Logo GenDocs.ru

Поиск по сайту:  

Загрузка...

Базы данных Microsoft Access и Microsoft Excel - файл 1.doc


Базы данных Microsoft Access и Microsoft Excel
скачать (181 kb.)

Доступные файлы (1):

1.doc181kb.26.11.2011 01:08скачать

1.doc

Содержание
1. Введение…………………………………………..3 стр

2. Базы данных Microsoft Access………………… 4 стр

2.1. Основные сведения……………………….. 4 стр

2.2. Элементы базы данных……………………5 стр

2.3. Защита базы данных……………………….9 стр

3. Базы данных Microsoft Excel…………………...11 стр

4. Заключение……………………………………….17 стр

5. Список используемой литературы……………18 стр

  1. Введение.

Для решения проблем обработки экономической информации используются современные компьютеры с соответствующим программным обеспечением, системами управлениями базами данных (СУБД). Лидирующее место среди СУБД в данный момент по праву занимают Microsoft Access и Microsoft Excel. Возможности этих программ очень высоки. От обработки текста до управления базами данных, многообразие функций может поначалу запутать, чем заставить применять на практике. Но по мере приобретения опыта начинаешь по достоинству ценить то, что границ возможностей программ тяжело достичь. За 14-летнюю историю табличных расчётов с применением персональных компьютеров требования пользователей к подобным программам существенно изменились. Наряду с инженерными и бухгалтерскими расчетами организация и графическое изображение данных приобретают все возрастающее значение. Кроме того, многообразие функций, предлагаемое такими расчетными и графическими программами, не должно осложнять работу пользователя.
2. Базы данных Microsoft Access.

2.1. Основные сведения

Приложение Microsoft Access является мощной и высокопроизводительной системой управления базой данных (далее СУБД).

База данных – это совокупность структурированных и взаимосвязанных данных и методов, обеспечивающих добавление выборку и отображение данных. Практически все СУБД позволяют добавлять новые данные в таблицы.

Существует три принципиальных отличия между СУБД и программами электронных таблиц:

- СУБД разрабатываются с целью обеспечения эффективной

обработки больших объёмов информации, намного больших, чем

те, с которыми справляются электронные таблицы.

- СУБД может легко связывать две таблицы так, что для

пользователя они будут представляться одной таблицей.

Реализовать такую возможность в электронных таблицах

практически невозможно.

- СУБД минимизируют общий объём базы данных. Для этого таблицы,

содержащие повторяющиеся данные, разбиваются на несколько связанных

таблиц.

Access – мощное приложение Windows. При этом производительность СУБД органично сочетаются со всеми удобствами и преимуществами Windows, обеспечивает доступ ко всем типам данных и позволяет одновременно использовать несколько таблиц базы данных. Работая в среде Microsoft Office, пользователь получает в своё распоряжение полностью совместимые с Access текстовые документы (Word), электронные таблицы (Excel), презентации (PowerPoint).

Access специально спроектирован для создания многопользовательских приложений, где файлы базы данных являются разделяемыми ресурсами в сети. В Access реализована надёжная система защиты от несанкционированного доступа к файлам.

База данных храниться в одном файле, но профессиональные пользователи предпочитают разделять базу данных на два файла: в одном хранятся объекты данных (таблицы, запросы), в другом объекты приложения (формы, отчёты, макросы, модули).

В последних версиях Access представлен новый формат файла (MDE) –библиотеки, с помощью которого можно создавать приложения, не включая VBA-код.

Несмотря на то, что Access является мощной и сложной системой, его использование не сложно для непрофессиональных пользователей.

Основные функции:

- создание таблиц и управление ими;

- Access позволяет связывать таблицы по совпадающим значениям

полей, с целью последующего соединения нескольких таблиц в

одну;

- функция добавление и изменение данных требует разработки и

реализации представленных данных, отличных от табличных;

- Access позволяет создавать различные отчёты на основе данных

таблиц и других объектов базы данных;

- использование макросов позволяет автоматизировать

повторяющиеся операции. В последних версиях Access макросы

используют для совместимости;

- модули представляют собой процедуру или функцию, написанные

на Access VBA (диалект Visual Basic Application). Эти процедуры

можно использовать для сложных вычислений. Процедуры на

Access VBA превышают возможности стандартных макросов.

