Logo GenDocs.ru

Поиск по сайту:  


Загрузка...

Лекции - Microsoft Project 2007. Управление проектами - файл Проджект 2007.doc


Загрузка...
Лекции - Microsoft Project 2007. Управление проектами
скачать (6310.1 kb.)

Доступные файлы (1):

Проджект 2007.doc7535kb.14.11.2009 11:32скачать

Проджект 2007.doc

  1   2   3   4   5   6   7   8   9   10   11
Реклама MarketGid:
Загрузка...

Оглавление


Введение 2

1.1. Основные понятия управления проектами 2

1.2. Обзор систем управления проектами 4

1.3. Контрольные вопросы 6

2. Сетевое планирование и управление 7

2.1. Структурное планирование 7

2.2. Календарное планирование 10

2.3. Оперативное управление 12

2.4. Контрольные вопросы 12

3. Планирование задач проекта в Microsoft Office Project 2007 13

3.1. Создание проекта 13

3.2. Календари проекта 15

3.3. Особенности планирования задач в системе Microsoft Project 2007 19

3.4. Ввод данных о задачах проекта 22

3.5. Контрольные вопросы 28

4. Таблицы и представления 29

4.1. Виды таблиц в Microsoft Project 29

4.2. Форматирование таблиц 30

4.3. Сортировка, фильтрация и группировка таблиц 33

4.4. Диаграмма Ганта 41

4.5. Сетевой график 47

4.6. Календарь 49

4.7. Контрольные вопросы 50

5.Лекция: Ресурсы и назначения 52

5.1. Создание списка ресурсов 52

5.2. Окно свойств ресурса 53

5.3. Понятие назначения 56

5.4. Создание назначений трудовых ресурсов 59

5.5. Создание назначений материальных и затратных ресурсов 63

5.6. Свойства назначения 64

5.7. Контрольные вопросы 66

6. Лекция: Анализ проекта 69

6.1. Настраиваемые поля 69

6.2. Параметрический анализ 74

6.3. PERT-анализ длительностей задач 76

6.4. Анализ критического пути 78

6.5. Анализ стоимости проекта 79

6.6. Анализ рисков 83

6.7.Контрольные вопросы 89

7. Выравнивание ресурсов: версия для печати и PDA 91

7.1. Перегрузка ресурсов 91

7.2. Выравнивание ресурсов 91

7.3. Автоматическое выравнивание ресурсов 91

7.4. Ручное выравнивание ресурсов 91

7.5. Контрольные вопросы 91

8. Отслеживание проекта 93

8.1. Виды планов проекта 93

8.2. Работа с базовым планом 93

8.3. Ввод фактических данных 93

8.4. Анализ хода выполнения проекта 93

8.5. Контрольные вопросы 93

9. Отчетность по проекту 96

9.1. Статистика проекта 96

9.2. Стандартные отчеты 96

9.3. Создание новых отчетов 96

9.4. Наглядные отчеты 96

9.5. Контрольные вопросы 96


^

Введение

1.1. Основные понятия управления проектами


Проектом называется совокупность распределенных во времени мероприятий или работ, направленных на достижение поставленной цели. Примерами проектов являются строительство зданий, комплексов, предприятий, освоение выпуска нового вида продукции, проведение модернизации производства, разработка программного продукта и т.д.

Проект обладает определенными свойствами.

  1. Проект всегда имеет четко определенную цель, которая выражается в получении некоторого результата. Достижение этого результата означает успешное завершение и окончание проекта. Например, для проекта строительства здания результатом является само здание, принятое в эксплуатацию.

  2. Проект имеет четко очерченное начало, которое совпадает с началом первой работы, направленной на достижение поставленной цели. Начало может задаваться директивно, либо рассчитываться в результате составления плана работ по проекту.

  3. Проект имеет четко очерченный конец, который совпадает с концом последней работы, направленной на получение заданного результата. Как и начало, конец проекта может задаваться директивно, или рассчитываться при составлении плана работ. Например, для проекта строительства здания конец проекта совпадает с датой акта сдачи/приемки его в эксплуатацию.

  4. Проект исполняется командой, в состав которой входит руководитель проекта, менеджеры, исполнители. Помимо основной команды в нем могут участвовать сторонние исполнители, команды и организации, которые привлекаются на временной основе для выполнения отдельных работ.

  5. При реализации проекта используются материальные ресурсы. Их номенклатура и количество определяются характером проекта и входящих в него работ. Так при строительстве дома используются песок, щебень, цемент, кирпич и т.п.

  6. Проект имеет бюджет. Стоимость проекта складывается из стоимости израсходованных материальных ресурсов, затрат по оплате труда реализующей его команды и прочих расходов, связанных с особенностями конкретных видов работ.

  7. Проект имеет ограничения трех видов.

    • Ограничения по бюджету устанавливают предельную стоимость всего проекта или отдельных видов работ.

    • Ограничения по времени задают предельные сроки окончания либо всего проекта, либо некоторых работ. Например, тестовые испытания должны проводиться в присутствии представителя заказчика, который будет присутствовать в заданный период времени.

    • Ограничения по ресурсам определяются ограниченным составом команды или графиками поступления материальных ресурсов.

^ Жизненный цикл проекта – это промежуток времени между моментами его начала и завершения. Он делится на четыре фазы.

  1. Концептуальная фаза. Включает формулирование целей, анализ инвестиционных возможностей, обоснование осуществимости (технико-экономическое обоснование) и планирование проекта.

  2. Фаза разработки проекта. Включает определение структуры работ и исполнителей, построение календарных графиков работ, бюджета проекта, разработку проектно-сметной документации, переговоры и заключение контрактов с подрядчиками и поставщиками.

  3. Фаза выполнения проекта. Включает работы по реализации проекта, в том числе строительство, маркетинг, обучение персонала и т.п.

  4. Фаза завершения проекта. Включает в общем случае приемочные испытания, опытную эксплуатацию и сдачу проекта в эксплуатацию.

^ Результат проекта – это некоторая продукция или полезный эффект, создаваемые в ходе реализации проекта. В качестве результата, в зависимости от цели проекта, могут выступать: научная разработка, новый технологический процесс, программное средство, строительный объект, реализованная учебная программа, реструктурированная компания, сертифицированная система качества и т.д. Об успешности проекта судят по тому, насколько его результат соответствует по своим затратным, доходным, инновационным, качественным, временным, социальным, экологическим и другим характеристикам запланированному уровню.

Управляемыми параметрами проекта являются:

  1. объемы и виды работ;

  2. стоимость, издержки, расходы по проекту;

  3. временные параметры, включающие сроки, продолжительности и резервы выполнения работ и этапов проекта, а также взаимосвязи между работами;

  4. ресурсы, требуемые для осуществления проекта, в том числе человеческие или трудовые, финансовые, материально-технические, а также ограничения по ресурсам;

  5. качество проектных решений, применяемых ресурсов, компонентов проекта и прочее.

Задачами управления проекта являются:

  1. определение цели проекта и проведение его обоснования;

  2. создание структуры проекта (подцели, основные этапы работы, которые предстоит выполнить);

  3. определение необходимых объемов и источников финансирования;

  4. подбор команды исполнителей, подготовка и заключение контрактов со сторонними исполнителями;

  5. определение сроков выполнения проекта:

  6. составление графика его реализации:

  7. расчет необходимых для проекта материальных ресурсов, заключение контрактов с поставщиками;

  8. расчет сметы и бюджета проекта:

  9. планирование и учет рисков;

  10. обеспечение контроля за ходом выполнения проекта.

Управление проектом – это процесс планирования, организации и управления работами и ресурсами, направленный на достижение поставленной цели, как правило, в условиях ограничений на время, имеющиеся ресурсы или стоимость работ.

Управление проектом состоит из трех основных этапов:

  1. формирование плана проекта,

  2. контроль за реализацией плана и оперативная его коррекция,

  3. завершение проекта.

