Logo GenDocs.ru

Поиск по сайту:  

Загрузка...

Курс лекций - файл 1.doc


Курс лекций
скачать (870.5 kb.)

Доступные файлы (1):

1.doc871kb.16.11.2011 08:14скачать

содержание

1.doc

1   2   3   4

Регистрация документов – важный элемент документооборота. ^ Регистрация документа – это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем регистрационного индекса и даты с последующей записью о документе в регистрационных формах. Целью регистрации, помимо учета, является обеспечение контроля и поиска документов. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

Документы регистрируются в организации один раз: поступающие – в день поступления (см. приложение 9.2), создаваемые – в день подписания или утверждения (см. приложение 9.5). При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется.

Регистрация документов производится в пределах групп в зависимости от названия вида документа, автора и содержания документа. Например, отдельно регистрируются правительственные документы, приказы руководителя по основной деятельности, приказы по кадрам, решения коллегии вышестоящей организации, акты ревизии финансово-хозяйственной деятельности и др. Порядковые регистрационные номера присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы.

Однако не все документы регистрируются централизованно. Документы специальных систем документации (бухгалтерские, финансовые и др.) регистрируются в соответствующих подразделениях, т.е. в местах создания и исполнения документов. Например, распорядительные документы по основной деятельности – в службе ДОУ, финансовые – в финансовом отделе или бухгалтерии, по поставкам и закупкам – в коммерческом отделе и т.д.

Место регистрации документа закрепляется в инструкции по документационному обеспечению управления и в табеле документов организации.

Обязательной регистрации подлежат документы, поступающие от вышестоящих органов или направляемые в их адрес (см. приложение 9.4), важнейшие внутренние документы (приказы по основной деятельности, по личному составу, протоколы и пр.), а также обращения граждан. Одновременно утверждается перечень документов, которые могут не регистрироваться (см. приложение 9.3).

При регистрации документов используется их индексация. Индексация документов – это проставление их порядковых (регистрационных) номеров и необходимых условных обозначений при регистрации, указывающих место их исполнения (составления) и хранения. Индекс документа состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, дополняемого индексом дел.

Индекс дела состоит из условного цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела в пределах номенклатуры дел (например, 50/2-15, где 50 – номер в пределах массива определенных документов, 2 – условное цифровое обозначение подразделения, 15 – номер дела, в которое будет подшит документ). Регистрационные индексы присваиваются входящим, исходящим и внутренним документам в пределах календарного года.

^ 7.2. Номенклатура дел: задачи, форма и содержание.

Номенклатура дел службы кадров. Документы после их исполнения группируются в дела, содержащие документы, относящиеся к определенному вопросу или участку деятельности организации и подшитые в отдельную обложку.

Чтобы правильно формировать дела, производится их классификация, которая закрепляется в номенклатуре дел и является списком наименований дел, формируемых делопроизводством и должным образом оформленных.

В номенклатуру дел включаются все документы, образуемые в деятельности организации, кроме технической документации и печатных изданий.

В целях унификации группировки документов для организаций и предприятий определенной категории существуют типовые и примерные номенклатуры дел организаций, не входящих в указанную категорию.

Разделяют сводную номенклатуру дел организации и номенклатуру дел структурных подразделений. ^ Сводная номенклатура дел состоит из номенклатур дел структурных подразделений.

В небольших организациях, не имеющих структурного деления, секретарем-референтом составляется одна номенклатура. Сводную номенклатуру крупной организации составляет делопроизводственная служба.

По форме, структуре и реквизитам сводная номенклатура дел организации и номенклатура дел ее структурных подразделений аналогичны.

По окончании делопроизводственного года сводную номенклатуру дел закрывают. Закрытие оформляют итоговой записью, в которой указывают количество фактически заведенных дел за год по категориям учета и их общее число (см. приложение 9.1).

^ Номенклатура дел службы кадров представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве службы кадров, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел службы кадров составляется для обеспечения порядка формирования и учета дел службы и выполняет следующие задачи:

- распределение исполненных документов в дела;

- систематизация дел;

- закрепление индексов дел;

- установление сроков хранения дел;

- служит основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и актов на уничтожение дел;

- является учетным документом для дел временного (до 10 лет включительно) хранения и схемой справочной картотеки (при ее наличии) на исполненные документы.

Ответственность за составление номенклатуры дел службы кадров возлагается на ее руководителя или специально назначенного работника по кадрам в небольших организации.

В службе делопроизводства проект номенклатуры дел службы кадров рассматривается, корректируется, если это необходимо, особенно по заголовкам дел и срокам хранения, и включается в сводный проект номенклатуры дел организации.

В течение делопроизводственного года служба кадров ведет номенклатуру дел и вносит в нее по согласованию с архивом и службой делопроизводства необходимые изменения.

Если в течение года служба кадров не претерпит существенных изменений по структуре, составу и выполняемым функциям, то ее номенклатура дел переутверждается.

^ Форма и содержание номенклатуры дел. Номенклатура дел службы кадров составляется на основе изучения состава, содержания и количества документов, образующихся в процессе деятельности службы.

