Logo GenDocs.ru

Поиск по сайту:  

Загрузка...

Лекции по делопроизводству - файл лекц 6.5.doc


Лекции по делопроизводству
скачать (3668.5 kb.)

Доступные файлы (23):

лекц 6.5.doc108kb.27.09.2011 22:53скачать
лекция 10.doc50kb.27.09.2011 22:53скачать
лекция 11.doc98kb.27.09.2011 22:53скачать
Лекция12.rtf258kb.27.09.2011 22:53скачать
лекция 13.doc55kb.27.09.2011 22:53скачать
лекция 14.doc67kb.27.09.2011 22:53скачать
лекция 1.doc69kb.27.09.2011 22:53скачать
лекция 2.4.doc72kb.10.10.2011 13:23скачать
лекция 2.5.doc90kb.10.10.2011 13:23скачать
лекция 2.6.doc134kb.10.10.2011 13:23скачать
лекция 2.doc55kb.27.09.2011 22:53скачать
лекция 3.doc43kb.27.09.2011 22:53скачать
лекция 4.2.doc58kb.27.09.2011 22:53скачать
лекция 4.doc128kb.27.09.2011 22:53скачать
лекция 5.2.doc57kb.27.09.2011 22:53скачать
лекция 5.doc139kb.27.09.2011 22:53скачать
лекция 6.4.rtf263kb.27.09.2011 22:53скачать
лекция 6.doc121kb.27.09.2011 22:53скачать
лекция 7.doc115kb.27.09.2011 22:53скачать
лекция 8.doc124kb.27.09.2011 22:53скачать
лекция 9.doc80kb.27.09.2011 22:53скачать
литература.doc36kb.27.09.2011 22:53скачать
расположение реквизитов.docx677kb.27.09.2011 22:53скачать

содержание

лекц 6.5.doc

Лекция 6.5. Подготовка дел для длительного хранения
Завершающий этап работы с документами в текущем делопроизвод­стве - обработка дел для последующего их хранения и использования.

В Законе о бухгалтерском учёте специальные статьи посвя­щены хранению документов. Здесь же перечислены документы, которые организация обязана хранить. Среди них указаны:

  • годовой финансовый отчёт;

  • документы бухгалтерского учёта;

  • документы финансовой отчётности, представляемые в соответствующие органы и др.

Если строго следовать установленным архивным правилам, в бухгалтерии документы должны храниться еще год после окончания текущего года. В этот период к ним еще часто обращаются за справками, работа с некоторыми документами завершается в начале нового кален­дарного года. По истечении этого срока дела должны быть обработаны для длительного хранения и сданы в архив учреждения, если он есть. Например, дела за 2005 г. должны обрабатываться в 2007 г.

Так как во многих учреждениях архивы не имеют достаточных площа-­
дей, а вновь созданные фирмы или небольшие организации не предусмат­-
ривают их в своих структурах, «Основные правила работы ведомственных
архивов» разрешают хранение дел централизованной службой делопроиз­-
водства или в структурных подразделениях. Таким образом, если архива в
организации нет, бухгалтерия должна хранить свои документы до истече-­
ния сроков их хранения
, после чего они подлежат уничтожению в уста-­
новленном порядке или передаче в государственный архив
.

Дела для хранения готовятся в строгом соответствии с требования­ми, разработанными архивными учреждениями и изложенными в «Основных правилах работы ведомственных архивов» и «Государственной системе документационного обеспечения управления». Обработка дел для хранения включает: проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел, составление описи на дела с постоянным и долговременным сроками хранения. В крупных учреждениях эти работы проводятся под контролем и при методической помощи сотрудников архива учреждения.
^ 1. Экспертиза ценности документов

Документы, создающиеся в процессе деятельности учреждений, opганизаций, предприятий, фирм и в том числе в бухгалтерии содержат информацию, ценность которой различна. Значительная часть докумен­тов несет информацию, имеющую разовое значение, после использова­ния которой к документам больше не возвращаются. Другие документы содержат информацию, которая может потребоваться в течение ряда лет. И наконец, совсем небольшая группа документов содержит инфор­мацию ценную в научных и практических целях. Такие документы должны храниться постоянно. С экономической точки зрения хранить все документы нецелесообразно, так как для них потребуются большие помещения, оборудование, штаты специальных работников. Да и найти нужный ценный документ в таком количестве бумаг будет очень слож­но. Поэтому систематически проводится экспертиза ценности документов - определение политического, экономического, социально-культурного, практического и иного значения документов с целью от­бора их на государственное хранение или установления сроков их хра­нения.

