Logo GenDocs.ru

Поиск по сайту:  

Загрузка...

Лекции - Современное делопроизводство - файл 1.doc


Лекции - Современное делопроизводство
скачать (548.5 kb.)

Доступные файлы (1):

1.doc549kb.18.11.2011 16:50скачать

содержание
Загрузка...

1.doc

  1   2   3   4
Реклама MarketGid:
Загрузка...
Содержание.
Лекция 1. Введение. История делопроизводства в России. 4

1.1. Введение. 4

1.2. История делопроизводства в России. 5

Лекция 2. Нормативно-методическая база делопроизводства. Организация делопроизводственного обслуживания. 8

2.1. Нормативно-методическая база делопроизводства. 8

2.2. Организация делопроизводственного обслуживания. 11

Лекция 3,4. Правила оформления документов. 13

3.1. Бланки служебных документов. 13

3.2. Правила оформления реквизитов документов. 15

Лекция 5. Документооборот. Классификация служебных документов. Порядок составления документов. Язык и стиль деловой документации. 23

5.1. Документооборот. 23

5.2. Классификация служебных документов. 25

5.3. Порядок составления документов. 27

5.4. Язык и стиль деловой документации. 27

Лекция 6. Организационно-распорядительные документы, составление и оформление. Организационная документация. Распорядительная документация. 29

6.1.Организационная документация. 29

6.2. Распорядительная документация. 31

Лекция 7. Справочно-информационные документы. Оформление приема на работу. 35

7.1. Справочно-информационные документы. 35

7.2. Оформление приема на работу. 41

Лекция 8. Текущее хранение, списание, уничтожение документов. Персональный компьютер в делопроизводстве. 44

8.1. Текущее хранение, списание, уничтожение документов. 44

8.2. Персональный компьютер в делопроизводстве. 45

Примерные вопросы к зачету. 47

Список литературы. 49

Лекция 1. Введение. История делопроизводства в России.
1.1 Введение.
Делопроизводство – это специфическое направление деятельности, которое занимается процессом документирования, т.е. составления, оформления документов и их обработкой и хранением [15].

Документ - материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве [15].

^ Документ; документированная информация: Зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать [3].

Каждому человеку хотя бы один раз в течение своей жизни приходится составлять документы, а работающие в управленческом аппарате постоянно имеют дело с документами: составляют и оформляют их, обрабатывают, хранят, находят по запросу и т.д. От того, насколько юридически грамотно будет составлен и оформлен документ, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения.

Документы фиксируют каждый шаг нашей жизни, начиная с момента рождения, поступления в школу, затем в специальное среднее или высшее учебное заведение, на работу. В них зафиксирован брак и развод, уход человека из жизни.

Составление, оформление документов и организация работы с ними регламентированы законодательствами и нормативно-методическими актами, знание и выполнение которых обязательны для каждого, имеющего дело с документами.

В документах отражается и учитывается деятельность организации, фирмы, предприятия. Поэтому ведение многих документов предписано законами: заключение договоров, оформление бухгалтерских, кадровых, первичных учетных, распорядительных документов и т.д. При проверке работы организации, проведении ревизии исследуют, прежде всего, документы, в которых зафиксирована деятельность организации или фирмы.
^ 1.2 История делопроизводства в России.
Данные, полученные археологами и лингвистами, показывают, что уже в 10 вв. Древнерусском государстве была культура написания документов. Об этом свидетельствуют договоры с Византией 911 и 945 гг, в которых упоминается о практике составления документов [19]. В период правления Владимира Святославовича в Киеве - столице Древнерусского государства (978-1015 гг.) - существовало учебное заведение для детей бояр и старших дружинников. Из выпускников этой школы и отбирались претенденты на должности "печатников" - хранителей княжеской печати, "металников" - судейских секретарей, писцов и дьяков при князьях и крупных феодалах.

В этот период в основном документируются правовые отношения, создаются жалованные и вкладные грамоты, завещания. С увеличением числа создаваемых документов обозначились и места для наиболее безопасного их хранения. В городах это, как правило, центральные храмы, посвященные святым, выбранным в покровители конкретного города. В крупных городах существовали хранилища документов.

Накопление традиций в сфере документирования вело к формированию круга профессиональных специалистов в области создания и обработки документов. Первоначально их состав пополнялся за счет церковных псаломщиков и дьяков. Не случайно с XIV в. термин "дьяк" как обобщающий закрепился за всеми лицами, ведущими делопроизводство. Параллельно стали вырабатываться устойчивые образцы обращений и завершений в документах, формуляры, т.е. типовые устойчивые формы отдельных, наиболее распространенных документов, из которых составлялись своеобразные пособия по делопроизводству - "формулярники". Устанавливаются приемы засвидетельствования документов, их составления (документы начинают проходить стадии написания - чернописи, редакции и беловика) и такие элементы, как скрепы, печати, мосты (подписи на склейках). Появляются также элементы защиты информации от несанкционированного доступа на стадии хранения и использования. Зафиксированы и первые случаи подделки документов в политических и лично-корыстных целях.

В Древнерусском государстве выработалась и процедура отмены юридической силы документов. Материалы вынимались "ларником" (ответственным за хранение документов) и уничтожались в присутствии свидетелей.