При составлении номенклатуры дел службы кадров следует руководствоваться уставом или положением об организации, положением об организации, положением о службе кадров, штатным расписанием, планами и отчетами по работе, типовыми и примерными перечнями документов с указанием сроков их хранения, решениями Росархива об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Номенклатура дел службы кадров оформляется по установленному образцу (рис.7.1).



В графе 1 (индекс дела) номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру дел. Индекс дела состоит из установленного в организации цифрового обозначения службы кадров и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах службы кадров. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами (например, 04-08, где 04 – обозначение службы кадров, о8 – порядковый номер дела по номенклатуре дел), группа цифр отделяется от другой с помощью тире.

В графе 2 (заголовок дела) располагаются в определенной последовательности заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию (ОРД), далее – содержащие плановые и отчетные документы, затем – остальные заголовки по мере убывания сроков хранения документов.

Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение года, являются переходящими и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом.

При составлении заголовков дел следует учитывать, что:

- заголовок должен полностью соответствовать смысловому содержанию документов, группируемых в данном деле;

- заголовок должен быть кратким, четко и в обобщенном виде отражать основное содержание и состав документов дела;

- не допускается употребление в заголовках дела неконкретных формулировок типа «переписка по кадрам», «общая переписка», «разные материалы», и т.п.

Заголовки дел в процессе их формирования могут уточняться.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

- название вида дела (переписка, журнал, и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);

- название организации – адресата или корреспондента документа, от которого он получен;

- краткое содержание документа дела;

- название местности, с которой связано содержание документов дела;

- даты (период), к которым относятся документы дела;

- указание на то, что документы дела являются копиями.

Название вида заводимого дела или разновидности документов указывается в начале заголовка, а слово «копии» - в конце заголовка.

В заголовках дел, предназначенных для группировки документов одной разновидности указываются во множественном числе: «Приказы по основной деятельности за 2009 год. Копии».

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется: «Переписка со службой занятости по вопросам подбора кадров».

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не перечисляются, а указывается их общее видовое название: «Переписка с высшими учебными заведениями о приглашении на работу выпускников».

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указываются период времени (месяц, квартал, год), на (за) который составлены документы, вид документа (план, отчет) и автор: «Годовой план повышения квалификации специалистов на 2010 год».

Дела по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются «переходящими» и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом.

В номенклатуру дел также включаются справочные картотеки, журналы учета документов.

Графа 3 (количество дел, томов, частей) заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 (срок хранения и номер статьи по перечню) указываются срок хранения дела и номер статьи со ссылкой на перечни или примерные номенклатуры дел.

В графе 5 (примечание) помещаются отметки: о незаведении дел, о переходящих делах, об уничтожении дел, о месте хранения подлинника. Здесь же даются названия перечней, из которых взяты сроки хранения документов.

При оформлении номенклатуры дел следует оставлять резервные номера дел (свободное место), которые могут быть использованы в дальнейшем для внесения заголовков дел, не предусмотренных в номенклатуре дел, но сформированных в течение календарного года.

По окончании календарного года сведения о заведенных в кадровой службе делах вносятся в итоговую запись.

^ 7.3.Формирование дел.

При оформлении документов в дела используются следующие признаки заведения дел.

Основанием для группировки дел по номинальному признаку служит название их разновидности: приказы, протоколы, акты, справки и т.п.

При формировании документов по предметно-вопросному признаку за основу берется их содержание: «Документы по вопросам переподготовки кадров».

^ Авторский признак предполагает группировку в дела документов одного автора: «Протоколы аттестационной комиссии».

При переписке используется корреспондентский признак. При этом в заголовке дела помимо корреспондента раскрывается содержание вопроса: «Переписка с органами социального развития по вопросу назначения пенсий».

Объединение в одном деле документов нескольких корреспондентов осуществляется по географическому признаку: «Переписка с учебными центрами Москвы». Группировка документов за какой-либо определенный период производится по хронологическому признаку: «Квартальные отчеты о работе с кадрами за 2009 год».

Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел организации. В дело должны помещаться документы, содержательная часть которых соответствует заголовку дела.

При оформлении дел документы постоянного и временного хранения группируются отдельно; подлинники отделяются от копий; годовые планы и отчеты – отдельно от месячных и квартальных; утвержденные документы – отдельно от проектов.


Тема 8. ОРГАНИЗАЦИЯ ХРАНЕНИЯ ДЕЛ СЛУЖБЫ КАДРОВ

^ 8.1. Подготовка кадровых документов к архивному хранению. Экспертная комиссия.

Подготовка к последующему хранению и использованию – завершающий этап делопроизводственного процесса.

Делопроизводство по кадрам также завершается подготовкой дел службы кадров к передаче в архив организации, а при отсутствии такого архива – к последующему хранению непосредственно в кадровой службе.

До передачи исполненных документов в архив организации они могут находиться в структурных подразделениях, в том числе в кадровой службе, на исполнении у исполнителей в папках с надписью «На подпись», «К докладу», «Срочно» и т.п.