- защита базы данных позволяет организовать работу

приложения в многопользовательской среде и предотвратить

несанкционированный доступ к базам данных.

- с помощью средств печати Access позволяет распечатать

практически всё, что можно увидеть в базе данных.
^ 2.2. Элементы базы данных.

Таблицы.

В базе данных информация хранится в виде двумерных таблиц. Можно так же импортировать и связывать таблицы из других СУБД или систем управления электронными таблицами. Одновременно могут быть открыты 1024 таблицы.

^ 1.Создание таблицы в режиме Мастера таблиц.

Процесс создания объекта базы данных при помощи мастера делится на несколько шагов, на каждом из которых можно установить требуемые характеристики создаваемого объекта. Мастер таблиц позволяет создать но­вую таблицу на основе 33 образцов таблиц делового применения и 20 образцов таблиц личного применения (для английской версии Access со­ответственно 77 и 44). Использование Мастера таблиц служит отличным примером, позволяю­щим понять общую процедуру работы с мастерами Access. В большинстве случаев для создания таблиц ис­пользуется импорт или связывание данных с другими базами данных или электронными таблицами.

^ 2.Создание таблицы в режиме Конструктора таблиц.

Если импортировать или связать данные нельзя, то чаще всего таблицы создаются в режиме конструктора, который позволяет определить требуемую струк­туру таблицы. В режиме конструктора таблиц можно увидеть названия, типы данных, описания назначения, а также некоторые дополнительные свойства полей таблицы. То, что появляется в верхней части окна таблицы, открытой в режиме конструктора, называется бланком структуры таблицы или просто бланком таблицы. В нижней части ок­на таблицы, открытой в режиме конструктора, выводятся свойства полей таблицы, а также краткое описание активного свойства таблицы.

^ 3.Создание таблицы непосредственно в режиме таблицы.

Access дает возможность создания таблиц непосредственно в режиме таблицы. При этом Access создает пустую таблицу на основе таблицы, используемой по умолчанию, со структурой, имеющей 20 полей и 30 пустых записей. После этого можно вводить данные прямо в таблицу. При ее сохранении Ac­cess анализирует данные и выбирает тот тип для каждого поля, который больше всего соответствует введенным данным. Создание таблиц в режиме таблицы имеет ограниченное применение. Поля таблицы не имеют содержательных имен, так что почти всегда нужно будет редактировать структуру, чтобы переименовать поля. Таблицы, которые созданы в режиме таблицы, не могут включать объекты OLE и мемо-поля. Если есть желание иметь такие поля, вам нужно изменить структуру таблицы.

Перед началом заполнения таблицы нужно определить связи этой таблицы с другими таб­лицами базы данных, определить ключевое поле и соз­дать индексы.

Связь между таблицами устанавливает отношения между совпадающими значениями в ключевых полях — обычно между полями разных таблиц. В большинстве случаев связывают ключевое поле одной таблицы с соответ­ствующим ему полем (часто имеющим то же имя), которое называют по­лем внешнего ключа во второй таблице. Таблица, содержащая ключевое по­ле, называется главной, а таблица, содержащая внешний ключ — связанной.

Основные типы данных:

- текстовый - текст или числа, не требующие проведения расчётов;

- МЕМО - поле этого типа предназначено для хранения небольших

текстовых данных (до 64000 символов). Поле этого типа не может

быть ключевым или проиндексированным;

- числовой - этот тип данных содержит множество подтипов. От

выбора подтипа (размера) зависит точность вычислений;

- счётчик - уникальные, последовательно возрастающие числа,

автоматически вводящиеся при добавлении новой записи в

таблицу;

- логические значения, а так же поля, которые могут содержать одно

из двух возможных значений;

- денежный – денежные значения и числовые данные, используемые

в математических вычислениях;

- дата/время - дата и время хранятся в специальном фиксированном

формате;

- поле объекта OLE - включает звукозапись, рисунок и прочие типы

данных. Поле этого типа не может быть ключевым или

проиндексированным;

- гиперсвязь - содержит адреса Web-страниц.
Запросы.