Практически до конца XIV в. основным материалом для письма на Руси служил пергамент (особым образом выделанная телячья, баранья или козлиная кожа), называемый в документах и "хартией" и просто "телятиной". Лучший пергамент привозили из Греции. Самой древней формой документа на Руси была грамота - отдельный лист пергамента шириной около 3,5 вершков (15-17 см). Размеры документа могли быть различными за счет подклейки следующих листов. Документы писались сплошным текстом, без разделения на отдельные слова. Из знаков препинания к XIV в. стала использоваться точка в конце предложения.
^ Приказное делопроизводство 15-17 вв.
Система государственного делопроизводства начинает складываться в период формирования русского централизованного государства, с середины 15 в.

По мере превращения Московского княжества в великорусское государство в нем усложнялись административные задачи, отдельные части управления, находившиеся в ведении того или иного лица по приказу князя, превратились в сложные и постоянные присутственные места - избы или приказы. Происхождение приказов связано с практикой личных поручений (приказов) великого князя ближайшему окружению - князьям и боярам по разрешению отдельных вопросов государственного управления (разрядный, поместный, тайных дел, большой казны и др). Их деятельность объединялась высшим правительственным учреждением - Боярской Думой. Именно поэтому период становления и развития государственного делопроизводства принято называть приказным. Однако в этот период управление не составляло стройной системы и строилось на системе поручений - какой-либо круг дел передавался в ведение определенного лица по степени близости и доверия к нему великого князя. В отдельных случаях в ведении одного лица оказывалось несколько ведомств. С другой стороны, нередко в управлении одного ведомства одновременно участвовало несколько разных учреждений, что приводило к смешению их функций и неразберихе.

Во главе отдельного приказа стоял приказной судья. В его ведении состояли дьяки - от одного до трех, а к концу XVII в. в крупных приказах - от 6 до 10 человек. В ведении дьяков находились подьячие, которые в соответствии со стажем работы делились на "старых" (старших), "середних" и "молодых" (младших). В крупных приказах подьячие объединялись в "столы", или повытья, - структурные подразделения приказов; деление на столы производилось не по роду дел, а по территориальному принципу. Для приведения в исполнение разных распоряжений существовали особые должности - толмачи, трубники, недельщики и др. В их обязанности входило также доставлять переписку приказов по принадлежности, вызывать тяжущихся на суд и др.

Документы обычно размещались на столах, на скамьях, особо ценные - в сундуках-ларях в тех же помещениях, где велась текущая работа и прием посетителей.

В XV в. дорогостоящий пергамент вытеснила бумага, которую привозили из западноевропейских стран. Первую бумажную "мельницу" (фабрику) построили на реке Пахре по приказу патриарха Никона, затем в Москве на реке Яузе. Однако только в XVIII в. после строительства нескольких бумажных мануфактур удалось удовлетворить внутренний спрос на бумагу в России. Первоначально бумага изготавливалась из тряпья, а чернила делались из солей железа и дубильных веществ, добываемых из чернильных орешков - наростов на дубовых листьях. Сочетание железистых чернил и тряпичной бумаги делало текст особенно стойким, он почти не выцветал. Поэтому документы этого периода, хранящиеся в архивах, достаточно хорошо читаются.

Инструментами письма служили гусиные перья, затачиваемые особым образом перочинным ножом.

Наряду со столбцовой формой документа в приказах зародилась и начала применяться тетрадная форма.

Видовой состав документов приказного делопроизводства был довольно однообразным. Все существовавшие в этот период документы группируются в следующие основные виды: грамоты (царские указы или указные грамоты), приговоры, наказы, доклады, памяти, отписки, челобитные. Однако внутри каждого вида существовало множество разновидностей.

В документах приказного делопроизводства большинство реквизитов еще не выделилось из текста, т.е. обращение, адресат, дата документа, обозначение автора и др. и собственно содержание документа составляли один сплошной текст. Как правило, документ начинался с обращения, даты или обозначения автора и адресата документа. Например, царские указные грамоты начинались указанием автора и адресата (от кого - кому):

"От царя и великого князя Алексея Михайловича, всея Великой и Малой и Белой России самодержца, боярину нашему и воеводам князю Якову Куденетовичу Черкасскому..."

В заключительной части указной грамоты обозначалась дата ее составления и место, где она была написана:

"Писан в царствующем граде Москве в наших царских палатах. Лета 1667 года, марта в 17 день".

Челобитная заканчивалась и заверительной надписью: "К сей челобитной Демьянко Власов руку приложил", а также указывались имена послухов (свидетелей), место и время составления челобитной.

Процедура подготовки документов в приказном делопроизводстве включала следующие основные этапы:

- поступление документа на рассмотрение;

- подготовка дела к "докладу";

- рассмотрение и решение дела;

- оформление документа, содержащего решение.

В московских приказах впервые намечается обособление оконченных дел от "текущих". Наряду с хранением документов в кулях, мешках, сундуках в некоторых приказах (например, Поместном приказе) появляются шкафы для хранения документов, а затем и меры по охране документов, например снабжение сундуков замками.

В целом, в приказной период постепенно создается система делопроизводства центральных и местных учреждений, складываются кадры делопроизводственных служащих, создаются устойчивые формы документов и приемы их составления. Однако государство, действуя отрывочными и частными мерами, не сознавая общих административных правил, не могло еще ввести систематического порядка в организацию учреждений и их делопроизводство. Только с середины XVII в. принимаются некоторые меры для наведения порядка в делопроизводстве, появляются отдельные законодательные акты о порядке документирования и составления частных актов.
^ Система коллежского делопроизводства.
В 1699 г. Петр I вводит в обращение гербовую бумагу, в 1700 г. издает указы об отмене столбцовой формы документа и всеобщем переходе к тетрадной форме (листовой и книжной).

