Logo GenDocs.ru

Поиск по сайту:  


Загрузка...

Информационное обеспечение управленческой деятельности - файл 1.docx


Информационное обеспечение управленческой деятельности
скачать (68.3 kb.)

Доступные файлы (1):

1.docx69kb.15.12.2011 11:03скачать

содержание
Загрузка...

1.docx

Реклама MarketGid:
Загрузка...
Содержание

Введение …………………………………………………………………………..3

Документационное обеспечение управленческой деятельности……….5

Основные понятия……………………………………………………...5

Система документации………………………………………………...7

Основные требования к управленческим документам…………………10

Требования к оформлению…………………………………………...10

Унификация и стандартизация управленческих документов……17

Регистрация и индексация управленческих документов…………..19

Контроль исполнения управленческих документов………………..21

Оперативное хранение управленческих документов……………...23

Документооборот управленческой деятельности………………………25

Понятие и организация документооборота………………………...25

Автоматизация документооборота………………………………….27

3.3 Преимущества от внедрения систем электронного управления документами………………………………………………………………29

Заключение……………………………………………………………………….32

Библиографический список……………………………………………………..33




Введение

Развитие современного общества требует повышения образовательного уровня населения. Во многих отраслях новейшие технологические достижения устаревают уже через три-четыре года. Объем необходимых специалисту знаний удваивается каждые несколько лет. Мир стоит на пороге новой научно-технической революции, связанной со стремительным вторжением Internet и информационных технологий во все традиционные сферы человеческой деятельности. Сегодня можно уже говорить о выходе на первые позиции в мировой экономике новой, иногда называемой "виртуальной", индустрии, включающей создание программного обеспечения, информационный сервис, электронную коммерцию и пр.

Одной из важнейших задач современного управления является рациональная организация работы служащих, деятельность которых протекает в организации. Эта деятельность базируется на таких процессах, как получение информации и ее обработка: анализ, подготовка и принятие решений; выполнение решений; учет и контроль принятых решений. Интенсивность этих процессов столь велика, а потери, связанные с несвоевременными и некачественными решениями столь существенны, что их значение в организации становится первостепенным [10].

Данная работа предполагает следующую цель: определить процесс осуществления документационного обеспечения управленческой деятельности. Для достижения поставленной цели необходимо раскрыть ряд задач, а именно:

определить основные понятия документационного обеспечения управленческой деятельности и систему документации;

рассмотреть основные требования к оформлению управленческих документов, их унификации, стандартизации и регистрации;



выявить правила хранения, а также контроля исполнения управленческих документов;

определить понятие документооборота, рассмотреть его организацию, автоматизацию и преимущества от внедрения электронных систем.

Объектом в данной курсовой работе является рассмотрение документационного обеспечения управленческой деятельности, а предметом – составляющие элементы документационного обеспечения.

Актуальность темы данной работы обусловлена тем, что в современной социально-экономической обстановке в условиях поиска оптимальных путей информатизации общества и вхождения России в мировое информационное пространство первостепенное значение приобретает решение многоаспектной проблемы документационного обеспечения управления (ДОУ), при помощи которого процессы документирования, организации документов и документооборота приобретают нормативный или упорядоченный характер. Приоритетными следует сегодня признать документоведческие, правовые, экономические, организационные, кадровые и другие аспекты. Недостаточная научно-теоретическая разработанность и отсутствие должного государственного внимания к созданию концептуальной базы и выработке единых подходов к организации ДОУ влекут за собой различные отрицательные последствия, в частности, отрыв от международных правил и технологий, неэффективность и недостаточную ценность сохраняемых информационных ресурсов и т.д. Многоаспектный, межведомственный характер проблемы требует соответствующей организации фундаментальных и прикладных научных исследований и разработок, их координации и фиксирования [6]. 



1.Документационное обеспечение управленческой деятельности

1.1Основные понятия

Терминологический стандарт определяет «делопроизводство» как отрасль деятельности, обеспечивающую документирование и организацию работы с официальными документами. Термин «делопроизводство», по ГОСТ Р 51141-98, синонимичен термину «документационное обеспечение управления», который вошел в научный оборот более 10 лет назад [2].

Документоведение — научная дисциплина, изучающая закономерности

формирования и функционирования систем документационного обеспечения управления (ДОУ).

Традиционно сфера деятельности, связанная с обработкой документов,

называется делопроизводством. Термин «делопроизводство» возник в России во 2-й половине XVIII в. Он образован от сочетания слов «производство дела». Его значение становится понятным, если иметь в виду, что термин «дело» обозначал первоначально вопрос (судебный или административный), решаемый органом управления. Следовательно, под делопроизводством понималось, прежде всего, рассмотрение (производство) дел или, иначе говоря, — деятельность, связанная с принятием решений по какому-либо вопросу. Значение термина «дело» как собрания документов — более позднего происхождения.

Документационное обеспечение управления предполагает, прежде

всего, создание имеющих юридическую силу документов, или документирование, т. е. запись информации на бумаге или ином носителе

по правилам, установленным правовыми нормативными актами или выработанным традицией. Документирование может осуществляться на естественном языке и на искусственных языках с использованием новых носителей информации. При документировании на естественном языке создаются текстовые документы — документы, содержащие речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой 

звукозаписи. Текстовый письменный документ — это традиционный документ на бумажном носителе или видеограмма, т. е. его изображение на экране монитора.