На папках должны быть указаны фамилии инициалы исполнителя. Папки в течение дня находятся на столе исполнителя, а по окончании работы убираются в ящик стола или шкаф. Текущая работа документов закрытого характера оговаривается специальной инструкцией.

Хранение исполненных документов текущего года осуществляется в специальных папках- регистрах. Папки – скоросшиватели здесь непригодны, поскольку в них документы располагаются в обратной хронологической последовательности. Для длительного хранения пригодны папки с мягкой (шнурками) системой крепления, что позволяет группировать документы в прямой хронологической последовательности. Хранение законченных дел в столах запрещается. В текущих архивах подразделений для размещения укомплектованных в дела документов применяются стеллажи и шкафы, механические картотеки элеваторного типа и др. Для удобства поиска необходимого дела или документа рекомендуется рабочий экземпляр номенклатуры дел прикреплять к стеллажу, дверце шкафа и пр. В конце года законченные делопроизводством дела сдаются в архив организации.

Подготовка к архивному хранению включает в себя экспертизу научной и практической ценности кадровых документов, предварительно сформированных в дела; оформление дел в службе кадров; описание и уничтожение подлежащих ему дел; обеспечение сохранности дел; передачу их в архив организации.

Под экспертизой ценности документов понимается отбор документов на государственное хранение и установление сроков их хранения.

Экспертиза в службе кадров проводится в два этапа:

1) при составлении номенклатуры дел и в процессе их формирования;

2) при подготовке дел к сдаче в архив организации или к последующему хранению в службе кадров.

Для организации и проведения экспертизы, а также для контроля и оказания практической помощи в этой работе создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК). Экспертная комиссия организации создается приказом ее руководителя из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек. Примерный ее состав: заместитель руководителя организации, ведущий специалист (юрист, работник делопроизводственной службы или отдела кадров), секретарь-референт.

Экспертная комиссия организации в своей работе руководствуется Положением об архивном фонде РФ, требованиями ГСДОУ, приказами Федерального архивного агентства нормативно-методическими документами архивных органов, типовыми и ведомственными перечнями документов с указанием сроков их хранения.

Комиссия совместно со специалистами должна проводить ежегодный отбор документов для архивного хранения и уничтожения тех документов, срок хранения которых истек. Негосударственные организации самостоятельно принимают решения по экспертизе ценности документов. В тоже время они должны согласовывать свои действия с архивным органом при выделении документов к уничтожению. Экспертная комиссия – совещательный орган, ее решения по хранению или уничтожению документов вступают в силу после их утверждения руководством организации.

Результатом работы ЭК является распределение документов на четыре группы по разным срокам хранения:

- постоянного хранения в государственных архивах;

- временного хранения в ведомственном архиве (свыше 10 лет);

- временного хранения (до 10 лет);

- подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу передаются в ведомственный архив. Передача их проводится по описям.

Дела временного хранения (до 10 лет) хранятся централизованно в организации, а по истечении сроков хранения уничтожаются с разрешения архивного органа.

Уничтожение документов и дел оформляется актом (см приложение 10.5). Уничтожение дел с истекшим сроком хранения, имеющих гриф «Секретно», «Для служебного пользования», «Конфиденциально», производится в соответствии со специальными инструкциями.

Специалисты установили оптимальный срок использования документов в делопроизводстве – 3 года, хотя некоторые предприятия сокращают этот срок до 1-2 лет. После истечения этих сроков решается вопрос, оставить ли их для дальнейшего использования в делопроизводстве, передать ли их в архив предприятия или уничтожить.

Определение конкретных сроков хранения документов, образующихся в деятельности организации, проводится по Перечню типовых управленческих документов с указанием сроков хранения, утвержденных Росархивом. Нарду с этим перечнем используют номенклатуру дел организации, где также указываются сроки хранения дел.

По документам, сроки хранения которых не предусмотрены перечнями, ЭК выносит самостоятельное заключение о продолжительности их хранения.

Устанавливать сроки хранения только по их заголовкам нельзя. При подготовке дел к сдаче в архив или к последующему хранению в службе кадров экспертиза ценности дел проводится методом полистного просмотра дел.

В зависимости от значимости документов, устанавливаются сроки хранения в 6 месяцев, 1 год, 3 года, 5, 10, 15, 50, 75 лет и «постоянно». Срок хранения в таком случае определяет сама организация. При исчислении сроков хранения учитывают только годы, день и месяц хранения значения не имеют.

Особое внимание при проведении экспертизы ценности дел в службе кадров нужно обращать на дела постоянного и длительного хранения ( со сроком свыше 10 лет), так как именно они подлежат сдаче в архив организации. Дела службы кадров сроком хранения до 10 лет включительно в архив не передаются, а хранятся в службе кадров и по истечении сроков хранения уничтожаются.

^ 8.2. Оформление дел.

Оформление дел – это подготовка дел к хранению в соответствии с установленными правилами. Оформление дел службы кадров проводится ее работниками при методической помощи архива организации. Служба кадров обязана сдавать в архив дела полностью оформленными.

Оформление в службе кадров дел постоянного и длительного (более 10 лет) хранения включает следующие операции:

- оформление обложки дела, внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела;

- подшивка или переплет дела;

- нумерация листов в деле;

- составление листа-заверителя дела;

- составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела.

