Logo GenDocs.ru

Поиск по сайту:  


Загрузка...

Автоматизация бухгалтерского учета малого предприятия - файл 1.doc


Автоматизация бухгалтерского учета малого предприятия
скачать (543 kb.)

Доступные файлы (1):

1.doc543kb.19.12.2011 10:09скачать

содержание
Загрузка...

1.doc

  1   2
Реклама MarketGid:
Загрузка...
ЗАДАНИЕ 1.

Проектирование информационной системы.

Вариант задания.

  1. Автоматизация бухгалтерского учета малого предприятия.


Решение




Выполните эскиз технического задания на информационную систему в соответствии с вариантом (автоматизация бухгалтерского учета малого предприятия). Для этого:

  1. Опишите объект автоматизации как систему информационно-логистических связей элементов автоматизации: организационную структуру, порядок выполнения и состав задач и т.д.

Важным этапом системного анализа является структуризация системы – локализация ее границ и выделение структурных составных частей. Выделенную по определенному признаку часть автоматизированной системы управления называют подсистемой АСУ. Совокупность действий, направленную на достижение определенной цели, называют функцией АСУ. Выполнение автоматизированной системой управления функций, осуществляемое на действующем объекте у правления и обеспечивающее достижение заданных целей, называют функционированием АСУ (ГОСТ 24.003-84).

Структура системы управления отражает строение и внутреннюю форму организации, относительно устойчивые взаимоотношения и взаимосвязи элементов системы. В каждой АСУ, как и любой сложной системе, можно выделить большое число элементов, свойств, связей между элементами. Охватить их одновременно в рамках одного понятия структуры не представляется возможным. В процессе создания и в ходе функционирования АСУ выделяют некоторые аспекты внутреннего строения системы управления, различая в соответствии с этим виды структуры системы: организационную, функциональную, комплекса технических средств, сбора и передачи информации и др. Организационная структура системы управления определяет наличие подразделений разного уровня – отделов, подотделов, цехов, участков и др., и их взаимное административное подчинение. Функциональной структурой АСУ называют структуру, элементами которой являются подсистемы, функции автоматизированной системы управления или их части, а связи между элементами – потоки информации, циркулирующей между ними при функционировании АСУ. Структурой комплекса технических средств АСУ называют структуру, элементами которой являются устройства комплекса технических средств АСУ, а связи между элементами отображают информационный обмен (ГОСТ 24003–84).

В системах организационного управления функциональная и организационная структуры часто во многом совпадают. Это объясняется стремлением создать для систематической и квалифицированной реализации определенной функции управления постоянный коллектив людей, работающих под единым руководством. При этом основываются на том интуитивно ясном и многократно проверенном на практике соображении, что такое объединение в одном подразделении наиболее близких по характеру задач и тесно взаимодействующих исполнителей уменьшает объем передаваемой между подразделениями информации, дублирование функций, время на согласование решений и т.д.

Структура систем организационного управления в народном хозяйстве строится по отраслевому или территориальному признаку. Отраслевой принцип позволяет осуществлять единую техническую и экономическую политику в каждой отрасли. Он применяется в тех случаях, когда речь идет о сложных, специфических видах производства. Если ставится задача комплексного использования материальных ресурсов в некотором районе страны, управление строится по территориальному принципу. По этому же принципу построены органы государственного административно-территориального управления.

Число уровней системы существенно влияет на эффективность управления, хотя эта зависимость не может быть в настоящее время выражена аналитически. Чем меньше число уровней, тем меньше задержек и ошибок в передаче информации от нижних уровней к верхним и обратно, тем выше оперативность принятия решений, скорость и точность реакции на возникающие возмущения. С увеличением числа уровней растет общее количество элементов системы, что приводит к большей их обособленности и необходимости усиления горизонтальных связей, которые, как правило, слабее вертикальных. С другой стороны, чем меньше число уровней, тем большая нагрузка приходится на каждый элемент системы, тем труднее осуществлять управление, с чем и связана тенденция к росту числа уровней системы и элементов каждого уровня. Таким образом, в системе организационного управления существуют факторы, определяющие стремление как к увеличению, так и уменьшению числа уровней.

В процессе функционирования организационных систем управления довольно часто наблюдается временное, оперативное перераспределение задач между уровнями системы, получившее название "делегирование полномочий". Оно заключается в том, что в определенной обстановке решение части задач управления передается с некоторого уровня на более низкий. При этом подсистеме более низкого уровня передаются как полномочия вышестоящей подсистемы в пределах решения данных задач, так и ответственность за правильность, своевременность и качество их решения и реализации.

В сложных, необычных ситуациях происходит и обратный процесс – подсистема более высокого уровня, как говорят, "берет управление на себя", т.е. решает задачи и выполняет функции, обычно входящие в компетенцию управляемой подсистемы. Благодаря тому что подсистема более высокого уровня располагает большими полномочиями и ресурсами, решение задач оказывается более эффективным. Однако при этом подсистема верхнего уровняв какой-то мере выполняет несвойственные ей функции, что неизбежно ограничивает ее возможности по решению задач управления своего уровня. Поэтому после нормализации ситуации решение этих задач вновь передается подчиненной подсистеме.

В структуре организационных АСУ принято выделять подсистемы по функциональному признаку. Это позволяет четко выделять комплексы задач в подсистемах в соответствии с определенной функцией управления и в то же время в большинстве случаев совпадает с существующей организационной структурой предприятия или отрасли, для которых создается АСУ.

Для АСУ предприятий, производственных объединений и отраслей согласно ОРММ выделяют подсистемы по следующим функциям управления: перспективным планированием и развитием; технико-экономическим планированием; основным производством; технической подготовкой производства; материально-техническим снабжением; реализацией и сбытом продукции; бухгалтерским учетом; финансами; кадрами; капитальным строительством; научно-исследовательскими и опытно-конструкторскими работами и др.

В ряде случаев возникает необходимость в выделении функциональных подсистем, не предусмотренных рекомендуемым перечнем. Такая необходимость возникает в случаях выявления дополнительной реально выполняемой долговременно действующей функции управления. Так, например, при большом объеме работ по кооперации со смежниками возможно окажется целесообразным выделить в самостоятельный отдел в организационной структуре и в самостоятельную подсистему АСУ функции управления работами по кооперации. Обоснованием для такого выделения служит наличие большого количества специфических задач данного содержания, требующих для их решения получения и переработки больших объемов информации, а также существенное влияние качества решения этих задач на общую эффективность функционирования предприятия, объединения или отрасли в целом.

Кроме функциональных в АСУ выделяют обеспечивающие подсистемы, которые необходимы для успешной работы функциональных подсистем. Различают следующие виды обеспечения АСУ.

Техническое обеспечение – комплекс технических средств, применяемых для функционирования АСУ.

Математическое и программное обеспечение – совокупность математических методов, моделей, алгоритмов и программ обработки информации, используемых при создании и функционировании АСУ.

Информационное обеспечение – совокупность реализованных решений по объемам, размещению и формам организации информации, циркулирующей в АСУ при ее функционировании. Оно включает нормативно-справочную информацию, необходимые классификаторы технико-экономической информации, унифицированные документы, массивы данных, используемые при решении задач АСУ.

Организационное обеспечение – совокупность документов, регламентирующих деятельность персонала АСУ в условиях ее функционирования. Лингвистическое обеспечение – совокупность языковых средств для формализации естественного языка, построения и сочетания информационных единиц при общении персонала АСУ, в условиях ее функционирования, со средствами вычислительной техники.

Правовое обеспечение – совокупность правовых норм, регламентирующих правоотношения при функционировании АСУ и юридический статус результатов ее функционирования (ГОСТ 24.003-84).

Комплекс технических средств и информационное обеспечение являются общими для всех задач, решаемых в АСУ. В связи со спецификой методов разработки, ввода в действие и дальнейшей эксплуатации их принято выделять в самостоятельные подсистемы. Специфика технических средств определяется необходимостью систематического обслуживания, проверки исправности, профилактики, различных видов ремонта. Эта специфическая область работы АСУ выполняется специалистами по электронике и вычислительной технике и не входит в круг обязанностей специалистов по созданию и эксплуатации АСУ. Однако проектирование этого комплекса, обеспечивающего функционирование АСУ, является прямой обязанностью разработчиков системы.