Тетради, обычно состоящие из четырех листов бумаги, сложенных пополам и сшитых ниткой, не имели переплета. Несколько тетрадей, сшитых вместе и заключенных в переплет, составляли книгу. Однако книги не всегда переплетали, так как переплет стоил дорого.

Первым новым учреждением стал Сенат - первоначально законосовещательный орган и орган надзора за правительственными учреждениями.

Много внимания Петр I уделил устройству сенатской, канцелярии. Для работы в новых условиях правительство стало приглашать иностранных специалистов для занятия канцелярских должностей. С целью изменить старые порядки при Сенате учреждается особая должность экзекутора - для записи всех исходящих указов в особые книги и контроля за их отправкой и получением ответного рапорта об исполнении указа. При малейшей задержке исполнения указа экзекутор обязан был доносить об этом генерал-прокурору. Все пакеты, адресованные на имя Сената, принимал обер-секретарь, распечатывал их и докладывал членам присутствия. Исключение составляли пакеты с надписью "Секретно", они передавались лично генерал-прокурору Сената.

В результате петровских реформ в области управления сложилась следующая система учреждений: Сенат, Синод, Кабинет и коллегии - в центре, губернатор, воевода, комиссары и другие органы - на местах. Всего за 1718-1720 гг. вместо упраздненных приказов создано 12 коллегий: Иностранных дел, Военная, Адмиралтейская, Камер-коллегия, Штатс-контор-коллегия, Ревизион-коллегия, Берг-коллегия, Мануфактур-коллегия, Коммерц-коллегия, Юстиц-коллегия, Вотчинная и Главный магистрат.

Первоначально каждая коллегия руководствовалась своим регламентом, затем законодательной основой реформы стал "Генеральный регламент" утвержденный Петром I 28 февраля 1720 г. Генеральный регламент ввел систему делопроизводства, получившую название "коллежской" по названию учреждений нового типа - коллегий. Доминирующее значение в этих учреждениях получил коллегиальный способ принятия решений присутствием коллегии, в состав которого, как правило, входили президент, вице-президент, 2-3 советника и асессоры.

С изданием Генерального регламента делопроизводство становится на твердую почву закона. Этим законодательным актом окончательно отделяются обязанности присутствия как органа, принимающего решения, от делопроизводственной деятельности, которая закрепляется за самостоятельным подразделением - канцелярией. Центральной фигурой канцелярии становится секретарь. На нем лежала ответственность за организацию делопроизводства коллегии, подготовку дел к слушанию, докладывание дел на заседании коллегии, ведение справочной работы по делам, оформление решений и контроль за их исполнением, хранение печати коллегии.

Генеральный регламент устанавливал процедуру рассмотрения и решения вопроса, которая включала: вступление дела, подготовку дела к слушанию (рассмотрению и решению), слушание дела и принятие решения, оформление решения и доведение его до исполнителя, контроль за исполнением решения, архивное хранение дел.

Появились новые названия документов: векселя, облигации, реляции, мемории, рапорты, журналы, протоколы, корреспонденция, инструкция и др.

Приговоры, указные грамоты, наказы заменены указами, регламентами, инструкциями, резолюциями; челобитные – прошениями.

Существенные изменения в петровское время претерпевает и форма документов. Для многих из них разрабатываются "генеральные формуляры" - образцы, по которым следовало составлять документы. В коллежком делопроизводстве выделяется из текста и становится самостоятельным элементом формуляра дата документа: во многих документах она пишется под текстом с левой стороны листа: "Октября 17 дня 1723 года". Самостоятельным элементом формуляра становится и наименование документа. Кроме реквизитов, выделившихся из текста, появляется ряд реквизитов, отражающих различные стадии процесса документирования или стадии обработки документов: подписи, отметки о согласовании, регистрационные индексы, отметка о контроле, отметка о направлении в дело и др. В целом, делопроизводство коллегий характеризовалось значительным увеличением письменной работы и формальностей, на что жаловались современники. Даже значительно увеличенные по сравнению с приказами штаты канцелярских чиновников не справлялись с обилием дел, что приводило к медлительности делопроизводства и волоките.

^ Система министерского делопроизводства 19 - начала 20 вв.
Начало 19 в. ознаменовалось новой реформой государственного управления и делопроизводства, которая затронула главным образом верхний уровень управления - высшие и центральные учреждения. Новая система управления – министерская, в ее основе лежит принцип единоначалия. Первыми министерствами, созданными манифестом от 8 сентября 1802 г., были: военно-морских сил, иностранных дел, внутренних дел, коммерции, финансов, народного просвещения, юстиции и на правах министерства - Государственное казначейство. Каждому министру предписывалось создать канцелярию, на которую ложилась работа по документационному обеспечению министерства. В это время появляется термин делопроизводство – от производить дело, решать вопрос.

Документы, создававшиеся в процессе "производства дела" можно было разделить на две группы: документы, составлявшие внутреннее делопроизводство учреждения (записки, справки, выписки, журналы заседаний, регистрационные журналы, настольные реестры и др.), и документы, поступавшие в учреждение из других учреждений и отправлявшиеся в другие учреждения, в том числе - "исполнительные бумаги". В этот период ведется работа по упрощению, стандартизации, классификации документов, появляется достаточно обширная делопроизводственная литература. Большое значение в этот период имели письмовники - сборники образцов документов. В последней трети 18 века появились пишущая машинка, которая ускорила процесс создания документов, снизила расход бумаги и телеграф.
^ Делопроизводство в 20 веке.
В период становления советского государственного аппарата много внимания уделялось упрощению и рационализации делопроизводства.

