Logo GenDocs.ru

Поиск по сайту:  

Загрузка...

Курс лекций - файл 1.doc


Курс лекций
скачать (870.5 kb.)

Доступные файлы (1):

1.doc871kb.16.11.2011 08:14скачать

содержание

1.doc

1   2   3   4

Стоит рассмотреть еще один случай увольнения работника работодателем предприятия на основании несоответствия занимаемой должности.

После 6 октября 2006 г. в Трудовой кодекс РФ был внесен ряд поправок, которые позволяют уволить сотрудника из организации на основании несоответствия занимаемой должности - только путем перевода на другую должность (см. ч. 3 ст. 81 ТК РФ). Должностные обязанности на новой должности должны соответствовать квалификации сотрудника или могут быть нижеоплачиваемыми. Предложенная новая работа должна соответствовать не только квалификации, но и состоянию здоровья сотрудника организации. Предложение должно быть в обязательном порядке документально зафиксировано.

На основании ТК РФ достаточно провести аттестацию работника на соответствие необходимой квалификации на занимаемой должности. Каждая организация может проводить аттестацию на основании внутреннего утвержденного положения об аттестации персонала. Более подробно процесс аттестации прописан в статье 82 ТК РФ. Здесь стоит заметить, что уволить сотрудника без профсоюза невозможно.

В заключение отметим, что нельзя увольнять из-за отсутствия диплома о специальном образовании, так как в законе нигде не сказано, что образование требуется при трудоустройстве на работу.


Тема 4. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ОЦЕНКИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ПЕРСОНАЛА

4.1.Общие понятия.

В общем виде понятие оценки кадров включает в себя определение ее содержания, методов и процедур.

Содержание оценки подразумевает:

- ознакомление с сущностью выполняемой работы, ее разнообразием и комплексностью;

- учет степени самостоятельности и ответственности при проведении работы;

- выводы о соотношении творческих и стандартных процедур при исполнении работы;

- оценку личных качеств работника (знание, умение, навыки, черты характера).

^ Методы оценки используют:

- сбор соответствующей информации (изучение документов и других письменных источников, беседы, опросы и наблюдения);

- анализ полученной информации путем применения измерителей и самого измерения;

- тестирование персонала;

- анкетирование;

- количественную оценку (когда каждому качеству работника присваивается определенное количество балов).

^ Процедура оценки включает такие элементы, как аттестация работников, место проведения, периодичность и программа оценки, порядок использования и доведения результатов оценки до оцениваемого работника.

Труд работников обычно характеризуется и оценивается администрацией при проведении аттестации или присвоении квалификационных разрядов, при решении вопросов поощрений и вынесении взысканий, при выдаче характеристик и рекомендательных писем.

^ 4.2. Порядок проведения и оформления аттестации работников.

Аттестация – определение соответствия уровня квалификации работника требованиям выполняемой работы (функции).

Основные задачи аттестации:

- определение служебного соответствия работника занимаемой должности;

- выявление перспективы использования потенциальных возможностей работника;

- стимулирование роста профессиональной компетенции работника;

- внесение предложений о перемещении кадров, освобождение работника от занимаемой должности, а также о переводе на более (или менее) квалифицированную работу.

Аттестация работников может носить очередной (плановый) и внеочередной характер.

Как правило, аттестации не подлежат работники, проработавшие в занимаемое должности менее года, беременные женщины, а те из них, кто находится в отпуске по уходу за ребенком, подлежат очередной аттестации не менее чем через год после выхода на работу.

Подготовка к проведению аттестации предусматривает следующие мероприятия:

- составление необходимых документов для аттестуемых;

- утверждение графиков проведения аттестации;

- определение состава аттестационных комиссий;

- информирование работников о целях и порядке проведения аттестации.

В ходе подготовки к аттестации издается приказ (см. приложение 6.1), в котором определяются сроки ее проведения, устанавливается перечень работников, подлежащих аттестации, утверждается состав аттестационной комиссии и график проведения аттестации, формируются задачи руководителей структурных подразделений по обеспечению подготовки, проведения и подведения итогов аттестации. Аттестационная комиссия образуется в составе председателя (как правило, заместителя руководителя организации), секретаря (обычно работника юридической или кадровой службы) и членов комиссии. Среди последних – руководители структурных подразделений, высококвалифицированные специалисты и представитель выборного (профсоюзного) органа.

Проект приказа готовится секретарем будущей аттестационной комиссии, печатается в двух экземплярах, визируется всеми заинтересованными лицами и представляется на подпись руководителю организации.

Подписанный приказ регистрируется в документационной службе, копируется и рассылается всем подразделениям и заинтересованным лицам. Первый экземпляр приказа помещается в дело аттестационной комиссии.

На каждого работника, подлежащего аттестации, не позднее чем за две недели до начала проведения аттестации должно быть подготовлено представление (отзыв, заключение), содержащее всестороннюю оценку служебной деятельности аттестуемого.

Представление составляется непосредственным руководителем работника, с его содержанием аттестуемый заблаговременно должен быть ознакомлен. Примерная форма представления дана в приложении 6.2.

Представление печатается в двух экземплярах, подписывается руководителе подразделения, визируется работником и направляется в аттестационную комиссию. Один экземпляр помещается в дело аттестационной комиссии, второй направляется в личное дело работника вместе с аттестационным листом.

Проект графика проведения аттестации составляется секретарем аттестационной комиссии, визируется руководителями подразделений, представителем выборного (профсоюзного) органа, подписывается председателем аттестационной комиссии и утверждается руководителем организации. Утвержденный график (см. приложение 6.3) копируется и рассылается всем заинтересованным лицам и подразделениям. Первый экземпляр графика подшивается в дело аттестационной комиссии.

Проведение аттестации работников включает:

- оценку соответствия квалифицированного уровня работника требованиям выполняемой им работы;

- оформление результатов аттестации;

- ознакомление аттестуемого со всеми итоговыми материалами по его аттестации;

- разработку мероприятий по итогам аттестации.

Аттестационная комиссия проводит беседу с аттестуемым на основе рассмотрения представленных материалов.

В ходе беседы выясняются спорные или неясные вопросы, оцениваются деловые и личные качества по принятой в организации методике, выслушиваются соображения работника и его планы по совершенствованию своей трудовой деятельности и улучшению результатов труда.

Аттестационная комиссия заслушивает также сообщение руководителя подразделения, где работает аттестуемый, с оценкой его работы. Во время заседания комиссии ведется протокол (см. приложение 6.4).

По результатам аттестации работника аттестационная комиссия дает одну из следующих рекомендаций:

- соответствует занимаемой должности;

- соответствует занимаемой должности при условии улучшения работы и выполнения рекомендаций комиссии с повторной аттестацией через год;

- не соответствует занимаемой должности;

- достоин повышения в должности или оклада, зачисления в резерв для последующего повышения по службе.

При решении вопроса о присвоении квалификационных разрядов комиссия решает вопрос о повышении или понижении квалификационного разряда работника.

Оценку квалификации работника следует осуществлять комплексно и основываться на учете специфики труда отдельных категорий работников и его результативности. При этом используются различные методические материалы.