^ Дела временного хранения (до 10 лет включительно) оформляются упрощенно: они не подшиваются, листы в них не нумеруются, уточнение обозначений на обложках дел не производится, опись дел и лист-заверитель дела не составляются, учет ведется по номенклатуре дел, пересистематизация документов в деле не производится.

^ Дела постоянного и длительного хранения подшиваются в твердую обложку или переплетаются с учетом возможности свободного прочтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Форма обложки дела дана в приложении 10.1. В конце года в обложку дел вносятся уточнения:

- при изменении названия организации и подразделения дописываются новые названия;

- в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов и др.);

- проставляется количество листов в деле.

В конце каждого дела подшиваются чистые бланки форм для заверительного листа, а вначале дела в необходимых случаях – бланки форм для внутренней описи документов дела.

Для обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме листов заверительного и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами в правом верхнем углу, не задевая текста документов, черным графическим карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов (частей), нумеруются отдельно по каждому тому или части.

Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации составляется лист-заверитель дела (см приложение 10.4).

Все последующие изменения в состоянии и составе дела (повреждения, замена подлинных документов копиями, присоединение новых документов и пр.) отмечают в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

Для учета документов определенных категорий дел постоянного и длительного хранения составляется внутренняя опись документов (см. приложение 10.2). Ее рекомендуется составлять также для дел, сформированных по видам и разновидностям документов, заголовки которых не полностью раскрывают содержание. Внутренняя опись помещается в начале дела на отдельном листе.

Опись составляется на документы одного года. Дела в опись вносятся по степени важности (см. приложение 10.3).

В описи по личному составу дела располагаются в следующем порядке:

Книга учета сотрудников; приказы по личному составу; личные дела или личные карточки; лицевые счета по заработной плате; невостребованные трудовые книжки.

В конце каждой описи указывается цифрами и прописью количество включенных в нее дел. Каждое дело в описи получает свой порядковый (архивный) номер, который затем проставляется на обложке соответствующего дела.

^ 8.3. Передача дел на архивное хранение.

Дела с документами до передачи в архив хранятся по месту их формирования, т.е. в службе кадров. Руководители и работники отдела кадров, ответственные за документацию, обеспечивают сохранность документов и дел.

Выдача дел сторонним организациям производится с разрешения руководителя. На выданные дела заводятся карты-заместители дела и берется расписка.

Изъятие документов из дел постоянного срока хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя организации с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта об изъятии подлинника. Передача дел по личному составу в архив осуществляется только по описям.

Дела временного хранения (сроком до 10 лет включительно) передаче в архив, как правило, не подлежат, а остаются на хранении в отделе кадров и по истечении установленного срока уничтожаются. Однако в исключительных случаях эти дела по решению руководства организации могут передаваться в архив по номенклатуре дел.

Прием каждого дела производится работником архива (лицом, ответственным за архивное хранение) в присутствии сотрудника кадровой службы. При этом на обоих экземплярах описи дел постоянного и длительного хранения, сдаваемых в архив, делается соответствующая отметка. Цифрами и прописью в конце каждого экземпляра описи указываются количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи принимающих и передающих должностных лиц.

Хранение дел службы кадров в архиве организации производится в соответствии с общими требованиями российского законодательства в сфере делопроизводства и архивного дела.

Кадровые документы по личному составу в архиве организации хранятся обычно отдельно от других групп управленческих документов. Хранение дел службы кадров в архиве организации включает следующие виды работ:

- обеспечение сохранности дел;

- классификацию дел по личному составу;

- учет дел по личному составу;

- создание справочного аппарата к делам по личному составу;

- использование документов по личному составу.

^ Сохранность дел. Обеспечение сохранности дел предусматривает целый комплекс работ. Среди них – создание оптимальных условий хранения дел (предоставление для архива по возможности изолированного помещения, его оборудование противопожарными средствами и охраной, наличие специального оборудования для хранения дел, создание определенного температурно-влажностного режима).

Рациональное размещение дел предусматривает раздельное хранение документов постоянного хранения и документов длительного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Поступающие в архив дела размещаются на стеллажах и в шкафах таким образом, чтобы дела каждого структурного подразделения хранились отдельно. То же – и в отношении документов ликвидированных организаций. В архиве производится топографирование, т.е. стеллажи, полки, шкафы нумеруются для быстрого поиска дел.

Соблюдение порядка выдачи дел из архива – непременное условие обеспечения сохранности и правильного использования хранящихся документов.

Проверка наличия дел и их состояния выявляет соответствие их фактического наличия количеству дел в описях; при этом обнаруживаются дела, требующие профилактической обработки и реставрации.

^ Классификация дел. Классификация дел по личному составу в пределах архива представляет собой их группировку по фондам и коллекциям.

Архивным (документационным) фондом организации называется фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе деятельности одной организации. Фонд является основой классификационной и учетной единицей хранения документов архива и дроблению не подлежит. Хронологические границы фонда – это даты образования и ликвидации организации.

