Logo GenDocs.ru

Поиск по сайту:  

Загрузка...

Лекции - Шимановська-Діанич Л.М. Основи менеджменту. Часть 2 - файл 1.doc


Лекции - Шимановська-Діанич Л.М. Основи менеджменту. Часть 2
скачать (776 kb.)

Доступные файлы (1):

1.doc776kb.08.12.2011 18:46скачать

содержание

1.doc

  1   2   3


ПОЛТАВСЬКИЙ КООПЕРАТИВНИЙ ІНСТИТУТ

Кафедра менеджменту

Шимановська-Діанич Л.М.

ОСНОВИ МЕНЕДЖМЕНТУ

Опорний конспект лекцій

для студентів кооперативних вузів

спеціальностей: 7.0502.01 “Менеджмент організацій”

7.0502.06 “Менеджмент зовнішньоекономічної діяльності”

(Частина ІІ)



Підлягає поверненню до інституту
Примірник №


Полтава 2001

Основи менеджменту

Опорний конспект лекцій для студентів кооперативних вузів спеціальностей: 7.0502.01 “Менеджмент організацій”, 7.0502.06 “Менеджмент зовнішньоекономічної діяльності”


^

Автор: Шимановська-Діанич Л.М. к.т.н., доц.кафедри менеджменту Полтавського кооперативного інститут




Рецензенти: Маркіна І.А., к.е.н., доц. завідувач кафедрою менеджменту Полтавського кооперативного інституту

^

Вахтін С.Р. к.е.н., проф., декан факультету Економіки і менеджменту Полтавського кооперативного інституту

Текст лекцій розглянуто і схвалено на засіданні кафедри менеджменту Полтавського кооперативного інституту

25 грудня 2000 р., протокол № 6



Рекомендовано до видання і

використання в навчальному процесі вченою

радою Полтавського кооперативного інституту

“___”__________________ 2000 р.

протокол №______

Вступ


Перша частина опорного конспекту лекцій з курсу «Основи менеджменту» була присвячена розгляду питань, які характеризують соціально-економічну сутність менеджменту, еволюцію його розвитку як науки, практики та мистецтва управління, зміст та сутність управлінської діяльності менеджера, основні функції процесу управління сучасною організацією.

Друга частина опорного конспекту лекцій присвячена питанням здійснення процесу управління за рахунок прийняття та реалізації управлінських рішень, створення ефективної системи комунікацій, розглядаються питання створення груп та управління ними, влади та впливу, стилю керівництва та основ лідерства, груповим процесам – конфліктам, стресам та змінам, а також основам визначення ефективності процесу управління.
РОЗДІЛ 4. ЗВ,ЯЗУЮЧІ ЕЛЕМЕНТИ ПРОЦЕСУ МЕНЕДЖМЕНТУ
^

Тема. Управлінські рішення


ЛЕКЦІЯ. Управлінські рішення

  1. Поняття управлінських рішень, їх види.

  2. Підходи до прийняття управлінських рішень і вимоги до них.

  3. Фактори, що впливають на процес прийняття управлінських рішень




  1. Поняття управлінських рішень, їх види

Ні одна людина, що стає дорослою, не може не пізнати на практиці процес прийняття рішення. Здатність приймати рішення це вміння, що розвивається з досвідом. Кожен з нас на протязі дня приймає сотні, а на протязі життя тисячі і тисячі рішень.

Рішення – це свідомий вибір того, як себе поводити або яким чином міркувати в конкретних умовах.

Без прийняття рішень неможливо здійснити процес управління підприємством. Рішення є основою процесу менеджменту. Прийняття рішень – процес вибору курсу дій з двох або більше альтернатив. Якщо вибір зроблено – рішення прийнято.

Від прийняття рішення неможливо ухилитись, адже само по собі ухилення від прийняття рішення є також прийняттям рішення.

Один з мудреців сказав, що єдина реальна проблема в житті полягає в тому, щоб вирішити, що робити далі.

Рішення – це частина повсякденного життя. Деякі з них носять приватний характер і приймаються рефлекторно. Іноді ми витрачаємо непропорційно багато часу і уваги приймаючи рішення.

В управлінні прийняття рішень більш систематизований процес ніж у приватному житті. Приватний вибір перш за все впливає на особисте життя, а менеджери, вибираючи напрям дій не тільки для себе, але і для організації, сильно впливають на життя багатьох людей. Деякі управлінські рішення навіть змінювали хід історії.