Результаты голосования определяются большинством голосов. При равенстве голосов аттестуемый признается соответствующим занимаемой должности. Результаты аттестации необходимо сообщить работнику.

Подписанный председателем, секретарем и членами аттестационной комиссии протокол регистрируется в документационной службе и помещается в дело комиссии. Копии протокола направляются администрации и в выборный (профсоюзный) орган организации.

Результаты аттестации (оценка и рекомендации) заносятся в аттестационный лист (см. приложение 6.5), который подписывается всеми членами аттестационной комиссии, принявшими участие в голосовании. Аттестационный лист составляется в одном экземпляре и вместе с представлением помещается в личное дело работника.

Руководителю организации необходимо рассмотреть результаты аттестации и в месячный срок издать приказ об утверждении итогов аттестации (см. приложение 6.6). При несогласии руководителя организации с решением аттестационной комиссии он имеет право направить работника на повторную аттестацию, результаты которой являются окончательными. После издания приказа результаты аттестации вносятся в трудовую книжку работника и отражаются в изменении штатного расписания.

Проект приказа об утверждении итогов аттестации готовится секретарем аттестационной комиссии, печатается в двух экземплярах, визируется заинтересованными должностными лицами и подразделениями, членами аттестационной комиссии, представителем выборного (профсоюзного) органа и подписывается руководителем организации. Первый экземпляр приказа помещается в дело службы документации.

Трудовые споры, возникающие по результатам аттестации, решаются в соответствии с законодательством.

^ 4.3. Характеристики, рекомендации и рекомендательные письма.

Оценка деятельности работника может отражаться и в таких документах, как характеристика, рекомендация и рекомендательное письмо.

Характеристика – это официальный документ, который выдает администрация учреждения, организации, предприятия своему сотруднику в целом ряде ситуаций. В характеристике приводится отзыв о служебной и общественной деятельности работника, его деловых и моральных качествах.

Характеристика может оформляться на общем бланке формата А4 и имеет следующие реквизиты; название вида документа, наименование организации, выдающей характеристику, имя отчество и фамилия сотрудника, текст, подписи, печать и дата.

В тексте характеристики можно выделить три логически связанные составные части:

1) анкетные данные, следующие за названием документа, где указывают имя, отчество и фамилию, должность, ученую степень и звание (если имеются), год рождения, образование сотрудника;

2) данные о трудовой деятельности (сведения о специальности, стаже работы, продвижении по службе, уровне профессионального мастерства и т.п.);

3) собственно характеристика, т.е. оценка отношения к работе, повышения профессионального уровня, деловых качеств.

4) содержит вывод, в котором указывается назначение характеристики (для представления в какое учреждение она выдана). Текст характеристики излагается от третьего лица.

Подписывает характеристику, как правило, руководитель учреждения, организации. Подпись на характеристике заверяется печатью. Копия характеристики помещается в личное дело работника.

При составлении характеристики следует отказаться от тех шаблонных обобщенных формулировок, которые зачастую практикуются и свидетельствуют о формальном подходе в вопросах подбора кадров. Общие, неконкретные, односторонние характеристики не могут создавать реальное впечатление о кандидатуре работника.

В предусмотренных законодательством случаях характеристики могут выдаваться по запросу другой организации (военкомат, милиция, суд, прокуратура и др.).

^ Рекомендации и рекомендательные письма содержат аналогичные с характеристикой краткие оценки деловых и морально-психологических качеств работника, но составляются по произвольной форме, без обязательных реквизитов.

^ 4.4. Поощрения и наложения дисциплинарных взысканий.

Отношение администрации к работнику и оценка его деятельности находят свое отражение и в приказах по личному составу. В них предусматриваются меры по поощрению или наказанию работника с указанием причин и мотивов принятого решения, а также видов поощрения или взыскания. Основанием для издания таких приказов служат представления о поощрении, докладные и объяснительные записки.

Поощрение – это форма признания трудовых заслуг работника. Работник поощряется за добросовестное выполнение своих обязанностей, повышение эффективности труда, другие достижения в работе, выполнение дополнительных поручений, за продолжительную безупречную работу.

Трудовым кодексом РФ предусмотрены такие виды поощрения, как объявление благодарности, выплата премии, награждение ценным подарком, почетной грамотой, представление к званию лучшего по профессии.

Другие виды поощрения работников могут определяться коллективными договорами или правилами внутреннего распорядка, а также уставами и положениями о дисциплине. За особые трудовые заслуги работники могут быть представлены к государственной награде. Применение указанных мер поощрения является правом, а не обязанностью работодателя.

^ Представление о поощрении работника оформляется в структурном подразделении и подписывается его руководителем (см. приложение 6.7). Представление поступает в кадровую службу, которая ознакомляет с ним бухгалтерию, заместителя руководителя организации, курирующего подразделение, - автора представления, и оформляет соответствующие визы. После этого представление передается руководителю организации, он налагает на нем резолюцию с указанием исполнителя, характера и срока исполнения принятого решения.

На основании представления и резолюции кадровая служба готовит приказ о поощрении (см. приложение 6.8).Завизированный заинтересованными лицами проект приказа подписывается руководителем организации. Подписанный приказ объявляется работнику под расписку. Первый экземпляр приказа передается в документационную службу, второй помещается в личное дело работника, третий – поступает в бухгалтерию.

Трудовым кодексом РФ установлено, что дисциплинарным поступком считается неисполнение или ненадлежащее исполнения работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей.

В этом случае работодатель имеет право применить следующие дисциплинарные взыскания:

- замечание;

-выговор;

- увольнение с работы.

Для отдельных категорий работников федеральными законами, уставами и положениями о дисциплине могут предусматриваться и иные дисциплинарные взыскания (например, предупреждение о неполном служебном соответствии и пр.). Дисциплинарные взыскания, кроме перечисленных, не допускаются.

До наложения взыскания работодатель должен потребовать от работника объяснение в письменной форме, а в случае отказа составляется акт. Такой отказ не является препятствием для применения дисциплинарного взыскания.

Дисциплинарное высказывание налагается не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка, не считая времени болезни работника, пребывания его в отпуске, а также времени, необходимого на учет мнения представительного органа работников.

Дисциплинарное высказывание не может применяться по истечении шести месяцев со дня совершения проступка, а по результатам ревизии и прочих проверок финансово-хозяйственной деятельности – не позднее двух лет со дня совершения. В эти сроки не включается время производства по уголовному делу.

За каждый дисциплинарный проступок может быть применено только одно дисциплинарное взыскание. Дисциплинарное взыскание может быть обжаловано в государственную инспекцию труда или в комиссию по рассмотрению трудовых споров.

В соответствии с трудовым законодательством работник обязан написать объяснительную записку о нарушении трудовой дисциплины на имя работодателя. В записке излагаются версии работника о причинах и обстоятельствах такого нарушения.

Она составляется на трафаретном бланке или стандартном листе бумаги формата А4 в одном экземпляре и после регистрации в службе документации представляется руководителю структурного подразделения, в котором занят работник.

^ Докладная записка составляется руководителем структурного подразделения по факту нарушения трудовой дисциплины и вместе с объяснительной запиской работника передается работодателю. После рассмотрения записок работодатель налагает резолюцию, в ней указываются исполнитель, характер поручения и срок исполнения.