Дела, производство которых велось последовательно в двух и более организациях, включаются в состав фонда той организации, в которой они были закончены делопроизводством.

При ликвидации организации с передачей ее функций другой организации законченные делопроизводством дела включаются в состав фонда ликвидированной организации, а не законченные делопроизводством – в состав фонда организации-преемника.

Личные дела, если они передавались из одной организации в другую в связи с переводом сотрудников, включаются фонд получившей их организации.

Под классификацией документов в пределах фонда понимается их группировка и расположение в фонде. За единицу классификации и учетную единицу управленческой документации в пределах фонда принимается единица хранения (дело), представляющая собой физически обособленный отдельный документ или совокупность документов, заключенных в отдельную обложку. Практическое осуществление классификации документов (дел) в пределах фонда называется их систематизацией.

Учет дел. Учет дел в архиве ведется по основным и вспомогательным учетным документам. Ведение основных учетных документов обязательно для каждого архива, а необходимость ведения и виды вспомогательных документов определяются архивом. Основными учетными документами в архиве являются:

- книги учета поступления и выбытия документов – для учета в архиве каждого поступления и выбытия документов;

- лист фонда – для фиксации изменений в названии фонда, учета и нумерации описей дел фонда, учета документов, отражающих изменения в составе и объеме фонда;

- описи дел – для поединичного и суммарного учета дел.

^ Справочный аппарат. Справочный аппарат к делам по личному составу создается для обеспечения сохранности и оперативного поиска документов, а также для наиболее полного использования содержащейся в них информации.

Основная часть справочного аппарата – архивные справочники по составу и содержанию документов, картотеки, указатели, исторические справки, тематические и фондовые обзоры.

Основные формы использования документов по личному составу следующие:

- информирование руководства и структурных подразделений организации, в составе которой функционирует архив;

- информирование других организаций и исполнение их запросов; исполнение запросов социально-правового характера.

Для использования представляются документы архива, кроме тех, которые могут нанести ущерб интересам государства или граждан. Документы службы кадров, отнесенные к составу государственной части Архивного фонда РФ, временно находящиеся на хранении в архиве организации, передаются на постоянное государственное хранение.

Архив организации по истечении сроков хранения передает на постоянное хранение кадровую документацию с научно-справочным аппаратом в соответствующий государственный (муниципальный) архив, для которого данная организация - фондообразователь является источником комплектования.

Организации, чьи документы приему в государственные архивы не подлежат, уничтожают дела с истекшими по перечню сроками хранения без согласования с архивными органами при условии упорядочения документов по личному составу за соответствующий период времени.

Передача кадровых документов постоянного хранения в государственный архив, как правило, производится ежегодно. В организациях с небольшим объемом ежегодно образующихся кадровых документов постоянного хранения допускается передача документов один раз в пять лет.


Тема 9. УЧЕТНАЯ И СПРАВОЧНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ

^ 9.1. Табель учета рабочего времени.

Табель учета рабочего времени позволяет:

  • отражать количество отработанных часов отдельным сотрудником;

  • фиксировать ежедневное присутствие или отсутствие на рабочем месте по тем или иным причинам;

  • рассчитать заработную плату каждого сотрудника организации;

  • сделать статистику по затратам рабочего времени.

Стоит отметить, что табель учета рабочего времени обязаны вести все организации, без исключений. Постановление Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1 утвердило две унифицированные формы табеля учета рабочего времени - это Т-12 и Т-13

Форму Т-12 принято считать универсальной, а вот форму Т-13 принято применять, если в организации установлена автоматическая система контроля рабочего времени.

Табель учета рабочего времени подписывается непосредственными руководителями тех или иных структурных подразделений, ответственным за кадровое делопроизводство сотрудником по окончании каждого месяца и сдается в единственном экземпляре в отдел «Бухгалтерия» для расчета заработной платы.

Обычно функции по регистрации явки или неявки на рабочее место, если в организации отсутствует автоматическая система, возлагают либо на сотрудника отдела «Бухгалтерия», либо отдела по работе с персоналом, либо на непосредственных руководителей подразделений. Эти функциональные обязанности прописываются в должностной инструкции сотрудника, ответственного за ведение табеля учета рабочего времени и визируются руководителем предприятия.

В течение месяца при ведении табеля необходимо подвести итог по количеству реально отработанного времени, в каждой ячейке того или иного числа месяца мы фиксируем присутствие или отсутствие сотрудника на рабочем месте. Если мы зафиксировали неявку, то обязательно нужно выяснить причину данного поступка. Также предусмотрена возможность фиксировать только неявки или отсутствие работника на своем рабочем месте. По результатам ведения табеля нам нужно подводить предварительные итоги за первую и вторую половину месяца, а также суммарный итог за весь месяц.