При помощи запросов можно произвести выборку данных по какому-нибудь критерию из разных таблиц. В запрос можно включать до 255 полей. Запросы являются важным инструментом в любых системах управления базами данных. Они используются для выделения, обновления и добавле­ния новых записей в таблицы. Чаще всего запросы используются для вы­деления специфических групп записей, чтобы удовлетворить определен­ному критерию. Кроме того, их можно использовать для получения дан­ных из различных таблиц, обеспечивая единое представление связанных элементов данных.

В Access существует четыре типа запросов для различных целей:

- ^ Запросы на выборку отображают данные из одной или нескольких

таблиц в виде таблицы.

- Перекрестные запросы собирают данные из одной или нескольких

таблиц в формате, похожем на формат электронной таблицы. Эти

запросы используются для анализа данных и создания диаграмм,

основанных на суммарных значениях числовых величин из

некоторого множества записей.

- ^ Запросы на изменение используются для создания но­вых таблиц из

результатов запроса и для внесения изменений в дан­ные

существующих таблиц. С их помощью можно добавлять или

удалять записи из таблицы и изменять записи согласно

выражениям, задаваемым в режиме конструктора запроса.

- ^ Запросы с параметрами это такие запросы, свой­ства которых

изменяются пользователем при каждом запуске. При запуске за­проса

с параметром появляется диалоговое окно, в котором нужно ввести

условие отбора. Этот тип запроса не является

обособленным, т. е. параметр можно добавить к запросу любого типа.

Формы.

Формы позволяют отображать данные из таблиц и запросов в более удобном для восприятия виде. С помощью форм можно добавлять и изменять данные, содержащиеся в таблицах. В формы позволяют включать модули. Формы Access позволяют создавать пользовательский интерфейс для таблиц базы данных. Хотя для выполнения тех же самых функций можно использовать режим таблицы, формы предоставляют преимущества для представления данных в упорядоченном и привлекательном виде. Формы позволяют также создавать списки значений для полей, в которых для представления множества допустимых значений используются коды. Правильно разработанная форма ускоряет процесс ввода данных и минимизирует ошибки.

Формы создаются из набора отдельных элементов управления: текстовые поля для ввода и редактирования данных, кнопки, флажки, переключатели, списки, метки полей, а также рамки объектов для отображения графики и объектов OLE. Форма состоит из окна, в котором размещаются два типа элементов управления: динамические (отображающие данные из таблиц), и статиче­ские (отображающие статические данные, такие, как метки и логотипы).

Формы Access являются многофункциональными, они позволяют выпол­нять задания, которые нельзя выполнить в режиме таблицы. Формы позво­ляют производить проверку корректности данных, содержащихся в таблице. Access позволяет создавать формы, вклю­чающие другие формы (форма внутри формы называется подчиненной). Формы позволяют вычислять значения и выводить на экран результат.

Приложения для работы с базами данных можно разделить на три основных категории:

1.Управление транзакциями;

2.Доступ к данным;

3.Администрирование баз данных.

Простейший путь создания основной и подчиненной форм - использова­ние Мастера форм, который позволяет создавать формы (с подчиненными или без), содержащие поля из одной или более таблиц или запросов. Мастер форм создает базовый внешний вид фор­мы и добавляет текстовые поля для отображения и редактирования значений полей таблиц. Независимо от того, являетесь ли вы профессиональ­ным разработчиком приложений или начинающим пользователем, исполь­зование Мастера форм заметно упрощает и ускоряет про­цесс создания простых форм, которые затем можно усовершенствовать в режиме конструктора.
Отчёты.

Отчёты предназначены для печати данных, содержащихся в таблицах и запросах, в красиво оформленном виде. Отчёты так же позволяют включать модули. Конечным продуктом большинства приложений баз данных является от­чет. В Access отчет представляет собой специальный тип непрерывных форм, предназначенных для печати. Для создания отчета, который можно распечатать и распределить между потребителями, Access комбинирует данные в таблицах, запросах и даже формах. Распечатанная версия формы может служить отчетом.

