Logo GenDocs.ru

Поиск по сайту:  


Загрузка...

Диплом - Облік та контроль наявності, стану та використання запасів в бюджетних установах - файл Диплом.doc


Загрузка...
Диплом - Облік та контроль наявності, стану та використання запасів в бюджетних установах
скачать (520 kb.)

Доступные файлы (2):

Диплом.doc971kb.19.01.2010 06:30скачать
Додатки для диплому.doc543kb.17.01.2010 23:57скачать

Диплом.doc

  1   2   3   4   5
Реклама MarketGid:
Загрузка...
Зміст

Вступ…………………………………………………………………….5стор.

  1. Облік наявності, стану та використання запасів

в бюджетних установах……………………………………….......7стор.

    1. Фінансування бюджетної установи……………………….…7стор.

    2. Характеристика, класифікація та оцінка запасів

бюджетних установ…………………………………………………………….12стор.

    1. Документальне оформлення надходження

та вибуття запасів………………………………………………...17стор.

    1. Облік руху та використання запасів………………………...27стор.

    2. Облік запасів в умовах АРМ бухгалтера…………………...60стор.

  1. Контроль використання запасів бюджетних установ.

    1. Організація зовнішнього контролю запасів

в бюджетних установах……………………………………….…70стор.

    1. Внутрішній контроль ефективності використання

запасів в бюджетних установах………………………………….85стор.

    1. Методичні процедури удосконалення

ефективної системи контролю виробничих запасів

на «ЛНУ ім. Тараса Шевченка»……………………………...…106стор.

  1. Аналіз наявності та ефективності використання запасів

в ЛНУ ім. Тараса Шевченка…………………………………..114стор.

    1. Аналіз забезпеченості ЛНУ ім. Тараса Шевченка

матеріальними цінностями та ефективності

їх використання………………………………………………….114стор.

    1. Аналіз руху матеріальних цінностей і зміни їхніх

залишків в ЛНУ ім. Тараса Шевченка…………………………121стор.

Висновок……………………………………………………………..129стор.

Література…………………………………………………………....135стор.

Додатки ………………………………………………………………143стор.

Вступ

Головною умовою функціонування бюджетних установ є їх повне забезпечення матеріальними ресурсами й раціональне їхнє використання.

В умовах економічної кризи й під впливом інфляційних процесів, у зв'язку з недостачею бюджетних коштів перед більшістю бюджетних установ стоїть завдання, пов'язана із забезпеченням їх матеріальними цінностями, необхідними для нормальної діяльності установ.

Метою даної роботи є вивчення організації й методики проведення аналізу матеріалів на прикладі Луганського Національного Університету ім. Тараса Шевченка.

У процесі здійснення своєї діяльності ЛНУ систематично здобуває й витрачає різні матеріальні цінності.

Під матеріальними цінностями розуміють речовинні елементи, використовувані в процесі господарської діяльності як предмети праці. Вони цілком споживаються в кожному господарському й виробничому циклі й повністю переносять свою вартість на видатки бюджетних організацій і вартість виробленої ними продукції (надаваних послуг).

Особливістю функціонування матеріалів у невиробничій сфері є те, що в міру їхньої витрати вони повністю вибувають із обороту. Крім того, частка споживання матеріалів у невиробничій сфері в загальному обсязі витрат значно нижче, ніж у виробництві.

Але в той же час матеріали в бюджетних установах, як і в сфері матеріального виробництва, грають одну з першорядних ролей у забезпеченні нормальної їхньої діяльності, належної якості надаваних послуг і виконуваних робіт. Повне й своєчасне забезпечення установ матеріалами є важливою умовою виконання ними своїх функцій, створення необхідних передумов для відтворення робочої сили.

У цей час спостерігається ріст потреби установ невиробничої сфери в матеріальних ресурсах, що може бути задоволена екстенсивним (придбанням більшої кількості матеріалів) або інтенсивним шляхом (більше ощадливим використанням наявних ресурсів).

Найбільш прийнятним і ефективним, особливо в умовах дефіциту бюджетних ресурсів, є другий шлях. Але при цьому варто враховувати, що всі витрати галузей невиробничої сфери можна розділити на дві групи:

  1. витрати матеріалів, які використовуються в процесі виробництва послуг і які можна скоротити без шкоди для задоволення потреби в них і підвищення якості обслуговування (канцелярські приналежності, господарські матеріали й т.д.);

  2. витрати, які впливають на яку-небудь сторону діяльності установи і які безпосередньо пов'язані з підтримкою життєдіяльності людей, що одержують послуги (продукти харчування, медикаменти й перев'язні кошти, що мають значну частку в загальному обсязі матеріальних витрат).