Проставление обозначений происходит на основании всех видов затрат рабочего времени, ставится в квадратике каждого дня. К таким затратам можно отнести: отпуск, больничный, явка, командировка и т.д. Фиксация данных происходит в графах 4 и 6 формы Т-12. В верхней строке ставят буквенное обозначение. Нижняя строка предназначена для фиксации количества затраченных часов по каждому буквенному обозначению. Например, если работник Иванов В.В. 8 ноября находился в командировке весь рабочий день, то соответственно в табеле за ноябрь с числом 8 напротив сотрудника с фамилией Иванов В.В. ставят букву «к» и 9 рабочих часов. Если необходимо зафиксировать выходные у работника организации, то для этого применяются следующие обозначения: в нижней строке ставится «0» (ноль), а в верхней строке - буква «в». Заметим, если ставят в табеле учета букву «б», которая говорит о том, что человек находился на больничном листе, значит есть документальное подтверждение (листок о временной нетрудоспособности). Если не получили документальное подтверждение отсутствия сотрудника на рабочем месте, то в графе ставят следующее обозначение «ни» - неявка по невыясненным причинам. В табл. 9.1. указаны условные обозначения в табеле учета рабочего времени.

^ Таблица 9.1.

Условные обозначения в табеле учета рабочего времени


^ Отклонения от установленного режима

Документ

Код

Буквенный

цифровой

Продолжительность работы в дневное время



Я

01

Продолжительность работы в ночное время

Приказ руководителя организации о привлечении к работе

Н

02

Работа в выходные и праздники

Приказ руководителя организации о привлечении к работе

РВ

03

Сверхурочная работа

Приказ руководителя организации о привлечении к работе

С

04

Продолжительность работы вахтовым методом

График работы на вахте

ВМ

05

Служебная командировка

Приказ о направлении в командировку с подписью работника, оформленное командировочное удостоверение, служебное задание и отчет о его выполнении

К

06

Повышение квалификации с отрывом от работы

Приказ о направлении на курсы повышения квалификации с подписью работника

ПК

07

Повышение квалификации с отрывом от работы в другой местности

Приказ о направлении на курсы повышения квалификации с подписью работника

ПМ

08

Ежегодный основной оплачиваемый отпуск

Приказ об отпуске с подписью работника

ОТ

09

Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск

Приказ об отпуске с подписью работника

ОД

10

Учебный отпуск с сохранением зарплаты

Приказ об отпуске с подписью работника

У

11

Сокращенная продолжительность рабочего времени для работников, обучающихся без отрыва от производства с частичным сохранением зарплаты

Трудовой договор, в котором прописаны условия рабочего времени, приказ о направлении на обучение

УВ

12

Учебный отпуск без сохранения зарплаты

Приказ об отпуске с подписью работника

УД

13

Отпуск по беременности и родам в связи с усыновлением новорожденного ребенка

Больничный лист

Р

14

Отпуск по уходу за ребенком до достижения трехлетнего возраста

Приказ об отпуске с подписью работника

ОК

15

Отпуск без сохранения зарплаты с разрешения работодателя

Приказ об отпуске с подписью работника

ДО

16

Отпуск без сохранения зарплаты при условиях, предусмотренных законом

Приказ об отпуске с подписью работника

ОЗ

17

Ежегодный дополнительный отпуск без сохранения зарплаты

Приказ об отпуске с подписью работника

ДБ

18

Временная нетрудоспособность (кроме бытовых травм, отпуска по уходу за больными и по карантину)

Больничный лист

Б

19

Временная нетрудоспособность в связи с бытовой травмой, по уходу за больными и по карантину

Справки медицинских учреждений

Т

20

Сокращенная продолжительность рабочего времени

Трудовой договор с соответствующими условиями, приказ руководителя организации

ЛЧ

21

Время вынужденного прогула в случае признания увольнения, перевода на другую работу или отстранения от работ незаконными с восстановлением на прежней работе

Решение суда, комиссии по трудовым спорам или предписание государственного инспектора по труду, приказ руководителя организации о восстановлении на работе

ПВ

22

Невыход на работу во время выполнения государственных или общественных обязанностей

Приказ руководителя организации

Г

23

Прогулы

Докладные записки руководителей подразделений, объяснительные записки сотрудников, приказы о вынесении дисциплинарного взыскания, акты комиссии и др.

ПР

24

Продолжительность работы в режиме неполного рабочего времени по инициативе работодателя

Условия трудового договора, приказы по основной деятельности

НС

25

Выходные и праздничные дни



В

26

Дополнительные выходные дни (оплачиваемые)

Приказ о предоставлении дополнительных выходных дней

ОВ

27

Дополнительные выходные дни (оплачиваемые)

Приказ о предоставлении дополнительных выходных дней



28

Забастовка

Решение о проведении забастовки, принятое представительным органом работников

ЗБ

29

Неявки по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств)

Отсутствуют документы, объясняющие причины отсутствия сотрудника на работе

НН

30

Время простоя по вине работодателя

Заявление работника о начале простоя

РП

31

Время простоя по причинам, не зависящим от работодателя и работника

Заявление работника о начале простоя

НП

32

Время простоя по вине работника

Акт о том, что работник совершил неправомерные действия, которые привели к простою, объяснительная записка работника

ВП

33

Отстранение от работы (недопущение к работе) с оплатой

Приказ об отстранении от работы

НО

34

Отстранение от работы (недопущение к работе) без оплаты

Приказ об отстранении от работы

НБ

35

Время приостановки работы при задержке заработной платы

Заявление работника о приостановке работы в связи с задержкой зарплаты

НЗ

36

Для того чтобы подсчитать в конце месяца реально отработанное количество дней, нужно:

  • вычесть суммарное количество выходных дней;

  • вычесть суммарное количество дней неявок по невыясненным причинам;

  • вычесть другие виды невыхода на работу;

  • посчитать реально отработанные часы путем сложения строк граф 4 и 6;

  • в графу 5 (первая половина месяца) занести полученные результаты;

  • в графу 7 (вторая половина месяца) занести полученные результаты;

  • в графы 8—13 (весь месяц) занести полученный результат;

  • в графы 14—16 занести информацию о суммарном количестве неотработанных часов;

  • в графе 15 прописываем информацию в виде цифровых кодов с отражением причин отсутствия на рабочем месте. Цифровые коды и буквенные обозначения можно найти на титульном листе формы;

  • в графе 17 фиксируем суммарное количество выходных дней работника.

^ 9.2. Журналы и книги по учету кадров.

В работе сотрудника, который отвечает за ведение кадрового делопроизводства, всегда присутствует достаточно большой объем информации. Для отражения информации о передвижениях сотрудников организации существуют специальные журналы и книги для учета такой информации.

Ведение журналов и книг по учету кадров позволяет:

  • организовать учет кадров;

  • отследить передвижения персонала внутри организации;

  • отследить документы, выданные сотрудникам предприятия под расписку;

  • снизить ресурсные затраты по поиску необходимых документов.

Ответственный за кадровое делопроизводство сам решает, какие книги и журналы ему нужно вести в организации. Существует только один документ, который обязаны вести в компании. Таким документом считается книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. За неведение данного документа предусмотрен штраф, который может наложить инспектор по труду. Сама же форма «Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них» была утверждена 10 октября 2004 г. № 69 постановлением Минтруда РФ.

Рассмотрим более подробно вопрос оформления журнала. Первое - определяем расположение страниц: горизонтальное или вертикальное. Расположение журнала будет полностью зависеть от того количества граф, которое Вы хотите видеть в Вашем будущем журнале. Материал для изготовления журнала может быть совершенно различным: от простых листов формата A4 до специальной канцелярской книги. На титульном листе журнала пишут его название. После этого ответственный за ведение данного журнала ставит свою подпись на лицевой или оборотной его стороне. Также можно ставить свою подпись на каждой странице или на последней странице журнала.

Потом делим журнал на графы, нумеруем страницы, прошнуровываем и скрепляем печатью. Следующим этапом идет визирование журнала у руководителя отдела кадров и руководителя организации либо генерального директора компании. Визирование журнала осуществляется на последней странице журнала.

В журнале запрещается делать какие-либо исправления, зачеркивания, использование корректирующей жидкости. Исправления лучше вписывать в специально предназначенной для этого графе под названием «Примечание». Если в журнале отсутствует данная графа, то исправление делаем следующим способом: в графе с ошибкой пишем «Запись за номером таким-то недействительна», после этой записи пишем правильный ее вариант. Рекомендуется при заполнении журнала пользоваться теми же средствами для написания, что и при заполнении трудовых книжек.

После того, как все страницы в журнале заполнены, на его титульном листе проставляется дата окончания, и происходит сдача его в архив, до этого журнал хранится только в подразделении сотрудника, ответственного за кадровое делопроизводства. В табл. 9.2. приведены сроки хранения журналов, установленные Росархивом.

^ Таблица 9.2.

Сроки хранения журналов, установленные Росархивом


^ Название журнала

Срок хранения

Журналы (книги) приема, перемещения (перевода), увольнения работников

75 лет

Журналы (книги) учета командировок и выдачи командировочных удостоверений

5 лет

Журналы (книги) учета отпусков

3 года

Журналы (книги) учета личных дел, личных карточек, трудовых договоров

75 лет

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним

50 лет

Журналы (книги) выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы

3 года

В заключение стоит отметить, что в случае ведения журнала, на который не распространяется ни один из вышеперечисленных установленных сроков, решение о его хранении принимает руководитель компании.


Тема 10. ОФОРМЛЕНИЕ АКТОВ И ПОЗДРАВИТЕЛЬНЫХ ПИСЕМ

^ 10.1. Что такое акты?

Акты - это еще один вид документа, который относится к категории учетно-справочной документации.

Акт - это информационно-справочный документ, который составляется для подтверждения установленных фактов, событий или действий.

Акты принято разделять на следующие категории:

1) по содержанию;

2) по назначению.

В свою очередь, вышеперечисленные категории принято разделять на акты, в которых отражены:

  • нарушения правил внутреннего трудового распорядка;

  • нарушения дисциплины труда;

  • отказ от подписи, который свидетельствует ознакомление с приказом;

  • сдача-приемка;

  • отказ от дачи объяснений по факту нарушения дисциплины;

  • испытания (образцов, систем, технологий);

  • прием-сдача;

  • ревизии, инвентаризации;

  • передача-прием;

  • ликвидация организаций и др.

^ 10.2. Процедура оформления акта.