При создании документов используются средства документирования.

Ими могут быть:

• простые орудия (ручки, карандаши и др.);

• механические и электромеханические средства (пишущие машины,

магнитофоны, диктофоны, фото-, кино- и видеотехника и др.);

• компьютерная техника.

Результатом документирования является документ — зафиксированная

на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Носитель — это материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.

В течение многих веков наиболее распространенным носителем

документной информации является бумага. Наряду с ней сейчас широко используются и новые носители, позволяющие использовать для документирования вычислительную технику.

Как уже говорилось, документирование предполагает соблюдение

установленных правил записи информации. Соблюдение этих правил придает юридическую силу создаваемым документам. Юридическая сила документа обеспечивается установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов — обязательных элементов оформления документа [10].

Наличие формуляра, установленного государственным стандартом,

обеспечивает единство документирования и единство документации как в рамках одного учреждения, так и в целом в стране. Документы являются основными носителями управленческой, научной, технической, статистической и иной информации. Документы являются носителями первичной информации, именно в документах информация фиксируется 

впервые. Это свойство и позволяет отличать документы от других источников информации — книг, газет, журналов и др., содержащих переработанную, вторичную информацию.

Любой документ является элементом системы документации более высокого уровня. Поэтому в ходе курсовой работы необходимо рассмотреть понятие и значение системы документации.

^ 1.2 Система документации

Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению. Как буквы составляют алфавит, так и отдельные виды и разновидности документов составляют систему документации. До настоящего времени в документоведении не существует стройной классификации систем документации, видов и разновидностей документов, а используется ее эмпирически сложившийся вариант.

Отнесение документов к той или иной системе начинается с разделения всех документов на официальные и документы личного происхождения. К последним относятся документы, созданные человеком вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей: личная переписка, воспоминания (мемуары), дневники.

Официальные документы в зависимости от обслуживаемой ими сферы человеческой деятельности подразделяются на управленческие, научные, технические (конструкторские), технологические, производственные и др. Управленческие документы составляют ядро учрежденческой документации, именно они обеспечивают управляемость объектов как в рамках государства, так и отдельной организации. Управленческие документы представлены следующими основными видами (системами) документации:

• организационно-правовая документация;

• плановая документация;

• распорядительная документация;



• информационно-справочная и справочно-аналитическая документация;

• отчетная документация;

• договорная документация;

• документация по обеспечению кадрами (по личному составу);

• документация по обеспечению финансами (бухгалтерский учет

и отчетность);

• документация по материально-техническому обеспечению;

• документация по документационному и информационному

обеспечению деятельности учреждения и др.;

• документация по основной деятельности учреждения, организации

или предприятия, например, на производственном предприятии — это производственная документация (технологическая и конструкторская документация и др.), в лечебном учреждении — медицинская документация (медицинские карты, страховые документы и др.), в вузе — документация по высшему образованию (учебные планы, экзаменационные ведомости и др.).

Документы, составляющие одну систему документации, связаны единством целевого назначения и в комплексе обеспечивают документирование той или иной управленческой функции или вида деятельности [4].

Организация работы с документами — это организация документооборота учреждения, хранение документов и их использование в текущей деятельности.

Документооборот — это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполнения или отправки. В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются на документопотоки, например: регистрируемые и нерегистрируемые документы, входящие, исходящие и внутренние документы, документы, поступающие или направляемые в вышестоящие 

организации, документы, направляемые или поступающие из подведомственных организаций и др. Под документопотоком понимается совокупность документов, выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота.

Характеристикой документооборота является его объем. Под объемом

документооборота понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею в течение определенного периода времени, как правило, года. Объем документооборота является важным критерием при решении вопросов выбора формы делопроизводства, структуры службы делопроизводства, ее штатного состава, организации информационно-поисковой системы по документам и др.

Одна из важнейших функций в организации работы с документами — учет документов. Учет документов обеспечивается их регистрацией — записью учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт создания документа, его отправки или получения. Наряду с учетом документов их регистрация позволяет осуществлять контроль за "исполнением документов, а также вести поиск документов по запросам подразделений и работников учреждения.

Система хранения документов — это совокупность способов

учета и систематизации документов с целью их поиска и использования в текущей деятельности учреждения. Для системы хранения документов наиболее значимыми понятиями являются понятия «номенклатура дел» и «дело». Номенклатура дел — систематизированный перечень заголовков дел, формируемых в делопроизводстве учреждения, расположенных в определенной последовательности с указанием сроков их хранения, а дело — это совокупность документов (или документ), относящихся к одному вопросу, помещенных в отдельную обложку.

К документационному обеспечению управленческой деятельности, а конкретней к управленческим документам предъявляются определенные требования, которые мы рассмотрим во второй главе работы.



