующего типа данных обеспечивает ввод данных в правильной форме для сортировки, вычислений и других операций.

Microsoft Access поддерживает следующие типы данных:
^

Текстовый


Алфавитно-цифровые иексты, не требующие проведения расчетов, небольшого объёма, например, номерателефонов.

Поле МЕМО


Длинный текст или комбинация текста и чисел.

^

Числовой


Числовые данные, используемые для проведения расчетов. Натуральные числа от0 до 255; целы числа от -32763 до 32763

Дата/время


Даты и время, в одном из форматов.
^

Денежный


Денежные значения и числовые данные, используемые в математических расчетах.

Счетчик


Уникальные последовательно возрастающие (на 1) или случайные числа, автоматически вводящиеся при добавлении каждой новой записи в

таблицу.
^

Логический


Логические значения, а также поля, которые могут содержать одно из двух возможных значений (True/False, Да/Нет).

Поле объекта OLE


Объект (например, электронная таблица Microsoft Excel, документ Microsoft Word, рисунок, звукозапись или другие данные в двоичном формате), связанный или внедренный в таблицу Microsoft Access.
^

Гиперссылка


Строка, состоящая из букв и цифр, и представляющая адрес гиперссылки.

Мастер подстановок


Создает поле, в котором предлагается выбор значений из списка, или из поля со списком, содержащего набор постоянных значений или значений из другой таблицы. Выбор этого параметра в списке в ячейке запускает мастера подстановок, который определяет тип поля.
Чтобы определить или изменить тип данных, выберите столбец "Тип данных", нажмите в поле символ раскрывающегося списка и выберите тип данных из списка.

Каждое поле имеет свойства, изменяя которые, можно управлять сохранением, обработкой и отображением данных поля. Например, для формата "Денежный" автоматически добавляется разделитель групп разрядов и символ валюты (1 234 гр.). Для задания свойства поля выберите его в верхней части окна конструктора таблиц и в нижней части окна введите значение этого свойства или выберите его из списка. Набор доступных свойств определяется типом данных поля.

Уникальная метка, называемая ключом, используется для определения каждой записи таблицы. Подобно тому, как номерной знак однозначно определяет автомобиль, ключ определяет запись. Прежде чем самостоятельно определить первичный ключ в вашей таблице, просмотрите все поля создаваемой вами таблицы. Есть ли хоть одно поле, информация которого была бы уникальна для каждой записи? Люди могут жить в одном городе, иметь одинаковый индекс или жить по одному и тому же адресу, поэтому ничто из перечисленного не может служить хорошим ключом. Названия фирм и фамилии людей тоже не уникальны. Даже если использовать полное имя, то есть фамилию, имя и отчество одновременно, оно также не будет неповторимым.

Часто наилучшее решение этой проблемы заключается в том, чтобы каждой записи в таблице поставить в соответствие идентификационный номер. Это делает и сам МS Access. Он создает поле Код с типом данных Счетчик. Это означает, что каждый раз при создании новой записи значение счетчика увеличивается на 1. Этот номер и является первичным ключом для каждой новой записи.

Если стандартный подход, используемый МS Access, вас не устраи­вает и вы хотите установить первичный ключ самостоятельно, выберите поле, которое предполагается использовать в качестве первичного ключа. Далее нажмите на панели инструментов «Конструктор таб­лиц» кнопку Ключевое поле. В области маркировки выбранного поля появится пиктограмма с изображением ключа.

Ключевые поля в таблицах используются для создания межтабличных связей.

Создание связей между таблицами в МS Ассеss осуществляется в окне диалога «Схема данных». МS Ассеss поддерживает четыре типа отношений между таблицами: «один-к-одному», «один-ко-многим», «много-к-одному», «много-ко-многим».

Между таблицами Физические лица и Сотрудники существует отноше­ние «один-к-одному», поскольку для одного человека может сущест­вовать только одна запись, содержащая профессиональные сведения.

^ Отношение «один-к-одному» означает, что каждая запись в одной таблице соответствует только одной записи в другой таблице.

В качестве примера рассмотрим отношение между группами Физи­ческие лица и Сотрудники, представленными в одноименных таблицах.