Создаваемые Access отчеты делятся на три основных типа:

- отчеты в одну колонку;

- ленточные отчеты;

- многоколоночные отчеты;

В основном отчёты проще всего построить при помощи Мастера отчётов. Мастер отчетов старается создать оптимальный вариант окончательного отчета с первой попытки. Обычно мастер в достаточной степени приближается к законченному варианту, так что тратиться на­много меньше времени на редактирование базового отчета мастера, чем ушло бы на создание отчета из незаполненного шаблона.
Макросы.
Чтобы не повторять одни и те же действия, можно использо­вать макросы. База данных неуклонно разрастается по мере того, как туда вносятся новые записи в формы, создаются запросы и распечатываются новые отчеты. При этом разрабатываются и сохраняются для последующего использования новые объекты. Приходится регулярно выполнять некоторые задачи. Для выполнения таких регулярных задач удобно использовать макросы Access.

Назначать макросы, зависящие от событий, можно с помощью окна свойств форм и отчетов. Что касается таблиц и запросов, они свойствами событий не обладают. Кроме того, при работе с формами можно запускать макросы с помощью имеющихся в Access панелей инструментов, командных кнопок и меню. Использование этих особенностей позволяет очень легко и эффективно использовать макро­сы, связанные с событиями.

Любой макрос может состоять из одной или нескольких макрокоманд. Можно ввести последовательность выполняемых макрокоманд в столбец Макрокоманда, а напротив каждой команды в столбце Примечание дать описание соответствующей команды. Примечания не оказывают влияния на выполнение макроса. В нижней части окна находится область Аргументы макрокоманды. В этой области можно задать не­обходимые аргументы (свойства, параметры) для соответствующих макрокоманд. Многие макрокоманды требуют введе­ния дополнительной информации, например о том, над каким объектом следует выполнять указанное действие.

После создания макросов можно объединить несколько взаимосвязанных макросов в один.

Модули.

Модули содержат VBA-код, используемый для написания процедур обработки событий, таких, как например, нажатия кнопки в форме или отчёте, для создания функций настройки, для автоматического выполнения операций над объектами базы данных и программного управления операциями, т.е. добавление VBA-кода позволяет создать полную базу данных с настраиваемыми меню, панелями инструментов и другими возможностями. Модули снимают с пользователя необходимость помнить последовательность выбора объектов базы данных для выполнения того или иного действия и повышают эффективность работы. База данных может содержать до 32768 объектов. В состав Access входит множество мастеров, построителей и надстроек, которые позволяют упростить процесс создания объектов базы данных.
^ 2.3. Защита базы данных.

Microsoft Access обеспечивает два традиционных способа защиты базы данных: установка пароля, требуемого при открытии базы данных, и защита на уровне пользователей, которая позволяет ограничить, к какой части базы данных пользователь будет иметь доступ или какую ее часть он сможет изменять.
^ Установка пароля.

Простейшим способом защиты является установка пароля для открытия базы данных. После того как пароль установлен, при каждом открытии базы данных будет появляться диалоговое окно, в которое требуется ввести пароль. Только те пользователи, которые введут правильный пароль, смогут открыть базу данных. Этот способ достаточно надежен (Microsoft Access шифрует пароль, так что к нему нет прямого доступа при чтении файла базы данных), но он применяется только при открытии базы данных. После открытия базы данных все объекты становятся доступными для пользователя (пока не определена защита на уровне пользователей, описанная ниже в этом разделе). Для базы данных, которая совместно используется небольшой группой пользователей или на автономном компьютере, установка пароля обычно оказывается достаточной.
^ Защита на уровне пользователей.

Наиболее гибкий и распространенный способ защиты базы данных называется защитой на уровне пользователей. Этот способ защиты подобен способам, используемым в большинстве сетевых систем. От пользователей требуется идентифицировать себя и ввести пароль, когда они запускают Microsoft Access. Внутри файла рабочей группы они идентифицируются как члены группы. Microsoft Access по умолчанию создает две группы: администраторы (группа «Admins») и пользователи (группа «Users»). Допускается также определение других групп.