На первом этапе осуществляется обоснование проекта, составляется перечень работ и имеющихся ресурсов, производится распределение ресурсов по работам и оптимизация плана по критериям времени завершения проекта, суммарной стоимости проекта, равномерного распределения ресурсов, минимизации рисков. Здесь же производится заключение всех необходимых договоров со сторонними исполнителями, подрядчиками и поставщиками. Второй этап предполагает контроль выполнения проекта с целью своевременного выявления и устранения наметившихся отклонений от первоначального плана. При значительных отклонениях первоначальный план перерабатывается и составляется новый. Завершение проекта означает выполнение определенных регламентированных действий, необходимых для завершения и прекращения работ по проекту. Например, подписание акта приемки/сдачи выполненных работ.

В настоящее время для автоматизированного управления проектами используется методология сетевого планирования и управления. Эта методология была разработана в 1956 г. специалистами фирм "Дюпон" и "Ремингтон Ред" М.Уолкером и Д.Келли для проекта по модернизации заводов фирмы "Дюпон". Впечатляющим результатом ее использования является проектирование корпорацией "Локхид" ракетной системы "Поларис" для оснащения подводных лодок ВМС США. В результате применения методов сетевого планирования работы были выполнены на два года раньше намеченного срока! Одним из примеров успешного применения этого метода в России является восстановление храма Христа Спасителя в Москве.

^ Сетевое планирование и управление состоит из структурного и календарного планирования и оперативного управления.

Структурное планирование заключается в разбиении проекта на этапы и работы, оценки их длительности, определении последовательности их выполнения. Результатом структурного планирования является сетевой график работ, который используется для оптимизации проекта по длительности.

^ Календарное планирование заключается в составлении временной диаграммы работ и распределении между работами трудовых ресурсов (исполнителей). Результатом календарного планирования является диаграмма Ганта, графически отображающая периоды выполнения работ на оси времени. На этом этапе может выполняться оптимизация ресурсов и бюджета проекта.

^ Оперативное управление состоит в регулярном сопоставлении фактического графика работ с плановым. Результатом серьезных отклонений является принятие решений об изменении первоначального структурного или календарного плана.
^

1.2. Обзор систем управления проектами


Системы управления проектами образуют отдельный сектор программного обеспечения, который достаточно широко представлен на российском рынке. Появление подобных систем способствовало преобразованию искусства управления проектами в науку, в которой имеются четкие стандарты, методы и технологии.

  1. Стандарт, разработанный Институтом управления проектами (Project Management Institute) принят в качестве национального стандарта в США (стандарт ANSI).

  2. Стандарт по качеству в управлении проектами ISO 10006.

Применение этих технологий способствует своевременной реализации проектов в рамках выделенных бюджетов и с требуемым качеством.

Системы управления проектами используются для решения следующих основных задач.

  1. Структуризация и описание состава и характеристик работ, ресурсов, затрат и доходов проекта.

  2. Расчет расписания исполнения работ проекта с учетом всех имеющихся ограничений.

  3. Определение критических операций и резервов времени для исполнения других операций проекта.

  4. Расчет бюджета проекта и распределение запланированных затрат во времени.

  5. Расчет распределения во времени потребности проекта в основных материалах и оборудовании.

  6. Определение оптимального состава ресурсов проекта и распределения во времени их плановой загрузки.

  7. Анализ рисков и определение необходимых резервов для надежной реализации проекта.

  8. Определение вероятности успешного исполнения директивных показателей.

  9. Ведение учета и анализ исполнения проекта.

  10. Моделирование последствий управленческих воздействий с целью принятия оптимальных решений.

  11. Ведение архивов проекта.

  12. Получение необходимой отчетности.

На российском рынке в настоящее время наиболее популярными являются несколько систем управления проектами.

^ Microsoft Office Project 2007 – это комплексное решение корпорации Microsoft по управлению корпоративными проектами, которое позволяет управлять проектами любой сложности и включает в себя семейство следующих программных продуктов:

  1. MS Office Project Standart – пакет начального уровня для управления простыми проектами;

  2. MS Office Project Professional – пакет для профессионального управления проектами любой сложности на любом уровне управления;

  3. MS Office Project Server – серверный продукт, который используется для взаимодействия менеджеров проекта при управлении распределенными проектами;

  4. ^ MS Office Project Web Access – веб-интерфейс MS Project, позволяющий участникам проектов получить доступ к проектной информации через Internet Explorer.

Spider Project Professional (также существуют версии Desktop и Lite, разработчик "Технологии управления Спайдер") - пакет управления проектами, спроектированный и разработанный с учетом практического опыта, потребностей, особенностей и приоритетов Российского рынка. Этот пакет - единственная отечественная разработка среди популярных в России систем управления проектами.

Данный пакет в отличие от западных аналогов, имеет следующие особенности:

  1. встроенная система анализа рисков и управления резервами по срокам и стоимости работ;

  2. возможность создания, хранения и включения в проекты типовых фрагментов проектов;

  3. оптимизированная для российских условий организация групповой работы и мультипроектного управления.

Программные продукты компании ^ Primavera Inc:

  1. Primavera Project Planner Professional – профессиональная версия, предназначенная для автоматизации процессов управления проектами в соответствии с требованиями PMI (Project Management Institute) и стандартами ISO. В первую очередь этот пакет предназначен для использования в составе корпоративной информационной системы, хотя вполне может работать и автономно, помогая решать задачи календарно-сетевого планирования, определения критического пути, выравнивания ресурсов, и других задач моделирования проектов, групп проектов, портфелей и программ.

  2. ^ SureTrack Project Manager ориентирован на контроль выполнения небольших проектов или фрагментов крупных проектов. Может работать как самостоятельно, так и совместно с Project Planner в корпоративной системе управления проектами.

Open Plan (разработчик Welcom Software Technology, сейчас Deltek) обеспечивает полномасштабное мультипроектное управление, планирование по методу критического пути и оптимизацию использования ресурсов в масштабах предприятия. Может эффективно использоваться на всех уровнях контроля и управления проектами – от высшего руководства и менеджеров проектов, до начальников функциональных подразделений и рядовых исполнителей.

Open Plan позволяет руководителям разного уровня выполнять следующие функции:

  1. создавать оперативные планы проектов с учетом различных ограничений;

  2. определять уровень приоритетности проектов;

  3. задавать относительную степень важности проектов для распределения ресурсов;

  4. минимизировать риски;

  5. проводить анализ хода выполнения работ.

Welcom предлагает использовать профессиональную и "облегченную" версию продукта в совокупности (OpenPlan Professional + OpenPlan Desktop), так как они полностью интегрированы.

Для создания компьютерной модели проекта с использованием одной из упомянутых систем, необходимо проделать следующие шаги.

  1. Укрупненно описать проект – создать иерархическую структуру работ.

  2. Задать, какие составляющие стоимости будут использованы для финансового анализа и управления проектом.

  3. Составить перечень операций (работ, задач) проекта и задать их характеристики.

  4. Составить перечень ресурсов проекта и задать их характеристики,

  5. Задать взаимосвязи (ограничения на порядок исполнения) операций проекта.

  6. Назначить ресурсы на исполнение операций проекта.

  7. Назначить стоимости операциям, ресурсам и назначениям проекта.

  8. Задать ограничения на финансирование, поставки, сроки исполнения операций.

  9. Составить расписание исполнения работ проекта с учетом всех ограничений.

  10. Оптимизировать состав используемых ресурсов.

  11. Определить бюджет и распределение во времени плановых затрат проекта.

  12. Определить и промоделировать риски и неопределенности.

  13. Определить необходимые резервы, стоимости и потребности в материалах для исполнения запланированных показателей с заданной надежностью.

  14. Представить плановую информацию руководству и исполнителям.

В процессе исполнения проекта данные системы позволяют.

  1. Вести учет.

  2. Анализировать отклонения исполнения от запланированного.

  3. Прогнозировать будущие параметры проекта.

  4. Моделировать управленческие воздействия.

  5. Вести архивы проекта.
^

1.3. Контрольные вопросы


  1. Что такое проект?

  2. Какими свойствами обладает проект?

  3. Что такое жизненный цикл проекта и каковы его фазы?

  4. Что является результатом проекта?

  5. Какие параметры проекта выступают в качестве управляемых?

  6. Какие задачи решаются при управлении проектом?

  7. Что понимается под управлением проектом и каковы его основные этапы?

  8. Каковы составляющие сетевого планирования и управления?

  9. Для решения каких задач используются системы управления проектами?

