Logo GenDocs.ru

Поиск по сайту:  

Загрузка...

Лекции по проектированию систем электронного документооборота - файл 1.doc


Лекции по проектированию систем электронного документооборота
скачать (223.5 kb.)

Доступные файлы (1):

1.doc224kb.16.11.2011 04:43скачать

содержание

1.doc

Проектирование систем электронного документооборота.




Литература:


  1. Саттон М. Д. Корпаративный документооборот. Принципы, технологии, СиБ, АЗБУКА. 2002 – 447 с.

  2. Кирсанова М. Б., Аксенов Ю. М. Курс делопроизводства. М. Инфра – М. 2008. – 367 с.

  3. Алекенуев А. И. Конфиденциальное делопроизводство - М. 2003 – 200 с.

  4. Гулуче Корпоративные основы XML и WEB-служб – М.: 2003. – 200с.


Документооборот – это хранение, поиск и перемещение документов разного вида.

Документ – это базовая единица документоориентированного процесса; способы хранения и способы документа в современный организации является видом деятельности от которой зависит выживание компаний на рынке.

Традиционная схема перемещения документов в журналах поиск выполняется по УДК (универсальная документальная классификация). УДК с заголовкам к ключевым словам с шифром, датам и др.

В настоящее время документооборот выполняется системой управления документооборотом (СУД).


Цель СУД - это распределенные общие документные ресурсы компании таким образом, чтобы они были:

  1. Под информационной защитой

  2. Чтобы можно было легко найти, получить и переслать независимо от фирмы


^ Документ (documentum) – официальная публикация, указанные директивы – разрешенная законом запись о сделке или бизнес-решении (чек, запрос, таблицы, формы, отчеты и так далее).

^ Предмет документа – это содержание и контекст документа.


В СУД используется:

1) документы

2) БД-таблицы

3) Полнотекстовые документы большого объема


Управление – разработка и поддержка условий, при которых документарные ресурсы обрабатываются по группам, дает требуемую отдачу и эффективно используются для достижения целей управления.

Оно включается в себя:

  • Планирование

  • Руководство

  • Поиск ресурсов

  • Контроль


Виды управления документооборота на фирме:

    1. Управление записями – контроль документов на бумаге, хранящейся в папках

    2. Управление фирмами, контроль форм, используемые для сбора информации и составления отчетов.

    3. Управление отчетностью, публикация и распространение отчетов в бумажном виде

    4. Управление руководствами и инструкции создания и распространения сохранения бланков записей, директив и других оригинальных документов

    5. Управление архивами – каталогизация, обзор, сохранение и распространение бланков.


Кроме этих ориентированных документов существует неоформляемый вид сделки, заключаемые по ходу ведения дела.


^ Управление документами - это процесс наблюдения и контроля за одинаковыми документами фирмы, записями, их решений и разработок, представленными в формате документов электронного или бумажного вида.

^

Архитектура СУД


Отображает документы и связи между ними в виде карты документов организации, содержит концептуальный уровень и предметный воплощения.


Содержит:

- концептуальный

- логический

- предметное воплощение


Почему?

Кто?

Концептуальный уровень

Что?

Когда?

Логический уровень

Как?

Где?

Уровень предметного воплощения


На концептуальном уровне определяется состояние документооброта, то есть, какие документы и БД должны входить в СУД и взаимно связи, объем СУД, количество пользователей и основания потоки документооборота.

На логическом уровне решается вопросы функциональных характеристик СУД (ввод и вывод данных, их обработка, безопасность, правила ведения, деловые интерфейсы и формы отчетов). Логический уровень определяет, что будет делать система и когда запускается каждый процесс. Логический уровень не привязан к компьютеру и может быть выполнен аппаратным и программным обеспечением. Необходим для определения процесса и разделения.


^ Концептуальный уровень.

Концепция СУД базируется на модели центра хранения записи и его корпоративных клиентов.





^ Репозиторий делится на:

1 ур. - помещение (управление финансами, управление оборудованием)

2 уровень – шкафы с папками, отсортированы по категориям

3 уровень – ящики – содержит папки администрации, папка специалистов

4 уровень – папки – разложенные в алфавитном порядке

5 уровень – документы и другие воженные папки.


^ Логический уровень.

Базируется на модели центра хранения записи, но исходит не из документов, а из производимых с ними действий.

Состоит из нескольких подсистем управления.


^ Логическая модель СУД






  1. Система управления документами – принимает необработанный документ и различает его в репозиторий.

  2. СУБД (таблицы) – содержит все системные данные в документах, которые хранятся в отведенной для этого частью ОС.

Все атрибуты документа должны быть проиндексированы (дата создания, автор, тема, ключевые слова, заголовок, дата внесения в БД и т.д.). Эта система работает на базе MS SQL Server, либо SyBase, либо Oracle.


  1. Система управления полнотекстовыми документами – отслеживает метки, определяющие порядок слов, проверяет контрольные суммы файловой системы, стоковые слова (слова, которые не способствуют поиску). Работает под управлением программ: TOPIC, Fulerum Ful/Text, BRS/Search

  2. Менеджер базы безопасности – устанавливает ограничение на доступ к СУД для отдельных групп пользователей, общий доступ к СУД для отдельных групп пользователей, общий доступ к файлам и папкам.