Группам и пользователям предоставляются разрешения на доступ, определяющие возможность их доступа к каждому объекту базы данных. Например, члены группы «Users» могут иметь разрешения на просмотр, ввод или изменение данных в таблице «Клиенты», но им не будет разрешено изменять структуру этой таблицы. Группа «Users» может быть допущена только к просмотру данных в таблице, содержащей сведения о заказах, и не иметь доступа к таблице «Платежная ведомость». Члены группы «Admins» имеют все разрешения на доступ ко всем объектам базы данных. Имеется возможность установить более разветвленную структуру управления, создавая собственные учетные записи групп, предоставляя этим группам соответствующие разрешения и добавляя в них пользователей.
3. Базы данных Microsoft Excel.

Базой данных (БД) или списком Excel называют таблицу, каждая колонка которой может иметь заголовок, а строки представляют однотипную информацию.
^ Использование форм при работе с базой данных.

Базу данных можно создавать и редактировать обычными средствами Excel, но в случае больших таблиц, а также для выполнения некоторых других работ (не редактирования) удобно использовать форму.

Форма – это специальное окно диалога содержащее данные одной из записей БД и инструменты управления.

Если БД создается на новом листе, то желательно дать этому листу имя, несущее смысловую нагрузку. Это имя листа будет присутствовать в заголовке формы, что делает ее более информативной и удобной в работе. Дать имя листу позволяет команда Формат/лист/переименовать… .

Создание БД с использованием формы требует выполнения следующих действий:

- Создать заголовок таблицы.

- Выделить строку заголовка таблицы и пустую строку под ним.

- Ввести команду Данные/Форма… для вызова окна формы.

- Ввести данные в поле ввода формы и нажать кнопку Добавить (эти

данные будут перенесены в ячейки очередной строки таблицы БД).

- Повторить действия пункта 4 для очередных записей до завершения

ввода всех данных.

- Нажать кнопку ^ Закрыть.

Редактирование БД с использованием формы начинается с ее

выделения вместе с заголовками столбцов (или выделения любой ее ячейки, если БД представлено отдельной таблицей) и ввода команды Данные/Форма… .

^ Управление выбором записи БД, данные из которой отображаются в полях формы, обеспечивают следующие имеющиеся в форме инструменты:

- полоса Просмотра,

- кнопка Назад – для перехода к предыдущей записи БД,

- кнопка Далее – для перехода к следующей записи БД.

^ Корректировка записи БД выполняется следующим образом:

- Выбрать запись, требующую корректировки.

- Щелчком мыши ( или клавишами Tab и Shift + Tab) поместить курсор в

поле ввода формы, соответствующее полю записи БД, значение которого

должно быть скорректировано.

- Отредактировать данные в выбранном поле ввода.

- Повторить выполнение пунктов 2 и 3 для других полей БД, требующих

корректировки значений.

- Зафиксировать введенные изменения нажатием клавиши Enter

(если требуется перейти к очередной записи) или нажатие кнопки Закрыть

(если требуется завершить корректировку БД).

^ Восстановление записи БД.

Исходные значения полей корректировавшейся записи можно

восстановить нажатием кнопки Вернуть, если изменения не были зафиксированы нажатием клавиши Enter или кнопки Закрыть.

Удаление записи БД.

Запись, данные из полей которой отображены в полях формы, можно удалить нажатием кнопки Удалить в окне формы. При этом удаляется строка таблицы БД, а следовавшие за ней строки таблицы сдвигаются вверх. Удаленную запись БД восстановить нельзя.

^ Добавление записи БД.

С правилами добавления записи в БД с использованием формы можно ознакомится, используя справочную систему Excel.

Поиск записей по критериям.

Для поиска конкретной записи в базе данных можно использовать форму данных. Для этого в нее необходимо ввести условия поиска, а Excel автоматически найдет записи, удовлетворяющие этим условиям.

Для ввода критериев нужно выполнить следующие действия:

- Выделить любую ячейку в базе данных, затем выбрать команду

Данные/Форма.

- Нажать кнопку Критерии. Ввести условия поиска в одно или несколько

текстовых полей.