  10. Какие системы управления проектами распространены на российском рынке программного обеспечения?

  11. Какие шаги следует проделать, чтобы создать компьютерную модель проекта?

  12. Какие средства контроля исполнения проекта имеют системы управления проектами?
^

2. Сетевое планирование и управление

2.1. Структурное планирование


Структурное планирование включает в себя несколько этапов:

  1. разбиение проекта на совокупность отдельных работ, выполнение которых необходимо для реализации проекта;

  2. построение сетевого графика, описывающего последовательность выполнения работ;

  3. оценка временных характеристик работ и анализ сетевого графика.

Основную роль на этапе структурного планирования играет сетевой график.

^ Сетевой график – это ориентированный граф, в котором вершинами обозначены работы проекта, а дугами – временные взаимосвязи работ.

Сетевой график должен удовлетворять следующим свойствам.

  1. Каждой работе соответствует одна и только одна вершина. Ни одна работа не может быть представлена на сетевом графике дважды. Однако любую работу можно разбить на несколько отдельных работ, каждой из которых будет соответствовать отдельная вершина графика.

  2. Ни одна работа не может быть начата до того, как закончатся все непосредственно предшествующие ей работы. То есть если в некоторую вершину входят дуги, то работа может начаться только после окончания всех работ, из которых выходят эти дуги.

  3. Ни одна работа, которая непосредственно следует за некоторой работой, не может начаться до момента ее окончания. Другими словами, если из работы выходит несколько дуг, то ни одна из работ, в которые входят эти дуги, не может начаться до окончания этой работы.

  4. Начало и конец проекта обозначены работами с нулевой продолжи­тельностью. Такие работы называются вехами и обозначают начало или конец наиболее важных этапов проекта.

Пример. В качестве примера рассмотрим проект "Разработка программного комплекса". Предположим, что проект состоит из работ, характеристики которых приведены в табл.2.1.

Таблица 2.1.

Номер работы

Название работы

Длительность

1

Начало реализации проекта

0

2

Постановка задачи

10

3

Разработка интерфейса

5

4

Разработка модулей обработки данных

7

5

Разработка структуры базы данных

6

6

Заполнение базы данных

8

7

Отладка программного комплекса

5

8

Тестирование и исправление ошибок

10

9

Составление программной документации

5

10

Завершение проекта

0

Сетевой график для данного проекта изображен на рис.2.1. На нем вершины, соответствующие обычным работам, обведены тонкой линией, а толстой линией обведены вехи проекта.



Рис. 2.1.  Сетевой график проекта

Сетевой график позволяет по заданным значениям длительностей работ найти критические работы проекта и его критический путь.

Критической называется такая работа, для которой задержка ее начала приведет к задержке срока окончания проекта в целом. Такие работы не имеют запаса времени. Некритические работы имеют некоторый запас времени, и в пределах этого запаса их начало может быть задержано.

^ Критический путь – это путь от начальной к конечной вершине сетевого графика, проходящий только через критические работы. Суммарная длительность работ критического пути определяет минимальное время реализации проекта.

Нахождение критического пути сводится к нахождению критических работ и выполняется в два этапа.

  1. Вычисление раннего времени начала каждой работы проекта. Эта величина показывает время, раньше которого работа не может быть начата.

  2. Вычисление позднего времени начала каждой работы проекта. Эта величина показывает время, позже которого работа не может быть начата без увеличения продолжительности всего проекта.

Критические работы имеют одинаковое значение раннего и позднего времени начала.

Обозначим – время выполнения работы , – раннее время начала работы , – позднее время начала работы . Тогда



где – множество работ, непосредственно предшествующих работе . Раннее время начальной работы проекта принимается равным нулю.

Поскольку последняя работа проекта – это веха нулевой длительности, раннее время ее начала совпадает с длительностью всего проекта. Обозначим эту величину . Теперь принимается за позднее время начала последней работы, а для остальных работ позднее время начала вычисляется по формуле:



Здесь – множество работ, непосредственно следующих за работой .

Схематично вычисления раннего и позднего времени начала изображены, соответственно, на рис. 2.2 и рис.2.3.



Рис. 2.2.  Схема вычисления раннего времени начала работы



Рис. 2.3.  Схема вычисления позднего времени начала работы

Пример. Найдем критические работы и критический путь для проекта "Разработка программного комплекса", сетевой график которого изображен на рис.2.1, а длительности работ исчисляются днями и заданы в табл.2.1.

Сначала вычисляем раннее время начала каждой работы. Вычисления начинаются от начальной и заканчиваются конечной работой проекта. Процесс и результаты вычислений изображены на рис.2.4.

Результатом первого этапа помимо раннего времени начала работ является общая длительность проекта .

На следующем этапе вычисляем позднее время начала работ. Вычисления начинаются в последней и заканчиваются в первой работе проекта. Процесс и результаты вычислений изображены на рисунке 2.5.



Рис. 2.4.  Вычисление раннего времени начала работ



Рис. 2.5.  Вычисление позднего времени начала работ

Сводные результаты расчетов приведены в табл.2.2. В ней выделены заливкой критические работы. Критический путь получается соединением критических работ на сетевом графике. Он показан пунктирными стрелками на рис.2.6.

Таблица 2.2.

Работа

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Раннее время начала

0

0

10

16

10

16

24

29

29

39

Позднее время начала

12

17

12

17

10

16

24

29

34

39

Резерв времени

0

0

2

1

0

0

0

0

5

0



Рис. 2.6.  Критический путь проекта

После вычисления величин и для каждой работы вычисляется резерв времени :



Эта величина показывает, насколько можно задержать начало работы без увеличения длительности всего проекта.

Для критических работ резерв времени равен нулю. Поэтому усилия менеджера проекта должны быть направлены в первую очередь на обеспечение своевременного выполнения этих работ.

Для некритических работ резерв времени больше нуля, что дает менеджеру возможность маневрировать временем их начала и используемыми ими ресурсами. Возможны такие варианты.

  1. Задержка начала работы на величину, не превышающую резерв времени, а требуемые для работы ресурсы направляются для выполнения работ критического пути. Это может дать уменьшение длительности критической работы и проекта в целом;

  2. Недогрузка некритической работы ресурсами. В результате длительность ее увеличивается в пределах резерва времени, а освободившийся ресурс задействуется для выполнения критической работы, что также приведет к уменьшению длительности ее и всего проекта.

В приведенном в примере проекте работы 3, 4 и 9 имеют резерв времени согласно табл.2.2.
^

2.2. Календарное планирование


На этапе календарного планирования разрабатывается календарный график, который называется диаграммой Ганта. Диаграмма Ганта отображает следующие параметры проекта:

  1. структуру работ, полученную на основе сетевого графика;

  2. состав используемых ресурсов и их распределение между работами;

  3. календарные даты, к которым привязываются моменты начала и завершения работ.

Построение календарного графика рассмотрим на примере проекта "Разработка программного комплекса". Прежде всего нужно определиться с ресурсами, которые будут использоваться этим проектом. Предположим, что в качестве ресурсов выступают только исполнители, и они распределены между работами согласно табл. 2.3.

Таблица 2.3.

работы

Название работы

Исполнитель

1

Начало реализации проекта

-

2

Постановка задачи

Постановщик

3

Разработка интерфейса

Программист1

4

Разработка модулей обработки данных

Программист1

5

Разработка структуры базы данных

Программист2

6

Заполнение базы данных

Программист2

7

Отладка программного комплекса

Программист1

Программист2

8

Тестирование и исправление ошибок

Программист1

Программист2

Постановщик

9

Составление программной документации

Постановщик

10

Завершение проекта

-

Выберем дату начала проекта – 7 сентября 2009г. (понедельник). При составлении календарного графика учитываются только рабочие дни. Нерабочими считаются все субботы и воскресенья, а также официальные праздничные дни, ближайший из которых – 4 ноября.

Календарный график (диаграмма Ганта) изображен на рис.2.7, где ромбиками обозначены вехи, сплошными линиями – продолжительность работ, сплошными линиями со стрелками – резерв времени работ, пунктирными линиями – связь между окончанием предшествующих и началом последующих работ.



Рис. 2.7. 



Рис. 2.8. 