Для оформления административных документов принято постановление СНК от 2 марта 1918 г "О форме бланков государственных учреждений", в котором перечислялись обязательные реквизиты бланка документов. В 1926г. создается Государственный институт техники управления (ИТУ). В проекте "новой системы делопроизводства" ИТУ излагались следующие общие принципы оптимизации деятельности обследуемых объектов:

- организация делопроизводства должна быть единой для всего учреждения;

- регистрация документов должна быть однократной и производиться в самой упрощенной форме; отказ, где возможно, от регистрации;

- количество инстанций, через которые проходит каждый документ, сокращается до минимума;

- справочная работа обеспечивается с наименьшей затратой энергии и времени;

- контроль исполнения документов должен быть проверкой по существу, не носить формальный характер;

- наблюдение, руководство и ответственность за постановку делопроизводства возлагается на определенное лицо.

Определенной вехой в развитии вопросов работы с документами стала утвержденная постановлением Совета Министров РСФСР "Примерная инструкция о делопроизводстве для учреждений и организаций РСФСР" в 1958г., в которой основной акцент сделан на унификации делопроизводственных работ. В сентябре 1973 г. "Основные положения ЕГСД" одобрил Госкомитет СМ СССР по науке и технике и рекомендовал их министерствам, ведомствам и организациям для использования, но только как положения, не имеющие официального статуса. ЕГСД носила комплексный характер, т.е. включала не только вопросы делопроизводства, но и рекомендации по научной организации труда служащих, структуре делопроизводственных служб и их техническому оснащению.

Заметным явлением в истории делопроизводства 70-80-х гг. стало издание ГОСТов на управленческие документы (ГОСТ 6.38-72 и ГОСТ 6.39-72 и др.), общесоюзных классификаторов (ОКУД, ОКПО, ОКОНХ и др.) технико-экономической (а позднее и социальной) информации, унифицированных систем документации (УСД) и серии государственных стандартов на эти унифицированные системы. Значение некоторых ГОСТов проявилось в полной мере позднее в 90-х гг.

Внедрение указанных материалов в практику управления значительно улучшило оформление документации, рационализировало процедуры поиска, учета и хранения разнообразной информации, подготовило почву для автоматизации управленческих функций.

В 1993 г. был издан Общероссийский классификатор управленческой документации, в который включены наименования форм документов унифицированных систем, адаптированных к современным условиям, и Основные положения по ведению системы классификаторов и УСД, а в 1997 г. был издан ГОСТ Р 6. 30-97., регламентирующий требования к оформлению документов. Последний вышедший – ГОСТ Р 6. 30-2003. Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов.

Лекция 2. Нормативно-методическая база делопроизводства. Организация делопроизводственного обслуживания.
^ 2.1 Нормативно-методическая база делопроизводства.
Нормативно-методическая база делопроизводства – это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, а также регламентирующих работу службы делопроизводства – ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.

^ Документационное обеспечение – важнейшая сторона деятельности любого учреждения, предприятия. Законодательство РФ регламентирует общие принципы организации документационного обеспечения деятельности физических лиц (граждан) и юридических лиц.

^ Нормативно-методическая база включает в себя:

1) законодательные акты РФ в сфере информации и документации;

2) государственные стандарты на документацию;

3) нормативные документы по организации управленческого труда и охране труда;

4) государственную систему документационного обеспечения управления. Основные требования к документам и службам документационного обеспечения (далее – ГСДОУ);

5) указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне;

6) классификаторы социальной и технико-экономической информации;

7) унифицированные системы документации;

8) правовые акты федеральных органов исполнительной власти (агентств, служб, комитетов и т.д.);

9) нормативные документы по организации архивного хранения документов [13].

Для сокращения количества применяемых в деятельности учреждений, организаций и предприятий документов проводятся работы по унификации документов и созданию унифицированных систем документации (далее – УСД).

В основе УСД лежит метод унификации, т.е. установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых при решении однотипных управленческих функций и задач. В данный момент существует восемь УСД:

– унифицированная система организационно-распорядительной документации;

– унифицированная система внешнеторговой документации;

– унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;

– унифицированная система отчетно-статистической документации;

– унифицированная система банковской документации;

– унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;

– унифицированная система документации по труду;

– унифицированная система документации Пенсионного фонда РФ [7].

Государственный стандарт России «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» ГОСТ Р 6.30 – 2003 был разработан Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Росархива взамен ГОСТ Р 6.30 – 97 и принят постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст.

Классификаторы технико-экономической и социальной информации – это нормативные документы, содержащие систематизированный свод наименований объектов, представленных как классификационные группировки, и присвоенные им коды. Классификаторы являются важными средствами информационного обеспечения. Все классификаторы делятся на три группы:

1) классификаторы информации об организационных структурах:

– Общероссийский классификатор органов государственной власти и управления(ОКОГУ)
– Общероссийский классификатор экономических регионов (ОКЭР)

– Общероссийский классификатор пунктов погрузки-выгрузки на железнодорожном, речном, морском, воздушном и автомобильном транспорте (ОКППВ) и др.;

2) классификаторы информации о населении и кадрах:

– Общероссийский классификатор информации о населении (ОКИН)

– Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) и др.