Основные требования к управленческим документам

Требования к оформлению

Каждый документ состоит из отдельных информационных элементов, которые называются реквизитами (подпись, печать, название вида документа и т. д.). Совокупность реквизитов, расположенных в документе определенным образом, составляет его формуляр. Формуляр, характерный для определенного множества документов, называется типовым формуляром, например Правила составления и оформления служебных документов изложены в Российском стандарте ГОСТ Р 6.30-97 УСОРД «Требования к оформлению документов». Он распространяется "на организационно-распорядительные документы, предусмотренные Унифицированной системой организационно-распорядительной документации (УСОРД) -постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности:

• федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, включая субъекты Российской Федерации, имеющие наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, органов местного самоуправления;

•       предприятий, организаций и их объединений независимо от организационно-правовой формы и вида деятельности».

Таким образом стандарт распространяется на любые, как государственные, так и негосударственные организации [7].

В стандарте перечисляются в определенной последовательности реквизиты, присущие всем видам организационно-распорядительных документов, изложены правила грамотного написания и оформления каждого реквизита, и каждому реквизиту отведено определенное место на листе бумаги, При этом для реквизита с постоянной информацией рассчитывается 

необходимая площадь с учетом максимального набора знаков при его написании.

ГОСТ указывает следующие реквизиты, которые могут быть использованы при создании документа:

01          Государственный герб Российской Федерации;

02          герб субъекта Российской Федерации;

03          эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04          код организации - автора документа;

05          код формы документа;

06          наименование организации - автора документа;

07          справочные данные об организации - авторе документа;

08          название вида документа;

09          дата документа;

10        регистрационный номер документа;

11        ссылка на регистрационный номер и дату документа;

12        место составления или издания документа;

13        гриф ограничения доступа к документу;

14        адресат;

15        гриф утверждения документа;

16        резолюция;

17        заголовок к тексту;

18        отметка о контроле;

19        текст документа;

20        отметка о наличии приложения;

21        подпись;

22        гриф согласования документа;

23        визы согласования документа;

24        печать;

25        отметка о заверении копии;

26        отметка об исполнителе;



27        отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

28        отметка о поступлении документа в организацию;

29        отметка для автоматического поиска документа.

^ Государственный герб Российской Федерации (01) изображается только в случаях, предусмотренных законодательством, на документах министерств, ведомств, а также органов суда, прокуратуры, арбитража, органов народовластия, высших органов управления и др.

^ Герб субъекта Российской Федерации (02) помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. В этом случае целесообразно указывать на бланке документа также наименование государства — Российская Федерация.

^ Эмблема организации (03) — это символическое графическое изображение. В качестве эмблемы, как правило, используется товарный знак. Изображение эмблемы облегчает поиск документа, не допускается заменять эмблемой наименование предприятия или учреждения. Эмблему размещают, как правило, на левом поле на уровне названия организации или на верхнем поле документа; возможны и другие варианты, вплоть до фонового изображения на «фирменной» бумаге. Размеры эмблемы определяются

руководством организации. Эмблема должна быть зарегистрирована в установленном порядке и не изображаться на документе, если у организации отсутствует официальное разрешение. Эмблема не воспроизводится также при помещении гербов на бланках организации.

^ Код организации (04) по Общероссийскому классификатору организаций и предприятий (ОКПО) имеют все зарегистрированные предприятия. Он является своеобразным подтверждением правомочности организации. Этот код может быть помещен на бланках организации заранее — типографским способом.

^ Код формы документа (05) по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) должен соответствовать коду, 

содержащемуся в классификаторах управленческой документации. Этот реквизит вносится при составлении конкретного документа.

^ Наименование организации (06), являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное или полное наименование вышестоящей организации, союза, ассоциации (при их наличии). Все эти наименования даются в именительном падеже.

^ Справочные данные об организации (07) указываются только в служебных письмах. К ним относятся: индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номера телетайпа, телефона, факса, телекса, электронной почты, счетов в банке и др. Точного состава этих сведений и правил их оформления не установлено.

^ Наименование вида документа (08) является одним из важнейших реквизитов, поскольку позволяет судить о назначении документа определяет состав его реквизитов и структуру текста. Наименование вида документа должно соответствовать компетенции его автора, содержанию документа. Оно регламентируется Положением об организации (уставом), проставляется на всех документах, за исключением писем и факсов, должно соответствовать ГСДОУ, ОКУД.

^ Дата документа (09) является одним из основных реквизитов, который обеспечивает его юридическую силу. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола — дата проведения заседания. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.

^ Регистрационный номер документа (10) — это условное обозначение,

под которым документ введен в информационно-поисковую систему организации. Для внутренних документов (например, приказов) он обычно является порядковым номером дела с начала года. Для исходящих документов складывается из индекса структурного подразделения, номера дела по номенклатуре, где будет храниться копия документа после его 

отправки, порядкового номера документа. Порядок регистрации и конкретная структура индексов документа регламентируются внутренними инструкциями.

^ Ссылка на регистрационный номер и дату документа (11) проставляется только на ответных письмах. Дата и номер для ссылки переписываются из инициативного письма.

^ Место составления или издания документа (12) обязательно указываются в том случае, если затруднено его определение по реквизитам

«наименование организации» и «справочные данные об организации». Целесообразно проставление этого реквизита на всех документах. Место составления или издания указываются с учетом принятого административно-территориального деления.