Розглянемо основні види управлінських рішень.

По-перше, всі рішення можна розділити на дві групи: організаційні і персональні.

Організаційні – рішення, що приймаються менеджером в межах формальних рамок його офіційної влади і авторитету. Ціль організаційного рішення – забезпечити досягнення поставлених перед організацією завдань.

Персональні – рішення, що приймаються менеджером як приватною особою, у власних інтересах.

По-друге, всі організаційні рішення можна розділити на такі типи: запрограмовані і незапрограмовані.

Запрограмовані рішення – ґрунтуються на встановлені політики, правил і порядку. Тобто є певна послідовність кроків або дій, подібних до тих, що приймаються при вирішенні математичних рівнянь.

Незапрограмовані рішення – не обмежуються політикою, правилами і процедурами. Вони необхідні в ситуаціях, що є новими, внутрішньо не структурованими або пов’язаними з невідомими факторами.

По-третє, всі рішення можна розділити на декілька видів, за такими ознаками:

    1. Залежно від діапазону процесу прийняття рішень:

операційні – приймаються на середньому або низовому рівні управління, і є частиною короткотермінових планів

стратегічні – пов’язані з виникненням складних проблем і змін в оточуючому середовищі і приймаються на вищому рівні управління

    1. Залежно від терміну в процесі прийняття рішень:

дослідницькі – рішення, що приймаються в умовах достатньої кількості часу (наприклад маркетингові дослідження)

кризово-інтуітивні – спонтанні рішення, що приймаються як відповідь на конкретну загрозу

    1. Залежно від міри передбаченості:

рішення по вибору можливостей – приймаються менеджером, який шукає шляхи отримання фірмою прибутку

проблемно-вирішуючі рішення – приймаються у відповідь на конкретні проблеми (наприклад аварія)

4. Залежно від виду завдань, що вирішуються в організації:

кадрові, технологічні, технічні, господарські і т.ін.


  1. ^ Підходи до прийняття управлінських рішень і вимоги до них

Розглядаючи процес прийняття рішень важливо враховувати два моменти. По-перше, приймати рішення відносно легко, але важко прийняти гарне і вірне рішення. По-друге, прийняття рішень – це психологічний процес, який іноді буває нелогічним, а іноді ґрунтується на почуттях.

Тому важливо визначити такі позиції в процесі прийняття рішень: для того, щоб прийняти гарне рішення, необхідно чітко визначити певний підхід і дотримуватись конкретних вимог.

Розглянемо найбільш характерні підходи до прийняття рішень.

    1. ^ Централізований і децентралізований підхід.

Централізований підхід – більша кількість рішень приймається вищим рівнем управлінням.

Децентралізований підхід – передача відповідальності по прийняттю рішень на більш низький управлінський рівень.

    1. ^ Груповий і індивідуальний підхід.

    2. Система участі і неучасті.

Система участі – процес консультацій і опитування думки інших, разом з тим, останнє слово залишається за менеджером.

    1. ^ Демократичний і компромісний

Демократичний підхід передбачає прийняття рішень на користь більшості. Компромісний – знаходження консенсусу.

Все вище означене дозволяє сформувати в організації певну систему прийняття рішень, яка включає в себе різні типи і види рішень і різні підходи, щодо їх розробки і прийняття. Виділяють три системи прийняття рішень в організації, кожна з яких відповідає конкретним цілям діяльності організації і конкретній ситуації в якій приймається рішення:

Раціональна – все підпорядковано такому вибору альтернатив, які б дозволили отримати максимальну вигоду для організації.

^ Обмежена раціональність – вибрані рішення дозволяють отримати задовільну вигоду для організації

Політична – вибрані рішення задовольняють індивідуальні інтереси членів організації.

Рішення належать до творчих операцій в технології управлінських робіт. Вони визначають цілі і завдання діяльності колективу підприємства або окремих працівників. В процесі управління організацією керівництво приймає багато різних рішень, але вся ця різноманітність управлінських рішень повинна відповідати певним загальним вимогам.

До основних вимог, що висуваються до управлінських рішень, належать: наукова обґрунтованість, законність, повноважність, своєчасність, логічна послідовність (Табл.1).