З урахуванням цього дотримання режиму економії по більшості матеріальних цінностей, використовуваних в установі, повинне бути обмежене доцільністю, раціональністю їхнього розподілу й використання без шкоди якості лікування хворих. Більше широкі границі економії матеріальних ресурсів, які використовуються працівниками ЛНУ ім. Тараса Шевченка в процесі своєї трудової діяльності, можливі по таких видах, як паливо, електроенергія, господарський інвентар і ін. Тут припустиме зниження їхнього питомого видатку без погіршення якості послуг.

Метою даної роботи є те, що на основі діючих законодавчо-нормативних актів, розглянуті облік, контроль і аналіз запасів підприємства, а також розроблені шляхи поліпшення ведення їхнього обліку. Виробничі запаси це частина оборотних активів підприємства, а отже найчастіше є складовою частиною майна підприємства.

Об'єктом дослідження даної роботи послужив ЛНУ ім. Тараса Шевченка.


  1. Облік наявності, стану та використання запасів в бюджетних установах.


1.1. Принципи і порядок фінансування бюджетних установ.
Основним джерелом коштів бюджетних установ є державний бюджет, який об’єднує низку самостійних бюджетів: республіканський бюджет, бюджет Автономної Республіки Крим, а також місцеві бюджети, включаючи обласні, міські, районні, селищні та сільські бюджети. Виділення грошових коштів на видатки відповідно до затверджених кошторисів називається фінансуванням бюджетних установ.

Видатки окремої бюджетної установи фінансуються, як правило, з якого-небудь одного конкретного бюджету залежно від підпорядкованості установи, її територіального розміщення, народногосподарського значення і доцільності віднесення видатків на даний бюджет відповідно до економічних і соціальних задач держави.

Граничні розміри фінансування із бюджету на рік з розбивкою по кварталах передбачаються в річному розписі доходів і видатків відповідного бюджету, в кошторисах видатків бюджетних установ і називаються бюджетними асигнуваннями.

Фінансування бюджетних установ здійснюється на певних принципах.

По-перше, фінансування бюджетних установ є кошторисним і має плановий характер. Кошторис видатків на бюджетний рік — основний плановий документ установи. Кошти виділяються установі в міру виконання нею планових обсягів робіт з урахуванням раніше відпущених коштів. У разі невиконання установою плану по основних показниках діяльності обсяг коштів зменшується. Не допускаються видатки, не передбачені кошторисом, і перевищення видатків за кошторисом. Кошторис складається відповідно до постанов Уряду та інших нормативних актів, які регламентують умови і порядок кошторисного фінансування.

По-друге, найважливішим принципом бюджетного фінансування є обґрунтованість кошторису видатків за видами і напрямами бюджетних асигнувань, а також економічна доцільність і раціональність використання виділених коштів. Здійснення цього принципу забезпечується шляхом бюджетного нормування, розробки обґрунтованих норм видатків та їх суворого дотримання у фінансовій діяльності кожної установи. За допомогою бюджетного нормування досягається однаковий рівень задоволення потреб у фінансових ресурсах масових однотипних установ, обґрунтовується необхідна потреба у коштах і розширюються можливості контролю за доцільністю витрачання виділених асигнувань.

По-третє, суттєвою особливістю кошторисного фінансування є цільовий характер бюджетних асигнувань. Цільове призначення видатків забезпечується за допомогою єдиної бюджетної класифікації, яка групує всі асигнування бюджетних установ у зазначеному порядку розміщення окремих видатків.

Відповідно до Тимчасової інструкції про порядок касового виконання державного бюджету за видатками, затвердженої ГУДКУ від 21.03.97 за № 28, фінансування бюджетних установ, починаючи з 1997 р., здійснюється за двома формами: за відомчою структурою; через органи Державного казначейства [24].

Облік фінансування через органи Державного казначейства

Луганський національний університет імені Тараса Шевченка утримується за рахунок Державного бюджету та фінансується через органи Державного казначейства, йому в установах Національного банку та уповноважених установах комерційних банків, визначених Кабінетом Міністрів України та Національним банком України, відкрито єдиний казначейський рахунок відповідно до наказу ГУДКУ від 21.03.97 № 28.

Єдиний казначейський рахунок — це система бюджетних рахунків органів Державного казначейства в установах банків, на які зараховуються податки, збори та інші обов’язкові платежі державного бюджету і з яких органами Державного казначейства здійснюються платежі безпосередньо на користь суб’єктів господарської діяльності, які виконали або надали послуги розпорядникам бюджетних коштів, та оплачуються інші видатки бюджетних установ як у безготівковому порядку, так і готівкою. Порядок фінансування бюджетних установ представлено на мал.. 1.1 та 1.2.