  3. Менеджер администрированной базы – отвечает за функции, которые позволяют администратору создавать копии, настраивать, отключать и др. функции администратора.

  4. Менеджер рабочего процесса – координирует взаимодействие отделов фирм между собой и с клиентами компании MS Hail, Floware.

  5. Менеджер гиперссылок – контролирует гиперссылки внутри документов и между документами, отвечает за связи в составных документах.


^ Предметное воплощение (Как и Где).

Базируется на фактической конфигурации аппаратного и программного обеспечения. В основном используется схема операционной модели клиент-сервер, в которой репозиторий расположен на сервере с определенной платформой (ПК+ОС) и пользовательский интерфейс (ПК+клиент).

Ресурсы СУД должны обеспечивать работу с Интернет, с магнитной и дисковой памятью (винчестер) и оптической памятью. Ресурсы должны выполнять маршрутизацию по протоколу TCP/IP, присваивать уникальные номера документа, обеспечивать размещение дисковой памятью и др.


^ Стандарты и спецификация архитектуры СУД.

Стандарт СУД обусловлен видом документов и ПО компьютера

Основные из них:

1) HTML – гипертекстовая разметка документа

2) ODMA – открытый интерфейс прикладного программирования для управления документом.

Схема построения СУД должна работать только со структурированными базами документами.

Виды стандартов для СУД:

  • Де-юре

  • Де-факто

  • Национальный

  • Международный




  • Де-юре – используется ограниченно для обеспечения обмена информацией внутри фирмы или группы фирм, занятых одним проектом CDF и TDF.




  • Де-факто – стандарт, принятый в ПО одного производителя: Lotus, Excel, Word, TIF.




  • Национальные – действует внутри страны: CALS, IDES, IDEF.




  • Международные – является обобщенными версиями национальных стандартов, которые утверждены международными организациями: ISO, ITU.


Основными стандартами для ИС являются стандарты OSI – это стандарты взаимодействия открытых систем, предшественники стандартов СУД.

Используется для отладки ИС на уровне ее предметного воплощения.

Всего используется 35-40 стандартов.

Основные:

SGML – стандартный обобщенный язык

HTML – стандартный язык разметки гипертекста

DMA – единый стандарт управления документацией.

ODMA – интерфейс прикладного ПО для оперативного управления документацией.


^ Требование к СУД и проблемы на пути ее внедрения

При внедрении СУД необходимо определить: какие файлы оставить, какие уничтожить, выбрать стандарты СУД, требования к оформлению документов.

Обычно 15% уже отработанных документов могут быть еще востребованы, поэтому СУД должна давать возможность найти любой из этих документов. Все документы в СУД, независимо от носителя должны быть оснащены перекрестными ссылками.

По закону для финансовой отчетности предприятий бухгалтерские записи должны храниться 6-7 лет.

Бумажная документация также является частью системы электронного документооборота. Электронный документ снабжен электронной подписью – является законно, т.е. может быть принят в суде в качестве доказательства.

СУД позволяет закодировать документ, обеспечивать его защиту и проследить все попытки его просмотра. Распространение документа возможно по электронной почте или по сети компании.

СУД содержит программы просмотра, позволяющие работать со всеми типами документов, независимо от ПО, в котором они были созданы: .doc, .xls, .pex, .bmp, .jpeg.

^ Основное преимущество СУД – это уменьшение канцелярской работы.

Базовой единицей поиска в СУД является документ, а не слово или фраза.

СУД – это не только механизм поиска данных, но и механизм прослеживания в изменении документа, поэтому СУД должна хранить черновые или рабочие версии документа.

Уровень доступа для каждого пользователя должен быть определен заранее. Записи могут быть личными, переходными и официальными.

^ Личные – это частные записи (анкета, резюме, паспортные данные)

Переходные – черновики, рабочие варианты официальных бумаг.

Официальные – это записи о современной сделки или принятом решении.


Бумажные документы, оцифровываются по мере их востребования, т.е. при поступлении запроса от пользователя. Он превосходится в цифровой вид и переключается в память.

Тезаурус и контрольный словарь должен состоять из ключевых слов, указанных в каждом документе.


^

Планирование

3.1 Структура РДФ


Работа с документами строится на основе данных и процессов, а разработка документооборота строится на модели документа, жизненного цикла.

Этапы жизненного цикла:

  1. Планирование;

  2. Сбор информации для документа

  3. Создание документа

  4. Занесение его в СУД

  5. Хранение

  6. Поиск

  7. Распространение

  8. Уничтожение документа


Основная цель разработки СУД – это создание единого хранилища клиента фирмы, независимо от формы представления.

Для СУД требуется найти самый выгодный способ хранения и поиска этих объектов. Первоначально определяется базовая структура информационного менеджмента.

В первую очередь, уели СУД:

1) получение максимальной пользы от информации, содержащейся в документах.

2) снижение себестоимости, получение, обработки, использования и уничтожения документа.

3) определение ответственности сотрудников, отдела фирмы, за порядок отчетности и эффективности используемого документа.

^

3.2 Структура системы разработки документов фирмы.



Структура как каркас СРДР должна содержать три уровня:

  1. Архитектурный

  2. Организационный

  3. Подсистемы СРДР


Структура СРДР:

Архитектурный

Организационный

Подсистемы СРДР
^

Архитектурные системы менеджмента.