Таблиця1. Вимоги до управлінських рішень

Вимоги

Характеристика

Наукова обґрунтованість

Відповідність рішення конкретним умовам, встановленим цілям і можливостям їх досягнення. Підвищенню обґрунтованості сприяє використання повної і достовірної інформації

Законність

Відповідність вимогам законодавчих актів: законів, статутів, постанов і т.ін.

Повноважність

Відповідність функціональним обов,язкам особи, яка їх приймає, в межах їх повноважень і компетентності

Своєчасність

Відповідність термінам вирішення проблем, що виникли

Логічна послідовність і лаконічність

Несуперечність рішень відносно раніше прийнятих, а також чіткість і ясність розуміння цілей і завдань виконавцями


  1. ^ Фактори, що впливають на процес прийняття управлінських рішень

Оскільки управлінські рішення приймаються людьми і впливають на них, то при прийнятті рішень необхідно враховувати цілий перелік різноманітних факторів. Розглянемо найбільш характерні.

    1. ^ Особиста оцінка керівника.

Соціально-психологічні дослідження довели, що на прийняття рішень впливають: вік керівника, його суб’єктивна оцінка якості або вигоди від рішення, система цінностей керівника.

    1. ^ Середовище прийняття рішень.

Рішення приймаються в різних обставинах по відношенню до ризику. Традиційно ці обставини класифікують як умови визначеності, ризику і невизначеності. Рішення приймається в умовах визначеності тоді, коли керівник точно знає результати кожного з альтернативних варіантів. До рішень, що приймаються в умовах ризику належать такі, результати яких є невизначеними, але вірогідність кожного результату є відомою. Для цього важливо визначити рівень ризику. Рішення, що приймаються в умовах невизначеності, це ті випадки, коли неможливо оцінити вірогідність потенційних результатів. Як правило це рішення, що приймаються в обставинах що досить швидко змінюються. В цьому випадку керівник може використовувати дві основні можливості: спробувати отримати додаткову інформацію і ще раз проаналізувати проблему або діяти відповідно до попереднього досвіду.

    1. Інформаційні обмеження.

Іноді необхідна для прийняття рішення інформація недоступна або занадто дорога. Тому необхідно вирішувати, чи є вигода від додаткової інформації.

  1. Негативні наслідки

Необхідно не забувати про те, що виграш в одному завжди досягається в ущерб іншому.

  1. Взаємозалежність рішень.

Важливе рішення майже завжди вимагає сотні рішень менш значних.
^ ЛЕКЦІЯ. ПРОЦЕС РОЗРОБКИ, ПРИЙНЯТТЯ І ОРГАНІЗАЦІЯ ВИКОНАННЯ УПРАВЛІНСЬКИХ РІШЕНЬ

  1. Основні етапи розробки і прийняття управлінських рішень

  2. Моделі і методи розробки управлінських рішень

  3. Особливості групового прийняття управлінських рішень

  4. Організація виконання управлінських рішень

  5. Оцінка ефективності управлінських рішень




  1. Основні етапи розробки і прийняття управлінських рішень

В процесі управління менеджери приймають велику кількість управлінських рішень на всіх стадіях планування, організації, мотивації і контролю.

Управлінські рішення завжди пов’язані з необхідністю впливу на об’єкт управління з метою приведення його до бажаного стану, а в зв’язку з тим, що це потребує витрат часу, можна говорити про процес прийняття рішень.

На рис.1 показано, що початковий імпульс процесу прийняття рішення задає інформація про стан об’єкту управління.

^ Рисунок 1. Процес прийняття управлінських рішень

М – моделювання стану об’єкту управління

Р – розробка і прийняття управлінських рішень

В – організація виконання прийнятих рішень

Вплив здійснюється після розробки і прийняття відповідного рішення, яке у вигляді інформації подається до об’єкту управління. Таким чином процес прийняття управлінських рішень носить циклічний характер, а основним елементом цього процесу є проблема, тобто невідповідність фактичного стану об’єкту управління бажаному, або заданому, встановленій цілі або бажаному результату. Розробка плану дій щодо усунення проблеми – сутність процесу прийняття рішень.

Проблема завжди пов’язана з сукупністю умов або факторів які утворюють проблемну ситуацію. Саме тому, початковим етапом для процесу прийняття рішення є характеристика проблемної ситуації і факторів які до неї призвели.