Акты всегда составляются в присутствии нескольких сотрудников, которые выступают в качестве свидетелей. В дальнейшем благодаря составленному акту могут быть приняты решения, которые могут изменить ход событий, повлиять, на чью-либо жизнь. Достаточно часто акты используются при судебных разбирательствах. На основании статьи 230 ТК РФ, акты приема-сдачи документов, ценностей, при проведении инвентаризации и в других случаях составляются только специально созданной для этих целей комиссией.

Самой распространенной причиной в области составления актов является нарушение трудовой дисциплины сотрудником организации. Отметим, что в данном случае установленной формы для издания акта с такой формулировкой нет. Поэтому будем прибегать к практической стороне вопроса. Итак, к наиболее распространенным проступкам относят:

  • прогулы;

  • появление на работе в состоянии опьянения;

  • несвоевременное выполнение обязанностей, предусмотренных трудовым договором, должностной инструкцией;

  • некачественное выполнение обязанностей, предусмотренных трудовым договором, должностной инструкцией;

  • некачественное выполнение распоряжений, приказов, заданий руководства;

  • несвоевременное выполнение распоряжений, приказов, заданий руководства.

Структура акта о нарушении дисциплины труда состоит из следующих элементов:

  • дата, место и время составления;

  • автор акта;

  • свидетели составления акта;

  • конкретное указание нарушения работника;

  • предварительные объяснения нарушителя;

  • подписи свидетелей;

  • подпись составителя акта;

  • подпись работника о том, что он ознакомлен с актом.

В случае отказа работника, совершившего проступок, ставить свою подпись в акте об ознакомлении с ним, мы обязательно делаем пометку об этом факте.

Если на работе сотрудник появился в алкогольном или наркотическом опьянении, то акт незамедлительно составляется в этот же день. Ознакомление сотрудника, совершившего проступок, в данной ситуации происходит на следующий день.

В случае отказа дать объяснение в акте обязательно фиксируем причину, которую озвучил работник (почему он не захотел делать объяснение).

Если в организации существует утвержденный бланк для фиксации акта, то всю информацию мы фиксируем в нем. Либо можно использовать специальный бланк организации для оформления акта. ГОСТ Р 6.30-2003 предъявляет определенные требования, а именно, обязательное наличие следующих реквизитов:

  • название организации;

  • название вида документа (слово «акт»);

  • дата и регистрационный номер документа;

  • место составления;

  • заголовок к тексту (название акта);

  • подписи;

  • в необходимых случаях - гриф утверждения.

Заголовок должен согласовываться со словом «акт» и стоять в родительном или предложном падеже.

Обязательно в акте указывают количество составленных экземпляров и, если есть, фиксируют приложения к акту.

Если акт подписан всеми участниками события, то он вступает в силу с момента его подписания всеми заинтересованными лицами. В случае несогласия кого-либо, делается на акте отметка о его отношении, потом им ставится подпись, и акт вступает в силу.

^ 10.3. Оформление поздравительных писем.

Оформление поздравительных писем - это еще одна приятная и хлопотная обязанность сотрудников отела по работе с персоналом или другого сотрудника организации, ответственного за данное направление.

Поздравительные письма являются неотъемлемой частью деловой переписки, которую осуществляет та или иная организация. Обычно они направлены таким адресатам, как руководство другой организации. Поэтому их составление требует особого подхода, тщательного внимания. Помимо этого во внутренней корпоративной культуре также принято при помощи поздравительных открыток поздравлять своих коллег, руководство компании с важными положительными событиями в их жизни.

Обычно поздравительные письма пишутся в свободной форме и в небольшом объеме. Поздравительные открытки необходимо оформлять на бумаге, где проставлены реквизиты компании. Оформив открытку на фирменном бланке, указывают следующую информацию:

  • наименование организации;

  • справочные данные о организации (юридический адрес, телефон, факс, адрес электронной почты и интернет-сайта);

  • ОКПО (код организации);

  • ОРГН (основной государственный регистрационный номер);

  • ИНН/КПП (индивидуальный номер налогоплательщика/код причины/постановки на учет);

  • дату;

  • адресата (организацию или гражданина, кому предназначено письмо);

  • подпись руководителя Вашей организации.

Обычно поздравительные письма не принято регистрировать.

Поздравительную открытку, лучше заказать в агентстве, специализирующемся на изготовлении эксклюзивных подарочных открыток. Таким образом, эта открытка послужит своего рода рекламой компании. Само поздравление должно быть написано официальным стилем, в котором прослеживаются нотки искренности и теплоты пожеланий.

Написать текст поздравления лучше от первого лица множественного числа (например, «поздравляем») либо от первого лица единственного числа (например, «желаю»).

Если поздравление адресовано коллективу, то «вы» пишем с маленькой буквы. В случае адресации сообщения одному человеку «Вы» пишем с большой буквы.

В самом начале письма не забудьте написать вступительное слово.

Если же надо поздравить коллег внутри организации, обычно прибегают к электронной рассылке поздравительных писем.
1   2   3   4



Скачать файл (870.5 kb.)

Поиск по сайту:  

© gendocs.ru
При копировании укажите ссылку.
обратиться к администрации