Для відкриття реєстраційних рахунків розпорядники коштів подають до відповідних органів Державного казначейства такі документи:

  • заяву на відкриття рахунків встановленого зразка за підписом керівника установи і головного бухгалтера

  • копії установчих документів (статуту, положення), завірені нотаріально або вищою організацією;

  • довідку про внесення установи до Єдиного державного реєстру підприємств і організацій України із зазначенням ідентифікаційного коду;

  • доведений до розпорядника коштів поквартальний обсяг асигнувань з розподілом по підрозділах бюджетної класифікації;

  • затверджений кошторис доходів і видатків;

  • картку із зразками підписів осіб, яким відповідно до чинного законодавства надано право розпоряджатися рахунком і підпису платіжних та інших розрахункових документів. У картку включається також зразок відбитка печатки, присвоєної установі;

  • звіт про виконання кошторису видатків установи на дату закриття поточного рахунка в уповноваженому банку.

З органом Державного казначейства розпорядник коштів укладає договір на відкриття та обслуговування реєстраційних рахунків, які за багатьма ознаками відрізняються від поточних рахунків (табл. 1.1.).

^ Таблиця 1.1.

Порівняльна характеристика поточних реєстраційних рахунків

Ознака

Поточний рахунок

Реєстраційний рахунок

1. Сфера застосування

В установах, що утримуються за рахунок місцевих бюджетів

В установах, що утримуються за рахунок державного бюджету

2. Регламентація порядку відкриття

Інструкція НБУ № 121 від 27.05.96

Інструкція ГУДКУ № 32 від 09.04.97

3. Місце відкриття

Установа уповноваженого банку

Орган Державного казначейства

4. Термін дії

Постійно

Бюджетний рік

5. Функціональне призначення

Розрахунково-касове обслуговування

Розрахунково-касове обслуговування, контроль за касовими видатками установи

Бюджетні установи періодично отримують виписки з реєстраційних рахунків, які бувають різними (табл. 1.2;1.3), і до яких додаються відповідні первинні документи (меморіальні ордери, платіжні доручення тощо).

Суми у виписках органу Державного казначейства наводяться в тому значенні, яке вони мають для відкритого в уповноваженому банку єдиного казначейського рахунка.

Таблиця 1.2.

Виписка за 7.07.99

Реєстраційний

Залишок

81756,75

рахунок № 18010163800010




документа

Дебет

Кредит




450

44,0







445

63,0







443

100,0







456

189,60







442

230,16







441

235,20







451

376,00







444

495,00







452

4005,00







453

5000,00







454

15000,00







455

15000,00




чек

2940912

20,0




за путівку

4




285,60

^ Всього по обороту




40757,96

285,60

Залишок







41284,39


Таблиця 1.3.

^ Відділення Державного казначейства у Ленінському районі

ВИПИСКА

«13» жовтня 2007 р.

Реєстраційний рахунок № 200075026

Залишок

-

Номер операції

Дата

МФО

Рахунок, що кореспондує

Номер документу

Код операції

Обороти

Дебет

Кредит

1

13.10

124001

68

1







2387


























































































































































Обороти










2387,00










Залишок










2387,00

Для обліку наявності та руху коштів, виділених розпоряднику коштів на утримання установи за загальним фондом, призначений активний субрахунок № 321 «Реєстраційні рахунки». Оскільки виділення коштів розпорядникам коштів усіх ступенів здійснюється безпосередньо органами Державного казначейства, внутрішні розрахунки з цих операцій між розпорядниками коштів не виникають, субрахунок № 681 не застосовується. Бухгалтерські записи щодо надходження коштів і доходів за загальним фондом наведено в табл. 1.4.

^ Таблиця 1.4.

Бухгалтерські записи щодо надходження коштів і доходів за загальним фондом

Зміст операції

ГРК

У РК II ступеня

У РК III ступеня

Дебет

Кредит

Дебет

Кредит

Дебет

Кредит

1. Зараховані кошти на реєстраційні рахунки розпорядників коштів

321

701

321

701

321

701

2. Відкликані кошти з реєстраційних рахунків розпорядників коштів

701

321

701

321

701

321


Зазначені бухгалтерські записи відображаються в накопичувальних відомостях ф. № 381 (меморіальних ордерах № 2), які складаються за кожним реєстраційним рахунком. Аналітичний облік ведеться в розрізі реєстраційних рахунків, відкритих за кодами функціональної класифікації [34].
^ 1.2. Характеристика, класифікація та оцінка запасів бюджетних установ. Завдання обліку запасів.
Запаси – це оборотні активи у матеріальній формі, які належать установі та забезпечують її функціонування (або перебувають у процесі виробництва продукції, виконання робіт, надання послуг) і будуть використані, як очікується, протягом одного року.

Строк очікуваної експлуатації запасів установи встановлюється центральним органом виконавчої влади за відомчою підпорядкованістю або (якщо такі нормативні документи відсутні) установою самостійно в момент придбання запасу.