Архитектурные модели – модели, то есть тип документов, используемых в репозитариях. Основными между ними являются:

1) Модели общего объекта (расширение COM (Common Object Model));

2) Составная архитектура документа (CDA (Compound Document Structure));

3) Стандартный обобщенный язык разметки (HTML, SGML и другие).

^

Принципы хранения.


Модель должна содержать название, вид документа, автора и так далее, которая должна хранится в специальном месте памяти СУД, соответствующему данному типу документа: гипертекстовой базе данных или других базах данных, полнотекстовых базах данных и так далее.


Архитектурные стандарты определяют аппаратное и программное обеспечение СУД: CDA, COM, HTML, SGML, OLE, OMG и другие.


DMA – единый стандарт документации.

OLE связанны по ссылками различные версии одного документа для отслеживания изменения одного документа.

Open Doc – стандарт составной документации, консолидация и агрегирование данных.


Первичные принципы определяют желаемое направления СУД. Бывают трех видов:

1) Принципы управления данными, системами и документации:

-- управление данными – это управление определенных действий по сохранению четко структурированных объектов;

-- процессами управления является БД: по маркетингу и деловым контактов; по заказанным поставкам; по управлению торговой статистики и тому подобному.

-- управлению системами – набор действий в рабочем состоянию автоматизированных и не автоматизированных систем обработки информации и технологий, которые входят в эти системы (банкомат, система контроля книг в библиотеке и так далее).

-- управление документацией – дополнение к процессами управления данными и системами: действия по частично структурированным объектам или не структурированных документов (рисунки, оглавления, части текста и так далее).

2) Первичные принципы логической архитектуры:

-- переход к СУД должен выполнятся постепенно, а не революционным путем, чтобы персонал привыкал выполнять поиск документов не по бумажным каталогам, а по ключевым словам в СУД.

-- СУД должна иметь ПО для чтения документов, созданных в любом формате.

-- Управление объектами должно выполняться с этапами жизненного цикла объекта.

3) Принцип предметного воплощения архитектуры:

-- Необходимо ввести единицу измерения качества документа. Качество определяется полнотой документа, доступностью транзакции для проверки. Проследить пошагово принятия любого решения.

-- Требуется единица эффективности СУД. Для этого СУД должна быть доступна 95%-99% рабочего времени.

-- Репозитарий СУД должен быть защищен от несанкционированного доступа.

-- Необходима единица измерения целостности и взаимной согласованности баз.


Специальная программа должна следить за тем, какие документы действительно существуют в БД и с какими документами они связаны ссылками.

^

Организационный уровень.


Задает схему отчетности и ответственности всех участников создания СУД, то есть разработчиков, пользователей и так далее. Очень важно чтобы использование СУД поддерживалось руководством компании.

Организационный уровень состоит из трех частей:

А) распределение прав и обязанностей. То есть при переходе к СУД, необходим грамотный и компетентный персонал, поэтому фирма должна обеспечить переобучение персонала или повышение квалификации сотрудников и назначить ответственного за работу с отдельными частями СУД.

Б) организация трудового процесса. То есть распределение заданий и функций по работе СУД между сотрудниками детально и конкретно.

В) Инструменты, обеспечивающие трудовой процесс: ППП, технические устройства: принтер, проектор, сканер, программы поиска ИПС и так далее.

^

Уровень структуры менеджмента.


Структура менеджмента – схема, отражающая уровни соответствия, тем, что планировалось изначально. Схем должна содержать реализацию баз данных, баз документов.


^ Этапы проекта процесса менеджмента:

Планирование

Организация

Обеспечение ресурсами

Администрирование

Контроль


Планирование – выбор назначения и выбор СУД, принятия бюджета.

Организация – разработка структуры распределения ролей при переходе к СУД на уровне руководства и сотрудников. Разработка архитектуры и структура ведения документа по административному контролю документации СУД.

^ Обеспечение ресурсами – отбор и оценка сотрудников, повышения их квалификации для выполнения организационных функций.

Администрирование – принятие мер по повышению мотивации персонала к переходу компании на СУД.

Контроль – оценка и корректировка управления планов.

Планирование.


^ Этап планирования.

Цели: определяет направление действий и контрольные точки и задачи менеджера; позволяет сделать прогноз результатов планирования и их достижения; определяет структуру проблем СУД; определяет график начала и окончания этапов или контрольных точек и проекта в целом; бюджет, прогноз; стратегию и тактику работы персонала; стандарты - показатели эффективности СУД.


^ Этап организации имеет две цели:

1. Кто из сотрудников войдет в команду разработчиков и какие отделы будут непосредственно.

2. Обозначить структуру отчетных документов и объем контроля, а также права каждого участника.

^ В результате выполнения этапа определяется:

- организационная структура (права, обязанности и отчеты стандартных позиций разработки (сотрудники))

- матрица взаимодействия – схема распределения ролей и их взаимодействия между собой с отделами и внешними объектами

- квалификации – список умений и знаний, необходимых сотруднику на каждой позиции

- потребность в персонале


Квалификация должна быть повышена до начала разработки СУД, так как обучении по ходу дела не приводит к успеху и ведет к лишним затратам.