^ Гриф ограничения доступа к документу (13) проставляется, если документ содержит сведения ограниченного распространения, т. е. секретную или конфиденциальную информацию.

Адресат (14) указывается в основном на исходящих документах, что входит в обязанности технического сотрудника, который осуществляет отправку и прием документов. Наличие этого реквизита необходимо для сверки с адресом на упаковке. В случае несоответствия адреса на документе адресу на упаковке, документ возвращается отправителю.

^ Гриф утверждения (15) указывается на изданных распорядительных

документах и на документах, которые утверждаются компетентными органами или должностными лицами.

В резолюции (16) фиксируются указания руководителя по поводу исполнения документа. Резолюция пишется от руки и проставляется в верхнем правом углу над текстом документа. Если на документе больше одной резолюции, то вторая и последующие проставляются на любом свободном месте лицевой стороны документа.

^ Заголовок к тексту (17) является обязательным реквизитом для всех документов. Он должен быть максимально коротким и точным и отражать 

содержание документа. Заголовок необходим для эффективного поиска, регистрации документов без предварительного прочтения всего текста. В одной строке заголовка должно быть не более 28 знаков, точка в конце не ставится. Заголовок должен грамматически согласовываться с названием вида документа, отвечая на вопрос «о чем?» или «чего?».

^ Отметка о контроле (18) проставляется на документах, исполнение которых взято на особый контроль по поручению руководителя. Отметка о контроле проставляется в виде буквы «К» цветным (красным, синим, зеленым) карандашом, фломастером или специальным штампом «Контроль». Место расположения определено на левом поле документа на

уровне заголовка.

^ Текст документа (19) составляется на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Российском Федерации и субъектов Российской Федерации о государственных языках.

^ Отметка о наличии приложений (20) помещается перед подписью,

содержит список приложений или указание на их количество.

Подпись (21) — это один из основных способов удостоверения документов. Она является обязательным реквизитом. Подпись на документе ставит лицо, которое несет ответственность за содержание данного документа. Подписывается, как правило, только первый экземпляр документа. В состав реквизита входят: наименование должности лица,

подписывающего документ (полное, если документ оформлен не на бланке организации и сокращенное, если использован бланк), его личная подпись и расшифровка подписи (инициалы и фамилия) без кавычек и скобок.

^ Гриф согласования (22), т. е. предварительного рассмотрения вопросов, содержащихся в проекте документа, располагают ниже реквизита «подпись» или на отдельном листе согласования.

^ Визы (23) — реквизит неформализованный, проставляются в соответствии с порядком, принятым в организации.



Печати (24), подтверждая подлинность подписей, ставятся на наиболее важных документах, предусмотренных специальными нормативными актами. Такого рода документы удостоверяют права лиц, фиксируют факты, связанные с финансовыми средствами и т. п. Печать должна быть хорошо читаема, по возможности захватывать часть наименования должности или располагаться на свободном месте документа.

^ Отметка о заверении копии документа (25) для придания ей юридической силы состоит из заверительной надписи «Верно», наименования должности сотрудника, заверившего копию, его личной подписи, ее расшифровки и даты заверения.

^ Отметка об исполнителе (26) необходима для оперативной связи с тем, кто составил документ, для разъяснения и уточнения затронутых в документе вопросов. Данный реквизит включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают в соответствии со стандартом на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

^ Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (27)

проставляется на исполненных документах, подлежащих списанию в дело для последующего хранения и использования в справочных целях. Она проставляется на первой странице документа.

^ Отметка о поступлении документа в организацию (28) по возможности ставится на первом листе входящих документов, как правило, с помощью штампа. Данный реквизит включает в себя наименование получающей организации, дату поступления документа, его входящий регистрационный номер.

^ Отметка для автоматического поиска документа (29) может включать имя диска, директории и файла, содержащего данный документ, и другие поисковые данные.

Таким образом, в стандарте перечислено 29 реквизитов. Но все реквизиты на одном документе быть не могут, так как некоторые из них 

взаимоисключающие, например, вид документа и справочные данные об организации; гриф утверждения и адресат. Конкретный набор реквизитов зависит от вида документа, этапов его подготовки и работы с ним [1].

Применение государственных стандартов вводит единообразие в оформление документов, что является необходимым условием для механизации и автоматизации работы с ними, повышает культуру управленческого труда.

Так как документы складываются из одних и тех же составных частей (реквизитов), изучив порядок составления и оформления этих реквизитов (написание адресата, дат, грифов согласования, утверждения, порядка подписания и т.д.), заглядывая в случае необходимости в ГОСТ, можно грамотно оформить любой документ.

^ Методы унификации и стандартизации управленческих документов

В управленческой деятельности используются однотипные, повторяющиеся документы и документы оригинальные, не имеющие аналогов. Однотипные документы могут быть унифицированы и стандартизированы.

Унификация однотипных управленческих документов заключается в установлении единообразия их состава и форм.

Стандартизация — это форма юридического закрепления результатов унификации. В практике совершенствования документационного обеспечения управленческой деятельности разрабатываются государственные стандарты на терминологию делопроизводства и архивного дела и на требования к составлению и оформлению управленческих документов. В настоящее время действует два стандарта: ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».