Остальные виды обеспечения используются применительно к конкретным задачам и, как правило, их в самостоятельные подсистемы не выделяют.

Объектом автоматизации является бухгалтерский учет малого предприятия. Бухгалтерский учёт — упорядоченная система сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении о состоянии имущества, обязательств организации и их изменениях (движении денежных средств) путём сплошного, непрерывного и документального учёта всех хозяйственных операций.

Объектами бухгалтерского учёта являются имущество организаций, их обязательства и хозяйственные операции, осуществляемые организациями в процессе их деятельности.

Основной задачей бухгалтерского учёта является формирование полной и достоверной информации (бухгалтерской отчётности) о деятельности организации и её имущественном положении, на основании которой становится возможным:

  • предотвращение отрицательных результатов хозяйственной деятельности организации;

  • выявление внутрихозяйственных резервов обеспечения финансовой устойчивости организации;

  • контроль соблюдения законодательства при осуществлении организацией хозяйственных операций;

  • контроль целесообразности хозяйственных операций;

  • контроль наличия и движения имущества и обязательств;

  • контроль использования материальных, трудовых и финансовых ресурсов;

  • контроль соответствия деятельности утверждённым нормам, нормативам и сметам.

Организационная структура бухгалтерского учета малого предприятия определяется законодательством и общепринятыми нормами ведения бухгалтерии в РФ. Бухгалтерский учет – важнейшая составная часть информационной системы управления, воспроизводящей хозяйственные процессы. При этом в основе современного управления лежит системный подход, предполагающий получение той информации, которая дает возможность принимать управленческие решения. Выполняя информационную функцию, бухгалтерский учет создает условия для управления предметами и людьми.

Под предметами, прежде всего, понимают товары, а также все те материальные и денежные ценности, которые необходимы для нормальной работы торговых предприятий (основные средства, тара, деньги и т.п.) Управлять предметами – это значит знать товарную массу, денежные средства и материально – техническую базу предприятия.

Под управлением людьми следует понимать, прежде всего, материальную ответственность за ценности (предметы), находящиеся на предприятии.

Факты хозяйственной жизни описываются в бухгалтерском учете по строго фиксированной системе (план счетов), в определенном порядке и в определенных формулах (форма бухгалтерского учета), с использованием определенной техники регистрации (вычислительные машины). Вся эта работа выполняется определенным штатом счетных работников, составляющих бухгалтерский аппарат.

Порядок выполнения бухгалтерского учета малого предприятия в России и в мире такой. Бухгалтер (часто – главный и единственный в одном лице) получает первичную информацию, заносит её в программу автоматизации (в нашем случае – 1С Бухгалтерия) и формирует финансовую отчётность.

Финансовая отчётность — совокупность показателей учёта, отраженных в форме определенных таблиц и характеризующих движение имущества, обязательств и финансовое положение компании за отчетный период. Финансовая отчётность представляет из себя систему данных о финансовом положении компании, финансовых результатах её деятельности и изменениях в ее финансовом положении и составляется на основе данных бухгалтерского учета.

Существует четыре главных вида финансовой отчётности:

  1. бухгалтерский баланс группирует актив и пассив компании в денежном выражении.

  2. отчёт о прибылях и убытках содержит данные о доходах, расходах и финансовых результатах в сумме нарастающим итогом с начала года до отчётной даты.

  3. отчёт об изменениях капитала раскрывает информацию о движении уставного капитала, резервного капитала, дополнительного капитала, а также информацию об изменениях величины нераспределённой прибыли (непокрытого убытка) организации.

  4. отчёт о движении денежных средств показывает разницу между притоком и оттоком денежных средств за определённый отчётный период.

Основными правилами ведения и организации бухгалтерского учета в организациях установлены Положением о бухгалтерском учете и отчетности в РФ, Положением по бухгалтерскому учету “Учетная политика предприятия”, Планом счетов бухгалтерского учета и некоторыми другими нормативными документами.

Основные правила ведения бухгалтерского учета:

1. Бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций осуществляется способом двойной записи в соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета.

2. Основанием для записей в учетных регистрах являются первичные учетные документы, которые должны составляться в момент совершения хозяйственных операций или непосредственно после их окончания и содержать обязательные реквизиты. Порядок передачи первичных документов и сроки их передачи определяются утвержденным графиком документооборота.

3. Имущество, обязательства и хозяйственные операции для отражения в бухгалтерском учете и отчетности подлежит оценки в денежном выражении путем суммирования фактически произведенных расходов. Применение других видов оценок допускается в случаях, предусмотренных законодательством, Положением или другими нормативными актами Минфина России.

4. Обязательность проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств и отражения её результатов в бухгалтерском учете.

5. Формирование учетной политики организации осуществляется в соответствии с допущениями и требованиями, установленными Положением по бухгалтерскому учету “Учетная политика предприятия”.

Состав задач бухгалтерского учета малого предприятия был перечислен выше.

  1. ^ Поясните информационные задачи, связанные с каждым элементом автоматизации: укажите, какие конкретно задачи должны быть автоматизированы.

На основе проведенного изучения и анализа предприятия определяют подлежащие автоматизации функции управления с учетом рекомендуемого перечня функциональных подсистем, выявленных факторов, способствующих и препятствующих повышению эффективности деятельности предприятия, степени и характера подготовленности объекта к переходу на использование экономико-математических методов и вычислительной техники в управлении. При этом наиболее важными являются два обстоятельства: влияние выделенных функций управления на конечный результат, т.е. на повышение эффективности функционирования управляемой системы, и обеспечение автоматизации выделенной функции таким образом, чтобы комплекс задач, ее реализующих, не прерывался отдельными задачами, решаемыми в ином режиме.

Это общее положение уточняется в каждом конкретном случае применительно к основному производственному процессу – движению материальных и информационных потоков и последовательно выполняемым операциям технологического процесса.

Известно, что основными этапами управления являются: долгосрочное планирование на год и больше; краткосрочное планирование на квартал, месяц, декаду или неделю, обеспечивающее реализацию годового плана; текущее планирование на день, смену и оперативное управление, направленные на реализацию краткосрочных планов в условиях случайных возмущений; наконец, непосредственное управление технологическим процессом – "ручное" или автоматическое.

Каждый этап в отдельности или несколько этапов охвачены обратной связью, по которой передается информация о результатах реализации принятых решений, используемая в качестве исходной для принятия последующих решений.

Выбор подлежащих автоматизации функций осуществляется в соответствии со схемой уровней управления либо "сверху вниз", либо "снизу вверх". В первом случае важно определить, с какого из верхних уровней следует начинать автоматизацию функций. Если проведенный анализ показал, что долгосрочное планирование осуществляется плохо формализуемыми методами, четко сформулировать цель и критерии эффективности не удается, методы автоматизации расчета плана не просматриваются, то, следовательно, ни система, ни разработчики не готовы к автоматизации этой функции и ее следует пока оставить без изменения, принимая рассчитанный "вручную" план заданным. Таким же образом рассматривается возможность автоматизации краткосрочного планирования при известном долгосрочном плане; текущего планирования при известном краткосрочном плане и оперативного управления.

Когда некоторый уровень управления представляется возможным автоматизировать, следует определить, целесообразно ли это делать, возрастет ли эффективность управляемого производства настолько, что это окупит затраты на автоматизацию. Необходимые расчеты являются оценочными, прикидочными, здесь допустимо использовать экспертные оценки на основе учета факторов, которые при автоматизации будут способствовать повышению эффективности производства.

Выделив некоторый уровень как подлежащий автоматизации, рассматривают аналогичным образом последующие, вплоть до непосредственного управления технологическим процессом.

Возможно, что, начиная с некоторого уровня, автоматизация управления вновь окажется пока нецелесообразной. В таком случае вполне допустимо выбрать два или три уровня, непосредственно связанные друг с другом. Однако крайне нежелателен выбор уровней, непосредственно не связанных между собой, например долгосрочное планирование и оперативное управление.

Рассмотрев возможность автоматизации управления основным производством, переходят к вспомогательному производству и другим функциональным подсистемам, определяя возможность и целесообразность автоматизации тех же уровней управления по другим функциям.

Описанный подход может быть применен и к определению последовательности во время создания системы по очередям, для определения состава очередей.