^ Этап обеспечения ресурсами. На этапе набирается команда квалифицирующих специалистов, определяется среда, в которой будет работать каждый и необходимый инструмент. Результатом этапа является распределение обязанностей между членами команды и уровень поддержки со стороны организации, потребность в финансах, материалах, оборудовании и др. Нельзя включать в команду сотрудников, если они не заняты. Нельзя начинать разработку, если имеется часть средств (25-30%).


^ Этап администрирования.

Повысить мотивацию членов команды, подготовить их к самостоятельному решению. Результат действий – составленный протокол.


^ Этап контроля.

Отслеживания масштабности распространения внутри компании. Ведение контроля и отчетности по затратам, соблюдение графика и соответствии уровня графика. Результатом является: анализ соответствия реального проекта ресурса прогнозному обеспечению; отчет об отклонении выполнения работы проекта о стратегии и тактики.

^

Фазы жизненного цикла разработки документооборота.



Модель жизненного цикла разработки документооборота фирмы по Саттону является основной из множества моделей ЖЦ. Она базируется на том, что желаемые результаты документооборота могут быть достигнуты благодаря выполнению цепочке определенных действий связанных с этапом ЖЦ документа: на каждой фазе документу присваивается добавочная стоимость, которая определяет начальную условия следующей фазы.

Все фазы ЖЦ можно разделить на части управлять отдельно каждой. Пример: при создании документа он получил начальную стоимость. При его вводе в БД прибавилась его добавочная стоимость затрат на ввод. При его запросе и выдаче еще добавилась добавочная стоимость, документ утвердили, вновь его цена возросла.


Определение документа

^ Фазы жизненного цикла:

ЖЦ состоит из 6 фаз: Определение или создание документов их анализ сохранения, публикация и вывод из обращения.

  1. Определение документа.

Имеет целью установление общего контроля проекта и структуры управления проектов, составляется план проекта, составляется все необходимые документы их тип и системные данные, то есть объем СУД требуемой для цели организации.

На первом этапе принимается план и график работы, определяется количество сотрудников (5-7), определяются бюджетные средства, на приобретение ресурсов, то есть источников информации и инструментария.

Обосновываются необходимые работы и процедуры администрирования и управления проектом.

  1. Анализ данных.

Цель фазы: сбор информации о документах СУД, то есть их системных данных, местах их хранения и о рабочих процессах, связанных с ЖЦ этих документов.

Результат анализа:

А) получение моделей типов документов: текст, изображение и так далее

Б) составление каталога объектов, характеризующих документ.

В) структурированная система классификации документа (по алфавитному порядку, по объему, по теме и т.д.)

Система классификации файлов должна строиться с позиции направления бизнеса фирмы, а никак традиционная система, то есть распределения по отделам. Это позволяет не распределять документы при расформировании отдела. Внутренняя структура документов строится на основе форматов SGML и HTML.


  1. Создание документа.

Цели создания документа являются: 1) сбор всех документов в СУД, перевод их в формат, который работает СУД или оцифровка. Бумажные оригиналы передаются на хранение; 2) классификация всех собранных документов, по которой будет выполняться поиск, глубина ссылок до 4-5 документов.

В результате должен получится:

- полный список внешней документации компании;

- полный список, наследованных от старой системы, документов;

- полный список, авторами, которых являются сотрудники.

Замечание на этом этапе – один и тот же документ не должен дублироваться в разных секторах памяти. Сбору подлежит только информация, имеющая отношение к бизнес-направлению компании. Оставление всей информации от старой системы по принципу «пусть будет» нерационально использует память СУД.


  1. Сохранение документов.

Цель фазы: поместить документы в безопасную среду, хранить в ней, с возможностью всегда их найти.

При сохранении документы классифицируют на уровне секретности: общие, частные, конфиденциальные, секретно и совершенно секретно. При сохранении следует предусмотреть подлинность электронного почты, авторизации (установление подлинности автора) и установление аудиторской проверки документов, защищенных СУД.


  1. Опубликование документов.

Цель: распределение электронных версий и распечаток документов среди работников организации, в соответствии с их уровнем доступа – ИРИ (избирательное распространенная информация).

Результат фазы: составление уровня допуска и списков распределения документа согласно допусков к этим документов. Установление диапазона форматов установления и распечаток документов.

Система ИРИ автоматически уведомляет пользователя о поступлении документа в репозиторий нового документа, который предоставляет интерес для направления работы пользователя и его группы допуска. Например: бухгалтер получает о новых бухгалтерских правилах и так далее.


  1. Вывод документов из обращения.

Цель: определить документ, подлежащие выводу из СУД. Выполняется 4-мя способами: уничтожение, сохранение, отчуждение, перевод в архив.

  • Уничтожение – физическая документация документов (для бумажных – сжигание и др.)

  • Сохранение – копирование компакт-диска или магнитного диска в тех случаях, когда записанные на них документы могут понадобиться после истечения их срока годности (5-7 лет). До 15% старых документов могут быть запрошены, по статистике.

  • Отчуждение – пересылка документаций тем организациям, откуда они были первоначально получены для СУД.

  • Перевод в архив – выполняется для документов, представляющих интерес с точки зрения истории организации.

Результат фазы: обновленных график сохранения документации; список документов о сохранении, список для уничтожения и список документов для отсылки. Перед уничтожением документа или перед переводом в другую категорию нужно уведомить автора, так как только он может знать истинную потребности документа.