Основная цель унификации и стандартизации — создание таких форм документов, применение которых будет экономически эффективно, повысит общую культуру управления.

Объектами унификации и стандартизации в управленческой деятельности являются:

• термины и определения, используемые при работе с управленческой

информацией;

• организационные структуры организаций, учреждений и предприятий;

• управленческие функции;

• управленческая документация.

Документы давно стали объектами унификации и стандартизации.

Стандартизацию документов в течение длительного времени проводят и национальные организации по стандартизации других стран, а также различные международные организации. Национальные стандарты на документы существуют в Германии, Бельгии, Великобритании, Норвегии, Швеции, Финляндии, Болгарии и других странах.

В работе по унификации документов, в частности внешнеторговых, принимают участие более десяти международных организаций, в том числе Комитет по развитию внешней торговли Европейской Экономической Комиссии (ЕЭК), Международная организация стандартизации (ИСО) и др.

Роль и значение унификации и стандартизации документов особенно возросли в связи с применением в управлении компьютерных технологий.

Унификация управленческих документов предполагает унификацию

состава документов, создаваемых при решении управленческих задач, и форм документов. Унификация состава документов организации заключается в отборе и закреплении комплекса документов, необходимых и достаточных

для решения управленческих задач. В результате унификации состава документов исключаются формы документов, не вызванные 

действительными потребностями управления, и состав документов организации может быть значительно сокращен.

Унификация форм документов заключается в отборе и закреплении

в унифицированных формах документов информационных показателей и реквизитов, соответствующих назначению документов, и установлении единых требований к их составлению и оформлению.

Результаты унификации состава документов получают свое закрепление в Табеле форм документов, применяемых в деятельности организации, а результаты унификации форм документов получают свое выражение в Альбоме форм документов, применяемых в деятельности организации.

^ Регистрация и индексация управленческих документов

Для эффективного использования информации при принятии различного рода решений, предоставления в распоряжение специалистов

всего массива информации по определенному вопросу в кратчайшее время в организации должна быть построена рациональная поисковая система. Современная информащонно-поисковая система (ИПС) должна включать все документы, которыми располагает организация.

Основой построения поисковых систем является регистрация документов — фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем даты и регистрационного индекса с последующим внесением необходимых сведений о документе в регистрационную базу данных (журнал, картотека, входной экранный формат или дело). Главное назначение регистрации — придание документу юридической силы, подтверждение факта его создания или поступления.

На базе регистрационных данных традиционно строится учет и поиск документов, контроль за их исполнением. Вместе с тем, при существующей системе делопроизводства регистрируется от четверти до половины документов, остальные в организации не учитываются, а их поиск строится лишь на предположениях специалистов об их существовании и возможном 

месте хранения. В соответствии с ГСДОУ регистрации подлежат все документы, требующие исполнения, учета и использования в справочных целях: распорядительные, плановые, отчетные, статистические, учебные, финансовые, бухгалтерские и др. Регистрируются документы, используемые

внутри организации или направляемые в другие организации, поступающие из вышестоящих, подведомственных и сторонних организаций или от частных лиц.

Документы регистрируются один раз: поступающие — в день поступления, создаваемые — в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое он повторно, как правило, не регистрируется.

Регистрация документов производится децентрализовано в местах их создания и исполнения по группам документов в зависимости от названия, автора и содержания.

Индекс документа составляется в зависимости от принятого для каждого массива документов принципа формирования дел. Обязательным элементом индекса является порядковый регистрационный номер в пределах регистрируемого массива, как правило, за год. В комплексе с датой и названием он служит поисковым образом документа и используется также для целей учета. Дополнения к порядковому номеру указывают место исполнения и хранения документа, принадлежность его к определенному вопросу, территории, периоду, лицу и т. д. и служат целям облегчения поиска.

Индексом документов, формируемых в дела только по названиям

и авторам (бухгалтерские балансы, протоколы, наряды и др.), служит порядковый номер в пределах регистрируемого массива.

Индексом документов, формируемых в дела по вопросам, корреспондентам, территории (докладные записки, любая переписка, отзывы и др.), служит порядковый регистрационный номер, дополненный индексом по номенклатуре дел, который и определяет место хранения документа.



При регистрации документа индекс, как и другие его регистрационные

данные, переносится в регистрационные формы. Причем в регистрационных формах могут указываться и другие реквизиты (сведения), которые вносятся при первичной регистрации или заполняются в процессе исполнения документа.

Классификация документов и информации является основой построения ИПС. Она нужна:

• для выделения регистрируемых массивов при регистрации документов;

• для проставления индексов соответствующих классификационных справочников при индексировании;

• как схема систематизации различных справочных и контрольных карточек при организации информационно-поисковых массивов;

• при поиске документов и информации.

^ Контроль исполнения управленческих документов

Контроль за исполнением документов и принятых решений — одна из важнейших функций управления и поэтому является обязательной составной частью документационного обеспечения управления. Массив контрольных сведений входит в состав информационно-поисковой системы организации.

Цель контроля — содействовать своевременному и качественному исполнению документов, обеспечивать предоставление аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников.