При подходе "снизу вверх" сначала рассматривают нижний уровень – непосредственное управление технологическим процессом, и определяют возможность и целесообразность его автоматизации, а затем переходят к оперативному управлению и т.д. В остальном подход аналогичен описанному выше.

Возможен принципиально иной подход, когда рассматривается в качестве самостоятельного объекта одна или несколько функциональных подсистем, например управление капитальным строительством, материально-техническим снабжением, бухгалтерский учет (как в нашем случае) и к ним применяется один из описанных выше подходов. Таким же образом можно рассматривать комплексы задач внутри функциональных подсистем: составление сетевых графиков строительства, снабжение изделиями определенного профиля, расчет зарплаты и др. Подход является довольно распространенным и дает известный экономический эффект, однако он заведомо ниже, чем мог бы быть при включении данного комплекса задач в подсистему. Кроме того, в этом случае совершенно необходимо предусмотреть возможность последующей стыковки выделенного комплекса задач с другими, иначе его придется практически разрабатывать заново. Избежать серьезной доработки удается лишь очень опытным разработчикам и только при условии предварительной проработки всей подсистемы в целом. Поэтому такая последовательность автоматизации отдельных функций должна иметь достаточно весомое обоснование.

В полученном тем или иным способом перечне функций, подлежащих автоматизации, их располагают по приоритету, обычно в порядке убывания экономической эффективности их автоматизации. Из этого перечня выбирают первые функции в том объеме, который определяется ограничениями на выделенные ресурсы – количество разработчиков, технические средства, директивные сроки и т.п.

В большинстве случаев в состав очередей включают не функции целиком, а отдельные комплексы задач. Такой подход при ограниченных ресурсах вполне оправдан, однако необходимо помнить, что выделенные комплексы задач должны составлять единую систему, а не просто набор независимых задач. Это удается сделать, если вначале составить укрупненную схему будущей системы в разрезе очередей. При этом для каждой очереди должны быть определены взаимосвязи комплексов задач – последовательность решения и выдачи результатов, использования одними комплексами выходной информации других, обработка данных на общих технических средствах, единая информационная база и т.п. Одновременно определяют внешние связи подсистемы по входной и выходной информации в сопоставлении со входами и выходами комплексов задач. Дополнительно проводят анализ воздействия выделенных комплексов задач на управляемую систему, определяя целостность, системность этих воздействий.

При выборе комплексов задач управления оценивают возможность существенного улучшения методов управления по сравнению с применяемыми в "ручной" системе, введения более четкого контроля за основными параметрами хода производства, снижения трудоемкости сбора и обработки информации, повышения оперативности и достоверности используемой при управлении информации.

Постановка задачи. Одной из серьезных трудностей, стоящих перед разработчиками АСУ, является определение перечня задач, реализующих некоторую функцию управления, и их формальная постановка. Трудность заключается в том, что надо сначала понять, как эта функция реализуется в "ручной" системе, какие для этого решают задачи и какие методы используют, а затем постараться выявить иные задачи и найти более эффективные методы. Психологические свойства человека таковы, что чем привычнее становится существующая система, тем труднее представить себе иные способы достижения конечного результата. Однако поиск новых задач и методов совершенно необходим, иначе будет создана система, автоматизирующая все недостатки "ручной".

Как и при выявлении подлежащих автоматизации функций, решению этой проблемы помогает концепция материальных и информационных потоков. Дискретизируя во времени и в пространстве движение материальных потоков, для каждой точки, в которой возможны существенные изменения состояния этих потоков, определяют их чувствительность к управлению и необходимые управляющие воздействия исходя из набора технологических операций, выполняемых до и после этого состояния. Получив набор управляющих воздействий, определяют возможность их группирования по функциям управления. Таким образом выявляют, по каким функциям управления или подсистемам, какие должны выдаваться управляющие воздействия, в какие моменты времени и в каких точках производственного процесса. Далее определяют, какими методами, путем решения каких задач могут быть получены необходимые управляющие воздействия, желательно оптимальные.

Принимая во внимание вышеизложенное, применим его к автоматизации бухгалтерского учета малого предприятия.

На малых предприятиях, где общая численность работников составляет более 15 человек, бухгалтерский учет ведется по журнально-ордерной форме учета, согласно "Положению о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации".

Основными особенностями журнально-ордерной формы учета являются:

- применение для учета хозяйственных операций журналов-ордеров, запись в которых ведется только по кредитовому признаку;

- совмещение в ряде журналов-ордеров синтетического и аналитического учета;

- объединение в журналах-ордерах систематической записи с хронологической;

- отражение в журналах-ордерах хозяйственных операций в разрезе показателей, необходимых для контроля и составления отчетности;

- сокращение количества записей благодаря рациональному построению журналов-ордеров и Главной книги.

В основе журнально-ордерной формы бухгалтерского учета лежат принципы накапливания и систематизации данных первичных документов в учетных регистрах, позволяющие обеспечить синтетический и аналитический учет средств источников и хозяйственных операций по всем разделам бухгалтерского учета. Это исключает необходимость составления мемориальных ордеров.

Записи в накопительные регистры производятся в разрезе показателей, необходимых для управления финансово-хозяйственной и коммерческой деятельностью предприятия, а также для составления месячной, квартальной и годовой отчетности.

Аналитический и синтетический учет осуществляется, как правило, в единой системе записей, используя для этого два вида бухгалтерских регистров: журналы-ордера и вспомогательные ведомости. Основными регистрами этой формы учета являются журналы-ордера. Вспомогательные ведомости применяются обычно в тех случаях, когда необходимые аналитические показатели сложно получить непосредственно в журналах ордера. Поэтому данные первичных документов предварительно группируются в ведомостях, а их итоги затем переносятся в журналы-ордера.

В основу построения журналов-ордеров и вспомогательных ведомостей положен кредитовый признак регистрации хозяйственных операций: данные первичных документов записываются только по кредиту соответствующих счетов с одновременным отражением оборотов по дебету корреспондирующих счетов. В порядке исключения кассовые операции, операции по расчетному и валютному счетам в банке регистрируются в журнале-ордере по кредиту, а в ведомости – по дебету счетов, предназначенных для учета указанных операций. Это необходимо для контроля, а также для того, чтобы не разобщать кассовые и банковские документы записями в различных журналах-ордерах.

Итоговые данные журналов-ордеров в конце месяца переносятся в Главную книгу. По данным Главной книги составляется сальдовый бухгалтерский баланс. В тех случаях, когда остатки по бухгалтерскому учету необходимо показать в сальдовом балансе по нескольким статьям, запись производится на основании учетных регистров.

Главная книга открывается на год и служит для обобщения данных из журналов-ордеров, взаимной проверки правильности произведенных записей по отдельным счетам и для составления сальдового бухгалтерского баланса. В ней записываются сальдо на начало месяца, обороты по дебету и кредиту счетов и сальдо на конец года по каждому синтетическому счету.

В Главной книге данные о текущих оборотах имущества (средств) записываются только по синтетическим счетам. Обороты по кредиту каждого синтетического счета отражаются одной записью, а обороты по дебету – в корреспонденции с кредитуемыми счетами.

При использовании журнально-ордерной формы учета отпадает необходимость в составлении шахматной контрольной ведомости и шахматного баланса, а также баланса оборотов по счетам.

Применение Главной книги, журналов-ордеров по кредитуемым счетам с указанием дебета счетов в порядке бухгалтерской корреспонденции позволит осуществить экономическую группировку операций и ограничить записи данных на этих операциях.

Преимущества журнально-ордерной формы учета позволяет уменьшить трудоемкость учета за счет совмещения в одном регистре синтетического и аналитического учета, систематических и хронологических записей, отмена ряда регистров (мемориальный ордер, регистрационный журнал, оборотная ведомость по синтетическим счетам), облегчает составление отчетов.

В состав годового бухгалтерского отчета малого предприятия включаются только формы №1 "Бухгалтерский баланс" и №2 "Отчет о финансовых результатах". В составе годового бухгалтерского отчета малого предприятия пояснительная записка не представляется.

В соответствии с Положением о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации организации самостоятельно устанавливают организационную форму бухгалтерской работы, исходя из вида организации и конкретных условий хозяйствования, а также определяют в установленном порядке форму и методы бухгалтерского учета и технологию обработки учетной информации.