Экспертиза ценности документов проводится в несколько этапов, начинается в текущем делопроизводстве и заканчивается в государст­венном архиве.

^ Первым этапом определения ценности документов можно считать
составление номенклатуры дел, когда как бы предопределяются сроки
хранения создаваемых документов.

^ Второй раз экспертиза ценности уже самих документов проводится
через два года, когда документы вышли из оперативной работы, при подготовке документов к длительному хранению или сдаче в архив учреждения.

^ В третий раз снова уточняется ценность документов при передаче
на постоянное хранение из архива учреждения в государственный
архив.

Экспертиза ценности документов в учреждениях проводится под руководством экспертной комиссии (ЭК), действующей постоянно. В крупных учреждениях со сложной структурой действуют центральные экспертные комиссии (ЦЭК), которые объединяют и координируют работу экспертных комиссий структурных подразделений. Порядок организации работы ЦЭК (ЭК) и их функции определены в соответствующих нормативных документах, касающихся работы архивов.

^ Экспертная комиссия создается приказом руководителя из числа наиболее квалифицированных работников, имеющих большой опыт работы, и хорошо знающих отрасль и прежде всего заведующего канцелярией, ведомственным архивом и руководителя бух­галтерии. В небольших учреждениях, фирмах в состав экспертной комиссии входят секретарь и бухгалтер.

Таким образом, работник бухгалтерии обязательно принимает участие в работе экспертной комиссии учреждения,

^ Главные задачи экспертных комиссий:

- согласование проектов номенклатур дел учреждения и его структурных подразделений;

  • организация ежегодного отбора документов на хранение и унич­тожение;

  • рассмотрение годовых разделов описей дел постоянного хранения и описей дел временного хранения (свыше 10 лет), в том числе и по личному составу;

  • рассмотрение, одобрение и представление на утверждение руко­водителя учреждения актов о выделении к уничтожению документов и дел, срок хранения которых истек.

^ Экспертные комиссии являются коллегиальными органами, их засе­дания протоколируются. Протоколы подписывает председатель и секре­тарь комиссии и утверждает руководитель организации. Правильное определение ценности документов требует знания функций учреждения, его задач, структуры, информационных связей с другими организациями, системы делопроизводства.

Значительно облегчает экспертизу ценности документов деление их на три группы:

1 группа - основная документация, наиболее полно отражающая деятель-­
ность учреждения, предприятия, фирмы по выполнению основных функ-­
ций и задач (положения, приказы, планы, отчеты, доклады, обзоры, про-­
токолы собраний и совещаний, переписка с органами власти, с
вышестоящими организациями по вопросам деятельности). Эти документы в основном подлежат постоянному хранению.

2 группа - оперативная документация - содержит сведения, необходимые
для текущей практической деятельности (документы по бухгалтерскому
учету и отчетности, снабжению и сбыту, административно-хозяйст­-
венным вопросам и т.д.). Для этой категории документов устанавливаются временные сроки хранения.

3 группа - документация по личному составу (приказы, личные карточки рабочих и служащих, книги учета личного состава, лицевые счета начисления заработной платы рабочим и служащим и т.п.).

Документы но личному составу создаются не только в отделе кад­ров, но и в бухгалтерии. При начислении зарплаты на каждого работни­ка бухгалтером заполняется лицевой счёт - карточка установленной формы, в которой полностью указывается фамилия, имя, отчество, год
рождения, место работы, должность, дата и номер приказа о приёме на
работу и зарплата по месяцам, что служит в дальнейшем основанием
для выдачи справок о размере заработка работника
. Кроме того бухгал-­
терия ведёт расчётные ведомости на выдачу зарплаты. При отсутствии
лицевых счетов расчётные ведомости на выдачу зарплаты получают сроки хранения лицевых счетов.

Лицевые счета и расчётные ведомости при утере документов по
личному составу служат как вторичные документы для подтверждения
стажа работы.


Кадровая документация имеет длительный срок хранения, к ней часто обращаются для наведения справок по заявлениям граждан о трудовом стаже, заработной плате и др. вопросам. Эта документация хранится 75 лет в архиве учреждения, предприятия, фирмы, организации или сдается на хранение в междуведомственный архив по личному составу.