На основании диаграммы Ганта может быть построен график загруженности ресурсов. Этот график показывает процент загрузки конкретного трудового ресурса в ходе выполнения проекта. По оси абсцисс откладывается временной интервал проекта, а по оси ординат – суммарный процент загруженности исполнителя по всем задачам проекта, которые он выполняет в текущий момент времени.

Обычно исполнитель целиком занят решением некоторой задачи и по ее завершении переходит к следующей. Это соответствует 100% загрузки. Однако, в некоторых случаях он может быть параллельно задействован в 2 или более задачах, выделяя для их решения часть рабочего времени. Например, две задачи по 50% каждая, то есть по половине рабочего дня на задачу. График загруженности ресурса позволяет в этом случае контролировать суммарную занятость исполнителя и выявить возможные периоды перегрузки, когда ему запланировано больше работы, чем он может выполнить в течение рабочего дня. Об этом свидетельствует суммарная загруженность более 100%.

Пример графиков загруженности ресурсов проекта "Разработка программного комплекса" изображен на рис.2.8. Он построен, исходя из предположения, что каждый работник занят на 100% выполнением запланированной ему задачи. Из графиков видно, что Постановщик перегружен в период с 16 по 23 октября, поскольку в этот промежуток ему назначены две параллельные работы. Область его перегруженности выделена на соответствующем графике штриховкой.
^

2.3. Оперативное управление


На этапе оперативного управления происходит выполнение работ по проекту и непрерывный контроль над ходом его реализации. Каким бы хорошим ни был первоначальный план, жизнь обязательно внесет в него свои коррективы. Поэтому задачами менеджера являются:

  1. отслеживание фактического графика выполнения работ;

  2. сравнение фактического графика с плановым;

  3. принятие решений по ликвидации наметившихся отклонений от плана;

  4. перепланирование проекта в случае значительных отклонений.

Первые две задачи решаются при помощи диаграммы Ганта. На ней параллельно линиям продолжительности работ наносятся линии, обозначающие процент фактического выполнения этих работ. Это позволяет легко обнаружить возникшие отклонения.

Метод ликвидации отклонения зависит от имеющихся в распоряжении менеджера ресурсов. Для завершения запаздывающей работы можно либо привлечь дополнительных работников (дополни­тельные ресурсы), либо использовать тот же состав работников в сверхурочном режиме. В обоих случаях за ликвидацию отклонения придется платить увеличением стоимости проекта (незапланированная ранее оплата дополнительных работников, ресурсов и сверхурочных работ).

Если же отклонение таково, что не может быть исправлено привлечением дополнительных и сверхурочных ресурсов, или увели­чение стоимости проекта недопустимо, нужно заново перепланировать проект и выполнить следующие действия:

  1. завершенным работам приписываются нулевые значения длительности;

  2. для частично выполненных работ устанавливаются значения длительности, соответствующие оставшемуся объему работ;

  3. в сетевой график вносятся структурные изменения с целью ликвида­ции оказавшихся ненужными работ и добавления других, ранее незапланированных;

  4. повторный расчет критического пути и повторное календарное планирование проекта.

После создания скорректированного проекта он утверждается руководством и начинается его реализация и оперативное управление. Такая корректировка может выполняться несколько раз.
^

2.4. Контрольные вопросы


  1. Какие этапы входят в методологию структурного планирования?

  2. Что такое сетевой график?

  3. Какими свойствами обладает сетевой график?

  4. Что такое критическая работа?

  5. Что такое критический путь?

  6. Каковы этапы нахождения критического пути?

  7. Как вычисляется раннее время начала работы?

  8. Как вычисляется позднее время начала работы?

  9. Как найти критические работы по значениям раннего и позднего времени начала работ?

  10. Что такое резерв времени работы?

  11. Каким образом резерв времени работы может быть использован?

  12. Что такое диаграмма Ганта?

  13. Привести пример диаграммы Ганта.

  14. Для чего предназначен график загруженности ресурсов?

  15. Каким образом по графику загруженности ресурсов можно найти перегрузку ресурса?

  16. Привести пример графика загруженности ресурса.

  17. В чем сущность процесса оперативного управления?

  18. Какие действия следует выполнить при перепланировании проекта в процессе оперативного управления?
^

3. Планирование задач проекта в Microsoft Office Project 2007

3.1. Создание проекта




Рис. 3.1.  Основные элементы окна Microsoft Project

Окно Microsoft Office Project 2007 изображено на рис. 3.1 и состоит из следующих элементов:

  1. строка меню;

  2. панели инструментов;

  3. строка ввода;

  4. панель представлений;

  5. рабочая область;

  6. строка состояния.

Строка меню, панели инструментов и строка состояния являются стандартными для всех Windows-приложений, и приемы работы с ними такие же, как и в Microsoft Office.

^ Строка ввода предназначена для ввода и редактирования данных в ячейки таблиц (наподобие строки формул в Excel).

Панель представлений используется для переключения между представлениями рабочей области окна. Все данные о проекте хранятся в единой базе данных, состоящей из большого количества полей. Представление – это способ отображения части связанных между собой данных из общей базы данных проекта. В системе реализовано достаточно большое количество представлений – диаграмма Ганта, сетевой график, календарь, график ресурсов и т.д. При желании можно изменять стандартные представления, добавляя или удаляя отображаемые в их таблицах поля данных.

При первом запуске программы панель представлений может отсутствовать. Для ее отображения следует выбрать пункт меню ^ Вид/Панель представлений. Переключение между представлениями производится щелчком мыши по значку нужного представления.

Рабочая область предназначена для отображения выбранного представления. Она может содержать таблицы, диаграммы, графики, формы и используется как для просмотра, так и для редактирования данных проекта. Приемы работы с рабочей областью зависят от представления и будут рассмотрены в следующих лекциях.

Для создания нового проекта следует выбрать пункт меню Файл/Создать. Будет создан пустой проект с пустой базой данных.

Прежде всего необходимо задать ключевые параметры проекта в окне сведений о проекте (пункт меню ^ Проект/Сведения о проекте), изображенном на рис. 3.2.. Установки этого пункта имеют определяющее значение для всего последующего процесса планирования.



Рис. 3.2.  Окно сведений о проекте

В системе возможно два варианта планирования проекта, задаваемых полем Планирование.

  1. Значение даты начала проекта означает, что фиксируется начальная дата проекта. Эта дата становится директивной датой начала первой работы. Остальные работы планируются как можно раньше, т.е. для них назначаются самые ранние из возможных сроки начала работ. Дата окончания проекта является вычисляемой величиной и не может быть изменена вручную.

  2. Значение даты окончания проекта позволяет зафиксировать конечную дату проекта. Эта дата становится директивной датой завершения последней работы. Остальные работы планируются как можно позже, т.е. для них назначаются самые поздние из возможных сроков окончания работ. Дата начала проекта является вычисляемой и не может быть изменена вручную.

Поле Календарь устанавливает календарь (график) рабочего времени, используемый по умолчанию при планировании работ. В качестве такового следует использовать календарь, по которому работает большинство сотрудников, занятых в проекте.

В системе предопределены три базовых календаря:

  1. стандартный – соответствует обычной 40-часовой рабочей неделе с часовым перерывом и выходными в субботу и воскресенье. Рабочим считается время с 9 до 18 часов;

  2. 24 часа – непрерывный календарь рабочего времени без перерывов и выходных. Используется для планирования непрерывных технологических процессов (например, выплавка стали);

  3. ночная смена – календарь, в котором используется 40-часовая рабочая неделя, но рабочим считается время с 23 до 8 часов с часовым перерывом.

Предопределенные календари могут не соответствовать графику работы организации, поэтому менеджер проекта имеет возможность изменить предопределенный календарь или создать свой собственный.

Поле ^ Дата отчета устанавливает дату, для которой будут рассчитываться характеристики проекта при формировании системой различных форм отчетности. В основном, этот параметр влияет на показатели проекта, относящиеся к этапу его реализации, что будет рассматриваться в соответствующем разделе.

Для сохранения нового проекта следует выбрать пункт меню ^ Файл/Сохранить как и задать в открывшемся диалоге сохранения файла папку, тип файла – проект и имя файла.