- Нажать кнопку ^ Форма. Excel проведет поиск подмножества данных,

которое удовлетворяет введенным условиям.

- Нажать кнопку Далее, пока не найдете нужную запись.

- Для завершения поиска нажать кнопку Закрыть.
^ Фильтрация БД.

Автофильтр.

Автофильтр позволяет проводить фильтрацию данных или работать с подмножествами данных списка, не сортируя и не перемещая ячейки. В ячейке, находящейся в верхней части списка или таблицы, можно установить раскрывающийся список, в котором установить параметр для отбора необходимых данных. Ниже представлены элементы этого списка с возможными вариантами фильтрации в порядке их появления в списке:

- Все позволяет вывести все записи. Данный вариант используется по

умолчанию.

- Первые 10 позволяет вывести заданное количество наибольших или

наименьших элементов списка или таблицы. Для определения количества

выводимых элементов или его процента от общего числа элементов

необходимо задать соответствующие параметры в окне диалога

^ Наложение условия по списку.

- Условие позволяет выводить на экран только те записи, которые

соответствуют заданным условиям. Условия задаются в окне диалога

^ Пользовательский автофильтр, в котором их можно группировать с

помощью логических операторов И и ИЛИ.

- Элементы, которые имеют точные значения, повторяющие данные в

столбце, позволяют вывести все записи, содержащие указанное значение.

- ^ Пустые позволяет вывести все записи, в которых заданное поле пустое.

- Не пустые позволяет вывести все записи, в которых заданное поле

содержит данные.

Данные, которые хранятся в ячейках слева или справа от списка, как и данные в фильтруемом столбце, тоже могут скрыться с экрана после применения автофильтра. Если на одном рабочем листе со списком расположены другие данные, старайтесь размещать их в строках либо над, либо под.

Для работы с автофильтром нужно выполнить следующие действия:

1. Выделить любую ячейку в списке и выбрать команду

Данные/Фильтр/Автофильтр. В заголовках столбцов с данными

Появятся кнопки с изображением направленной вниз стрелки,

обозначающей раскрывающийся список.

  1. Раскрыть список столбца, в котором необходимо выполнить отбор

данных, и выбрать условия отбора.

Чтобы отменить режим автофильтра, нужно повторно выбрать команду Данные/фильтр/Автофильтр.

^ Расширенный фильтр

Эта команда позволяет использовать еще более сложные

фильтрации и сразу создавать копию отфильтрованной таблицы. Критерии выбора записей БД должны предварительно формироваться в отдельном прямоугольном блоке ячеек по следующим правилам:

- первая строка блока может содержать ячейки с названиями полей

исходного списка, для которых будут строиться критерии выборки, а также

пустые ячейки или ячейки с новыми названиями – для задания критериев

выборки в виде логических формул;

- в ячейках каждой из расположенных ниже строк задаются критерии

выборки, конъюнктивно (логической операцией И) связанные внутри

строки, то есть запись БД может попасть в выборку только в случае

одновременного выполнения всех условий, заданных в строке (пустые

ячейки не влияют на выборку);

- все строки с критериями выборки связаны между собой дизъюнктивно

(логической операцией ИЛИ), то есть запись БД может попасть в выборку,

если для нее будут выполнены условия хотя бы одной строки блока;

- условия отбора записей из БД можно записывать в ячейках под

заголовками столбцов таблицы критериев в виде:

1. формулы или значения (числового, логического, даты), а также

текстового значения в форме =«=значение» - для выбора из БД

записей с такими же значениями одноименных полей (строчные

и прописные буквы при фильтрации данных не различаются);

2. текстовой формулы или значения (заданного как обычно, без кавычек,

или же в форме =«значение» ) для выбора из БД записей, которые

начинаются с этого значения в одноименных полях;

3. шаблона (маски) – для выбора из БД записей с текстовыми значениями

из одноименных полей, соответствующими шаблону;

4 значения (числового, логического, даты, текстового) или шаблона с

предшествующим знаком отношения (>,>=,<>,<,<=) – для выбора из БД

записей со значениями из одноименных полей, подстановка которых

слева от знака отношения приводит к истинности образующегося при

этом логического выражения;

  1. логической формулы в столбце таблицы критериев с именем, отличным от имен полей БД, - для выбора записей БД, на значениях полей которых функция принимает значение ИСТИНА (для задания в качестве аргумента функции любой ячейки поля БД достаточно указать в формуле относительную ссылку на любую ячейку этого поля БД).