^ Проведение экспертизы следует начинать с просмотра документов
канцелярии или секретариата руководства, затем таких функциональных
структурных подразделений, как бухгалтерия, отдел кадров, производст­-
венные отделы. В пределах каждого подразделения просматривают сна-­
чала документы для постоянного хранения. Это документы, наиболее
полно характеризующие основную деятельность учреждения: положе-­
ния, приказы, перспективные планы, отчеты, доклады и т.д.

^ В бухгалте­рии это могут быть:

— сводные годовые и годовые бухгалтерские отчеты и балансы с
документами к ним (приложения к балансу, специализированные!
формы, объяснительные записки и рекламации);

- годовой (сводный) отчёт о финансовых результатах и их использованию;

  • сводные годовые и годовые отчеты по финансированию;

  • протоколы заседаний комиссий по рассмотрению и утверждению годовых отчетов и балансов;

  • аудиторские заключения;

  • аналитические таблицы по разработке и анализу годовых отчетов и балансов;

  • налоговые декларации;

  • передаточные, разделительные, ликвидационные балансы с приложениями и объяснительными записками к ним;

  • документы (протоколы, акты, заключения, ведомости, отчеты по оценке и переоценке основных фондов; по оценке стоимости имущества и др.;

- паспорта зданий и сооружений - памятников архитектуры, находящихся под охраной государства;

- акты, ведомости переоценки и определения износа основных средств;

  • штатные расписания (если они хранятся в бухгалтерии);

  • лицевые счета по учету основного фонда.

Если по какой-либо причине подлинники этих документов отсутствуют, на хранение оставляют заверенные копии документов.

^ Дублетная документация (размноженная в нескольких экземплярах и направленная для сведения в различные структурные подразделения) подлежит уничтожению. На постоянное хранение оставляется только подлинник размноженного документа в том структурном подразделении, где он был составлен. Однако если на дублетном документе имеются какие-либо ценные пометки, отсутствующие на подлиннике, или под­линник находится в плохом физическом состоянии, его также следует оставить на хранение.

Конкретные сроки хранения документов устанавливаются с помо­щью специально разработанных и утвержденных архивными учрежде­ниями перечней документальных материалов с указанием сроков хране­ния различных категорий документов.

Архивными учреждениями разработаны типовые перечни. Они ус­танавливают сроки хранения документации, типичной для большинства учреждений, организаций, предприятий и отражают общие функции и вопросы их деятельности (руководство, контроль, учет, отчетность, фи­нансирование, организация труда, снабжение и сбыт продукции и т.п.).

Конечно, типовые перечни не могут полно охватить всю документа­цию различных отраслей. Поэтому на базе типовых перечней разрабаты­ваются министерствами и ведомствами перечни, охватывающие доку­ментацию учреждений их системы. Ведомственные перечни дают наиболее полное и систематическое перечисление документации, обра­зующейся в деятельности ведомственной системы. Поэтому, если ведомственный перечень есть, им следует воспользоваться при проведении экспертизы в первую очередь и только при его отсутствии обратиться к типовым перечням.

Пользуясь перечнями, не следует забывать, что сроки хранения бухгалтерских документов составляют не менее 5 лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчётности в последний раз. Сроки хранения бухгалтерских документов, указанные в Перечне типовых документов (3 года) по мнению налоговой службы не обеспечивали применение экономических санкции при наличии нарушений, связанных с исчислением и перечислением платежей в бюджет и внебюджетные фонды. Новые сроки хранения бухгалтерских документов закреплены в Законе о бухгалтерском учёте в ст. 16. В ней сказано: организации обязаны хранить первичные учётные документы, регистры бухгалтерского учёта и бухгалтерскую отчётность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

Для бухгалтерских документов срок хранения устанавливается с условием завершения ревизии или истечения срока действия договора.

Срок хранения документов исчисляется с 1 января года, следующе­го за годом окончания дела.

Например, исчисление срока хранения дела, законченного делопро­изводством в 2001 г., начинается с 1 января 2002 г, Следовательно, до­кументы за 2001 г., имеющие срок хранения 5 лет, могут быть отобраны к уничтожению в 2007 г.

Для дел по личному составу в перечне указан срок хранения 75 лет.

Наряду с перечнями при проведении экспертизы можно использо­вать номенклатуры дел, так как в них указаны сроки хранения каждого дела и даны ссылки на соответствующие статьи перечней.