3) классификаторы информации об управленческих документах, задачах, решаемых в автоматизированных системах управления, видах деятельности, экономических и социальных показателях:

– Общероссийский классификатор стандартов (ОКС)

– Товарная номенклатура внешнеэкономической деятельности (ТН ВЭД)

– Общероссийский классификатор валют (ОКВ) и др. [15].

^ Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) содержит унифицированную систему документации и информацию о формах документов.

Задачи ОКУД:

1) регистрация форм документов;

2) рациональная организация контроля за применением унифицированных форм документов;

3) контроль за составом документов и исключением дублирования информации, применяемой в сфере управления;

4) сокращение количества применяемых форм;

5) упорядочение информационных потоков;

6) исключение из обращения неунифицированных форм документов [8].

В ОКУД приведены наименования и кодовые обозначения унифицированных форм документов, входящих в утвержденные унифицированные системы документации.

Наиболее полным межотраслевым документом по организации документационного обеспечения управления является ^ Государственная система документационного обеспечения управления – ГСДОУ.

ГСДОУ – это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях (объединениях), в учреждениях и общественных организациях.

Основная цель ГСДОУ – упорядочить документооборот в организациях, сократить количество и повысить качество документов, создать наиболее благоприятные условия для применения технических средств и современных технологий сбора, обработки, анализа информации, совершенствование работы аппарата управления [7].
^ 2.2 Организация делопроизводственного обслуживания.
Одной из важнейших задач современного управления является рациональная организация работы служащих, деятельность которых протекает в организации.

Существует три формы организации делопроизводства: цент­рализованная, децентрализованная и смешанная [18]. При централизованной форме организации делопроизводства все операции по обработке документов сосредоточиваются (централизу­ются) в едином для всего учреждения центре — канцелярии, общем отделе или у секретаря. Децентрализованная форма предполагает рассредоточение делопроизводственных операций между структур­ными подразделениями учреждения; при этом в каждом из них вы­полняется относительно однородный набор делопроизводственных операций. Не следует смешивать децентрализованную форму орга­низации делопроизводства, при которой делопроизводственные опе­рации выполняются в различных структурных подразделениях учреж­дения, с организационной структурой службы делопроизводства, име­ющей специализированные подразделения: экспедиции, машбюро, контрольные группы и т.д. При смешанной форме операции выполня­ют централизованно (прием, регистрация, контроль, размножение до­кументов) и децентрализовано (справочно-информационное обслужи­вание, хранение документов, формирование дел).

Форму организации делопроизводства выбирают с учетом раз­мера учреждения, объема документооборота, состава структурных подразделений. В мелких учреждениях (когда документирование осуществляется непосредственно в подразделениях), а также в тер­риториально разобщенных (расположенных, например, в различ­ных районах большого города) выбирают централизованную фор­му. В большинстве же учреждений и организаций используют сме­шанную форму организации делопроизводства.

Наиболее рациональной формой организации отдельных дело­производственных процессов и операций является централизация, поскольку она позволяет:

- снизить стоимость делопроизводственных операций;

- улучшить организацию труда делопроизводственного персо­нала и, в частности, внедрить его нормирование;

- обеспечить специализацию и взаимозаменяемость работников;

- использовать прогрессивные и производительные техничес­кие средства;

- обеспечить единство организационного и методического ру­ководства.

В современных условиях полностью централизовать делопроиз­водственное обслуживание можно только в сравнительно небольших учреждениях. В крупных учреждениях следует стремиться к целесо­образной централизации отдельных функций делопроизводства, та­ких, как прием и отправка документов, регистрация и контроль ис­полнения документов, стенографирование и печатание документов, их размножение, методическое руководство делопроизводством. В небольших учреждениях, не имеющих общих отделов, отде­лов делопроизводства, делопроизводственное обслуживание осу­ществляет секретарь-референт руководителя.

Если организация или учреждение имеют большой объем доку­ментов, то вводится структурное подразделение, отвечающее за де­лопроизводство: канцелярия, общий отдел, отдел делопроизводства и т.д. Деятельность этого структурного подразделения отражается в специально разрабатываемом положении.

С целью регламентации делопроизводственного процесса, оп­ределения приемов и способов создания и обработки документов в организации отделы делопроизводства разрабатывают инструкции по делопроизводству, которые учреждаются приказом руководите­ля учреждения.

Лекция 3,4. Правила оформления документов.
^ 3.1. Бланки служебных документов.
Бланк как стандартный лист бумаги, на котором заранее воспроизводится информация об организации, авторе, от имени которого документ издается, появился в 30-х гг. XIX в. и нашел широкое применение. В настоящее время документы, отправляемые из организации, в большинстве случаев оформляются на бланках. Установлены следующие виды бланков документов:

– общий бланк;

– бланк письма;

– бланк конкретного вида документа.

Бланк может быть заранее отпечатан в типографии (бланки с изображением Государственного герба Российской Федерации или герба субъекта Российской Федерации и являющиеся объектом строгой отчетности изготавливаются только типографским способом), изготовлен с помощью средств оперативной полиграфии, а при использовании ЭВМ бланк может быть введен в память машины и автоматически выводиться при распечатке конкретного документа.

Разработка специального бланка для писем связана с тем, что в письме необходимо указывать адресные данные предприятия. В бланке для письма могут быть проставлены следующие реквизиты: герб, эмблема предприятия, код по ОКПО, код по ОКУД, наименование министерства или ведомства, наименование предприятия, организации, адресные данные. В бланке ограничительными отметками – черточками и уголками – отмечают места для таких реквизитов, как: дата, индекс, ссылка на индекс и дату входящего документа, место адресата, заголовок к тексту, отметка о контроле. Такими же ограничительными метками могут быть отмечены поля документа.