^

Концепции безбумажной технологии управления.


Ошибки деятельности экономической системы предприятия могут сказаться на ее финансовых результатах иди привести к банкротству, поэтому требуется повышать эффективность управления за счет принятия оптимальных управленческих решений, которые обеспечиваются только информацией из документов.

Управление – это процесс задания цели функционирования объектов и выработки управляющих воздействий на объект, направленных на достижение цели управления. Воздействиями на объект для экономического предприятия являются деловые процессы, состоящие из отдельных компонентов, взаимодействие компонента задается регламентом их исполнения.

Объектами управления могут быть:

  1. Ресурсы (материальные, денежные, трудовые, информационные), которые используются для выполнения деловых процессах.

  2. Сами деловые процессы, выполняемые для достижения целей управления.

  3. Подразделения предприятий, в которых протекают деловые процессы

  4. Все предприятие в целом.


Для выживания на рынке бизнес должен успешно адаптироваться к работе конкурентов, поэтому руководство компании стремится:

    • Провести ретруструктуризацию системы управления, усовершенствовать деловые процессы

    • Уменьшить объемы бумажной информации, снизать стоимость обработки данных, повысить эффективность ее использования, поиска и хранения. То есть перейти полностью на безбумажную технологию управления.


Организация безбумажной технологии основывается на концепциях:

      • переход к электронным документам

      • создание систем управления документами

      • создание системы электронного документооборота.



^

1 концепция. Концепция электронного документа.


Концепция электронного документа появилась в 80-х годах с появлением на рынке ПК и первого графического интерфейса пользователя GUI. В настоящее время электронным способом обрабатывается до 90% информации.


Преимущество электронного документа:

  1. электронные документы (ЭД) удобнее, чем бумажные, при создании совместном использовании распространении и хранении. Они могут одновременно использоваться со структурой одной группа или одного предприятия. Доступ к ним осуществляется за несколько секунд, а не несколько часов, (дней).

  2. ЭД перемещают центр тяжести компьютерной технологии с традиционных структурированных алфавитно-цифровых данных на потоке данных дополненные неструктурированным текстом, изображениями, звука, видео и графики и так далее. Они могут включать гипертекстовые связи, OLE-объекты, реляционные таблицы и др. То есть ЭД является открытым, гибким, многомерным.


Ограничение электронного документа:

  1. Содержимое

  2. Структура данных

  3. Форматы и стандарты режима передачи

  4. Характер его использования



^

2 концепция. Система управления ЭД.


Система управления ЭД (СУЭД, DMS – Document Management System). Электронный документ – это форма обработка, которой происходит с помощью последовательного применения взаимосвязанных технологий в рамках системы DMS. DMS основан на комбинации технологии сбора, хранения, поиска и распространения ЭД.


Основные задачи:

  1. Уметь переводить бумажные варианты в электронный вид;

  2. Уметь перехватывать все создаваемые ЭД из всех источников поступления (текстовые, графические и др. документы созданные внутри компании: факсы, сообщения электронной почты, отчеты и др. документы компании);

  3. Основная задача: Отправить все документы в хранилище.



^

3 концепция. Система электронного документооборота.


Служит для интеграции всех информационных приложений в единую информационную среду. Должна панировать и составлять маршруты передвижения документов, контролировать это передвижение, управлять документооборотом и регулировать его.


Имеет 2 стадии развития:

  1. Технология docflow, связная с планированием и управлением документооборота

  2. Технология workflow – управление деловыми процессами и процедурами при выполнении которых используются и создаются документы.


Система технологии workflow называется САДП – система автоматизации деловых процессов.


Они служат:

  • Для моделирования деловых процессов и процедур предприятия;

  • Контроль их исполнения;

  • Оценка и анализ эффективности их выполнения;

  • Реструктуризация системы управления фирмы.


Основные задачи СЭД:

  1. Более эффективное управление за счет автоматического контроля принятых решений.

  2. Поддержка системы контроля качества, выпускаемой ИПУ.

  3. Протоколирование деятельности предприятия (внутрислужебное расследование, анализ деятельности и др.).

  4. обеспечение бумажных документов из внутреннего оборота компании.


В западных странах текущую работу ведет персонально ответственный менеджер, а СУД выполняет лишь хранение исполненных документов систематизированных папок. То есть движение документа не фиксируется. В России обязательная регистрация каждого документа с момента его создания и регламентация его документооборота, есть упорядочивание движение документа. В западных странах организована горизонтальная система документооборота, когда документы поступают сразу к исполнителям, а руководитель о нем может даже не знать, а руководитель может даже не знать, то есть все решается на уровне горизонтальных связей. В России сначала регистрируется в организации, потом передается руководителю, а затем поступает к исполнителю – вертикальная система документооборота. На Западе – горизонтальная.

^

Экономическое построение системы. Классификация функций и деловых процессов ЭС.


Система - это совокупность взаимосвязанных документов относительно изолированная от окружающей среды имеющая, либо цель изолирования, либо законы своего развития.


Экономическая система – большая и сложная кибернетическая система, предназначенная для получения прибыли.





Любая ИЭС является кибернетической, то есть управляемой.

Состоит из двух элементов:

- объект управления

- аппарата управления (система управления)


ИП3

ИП5

ИП6

ИП4

Аппарат управления




Цели

Учет инф.