Если при просмотре дела обнаружено, что вместе с документами постоянного хранения в нем значительное количество документов вре­менного хранения, дело переформируется и документы постоянного хранения отделяются от документов временного хранения.

Если в деле содержатся документы временного хранения, но раз-­
личной ценности и следовательно, с разными сроками хранения, срок
хранения всего дела устанавливается по наиболее ценной документации,
т.е. больший. Например, если в деле документы годичного, трехгодичного и
пятилетнего хранения - все дело хранится пять лет.

В процессе экспертизы ценности документов выделяются четыре группы дел:

- постоянного хранения, подлежащие в последующем передаче в
государственный архив;

- длительного хранения в архиве учреждения (свыше 10 лет);

  • временного хранения (до 10 лет);

  • подлежащие уничтожению в связи с истечением сроков хранения.

Дела с постоянным и долговременным сроками хранения готовят к сдаче в архив учреждения.

На дела с истекшими сроками хранения, отобранные к уничтоже­нию, составляют акт. Форма акта о выделении к уничтожению докумен­тов, не подлежащих хранению, типизирована и приведена в «Основных |правилах работы ведомственных архивов».


Акт рассматривается и одобряется на заседании ЭК организации, утверждается ЭПК соответствующего учреждения архивной службы, за­тем руководителем организации, после чего организация имеет право уничтожить дела, включенные в акт.

При этом рассмотрение и утверждение актов о выделении докумен­тов к уничтожению проводится только одновременно с рассмотрением и утверждением описей дел постоянного хранения за этот же период.

По утвержденным актам дела с истекшими сроками хранения сда-­
ются в конторы вторсырья. Сдача документов оформляется приемо-­
сдаточными накладными, в которых указывается количество сданных
дел и их вес. ^ Накладная и акт о выделении дел к уничтожению подши-­
ваются в дело и хранятся в архиве учреждения
.

В небольших учреждениях, самостоятельно решающих вопросы хранения

и уничтожения дел с согласия вышестоящих организаций, и в коммерческих

организациях, акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, должен составляться и их уничтожение проводиться только после составления годовых разделов сводных описей дел по личному составу за соответствующий период и их утверждения у руководителем данной организации.
^ 6.2. Оформление дел для сдачи в архив

Формирование дела заканчивается после завершения года, когда подшиты последние документы за прошедший год.

При подготовке дела для последующего хранения в бухгалтерии (если нет архива) или передаче дела в архив организации производится оформление дела, то есть определяемая установленными правилами подготовка дела к хранению. Эту работу проводит сотрудник бухгалтерии, ответственный за формирование и хранение дел. В зависимости от ценности документов и соответственно сроков хранения дел, проводится полное или частичное (упрощенное) оформление дел. Прежде всего, выявляется наличие всех дел в соответствии с номенклатурой дел за обрабатываемый год. В делах проверяется правильность формирования, т.е. не попали ли документы с постоянным сроком хранения в дела временного хранения.

Затем выделяются дела временного (до 10 лет включительно) хранения. В соответствии с архивными правилами эти дела могут подлежать упрощенному оформлению: оставаться на скоросшивателях и не нумероваться. Однако нормативные документы по бухгалтерскому учету предписывают брошюровку многих видов учетных документов кратковременных сроков хранения. Например, мемориальные ордера должны быть подобраны в хронологическом порядке и сброшюрованы», кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами должны быть подобраны в хронологическом порядке и переплетены. И хотя отдельные виды документов (наряды на работу, сменные рапорты) могут храниться непереплетеными, но подшитыми в папках во избежание их утери или злоупотреблений, в бухгалтерии часто в конце года переплетаются все дела.

^ Лицевые счета на зарплату располагаются по алфавиту фамилий и формируются в дела за каждый год отдельно. При большом объёме дело разбивают на тома с указанием на обложке каждого тома букв алфавита, которыми начинается и кончается том. Например, «Лицевые счета по зарплате рабочих и служащих А-Ж», «Лицевые счета по зарплате рабочих и служащих Ж-Л», «Лицевые счета по зарплате рабочих и служащих Л-Я».

^ Расчётные ведомости по зарплате формируются в дела за каждый
год отдельно, а внутри в порядке календарных месяцев.

При обработке основное внимание следует сосредоточить на делах постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения. В соответствии с требованиями «Государственной системы документационного обеспечения управления» и «Основных правил работы ве­домственных архивов» проводится их полное оформление, которое включает:

  • подшивку или переплет дела;

  • нумерацию листов;

  • составление заверительной надписи (листа-заверителя) дела;

  • оформление всех реквизитов обложки дела.