Сохранение существующего проекта выполняется пунктом меню Файл/Сохранить. В этом случае все параметры расположения файла проекта уже известны. Поэтому диалог не открывается и сохранение происходит автоматически.

Для загрузки проекта нужно выбрать пункт меню Файл/Открыть и в появившемся диалоге открытия файла выбрать ранее сохраненный файл проекта.
^

3.2. Календари проекта


Как уже отмечалось выше, в системе предопределены три базовых календаря. В качестве календаря по умолчанию используется календарь Стандартный. Он соответствует 40-часовой рабочей неделе с пятью рабочими днями (с понедельника по пятницу) и рабочим временем с 9 до 18 часов (с перерывом с 13 до 14 часов).

Стандартный календарь не учитывает официальные праздники и выходные дни, принятые в конкретной организации. Кроме того, график работы организации в течение рабочего дня может не совпадать со стандартным. Поэтому первым этапом работы с проектом является настройка семейства календарей проекта.

^ Семейство календарей проекта состоит из календарей трех видов: базовые, календари ресурсов и календари задач.

Базовый календарь – некоторая заготовка календаря, которая соответствует графику рабочего времени организации, подразделения, сотрудников, совместителей, подрядчиков, отдельных работ проекта. Один из базовых календарей (Стандартный) должен соответствовать наиболее распространенному в организации графику рабочего времени и используется как календарь по умолчанию.

^ Календарь ресурса – задает график работы отдельных исполнителей или групп исполнителей. Этот календарь должен учитывать конкретные особенности рабочего времени сотрудников: отпуска, командировки, отгулы, пропуски по больничным листам и т.п. В качестве календаря ресурса используется один из предварительно созданных базовых календарей.

^ Календарь задачи – индивидуальный календарь реализации некоторой задачи (работы) проекта, отличающийся от стандартного. Календарь задачи должен учитывать ее специфику и особенности. Он назначается из перечня предварительно созданных базовых календарей.

^ Создание и редактирование базовых календарей происходит в пункте меню Сервис/Изменить рабочее время. Окно для работы с календарем изображено на рис. 3.3.

Это окно имеет следующие основные элементы.

  1. Поле со списком Для календаря. Используется для выбора базового календаря, подлежащего редактированию.

  2. Кнопка Создать новый календарь. Предназначена для создания нового базового календаря. При этом новый календарь может быть создан копированием уже существующего базового календаря.

  3. Таблица календаря. Отображает график рабочего времени выбранного календаря. Слева от таблицы в виде легенды изображены способы отображения различных фрагментов календаря: рабочее, нерабочее и измененное рабочее время, дни исключений и нестандартных рабочих недель. Справа от таблицы отображается график рабочего времени для выбранного дня таблицы (на рис. 3.3 для даты 28.07.08 рабочими часами являются промежутки 9:00–13:00 и 14:00–18:00).



Рис. 3.3.  Окно настройки календарей

  1. Вкладка Исключения. Отображает список исключений, добавленных в календарь. Исключения предназначены для ввода данных о нерабочих днях (праздники, отпуска, отгулы и т.п.) и для создания рабочих дней с нестандартным графиком (предпраздничные дни и т.п.). Исключение задается отдельной строкой списка, в которую заносятся название, даты начала и окончания исключения. Для удаления строки из списка предназначена кнопка Удалить, а для редактирования параметров исключения – кнопка Подробности. Для ввода подробностей открывается отдельное окно, изображенное на рис. 3.4. Здесь заданы параметры исключения Отпуск длительностью 28 календарных дней с 28.07.08 по 24.08.08. Параметры окна позволяют задать указанный период нерабочим (переключатель Нерабочее время) или нестандартным рабочим временем (переключатель и список Рабочие часы); шаблон повторения (группа полей Повторить) с интервалом день, неделя, месяц, год; границы исключения (группа полей Пределы повторения).



Рис. 3.4.  Окно сведений об исключении

  1. Вкладка Рабочие недели. Содержит список описаний видов используемых в проекте рабочих недель. Рабочая неделя задает рабочий график по дням недели (с понедельника по воскресенье). В проекте можно использовать рабочие недели разных видов: обычные (нормальный график), "штурмовые" для экстренных случаев (все дни недели являются рабочими, рабочий день длится 10 часов), "облегченные" (рабочий день длится до обеда) и т.д. В системе предопределен не удаляемый вид По умолчанию, срок действия которого неограничен. Он используется для описания нормального рабочего графика, принятого в организации. Все остальные описания рабочих недель уточняют этот график в заданный период времени и не должны пересекаться между собой. Описание рабочей недели состоит из названия, дат начала и окончания ее действия, а также графиком работы, который задается в окне сведений, открываемом кнопкой Подробности. Это окно изображено на рис. 3.5. Список Выберите дни используется для выбора дней, для которых требуется изменить график работы. Щелчок мыши с удерживанием нажатой клавиши Ctrl позволяет выделить сразу несколько дней. Переключатель Использовать для этих дней значения времени по умолчанию задает для выбранных дней стандартный график (9:00–13:00 и 14:00–18:00). Чтобы сделать день недели нерабочим, нужно установить переключатель Задать нерабочие дни. Для использования нестандартного графика предназначен переключатель Задать дни для использования этих рабочих часов, при использовании которого следует заполнить таблицу промежутков рабочего времени. Так на рис. 3.5 для всей недели с понедельника по пятницу устанавливается нестандартный график 8:00–12:00 и 13:00­–17:00.



Рис. 3.5.  Окно сведений о рабочей неделе

  1. Кнопка Параметры. Открывает окно параметров календаря, которые используются системой в процессе планирования. Это окно изображено на рис. 3.6. Его также можно открыть из меню: Сервис/Параметры вкладка Календарь. Установки этого окна не изменяются автоматически при изменении параметров рабочей недели По умолчанию и должны изменяться пользователем самостоятельно. Так, при использовании графика работы согласно рис. 3.5 следует соответственно изменить Время начала по умолчанию на 8:00, а Время окончания по умолчанию на 17:00. Назначение полей этого окна кратко описанов табл.3.1.

Таблица 3.1.

Параметр

Назначение

День начала недели

При группировке дней в неделе неделя будет отсчитываться с указанного дня

Месяц начала финансового года

При отображении на календарях номера финансового года он будет начинаться не с даты начала календарного года, а с даты начала указанного месяца

Время начала по умолчанию

Используется как время начала работы, если пользователь задал дату начала работу, но не указал время начала

Время окончания по умолчанию

Используется как время окончания работы, если пользователь задал дату окончания, но не задал время окончания

Часов в дне

Количество рабочих часов в одном дне

Часов в неделе

Количество рабочих часов в одной неделе

Дней в месяце

Количество рабочих дней в одном месяце

Три последних параметра используются при пересчете длительности работы из одной единицы измерения в другую. Например, пусть параметр Часов в дне равен 8, а длительность работы задана в 3 дня. Тогда система при необходимости пересчета длительности работы в часы будет считать, что работа длится 24 часа. Этот пересчет не зависит от графика работы в конкретные календарные дни, на которые может быть запланирована работа.



Рис. 3.6.  Окно параметров календаря
^

3.3. Особенности планирования задач в системе Microsoft Project 2007


Работы проекта могут быть нескольких видов:

  1. обычная работа (в дальнейшем обозначается словом работа или задача);

  2. веха;

  3. фаза;

  4. суммарная задача проекта.

Работа обозначает какие-то действия, направленные на выполнение некоторой части проекта. Веха – это работа нулевой длины. Вехи предназначены для фиксации в плане проекта контрольных точек, в которых происходят важные с точки зрения управления проектом события. Например, завершение одного этапа работ и начало другого. Обычно вехи используются для обозначения начала и окончания проекта, а также для обозначения конца каждой фазы.

Фаза – это составная работа, состоящая из нескольких работ и завершаемая вехой. Фаза описывает определенный логически законченный этап проекта и может состоять как из работ, так и из других фаз.

Для разграничения работ и фаз в системе принято следующее правило. Все работы разделены на уровни, задающие их иерархию. Любая работа, имеющая подчиненные работы низшего уровня, является фазой. Все остальные работы фазами не являются.