Якщо проблема нескладна, а ситуаційні фактори відомі і ними можна управляти, то процес прийняття рішень може бути простим і швидким. В цьому випадку приймається рішення, яке на пряму впливає на об’єкт управління і призводить систему до бажаного стану. Наприклад: зламалось обладнання і відомі фактори, які призвели до цього (знос обладнання), то при наявності в цеху аналогічного обладнання у справному стані проблемну ситуацію (зрив виконання замовлення) можна вирішити шляхом заміни обладнання. На рис.2. представлено найпростішу схему процесу прийняття управлінських рішень.



^ Рисунок 2. Процес розробки і прийняття управлінського рішення

Якщо проблемна ситуація більш складна, фактори не так очевидні, а вирішення її є неоднозначним, процес прийняття рішення вимагає структуризації, яка дозволить визначити етапи і процедури, спрямовані на її вирішення. Більш детальна схема процесу розробки і прийняття управлінського рішення представлена на рис.3 де в складі основних етапів визначені процедури, що є необхідними для реалізації кожного етапу.

На етапі характеристики проблемної ситуації необхідно чітко визначити фактори, які до неї призвели, і в першу чергу з’ясувати чи є вони внутрішніми, чи зовнішніми.

Внутрішні фактори пов’язані з усією системою і це може призвести до організаційних змін самої системи управління.

Зовнішні фактори – є більш складними і впливають на загальне середовище організації.

Аналіз факторів дасть можливість визначити всі необхідні ресурси (в тому числі і час) з витратами яких буде пов’язано вирішення проблеми.

Етап формування рішення починається зі збору і обробки інформації, яка необхідна для розробки курсу дій. Як правило для складних рішень внутрішньої інформації недостатньо, тому необхідно час і ресурси для інформаційного забезпечення вирішення проблеми.

На етапі розробки курсу дій формуються критерії рішення – тобто показники і методи оцінки варіантів рішень, для того, щоб з декількох варіантів вибрати найбільш припустимі, а з них – найбільш корисні. Від цих критеріїв залежить якість рішень, і в кінцевому результаті ефективність і прибутковість організації. Критеріями можуть бути: термін окупності капіталовкладень, прирість доходів або прибутку, час і т.ін.


^ Рисунок 3. Структуризація процесу розробки і прийняття складних управлінських рішень

Необхідним елементом процесу прийняття управлінських рішень є оцінка тих наслідків до яких може призвести це рішення, тобто прогнозування його наслідків, що є досить складним і висуває високі вимоги до компетенції і особистих якостей осіб, що приймають рішення.

Як правило виділяють чотири рівня прийняття рішень (Рис.4):


Рисунок 4. Рівні прийняття управлінських рішень


  1. Моделі і методи розробки управлінських рішень

Різні методи прийняття управлінських рішень ґрунтуються на моделях.

Модель – це уявлення представлення об,єкту або системи ідей в деякій формі. Існує декілька причин, що обумовлюють використання моделювання при прийнятті рішень:

  • складність багатьох організаційних ситуацій, а модель дозволяє її спростити

  • неможливість проведення експериментів в реальному життя (ваготовлення зразків і перевірка їх в реальних умовах)

  • орієнтація управління на майбутнє і можливість за допомогою моделі його побачити.

Існує три базові типи моделей: фізична, аналогова і математична.

^ Фізична (описова або портретна) – зображує предмет або ситуацію, показуючи нам як вона виглядає.

Наприклад: копії авто-, літаків, зменшенне креслення заводу і т.ін.

Аналогова – зображення предмету, або ситуації іншими засобами. Наприклад: озеро на карті – голубим кольором; організаційна схема; графіки співвідношення різних показників діяльності підприємства.

^ Математична (символьна) – використання символів для характеристики об,єкта у вигляді математичних рівнянь.

На основі цих базових моделей розробляються різні типи моделей і методів прийняття управлінських рішень. Розглянемо найбільш типові з них.

Моделі.

  1. Теорія ігор – використовується для оцінки впливу прийнятого рішення на конкурентів. В бізнесі ігрові моделі використовують для прогнозування реакції конкурентів на зміну цін, збуту, нову продукцію. Ця модель використовується досить рідко.