Контроль за исполнением документов включает несколько последовательных этапов:

• постановку документов на контроль;

• проверку своевременности доведения документов до конкретных

исполнителей;

• предварительную проверку и регулирование хода исполнения;

• учет и обобщение результатов контроля за исполнением документов.



Контроль, как правило, ведется на нескольких уровнях:

• формализованный контроль своевременного исполнения;

• контроль соответствия формы создаваемых документов их содержанию;

• контроль соответствия применяемых унифицированных форм и бланков действующим нормативам и образцам;

• контроль соответствия уровня и формы удостоверения каждого документа, соответствия подписей их расшифровкам;

• контроль соответствия всех экземпляров на идентичность;

• контроль, включающий анализ существа и полноты исполнения поручений, заданий, ответов на запросы.

Такая многоуровневость на практике выражается в том, что разные уровни контроля осуществляются в организации различными должностными лицами. Если контроль своевременности исполнения и соответствия экземпляров, подписей и так далее осуществляет только служба ДОУ, то контроль правильности использования форм, бланков, структуры текста успешнее всего получается у сотрудников, ответственных за оформление проектов документов, естественно, при наличии у них соответствующих полномочий.

Контроль же по существу содержания входит в обязательные должностные обязанности не только руководителей всех рангов, но и при большом объеме контрольных документов — специального контрольного подразделения.

Основными задачами подразделения (группы) контроля исполнения

являются:

• отслеживание прохождения документов, а также фиксация фактического исполнения входящих, исходящих и важных внутренних документов, письменных указаний руководства;

• обобщение полученных данных и результатов исполнения, а также

доведение их до сведения руководства в удобном формализованном виде;



• выработка предложений по ускорению документопотоков и укреплению исполнительской дисциплины.

^ Оперативное хранение управленческих документов

Организация хранения дел должна обеспечивать их сохранность и удобство использования. Оперативное хранение документов проводится в службах ДОУ, других структурных подразделениях организаций до сдачи их в ведомственный архив. Оперативное хранение подразделяется на хранение документов в процессе их исполнения и хранение исполненных документов.

Документы во время их исполнения должны храниться у исполнителя в специальных папках с надписями «срочно», «на исполнение», «на заседание», «на подпись», «на отправку» и т. п. На папках указываются также фамилия, инициалы, телефон исполнителя. Папки хранятся в течение дня на столе исполнителя, после окончания работы убираются в ящик стола или шкаф.

Папки с неисполненными документами хранятся таким образом, чтобы в случае болезни или командировки исполнителя их можно было сразу же передать другому сотруднику.

Хранение исполненных документов осуществляется в специальных папках. Папки типа «скоросшиватель» используются для документов кратковременных сроков хранения, так как в скоросшивателях документы располагаются в обратной хронологической последовательности: документ с более поздней датой оказывается первым (сверху), а с ранней — в конце (снизу).

Для документов длительных и постоянных сроков хранения целесообразно использовать папки с мягкой системой крепления (на шнурках). Документы пробиваются дыроколом, через отверстия пропускаются шнурки, которые завязываются снизу подшитых документов. Это немного усложняет работу, но дает возможность группировать документы в прямой хронологической последовательности. Документы, 

хранящиеся в подобных папках, могут приниматься в ведомственный архив в том виде, как они сформировались в делопроизводстве.

Дела, остающиеся в оперативной деятельности, удобно хранить в механических картотеках элеваторного типа. Запрещается хранить законченные дела в столах сотрудников [3].

Исполненные документы группируются в дела по специальным правилам. Эта работа по группировке документов носит название «формирование дел».

Итак, мы выяснили, что документационное обеспечение управленческой деятельности предполагает не только создание документов, но также и организацию работы с ними, которая включает в себя организацию документооборота.



Документооборот управленческой деятельности

^ 3.1 понятие и организация документооборота

Документооборот — это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи их на хранение.

Действующие нормативные акты и методические пособия рассматривают в качестве объекта регулирования документооборот организации в целом и, соответственно, потоки входящих, внутренних и исходящих документов.

Документооборот можно разделить на следующие этапы:

• экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию;

• предварительное рассмотрение документов службой ДОУ;

• организация рационального движения документов внутри организации;

• экспедиционная обработка исполненных и отправляемых документов.

Обработка корреспонденции достаточно традиционна, как правило, не вызывает трудностей при соблюдении определенных правил.

Предпочтение справедливо отдается централизованной экспедиции, в которой обрабатывается вся корреспонденция. Это позволяет поднять производительность труда, более точно определить необходимые штаты, лучше поставить учет документов.

При такой организации дела корреспонденция, доставляемая курьерами, поступающая по почте, факсом, телеграфом или иным путем, должна приниматься и обрабатываться специально выделенным должностным лицом: секретарем фирмы, работником службы документационного обеспечения управления (канцелярии, общего отдела и др.). Для обеспечения учета и полноценной информационно-поисковой системы ему же должны передаваться и документы, полученные сотрудниками организации за ее пределами (в командировках, на совещаниях 

и т. п.). Цель первого этапа — зафиксировать сам факт поступления документов (при необходимости и время).

Следующий этап прохождения, поступающих в организацию документов в большей степени зависит от всей постановки документационного обеспечения. Основное его значение — оперативное

получение документов исполнителями и формирование полноценного научно-справочного аппарата [10].