^ Отношение «один-ко-многим» означает, что каждой записи в одной таблице может соответствовать несколько записей другой таблицы

Отношение «много-к-одному» означает, что нескольким записям одной таблицы соответствует только одна запись в другой таблице
^ Отношение «много-ко-многим»

Отношение «много-ко-многим» возникает между двумя таблицами в тех случаях, когда:

• Одна запись из первой таблицы может быть связана более чем с одной записью из второй таблицы

• Одна запись из второй таблицы может быть связана более чем с одной записью из первой таблицы
В режиме таблицы добавляются, редактируются или просматриваются табличные данные. Также можно проверить орфографию и напечатать табличные данные, отфильтровать и отсортировать записи, изменить внешний вид таблицы или изменить структуру таблицы, добавив или удалив столбцы.

Для добавления записей используется кнопка Новая запись на панели инструментов. При нажатии этой кнопки в конце таблицы появляется незаполненная строка.

Для удаления записей необходимо выбрать любое поле записи и нажать кнопку Удалить запись на панели инструментов.

Строки в таблице можно отсортировать согласно содержимому одного или нескольких столбцов. Для этого выберите поле, по которому будет осуществляться сортировка, и нажмите кнопку Сортировка по возрастанию или Сортировка по убыванию на панели инструментов.


Фильтрация позволяет просмотреть в форме только определенные записи. Выберите данные, по которым следует провести отбор, и нажмите кнопку Фильтр по выделенному на панели инструментов. Для того, чтобы поправить фильтр, нажмите кнопку Изменить фильтр. Чтобы задать более подробное условие для фильтрации, выберите в меню Записи команду Фильтр и подкоманду Расширенный фильтр. Для применения обычного или расширенного фильтра, нажмите кнопку Применить фильтр на панели инструментов.

Запросы.
Запрос можно представить себе как точку зрения на данные, включенные в таблицу. Запросы служат для селекции и фильтрации набора данных. Они позволяют выбрать из базы только необходимую информацию, т.е. ту, которая соответствует определенному критерию (условию) и нужна для решения конкретной задачи.

^ Microsoft Access дает большие возможности в гибкости проектирования запросов. Вы можете:

  • Выбрать поля, Вам не надо включать все поля таблицы в запрос.

  • Выбрать записи, Вы можете специфицировать запрос таким образом, что получите данные определенного вида. Например, цены на товары за определенный месяц.

  • Отсортировать записи, Вы можете просматривать записи в определенном порядке. Например, Вы можете вывести имена клиентов на экран в алфавитном порядке.

  • Запрашивать данные из нескольких таблиц, данные из нескольких таблиц могут обрабатываться вместе, и Вы можете просмотреть совмещенные данные. Также Вы можете запрашивать данные из других баз данных, таких как Microsoft FoxPro, Paradox, dBASE, Btrieve и Microsoft или Sybase SQL-серверы.

  • Выполнять вычисления, Вы можете создавать новые поля, которые будут содержать результаты вычислений.

  • Использовать запрос в качестве источника данных для формуляров, отчетов и других запросов. Каждый раз когда Вы будете открывать формуляр или печатать отчет, Ваш запрос будет извлекать новейшую информацию из таблиц. Вы также сможете модифицировать существующие данные прямо в формуляре основанном на запросе.

  • Изменять данные в таблицах, Вы можете обновлять, удалять, добавлять группы записей все сразу. Вы также можете создать новую таблицу на базе существующей таблицы или группы таблиц.


^ В Access существует пять типа запросов для различных целей:

  • SQL Это запрос создаваемых с помощью инструкции SQL. Примерами запроса SQL является запрос на объединение, запрос к серверу, управляющий запрос и подчиненный запрос.

  • ^ Запросы на выборку. Самый распространенный тип запроса. Извлекает данные из одной или нескольких таблиц и результаты отображает в объекте в режиме таблицы, в котором допускается изменение записей. Кроме того используется для группировки записей, а также для вычисления сумм, средних значений.

  • ^ Запросы с параметрами. Это запрос, при запуске которого открывается диалоговое окно с приглашением ввести определенные сведения. Допускается создание запроса, в котором открывается несколько диалоговых окон для ввода разных сведений, например двух дат. Эти запросы удобно использовать как базовые источник данных для форм и отчетов.

  • ^ Перекрестный запрос. Отображает результаты статистических расчетов выполненных по данным из одного поля. Эти результаты группируются по двум набора данных в форме перекрестной таблицы.

  • Запрос на изменения. Это запрос, который позволяет, выполнив одну операцию, ввести изменения во многие записи. Существует четыре типа запроса на изменения:

  • На создание таблицы.

  • На удаление записей.

  • На добавлений.

  • На обновление записей.

Формы

позволяют ограничить объем информации, отображаемой на экране и представить ее в требуемом виде.