  2. Теорія черг, або оптимального обслуговування – використовується для визначення оптимальної кількості каналів обслуговування споживачів відносно до їх потреб.

  3. Управління запасами – використовуються для визначення часу розміщення замовлень на ресурси і їх кількості, а також маси готової продукції на складах.

  4. Лінійне програмування – використовують для визначення оптимального способу розподілу дефіцитних ресурсів при наявності конкуруючих потреб.

  5. Імітаційне моделювання – імітація конкретного процесу і моделі, її експериментальне використання.

  6. Економічний аналіз – оцінка витрат, прибутків і рентабельності підприємства. Найчастіше використовують метод беззбитковості, тобто визначення крапки з якої підприємство стає беззбитковим.

Додатково до вищерозглянутих загальних моделей, керівники використовують різні методи обґрунтування і прийняття управлінських рішень.

Методи.

    1. Платіжна матриці – використовується тоді, коли керівник повинен вибрати, яка стратегія в найбільшій мірі буде сприяти досягненню цілей.

    2. Дерево цілей – схематичне уявлення проблеми прийняття рішення.

    3. Методи прогнозування – кількісні, якісні і неформальні. Кількісні методи – використовуються втому випадку, коли в минулому діяльність підприємства мала певні тенденції, які можна перенести на майбутнє. Наприклад: аналіз годинових рядків, причино-слідче моделювання (казуальне). Якісні методи – думка жюрі, сукупна думка збутовиків, модель очікування споживачів, метод експертних оцінок. Неформальні методи – вербальна інформація (усна), письмова інформація, промисловий шпіонаж.




  1. ^ Особливості групового прийняття управлінських рішень

На даний момент не стоїть питання про те, яке рішення – колективне або індивідуальне є більш ефективним. Як правило, ефективне управління пов,Рязане з колегіальністю і спільним груповим рішенням питання всіма, хто має до нього будь-яке відношення.

Безумовно, є випадки, коли припускається прийняття рішення тільки керівником. Це виправдано тоді, коли:

  • керівник володіє більш широкими знаннями про предмет обговорення, ніж інші члени групи;

  • керівник впевнений у вірності рийнятого рішення і в нього немає ніяких сумнівів на цей рахунок;

  • рішення конкретного питання належить тільки до компетенції керівника;

  • прийняте рішення не принижує будь-чиїх інтересів;

  • відсутнія час для проведення дискусій;

  • є певні особливі причини, щоб проблему не робити предметом обговорення групою.

Аналіз умов групового прийняття рішень представлений в таблиці 2.

^ Таблиця 2. Перевірка доцільності різних дій при прийнятті управлінських рішень при взаємодії 1/0, 1\1, 1\всі

№№

Крітерії

Підхід

1\0, якщо

1\1, якщо

1\всі, якщо

1.

Чия проблема?

моя

його і моя

наша

2.

Фактор часу

час відсутній

час є

час є

3.

Компетентність

повна

низька

недостатня

4.

Збір інформації

немає необхідності

по вертикалі, або по горизонталі

необхідно і по вертикалі і по горизонталі

5.

Згода

неможливо досягти

можливо досягти

можливо досягти

6.

Критичний аналіз

ніхто не залучається

проблема стосується тільки двох

проблема має значення для всіх

7.

Значення для колективу

мале

мале

велике

8.

Залучення і внесок інших

не мають значення

суттєві, корисні

необхідні, суттєві

9.

Значення відносно інших

ніякого

має

має

10.

Розуміння іншими цілі

немає необхідності

необхідно

необхідно

11.

Координація зусиль

немає необхідності

по вертикалі, по горизонталі

по вертикалі, по горизонталі

12.

Зміни норм

недоцільно

недоцільно

доцільно



Якщо процес прийняття рішення носить груповий характер, то для цього формується спеціальна команда.

Команда – група людей, в кількості 5-10 чоловік, з різною підготовкою, знаннями, вміннями, психологічними особливостями, залучені з різних сфер професійної компетентності, з різних функціональних відділів організації.

Структура команди представлена на рис.7.

Після утворення команди слід дотримуватись таких правил функціонування команди (рис.5.).



Рисунок 5. Основні правила функціонування команди при розробці і прийнятті управлінських рішень

Процедура розробки і прийняття управлінських рішень при груповому методі представлена на рис.6.