Записки и резолюция поступают в отдел кадров, который на их основании подготавливается приказ о наложении дисциплинарного взыскания (см. приложение 6.9). С визами всех заинтересованных лиц проект приказа передается для подписания работодателю, подписанный им приказ объявляется в течение трех рабочих дней после издания работнику под расписку.

Спустя год после издания приказа наложенное взыскание на работника теряет силу, если работник не будет подвергнут новому взысканию.

Теперь рассмотрим оформление приказа о выговоре работнику.

Во-первых, приказ о выговоре относится к категории дисциплинарных взысканий. Во-вторых, когда мы составляем приказ такого рода, надо быть очень внимательным и писать официальным языком в логической последовательности. Важно очень щепетильно относиться к составлению приказа такого рода в связи с тем, что такие решения работники часто опровергают в суде, а в суде будут смотреть на то, насколько грамотно оформлен документ.

Информацию в таком приказе излагают ясно, четко и достоверно, ссылаясь на определенные обстоятельства, полностью прописывая все данные сотрудника (фамилия, имя, отчество, должность, подразделение). В самом начале обосновывают причины и основания издания приказа (например, отсутствие на рабочем месте без уважительной причины), после этого прописывают действия, которые рекомендуется предпринять, например «сделать замечание». При оформлении приказа указывают все реквизиты (аббревиатура организации, аббревиатура документа, место составления и издания документа). Еще одна особенность - дата приказа и их регистрационные номера фиксируются только от руки руководителем организации или ответственным за кадровое делопроизводство. Обязательно на приказе должна стоять подпись сотрудника, совершившего проступок. Дата подписания, утверждения и согласования приказа и другие даты в этом документе пишутся арабскими цифрами. А последовательность их написания следующая: день, месяц, год. Например, 10.05.2008. Также допускается при обозначении дат использовать и словесно-буквенный способ. Например, 10 мая 2008 г.

^ 4.5. Разрешение трудовых споров.

Защита трудовых прав и законных интересов работников осуществляется тремя способами:

- государственный надзор и контроль за соблюдением трудового законодательства;

- защита профессиональными союзами;

- самозащита работниками своих прав.

Трудовые споры – разногласия, не урегулированные:

- между работодателем и работником – по вопросам применения законов и других правовых актов, содержащих нормы трудового права, коллективного договора, соглашения, трудового договора, о которых заявлено в орган по рассмотрению индивидуальных трудовых споров;

- между работниками и работодателями – по поводу установления и изменения условий труда (включая заработную плату), заключения, изменения условий труда (включая заработную плату), заключения, изменения и выполнения коллективных договоров, соглашений, а также в связи с отказом работодателя учесть мнение выборного представительного органа работников при принятии актов, содержащих нормы трудового права в организациях.

Первые из них являются индивидуальными, вторые – коллективными трудовыми спорами.

Индивидуальные трудовые споры рассматриваются комиссиями по трудовым спорам и судами.

Разрешение коллективного трудового спора рассматривается примирительной комиссией, а также с участием посредника и (или) в трудовом арбитраже. Первый этап обязательный. При недостижении согласия рассмотрение трудового спора переходит к участию посредника и (или) в трудовой арбитраж. Образцы заявления в комиссию по трудовым спорам и решения комиссии даны в приложениях 6.10 и 6.11.

Если примирительные процедуры не привели к разрешению трудового конфликта, работники вправе приступить к организации забастовки. Решение об объявлении забастовки принимается собранием (конференцией) работников организации.


Тема 5. ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ ПРИКАЗОВ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ И ОФОРМЛЕНИЕ ЛИЧНЫХ КАРТОЧЕК

^ 5.1. Общие подходы к изданию приказов.

Приказ относится к распорядительным документам, издаваемым руководителем организации в целях обеспечения решения поставленных задач и достижения наилучших результатов в деятельности организации.

Приказ основывается на принципах единоначалия и обязательности его выполнения всеми подразделениями и должностными лицами, находящимися в подчинении руководителя организации.

Приказ – оперативный документ, обеспечивающий нормальный ход работ на всех участках и рабочих местах организации, учреждения, предприятия. Наряду с этим в приказе содержатся распорядительные указания организационного и нормативного характера.

В частности, приказом определяется распределение обязанностей внутри руководства организации, утверждаются правила внутреннего трудового распорядка, графики отпусков и другие, а также разного рода инструкции (должностные, по делопроизводству, правила обслуживания, различные нормы и нормативы, применяемые при производстве работ, и пр.). Приказами доводятся для внутреннего употребления распорядительные документы вышестоящих органов.

Оформление приказов носит в основном унифицированный характер. В них в обязательном порядке должен иметься постоянный набор определенных реквизитов, среди которых наименование организации, место издания, регистрационный номер и дата, название документа, заголовок, текст, подпись, визы. Текст приказа состоит из двух частей – констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части излагаются причины издания приказа, события и факты, вызывающие необходимость его появления, определяются цели и задачи предписываемых действий, содержится ссылка на документ, послуживший основанием для его издания.

^ Распорядительная часть содержит предписываемые действия, указание подразделений и должностных лиц, которым поручается произвести эти действия, и сроки исполнения.

Распорядительная часть отделяется от констатирующей словом «приказываю», которое набирается прописными (заглавными) буквами на отдельной строке. После слова «приказываю» ставится двоеточие. Текст распорядительной части, как правило, делится на пункты, нумеруемые арабскими цифрами с точками после них.

Каждый пункт распорядительной части начинается с указания необходимого действия, выраженного глаголом неопределенной формы, и конкретного исполнителя. Здесь же указывается срок исполнения. В последнем пункте обычно определяется должностное лицо, ответственное за выполнение приказа в целом.

Отдельные задания, особенно содержащие цифровые данные, могут быть оформлены в виде приложений к приказу со ссылкой на них в соответствующих пунктах приказа. Страницы и приложения нумеруются как единый документ.

Необходимо, чтобы текст приказа соответствовал определенным требованиям. Изложение текста должно вестись простым, доступным для понимания языком, избегая сложносочиненных и придаточных предложений, быть лаконичным, не допускающим неоправданно большого объема документа, а также не должен касаться множества вопросов, ограничиваясь двумя – тремя, характеризующими основное направление темы.

Необходимо соблюдать и последовательность изложения посредством перехода от более важных положений текста до менее важных, разделяя их абзацами и обеспечивая непротиворечивость друг к другу. Приказ не должен дублировать содержание и смысл предыдущих приказов.

Распорядительная часть приказа излагается в строгой повелительной форме, не допускающей двоякого толкования. Примерный образец составления общего приказа дан в приложении 7.1.

^ 5.2. Особенности оформления приказов по личному составу.

Приказы по личному составу оформляются и ведутся отдельно от приказов общего характера (по основной деятельности). Однако обе их разновидности оформляются на одинаковых бланках, если имеют текстовую содержательную часть.

Приказы по личному составу могут не иметь заголовка к тексту, констатирующей части текста и глагола «приказываю».