Формы Access позволяют создавать пользовательский интерфейс для таблиц базы данных. Хотя для выполнения тех же самых функций можно использовать режим таблицы, формы предоставляют преимущества для представления данных в упорядоченном и привлекательном виде. Формы позволяют также создавать списки значений для полей, в которых для представления множества допустимых значений используются коды. Правильно разработанная форма ускоряет процесс ввода данных и минимизирует ошибки.

Формы создаются из набора отдельных элементов управления: текстовые поля для ввода и редактирования данных, кнопки, флажки, переключатели, списки, метки полей, а также оформлять их, выделяя элементы цветом и тенью, рамки объектов для отображения графики и объектов OLE. Формы представляют собой прямоугольные окна с размещенными в них элементами управления. Существует возможность создания форм динамически при исполнении программы, однако естественным режимом их создания является режим визуального конструирования. Новая Форма, позволяет задать таблицу или запрос, для которых создается новая форма, и указать режим ее создания. Кроме создания формы «вручную», создание формы можно автоматизировать, используя Мастер форм.





Отчеты

Конечным продуктом большинства приложений баз данных является от­чет. В Access отчет представляет собой специальный тип непрерывных форм, предназначенных для печати. Для создания отчета, который можно распечатать и распределить между потребителями, Access комбинирует данные в таблицах, запросах и даже формах. Распечатанная версия формы может служить отчетом.

Создаваемые Access отчеты делятся на шесть основных типов:

  • ^ Отчеты в одну колонку представляют собой один длинный столбец текста, содержащий значения всех полей каждой записи таблицы или запроса. Надпись указывает имя, а справа от нее указывается значение поля. Новое средство Access Автоотчет по­зволяет создать отчет в одну колонку щелчком по кнопке панели ин­струментов Автоотчет. Отчеты в одну колонку исполь­зуются редко, поскольку такой формат представления данных приво­дит к лишней трате бумаги.

  • В ленточных отчетах для каждого поля таблицы или запроса выде­ляется столбец, а значения всех полей каждой записи выводятся по строчкам, каждое в своем столбце. Если в записи больше полей, чем может поместиться на странице, то дополнительные страницы будут печататься до тех пор, пока не будут выведены все данные; затем на­чинается печать следующей группы записей.

  • ^ Многоколоночные отчеты создаются из отчетов в одну колонку при использовании колонок "газетного" типа или колонок "змейкой", как это делается в настольных издательских системах и текстовых про­цессорах. Информация, которая не помещается в первом столбце, переносится в начало второго столбца, и так далее. Формат многоко­лоночных таблиц позволяет сэкономить часть бумаги, но применим не во всех случаях, поскольку выравнивание столбцов едва ли соот­ветствует ожиданиям пользователя.

В основном отчёты проще всего построить при помощи Мастера отчётов. Мастер отчетов старается создать оптимальный вариант окончательного отчета с первой попытки. Обычно мастер в достаточной степени приближается к законченному варианту, так что тратиться на­много меньше времени на редактирование базового отчета мастера, чем ушло бы на создание отчета из незаполненного шаблона.
Перед тем как создать отчет, подумайте о том откуда Ваш отчет будет извлекать данные. Если все данные из одной таблицы, то Ваш отчет будет основываться на этой таблице. Если же Вам необходимы данные более чем из одной таблицы, то Ваш отчет должен основываться на запросе.

В прототип отчета в процессе проектирования можно встроить управляющие элементы. Управляющие элементы, встроенные в прототип отчета, могут использоваться для оформления заголовков, надписей и иллюстраций.

Для встраивания управляющих элементов в отчет на экране должно присутствовать инструментальное меню ^ Toolbox (опция View/Toolbox).
Формы и отчеты можно просматривать в режиме предварительного просмотра, обеспечивая взгляд "с высоты птичьего полета" путем изменения масштаба. В режиме конструирования отчет можно просматривать с фиктивными данными, чтобы не дожидаться обработки большого реального файла.

Access — это, прежде всего, система управления базами данных (СУБД). Как и другие продукты этой категории, она предназначена для хранения и поиска данных, представления информации в удобном виде и автоматизации часто повторяющихся операций (таких, как ведение счетов, учет, планирование и т.п.). С по­мощью Access можно разрабатывать простые и удобные формы ввода данных, а также осуществлять обработку данных и выдачу сложных отчетов.



Скачать файл (1363.5 kb.)

Поиск по сайту:  

© gendocs.ru
При копировании укажите ссылку.
обратиться к администрации
Рейтинг@Mail.ru