^ Суммарная задача проекта – это искусственно создаваемая системой работа, длительность которой равна длительности всего проекта. Эта работа используется для вычисления, отображения и анализа обобщенных данных о проекте, используемых им ресурсах и его стоимостных характеристиках.

Связь между задачами определяет, каким образом время начала или окончания одной задачи влияет на время окончания или начала другой. В Microsoft Project существует четыре типа связей:

  1. окончание–начало;

  2. начало–начало;

  3. окончание–окончание;

  4. начало–окончание.

Связь типа окончание–начало – это наиболее распространен­ный случай связи между работами. При такой связи работа В не может начаться раньше, чем закончится работа А. Этот тип связи изображен на рис. 3.7а.

Связь типа начало–начало означает, что работа В не может начаться, пока не начнется работа А. При помощи такой связи обычно объединяются задачи, которые могут выполняться параллельно. Например, обучение персонала работе с программой и ввод данных в программу могут проходить одновременно, но ввод данных не может начаться, пока не начнется обучение персонала. Связь начало–начало изображена на рис. 3.7б.

Связь окончание–окончание обозначает зависимость, при которой задача В не может закончиться до тех пор, пока не закончится задача А. Обычно такой связью объединяются работы, которые выполняются одновременно, но при этом одна не может закончиться раньше другой. Например, ввод в эксплуатацию программы и ее тестирование и отладка могут выполняться параллельно. В процессе ввода в эксплуатацию происходит обучение персонала, подготовка и ввод данных. Однако ввод в эксплуатацию не может быть завершен, пока не завершено тестирование и исправление найденных в программе ошибок. Связь окончание–окончание изображена на рис. 3.7в.

Связь типа начало–окончание обозначает зависимость, при которой работа ^ В не может закончиться, пока не началась работа А. Например, А – ввод программы в промышленную эксплуатацию, начало которого намечено на строго определенную дату. В – опытная эксплуатация программы, которая не может быть закончена, пока не начнется ввод программы в промышленную эксплуатацию. При этом увеличение длительности задачи А не влечет увеличение длительности задачи В. Связь начало–окончание изображена на рис. 3.7г.



Рис. 3.7.  Типы связей между работами

На этом рисунке прямоугольником изображена длительность работы. Левая сторона прямоугольника соответствует началу работы, а правая – окончанию. Взаимное расположение сторон, связанных стрел­ками, характеризует зависимость между началом и окончанием работ.

При планировании реальных проектов часто оказывается, что изображенных на рис. 3.7 связей между работами оказывается недоста­точно. Например, работы "тестирование программного комплекса и исправление ошибок" и "составление программной документации" не обязательно должны строго следовать друг за другом. Составление документации может быть начато, не дожидаясь окончания тестирования.

Для таких случаев в Microsoft Project предназначены задержки и опережения. На рис. 3.8 изображено их влияние на связи типа окончание–начало (а), начало–начало (б), окончание–окончание (в) и начало–окончание (г). Левый рисунок соответствует задержке, а правый – опережению.

Нередко некоторые работы проекта нужно привязать к реальной календарной дате. Например, представитель заказчика приезжает 15 сентября для ознакомления с разрабатываемой программой. Поэтому работа "Подготовка демонстрационной версии" должна быть закончена не позднее 15 сентября. Подобная привязка работы к дате называется ее ограничением.

В табл.3.2 приведены используемые в Microsoft Project ограничения работ и их действие. Ограничение является жестким условием и влияет на процесс планирования: система ведет планирование так, чтобы выполнить все заданные ограничения.

Альтернативой ограничениям являются крайние сроки. ^ Крайний срок– это дата, позже которой задача не может быть завершена. Однако, в отличие от ограничения, наличие крайнего срока не оказывает влияния на процесс планирования. Система лишь сигнализирует соответствующими индикаторами о наличии или нарушении установленного крайнего срока.



Рис. 3.8.  Действие задержки и опережения

Таблица 3.2.

Тип ограничения

^ Действие ограничения

Как можно раньше

Задача размещается в расписании как можно раньше. Это ограничение используется по умолчанию при планировании проекта от даты его начала

Как можно позже

Задача размещается в расписании как можно позже. Это ограничение используется по умолчанию при планировании проекта от даты его окончания

Окончание не позднее заданной даты

Указанная в ограничении дата задает самую позднюю дату завершения работы. Для проекта, планируемого от даты окончания, это ограничение назначается работе, если для нее явно указать дату ее окончания

Начало не позднее указанной даты

Заданная дата означает наиболее позднюю дату начала работы. Для проекта, планируемого от даты окончания, это ограничение назначается работе, если явно указать дату ее начала

Окончание не ранее заданной даты

Эта дата задает наиболее ранний срок завершения работы. Для проекта, планируемого от даты начала, это ограничение назначается работе, если явно указать дату ее окончания

Начало не ранее заданной даты

Эта дата означает наиболее ранний срок начала работы. Для проекта, планируемого от даты начала, это ограничение назначается работе, если явно указать дату ее начала

Фиксированное начало

Работа всегда будет начинаться с указанной даты. Связи с предыдущими и последующими работами не способны изменить положение такой задачи в расписании

Фиксированное окончание

Работа всегда будет заканчиваться в указанную дату. Ее связи с другими задачами не способны изменить эту дату

Некоторые задачи могут носить регулярный, повторяющийся характер (еженедельная профилактика, составление месячной или квартальной отчетности и т.п.). Такие задачи называются повторяющимися.
^

3.4. Ввод данных о задачах проекта


После создания проекта, настройки его параметров и календарей, следует ввести данные о работах проекта. Ввод данных выполняется в следующей последовательности:

  1. составить полный перечень работ, выделив в нем фазы и вехи;

  2. ввести перечень фаз, задач и вех проекта;

  3. создать связи между задачами;

  4. для каждой задачи определить длительность;

  5. установить типы связей, задержки и опережения;

  6. установить точную дату начала или окончания проекта;

  7. задать ограничения, крайние сроки и календари задач.

Составление перечня задач начинается с выделения этапов проекта. Каждому этапу будет соответствовать фаза. При необходимости, особенно для крупных проектов, этапы могут разделяться на более мелкие этапы. В этом случае фаза будет состоять из более мелких фаз. Когда перечень этапов готов, составляется список задач, выполняемых на каждом этапе. В качестве последней работы этапа используется задача нулевой длины, которой соответствует веха.

В качестве примера рассмотрим проект "Разработка программного комплекса", описанный в лекции 2. Перечень его фаз, задач и вех приведен в табл. 3.3.

Таблица 3.3.



Название

ВидЗадачи

1

Начало реализации проекта

Веха

2

Программирование

Фаза

3

Постановка задачи

Задача

4

Разработка интерфейса

Задача

5

Разработка модулей обработки данных

Задача

6

Разработка структуры базы данных

Задача

7

Заполнение базы данных

Задача

8

Программирование завершено

Веха

9

Отладка

Фаза

10

Отладка программного комплекса

Задача

11

Тестирование и исправление ошибок

Задача

12

Составление программной документации

Задача

13

Отладка завершена

Веха

14

Конец проекта

Веха

Вехи начала и конца проекта не относятся ни к одной из фаз, поскольку относятся к проекту в целом. Остальные работы и вехи расположены непосредственно ниже фазы, к которой они принадлежат.

^ Ввод перечня задач проекта выполняется в любом из представлений, имеющем таблицу для ввода данных. Лучше всего для этого подходит Диаграмма Ганта, в которой помимо таблицы отображается календарный график проекта. Пустая диаграмма Ганта изображена на рис. 3.1.

Для ввода задачи достаточно в пустой строке таблицы ввести ее название в столбец ^ Название задачи. По умолчанию длительность новой задачи принимается равной одному дню, а дата начала задачи – дате начала проекта. Рядом с величиной длительности изображается вопросительный знак, что говорит о том, что это значение длительности является предварительным и задано системой. После назначения длительности пользователем вопросительный знак исчезает.

Введем в таблицу ввода диаграммы Ганта перечень задач проекта в том порядке, в котором они перечислены в табл.3.3. Непременное условие ввода: задачи, входящие в некоторую фазу должны следовать в таблице непосредственно после названия этой фазы. Результат ввода изображен на рис. 3.9.