Рисунок 6. Процедура розробки і прийняття управлінських рішень в групі



Рисунок 7. Організаційно-психологічна структура команди
Найбільш типові способи прийняття рішень в групах представлені в таблиці 3.

^ Таблиця 3.Типові способи прийняття рішень в групах

№№

Спосіб прийняття рішення

Характеристика

1.

Авторитарне

Рішення приймає авторитетна особа. Цей метод може призвести до досить розумних рішень, якщо до того як його прийняти заслуховується і враховується думка всіх членів групи Разом з тим, члени групи таке рішення не сприймають як своє.

2.

Непомітне рішення

При розробці такого рішення хтось вносить пропозицію, виникає дискусія, чіткої позиції ніхто свідомо не висуває і рішення виникає ніби-то само по собі, без його усвідомлення

3.

Рішення меншості

При розробці такого рішення меншість вносить свої пропозиції, інші вважають, що рішення прийняли під тиском. Разом з тим мовчання не є ознакою згоди, тому можуть виникати конфлікти.

4.

Компромісне рішення

В цьому випадку приймається рішення яке ніхто конкретно не пропонував, так зване середнє рішення.

5.

Рішення більшості

Це рішення вважається демократичним і успішним. Виникає воно як правило в результаті досить серйозного обговорення і голосування, з урахуванням думки багатьох осіб.

6.

Рішення взаєморозуміння

Таке рішення виникає в результаті дискусії, без голосування і як правило має досить чітке пояснення чому прийнято саме це рішення.

7.

Одноголосне рішення

Таке рішення є досить рідким випадком, тому що складно досягти повної одностайності.



  1. Організація виконання управлінських рішень


Організацію виконання управлінських рішень можна представити на рис.8.


Рисунок 8. Процес організації виконання управлінських рішень

Розглянемо деякі аспекти цього процесу.

Прийняте рішення потребує розробки чіткого плану дій, який би визначав і узгоджував конкретні заходи, терміни і напрями роботи щодо його реалізації. Доцільним є розробка плану-графіку реалізації рішення, чітко виділити в ньому основні етапи цього процесу і відповідальних осіб. Якщо рішення носить масовий характер то план-графік можна вивішувати на видному місці. Якщо рішення є поточним, то керівнику корисно складати для себе короткий план-графік його виконання.

Розділивши загальний обсяг робіт по виконанню рішень на окремі напрями і етапи, керівник повинен підібрати конкретних виконавців, визначаючи при цьому їх кількість, кваліфікацію, досвід і практичні навички виконання роботи.

На наступному етапі віддається конкретне розпорядження і здійснюється процес делегування повноважень щодо виконання рішення конкретним виконавцям.

Найбільш ефективними формами передачі доручень є порада і прохання. Разом з тим, враховуючи різний характер виконавців слід пам,ятати про те, що форми передачі доручень можна поділити на декілька категорій (Рис.9.):



Рисунок 9. Форми передачі доручень
Практика управлінської діяльності виділяє чотири типи працівників, що дає можливість визначити особливості їх інструктування щодо виконання прийнятого рішення (Рис.10.).



^ Рисунок 10. Характеристика типів працівників

При виконанні рішення можуть виникати ситуації, коли необхідно здійснити його регулювання або коригування. Це може бути пов,язано з поганою організацією виконання рішенння, різкими змінами обставин, недосконалістю самого рішення і т.ін. Для цього використовують такий метод як виробнича нарада.

  1. ^ Оцінка ефективності управлінських рішень

Дієвість і ефективність управлінських рішень залежить від того наскільки вони якісно розроблені і реалізовані. Суттєвий вплив на це мають особисті якості керівника, стиль керівництва, стан інформаційної бази і рівень технічної оснащеності управлінської праці.

Якісним вважається рішення яке є науково обґрунтованим, тобто виходить з конкретних потреб системи , сприяє її прогресу і не має негативних наслідків; яке є несуперечним, тобто дозволяє підтримувати узгодженість між встановленими завданнями і методами їх реалізації, між цілями і ресурсами, між рішеннями які були прийняті перед цим; яке є чітким, змістовним і має точне формулювання; яке є економічним, тобто витрати на його розробку не є більшими ніж ефект від його реалізації; які є стабільними, тобто не потребують постійного коригування; які є результативними, тобто кінцевий результат відповідає встаовленій цілі.