Руководитель малого предприятия определяет, каким образом будет осуществляться ведение бухгалтерского учета на малом предприятии:

- бухгалтерией, являющейся самостоятельным структурным подразделением (службой), возглавляемой главным бухгалтером (которая может состоять из одного главного бухгалтера);

- специализированной организацией (централизованной бухгалтерией);

- соответствующим специалистом на договорных началах;

- работником, уполномоченным на это письменным распоряжением малого предприятия.

Малое предприятие самостоятельно выбирает форму бухгалтерского учета из применяемых в Российской Федерации, исходя из потребностей своего производства и управления, их сложности и численности работников.

Большинство малых предприятий имеет простой технологический процесс производства продукции, выполнения работ, оказания услуг и проводит незначительное количество хозяйственных операций.

Таким предприятием, имеющем, как правило, не более трехсот хозяйственных операций в месяц, Департаментом методологии бухгалтерского учета и отчетности Министерства финансов РФ рекомендовано применение упрощенной формы бухгалтерского учета.

Упрощенная форма бухгалтерского учета может вестись по простой форме бухгалтерского учета – без использования регистров бухгалтерского учета имущества предприятия. Простая форма рекомендована для малых предприятий, совершающих, как правило, не более ста хозяйственных операций в месяц и не осуществляющих производства продукции и работ. Связанного с большими затратами материальных ресурсов. При этом учет всех операций предприятиями ведется путем их регистрации только в Книге (журнале) учета хозяйственных операций (типовая форма № К-1).

Кроме Книги (журнала) учета хозяйственных операций, обязательным является также ведение ведомости учета заработной платы (типовая форма №В-8) для учета расчетов по оплате труда с работниками и по подоходному налогу с бюджетом (форма № В-5).

Предприятия сферы обращения (торговля, услуги) могут использовать регистры из упрощенной формы бухгалтерского учета, при необходимости применяя отдельные регистры для учета определенных ценностей, преобладающих в их деятельности (товарно-материальных запасов, финансовых активов и т.п.), журнально-ордерной формы счетоводства.

При этом малое предприятие может самостоятельно приспосабливать применяемые регистры бухгалтерского учета к специфике своей работы при соблюдении:

- единой методологической основы бухгалтерского учета, предполагающей ведение бухгалтерского учета на основе принципов начисления и двойной записи;

- взаимосвязи данных аналитического и синтетического учета;

- сплошного отражения всех хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета на основании первичных учетных документов;

- накапливания и систематизации данных первичных документов в разрезе показателей, необходимых для управления и контроля за хозяйственной деятельностью малого предприятия, а также для составления бухгалтерской отчетности.

Для организации учета по упрощенной форме бухгалтерского учета малое предприятие на основе типового Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятие может составить рабочий План счетов бухгалтерского учета хозяйственных операций.

При ведении бухгалтерского учета по простой форме используется только один единый учетный регистр синтетического и аналитического учета – Книга учета хозяйственных операций.

Книга учета хозяйственных операций может вестись двумя способами.

1. В форме ведомости, которая открывается на каждый месяц (при необходимости используя листы для учета операций по счетам).

2. В форме Книги (журнала), в которой учет операций ведется весь отчетный год. В этом случае Книга должна быть прошнурована и пронумерована. На последней странице записывается число содержащихся в ней страниц, заверенное подписями руководителя и лица, ответственного за ведение бухгалтерского учета (главного бухгалтера), а также оттиском печати малого предприятия.

Во многих случаях удобнее вести ведомости за месяц. В ведомости указывается месяц, в котором она заполняется. Ведомость на месяц открывается записями сумм остатков по дебету и кредиту каждого счета. Все хозяйственные операции за месяц записываются в хронологической последовательности позиционным способом на основании первичных документов.

Для документирования операций могут применяться типовые межведомственные формы первичной учетной документации, ведомственные формы, а также формы, самостоятельно разработанные малыми предприятиями, содержащие обязательные реквизиты и обеспечивающие достоверность отражения в бухгалтерском учете совершенных операций.

Рассмотрим более подробно процесс бухгалтерского учета малого предприятия. Процесс учета состоит из нескольких этапов (стадий). Это, прежде всего, наблюдение за хозяйственными явлениями и процессами, затем их измерение в определенных числовых показателях. Полученную информацию надо зарегистрировать и сгруппировать по заранее принятой и научно обоснованной системе. Учетный процесс завершается соответствующим обобщением полученных учетных показателей. Только посредством сгруппированной и обобщенной в соответствии с требованиями хозяйственного руководства учетной информацией можно управлять деятельностью объединений (предприятий).

Каждая из стадий бухгалтерского учета малого предприятия автоматизируется с помощью 1С. Конкретный перечень задач, реализующих вышеперечисленные комплексы функций управления бухгалтерским учета малого предприятия был определён ведущими компаниями – производителями специализированного ПО много лет назад и с тех пор незначительно менялся в соответствии с изменениями требований законодательства и модернизацией ПО. Прежде всего, автоматизация коснулась рутинных вычислений – подбивания остаков по счетам, расчёта баланса и т.п. Далее упростилось внесение и редактирование первичной бухгалтерской информации в следствие централизации базы данных и её электронной формы. Также с введением автоматизированной системы бухгалтерского учета малого предприятия упростилось формирование отчётов, которые выдаются программой в соответствии с действующими в государстве стандартами бухгалтерского учёта (программа обновляется при их изменении).

  1. Опишите и дайте обоснование программно-техническим средствам, необходимым для внедрения информационной системы: компьютерная и офисная техника, специальное и торговое оборудование, операционные системы, сетевое оборудование, специальное программное обеспечение.

  • Компьютерная и офисная техника: 1 копьютер Пентиум 3000 GHz, 2 GB ОЗУ, 200 GBHDD; Монитор 17 дюймов; принтер лазерный ч/б; сканнер.

  • Специальное и торговое оборудование: стол, стул.

  • Операционные системы: MSWindows7 Basic.

  • Сетевое оборудование: коммутатор и 20 метров кабеля типа «витая пара».

  • Специальное программное обеспечение: 1 лицензионная копия 1С Бухгалтерии (в дальнейшем мы коснёмся именно её в силу её всеобъемлющего характера и центральной роли в предлагаемой автоматизации бухгалтерского учета малого предприятия), OpenOffice.

Также стоит упомянуть следующие программные продукты:

1) «Налогоплательщик ЮЛ» версия 4.16

Это комплексное решение для юридических и физических лиц

Программа предназначена для автоматизации процесса подготовки данных налоговой отчетности для представления в налоговый орган как в электронном виде так и в бумажном варианте. Эта программа распространяется бесплатно с сайта Управления Федеральной Налоговой Службы (http://www.r03.nalog.ru). Она утверждена законодательством – это означает что все данные созданные при помощи этой программы могут быть приняты при отправлении отчетности в налоговом органе.

2) Программный комплекс «Возмещение НДС: Налогоплательщик» версии 3.0.7

Эта программный комплекс служит для формирования базы данных деклараций на возмещение НДС и формирования текстовых файлов передачи информации по декларациям в ИФНС России. Его можно скачать на официальном сайте налоговой инспекции.


  1. Определите обобщенный алгоритм функционирования, назначения и порядка работы элементов задач и их комплексов: порядок внесения данных в базы данных, справочники, первичность документов и т.д.

Обобщённый алгоритм технологического процесса создания и функционирования АИС на базе ППП «1С:Бухгалтерия» состоит из подготовительного, начального и основного этапов. Опишем требуемые характеристики каждого из них.

На подготовительном этапе в режиме «Константы» осуществляется ввод реквизитов предприятия, данных о руководстве, главном бухгалтере и др. Проводится заполнение и корректировка БД. Ведется просмотр плана счетов, просматриваются типовые проводки, самостоятельно формируются дополнительные проводки. Режим «Типовые проводки» предназначен для упрощения ввода стандартных и часто используемых операций. При вводе и создании проводок суммы этих проводок вычисляются автоматически. Корректировка плана счетов может выполняться периодически. Функция «Валюты» обеспечивает хранение курса валют. В режиме «Виды субконто» отмечаются те счета, по которым будет проводиться аналитический учет, например «Материалы», «Основные средства». Для каждого вида субконто в специальной таблице составляется список субконто с указанием цены по каждой позиции.