ИП1

Объект

управления

ИП2

МП1

МП2













Сырье







Готовая продукция

Материалы







Услуги

Ресурсы










- денежные










- трудовые












ИП – информационный поток

МП – материальный поток


Свойства ЭС:

  1. Наличие качества в цели получения прибыли какой либо отрасли НХ.

  2. Целостность системы благодаря наличию организационной структуры и относительно изолированности от окружающей среды.

  3. Гомеостазис – равновесие система.

  4. Устойчивость функционирование.

  5. Управляемость для достижения цели.

  6. Адаптируемость - изменение окружающей среды.

  7. Обучаемость за счет прошлого опыта работы.


Объект управления – система, в которой протекает:

Материальные процессы – то есть процессы переработки материалов и др. ресурсов в готовую продукцию или услугу. То есть процессы связанные с переработкой материального потока МП1 в материальный поток МП2. На вход ОУ поступает внешний информационный поток ИП1, который сопровождает материальный (накладные на транспортировку, счет и так далее). Выходной поток ИП2 сопровождает готовую продукцию – ИПУ.

Структурно ОУ может состоять из складов, где ресурсы преобразуются в ИПУ.

Аппарат управления (АУ) – подсистема в котором осуществляется информационные процессы, связанные с выполнением набором функций реализуемые в определенном порядке. Все функции делятся на общие и конкретные.


^

Основные общие функции


  1. Прогнозирование

  2. Планирование

  3. Учет

  4. Контрольная функция

  5. Оперативное управление

  6. Анализ управления

  7. Нормирование

  8. Организация функций

  9. Административная функция


Основные функции управления:

  1. Прогнозирование

  2. Планирование

  3. Учет

  4. Контрольная функция

  5. Оперативное управление

  6. Анализ

  7. Нормирование

  8. Организационная

  9. Административная


Рис.1 Схема взаимосвязи функции управления


Внешняя среда




Перспективное развитие предприятия (прогнозирование) – это процесс выработки показателя деятельности предприятия на перспективу на данные от внутренних резервов и внешней среды.


Планирование – функция, связанная с программой действий. Программа действий – конечная цель руководящая линиями поведения, этапы предстоящего пути и средства для их реализация.


Учет – функция регистрации сбора, передачи и обработки текущих сведений в подразделениях объекта по выполнению плана.


Контроль состоит в проверке, его цель – выявление факторов невыполнение программ, ошибок для их исправления. Он применяется ко всему – материальным объектам, действиям и людям. По результатам контроля принимаются управленческие решения по выработке новых планов реорганизации системы и координации ее работы.


Регулирование или оперативное управление реализуется путем выдачи распоряжений, распределяется между несколькими руководителями, каждый из которых отвечает за определенный круг обязанностей и их выполнение.


Анализ деятельности системы – обработка полученных сводных данных, определение тенденции в поведении системы и тенденций в ней, получение сведений по ресурсам предприятия для нового плана развития.


Нормирование - определение норм расходов сырья, материалов и т.д. для выполнение задания каждому работнику, участку и цеху согласно среднеотраслевых норм.


Администрирование – согласование деятельности всех участников процесса таким образом, чтобы улучшить функционирование предприятия и обеспечить его успех. Аппарат управления содержит ряд подразделений, который отвечает за заготовку сырья, материалов, производства продукции, хранения, реализации готовой продукции, обслуживание клиентов и др.


В аппарат управления входит:

  • дирекция

  • плановый отдел

  • отдел маркетинга

  • экономический отдел

  • бухгалтерия

  • технические отделы

  • отдел реализации


Система электронного документооборота входит в состав директората.

Дирекция является подразделением, работники которого отвечают за общие вопросы организации работы системы, за принятие стратегических и тактических управленческих решений по всем видам деятельности и за осуществление связей окружающей средой.


Остальные подразделения служат для подготовки вариантов принимаемых решений, контроля их исполнения и совершенствования процессов управления. Каждое подразделение отвечает за свой вид деятельности и объект управления.


Для достижения цели аппарата и объекта управления учувствуют в выполнении деловых процессах и процедур.

^ Деловые процессы – процессы, которые отвечают за ведение бизнеса, являются способом осуществления фактического управления и состоят из отдельных процедур.

Деловая процедура – последовательность работ, заданий, операция, совершаемых сотрудниками ИЭС для реализации процесса или решения какой-либо задачи. Деловые процессы классифицируются по видам производственной деятельности: обслуживания клиента, материально-технического снабжения, управление кадрами, реализация готовой продукции и т.п.

^

Понятие документа, документооборота и потока документов.


Каждый вид деятельности вызывает в экономической системе своего класса информации.


Основные виды:

  1. Управленческая

  2. Экономико-статистическая

  3. Научно-техническая

  4. Юридическая

и др.


Ведущее место занимает управленческая информация, так как она содержит цели и задачи функционирования предприятия и использует данные других классов информации.

Наиболее массовой и удобной для восприятия является документальная форма существования информации.


Документ – материальный носитель, на который на носятся сведения отражающие состояние системы или принятое решение строго установленного содержания по строго регламентированной форме.


Свойство документа:

  1. Многофункциональность, так как документ реализует функции регистрации информации, передачи, обработки и хранения.

