Logo GenDocs.ru

Поиск по сайту:  


Загрузка...

Автоматизация процессов делопроизводства - файл n1.docx


Автоматизация процессов делопроизводства
скачать (1045 kb.)

Доступные файлы (1):

n1.docx1046kb.23.01.2013 17:37скачать

Загрузка...

n1.docx

  1   2   3   4   5   6
Реклама MarketGid:
Загрузка...


Министерство культуры Омской области

Омский библиотечный техникум

студентка 5 курса

специальности 032002 «Документационное обеспечение управления

и архивоведение»
дисциплина «Информационные и коммуникационные технологии

в документационном обеспечении управления и архивном деле»

Автоматизация процессов

делопроизводства

Курсовая работа
Руководитель:


ОМСК 2011

Содержание

Введение 2

1.Основные понятия и типовые процессы в делопроизводстве 4

2.Цели, задачи и уровни автоматизации ДОУ 6

3.Системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота 8

4.Основные автоматизированные процессы делопроизводства 17

4.1.Регистрация 17

4.2.Контроль исполнения 29

4.3.Согласование и совместная подготовка документов 34

4.4.Поиск документов и справочная работа 38

4.5.Создание документов 43

4.6.Подписание документа 46

4.7.Прием и передача документов 48

Заключение 53

Библиографическое описание 55


Введение



Автоматизация делопроизводства уверенно занимает свою нишу в области систем автоматизации 24.

Актуальность темы. Тема курсовой работы актуальна, в связи с ростом объема информации, обусловленным развитием экономики, расширением номенклатуры выпускаемой продукции, строительством новых объектов, освоением новых районов, количество документации, создаваемой в организациях, предприятиях, фирмах, стремительно растет. Это обусловливает необходимость четкой постановки работы с документами – в противном случае закономерно появление документов низкого качества, плохо составленных и плохо оформленных, не содержащих полную и ценную информацию, требующих увеличения срока обработки 4.

На сегодняшний день автоматизация делопроизводства также необходима, как автоматизация бухгалтерского учета в середине девяностых годов. Причин этому много. Во – первых, информацию необходимо обрабатывать как можно быстрее и качественнее, подчас информационные потоки не менее важны, чем материальные. Во – вторых, утеря информации или ее попадание в чужие руки может обойтись весьма дорого 2 .

Объектом исследования являются автоматизированные системы делопроизводства.

Предмет исследования: технологические процессы делопроизводства: регистрация, контроль, согласование, совместная подготовка, подписание, поиск документов и справочная работа.

Целью настоящей работы является изучение основных процессов автоматизации делопроизводства.

На основании поставленной цели выделим задачи исследования:

  1. Рассмотреть основные понятия и типовые процессы в делопроизводстве.

  2. Раскрыть основные цели, задачи и уровни автоматизации ДОУ.

  3. Рассмотреть основные системы автоматизации и электронного документооборота

  4. Рассмотреть основные автоматизированные процессы: регистрация контроль, согласование и др.

Методы исследования. В работе используются эмпирические и теоретические методы исследования.

Эмпирические методы включают в себя изучение литературы по данной теме.

Теоретические методы включают: сравнение, обобщение, систематизацию, анализ.
  1. Основные понятия и типовые процессы в делопроизводстве



Но прежде чем принимать решение об автоматизации делопроизводства, необходимо правильно понимать терминологию. Иногда для сугубо делопроизводственных задач обращаются к совершенно не предназначенным для этого решениям. Поэтому необходимо остановиться на определении ключевых понятий 2,24.

Делопроизводство (документационное обеспечение управления) – деятельность, охватывающая документирование и организацию работы с документами.

Документирование – создание документов, т.е. их составление, оформление, согласование и изготовление.

Организация работы с документами – обеспечение движения, поиска, хранения и использования документов.

Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки 2.

Выделяют три основных типа документов, составляющих централизованный документооборот:

  • входящие документы, поступившие из внешних организаций;

  • исходящие документы, создаваемые структурными подразделениями для отправки во внешние организации;

  • внутренние документы, издаваемые руководителем или структурными подразделениями для рассылки внутри службы.