Існують різні критерії оцінки ефективності управлінських рішень. В першу чергу це показники господарсько-фінансової діяльності підприємства. Крім того, це критерії якості самого рішення. Наприклад критерій, який характеризує ступінь досягнення встановленої мети. Він розраховується як відношення результату який був запланований до фактичного результату: Кд = Рп/ Рф.

^

Тема. Комунікації в управлінні


ЛЕКЦІЯ. КОМУНІКАЦІЇ В УПРАВЛІННІ

    1. Сутність і умови комунікацій в управлінні

    2. Процес комунікацій, види, стилі і мережі

    3. Комунікаційні бар’єри і шляхи їх подолання

4. Невербальні комунікації і їх практичне використання в діяльності менеджера



    1. Сутність і умови комунікацій в управлінні

Майже все що роблять керівники, для того щоб полегшити організації процес досягнення мети, вимагає ефективного обміну інформацією. Якщо люди не зможуть обмінюватись інформацією вони не зможуть працювати разом. Проте, комунікації – це складний процес, який передбачає пені взаємозалежні дії. Кожна з цих дій є важливою для того, щоб зробити наші думки зрозумілими для інших.

Термін “комунікація” походить від латинського слова “communis” – “загальне”. Тобто, той хто передає інформацію намагається встановити спільність з тим, хто її отримує.

Таким чином комунікація – це не просто передача інформації, а передача змісту або значення за допомогою символів.

Комунікація – це процес обміну ідеями і інформацією, що веде до взаєморозуміння.

Виходячи з цього можна сказати, що комунікації на підприємстві складаються з окремих елементів (Рис.11.).



Рисунок 11. Взаємозв,язок основних елементів комунікації

Для організації ефективних коммунікацій необхідно в першу чергу дотримуватись деяких первинних умов (Рис.12.).


Рисунок 12. Первинні умови комунікації

Основна роль комунікацій в процесі управління полягає в наступному (Рис.13.):


Рисунок 13. Роль комунікацій в процесі управління
Класифікація комунікацій представлена на рис.14.


Рисунок 14. Види комунікацій


    1. Процес комунікацій, стилі і мережі

Комунікаційний процес – це обмін інформацією між двома і більше особами, метою якого є забезпечення розуміння інформації яка і є предметом обміну. Щоб краще розуміти цей процес необхідно мати уяву про стадії комунікаційного процесу (Рис.15.).


^ Рисунок 15. Комунікаційний процес
Комунікаційні мережі – це поєднанні певним чином учасники комунікаційного процесу за допомогою інформаційних потоків.

Мережа утворюється керівником і складається з вертикальних і горизонтальних зв,язків. Існує декілька зразків комунікаційних мереж (Рис.16.).

Комунікаційний стиль – це спосіб за допомогою якого індивід будує комунікаційні взаємодії з іншими.

За основу виміру міжособистістних комунікацій можна взяти дві змінні: відкритість по відношенню до інших і адекватність зворотного зв’язку (Рис.17.).


Рисунок 16. Види комунікаційних мереж





Рисунок 17. Комунікаційні стилі
3. Комунікаційні бар’єри і шляхи їх подолання

На шляху руху інформації від відправника до одержувача зустрічаються різні перешкоди, які можуть носити як психологічний особистісний характер так і організаційний. Перші - комунікативні бар’єри – психологічні перепони на шляху адекватної передачі інформації між партнерами по спілкуванню.

Виділяють такі типи комунікативних бар’єрів: естетичні, інтелектуальні, соціально-культурні, мотиваційні, моральні, емоційні, бар’єри вислуховування.

^ Естетичні бар’єри – невідповідність зовнішності змістовній стороні інформації.

Інтелектуальні бар’єри – нерівномірність розвитку різних сторін інтелекту у комунікатора і реципієнта. Вони поділяються в свою чергу на: фонетичні – використання елементів з інших мов і діалектів, дефекти мови і дикції, невиразність мови, порушення темпу мови, наявність значної кількості звуків і слів-паразитів; семантичні – вкладання різного змісту, використання жаргонів і сленгів; стилістичні – неспівпадіння стилю мови комунікатора зі змістом повідомлення; логічні – різні логічні системи доказів.