  2. Юридическая сила, обеспечивается реквизитов, подписью лица, ответственного за достоверность данного документа.

  3. Совокупность взаимосвязанных документов используемых для управления документов называется системой документов (ПСД). Она содержит несколько сотен документов, которые классифицируются по разным признакам:

    • По содержанию документа могут быть: ОРД (организационно-распорядительские документы), экономико-статистическими, научно-техническими, юридическими и т.д.

    • По виду: каждый выделенный класс делится на подмножество документов, например: экономико-статистические документы содержит – плановые, финансовые, статистические и др. документы; научно-технические включают в себя чертежи, стандарты по изготовлению продукции; юридические делятся по виду права: налоговое, гражданское и др.

    • По степени официальности делятся на официальные и личные.

    • По месту составления делятся на внутренние и внешние.

    • По уровню управления делятся на 4 группы: государственные, министерские, объединение корпораций и объединение фирм.

    • По количеству вопросов: простые (докладная записка) и сложные (договор, бизнес-план).

    • По степени подлинности – подледники, черновики и копии.

    • По времени хранения – постоянные и временного хранения.

    • По методу обработки выделяют 4 группы: 1) ручного заполнения; 2) Машинно-ориентированного документа (вводится в ЭВМ с клавиатуры); 3) Машиночитаемые документы (в электронном виде); 4) документы автоматического заполнения и выдачи информации на печать.

    • По степени гласности – обычные, ДСП, секретные.

    • По назначению: индивидуальные документы произвольной формы и документы с типовой формы.

    • По языку отображения информации: текстовые, табличные, графические, мультимедийные.


Документопоток – движение перемещения одного типа от источника возникновения или пункта обработки к потребителю. Документопотоки связывают все подразделения ЭС в единую информационную системы.


Потоки делятся на:

  • Внешние (входящие)

  • Внутренние (обращающееся в системе)

  • Исходящая, связывают систему с внешними организациями.

Поскольку документы возникают для выполнения функции управления и деловых процессов, то на каждом предприятии создается свой документооборот.


Документооборот – регламентированная совокупность взаимосвязанных операций, выполняемых над документом в строго установленном порядке на определенном рабочем месте с использованием определенных методов и средств, то есть технологии обработки, начиная от момента возникновения документа и заканчивая сдачей его в архив.


Документооборот может быть 2 типов:

  1. Операционный – ориентирован на обработку первичных и получении сводных и аналитических документов, которые используются на начальных стадиях управления (подготовки решения).

  2. Универсальный – отражает информационные потоки используемые на 3 стадии управления, т.е. при исполнении управленческих решений деловых процессов и процедур.



Организация документационного обеспечения управления в экономической системе. Назначение СДОУ, состав функции и процедур. СДОУ (система документального обеспечения управления).



СДОУ – это система документального обеспечения управления служит для решения следующих задач:

  • Документальное управление решений, создание документальных организаций, плановых высшего уровня.

  • Документальное обеспечение управления – создание рабочих текущих документов

  • Получение, распределение и фильтрация потоков внешней информации, для исполнителя и руководителя.

  • Контроль и их исполнение анализа качества.

  • Организация хранения поиска и выдача документов.


ДОУ осуществляется при выполнении следующих видов деятельности:

  • Документирование

  • Делопроизводство


Документирование – составление, оформление согласование рабочих документов для выполнения функции управления.

Делопроизводство – это организация работы с документами, то есть обеспечение работникам аппартоуправления документа для управления деловых процессов и процедур, проверка и отбор нужных документов.

СДОУ так же выполняет функцию информационного фильтра между системой и внешней средой путем получения проверки, сортировки и распределение потоков документов для конкретных адресатов.

Делопроизводство тесно связано с деловыми процессами и функциями управления. Отличие делопроизводство от деловых процессов состоит в функциональной разнице: делопроизводство отвечает за документальное обеспечение управления предприятием, а деловые – за ведение бизнеса.

Каждый документ внутренний или внешний имеет свой регламент, который определяет документооборот. Регламент – это порядок и правила работы с документами. Документооборот отражает оборот документа с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки потребителя. Документ бывает централизованный (охватывает все подразделения предприятия) и специализированный.

Центральный документооборот включает всю документальную организацию распределительную деятельность. Специализированный документооборот – это бухгалтерские, юридические, маркетинговые и другие документы.

Работники СДОУ должны выполнять следующие функции:

  1. Прием, регистрация, распределение и доставка их исполнителю

  2. Оформление и отправка исходящих документов

  3. Стенография

  4. Формирование дел и сдача их в архив и др.


По объему переработанной информации СДОУ делится на 4 класса:

  1. Более 100 000 документов в год – это управление делами при президенте

  2. 25 000 – 100 000 документов в год – общие дела министерства.

  3. 10 000 – 25 000 документов в год – отдел делопроизводств фирмы.

  4. меньше 10 000 документов в год – секретарь директора фирмы.


Наиболее массовой формой организаций СДОУ является отдел делопроизводства:





Руководитель СДОУ подчиняется непосредственно директору организации. Отдел рационального производства ведет нормативную базу, организует делопроизводство и документооборот выполняя постоянный мониторинг делопроизводственных процессов хранении и исполнения документов. Отдел приема и отправки корреспонденции получением, фильтрации, потоков входящих и исходящих документов. Отдел по потокам исполнения выполняет своевременное исполнение документарных решений. Архив – сбор и хранение исполняемых документов, поиск и выдача необходимых документов. Можвиро – печать и корректировка внутренних документов. Секретарь – составляет и отслуживает ежедневные планы руководителей, его поручение и контроль исполнения.