Кадровые приказы в своем большинстве сразу начинаются с распорядительного действия, употребляя слова: «принять», «назначить», «перевести», «уволить», «изменить фамилию», «предоставить отпуск», «командировать» и т.д.

Различают простые (индивидуальные) и сложные (сводные) приказы по личному составу.

В индивидуальных содержится информация только об одном работнике, в сводных – о нескольких независимо от того, под какие управленческие действия они попадают (прием, перевод, увольнение, командирование и пр.). При составлении сводных приказов нужно учитывать, что один документ не должен содержать информацию с разными сроками хранения.

В индивидуальных приказах оформляются главным образом поощрения, взыскания, учитывая их специфическую роль. Каждый пункт приказа по личному составу формулируется в строгом соответствии с Трудовым кодексом РФ.

В кадровых приказах выделяют постоянную (одинаковую для всех приказов) и переменную (разную для отдельных видов кадровых приказов) информацию.

Постоянной информацией для любого приказа по личному составу являются указание распорядительного действия («назначить», «уволить», «перевести» и пр.), а также фамилии, инициалов работника, должности и структурного подразделения. Наличие других сведений в пунктах приказа по личному составу определяется спецификой распорядительного действия.

При приеме на работу обязательно указываются размер оплаты труда и при необходимости условия приема (постоянно, временно, с испытанием или нет) и т.п. При переводе на другую работу – новая должность и подразделение, вид и причина перевода, изменение оплаты труда. При увольнении – его причина, при предоставлении отпуска – его вид, продолжительность, даты начала и окончания, при командировании – дата и продолжительность командировки, место направления и наименование организации, куда командируется.

Каждый пункт приказа по личному составу сопровождается ссылкой на письменное основание данного распорядительного действия. Приказы по личному составу доводятся до сведения работника под расписку.

Визы ознакомления работников с приказом могут располагаться либо непосредственно после текста каждого пункта приказа, либо после подписи руководителя организации.

Проект приказа по личному составу согласовывается с руководителем кадровой службы, главным бухгалтером, юрисконсультом, руководителем структурного подразделения, работник которого упоминается в приказе.

Приказы по личному составу, относясь к организационно-распорядительной документации, одновременно входят в систему первичной учетной документации, обеспечивая учет труда и его оплаты, и имеют в большинстве унифицированные формы.

Приказы по личному составу обязательно регистрируются (отдельно от общих приказов по основной деятельности). Для этого используется книга (журнал) регистрации, в которой указываются дата и номер приказа, его содержание, кем подписан приказ и другие сведения по усмотрению организации.

С учетом различий в сроках хранения нумерация приказов по личному составу предусматривает помимо номера буквенное обозначение, что отличает их от приказов по основной деятельности ( к примеру приказ № 30 по л/с (по личному составу)). Информация по личному составу фиксируется в трудовых книжках (сведения о работе и поощрения).

^ 5.3. Оформление личных карточек.

На всех работников, принятых на постоянную, временную или сезонную работу заводятся личные карточки.

Личная карточка является основной формой, применяемой кадровой службой для анализа состава и учета персонала предприятии и организаций (см. приложение 7.2). Она заполняется на лиц, принятых на работу, на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу, трудовой книжки, паспорта, военного билета, документа об окончании учебного заведения, страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, свидетельства о постановке на учет в налоговом органе и других документов, предусмотренных законодательством, а также сведений, сообщенных о себе работником.

Для учета применяются унифицированные формы: личная карточка работника - № Т-2, государственного (муниципального) служащего - № Т–2гс (мс), научного, научно-педагогического работника - № Т-4.

Образцы учетных форм (карточки) в традиционных (ручных) картотеках должны быть помещены на твердую картонную бумагу. В автоматизированных базах данных (АБД) по кадрам образцы карточек заранее вводятся в память компьютера и заполняются в процессе учета кадров.

Личная карточка заполняется работником кадровой службы в одном экземпляре, все записи в карточке формулируются полностью, без сокращений. Все последующие изменения в анкетно-биографических учетных данных работника должны своевременно отражаться в личной карточке.

Коды в зонах кодирования проставляются в соответствии с общероссийскими классификаторами: ОКУД, ОКПО, ОКАТО – автономных территориальных образований, ОКИН – информации о населении, ОКСО – специальностей по образованию, ОКПДТР – профессии рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов, ОКДП – видов экономической деятельности продукции и услуг.

При увольнении работника в личной карточке указываются дата и причина увольнения. Личные карточки уволенных хранятся в течение года в отдельной картотеке в алфавитном порядке, затем подшиваются в дело и сдаются в архив. Личные карточки не присоединяются к личным делам и хранятся в архиве отдельно. Личная карточка работника представляет собой многостраничный документ, состоящий из 11 разрядов.

I. Общие сведения (основные анкетные данные, образование и профессия, стаж работы, семейное положение, паспортные данные, адресместожительства).

II. Сведения о воинском учете.

III. Прием на работу и переводы на другую работу.

IV. Аттестация.

V. Повышение квалификации.

VI. Профессиональная переподготовка.

VII. Поощрения и награды.

VIII. Отпуск.

IX. Специальные льготы ( в соответствии с законодательством).

X. Дополнительные сведения.

XI. Основание увольнения.

Образец заполнения личной карточки работника дан в приложении 7.2.

Форма № Т-2гс (государственного служащего) несколько отличается от формы № Т-2:

- в п.7 I раздела дополнительно указывается ученая степень служащего, в п.8 – стаж собственно государственной службы (помимо общего и непрерывного стажа);

- в разделе IV фиксируется присвоение служащему квалификационного разряда, классного чина, дипломатического ранга, воинского звания.

Личная карточка научного, научно-педагогического работника (форма № Т-4) ведется кадровыми службами академических, научно-исследовательских, образовательных учреждений и организаций. Форма № Т-4 ведется наряду с формой № Т-2 на каждого работника.

В учетной карточке предусматривается указание как соответствующих данных о работнике на момент поступления на работу, так и сведений о присуждении ученой степени, ученого звания, получения научной специальности в период его работы в новом научном или образовательном учреждении.


Тема 6. ВЕДЕНИЕ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК И ЛИЧНЫХ ДЕЛ РАБОТНИКОВ

^ 6.1. Правовая сторона обращения с трудовыми книжками.

В статье 66 Трудового кодекса РФ говорится о том, что «трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника». Обращение с трудовыми книжками регламентируют, помимо Трудового кодекса РФ, следующие основные документы и акты:

  • Постановление Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. № 69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек»;

  • Постановление Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках»;

  • Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная Постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. № 69;

  • Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225;

  • Приказ Минфина РФ от 22 декабря 2003 г. № 117н «Об утверждении порядка обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку»;

  • Форма трудовой книжки и вкладыша в нее, утвержденная Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225;

  • Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку, утвержденный Приказом Минфина РФ от 22 декабря 2003 г. № 117н;

  • Формы документации по учету (учету движения) бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, утвержденные Постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. № 69.

В вышеперечисленных документах отражены все ключевые моменты, образующие правовую базу при обращении с трудовыми книжками в организациях. Далее в нашем учебном курсе мы рассмотрим ключевые моменты обращения с трудовыми книжками.