^ Общий бланк, который используется для всех видов организационно-распорядительных документов, кроме писем, имеет несколько отличий от бланка писем. Вместо реквизита «Название вида документа» оставлено место для проставления названия вида документа. Вместо реквизита «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» – «Место составления или издания». Кроме того, на общем бланке не проставляется код формы документа по ОКУД, так как данный реквизит зависит от конкретного вида документа и будет проставлен при его составлении.

Бланки могут иметь как продольное, так и угловое расположение реквизитов (Рис.1,2). При продольном расположении реквизиты на бланке документа располагаются по центру вдоль верхней части листа. Вариант бланков с угловым расположением реквизитов является наиболее удобным и экономичным по использованию площади листа. Такое размещение наиболее рационально для писем, так как правый верхний угол письма используется для указания адреса получателя. Угловое расположение реквизитов предпочтительнее также для тех видов документов, которые требуют утверждения, резолюции, так как эти реквизиты также располагаются в правом верхнем углу. Продольное расположение реквизитов характерно когда наименование организации содержит большое количество печатных знаков, например, когда реквизиты оформляются на двух языках, в этом случае слева печатают реквизиты на языке субъекта РФ, справа – на русском на одном уровне.

Большинство служебных документов оформляется на листах формата А4 (210x297) и А5 (248x210) , допускается использование бланков формата А3 и А6. Бланки документов должны иметь поля: левое – 20 мм, верхнее – 20 мм, правое – 10 мм, нижнее – 20 мм. Бумага бланков должна быть белого цвета, в исключительных случаях допускаются кремовые или желтые оттенки.

Рис.1 Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка.

Рис. 2 Расположение реквизитов и границ зон на формате А4 углового бланка.

^ 3.2. Правила оформления реквизитов документов.
Документ состоит из отдельных информационных элементов – реквизитов (подпись, печать, название вида документа и т. д.). Совокупность реквизитов документа, расположенных в определенном порядке, составляет формуляр документа.

В соответствии с разделом 2 ГОСТ Р6.30-2003 в состав реквизитов (реквизит – от лат. Requisitum, т. е. требуемое, необходимое) документа входят следующие элементы.

^ 1. Государственный герб Российской Федерации.

В соответствии с Федеральным конституционным законом от 25.12.2000 № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» Государственный герб изображается на бланках: Президента Р. Ф.; палат Федерального собрания; Правительства Р. Ф.; Верховного Суда Р. Ф. и т. д.

2. Герб субъекта Р. Ф.

Изображается на бланках представительных и исполнительных органов власти и управления республик, краев, областей, Москвы и Санкт-Петербурга, городов, поселений, а также на бланках организаций, находящихся в их подчинении, регламентируется правовыми актами субъектов Федерации.

^ 3. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания).

Эмблему предприятия – символическое графическое изображение. В качестве эмблемы, как правило, используется товарный знак. Она облегчает поиск документа, но заменять наименование учреждения эмблемой не допускается. Размещают на левом поле документа, на уровне названия организации или верхнем поле документа. Эмблема должна быть зарегистрирована, не воспроизводится при изображении на бланке герба.

^ 4. Код организации.

Согласно Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) код имеют все зарегистрированные организации. Он является подтверждением правомочности организации и служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи, сокращения количества ошибок, возникающих при передачи длинных и сложно воспринимаемых названий организаций.

^ 5. Основной государственный регистрационный номер предприятия (ОГРН) юридического лица.

6. Индивидуальный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП).

Представляются в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

^ 7. Код формы документа.

Согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД), проставляется, если разновидность документа включена в классификатор.

^ 8. Наименование организации.

Реквизит содержит полное название автора документа. Сверху указывается вышестоящее учреждение, под ним наименование организации, ниже структурного подразделения, должностного или физического лица. Все наименования в именительном падеже. Сокращенное название предприятия приводится ниже полного в скобках.

^ 9. Справочные данные об организации.

Реквизит присутствует только в бланках писем и включает в себя индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адреса, номера телефона, факса, адрес электронной почты. Могут указываться банковские реквизиты.

^ 10. Наименование вида документа.

Позволяет судить о виде документа, определяет состав реквизитов, структуру текста. Проставляется на всех документах, кроме писем, и печатается прописными буквами под названием организации.

^ 11. Дата документа.

Обеспечивает юридическую силу документу, может указываться дата создания и/или подписания, утверждения события, отраженного в документе. На документе могут проставляться также даты согласования, резолюции, исполнения и др. Если документ издают 2 и более организации, то он должен иметь одну дату. При подготовке проекта документа печатают год и месяц, а число проставляет должностное лицо, подписывающее документ, непосредственно при подписании. Оформляется цифровым способом: 02.09.2009, словесно-цифровом: 02 сентября 2009 г.. Проставление нуля обязательно. Цифровым в обратном порядке: 2009.09.02 проставляется дата на международных документах.

^ 12. Регистрационный номер документа.

Цифровое или буквенно-цифровое обозначение, под которым документ введен в информационно-поисковую систему. Регистрационный номер проставляется при регистрации документа на уровне даты. Как правило, место на бланках для даты и регистрационного номера обозначается следующим образом: _______№_____

^ 13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа.

Проставляется на документах ответах на запрос (ответных письмах, заключениях по поручениям и т.п.), дата и регистрационный номер переносятся из инициативного письма. Оформление: На № 02-1 3/36 от 04.03.2009, размещается под датой и номером документа.