Для работы СДОУ необходимо иметь общегосударственные нормативы и правила работы с документами.

В 1991 году была создана гос. СДОУ – это совокупность научно обоснованных правил принципов устанавливающих единые требования к управленческой администрации деятельности в органах гос. управлениях, в учреждениях, на предприятиях управления. Этот комплекс документов с появлением негосударственных форм собственности.


Составные компоненты СДОУ:

  1. Единые правила составления и управления самих документов

  2. Рациональные принципы документооборота

  3. Единые создания учетно-справочной системы

  4. Формы и методы контроля исполнения документа

  5. Правила составления номенклатуры дел

  6. Принципы формирования

  7. Правила подготовки дел к хранению и использованию


Эти компоненты основаны на действии следующих инструкций:

  1. Типовые инструкции (1993 год) – устанавливает требования к документам, оформлению реквизитов, текстовых документов.

  2. Основные правила работы ведомственных архивов (1986 год) – содержит принципы отбора в архив или уничтожения.

  3. Перечень типовых документов содержит данные документа, содержащиеся в архиве.

  4. Гос. Стандарт (ГОСТ 6.38-90) – унифицированные системы документации, требования к оформлению документов.

  5. ГОСТ 6.10.1-88 – делопроизводство, архивное дело. Термины и определения.


Состав организационно-распределительных документов (ОРД) и содержание процедур составления ОРД.


    1. Распределительный документ – оформляют принятые управленческие решения (приказы, распоряжения, протоколы). Являются основными для выполнения деловых процедур.

    2. Информационный справочные документы – составляются при выполнении функции учета (письма, телеграммы, факсы и т.д.)

Каждый ОРД состоит из реквизитов, который содержит часть документов. По структуре расположения реквизитов ОРД делится на 2 класса: 1) формализованные документы, 2) неформализованные документы

^ Формализованные документы – типовые и стандартные документы, характеризующие следующие свойства:

      • Наличие типового состава реквизитов;

      • Наличие типовых реквизитов по колонкам и соподчиненности;

      • Стандартное оформление или реквизитов;

      • Использование бумаги стандартных размеров (А4, А3, А5)






В структуре типового документа выделяют три даты:

  • Заголовок – с первого по 21 реквизит

  • Содержательная часть – с 19 по 22 реквизит

  • Реквизиты с 23 по 31


Информация всех реквизитов делится на постоянную и переменную, которая является новая для каждого экземпляра.

Шаблон – макет документа, в который заранее внесены значения постоянных реквизитов и создаются трафареты для переменных реквизитов. Шаблоны для бумажных носителей – бланки, для форм. Бланки бывают:

  1. Общие бланки – для приказов, распоряжений, решений

  2. Бланки для писем.

Заголовочный реквизит в шаблонах могут располагаться по центру (заявление, приказ) или по углам слева – адресная часть, с право – графическая печать. Проекты исходящих документов, то есть их содержание, тексты готовятся в структурных подразделениях. Согласование – это ознакомление, заинтересованного лица и добавлением грифа.


Основные операции составления документа:

  1. Составление шаблона документа и хранения его в базе

  2. Разработка проекта документа

  3. Поиск шаблона и составление его реквизитов

  4. Выдача на печать

  5. Согласование проекта документа

  6. Редактирование и корректирование документа

  7. Печать и подписание документа

  8. Утверждение документа руководством

  9. Размножение документа

  10. Регистрация рассылки документа


Неформализованный документ – отличаются нестандартным содержанием и от типовой формы расположения реквизитов (отчеты, обзоры, реферат).


Основные особенности:

  1. Малое количество типовых реквизитов

  2. Многостраничные расположения содержательной части документа

  3. Страницы могут содержать текстовую, табличную и графическую информацию

  4. Текстовая часть может быть структурной в виде абзацев или колонок


В состав документов может входить: оглавление, предметный указатель, колонтитулы, сноски.


Основные операции для неформализованного документа:

  1. Ввод текста с текущей корректировкой

  2. Орфографическая проверка текста

  3. Операция подстановки страниц

  4. Вставка сносок

  5. Вставка предметного указателя

  6. Вставка колонтитулы

  7. Изменение стилей и шрифтов

  8. Составление оглавления

  9. Печать

  10. Согласование и редактирование

  11. Копирование

  12. Утверждение и рассылка документа




^

Содержание процедуры получения.


Центральный документ СДОУ составляет три основы:

  1. входящая

  2. исходящая, являются ответом на входящий документ, готовятся на основе внутренних документов предприятия

  3. внутренние, используются для организации работы предприятия


В любом случае все виды документа проходят через СДОУ. Индексирование документа проводится после регистрации - присвоение индекса. Индекс – основной реквизит, состоит из 3 частей.

Индекс: 1. Код отдела; 2. Индекс дела; 3. Регистрационный номер


Состав и содержание процедуры и построение исполнение работы.



Скачать файл (223.5 kb.)

Поиск по сайту:  

© gendocs.ru
При копировании укажите ссылку.
обратиться к администрации