^ 6.2. Ведение трудовых книжек.

При ведении трудовых книжек необходимо соблюдать ряд требований. К таким требованиям относят:

1) технику ведения оформления записей в трудовой книжке;

2) язык оформления записей в трудовой книжке;

3) состав записей в трудовой книжке;

4) содержание записей в трудовой книжке;

5) оформление отдельных элементов записей в трудовой книжке.

Рассмотрим более подробно каждый из вышеперечисленных пунктов. Техника ведения оформления записей в трудовой книжке отражена в Инструкции по заполнению трудовой книжки, утвержденной Постановлением Совета Министров ССР и ВЦСПС от 6 сентября 1973 г. № 656. В этой инструкции прописано, что все записи в трудовой книжке должны осуществляться гелевой или перьевой ручкой, световодостойкими чернилами (гелем, пастой) синего, черного или фиолетового цвета или ручкой-роллером, в том числе шариковой. Появление такого требования связано с тем, что записи необходимо защитить от порчи, например, предохранить от растекания чернил по поверхности листа трудовой книжки.

В инструкции сказано, что записи нужно прописывать в трудовой книжке без сокращений. Например, «переведен», а не «пер.»; «приказ», а не «пр.» и т.п.

Нумерация в трудовых книжках должна быть последовательной, т.е. прямо возрастающая, но только в одном разделе.

В инструкции сказано, что заполнение трудовых книжек должно осуществляться только на государственном языке Российской Федерации. Также записи можно вести на языке той республики, которая находится в составе Российской Федерации и установила свой государственный язык на территории республики. Поэтому записи, вносимые в трудовую книжку, сначала записываются на русском языке, а потом на языке, принятом в республике.

В трудовую книжку вносят следующие виды сведений (записей):

  • сведения (записи) о работнике (фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность);

  • сведения (записи) о работе (прием на работу, перевод на другую работу, увольнение);

  • записи о награждениях и поощрениях (награждение орденами и медалями, присвоение почетных званий, награждения и поощрения за успехи в работе, предусмотренные правилами внутреннего трудового распорядка и уставами о дисциплине, другие поощрения в соответствии с действующим законодательством);

  • сведения об открытиях, на которые выданы дипломы, об использованных изобретениях и рационализаторских предложениях и о выплаченных в связи с этим вознаграждениях.

Стоит обратить особо внимание на то, что взыскания в трудовую книжку не вносятся.

К содержанию трудовых книжек предъявляются следующие основные требования:

1) полное содержание всех сведений (порядковый номер, дата, наименование и т.п.);

2) соответствие формулировок сведений трудовому кодексу и распоряжению (приказу) (например, приказ об увольнении сотрудника организации и т.п.);

3) соответствие сведений реальной ситуации.

Особо стоит отметить, что все вносимые изменения в трудовую книжку должны быть документально обоснованы. Инициалы сотрудника в трудовую книжку вносят в именительном падеже, полностью прописывая фамилию, отчество и имя без всяких сокращений. Такие же требования предъявляются к занесению сведений о дате рождения. Даты фиксируются арабскими цифрами, число и месяц прописывают двумя парами двузначных чисел. Год пишется четырехзначным числом, отделяя при помощи точки числа друг от друга.

На титульном листе трудовой книжки, ставится заверительная подпись сотрудника, ответственного за кадровое делопроизводство в организации и оттиск печати, удостоверяющий подлинность подписи.

Запись о выдаче вкладыша трудовой книжки или дубликата трудовой книжки должна соответствовать Правилам ведения и хранения трудовых книжек и Инструкции по заполнению трудовых книжек. Записи могут быть оформлены при помощи постановки штампа (например, «Выдан вкладыш» и т.п.) или записи от руки с фиксированием номера, серии документа, который был выдан, на оригинале трудовой книжки.

Оформление записей со сведениями о работнике осуществляется в следующих ситуациях:

1) при оформлении трудовой книжки;

2) при внесении подлежащих изменений информации в сведениях о работнике.

Оформление трудовой книжки осуществляется работодателем, если:

  • работник впервые трудоустраивается;

  • работник проработал в организации по первому трудовому договору пять или менее дней, в связи, с чем трудовая книжка не была на него заведена;

  • произошла утрата работником трудовой книжки после увольнения с последнего места работы;

  • прежний работодатель документально подтвердил утрату трудовой книжки работника;

  • у работника трудовая книжка отсутствует по каким-либо другим причинам, либо находится в состоянии, не подлежащем дальнейшему ее использованию.

Оформление самой трудовой книжки в соответствии с п. 8 Правил ведения и хранения трудовых книжек осуществляется работодателем или другим лицом, обладающим правом ведения кадрового делопроизводства в организации (например, кадровый делопроизводитель, директор по персоналу и т.д.):

1) не позднее 5 дней со дня приема сотрудника на новое место работы;

2) в присутствии владельца трудовой книжки (работника организации).

Работодатель должен вносить все данные о работнике в трудовую книжку согласно п. 9 Правил ведения и хранения трудовых книжек на основании следующих документов:

1) паспорта гражданина РФ или другого документа, удостоверяющего личность - сведения о фамилии, имени, отчестве и дате рождения сотрудника;

2) документа об образовании - сведения об образовании работника, сведения о профессии и (или) специальности.

Особо стоит обратить внимание, что все документы, предоставленные работником, должны быть подлинными. Если один из подлинников документов при оформлении отсутствует, то оформление возможно при предоставлении дубликата или нотариально заверенной копии документа. В случае, если документы отсутствуют по уважительной причине (например, хищение паспорта и т.п.), то оформление, возможно, отложить до момента восстановления документов по письменному заявлению работника организации.

При заполнении трудовой книжки сначала заполняется ее титульный лист, содержащий сведения о работнике.

Фамилия, имя отчество (полностью) и дата рождения указываются на основании паспорта или свидетельства о рождении.

Образование указывается на основании документа (диплом, аттестат, удостоверение). Запись о незаконченном образовании производится также по документам (студенческий билет, зачетная книжка, справка учетного заведения). Профессия или специальность в трудовой книжке указывается на основании записи в документе о полученной профессии, специальности.

Дата заполнения трудовой книжки должна быть зафиксирована арабскими цифрами или алфавитно-цифровым способом, где месяц прописывается буквенным способом, т.е. словом в родительном падеже.

Все сведения, которые были внесены в трудовую книжку, в обязательном порядке должны быть проверены владельцем данного документа. В случае правильности заполнения трудовой книжки работник ставит свою подпись в знак согласия с указанными данными на титульной странице документа. После этого сотрудник кадровой службы ставит свою подпись и оттиск печати организации на титульном листе, и трудовая книжка отдается на хранение до момента увольнения сотрудника с предприятия. Вопрос хранения трудовой книжки в организации более подробно будет рассмотрен далее. Сейчас же мы рассмотрим подробнее вопрос об оформлении записей со сведениями о работе сотрудника организации.

Раздел «Сведения о работе» представляет собой таблицу из четырех граф: 1 -№ записи; графа 2 – дата (число, месяц, год); графа 3 – сведения о приеме на работу, о переводах на другую работу и об увольнении; графа 4 – основание записи (документ, его дата и номер).