^ Сортировка данных.

Сортировка данных позволяет упорядочить данные по возрастанию или убыванию по одному или нескольким столбцам или строкам. Чтобы быстро произвести сортировку только по одному полю в базе данных, выделить любую ячейку в соответствующем столбце и на стандартной панели инструментов нажать кнопку Сортировка по возрастанию или Сортировка по убыванию.

Для выполнения сортировки строк списка по нескольким полям необходимо:

1. Выделить любые ячейки в базе данных и выбрать команду

Данные/Сортировка;

  1. В списке Сортировка по указать название столбца, в котором нужно

выполнить сортировку;

  1. Установить переключатель в нужное положение: По возрастанию или По убыванию;

  2. Если нужно провести дополнительную сортировку, указывается нужное

поле в списках Затем по и В последнюю очередь по и выберите порядок

сортировки для каждого поля;

  1. Установить переключатель ^ Идентифицировать поля п в положение

Подписям, если надо исключить из процесса сортировки первый ряд,

иначе установить переключатель в положение Обозначениям столбцов

листа;

7. Чтобы установить дополнительные параметры сортировки, нажмите

кнопку Параметры;

  1. В открывшемся окне диалога Параметры сортировки установить флажок Учитывать регистр, чтобы при сортировке учитывать регистр букв;

  2. При сортировке списков в раскрывающемся списке Сортировка по

первому ключу выбрать порядок сортировки;

10.Установить переключатель Сортировать в нужное положение: Строки диапазона, - для сортировки по строкам или ^ Столбцы диапазона, - для сортировки по столбцам.

11.Нажать кнопку ОК.

Подведение итогов БД.

Итоговые значения вычисляются автоматически с помощью команды Данные/Итоги… по какому – либо полю БД для максимальных групп смежных записей, имеющих одинаковое значение в каком – либо другом поле (промежуточные итоги), а также для всех записей БД (общие итоги). Для добавления в БД итоговых записей необходимо выполнить следующие действия:

1.Выделить БД или ее ячейку;

2.Раскрыть окно диалога Промежуточные итоги: выбором пункта меню

Данные/Итоги… ;

3.В раскрывающемся списке При каждом изменении в: выбрать имя поля,

смена значения в котором будет определять разбиение записей БД на

группы;

4.В раскрывающемся списке Добавить итоги по: выбрать имя одного

или нескольких полей для которых в каждой группе записей будут

вычисляться промежуточные итоги;

5.В раскрывающемся списке Операция: выбрать функцию для вычисления

общих и промежуточных итогов;

6.Установить флажки:

- ^ Заменить текущие итоги, если вместо ранее построенных итогов нужно

вывести новые, иначе новые итоги будут добавлены к ранее вставленным

в БД;

- ^ Конец страницы между группами, чтобы группы, для которых подводятся

итоги, размещались на страницах целиком;

- Итоги под данными, чтобы промежуточные итоги располагались под (а не

над) соответствующими группами записей, а общий итог – под последней

(а не над первой ) записью БД;

7.Нажать кнопку ОК.

После вставки в БД итоговых записей в левой части подокна книги появятся кнопки управления отображением строк БД с итогами:

- кнопка 1 служит для отображения только общих итогов,

- кнопка 2 и 3 для отображения общих и всех или части промежуточных

итогов,

- кнопка 4 для отображения и БД и всех итогов,

- кнопки + и - располагаются перед итоговыми строками и служат для

выборочного управления отображением соответствующих групп.

Строки БД, содержащие итоговые значения, допускают ввод в ячейки обычным способом формул, констант, копирование из других ячеек. Добавление данных в ячейки строк промежуточных итогов позволяет повысить их информативность и наглядность.