У складі запасів обліковуються:

  • сировина та матеріали;

  • будівельні матеріали;

  • обладнання, конструкції і деталі до установки;

  • спецобладнання для науково-дослідних робіт за господарськими договорами;

  • молодняк тварин на вирощуванні, тварини на відгодівлі, птиця, звірі, кролі, сім’ї бджіл;

  • доросла худоба, вибракувана з основного стада, худоба, прийнята для реалізації;

  • малоцінні та швидкозношувані предмети;

  • матеріали для учбових, наукових та інших цілей;

  • запасні частини до машин і обладнання (що не можуть належати до основних засобів);

  • продукти харчування;

  • медикаменти та перев’язувальні засоби;

  • господарські матеріали і канцелярське приладдя;

  • тара;

  • матеріали в дорозі;

  • готова продукція;

  • інші матеріальні ресурси установи, що передбачається використовувати протягом одного року.

  • Запаси установ розподілені на групи:

  • виробничі запаси;

  • тварини на вирощуванні та відгодівлі;

  • малоцінні та швидкозношувані предмети;

  • матеріали та продукти харчування;

  • готова продукція;

  • продукція сільськогосподарського виробництва.

Крім класифікації за функціональною ознакою, з метою відображення усіх видів запасів використовується більш деталізоване їх групування в розрізі підгруп, субпідгруп, найменувань, сортів і т.п. Кожному найменуванню, сорту, розміру матеріалів привласнюють відповідний номенклатурний номер – постійно діюче скорочене умовне позначення.

Номенклатурний номер – це умовний числовий код обліку, який присвоюється групі предметів одного найменування, якості та ціни.

Номенклатурний номер має сім знаків: перші три знаки означають субрахунок, четвертий – підгрупу, три останні – порядковий номер предмета у підгрупі.

Номенклатурний номер фіксується у спеціальному реєстрі – номенклатурі-ціннику, тобто систематизованому переліку матеріалів установи, що застосовується як довідник всіх служб і підрозділів установи. Крім номенклатурного номера, в ціннику відображаються:

  • облікова ціна;

  • одиниця виміру;

  • сорт;

  • розмір;

  • найменування матеріалу.

Важливим моментом обліку запасів є їх оцінка.

Розрізняють методи оцінки для:

  • оприбуткування надходження запасів;

  • відпуску матеріалів у використання.

Це особливо актуально в сучасних умовах господарювання, тобто в ринкових умовах, коли на один і той же вид запасів можуть бути різні ціни у різних постачальників та різні ціни в різні періоди придбання від одного і того постачальника.

Оцінка запасів для оприбуткування. У бухгалтерському обліку установ запаси, у т.ч. одержані та передані безоплатно у встановленому чинним законодавством порядку, оцінюються за балансовою вартістю, яка поділяється на:

  • первісну вартість;

  • справедливу вартість;

  • відновлювальну вартість.

Балансова вартість – це вартість запасів, за якою вони відображаються в балансі.

Первісна вартість – це вартість придбання, одержання, виготовлення запасів.

Справедлива вартість – це первісна вартість запасів, одержаних установою безоплатно.

Відновлювальна вартість – це змінена первісна вартість запасів після проведення їх переоцінки.

Зміна первісної вартості запасів не є додатковим доходом установи і не належить до доходів.

Оцінка запасів для відпуску. Відпуск запасів у використання, продаж або інше вибуття здійснюється за:

  • балансовою вартістю (тобто первісною, справедливою або відновлювальною);

  • середньозваженою собівартістю, яка застосовується у разі наявності в установі значної кількості однотипних запасів, придбаних за різними цінами.

Середньозважена собівартість визначається за кожним видом подібних запасів шляхом ділення сумарної вартості залишку запасів на початок звітного періоду та вартості одержаних у звітному періоді запасів на сумарну кількість запасів на початок звітного періоду та одержаних у звітному періоді запасів.

Метод середньозваженої собівартості обчислюється на періодичній основі або при кожній отриманій партії запасів.

При оцінці запасів слід пам’ятати, що:

  • транспортні витрати з перевезення запасів не збільшують вартість запасів, а відносяться на видатки установи за відповідними кодами економічної класифікації видатків, що передбачені в кошторисі;

  • суми ПДВ, що сплачені на придбання запасів, не збільшують вартість запасів, а відносяться на фактичні видатки установи за відповідними кодами економічної класифікації видатків за кошторисом (відображаються як податковий кредит, якщо установа зареєстрована як платник ПДВ);

  • суми, одержані від реалізації непридатних запасів, залишаються у розпорядженні установи (якщо інше не передбачене чинним законодавством України).