В графе 3 раздела «Сведения о работе» в виде заголовка пишется полное наименование предприятия, затем в графе 1 ставится порядковый номер записи, в графе 2 указывается дата приема на работу. В графе 3 пишется «принят» или «назначен» в такое-то подразделение, на такую-то должность или профессию с указанием разряда.

П. 10 Правил ведения и хранения трудовых книжек фиксирует, что вся информация в трудовую книжку должна вноситься на основании приказов или распоряжений, которые были изданы работодателем, не позднее недели с момента их издания. Это правило также распространяется и на оформление сведений или записей относительно награждений работников и т.п.

В состав записей, носящих в себе информацию о сведениях о работе, входят:

  • информация о трудовых функциях сотрудника организации, которые он исполняет непосредственно в своей профессиональной деятельности;

  • информация о переводе сотрудника с одной должности на другую на постоянной основе;

  • информация о прекращении трудового договора между работодателем и работником организации;

  • информация другого характера, предусмотренного законодательством РФ.

Изменения и дополнения, внесенные в штатное расписание, влекут за собой соответствующие записи в трудовой книжке с уведомлением об этом работника, а также в отношении изменения разряда. При освоении второй и последующей профессий делается соответствующая запись в трудовую книжку. Запись о работе по совместительству по желанию работника (письменное заявление) может не вноситься.

Перевод на другую постоянную работу на том же предприятии оформляется в таком порядке, как и прием на работу. Если меняется наименование места работы, то отдельной строкой в графе 3 трудовой книжки делается запись: «Предприятие (учреждение) с такого-то времени переименовано (преобразовано) в …», а в графе 4 проставляется основание переименования – приказ, его номер и дата.

^ Изменение записей. Изменение записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве, дате рождения, сведений об образовании, профессии, специальности производится администрацией по последнему месту работы на основании документов. Эти изменения вносятся в титульный лист трудовой книжки. При этом ранее внесенная запись об имени, отчестве и фамилии, дате рождения зачеркивается одной чертой и записывается новая. Другие изменения в записи не зачеркиваются, а производятся путем дополнений к прежним записям. Ссылка на соответствующие документы делается на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяется подписью руководителя организации, учреждения или специально уполномоченным им лицом, а также печатью.

В случае выявления неправильной или неточной записи сведений о работе исправление производится администрацией той организации, где была допущена ошибочная запись. Администрация по новому месту работы обязана оказать работнику в этом необходимую помощь.

Если предприятие, внесшее неправильную запись, ликвидировано, исправления вносятся правопреемником, а при его отсутствии – вышестоящей организацией, которой было подчинено ликвидированное предприятие. Исправленные сведения должны основываться на подлинниках приказов, а в случае их утраты или несоответствия фактическим обстоятельствам дела исправление производится на основании других документов, подтверждающих подлинные обстоятельства. Свидетельские показания не могут служить основанием для исправления ранее внесенных записей.

Исправление неверной записи производится не путем зачеркивания, а внесением исправительной записи со своим порядковым номером, датой и указанием на то, что прежняя запись за номером таким-то недействительна.

^ 6.3. Выдача дубликата трудовой книжки.

Дубликат трудовой книжки - это надлежащим образом оформленный документ, соответствующий по содержанию оригиналу (первому экземпляру) трудовой книжки, за исключением совершенных в ней ранее неверных (неточных) записей, а также записей, восстановить которые не представляется возможным из-за отсутствия соответствующих оснований (документированные сведения).

Инструкция по заполнению трудовых книжек и Правила ведения и хранения трудовых книжек фиксируют основные ситуации, когда работодатель вправе осуществить выдачу дубликата трудовой книжки:

  • в период работы работника в организации произошла утрата трудовой книжки работодателем;

  • в период работы трудовая книжка у основного работодателя пришла в непригодное состояние, что привело к невозможности ее дальнейшего использования по назначению;

  • в трудовой книжке была зафиксирована запись (сведение) об увольнении или переводе работника на другую постоянную работу, которая признана недействительной;

  • трудовая книжка была утрачена работником организации в период его трудовой деятельности на данном предприятии.

^ 6.4. Оформление вкладыша в трудовую книжку.

Оформление вкладыша в трудовую книжку осуществляется только в том случае, если все страницы одного из разделов данного документа уже заполнены записями.

На основании п. 38 Правил ведения и хранения трудовой книжки вкладыш вшивается в трудовую книжку. После этого оформление и его ведение происходит на тех же основаниях, что и ведение трудовых книжек. Информация об оформленном вкладыше фиксируется в трудовой книжке. Фиксация информации делается на титульном листе трудовой книжки от руки или поставкой штампа (отметка «Выдан вкладыш») с указанием серии и его номера. Правильность вносимых сведений удостоверяется подписью ответственного работника организации за кадровое делопроизводство и владельцем трудовой книжки. Подлинность внесенной информации визируется оттиском печати предприятия. На титульном листе вкладыша необходимо отразить сведения о работнике, которые переносятся с титульного листа трудовой книжки или иного документа на вкладыш. Если оформление вкладыша было произведено без наличия трудовой книжки, то он считается недействительным.

^ 6.5. Выдача трудовой книжки на основании увольнения работника организации.

На основании статьи 84.1 Трудового кодекса РФ работодатель при увольнении сотрудника организации обязан произвести выдачу оформленной трудовой книжки в день его увольнения, которым считается последний день его работы на предприятии, лично в руки владельцу данного документа.

Также законом предусмотрены следующие способы выдачи трудовой книжки при увольнении:

1) пересылка по почте с учетом получения согласия на нее владельца трудовой книжки;

2) выдача на руки одному из родственников работника организации;

3) выдача на руки доверенному лицу работника организации;

4) хранение трудовой книжки на основании установленного порядка в организации.

Рассмотрим более подробно каждую из вышеперечисленных ситуаций.

При выдаче трудовой книжки сотруднику при увольнении из организации должны быть зафиксированы и заверены подписью работодателя все изменения на основании статьи 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек. В карточке (форма) № Т-2 необходимо также произвести все заверки записей работодателем и работником организации. После этого происходит внесение записи об увольнении сотрудника с предприятия.

Если в день увольнения работник отсутствует в организации или отказывается от получения трудовой книжки, то ответственный сотрудник за кадровое делопроизводство составляет об этом акт. После составления акта работодатель должен выслать уведомление работнику о необходимости личного его присутствия при увольнении или получения письменного согласия на отправку трудовой книжки по почте. Фиксация нового дня увольнения работника происходит путем издания приказа или распоряжения работодателем. Этот приказ позволяет внести в трудовую книжку новые данные, а ранее зафиксированную в нем информацию об увольнении сотрудника признать недействительной.

Заметим, если задержка при выдаче трудовой книжки была произведена по вине работодателя, то последний обязан будет произвести выплату заработной платы с учетом того времени, пока трудовая книжка не была получена увольняемым работником. Также работодатель несет ответственность за внесение неправильной или не соответствующей действительности информации в трудовую книжку.