^ 14. Место составления или издания документа.

Используется только в общих бланках и бланках конкретных видов документа (кроме письма). Используются сокращения: с. Ивановка Орловского района Орловской области. Может не указываться если название территории входит в наименование организации: Орел ГАУ. Сокращение «г» при названии города не ставится при обозначении «Москва», а также городов, оканчивающихся на «град» и «бург».

15. Адресат.

Используется в письмах и внутренних документах, предназначенных для рассмотрения руководством (заявления, докладные и др.). Адресатом может быть организация, структурное подразделение, должностное или физическое лицо.

В состав реквизита может входить почтовый адрес:

- наименование адресата (ФИО для физических лиц);

- название улицы, номер дома, квартиры;

- название населенного пункта (города, поселка и т. п.);

- название области, края, республики;

- страна (для международных почтовых отправлений);

- почтовый индекс.

Почтовый адрес не указывается, если документ направляется в высшие органы государственной власти, вышестоящую организацию, подведомственную организацию или постоянным корреспондентам.

Адресат проставляется на бланке документа справа.

При направлении документа в организацию:

^ ЗАО «ЭКОНТ»

ул. Маросейко, 15, стр.2

Москва, 101000

При направлении руководителю организации:

Генеральному директору

ММПП «Салют»

Н.Т. Вершинину

При направлении в несколько однородных организаций:

Генеральным директорам предприятий

нефтеперерабатывающего комплекса

При адресовании документа физическому лицу указывается сначала почтовый адрес, затем инициалы и фамилия получателя.

На документе может быть указано не более четырех адресатов, в противном случае составляется отдельно список рассылки, а на каждом документе проставляется только один адресат.

^ 16. Гриф утверждения документа.

Утверждение – способ удостоверения документа и придания ему юридической силы, указывает его нормативный или правовой характер.

Документ может утверждаться:

- руководителем, в чью компетенцию входит принятие решения по данному вопросу:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

ЗАО «Домстрой»

Личная подпись П. О. Кузнецов

12.09.2010

- изданием соответствующего распорядительного документа:

УТВЕРЖДЕНО

приказом Росархива

от 09.11.2010 № 24

- коллегиальным органом:

УТВЕРЖДЕН

решением общего

собрания акционеров

от 05.10.2009 № 3

Как правило, утверждению подлежат акты, инструкции, нормативы, отчеты, сметы, расценки и др.

17. Резолюция.

В резолюции фиксируются указания руководителя по исполнению документа. Пишется от руки в свободном месте заголовочной части документа или оформляется на бланке резолюций А6, в случае, когда количество резолюций более 4. Пример:

Васильеву К. А.

Илюшину Р. Т.

Подготовить проект контракта к 26.05.2009

Подпись 22.05.2009

При наличии нескольких исполнителей ответственным считается первый названный, остальные указываются как соучастные к исполнению. Формулировки резолюций должны четко определять суть задания, срок исполнения и форму предоставления результатов. Нецелесообразно применять резолюции типа «К исполнению», «Прошу переговорить», «Прошу зайти ко мне».

^ 18. Заголовок к тексту.

Реквизит документа, выражающий краткое содержание текста, его основную смысловую нагрузку, должен максимально кратко и точно отражать содержание документа, отвечает на вопросы: приказ (о чем?) о приеме на работу; протокол (чего?) собрания акционеров.

Печатают под реквизитами бланка слева без кавычек и точек. В строке не более 28-30 знаков, всего не более 5 строк.

^ 19. Отметка о постановке документа на контроль.

На документах, исполнение которых контролируется службой делопроизводства, с целью обеспечения сроков исполнения. Проставляется в виде цветной буквы «К» или «Контроль» карандашом или штампом на уровне заголовка текста на левом поле.

^ 20. Текст документа.

Текст – основной реквизит документа, содержит объективную достоверную информацию, изложенную ясно, точно, однозначно, кратко и нейтральным тоном в виде таблицы, анкеты или связного текста.

Анкета – форма представления текста документа, в котором характеризуется один объект по ряду признаков. Постоянной информацией в анкете являются наименования признаков в именительном падеже (фамилия, имя, дата рождения), а переменной – их характеристики.

Таблица – форма представления текста документа, в котром характеризуются несколько объектов по ряду признаков, применяются в отчетно-статистических, бухгалтерских, банковских документах.

Наиболее распространен в документах сплошной связный текст. Текст документов печатается через 1,5 межстрочного интервала на бланках формата А4 и через 1 межстрочный интервал на бланках формата А5. Если связный текст содержит несколько смысловых частей, он подразделяется на разделы, подразделы, пункты и подпункты:

  1. раздел; 1.1. подраздел; 1.1.1. пункт; 1.1.1.1. подпункт.

^ 21. Отметка о наличии приложений.

Оформляется в сопроводительных письмах и приложениях к распорядительным документам. Если документ приложение назван в тексте:

Приложение: на 2 л. в 3 экз.

Если не назван:

Приложение: 1. Проект Инструкции по делопроизводству на 40 л. в 1 экз.

На приложениях к распорядительным документам отметка о приложении располагается на первом листе в правом верхнем углу приложения:

Приложение № 2

к приказу ректора университета

от 18.03.2009 №35

22. Подпись.