Переоцінка запасів. Переоцінка запасів може проводитись у таких випадках:

  • за рішенням уряду згідно з відповідними нормативно-правовими актами;

  • за рішенням керівника установи, якщо: запаси морально застаріли; тривалий час перебували на збереженні в бюджетній установі; їх первісна вартість значно відрізняється від вартості запасів, придбаних пізніше.

Для проведення переоцінки та встановлення відновлювальної вартості запасів за наказом керівника підприємства створюється комісія у складі:

    • заступника керівника установи (як правило, голова комісії);

    • головного бухгалтера та його заступника;

    • працівників бухгалтерії, які ведуть облік матеріальних цінностей;

    • матеріально відповідальних осіб;

    • інших посадових осіб (на розсуд керівника).

Відповідальність за організацію роботи комісії покладено на керівника установи, а за об’єктивність визначення реальної вартості запасів – на керівника установи і голову комісії.

Переоцінка та встановлення нової ціни здійснюється за кожною окремою одиницею запасів, а на однотипні предмети встановлюються однакові ціни в межах однієї установи.

Документи, що підтверджують нову ціну, не потрібні.

За результатами переоцінки комісія складає акт довільної форми про зміну вартості запасів. В акті необхідно вказати:

    • найменування переоцінених запасів;

    • їх кількість;

    • вартість за даними обліку;

    • нову ціну за одиницю після дооцінки;

    • суму різниці, яка має бути відображена в бухгалтерському обліку.

Акт затверджує керівник установи.

Облік запасів сприяє виконанню ряду завдань господарської діяльності бюджетних установ.

Головними завданнями обліку запасів є:

    • правильне і своєчасне документальне оформлення операцій по надходженню, руху та вибуттю запасів;

    • контроль за зберіганням та рухом запасів на складі;

    • контроль за раціональним використанням запасів та додержанням норм їх використання.


^ 1.3. Документальне оформлення надходження та вибуття запасів.
Важливим елементом раціональної організації бухгалтерського обліку матеріальних запасів у бюджетних установах є своєчасне і правильне оформлення відповідними первинними документами усіх операцій надходження, переміщення в межах установи та витрачання або реалізації матеріальних цінностей. Первинні документи є основою матеріального обліку. Безпосередньо на підставі Первинних документів здійснюють попередній, поточний і подальшій контроль за рухом, збереженням і раціональним використанням матеріальних ресурсів.

Попередній контроль виконується до здійснення господарської операції - це контроль її законності та відповідності кошторису, господарським угодам, розпорядчим документам, нормам витрачання цінностей, встановленим правилам їх приймання і відпуску, виконання розрахунків, визначення ціни тощо. Здійснюється такий контроль під час оформлення та підписання документів бухгалтером і керівником установи.

Поточний контроль виконують у процесі здійснення операцій шляхом порівняння фактичних витрат з нормативами, виявлення відхилень від норм витрачання матеріалів та їх причин, усунення впливу негативних явищ. Для цього застосовують спеціальні бланки документів, у яких передбачено дані про норми витрачання і фактичний відпуск цінностей.

Подальший контроль здійснюють за даними обліку про вже виконані господарські операції на підставі оформлених первинних документів: при прийманні документів у бухгалтерії, їх затвердженні керівником, при проведенні інвентаризації, ревізії тощо. [24]

Своєчасно і правильно оформлені документи мають юридичну силу, тобто вони можуть використовуватися контролюючими та судово-слідчими органами як доказ порушення встановленого порядку, нормативів, законодавства або навіть зловживання (злочину). У той же час первинні документи можуть бути використані як доказ непричетності відповідальних посадових осіб до таких явищ, їх виправдання, юридичного захисту. Тому до своєчасного і правильною оформлення документів про рух матеріальних цінностей треба ставитися дуже уважно і вимогливо. Особливого значення набувають ці вимоги у зв'язку з прийняттям Закону України «Про закупівлю товарів, робіт і послуг за державні кошти» від 22.02.2000 р. № 1490-ІII. Цим законом передбачено, що будь-яке підприємство, котре здійснює закупівлі повністю або частково за державні кошти, при визначенні продавця (постачальника) та при укладанні договору з ним повинно виходити з положень цього закону про проведення тендерів на закупівлю та визначення їх переможців, з якими потім і укладаються угоди поставки [6, с. 198 ]. Іншою важливою особливістю організації закупівель матеріальних цінностей для бюджетних установ є широке використання централізованого постачання, яке здійснюється установою вищого рівня через спеціалізовані установи-закупники.

В процесі господарської діяльності бюджетних установ відбувається рух запасів, який включає послідовні операції: надходження, передача в межах установи та витрачання (або реалізація). Зазначені операції відображаються в обліку за допомогою первинних документів, оформлених належним чином.

Запаси надходять до бюджетних установ шляхом:

  1. безпосереднього одержання від постачальників, від підрозділів установи;

  2. в порядку гуманітарної допомоги;

  3. в порядку централізованого постачання;

  4. через підзвітних осіб.