Значительным резервом сокращения сроков и инстанций прохождения

документов является установленное ГСДОУ предварительное рассмотрение документов службе ДОУ и распределение уже на этой стадии документов на потоки:

• для обязательного рассмотрения руководством организации в соответствии с распределением обязанностей;

• не требующие резолюции руководства и направляемые сразу в структурные подразделения исполнителям.

При рассмотрении поступившего документа учитывается:

• важность его содержания;

• сложность и новизна поставленных вопросов;

• общественное положение автора документа, место учреждения- отправителя в структуре управления;

• срок исполнения документа;

• вид документа: закон, распоряжение, письмо, отчет и т. д.

В целях оптимизации документопотоков целесообразно установить единый порядок передачи документов для обработки, например, через лицо, ответственное за документационное обеспечение в структурном подразделении.

Значительную часть документооборота организации составляют различного рода проекты документов, требующие согласования, подписания или утверждения. Хотя все эти этапы оформления документов могут быть закреплены в Табеле форм документов, осуществляются они, как правило, 

сотрудниками подразделения, готовящего документ, а служба ДОУ только контролирует сроки и правильность (полноту) их оформления при регистрации.

Для оптимизации и сокращения документопотоков целесообразна разработка технологических инструкций (схем), в которых в наглядной графической форме определена последовательность подготовки проектов наиболее распространенных документов, их согласования, подписания и утверждения. На схемах могут указываться альтернативные решения, местонахождение конкретных должностных лиц и даже часы приема по данному вопросу.

Обработку исполненных и отправляемых документов предпочтительнее централизовать в единой экспедиции организации.

Экспедиционная обработка отправляемых документов включает в себя сортировку, упаковку, оформление почтового отправления и сдачу в отделение связи. Она осуществляется в соответствии с действующими Правилами оказания услуг почтовой связи и должна проводиться в тот же день или не позднее следующего рабочего дня.

^ Автоматизация документооборота

Системы электронного управления документами (ЭУД) обеспечивают процесс создания, управления доступом и распространения больших объемов документов в компьютерных сетях, а также обеспечивают контроль над потоками документов в организации. Часто эти документы хранятся в специальных хранилищах или в иерархии файловой системы. Типы файлов, которые, как правило, поддерживают системы ЭУД включают текстовые документы, образы, электронные таблицы, аудио-, видео-данные, и документы Web. Общими возможностями систем ЭУД являются создание документов, управление доступом, преобразование и безопасность. Наибольший эффект дают ЭУД при внедрении в масштабах всей, возможно территориально распределенной, организации. Такие системы называются корпоративными системами ЭУД.



Системы делопроизводства обеспечивают работу с электронными версиями документов и реквизитами регистрационно-контрольных форм в соответствии с принятыми в стране правилами и стандартами делопроизводства.

Системы документооборота обеспечивают строго регламентированное и формально контролируемое движение документов внутри и вне организации на основе информационных и коммуникационных технологий.

Если основным назначением систем делопроизводства является документальная регистрация тех или иных свершившихся действий и событий (например, "документ принят к исполнению", "документ передан на исполнение конкретному сотруднику", "на документ дан соответствующий ответ" и т.д.) в соответствии с принятыми правилами, то системы документооборота не только регистрируют действия и события, но и поддерживают сами процессы работы над документами.

Основное отличие и преимущество корпоративной системы ЭУД по сравнению с системами делопроизводства и документооборота состоит в том, что это решение, которое обеспечивает универсальную, повсеместно доступную среду для работы и хранения всех типов документов в масштабе всей организации в целом (таблица 1).

Таким образом, иерархия понятий и технологий, по мере их расширения от частных к более общим, следующая.

  • Системы делопроизводства.

  • Системы документооборота.

  • Системы управления документами, включая корпоративные системы электронного управления документами.

Внедрение систем управления документами может быть ориентировано на фактический повтор в электронном виде существующих "бумажные" процессы, либо может быть использовано как средство для пересмотра, переопределения и оптимизации существующих процессов.



Таблица 1.

^ Состав пользователей различных типов систем

Типы систем

Группы пользователей систем

Системы делопроизводства

Сотрудники ограниченного числа таких структурных подразделений организации, как управление делами, секретариаты, канцелярии, общие отделы, экспедиции

Системы документооборота

Отдельные сотрудники многих подразделений

Корпоративные системы управления документами

Практически все сотрудники из всех подразделений организации


Очевидно, что второй подход дает значительно лучший эффект, но требует больших усилий при внедрении и силы воли руководителя.

^ 3.3 Преимущества от внедрения систем электронного управления документами

Организации могут получить два типа преимуществ от внедрения корпоративных систем электронного управления документами: тактические и стратегические.

^ Тактические преимущества связаны в основном с сокращением затрат. Их достаточно легко определить и измерить. Измеряемые в денежном выражении преимущества могут быть просчитаны на основе подсчета того, сколько можно убрать физических шкафов для хранения документов, сколько площадей освободить, сколько освободить серверов, которые часто хранят много копий одних и тех же документов. Итак, к тактическим относятся следующие типы преимуществ.

  • Физическое освобождение места.

  • 

  • Уменьшение затрат на копирование.