Для преобразования задачи в веху достаточно установить нулевую длительность работы. Для преобразования задачи в фазу нужно выполнить следующие действия:

  1. проверить правильность расположения названия фазы и названий входящих в нее задач (они должны быть расположены непосредственно после фазы);

  2. выделить все входящие в фазу задачи, используя в качестве области выделения номера задач (кроме самой фазы);

  3. нажатием кнопки (увеличить отступ) выделенные задачи помещаются на один уровень иерархии ниже и подчиняются первой предшествующей им не выделенной задаче, которая становится фазой.



Рис. 3.9.  Первоначальный ввод задач проекта

Результат преобразования задач в вехи и фазы изображен на рис. 3.10. Вехи изображены на диаграмме ромбиками с указанием даты, а фазы – горизонтальными скобками, охватывающими все свои задачи от момента начала первой и до момента окончания последней. В заголовок фазы помещается значок структуры или , предназначенный для сворачивания/разворачивания перечня включенных в нее задач.



Рис. 3.10.  Результат преобразования задач в вехи и фазы

В сложных проектах с большим количеством фаз и вложеннлстью их друг в друга возникает необходимость неоднократной реорганизации распределения задач по уровням. Для этого предназначены кнопки на панели инструментов:

  1. (увеличить отступ) – поместить выделенные работы на один уровень ниже ;

  2. (уменьшить отступ) – поместить выделенные работы на один уровень выше.

^ Создание связей между задачами выполняется как непосредственно в календарном графике, так и в таблице ввода данных.

На календарном графике следует навести указатель мыши на значок задачи, нажать левую кнопку мыши и, не отпуская ее, переместить указатель на значок другой задачи, после чего отпустить мышь. Между ними будет установлена связь.

Связывание задач в таблице ввода данных выполняется при помощи столбца Предшественник, в который вводятся номера непосредственно предшествующих задач, разделенные точкой с запятой.

Создание линейной последовательности связей можно выполнить так:

  1. выделить в таблице все последовательно связываемые задачи:

  2. выбрать пункт меню ^ Правка/Связать задачиv – связи устанавливаются в соответствии с последовательностью выделения задач.

Календарный график проекта "Разработка программного комплекса" после создания связей изображен на рис. 3.11.



Рис. 3.11.  Результат добавления связей между задачами

Назначение длительности задач можно выполнить двумя способами:

  1. изменить значение в столбце Длительность таблицы ввода данных;

  2. двойным щелчком мыши по строке задачи открыть окно ^ Сведения о задаче и на вкладке Общие установить значение длительности.

По умолчанию длительность задается в днях. Однако единицу измерения можно изменить, указав ее рядом с числовым значением. Например, 10д означает 10 дней, 10ч – 10 часов, 10м – 10 минут, 10мес – 10 месяцев.

Установим длительности задач в соответствии с табл.3.4.

Таблица 3.4.

Номер работы

Название работы

Длительность

1

Начало реализации проекта

-

2

Программирование

-

3

Постановка задачи

10

4

Разработка интерфейса

5

5

Разработка модулей обработки данных

7

6

Разработка структуры базы данных

6

7

Заполнение базы данных

8

8

Программирование завершено

-

9

Отладка

-

10

Отладка программного комплекса

5

11

Тестирование и исправление ошибок

10

12

Составление программной документации

-

13

Отладка завершена

-

14

Конец проекта

-

Результат преобразований изображен на рис. 3.12. На календарном графике автоматически учтены заданные в календаре рабочего времени выходные и праздничные дни. Если работа прерывается нерабочими днями, ее календарная длительность будет увеличена на количество прервавших ее дней.



Рис. 3.12.  Результат ввода длительности задач

По умолчанию создаваемая связь имеет тип "окончание-начало" без задержек или опережений.

Уточнение типа связей и ввод значений задержек или опережений может быть выполнено тремя способами.

  1. Первый способ – двойной щелчок мыши по линии со стрелкой, обозначающей связь между задачами на календарном графике. В открывшемся окне Зависимость задач имеется всего два поля: тип и запаздывание. Тип принимает одно из четырех значений: ОН (окончание–начало), НН (начало–начало), ОО (окончание–окончание), НО (начало–окончание). Запаздывание задается числом и единицей измерения, аналогично длительности задачи. Положительное значение запаздывания означает задержку работы-последователя, отрицательное значение – опережение. Помимо двух полей окно имеет кнопку Удалить для удаления связи.

Этот способ не очень удобен тем, что при большом количестве работ и связей между ними найти нужную связь на календарном графике может оказаться непросто.

  1. Второй способ – окно ^ Сведения о задаче (двойной щелчок мыши по строке задачи), на вкладке Предшественники которого находится таблица с перечнем всех задач-предшественников. Столбцы Тип и Запаздывание этой таблицы устанавливают свойства соответствующей связи. Для удаления связи нужно в качестве типа связи выбрать значение Нет.

  2. Третий способ – редактирование связей при помощи формы. Этот способ применяется, когда требуется редактировать большое количество связей.

Форма выводится на экран пунктом меню Окно/Разделить, а убирается пунктом Окно/Снять разделение. По умолчанию форма имеет вид Ресурсы и предшественники, но через ее контекстное меню можно установить вид Предшественники и последователи, изображенный на рис. 3.13, в котором и редактируются параметры связей.



Рис. 3.13.  Форма "Предшественники и последователи"

Для редактирования требуется выбрать задачу либо в таблице, либо на календарном графике, после чего форма заполняется значениями ее параметров. Левый список содержит все задачи-предшественники, а правый – задачи-последователи с указанием типа связи и значения запаздывания. Редактирование связи заключается в изменении значений столбцов Тип и Запаздывание.

^ Дата начала/окончания проекта устанавливается в окне сведений о проекте, изображенном на рис. 3.2. После ее изменения система автоматически перепланирует проект с учетом нового значения.

Ограничения, крайние сроки и календари задач устанавливаются в окне Сведения о задаче на вкладке Дополнительно, которая изображена на рис. 3.14.



Рис. 3.14.  Вкладка Дополнительно окна сведений о задаче

Ограничение задается полями Тип ограничения и Дата ограничения. В эти поля вводятся соответственно тип ограничения (см. табл. 3.2) и дата, в том случае, когда тип ограничения требует указать конкретную дату. Крайний срок вводится в поле Крайний срок. Задача, для которой установлено ограничение помечается значком в столбце идентификаторов таблиц представлений. Установленный крайний срок обозначается значком на диаграмме Ганта, как это показано на рис. 3.15.

Календарь задачи выбирается из числа базовых календарей в поле Календарь. По умолчанию это поле содержит Нет. В этом случае задача планируется по стандартному календарю и календарю назначенных на нее ресурсов. Если указать календарь задачи, она будет планироваться на периоды времени, которые являются рабочими как в календаре задачи, так и в календаре ее ресурсов.

В этом же окне имеется поле Код СДР, которое содержит уникальный код задачи в структуре проекта. По умолчанию этот код автоматически формируется системой. Пользователь сам может определить порядок формирования кода СДР при помощи пункта меню Проект/СДР/Определить код.



Рис. 3.15.  Обозначения ограничений и крайних сроков

Добавление в проект повторяющейся задачи выполняется при помощи пункта меню Вставка/Повторяющаяся задача, который открывает окно ее свойств (рис. 3.16), задающее сроки и периодичность повторения. В качестве примера используется задача Профилактика, которая имеет длительность один день, проводится раз в две недели с 30 июня по 30 сентября.



Рис. 3.16.  Окно свойств периодической задачи

Результат планирования этой задачи на диаграмме Ганта изображен на рис. 3.17.



Рис. 3.17.  Периодическая задача на диаграмме Ганта
^

3.5. Контрольные вопросы


  1. Из каких элементов состоит окно Microsoft Office Project 2007?

  2. Что такое представление и панель представлений?

  3. Для чего предназначено окно сведений о проекте?

  4. Какие два варианта планирования проекта используются системой?

  5. Какие три базовых календаря предопределены в системе?

  6. Как создать и сохранить проект?

  7. Какие виды календарей образуют семейство календарей проекта?

  8. Как создать или отредактировать базовый календарь?

  9. Для чего предназначены исключения календаря?