Прежде чем подшить дела, из них удаляют металлические скрепле­ния (булавки, скрепки) и в конце каждого дела вкладывают чистый бланк формы листа-заверителя для заверительной надписи.

Все листы дела, для обеспечения сохранности документов и удобст­ва, использования, нумеруются черным графитным карандашом или нумератором в правом верхнем углу, не задевая текста документа. Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист (даже если он сложен). Документ сложенный пополам и подшитый за середину нумеруется как два листа.
^ Пример заверительной надписи:

Лист — заверитель дела № В деле подшито и пронумеровано 186 (сто восемьдесят шесть) лл. в том числе литерные листы 47а, 115а, 115б. Лист 138 имеет физические повреждения — разрыв и склейка.

Бухгалтер Подпись Ф.И.О.

Дата
^ Форма листа-заверителя дела дана в приложении к «Основным правилам работы ведомственных архивов.
Дела постоянного хранения переплетаются или подшиваются прочной ниткой в твердую обложку (папку) в 4 прокола.

При брошюровке нельзя зашивать текст документа. В тех случаях, когда текст очень близко подходит к краю листа и может быть задет при подшивке (это бывает, если нарушаются установленные государственными стандартами размеры полей), к листу подклеивается полоска прочной бумаги, за которую документ и будет подшит.

Картон для обложек дел постоянного хранения и документов по личному составу должен быть прочным, чтобы обеспечивать долговре­менную сохранность документов.

Наиболее ценные в историческом и художественном отношении документы (чертежи, рукописи и т.д.) не подшиваются, а вкладываются в папки с тремя клапанами и завязками или специальные коробки. Если таких документов немного и они небольшого формата, их можно поместить в конверты, которые затем подшиваются в дело.

^ Обложка дела дооформляется после подшивки и нумерации. Ряд сведений уже был вынесен на обложку в момент заведения дела по номенклатуре:
- наименование учреждения и его подчиненность;
- наименование структурного подразделения;
- делопроизводственный индекс дела;

- заголовок дела;

- срок хранения дела.

При подготовке дела к хранению или сдаче в ведомственный архив эти элементы уточняются и дополняются. К заголовку дела может быть составлена аннотация к документам (если дело содержит особо ценные документы). Проставляются также:

- дата дела (начала и окончания);

  • количество листов в деле;

  • архивный шифр дела.

На обложке дела постоянного хранения в соответствии с требова­ниями ГОСТа в верхней части перед названием учреждения оставляют место для наименования государственного архива, в который дела будут переданы из ведомственного архива.

^ Заголовок дела нуждается в обязательной проверке и часто в уточнении путем полистного просмотра документов. Он должен точно, крат-
ко в обобщенной форме отразить основное содержание документов. При
этом факты и события, отраженные в документах, должны быть раскрыты. Сначала в заголовке должен быть указан вид дела (дело, переписка,
материалы, журнал и т.д.) или вид документов (протоколы, доклады,
приказы, отчеты, акты). Затем указывается автор или корреспондент
(если это переписка) и далее вопрос, отражающий содержание документов. Если в деле имеются особо ценные документы, документы - приложения к основному документу, имеющие справочное значение, или
документы, которые могут служить предметом самостоятельного поиска
и наличие которых в деле не может быть определено по его заголовку, к
заголовку составляется аннотация. Пишется аннотация после заголовка с красной строки.

Например:

Годовой отчет о работе фирмы за 1996 год.

^ В отчете содержится ретроспективный анализ развития фирмы с мо­мента создания в 1992 году.
Подлинность документов дела в заголовке специально не оговаривает­ся, она подразумевается. Копийность документов в заголовке указывается.

^ Например: Приказы директора фирмы по личному составу за 1996 г. №№ 1-78. Копии.

Количество листов в деле выносится на обложку в соответствии с данными заверительной надписи дела. Архивный шифр дела оформляется, как правило, в архиве учреждения. В нем указывается номер фонда, номер описи, номер дела.
^ 6.3. Составление описей

На дела с документами постоянного хранения составляется опись - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения, а также предназначенный для их учета и закрепления систематизации. Опись, таким образом, служит основным учетным и справочным пособием в делопроизводстве и архиве. Перед внесением полностью оформленных дел в опись их систематизируют, т.е. располагают в порядке значимости содержащихся в них документов. На дела постоянного хранения и дела со сроком хранения свыше 10 лет описи составляют раздельно и систематизация дел ведется по каждой указанной группе раздельно.