Далее осуществляется ввод начальных остатков по каждому счету. Для этого необходимо войти в режим «Сервис» (функция «Параметры») и установить рабочий период и дату, предшествующие текущим, а затем войти в режим «Операции» (функция «Интервал операций»). Предварительно в верхней части экрана проверяется правильность рабочего периода и даты. Проводки состоят из номера счета, его корреспонденции «00» и суммы. При этом если счет активный, в дебете записывается номер счета, а в кредите – «00», и наоборот. Контроль правильности ввода остатков осуществляется функциями «Расчет итогов» и «Оборотно-сальдовая ведомость». Если остатки введены верно, то остатки по «00» счету должны быть нулевыми, а суммы дебетовых и кредитовых оборотов равны. После ввода и проверки ввода остатков необходимо выполнить режим «Закрытие периода». При этом машина автоматически установит новый расчетный период, что необходимо проверить режимами «Установка параметров» и «Интервалы операции».

^ Начальный этап выполняется периодически, по мере ведения отчетного периода и заключается во вводе в машину различных бухгалтерских первичных документов. Он реализуется функцией «Журнал хозяйственных операций». В журнал последовательно вводятся следующие реквизиты: дата, дебет, кредит, сумма, краткое содержание операции. При вводе номера счета, по которому ведется субконто, вводится «Количество», а «Сумма» исчисляется автоматически на основе цены, введенной в список субконто «Цены». Функция «Документы и расчеты» предоставляет еще более универсальные и гибкие средства для ввода документов и проведения бухгалтерских расчетов. С помощью этого режима в журнал операций можно сразу ввести данные о некотором документе или расчете и связанные с ним проводки, которые автоматически рассчитываются по заданным формулам.

Основной этап базируется на режиме «Отчетность», который реализует следующие расчетно-технологические функции:

  • «Расчет итогов» – выполняется перед формированием всех выходных документов, перечисленных ниже, на основании данных журнала операций, расчет итогов производится по всему кварталу установленного периода или за конкретный месяц;

  • «Сводные проводки» – ведет переброску свободных сумм с дебета одного счета в кредит другого;

  • «Шахматка» – табличное представление оборотов сумм с одного счета на другой (сводных проводок) и оборотов по счетам;

  • «Оборотно-сальдовая ведомость» – формирует по каждому счету (субсчету) остаток на начало периода, обороты и остаток на конец периода, остатки на начало квартала формируются при закрытии предыдущего периода; в нижней строке оборотно-сальдовой ведомости выводятся итоги по оборотам и остаткам;

  • «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» – создает оборотно-сальдовую ведомость по каждому счету;

  • «Обороты счета» (Главная книга) – формирует сальдо и обороты по дебету и кредиту счета и обороты в корреспонденции с другими счетами за указанные месяцы или квартал;

  • «Журнал-ордер и ведомость по счету» – выводит те же данные, что и «Обороты счета», но в детализации по датам и по отдельным проводкам;

  • «Карточка счета» – содержит все проводки с указанием конкретного счета, позволяет получить Кассовую книгу, выписки из банка и т.д.;

  • «Анализ счета по субконто» – для каждого субконто выводится остаток на начало периода, обороты и остаток на конец периода, список корреспондирующих счетов с указанием дебетового и кредитового оборота по каждому счету в отдельности;

  • «Анализ счета по датам» – по каждой дате рабочего периода выводится остаток на начало, обороты и остаток на конец периода с указанием корреспондирующих счетов;

  • «Анализ субконто» – предоставляет бухгалтеру оборотно-сальдо-вую ведомость по субконто;

  • «Карточка субконто» – содержит все проводки по выбранному объекту аналитического учета за указанный период, включает остатки на начало и конец периода, обороты за период и остатки после каждой операции, данные выводятся в натуральном и стоимостном выражении; документ получается из списка субконто;

  • «Обороты между субконто» – формируются обороты между субконто одного вида и одним или несколькими субконто другого вида;

  • «Отчеты по Журналу операций»-- производится выборка проводок из Журнала операций по определенным счетам, корреспонденци-ям и другим признакам;

  • «Произвольные отчеты» предоставляет широкие возможности по созданию отчетов нужной формы, при необходимости бухгалтер сам может изменить форму любого отчета, а также формулы расчета, создать формат нового отчета (в комплект поставки входит набор отчетов для налоговой инспекции);

  • «Закрытие периода» – обеспечивает автоматический переход к новому расчетному периоду.

С целью улучшения качества, адаптивности и технологичности «1С:Бухгалтерия» предусматривает набор сервисных возможностей:

• контроль корректности вводимых проводок;

• табло счетов (оперативный просмотр итогов по счетам);

• проверка возможности удаления неиспользуемых бухгалтерских счетов, объектов аналитики, документов;

• вызов компьютерного обучающего видеокурса;

• вызов правовой системы с диска ИТС или «1С: Гарант. Правовая поддержка».

Следует отметить пользовательский интерфейс ППП, обеспечивающий системе хорошие эксплуатационные характеристики. Строка меню рабочего окна содержит следующие блоки команд: «Операции», «Отчетность», «Сервис», «Окна» и «Помощь». При работе в некоторых режимах имеется еще группа команд «Действия». Она перечисляет возможные действия пользователя относительно текущего режима. Под строкой меню располагается строка пиктограмм. Посредством этих пиктофамм можно активизировать наиболее часто применяемые профаммы, например печать, вставку, копирование и др.

Существенный комфорт пользователя обеспечивает сервисные средства. Так, например, «Путеводитель по конфигурации» предназначен для быстрого освоения профаммы бухгалтером. Режим «Советы дня» подсказывают пользователю эффективные приемы работы и функциональные возможности системы. Настраиваемые панели инструментов позволят быстро получать доступ к часто используемым функциям программы.

Подробная контекстная помощь позволяет бухгалтеру использовать все допустимые и возможные действия во всех режимах работы программы. В решении задач комплексной автоматизации предприятия очень важно обеспечить взаимосвязь и взаимодействие различных программ, реализующих решение тех или иных задач в системе управления. ППП «1С:Бухгалтерия» включает готовые режимы для обмена бухгалтерской информацией с другими программами системы. Кроме того «1С:Бухгал-терия» поддерживает современные средства интеграции приложений ОLЕ, ОLЕ Automation и DDЕ. Использование этих средств позволяет:

• управлять работой других программ, используя встроенный язык, например формировать отчеты и графики в Мicrosoft Ехсеl;

• получать доступ к данным «1C:Бухгалтерия» из других программ;

• вставлять в документы и отчеты «1С:Бухгалтерия» объекты, созданные другими программами, например помещать в первичные документы логотип фирмы;

• размещать в документах и отчетах рисунки и графики. Развитые средства администрирования «1С:Бухгалтерия» позволяют администратору системы:

• вести список пользователей системы;

• назначать пользователям пароли на вход в систему;

• назначать пользователям права на доступ к информации, обрабатываемой системой;

• формировать индивидуальные пользовательские интерфейсы, включающие меню и панели инструментов;

• просматривать список работающих пользователей;

• получать историю работы пользователей.

Для программной реализации алгоритмов бухгалтерского учета используются следующие признаки счетов:

  • -Тип сальдо для балансовых счетов.

  • -Периодичность, алгоритм закрытия счета.

  • -Валютный учет на счете.

  • -Структура кода счета.

  • -Принадлежность к группе, подгруппе счетов или разделу плана.

Компьютерные системы бухгалтерского учета позволяют использовать различные планы счетов, программным способом устанавливая между счетами различных планов соответствие.

Бухгалтерский учет обеспечивает синтетический и аналитический учет. В компьютерных системах бухгалтерского учета аналитическим счетам соответствуют справочники, картотеки, реестры документов, учетные регистры. Вся учетная информация о хозяйственных операциях в виде бухгалтерских проводок представлена в базе данных. Для каждого синтетического счета, субсчета, аналитического счета вводится на начало первого учетного периода начальное сальдо.

Основу информационной системы бухгалтерского учета составляют классификаторы и кодификаторы технико-экономической информации. Система классификации – совокупность правил и результат распределения заданного множества объектов на подмножества в соответствии с признаками сходства или различия.

Информационные технологии создания и ведения классификаторов и кодификаторов должны обеспечивать удобство ввода и корректировки больших объемов информации, контроль достоверности и формата значений кодов, а редактирование классификаторов и кодификаторов должно быть санкционированным.