Основними документами щодо надходження запасів виступають:

  1. рахунки-фактури;

  2. прибуткові накладні;

  3. акти приймання матеріалів тощо.

В цих документах фіксуються наступні відомості:

  1. від кого надійшли матеріали або продукти харчування;

  2. найменування;

  3. сорт;

кількість (вага);

  1. ціна;

  2. сума;

  3. дата надходження;

  4. підпис матеріально відповідальної особи, що одержала запаси.

Надходження до установи матеріальних цінностей від постачальників оформляється таким чином. На необхідну кількість матеріальних цінностей бюджетна установа або установа-закупник укладає договір з постачальником-переможцем тендеру, яким визначається термін поставки матеріалів, їх найменування та якісні ознаки, кількість, порядок оформлення документів та розрахунку, порядок вивезення (доставки), права, обов'язки і відповідальність сторін.

Контроль за виконанням умов договору поставки здійснює відділ матеріально-технічного постачання, а де його немає — заступник керівника з адміністративне-господарської роботи. З цією метою ведуть відомості оперативного обліку виконання договорів поставки, в яких реєструють у логічному порядку виконання договірних умов кожним постачальником і з кожного договору зокрема (дата одержання матеріалів, їх асортимент, кількість, ціна за договором і фактично). Бухгалтерія повинна здійснювати контроль за організацією такого обліку і повнотою оприбуткування цінностей, а відділ постачання — за своєчасною і повною оплатою рахунків постачальників.

Одночасно з відвантаженням продукції за договором постачальник виписує і передає покупцю розрахункові та інші супровідні документи — рахунок-фактуру, товарно-транспортну накладну, квитанцію до залізничної накладної, податкову накладну, платіжну вимогу-доручення тощо. Усі ці документи надходять до бухгалтерії покупця, де перевіряють правильність їх оформлення, після чого передають відповідальному працівникові відділу постачання. У відділі постачання ці документи перевіряють на відповідність умовам договору постачання і роблять помітку про повну або часткову згоду на їх оплату. Одержані документи реєструють у «Журналі обліку надходження вантажів» (типова міжвідомча форма № М-1), де вказують: реєстраційний номер, дату запису, найменування постачальника, дату і номер супровідного транспортного документа, дату і номер рахунка-фактури, вид вантажу, номер і дату прибуткового ордера (приймальної накладної) або акта про приймання матеріалів. У примітках вказують дату оплати рахунка або про причину відмови від оплати. Перевірені платіжні документи з відділу постачання передають до бухгалтерії для оплати, а квитанції транспортних організацій - експедитору для отримання і доставки матеріалів на підприємство. Одночасно експедитору видається доручення на право одержання матеріалів (т. ф. № М -2).

Для отримання матеріальних цінностей зі складу постачальника уповноваженій особі видається довіреність на отримання цінностей.

Експедитор приймає матеріали за кількістю (масою) відповідно до супровідних документів. При виявленні ознак, що викликають сумніви у схоронності вантажу (пошкодження пломб, тари тощо), він може вимагати від транспортної організації перевірки вантажу. Якщо при цьому виявлено нестачу вантажу або його пошкодження, псування під час перевезення, складають у двох примірниках «Акт про приймання матеріалів» (т. ф. № 3-І), який є підставою для висування претензії транспортній організації або постачальнику. Для того, щоб цей акт мав юридичну силу, при його оформленні повинні бути присутніми представники транспортної організації та постачальника (або незацікавленої сторони — місцевого органу державної влади). Останні повинні підписати акт. Такий же акт складають при надходженні до організації матеріалів без супровідних документів постачальника (невідфактуровані поставки).

Для одержання матеріалів зі складу постачальника в іншому місті та вивезення їх власним транспортом експедитору видають наряд (розпорядження вищої організації) та доручення. Якщо матеріали отримують безпосередньо на складі постачальника, то виписується товарно-транспортна накладна на відпущені матеріали.

При перевезенні матеріалів залученим автотранспортом постачальник виписує «Товарно-транспорту накладну» у чотирьох примірниках, перший з яких є підставою для списання матеріалів у відправника вантажу; другий для оприбуткування матеріалів одержувачем; третій — для розрахунків з автотранспортною організацією; четвертий — для обліку виконаних транспортних робіт (додається до дорожнього листа вантажного автомобіля). При відсутності розбіжностей товарно-транспортна накладна використовується одержувачем матеріалів як прибутковий документ.

Безкоштовна передача матеріальних цінностей, закуплених шляхом централізованого постачання, з балансу установи-закупника на баланс установи-замовника здійснюється з виставленням авізо (Додаток 1) та первинних документів, що підтверджують факт передавання матеріальних цінностей (товарно-транспортних накладних, видаткових накладних, актів приймання-передавання тощо).