Выдача трудовой книжки посредством пересылки по почте происходит по письменному заявлению владельца данного документа или путем получения уведомления от работодателя организации о необходимости дать свое документально оформленное разрешение о пересылке почтовым способом. При пересылке используется заказное письмо под расписку о его получении с обязательной выдачей квитанции его отправителю.

В случае если выдача трудовой книжки осуществляется на руки доверенному лицу увольняемого сотрудника организации, то этот человек обязан предоставить ответственному за кадровое делопроизводство работнику доверенность. Доверенность - это юридически оформленный документ, который удостоверяет право полномочий на осуществление каких-либо действий от поручителя к доверенному лицу.

В доверенности на получение трудовой книжки должны быть отражены:

  • информация о поручителе (фамилия, имя, отчество, паспортные данные, юридическое и фактическое место проживания, а также все сведения, которые необходимы для удостоверения личности поручителя);

  • информация о действиях, которые может совершать поручитель;

  • образец подписи доверителя;

  • подпись поручителя;

  • временные рамки действия документа (доверенности).

Доверенность составляется на чистом листе писчей бумаги или бланке с удостоверением подписи уполномоченного лица и печатью.

При получении трудовой книжки доверенное лицо оставляет в письменной форме расписку о совершенном действии. Ответственный за кадровое делопроизводство после ее выдачи указывает в личной карточке уволенного работника и книге учета движения трудовых книжек и вкладышей соответствующую информацию со ссылкой на полученную доверенность и расписку.

В заключение стоит рассмотреть особый случай выдачи трудовой книжки работника организации в случае смерти увольняемого работника.

В соответствии с п. 37 Правил ведения и хранения трудовых книжек в случае смерти работника выдача осуществляется одному из его родственников под подпись. Родственные связи и личность родственника должны быть документально оформлены и подтверждены. К таким документам относят паспорт, свидетельство о браке для супругов, свидетельство о рождении для сестер и братьев и т.п.

При получении трудовой книжки родственник должен оставить расписку в письменной форме.

^ 6.6. Учет и хранение трудовых книжек и их бланков.

Раздел 6 Правил ведения и хранения трудовых книжек в организации отражает процесс организации учета и хранения трудовых книжек и их бланков, вкладышей, который фиксируется в приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в них, книге учета движения трудовых книжек и вкладыша в них.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в них ведется бухгалтерией предприятия. В этой книге отражают всю информацию об операциях по получению и расходованию бланков трудовой книжки, ее вкладышей, указывая номер и серию каждого бланка.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них осуществляется сотрудниками отдела кадров или другим подразделением, отвечающим за кадровое делопроизводство. В книге происходит отражение сведений обо всех трудовых книжках, полученных при принятии на работу новых сотрудников организации, о трудовых книжках и вкладышах в них с учетом серии и номера, если они были вновь выданы сотрудникам организации. При увольнении с предприятия работник при получении трудовой книжки расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Приходно-расходные книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книги по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них должны быть:

1) прошнурованы;

2) пронумерованы;

3) заверены подписью работодателя организации;

4) скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Хранение данной документации осуществляется в шкафах или сейфах, которые обеспечивают защиту от порчи или их утраты.

Выдача документации происходит по письменному заявлению в отдел «Бухгалтерия». В конце каждого месяца ответственный за кадровое делопроизводство представляет в отдел «Бухгалтерия» отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, суммах, затраченных на оформление трудовых книжек и вкладышей в нее с предоставлением приходного ордера кассы организации.

Бланки трудовых книжек и вкладышей в нее, которые были испорчены и не подлежат дальнейшему использованию, подвергают уничтожению на основании составленного акта.

Если при увольнении работник не получил один из документов, то они подлежат хранению в организации на протяжении 50 лет. Только по истечении данного установленного срока трудовые книжки и вкладыши в них могут быть уничтожены в установленном порядке.

В заключение стоит особо отметить, что статья 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек фиксирует, что вся ответственность за обращение с трудовыми книжками и вкладышами в них лежит на работодателе организации, а внутри организации - на ответственном за кадровое делопроизводство лице, утвержденном приказом или распоряжением работодателя.

За нарушения обращения с трудовыми книжками и вкладышами в них предусмотрена ответственность законодательством РФ, статьями Уголовного кодекса РФ:

  • статья 140 Уголовного кодекса РФ «Отказ в предоставлении гражданину информации»;

  • статья 292 Уголовного кодекса РФ «Служебный подлог»;

  • статья 293 Уголовного кодекса РФ «Халатность»;

  • статья 324 Уголовного кодекса «Незаконное приобретение или сбыт официальных документов»;

  • статья 325 Уголовного кодекса РФ «Похищение или повреждение документов, штампов, печатей …».

^ 6.7. Формирование личных дел работников.

Личное дело – это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Цель формирования личного дела – сосредоточение и хранение всей информации о работнике в одном месте. В личное дело помещаются документы, заполненные сотрудником при приеме на работу: заявление, личный листок или анкета, автобиография. Кроме того, в личное дело помещают копии документов об образовании, выписку из приказа по личному составу о приеме на работу.

При переводе на другую работу личное дело не передается (за исключением отдельных случаев) и вновь заводится на новом месте работы. Личные дела ведутся не по годам, а в течение всего времени работы в организации. Как правило, личные дела ведутся на руководящих работников, специалистов, материально ответственных работников и др. В состав личного дела должны включаться документы в следующей последовательности: опись документов личного дела (см. приложение 8.3), дополнение к личному листку по учету кадров, личный листок (анкета), автобиография, копии документов об образовании, характеристики, заявление о приеме на работу и трудовой договор, копии приказов о приеме и перемещении работника, копии аттестационных документов.

Помимо основных документов в личное дело практикуется помещать некоторые дополнительные и специфические документы, такие, как подтверждение изменения анкетно-биографических данных работника (например копия свидетельства о браке), отзывы, рекомендательные письма, список научных трудов и изобретений и пр.

Вместе с тем не рекомендуется помещать в личное дело документы, уже имеющиеся в информации, содержащейся в личном листке по учету кадров и дополнениях к нему.

Личные дела имеют длительный срок хранения. В связи с этим в личные дела не должны входить документы второстепенного значения, имеющие временные (до 10 лет включительно) сроки хранения. К таким документам относятся, например, справки с места жительства и о жилищных условиях, справки о состоянии здоровья, дублетные экземпляры и черновики документов. Личные дела оформляются и ведутся службой кадров. При работе с личными делами следует обратить внимание на правильность составления и оформления входящих в него документов.

При заведении личного дела оформляется его обложка (см. приложение 8.4) и корешок. На обложке сверху вниз располагаются следующие реквизиты: наименование организации, номер личного дела, Ф.И.О. (полностью), дата начала личного дела, даты окончания дела, количество листов, срок хранения. На корешке личного дела указывается его номер.

Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле, содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках. При подготовке личных дел к передаче на хранение составляется итоговая запись к внутренней описи, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Опись составляется на отдельном листе и по установленной форме. Листы внутренней описи нумеруются отдельно. Внутренняя опись подписывается ее составителем.

Для обеспечения сохранности личных дел их регистрируют в книге (журнале) учета личных дел. Личные дела могут выдаваться во временное пользование определенным должностным лицам.