  • Уменьшение затрат на доставку информации в бумажном виде.

  • Уменьшение затрат на ресурсы: люди и оборудование.

  • Уменьшение затрат на бумагу.

  • Повышение продуктивности работы:

    • более быстрое выполнение работ;

    • увеличение общего количества выполняемых работ;

    • улучшение работы с данными/записями (документами, имеющими юридические обязательства);

    • возможность выполнения новых типов работ или выполнения работ по-другому.

^ Стратегические преимущества связаны с улучшениями в ключевых бизнес-процессах. Это связано с ростом оборота или прибыли, если речь идет о коммерческих структурах, или с улучшениями в работе, принятии решений, обслуживании, если речь идет, например, об органах государственной власти. По самой своей природе эти преимущества труднее измерить. Сами стратегические преимущества можно разделить на две большие группы.

Средний уровень достигаемых преимуществ и средний уровень сложности

  • Улучшения в доступе к информации.

  • Улучшения в качестве обслуживания заказчиков, скорости реагирования.

  • Улучшения в контролируемости процессов.

  • Улучшения в результатах аудиторских проверок.

  • Улучшения в процессе гарантийного обслуживания.

  • Улучшение качества продуктов/услуг.

  • Увеличение финансовых оборотов.

Высокий уровень преимуществ и высокий уровень сложности

  • Более быстрое и качественное принятие решений.

  • 

  • Усиление степени контроля со стороны руководства.

  • Обеспечение соответствия существующим правилам и законам.

  • Более быстрый вывод на рынок новых продуктов и услуг.

  • Улучшение морального климата и степени удовлетворенности сотрудников своим трудом.

  • Более широкий набор предлагаемых продуктов и предоставляемых услуг.

Иными словами современно устроенная организация использует наличие развитых информационных технологий для:

осуществления распределенных персональных вычислений, когда на каждом рабочем месте достаточно ресурсов для обработки информации в местах ее возникновения;

создания развитых систем коммуникаций, когда рабочие места соединены для пересылки сообщений;

присоединения к гибким глобальным коммуникациям, когда предприятие включается в мировой информационный поток;

создания и развития систем электронной торговли;

устранения промежуточных звеньев в системе интеграции организация — внешняя среда [8].



Заключение

В ходе данной курсовой работы мы выяснили, что документы являются основными носителями управленческой, научной, технической, статистической и иной информации. Документы являются носителями первичной информации, именно в документах информация фиксируется впервые. Документы, составляющие одну систему документации, связаны единством целевого назначения и в комплексе обеспечивают документирование той или иной управленческой функции или вида деятельности.

То есть в данной работе были определены основные понятия документационного обеспечения управленческой деятельности и системы документации, рассмотрены существующие основные требования к оформлению управленческих документов, их унификации, стандартизации и регистрации. Выявлены правила хранения, а также контроля исполнения управленческих документов. Определено понятие документооборота и его место в управленческой деятельности. Повторяясь, отметим, что системы документооборота не только регистрируют действия и события, но и поддерживают сами процессы работы над документами. Кроме того, рассмотрена организация документооборота, его автоматизация и преимущества от внедрения электронных систем.

В заключении хотелось бы отметить, что говоря о развитии системы стратегических информационных технологий в стране, Д.Медведев назвал создание супер-компьютеров и грид-систем, внедрение электронного правительства и развитие культурно-познавательных и образовательных сервисов на базе интернета основными задачами в этой сфере. По мнению главы государства, доступность современных информационных технологий, качественных государственных услуг, широкополосного доступа в интернет – главный показатель развития информационного общества в стране [9].




Библиографический список:

Книги, учебники, пособия:

1. Корнеев И.К., Машурцев В.А. Информационные технологии в управлении. — М.: ИНФРА-М, 2007. — 158 с. — (Серия «Вопрос — ответ»).

2. ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. — М.: ИПК Издательство стандартов, 1997.

3. Кудряев В.А., Карцеве И.К., Ксандопуло Г.Н. и др. Организация работы с документами: Учебник — М.: ИНФРА-М, 2008. – 209 с.

4. Пшенко А. В. Основные нормативные требования к документам и документационному обеспечению управления: учебное пособие для студентов заочного обучения. — М.: ЗАО «Финстатинформ», 2009. – 302 с.

5. Божко В.П., Власов Д.В., Гаспариан М.С. Информационные технологии в экономике и управлении: Учебно-методический комплекс. – М.: Изд. центр ЕАОИ. 2008. – 120 с.

6. Титоренко Г.А. Информационные системы в экономике: учебник для студентов вузов, обучающихся по специальностям экономики и управления. – 2.е изд., перераб. и доп.. – М.: ЮНИТИ – ДАНА, 2008. – 463 с.
Электронные информационные ресурсы:

http://www.bibliotekar.ru/biznes-60/10.htm

http://www.market-journal.com/itvupravlenii/8.html

http://archive.kremlin.ru/sdocs/themes.shtml#221367

http://tvv48.narod.ru/it/contents.html





Скачать файл (68.3 kb.)

Поиск по сайту:  

© gendocs.ru
При копировании укажите ссылку.
обратиться к администрации
Рейтинг@Mail.ru