Входящие документы подвергаются следующим операциям:

  • экспедиционной обработке;

  • регистрации;

  • рассмотрению руководством и выдаче резолюции;

  • ознакомлению в структурном подразделении или исполнению;

  • контролю за исполнением, включающему постановку на контроль документов;

  • отслеживанию хода исполнения;

  • составлению делопроизводственных отчетов для руководства;

  • снятию исполненных документов с контроля.

Основные процедуры обработки исходящих документов:

  • разработка проекта документа в структурном подразделении;

  • согласование проекта документа в структурных подразделениях организации;

  • утверждение документа руководством;

  • регистрация документа;

  • экспедиционная обработка документа.

При создании внутренних документов делопроизводители выполняют следующие операции:

  • подготовка проекта внутреннего документа;

  • обеспечение согласования документа;

  • утверждение;

  • регистрация;

  • рассылка по подразделениям;

  • контроль исполнения документа 5.

  1. Цели, задачи и уровни автоматизации ДОУ



Цели автоматизации ДОУ всех организаций, вне зависимости от их организационно–правовых форм, довольно схожи и заключаются в следующем:

  1. повышение качества и оперативности управления организацией
    путем совершенствования делопроизводства;

  2. объединение в единый делопроизводственный цикл всех структурных подразделений организации, включая территориально отдаленные;

  3. обеспечение оперативного и в то же время разграниченного доступа к информационным (документационным) ресурсам организации;

  4. снижение трудовых и временных затрат и накладных расходов и, как
    следствие, получение экономического эффекта;

  5. заложение основы постепенного перехода к электронному документообороту на предприятии, работа на перспективу.

Достижение поставленных целей возможно посредством решения задач автоматизации ДОУ организации, которые условно можно систематизировать по следующим областям:

  1. Подготовка и оформление документов.

Автоматизация этой области позволяет повысить качество и оперативность подготовки документов, создаваемых в организации, унифицировать форму документов.

  1. Организация документооборота и исполнения документов.
    Автоматизация этой области позволяет исключить дублирование работы по вводу информации о документе на различных этапах работы с ним (упростить процесс регистрации), путем создания документальной базы организации уменьшить вероятность потери документа, упорядочить документооборот организации (упростить маршруты прохождения документов), повысить оперативность и качество работы исполнителей с документами, сократить сроки исполнения и прохождения документов, своевременно информировать сотрудников о поступивших и создаваемых документах.

  2. Организация контроля исполнения документов.

Автоматизация контроля исполнения документов позволяет оперативно получать информацию о состоянии исполнения и местонахождении любого документа, отслеживать этапы прохождения документов в подразделениях организации с момента их получения (создания) до завершения работы с ними.

  1. Организация хранения документов, поисковая система по документам.
    Автоматизация позволяет обеспечить централизованное хранение текстов документов, подготовленных в электронном виде, их графических образов и материалов к ним, организовать оперативный поиск, логически связывать документы, относящиеся к одному вопросу, делать подборки материалов
    по тематическому или иному признаку.

Говоря о необходимости определения уровня автоматизации ДОУ применительно к каждой конкретной организации, следует определиться с тем, что должен охватить процесс автоматизации ДОУ:

  • всю организацию, включая ее территориально удаленные подразделения;

  • головной офис организации целиком;

  • ряд структур, активно задействованных в документообороте организации (например, служба кадров + служба ДОУ + бухгалтерия и др.);

  • структуры, отвечающие за организацию ДОУ (управление делами, служба ДОУ, секретариат, канцелярия и т.п.);

  • специальные структуры (бухгалтерия, служба кадров и т.п.) 22.

  1.   1   2   3   4   5   6



    Скачать файл (1045 kb.)

    Поиск по сайту:  

© gendocs.ru
При копировании укажите ссылку.
обратиться к администрации
Рейтинг@Mail.ru