Компьютерный вариант учетных регистров. Компьютерный учет должен соответствовать единой методологической основе бухгалтерского учета, обеспечивать:

  • -Ведение бухгалтерского учета на основе принципов двойной записи.

  • - Взаимосвязь данных аналитического и синтетического учета.

  • -Сплошное отражение автоматизированным способом хозяйственных операций на основе первичных учетных документов.

  • -Сокращение трудозатрат на ведение учета.

  • -Контроль достоверности вводимых данных, целостности учетной информации.

  • -Формирование произвольных сводов, бухгалтерских отчетов автоматизированным способом.

В компьютерном варианте бухгалтерского учета может создаваться несколько взаимосвязанных регистров:

  • -Бухгалтерских проводок.

  • -Хозяйственных операций.

  • -Первичных учетных документов.

Для соблюдения жесткого хронологического порядка используется регистрация даты и времени отражения в учете бухгалтерской проводки, поскольку это более точно отражает порядок их следования. В различных компьютерных системах бухгалтерского учета может использоваться и более развитая структура данных учетного регистра бухгалтерских проводок. В частности, для аналитических счетов возможно отражение количественно – суммового учета.

Регистр хозяйственных операций используется для автоматизации ввода первичных учетных данных, когда с хозяйственной операцией связан набор бухгалтерских проводок определенной корреспонденции счетов. При регистрации операции автоматически формируются бухгалтерские проводки, сумма проводок рассчитывается автоматически.

Хозяйственные операции можно типизировать, заранее подготовить шаблоны бухгалтерских проводок по видам операций.

Для каждой операции, основанной на типовой операции, автоматически формируются в учетном регистре бухгалтерских проводок проводки, устанавливается связь по коду (номеру) хозяйственной операции с записью операции в учетном регистре операций.

Для первичных документов может быть создан отдельный учетный регистр бухгалтерских документов.

Обработка информации учетных регистров выполняется при решении задач бухгалтерского учета, формировании отчетов. Результаты обработки предоставляются на машинном носителе в виде выборки данных, а также в виде машинограмм и видеограмм.

  1. Определите содержание и общие характеристики новых информаци­онных связей между элементами задач, изменившихся в связи с внедрением информационной системы: способы передачи документов, переход к электронным офисным технологиям.

Вместо обмена документами на бумаге теперь будет применяться электронный документооборот. В налоговую инспекцию станет не обязательно ходить – достаточно будет лишь отсылать отчёты, заверенные электронной подписью. Вся информация будет храниться на сервере – надёжный и удобный способ хранения данных. Передача данных между заинтересованными лицами будет осуществляться с помощью электронной почты.

Cодержание новых информаци­онных связей между элементами задач при автоматизации бухгалтерского учета малого предприятия будет эквивалентно старым, закреплённым в законодательстве РФ. Изменится форма и общие характеристики информаци­онных связей при автоматизации бухгалтерского учета малого предприятия.

Среди общих характеристик новых информаци­онных связей между элементами задач при автоматизации бухгалтерского учета малого предприятия следует особо выделить скорость обработки информации в части выполнения рутинных вычислений и пересылки различной документации между заинтересованными лицами внутри и вне системы бухгалтерского учета малого предприятия. Таким образом, именно способы передачи документов будут одним из наиболее значительных новаторских решений при предложенной модели автоматизации бухгалтерского учета малого предприятия.

Определите содержание и общие характеристики новых информаци­онных связей между элементами задач, изменившихся в связи с внедрением информационной системы: способы передачи документов,

Переход к электронным офисным технологиям позволяет упростить и значительно повысить надёжность обработки информаци­онных связей между элементами задач всех этапов бухгалтерского учета малого предприятия. Уменьшается вероятность ошибки и увеличивается продуктивность труда персонала, сокращаются расходы, оптимизируется система управления предприятием.

Электронные офисные технологии по своей сути являются будущим офисных технологий – их квинтэссенцией в чистом, информационном виде. Именно перекладывания значительной части работы по соответствию бухгалтерского учета малого предприятия требованиям текущего законодательства на плечи разработчиков автоматизированной системы бухгалтерского учета малого предприятия 1С Бухгалтерии позволяет получить значительные конкурентные преимущества для малого предприятия.


  1. ^ Определите состав необходимого персонала и, возможно, программного обеспечения для создания задач и их комплексов.

Нужен 1 главный бухгалтер и одна лицензионная копия 1С Бухгалтерии (а также другие программно-технические средства, перечисленные в выполненных требованиях пункта 3 данного задания).

Компьютерные системы бухгалтерского учета прошли большой исторический путь становления и развития. Рынок компьютерных систем бухгалтерского учета начал формироваться с конца 80-х годов. Сегодня существует большое число разнообразных программных средств автоматизации бухгалтерского учета: от средств автоматизации локальной задачи бухгалтерского учета до полнофункциональных компьютерных систем бухгалтерского учета в составе информационных средств предприятия.

Существует зависимость между масштабом предприятия и типом применяемых в компьютерных системах бухгалтерского учета информационных технологий. Эта зависимость обусловлена как потребностями в информационных технологиях для реализации функций компьютерных систем бухгалтерского учета, так и возможным уровнем затрат на ее создание и сопровождение.

Для крупных предприятий компьютерные системы бухгалтерского учета являются неотъемлемой частью информационных средств предприятия, поэтому информационные технологии компьютерных систем бухгалтерского учета диктуются информационными средствами предприятия.

Программные продукты для компьютерных систем бухгалтерского учета отличаются «степенями» свободы, так, в некоторых программных продуктах допускается выбор компонентов информационных технологий – типа СУБД, архитектуры сети, инструментальных средств проектирования, в других – технические и программные решения являются замкнутыми, не подлежат модификации.

Рейтинг фирм, разработчиков бухгалтерских программ







М

Название фирмы

Рейтинг




1

1С:Предприятие

91




2

Интеллект-Сервис

78




3

Парус

77




4

Галактика

75




5

Диасофт

72




6

^ R-STYLE SOFTWARE LAB

70




7

COGNITIVE TECHNOLOGIES LTD

66




8

Инфин

63




9

Инфософт

60




1

Омега

58

















Бесспорным лидером среди разработчиков является фирма 1С.

1C бухгалтерия

Программу 1С: Предприятие без преувеличения можно назвать бестселлером российских бухгалтерских программ. История ее создания и развития служит яркой иллюстрацией смены информационных технологий компьютерного бухгалтерского учета: от простейшего АРМ, функционирующего в операционной системе MS-DOS, до создания компьютерных систем бухгалтерского учета масштаба крупного предприятия, соответствующей требованиям российских стандартов в области бухгалтерского учета и аудита.

^ 1. Назначение программы и основные принципы

Программа 1С:Бухгалтерия является универсальной бухгалтерской программой и предназначена для ведения синтетического и аналитического бухгалтерского учета по различным разделам.

Аналитический учет ведется по объектам аналитического учета (субконто) в натуральном и стоимостном выражениях.

Программа предоставляет возможность ручного и автоматического ввода проводок. Все проводки заносятся в журнал операций. При просмотре проводок в журнале операций их можно ограничить произвольным временным интервалом, группировать и искать по различным параметрам проводок.

Кроме журнала операций программа поддерживает несколько списков справочной информации (справочников):

  • план счетов;

  • список видов объектов аналитического учета;

  • списки объектов аналитического учета (субконто);

  • констант и т.д.

На основании введенных проводок может быть выполнен расчет итогов. Итоги могут выводиться за квартал, год, месяц и за любой период, ограниченный двумя датами. Расчет итогов может выполняться по запросу и одновременно с вводом проводок (в последнем случае не требуется пересчет).

После расчета итогов программа формирует различные ведомости:

  • сводные проводки;

  • оборотно-сальдовую ведомость;

  • оборотно-сальдовую ведомость по объектам аналитического учета;

  • карточка счета;

  • карточка счета по одному объекту аналитического учета;

  • анализ счета (аналог главной книги);

  • анализ счета по датам;

  • анализ счета по объектам аналитического учета;

  • анализ объекта аналитического учета по всем счетам;

  • карточка объекта аналитического учета по всем счетам;

  • журнальный ордер.

2.Типовая конфигурация.