Круг лиц, допускаемых к пользованию личными делами, определяется руководителем организации. Личные дела не выдаются на руки работникам, на которых они заведены. На выданные личные дела заводится контрольная карточка. Для высланных дел указываются дата отправки, адресат, исходящий номер сопроводительного письма, дата возвращения дела.


Тема 7.ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ

7.1.Документооборот.

Документооборот – это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело.

Правильная организация документооборота способствует оперативному прохождению документов в аппарате управления, равномерной загрузке подразделений и должностных лиц, оказывает положительный эффект на управленческий процесс в целом.

Организация документооборота должна отвечать определенным требованиям:

- прохождение документов в учреждении, организации должно быть оперативным, целенаправленно регулироваться и оптимально осуществляться;

- следует исключить инстанции прохождения и действия с документами, не обусловленные деловой необходимостью. Каждое перемещение документа должно быть оправданным. Необходимо исключать или ограничивать возвратные перемещения документов;

- важно добиваться максимального единообразия в порядке прохождения и процессе обработки основных документов. В этих целях рекомендуется разрабатывать примерные схемы прохождения и обработки основных документов в виде приложения к инструкции по делопроизводству.

Документооборот в учреждении, организации осуществляется в виде потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки информации (руководители, специалисты, служащие) и пунктами технической обработки собственно документов (экспедиция, копировально-множительная служба и т.п.).

Различают три основных потока документов:

- входящий (документы, поступающие из других организаций);

- исходящий (документы, отправляемые в другие организации);

- внутренний (документы, создаваемые в учреждении, организации, но не выходящие за их пределы).

I. Документы, поступающие в учреждение, предприятие, проходят следующие стадии:

- первичная обработка;

- предварительное рассмотрение;

- регистрация;

- рассмотрение руководством;

- передача на исполнение.

1. ^ Первичная обработка поступающей корреспонденции заключается в проверке правильности доставки и целостности вложений, фиксации факта поступления документа и в подготовке корреспонденции к передаче по назначению.

Служба документационного обеспечения управления (ДОУ), которая может быть представлена как самостоятельным структурным подразделением (управление делами, канцелярия, общий отдел, секретариат), так и отдельным сотрудником (секретарь-референт), должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложений). В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующим сопроводительным письмом, где указываются причины возврата.

Конверты от поступающих документов оставляют в тех случаях, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и дату получения документов. Не вскрываются и передаются по назначению документы с пометкой «лично» и в адрес общественных организаций.

Специальные поступления (телеграммы, заказные письма, посылки и пр.) подлежат обработке в первую очередь и незамедлительно передаются в соответствующие подразделения. На всех входящих документах проставляется регистрационный штамп, фиксирующий факт и время поступления документа.

Следующий этап обработки входящей корреспонденции – сортировка документов на регистрируемые и нерегистрируемые (в соответствии с перечнями нерегистрируемых документов).

Нерегистрируемые документы, документы с пометкой «лично» передаются непосредственно по назначению.

Регистрируемые документы передаются по назначению после их рассмотрения и регистрации.

2.^ Предварительное рассмотрение документов, проводится службой ДОУ с целью распределения поступивших документов на направляемые на рассмотрение руководителям учреждения, организации и на направляемые непосредственно в структурные подразделения или конкретным исполнителям.

Без рассмотрения руководством передаются по назначению документы, содержание текущую оперативную информацию или адресованные в конкретное подразделение. Это позволяет освободить руководителя организации от рассмотрения мелких текущих вопросов, решения по которым могут принимать ответственные исполнители.

На рассмотрение руководства передаются документы, адресованные ему, а также содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности предприятия. Документы должны быть переданы руководству или непосредственным исполнителям в день их поступления.

Если в поступившем документе имеется ссылка на другие документы, то их подбирают и передают вместе с поступившими документом.

3. После предварительного рассмотрения документы, подлежащие регистрации, регистрируются и передаются для рассмотрения по существу содержащихся в них вопросов руководителям организации и структурных подразделений

Рассмотрение документов должно производиться в кратчайший срок, преимущественно в день поступления. Результаты рассмотрения документов руководством отражаются в резолюциях. Как правило, на документах не должно быть больше одной резолюции.

4. После наложения резолюции документы передаются на исполнение.

II. Порядок прохождения исходящих документов состоит из:

- составления проекта документа;

- его изготовления;

- согласования;

- подписания;

- утверждения (в необходимых случаях);

- регистрации;

- отправки.

До передачи подготовленного документа на подпись необходимо проверить его содержание, правильность оформления, наличие отметок о согласовании и приложений к документу. Одновременно на подпись представляется подборка материалов, на основании которых составляется документ.

После подписания документы регистрируются и передаются в экспедицию (или секретарю) для отправки. Там их сортируют, упаковывают, оформляют как почтовое отправление и сдают в отделение связи. Перед упаковкой проверяют правильность оформления документов, соответствие числа экземпляров количеству адресатов и т.п. На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю на доработку. Исходящие документы должны обрабатываться и отправляться в день регистрации.

III. ^ Внутренние документы готовятся, оформляются, исполняются и используются в пределах самой организации. Прохождение внутренних документов на этапах подготовки и оформления аналогично порядку работы с исходящими документами, а на этапе исполнения или использования – с входящими документами.

Прием и передача документов на всех этапах прохождения осуществляются, как правило, без расписок, но с обязательной отметкой в регистрационной форме. Под расписку могут передаваться контролируемые и наиболее важные документы.

Передача документов в пределах структурного подразделения должна производиться через секретаря. Он делает соответствующую пометку в регистрационной форме. Если нужно передать документ из одного структурного подразделения в другое, то следует поставить в известность секретаря подразделения, в котором зарегистрирован документ. Контролируемые и наиболее важные документы передаются через подразделение, контролирующее исполнение документа, или секретаря учреждения (организации).

В организациях должен быть налажен учет количества обрабатываемых документов, включая все их виды и размноженные экземпляры. Это необходимо для определения численности делопроизводственного персонала, технического оснащения процессов документационного обеспечения, уточнения загрузки структурных подразделений и отдельных исполнителей, а также расчета финансовых затрат на этот вид деятельности. Причем используется показатель объема документооборота, под которым понимается количество входящих, исходящих и внутренних документов организации за определенный период времени. Количественному учету подлежат все входящие, исходящие и внутренние документы организации.

При определении объема документооборота раздельно подсчитывают количество основных документов и число экземпляров (копий), изготовленных средствами размножения. Общее количество выражают дробью, где числитель обозначает число основных документов, а знаменатель – число экземпляров (копий).

Входящие и исходящие документы учитывают в экспедиции при первоначальной обработке или отправке документов.

Внутренние документы учитывают по месту их подготовки или исполнения, каждый документ учитывают однократно.

Результаты учета документооборота обобщаются и доводятся до сведения руководителя организации для выработки мер совершенствования работы с документами. Это делается в виде сводки.

Структурные подразделения

Входящие документы

Исходящие документы

Внутренние документы

























Итого:









1   2   3   4



Скачать файл (870.5 kb.)

Поиск по сайту:  

© gendocs.ru
При копировании укажите ссылку.
обратиться к администрации