Обеспечивает удостоверение документа и придает ему юридическую силу. Подписывается, как правило, первый экземпляр компетентным лицом. В состав подписи входят: должность, подпись, расшифровка (инициалы и фамилия). В вузах, научных учреждениях и т. п. в должностях указывается научная степень, звание. При ответственности за документ нескольких лиц подписи располагаются одна под одной в последовательности, которая соответствует занимаемым должностям. Если документ подписывают равные по должностям лица, их подписи располагаются на одном уровне:

Директор ЗАО «Росвест» Директор АО «Форум»

подпись К.Ю. Смирнов подпись М.Е. Аверин

При подписании коллегиальными органами – председатель комиссии, ниже секретарь, ниже члены комиссии в алфавитном порядке.

^ 23. Гриф согласования.

Согласование – это предварительное рассмотрение, экспертиза проекта документа, может быть внешним и внутренним. Внешнее оформляется грифом согласования, который проставляют ниже подписи или на отдельном листе, в случае, когда их более 4, выражает согласие другой организации с содержанием документа:

СОГЛАСОВАНО или СОГЛАСОВАНО

Председатель Письмо Президиума РАН

Госстандарта России от 15.05.2009 № 08-324

Подпись Г.П. Воронин

23.09.2009

^ 24. Визы согласования документа.

Внутреннее согласование оформляется визой:

Главный бухгалтер

Подпись И.Л. Луконина

12.08.2009

Если должностное лицо не согласно или имеет замечания, об этом делается отметка на проекте документа, а замечания излагаются на отдельном листе.

Замечания прилагаются.

Главный бухгалтер

Подпись И.Л. Луконина

12.08.2009

Проставляется на обороте последнего листа подлинника документа, на копии отправляемого документа, в особо важных многостраничных документах – на каждой странице.

^ 25. Оттиск печати организации.

Печать ставится на наиболее важных документах организации, подтверждая подлинность подписей, она не должна накладываться на должность или подпись. Место для печати может быть обозначено «МП» или «место для печати». Печати бывают гербовыми и простыми. Гербовые проставляются на документах в соответствии с (1).

^ 26. Отметка о заверении копии.

Производится для придания юридической силы копии документа, располагается под подписью:

Верно

Инспектор подпись О.В. Белова

03.06.2009

При пересылке копии (ксерокопии) документа в другие организации или выдаче ее на руки отметка заверяется печатью.

^ 27. Отметка об исполнителе.

Необходима для оперативной связи с составителем документа, располагается на лицевой стороне первого листа ближе к нижнему полю или на обратной стороне листа:

А.П. Соколов

342-38-76 или

Соколов Александр Петрович

342-38-76

В данном реквизите целесообразно указывать имя и отчество исполнителя полностью, это повышает культуру общения и облегчает решение возникших вопросов с исполнителем.

^ 28. Отметка об исполнителе документа и направлении его в дело.

Проставляется на исполненных документах, подлежащих подшивке в дело для последующего хранения:

Отправлен факс от 14.04.2008 № 123

В дело № 12-25 за 2008 г.

Личная подпись

24.04.2008

^ 29. Отметка о поступлении документа в организацию.

Проставляется в нижнем правом углу от руки или специальным штампом с наименованием организации:

Канцелярия Орел ГАУ 23.04.2009 № 476

^ 30. Идентификатор электронной копии документа.

Проставляется в левом нижнем углу каждой страницы, содержит наименование файла на машинном носителе, при необходимости дату и другие поисковые данные:

С:\Приказы\Иванов 23.07.2009 16 стр

Расстояние между отдельными реквизитами 2 – 4 межстрочных интервала. Если один реквизит растягивается на несколько строк, то его текст печатается через 1 интервал. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения документа», «Отметка о наличии приложения», «Гриф согласования» отделяют друг от друга 1,5-2 межстрочными интервалами. Наименование вида документа печатается прописными буквами. Инициалы и фамилия в реквизите «Подпись» печатаются с пробелом на уровне последней строки наименования должности. Максимальная длина строки многострочных реквизитов – 28 печатных знаков. Если заголовок к тексту превышает 150 знаков, то его строку продлевают до границы правого поля, точку в конце заголовка не ставят.

При печати документов рекомендуется соблюдать отступ в печатных знаках от левой границы текстового поля:

0 – для реквизитов «Заголовок к тексту», «Текст» (без абзацев), «Отметка о наличии приложений», «Отметка об исполнителе», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело»; наименование должности в реквизитах «Подпись» и «Гриф согласования документа», заверительной надписи «Верно», а также слов ПРИКАЗЫВАЮ, СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ, ПРЕДЛАГАЮ;

5 – для начала абзаца в тексте;

32 – для реквизита «Адресат»;

40- для реквизита «Гриф утверждения документа»;

16, 24, 56 – для составления таблиц и трафаретных текстов;

48 – для расшифровки подписи в реквизите «Подпись».

Если в тексте документа имеются примечания или ссылка на документ послужившим основанием к его изданию, то слова «Примечание» и «Основание» печатаются от левой границы текстового поля.

При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают на одном уровне в два вертикальных ряда. Первый ряд – начиная от левой границы, второй не должен заходить за правую границу [17].

Допускается печатание документа с использованием оборотной стороны листа.

Если документ имеет более одного листа, то начиная со второго, листы нумеруются арабскими цифрами без точек и тире. Номера листов проставляются в центре верхнего поля.

Использовать реквизиты при оформлении документов следует избирательно, исходя из целесообразности и вида документа.
  1   2   3   4



Скачать файл (548.5 kb.)

Поиск по сайту:  

© gendocs.ru
При копировании укажите ссылку.
обратиться к администрации
Рейтинг@Mail.ru