Надходження на склад матеріалів власного виготовлення, відходів виробництва, від ліквідації основних засобів, малоцінних та швидкозношуваних предметів і та ін.., оформляють «Накладною (вимогою)» (т. ф. № 3-3), яку виписують у двох примірниках: один для сторони, що передає, а другий — для сторони (складу), що отримує.

Підзвітні особи купляють матеріали в організаціях торгівлі, на інших підприємствах, на ринку, у населення за готівку. Документом при цьому може бути товарний чек, накладна, акт, які додаються до авансового звіту підзвітної особи. Придбані матеріальні цінності необхідно обов'язково передати на склад, а до авансового звіту додати другий примірник прибуткового ордера або накладної, виписаних завідуючим складом на підтвердження прийняття матеріалів на відповідальне зберігання.

Матеріальні цінності оприбутковуються у відповідних одиницях вимірювання (ваги, об'єму, довжини, підрахунку). Якщо матеріали надходять в одній одиниці вимірювання, а витрачаються в іншій, то їх обліковують одночасно у двох одиницях вимірювання (наприклад, у кілограмах і літрах).

Прийняті вантажі експедитор доставляє на склад установи і передає завідуючому складом за кількістю і якістю відповідно до супровідних документів постачальника. Прийняті на склад матеріали оформляють «Прибутковим ордером» (т. ф. № М-4), який підписують завідуючий складом і експедитор. Один примірник прибуткового ордера експедитор додає до супровідних документів постачальника і передає до бухгалтерії.

Якщо при прийманні матеріалів на склад не виявлено розбіжностей між їх фактичною наявністю і документальною кількістю за даними постачальника (і всі матеріали надійшли на один склад), вони можуть бути оприбутковані без виписування додаткових документів. Для цього завідуючий складом робить відповідний напис у документах постачальника про те, що зазначені в них цінності прийнято ним на відповідальне зберігання у повному обсязі.

Приймання матеріалів здійснюється комісією з обов’язковою участю матеріально відповідальної особи, представника постачальника або незацікавленої організації.

Обов’язковою умовою при оприбуткуванні запасів є відмітка матеріально відповідальної особи про прийняття матеріалів на відповідальне зберігання (ставиться підпис).

При централізованій поставці, якщо запаси придбані за рахунок коштів спеціального фонду кошторису доходів і видатків, у документах на оприбуткування цінностей ставиться печатка установи.

Документи надходять до відділу постачання, де вони реєструються в журналі обліку вантажів, що надійшли, і передаються в бухгалтерію. Бухгалтерія здійснює перевірку документів постачальника і передає їх на склад для контролю при прийнятті вантажу. Але роль бухгалтерії не обмежується перевіркою документів – вона зобов’язана встановити: доцільність тієї чи іншої поставки матеріалів, чи задовольняє поставка потреби установи і чи не призведе вона до утворення понад нормованих запасів.

Якщо при прийнятті матеріалів на склад не виявлено розбіжностей між їх фактичною наявністю і документальною кількістю, матеріали можуть бути оприбутковані без виписки додаткових документів.

Якщо при оприбуткуванні виявлено пошкодження чи втрати матеріалів внаслідок транспортування, бюджетні установи складають комерційний акт, який передається транспортній організації, що виконувала доставку матеріалів.

Якщо розбіжності виявлено при оприбуткуванні матеріалів на складі, складається акт приймання, в якому фіксуються найменування матеріалів, одиниця виміру, шифр субрахунку, номенклатурний номер, фактична кількість і сума. Акт у двох примірниках складається приймальною комісією з обов’язковою участю завідувача складом та представника від постачальника або сторонньої організації. Один примірник акта використовується для обліку прийнятих матеріальних цінностей, другий – для направлення претензійного листа постачальнику.

На підставі зазначених документів робиться запис операцій по надходженню матеріалів у відповідні облікові реєстри.

Надходження матеріалів від заготівлі та переробки (заготівля палива, переробка овочів) оформляється актом, який затверджує керівник установи.

Матеріальні цінності, що надійшли до бюджетної установи в порядку гуманітарної допомоги, приймаються створеною наказом керівника установи комісією з обов’язковою участю працівника бухгалтерії та представника вищої за рангом організації. Приймання цінностей проводиться шляхом їх перелічування, зважування в присутності матеріально відповідальної особи, якій передаються ці цінності на зберігання. На прийняті матеріальні цінності комісія складає акт, який підписується членами комісії.

Матеріали, прийняті на склад, оприбутковуються, тобто беруться на облік, на підставі виправдних документів тим числом, коли отримано цінності.

Заслуговує на увагу практика бюджетних установ, які оприбутковують матеріали, що надійшли, безпосередньо за документами постачальників шляхом проставляння на них штампу і заповнення його реквізитів (кількість прийнятих матеріалів, номенклатурний номер, підпис матеріально відповідальної особи).