В программе существует режим формирования произвольных отчетов, позволяющий на некотором бухгалтерском языке описать форму и содержание отчета, включая в него остатки и обороты по счетам и по объектам аналитического учета. С помощью данного режима реализованы отчеты, предоставляемые в налоговые органы, кроме того данный режим используется для создания внутренних отчетов для анализа финансовой деятельности организации в произвольной форме.

Кроме того программа имеет функции сохранения резервной копии информации и режим сохранения в архиве текстовых документов.

В типовой конфигурации выделяются функциональные подсистемы управления предприятием:

-Бухгалтерский учет ведется по участкам: основные средства и нематериальные активы, материалы, денежные средства, расчеты с дебиторами и кредиторами, учет зарплаты.

-Кадровый учет ведется работниками отдела кадров.

-складской учет товарно-материальных ценностей ведется на складе.

Сетевая версия программы 1С: Предприятие позволяет организовать большое число рабочих мест в файл – серверной или клиент – серверной архитектуре.

1С: Предприятие позволяет вести бухгалтерский учет в соответствии с основными положениями бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации. Компьютерный учет на базе 1С: Предприятие строится согласно учетной политике, все изменения в учетной политике вводятся с начала финансового года. Специфика деятельности предприятия, цели и задачи бухгалтерского учета отражаются путем настройки типовой конфигурации Бухгалтерия + Торговля + Склад + Зарплата + Кадры и создания БД нормативно-справочной информации.

По классификации компьютерных бухгалтерских систем программа 1С: Предприятие относится к категории бухгалтерских конструкторов, а также комплексных бухгалтерских систем. По составу функций системы управления её можно отнести к классу информационных систем предприятия.

Таким образом, становится очевидным наш выбор – надёжная и эффективная система 1С: Предприятие. Именно она позволит достичь максимальной эффективности и экономической отдачи при автоматизации бухгалтерского учета малого предприятия. Вкупе со специалистом-бухгалтером и определёнными денежными вложениями она и будет определённым нами составом необходимого персонала и программного обеспечения для создания и обработки задач и их комплексов в автоматизированной системе бухгалтерского учета малого предприятия.


  1. ^ Оцените возможности выполнения проекта в денежной и временной формах.

В настоящее время наблюдается повсеместное внедрение автоматизированных информационных систем (АИС) в сферу управления предприятием. Это вполне понятно, так как автоматизация управления приносит наиболее ощутимый эффект.

Сейчас имеется определенный практический опыт успешного внедрения и эксплуатации АИС в управлении предприятиям различного класса и назначения. Для автоматизации управления предприятием на рынке программных продуктов имеется набор известных программных комплексов – как отечественных, так и зарубежных. Одним из наиболее перспективных из них является система «1С:Предприятие».

Более чем десятилетний опыт работы российской фирмы «1С» позволяет положительно оценивать ее программный комплекс для автоматизации управления предприятием – «1С:Предприятие».

Задачи бухгалтерского учета специально рассматриваются в рамках программного комплекса «1С:Бухгалтерия».

Едва ли не первыми объектами автоматизации в управлении предприятиями стали задачи бухгалтерского учета. В подразделениях бухгалтерского учета документооборот более формализован и унифицирован по процедурам и методикам обработки и составления документов по сравнению с другими службами аппарата управления. Поэтому ведение бухгалтерского учета с применением компьютера в настоящее время стало нормой работы на многих предприятиях. Использование в работе бухгалтерской профаммы дает широкие возможности для автоматического отражения любых документов и хозяйственных операций в бухгалтерском учете посредством бухгалтерских проводок, а также исключения арифметических ошибок. На компьютере легко формируются все первичные и отчетные документы.

Вместе с тем построение АИС по бухгалтерскому учету все же представляет собой довольно сложную исследовательскую и проектную работу. Бухгалтерский сектор имеет определенную специфику. В содержательном плане бухгалтерская информация отображает большую часть процессов материального и финансового учета любого предприятия. Она фактически отражает хозяйственное состояние предприятия. Бухгалтерская информация характеризуется широкой номенклатурой документов и показателей. Эти документы и показатели имеют довольно сложный уровень логической и арифметической взаимосвязи как по вертикали, так и по горизонтали. Поскольку к бухгалтерской информации предъявляются повышенные требования по достоверности, то при проектировании и эксплуатации АИС необходимо учитывать многочисленные схемы логико-арифметической увязки показателей. Это необходимо для того, чтобы обеспечить целостность БД, а также необходимый уровень достоверности и полноты показателей в выходных документах.

Сравнительно большой объем документов обусловливает необходимость привлечения технических средств обработки и передачи данных с расширенным объемом памяти и хорошей пропускной способностью. Каждому бухгалтеру приходится делать выбор при поиске наиболее подходящей именно для его предприятия программы автоматизации бухгалтерского учета. Кажущаяся простота выбора часто оборачивается долгими поисками наиболее оптимальной и недорогой программы. Вместе с тем, с учетом технологической нагрузки на сотрудников бухгалтерии информационные технологии в бухгалтерском учете должны быть просты в освоении, эксплуатации, иметь интерфейс с высоким уровнем адаптивности. Информационная технология должна существенно облегчить работу бухгалтера, не создавать ему дополнительных трудностей, а, наоборот, снижать их.

В соответствии с информацией одного из основных франчайзи 1С Бухгалтерии 1Сбит (http://www.1cbit.ru/1csoft/index.php?SECTION_ID=60) наладить работу «1С: Бухгалтерия 8 Базовая версия» (для наших целей она оптимальная) будет стоить 3300 руб. Также предоставляется количество часов работы специалиста в подарок равное трём. Установка занимает день.

Нанять опытного бухгалтера – 10000 рублей в месяц. Он будет работать в среднем на полставки (до введения АСУП он работал на полную ставку). Итого – 5000 рублей в месяц.
ЗАДАНИЕ 2.

Определите количество информации, связанное с появлением каждого символа в сообщениях, записанных на русском языке по формуле Хартли и по формуле Шеннона и технический объем данных, необходимый для хранения сообщения. Для определения частотности букв возьмите свои фамилию, имя, отчество. (^ СТАРЫХ АННА ПАВЛОВНА)
Решение
Для измерения информации вводятся два параметра: количество информации I и объем данных Vд.

Объём данных понимается в техническом смысле этого слова как информационный объём сообщения или как объём памяти, необходимый для хранения сообщения без каких-либо изменений.

Информационный объём сообщения измеряется в битах и равен количеству двоичных цифр (“0” и “1”), которыми закодировано сообщение.

Определить понятие ''количество информации'' довольно сложно. В решении этой проблемы существуют два основных подхода. Исторически они возникли почти одновременно. В конце 40-х годов XX века один из основоположников кибернетики американский математик Клод Шеннон развил вероятностный подход к измерению количества информации, а работы по созданию ЭВМ привели к ''объемному'' подходу.

^ Вероятностный подход. Рассмотрим в качестве примера опыт, связанный с бросанием иг­ральной кости, имеющей N граней (наиболее распространенным является случай шестигранной кости: N = 6). Результаты данного опыта могут быть следующие: выпадение грани с одним из следующих знаков: 1, 2,..., N.

Введем в рассмотрение численную величину, измеряющую неопределенность – энтропию (обозначим ее Н). Величины N и Н связаны между собой некоторой функциональной зависимостью:

H=f(N),

а сама функция f является возрастающей, неотрицательной и определенной (в рас­сматриваемом нами примере) для N = 1,2,..., 6.

Рассмотрим процедуру бросания кости более подробно:

  1. готовимся бросить кость; исход опыта неизвестен, т.е. имеется некоторая не­определенность; обозначим ее Н1;

  2. кость брошена; информация об исходе данного опыта получена; обозначим количество этой информации через I;

  3. обозначим неопределенность данного опыта после его осуществления через Н2.

За количество информации, которое получено в ходе осуществления опыта, при­мем разность неопределенностей ''до'' и ''после'' опыта:

I = H1 – H2,

Очевидно, что в случае, когда получен конкретный результат, имевшаяся неоп­ределенность снята (Н2 = 0), и, таким образом, количество полученной информации совпадает с первоначальной энтропией. Иначе говоря, неопределенность, заклю­ченная в опыте, совпадает с информацией об исходе этого опыта. Заметим, что значение Н2 могло быть и не равным нулю.