При раскладке дел по годам надо учитывать, что дела относятся к тому году, в котором они начаты делопроизводством.

В описание каждого дела входит:

-порядковый номер,

- индекс дела,

  • заголовок дела (в т.ч. и аннотация),

  • дата,

  • количество листов,

- примечания.

В описи дел со сроком хранения свыше 10 лет перед примечанием имеется графа - срок хранения дела.

Все эти данные переписываются с обложки дела. Дела вносятся в опись в том порядке, в котором они были систематизированы. Каждое дело в описи получает отдельный номер, который тут же проставляется на.обложку дела.

В том случае, когда дело состоит из нескольких томов, каждый том вносится в опись под самостоятельным номером.

В графе описи «Примечания» делаются отметки об особенностях физического состояния дела, о передаче дела или отдельных документов из него другим учреждениям и т.д.

^ В учреждениях, не имеющих структурных подразделений, образующих в процессе своей деятельности не более 20 дел постоянного хранения в год, составляется общая опись, куда войдут и дела бухгалтерии. В крупных учреждениях описи составляются на дела каждого структурного подразделения в отдельности и бухгалтерия представит свою опись.

В соответствии с требованиями «Государственной системы документационного обеспечения управления» обработка дел и отбор их на госу­дарственное хранение должны производиться регулярно по окончании делопроизводственого года.

Если в организации есть ведомственный архив, бухгалтерия как структурное подразделение должна представить в ведомственный архив опись дел через год после завершения дел в делопроизводстве.

Например, годовой раздел описи на дела, отложившиеся в 1995 го­ду, должен быть представлен не позднее 1998 г. В конце описи дел бух­галтерии после последней статьи проставляется итоговая запись, в ко­торой цифрами и прописью указывается количество дел по описи, первый и последний номера дел по описи. Если есть особенность нуме­рации дел (пропущены номера или есть литерные), они также оговари­ваются в итоговой записи.

Опись дел бухгалтерии подписывается составителем с указанием должности, согласовывается с руководителем делопроизводственной службы учреждения и утверждается главным бухгалтером. Если бухгалтерия - крупное подразделение и в ней есть экспертная комиссия (ЭК), то опись до ее утверждения руководством рассматривается и одобряется ЭК. Опись дел бухгалтерии составляется в 2-х (при наличии ЭК в 3-х) экземплярах. Один экземпляр остается в делах бухгалтерии. Второй бу­дет передан в архив учреждения вместе с делами. 3-й будет подшит к протоколу ЭК.

На основе описей дел бухгалтерии и других структурных подразде­лений ведомственный архив составляет годовые разделы сводной описи дел учреждения и по ней ведомственный архив будет передавать дела на постоянное хранение в государственный архив в соответствии с уста­новленными правилами.

В маленьком учреждении или фирме всю эту работу выполняет сек­ретарь.

Сдача дел из бухгалтерии в архив учреждения, если он есть, прово­дится по графику, составленному архивом, согласованному с главным бухгалтером и утвержденному руководителем учреждения. Эта работа должна проводится ежегодно. Дела с постоянным сроком хранения и сроком хранения свыше 10 лет принимаются архивом по описям.

^ Дела принимаются работником ведомственного архива в присутст­вии сотрудника бухгалтерии. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела делается отметка о его наличии. После приема всех дел по описи в конце каждого экземпляра описи делается заверительная надпись с указанием цифрами и прописью фактического количе­ства дел, переданных в архив и номера отсутствующих дел, если такие будут. Под заверительной надписью ставится дата приема-передачи дел и подписи лиц, осуществлявших ее.

Сверенные с описью дела подбираются и увязываются в архивные
связки толщиной до 20 см. Дела укладываются по возрастанию номеров, корешками на обе стороны. Дела в ведомственный архив доставляются сотрудниками бухгалтерии. Бухгалтерия вместе с делами передает в ведомственный архив картотеки учета в подшитом виде вместе с реестром карточек.

Дела временного хранения (до 10 лет) передаются в ведомственный архив по номенклатуре дел.


Скачать файл (3668.5 kb.)

Поиск по сайту:  

© gendocs.ru
При копировании укажите ссылку.
обратиться к администрации