У процесі здійснення своєї діяльності в бюджетних установах відбувається вибуття запасів, яке включає наступні операції:

    1. передачу в межах установи від однієї матеріально відповідальної особи до іншої;

    2. витрачання;

    3. реалізацію залежалих або зайвих запасів;

    4. безоплатну передачу в межах відомства.

Порядок документального оформлення відпускання матеріалів залежить від того, які матеріали витрачаються і на які цілі, а також від періодичності їх використання [24].

Видача матеріалів зі складу здійснюється за документами, затвердженими керівником установи.

З цією метою в бюджетних установах використовують такі документи:

  1. накладна (вимога) (т. ф. № 3-3), застосовується для оформлення внутрішнього переміщення матеріалів в установі, її можна використовувати також для оприбутковування матеріалів власного виробництва та ін. Виписується т. ф.№ 3-3, як правило, в одному примірнику;

  2. меню-вимога на видачу продуктів харчування (т. ф. № 3-4), складається щодня на підставі даних про кількість людей, які харчуються в їдальні, та норм розкладки продуктів харчування. Меню-вимога з підписами осіб про видачу і одержання продуктів харчування передається до бухгалтерії згідно з графіком документообігу, але не рідше як три рази на місяць (тобто щодекадно);

  3. забірна картка (т. ф. № 3-5) застосовується як при систематичному щоденному відпуску матеріалів та палива, так і при періодичному через відповідні проміжки часу протягом місяця.

Ця картка виписується на кожного одержувача на одне або декілька найменувань матеріалів для потреб за конкретним прямим призначенням у двох примірниках. Один примірник забірної картки з підписами одержувача за кожну видачу матеріалів зберігається на складі, а другий з підписами завідуючого складом про видачу матеріалів в одержувача. При щоденному відпуску матеріалів забірна картка виписується на 15 днів, при періодичному - на місяць. У забірній картці вказують ліміт видачі матеріалів, виходячи з встановлених норм їх витрачання. Це дає змогу оперативно контролювати стан використання лімітів, попереджувати їх необгрунтоване перевищення. Матеріали понад передбачений у картці ліміт (внаслідок перевищення норм витрачання) відпускаються лише за письмовим дозволом керівника і оформляються накладною (вимогою) — т. ф. № 3-3. Забірна картка значно спрощує техніку документального оформлення, відпуску матеріалів зі складу і скорочує кількість первинних документів, що полегшує їх обробку і покращує контроль за оформленням;

  1. акт обміру залишків довільної форми використовують у тих випадках, коли видача палива зі складу за накладною або забірною карткою неможлива. Тоді згідно з актом обміру визначають залишки (наприклад, вугілля у буртах або дров на складі), а розрахунковим шляхом — кількість витраченого палива. При перевитрачанні палива порівняно з встановленими нормами витрачання керівник установи вживає заходів щодо виявлення причин цього явища і накреслює шляхи усунення виявлених недоліків;

  2. дорожній лист вантажного автомобіля (т. ф, № 4), обліковий листок тракториста-машиніста, змінний рапорт використовують для списання на видатки бензину, дизельного палива, мастильних матеріалів, витрачених на роботу різних машин і механізмів (автомобілів, тракторів, стаціонарних та пересувних двигунів тощо). Витрати пального списуються за фактичними видатками, але не вище затверджених норм на фактичний обсяг виконаних робіт (відпрацьований час).

  3. роздавальні відомості – при проведенні ремонту;

  4. акти на списання цінностей – при передачі в експлуатацію МШП вартістю до 10 грн. (Додаток 2);

  5. журнал реєстрації битого посуду, а щомісячно або щоквартально – акт про списання розбитого посуду.

В установлені графіком документообігу дні (терміни) усі документи з надходження та відпуску матеріальних цінностей зі складу передають до бухгалтерії установи згідно з реєстром приймання-здавання документів, складеним у двох примірниках, один з яких за підписом бухгалтера повертається завідуючому складом. В окремих випадках за рішенням керівництва установи замість реєстру приймання-здавання документів завідуючий складом може складати звіт про рух матеріальних цінностей, який після перевірки та обробки може виконувати роль регістра аналітичного обліку (при ручних формах ведення бухгалтерського обліку).

Видаткові документи за складом та призначенням можна об’єднати в дві групи:

  1. разові відомості – накладна (вимога), меню-вимога, шляховий листок;

  2. накопичувальні відомості – відомість видачі матеріалів на потреби установи, забірна картка.

  1   2   3   4   5



Скачать файл (520 kb.)

Поиск по сайту:  

© gendocs.ru
При копировании укажите ссылку.
обратиться к администрации
Рейтинг@Mail.ru