В окне ^ Промежуточные итоги для вычислений итогов предлагается использовать функцию Промежуточные итоги Категории Математические, в чем можно убедиться, активизируя ячейки БД с итоговыми значениями.

Чтобы итоги подводились в БД для нужных групп записей, следует предварительно должным образом расположить строки в таблице БД, применив, например, упорядочение по одному или нескольким столбцам. Подведение итогов можно проводить и для таблиц, получающихся в результате фильтрации как на новом месте, так и на месте исходной таблицы.

^ Сводные таблицы.

Сводные таблицы представляют в компактной и наглядной форме результаты обработки данных, содержащихся в таблице БД. Как и в случае команды Данные/ Итоги, для обработки данных используются те же операции функции ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ ИТОГИ, но сводные таблицы располагаются отдельно от таблицы БД, могут быть одномерными (результаты обработки размещаются в строках сводной таблицы, соответствующих одной строке или комбинации строк таблицы БД), двумерными (результаты – на пересечении строк и столбцов сводной таблицы). Кроме того, можно создать отдельный раскрывающийся список или таблицу раскрывающихся списков, элементами которых будут значения определенных полей БД, причем выбор элементов позволит управлять отображением соответствующих им итоговых значений в сводной таблице.

Для построения сводной таблицы нужно сделать следующее:

1.Выделить таблицу БД.

2.Ввести команду Данные/Сводная таблица.

3.В первом и втором диалоговых окнах Мастера сводных таблиц нажать

кнопку Далее.

4.В третьем окне Мастера сводных таблиц следует определить макет

таблицы путем перетаскивания мышью кнопок с названиями полей БД в

светлые области окна мастера:

- в область ^ Строка (Столбец) – те кнопки, которые будут представлять

строки (столбцы) сводной таблицы;

- в область Данные – те кнопки, которые представляют поля БД, по данным

из которых будут подводиться итоги (для выбранных в строки и столбцы

сводной таблицы полей);

- в область Страница – те кнопки, которые представляют поля БД, по

данным из которых будет настраиваться отображение в итоговых ячейках

сводной таблицы. В четвертом окне ^ Мастера сводных таблиц следует

указать адрес размещения сводной таблицы в книге (по умолчанию

выбирается верхний левый угол нового листа) и нажать кнопку ^ Готово. В

этом окне, вызвав нажатием кнопки Параметры… диалоговое окно

Параметры сводной таблицы, можно сделать, при необходимости,

новые установки параметров таблицы.

По умолчанию для числовых данных итоговые значения вычисляются как суммы, а для текстовых – как количества. Чтобы выбрать другие операции, следует дважды щелкнуть на кнопке, помещенной в поле Данные в третьем окне мастера, и сделать нужный выбор в списке появившегося окна диалога.

Для выполнения корректировки и других работ со сводной таблицей (их следует освоить самостоятельно в процессе выполнения заданий) удобно воспользоваться всплывающим меню, появляющимся при щелчке правой клавишей мыши над таблицей.


Заключение.
Современную жизнь представить без современной техники просто невозможно. Ни одна фирма не обходится без помощи компьютеров. Хранение данных, написание документов, составление графиков, таблиц, расписаний, создание презентаций во всем в этом нам помогает компьютер, и помогает успешно. Программу Microsoft Excel вполне можно использовать в качестве простой базы данных. Данные здесь организованы в виде строк и столбцов, что соответствует полями записям в “настоящей” базе данных, есть средства фильтрации, сортировки и даже создания и выполнения запросов к внешним источникам данных. Хотелось бы подчеркнуть, что для баз данных больших размеров, а также таких баз данных, которые предъявляют повышенные требования к защите и целостности своих данных лучше использовать Access.

^ Список используемой литературы.
1. Макарова Н.В. Информатика, учебник. Москва: "Финансы и статистика",

1997 года.

2. Острейковский В.А. Информатика, учебник. Москва: "Высшая школа",

2000 года.

4. Советов Б.Я., Цехановский В.В. Информационные технологии, учебник.

Москва: "Высшая школа", 2003 года.







Скачать файл (181 kb.)

Поиск по сайту:  

© gendocs.ru
При копировании укажите ссылку.
обратиться к администрации