Следующим важным моментом является определение вида функции f в формуле (1.1). Если варьировать число граней N и число бросаний кости (обозначим эту величину через М), общее число исходов (векторов длины М, состоящих из знаков 1, 2,..., N) будет равно N в степени М:

X=NM

Так, в случае двух бросаний кости с шестью гранями имеем: X = 6г = 36. Факти­чески каждый исход X есть некоторая пара (XI, Х2), где XI и Х2 – соответственно исходы первого и второго бросаний (общее число таких пар – X)

Ситуацию с бросанием М раз кости можно рассматривать как некую сложную систему, состоящую из независимых друг от друга подсистем – ''однократных бросаний кости''. Энтропия такой системы в М раз больше, чем энтропия одной системы (так называемый ''принцип аддитивности энтропии''):

f (6м) = М * f (6).

Данную формулу можно распространить и на случай любого N.

f(NM) = M * f(N),

Прологарифмируем левую и правую части формулы (1.3): lп Х = M * lnN, M= lп Х / lп М. Подставляем полученное для М значение в формулу (1.4):f(x) = f(N) (lnX / lnM )

Обозначив через К положительную константу, получим: f(x) = KlnX, или, с учетом (1.1), H = KlnN. Обычно принимают К=1/ln 2. Таким образом

Н = log2N,

Это – формула Хартли.

Очевидно, Н будет равно единице при N – 2. Иначе говоря, в качестве единицы принимается количество информации, связанное с проведением опыта, состоящего в получении одного из двух равновероятных исхо­дов (примером такого опыта может служить бросание монеты при котором воз­можны два исхода: ''орел'', ''решка''). Такая единица количества информации называется ''бит''. (Термин "бит" предложен как аббревиатура от английского словосочетания "Binary digit", которое переводится как "двоичная цифра"). Наиболее часто используются двоичные и десятичные логарифмы. Единицами измерения в этих случаях будут соответственно бит и дит.

Все ^ N исходов рассмотренного выше опыта являются равновероятными и по­этому можно считать, что на ''долю'' каждого исхода приходится одна N-я часть общей неопределенности опыта: (log2N)/N. При этом вероятность i-го исхода Рiравняется, очевидно, 1/N. Таким образом,

H = ΣNi=1 Pi log2 (1/pi)

Та же эта формула принимается за меру энтропии в случае, когда вероятности различных исходов опыта неравновероятны (т.е. Р. могут быть различны). Формула называется формулой Шеннона.

Определим количество информации, связанное с появлением каждого символа в сообщениях, записанных на русском языке. Будем считать, что русский алфавит состоит из 33 букв и знака ''пробел'' для разделения слов. По формуле ХартлиH = log2 34 = 5 бит. Если брать только те буквы, которые встречаются в требуемом предложении, то H = log2 12 = 3,58 бит 4 бит.

Однако, в словах русского языка (равно как и в словах других языков) различ­ные буквы встречаются неодинаково часто. Выше приведена таблица вероятностей частоты употребления различных знаков русского алфавита, полученная на основе анализа «^ СТАРЫХ АННА ПАВЛОВНА» (Для определения частотности букв возьмите свои фамилию, имя, отчество).

Воспользуемся для подсчета Н формулой Шеннона: Н = 4,72 бит. Полученное значе­ние H, как и можно было предположить, меньше вычисленного ранее. Величина Н, вычисляемая по формуле Хартли, является максимальным количеством информации, которое могло бы приходиться на один знак.

Количество информации тогда будет равняться Vд = 4*20=80 бит.
ЗАДАНИЕ 3.
Расчет экономической эффективности внедрения информационной системы.
1. Рассчитайте экономическую эффективность и совокупную стоимость владения информационной системой в соответствии с международными стандартами ROI.

2. Рассчитайте общие капитальные вложения КAк (данные для расчетов привести условно) в соответствии с Российскими стандартами.

3. Рассчитайте коэффициент эффективности капитальных вложений на создание АСУП Ep в соответствии с Российскими стандартами.

4. Рассчитайте срок окупаемости Т в соответствии с Российскими стандартами.

Параметры для вычисления привести в сводной таблице. Данные привести произвольно.
Решение
Используем методику определения экономической эффективности автоматизированных систем управления предприятиями и производственными объединениями (Российский стандарт)

1. Годовой прирост прибыли (годовая экономия) рассчитывается по формуле

где А1,А2 -годовой объем реализуемой продук­ции до и после внедрения АСУП, тыс. руб.; С1, С2 – затраты на рубль реализуемой про­дукции до и после внедрения АСУП, коп.; P1- прибыль от реализации продукции до внедрения АСУП, тыс. руб
А1 = А2=100

С1=20

С2=15

P1=19


2. Коэффициент экономической эффективности и срок окупаемости капитальных вложений рассчитыва­ются по формулам:

где Ер – расчетный коэффициент эффективности капитальных вложений на создание АСУП; КAк – капитальные вложения на создание АСУП, тыс. руб.; ЕAHBT- нормативный, коэффициент эффективности, капитальных вложений на создание АСУП; T – срок окупаемости капитальных вложений, лет.
КAк =4

ЕAHBT= 0,44


3. Единовременные затраты на создание и внедре­ние АСУП (КА) рассчитываются по формуле

где КAp – предпроизводственные затраты, тыс. руб.; КAк – капитальные вложения на создание АСУП, включающие остаточную стоимость ликви­дируемого оборудования, устройств, зданий и стоимость высвобождаемого оборудова­ния, сооружений, которые будут исполь­зованы в АСУП, тыс. руб.; – сокращение величины оборотных средств в условиях функционирования АСУП, тыс. руб.
КAp = 1

КAк = 4

= 1


4. Предпроизводственные затраты (КAp) представ­ляют собой единовременные расходы на разработку проекта автоматизированной системы управления для данного предприятия.

В состав предпроизводственных затрат включаются расходы на научно-исследовательские и проектные ра­боты по созданию АСУП, включая разработку алго­ритмов и программ, привязку типовых прикладных программных средств к конкретному объекту управле­ния, составление инструкций, справочников и других документов по эксплуатации АСУП, подготовку и пере­подготовку кадров.

В случае создания АСУП с использованием типо­вых проектных решений в предпроизводственные затра­ты включаются лишь расходы на разработку оригиналь­ных решений для конкретного предприятия и привязку к нему типовых проектных решений.

Капитальные вложения (КAк) на создание АСУП включают затраты на приобретение вычисли­тельной техники, периферийных устройств, средств связи, вспомогательного оборудования и прочей оргтех­ники (с учетом затрат на транспортировку, монтаж, наладку и пуск), производственно-хозяйственного ин­вентаря, а также на строительство (реконструкцию) зданий и сооружений, необходимых для функциониро­вания автоматизированных систем управления.
КAp = 1

КAк = 4
5. Остаточная стоимость высвобождаемого (ликви­дируемого) оборудования, устройств, зданий, сооруже­ний рассчитывается по формуле

где K – первоначальная стоимость действующего производственного оборудования, уст­ройств, зданий, сооружений, тыс. руб.; a -годовая норма амортизации, %; Tex-длительность эксплуатации действующего производственного оборудования, устройств, зданий, сооружений, лет.
K = 5

A = 0,20

Tex= 4


6. Сокращение величины оборотных средств определя­ется по формуле:

где – сокращение времени нахождения сырья, материалов, полуфабрикатов на складах предприятия в результате внедрения АСУП, суток; PM – стоимость сырья, материалов, полуфаб­рикатов, оприходованных на склады пред­приятия в течение года, тыс. руб.; — сокращение производственного цикла из­делий в условиях функционирования АСУП, суток; В – себестоимость годового объема валовой продукции, тыс. руб.; – сокращение времени нахождения гото­вой продукции на складах, суток.
= 0,04

PM= 60

= 0,03

В = 110

= 0,02


Параметры для вычисления приведём в сводной таблице. Данные приведём произвольно.



А1

100

А2

100

С1

20

С2

15

P1

19

КAк

4

ЕAHBT

0,44

КAp

1



1

K

5

A

0,20

Tex

4



0,04

PM

60



0,03

В

110



0,02
  1   2



Скачать файл (543 kb.)

Поиск по сайту:  

© gendocs.ru
При копировании укажите ссылку.
обратиться к администрации
Рейтинг@Mail.ru