  10. Что задают рабочие недели календаря?

  11. Какие параметры планирования устанавливаются для календаря?

  12. Какие виды задач используются системой для планирования проекта?

  13. Какие виды связей между задачами могут быть установлены?

  14. Что такое задержки и опережения?

  15. Что такое ограничение и какие виды ограничений используются в системе?

  16. Для чего нужны крайние сроки?

  17. Какова последовательность ввода данных о задачах проекта?

  18. Как составляется перечень задач проекта?

  19. Как правильно ввести перечень задач?

  20. Как преобразовать задачу в фазу или веху?

  21. Как создать связи между задачами?

  22. Как задать длительности задач?

  23. Как уточнить тип связи и задать задержку или опережение?

  24. Как задать дату начала/окончания проекта?

  25. Как задать ограничения, крайние сроки и календарь задачи?

  26. Как добавить в проект повторяющуюся задачу?
^

4. Таблицы и представления

4.1. Виды таблиц в Microsoft Project


Все данные о проекте в Microsoft Project хранятся в двух наборах данных. Первый содержит данные о задачах, а второй – данные о ресурсах. Эти наборы данных содержат множество полей с полным перечнем параметров задач и ресурсов.

На различных этапах работы над конкретным проектом требуется редактировать или просматривать только незначительную часть этих параметров. Поэтому в системе используется много мелких таблиц, содержащих данные применительно к некоторому контексту (ввод данных, информация о затратах, отслеживание проекта и т.п.). Эти таблицы разделены на две непересекающиеся группы таблиц:

  • таблицы с данными о задачах;

  • таблицы с данными о ресурсах.

Такие мелкие таблицы используются внутри представлений. Большинство представлений имеют в своем составе таблицу. Как и таблицы, представления разбиты на две непересекающиеся группы: представления задач и ресурсов. Представления задач предназначены для работы с задачами и могут содержать только таблицы первого вида. К таким представлениям относятся Диаграмма Ганта, Диаграмма Ганта с отслеживанием, Использование задач и другие. Представления ресурсов предназначены для работы с ресурсами и могут содержать только таблицы второго вида: Лист ресурсов, Использование ресурсов и т.п.. Некоторые представления отображают данные о задачах или ресурсов без использования таблиц: Календарь, Сетевой график, График ресурсов.

Для переключения между представлениями используется панель представлений, на которой в виде значков представлены наиболее часто использующиеся представления. Значок Другие представления позволяет использовать те из них, которые не содержит эта панель.

По умолчанию каждому представлению соответствует определенная таблица, которая открывается при выборе этого представления. Например, при открытии диаграммы Ганта выводится таблица Ввод, а в представлении Использование задач выводится таблица Использование. Однако пользователь может выбрать другую таблицу в пункте меню Вид/Таблица ( рис. 4.1). При работе с представлением задач этот пункт открывает меню из полного перечня таблиц первого типа, а при работе с представлением ресурсов – второго типа. Назначить же представлению задач таблицу ресурсов и наоборот невозможно.

При желании пользователь может изменить таблицу, добавляя или удаляя ее столбцы, а также определить новую таблицу при помощи пункта меню Вид/Таблица/Другие таблицы/Создать. Удаление ранее определенной ненужной таблицы выполняется при помощи Организатора: Сервис/Организатор вкладка Таблицы.



Рис. 4.1. Выбор таблицы для представления Диаграмма Ганта
^

4.2. Форматирование таблиц


Приемы ввода и редактирования значений ячеек таблицы описаны в табл. 4.1.

Таблица 4.1.

Операция

Действия

Ввод в ячейку

Выделить ячейку, ввести значение, нажать Enter

Выделить ячейку, ввести значение в поле строки ввода, нажать Enter

Переход в режим редактирования ячейки

Выделить ячейку, щелкнуть по ней мышью

Выделить ячейку, нажать F2

Выход из режима редактирования ячейки

Нажать Enter

Выделить другую ячейку

Нажать Escape для отмены выполненных изменений ячейки

Редактирование ячейки

Отредактировать значение ячейки в строке ввода и нажать для подтверждения изменений

Перейти в режим редактирования ячейки, изменить значение, нажать Enter

Способы выделения фрагментов таблицы приведены в табл.4.2.

Таблица 4.2.

Фрагмент

Действия

Ячейка

Щелчок мыши по ячейке

Установить маркер на ячейку при помощи клавиш управления курсором

Смежный блок ячеек

Удерживая нажатой левую кнопку мыши, переместить мышь по диагонали выделяемого блока

Выделить первую ячейку блока. Удерживая нажатой клавишу Shift, при помощи клавиш перемещения курсора переместить указатель в последнюю ячейку блока

Строка или столбец

Щелчок мышью по заголовку строки или столбца

Смежные строки (столбцы)

Удерживая нажатой левую кнопку мыши, переместить мышь по заголовкам выделяемых строк (столбцов)

Несмежный смешанный фрагмент

Удерживая нажатой клавишу Ctrl, последовательно выделять ячейки, блоки ячеек, строки или столбцы

Вся таблица

Щелчок мышью по области выделения всей таблицы (пустой квадрат на пересечении заголовков строк и столбцов)

Для отмены выделения любого из перечисленных фрагментов достаточно либо щелкнуть мышью по любой ячейке таблицы, либо нажать какую-нибудь клавишу управления курсором.

Форматирование таблицы позволяет изменить ее внешний вид, добавить и удалить строки (столбцы), изменить размер строк и столбцов. Описание приемов форматирования содержится в табл.4.3.

Таблица 4.3.

Прием

Действие

Вставка строки (нескольких строк)

Выделить строку, перед которой нужно вставить новую строку.

Выбрать пункт меню Вставка/Новая задача (Вставка/Ресурс из следующего источника) или нажать клавишу Insert. Будет добавлено столько пустых строк, сколько было выделено

Выбрать пункт контекстного меню выделенной строки Новыя задача (Новый ресурс)

Удаление строки (нескольких строк)

Выделить удаляемые строки и выбрать пункт меню Правка/Удалить задачу (Удалить ресурс или Удалить строку) выбрать Удалить задачу (Удалить ресурс или Удалить строку) из контекстного меню выделенных строк нажать клавишу Delete

Добавление столбца

Выделить столбец, слева от которого нужно добавить новый столбец. Выбрать пункт меню Вставка/Столбец (или Вставить столбец из контекстного меню выделенной области). В открывшемся диалоге в поле Имя поля выбрать параметр базы данных, значение которого должно отображаться в столбце, нажать Ok

Изменение данных, отображаемых в столбце

Выполнить двойной щелчок мыши по заголовку столбца. В открывшемся диалоге изменить содержимое поля Имя поля и выбрать тот параметр базы данных, значение которого должно отображаться в столбце

Удаление столбца

Выделить столбец и выбрать пункт меню Правка/Скрыть столбец (или Скрыть столбец из контекстного меню)

Перемещение строки (столбца)

Выделить строку (столбец). Навести указатель мыши на заголовок строки (столбца). Нажать левую кнопку мыши и, не отпуская ее, перемещать горизонтальную (вертикальную) полосу, обозначающую новое место строки (столбца). Отпустить мышь

Копирование строки (нескольких строк)

Выделить копируемые строки. Выбрать пункт меню Правка/Копировать задачу (Копировать ресурс, Копировать строку). Установить маркер в строку, перед которой следует вставить скопированные строки и выбрать пункт меню Правка/Вставить

Изменение высоты строки (ширины столбца)

Переместить при помощи мыши границу строки (столбца)

Форматирование шрифта

Выделить форматируемый фрагмент таблицы и установить параметры шрифта при помощи пункта Формат/Шрифт или при помощи панели инструментов Форматирование

Форматирование стилей

Выбрать пункт меню Формат/Стили текста. В открывшемся диалоге в поле Изменяемый элемент выбрать вид задач, ресурсов или фрагментов представления, текст которых будет форматироваться, после чего назначить формат шрифта и нажать Ok
  1   2   3   4   5   6   7   8   9   10   11



Скачать файл (6310.1 kb.)

Поиск по сайту:  

© gendocs.ru
При копировании укажите ссылку.
обратиться к администрации
Рейтинг@Mail.ru