^ Соціально-культурні бар’єри – різний рівень розвитку соціального інтелекту. Вони поділяються на; етичні – неспівпадіння норм поведінки керівника і підлеглого; рольові – інтерпретація повідомлення з позиції “керівника” або “підлеглого”; бар’єри не авторитетності – низка авторитетність комунікатора; бар’єри світосприйняття – різні погляди на життя.

Мотиваційні бар’єри – відсутність інтересу до повідомлення.

Моральні бар’єри – отримання задоволення або незадоволення від повідомлення.

^ Бар’єри вислуховування – невміння висловлювати свої думки і уважно слухати.

До бар’єрів які носять організаційний характер належать: поганий зворотній зв’язок або відсутність зв’язку між відправником і одержувачем повідомлення; інформаційне перевантаження – перевантаження каналів комунікацій; незадовільна структура підприємства і інформаційне перекручування.

Одна з умов ефективних комунікацій – це наявність у керівника певних навичок і умінь у взаєморозумінні, знання і вміння працювати на комунікаційній техніці. Особлива увага приділяється вмінню слухати і вмінню говорити. Перш за все необхідно звернути увагу на типи співбесідників і відповідно до цього обирати свою поведінку (Табл.4).

Таблиця 4.^ Типи співбесідників

Тип співбесідника

Особливості поведінки з ним під час бесіди

“Позитивна людина”

Помірно вести з ним дискусію

“Непідступна людина”

При можливості визнавати його знання і досвід

“Незацікавлена людина”

Розпитувати, залучати до бесіди

“Важлива птаха”

Використовувати дискусію типу “Так, але...”, не критикувати

“Людина яка все знає”

Намагатись висловлювати певну позицію відповідно до того, що він говорить

“Говірка людина”

Намагатись зупиняти і обмежувати

“Конфліктна людина”

Зберігати спокій, залишатись в межах професійної бесіди, намагатись спокійно спростовувати нелогічні і висновки

“Обережна людина”

Задавати легкі запитання, поступово втягувати в бесіду


Що таке – вміння говорити? Основні правила можна представити на схемі (Рис.18.).


Рисунок 18. Вміння говорити
Аналогічним чином можна зобразити вміння слухати (Рис.19.).


Рисунок 19. Вміння слухати

^ 4. Невербальні комунікації і їх практичне використання в діяльності менеджера

Наблизившись до ХХІ сторіччя ми стаємо свідками виникнення нової спеціальності – вченийй-невербаліст.

Зда.ться майже неймовірним, що за мільони або більше років еволюції лбдини невербальні аспекти комунікацій почали активно вивчатись тільки в 60-ті роки ХХ сторіччя і що суспільство взнало про мову жестів тільки з робіт Джуліуса Фаста, книга якого біла опублікована в 70-му році.

Чарлі Чаплін і багато інших акторів німого кіно були піонерами невербальної комунікації. Кожен актор кваліфікувався як гарний або поганий згідно з тим, як він вмів використовувати жести або інші сигнали і повідомляти щось з екрану.

Можливо найбільш важливою роботою по мові жестів, що була зроблена до ХХ сторіччя, була робота Чарльза Дарвіна «Виражение эмоций животными и человеком», яка вийшла в світ в 1872 році. З того часу вчені зафіксували і винайшли майже мільйон невербальних сигналів.

Професор Бердвістел провів дослідження і за його підрахунками людина говорить в день 10-11 хвилин, а середнє речення звучить близько 2,5 секунд, при цьому вербальний компонент складає 35%, а невербальний – 65%.

Більшість дослідників прийшли до висновку, що за допомогою слів передається в основному інформація, а за допомогою жестів – різне ставлення до цієї інформації, а іноді жести можуть навіть замінювати слова – наприклад “вбивчий погляд”.

Тому, якщо бути уважним то можна побачити і навчитись розуміти мову жестів. Справа в тому, що людина, це та ж сама тварина, яка найчастіше не задумуються над тими жестами, які вона робить під час розмови, і може так статись, що говорить вона одне, а її жести показують, що вона має на увазі зовсім інше.

В зв,язку з цим існує таке поняття, як чуттєвість, інтуїція, сприйняття – т.т. вміння розпізнавати жести.

Жінки як правило в цілому найбільш сприйнятливі ніж чоловіки, тобто володіють “жіночою” інтуїцією. Жінки володіють вродженим почуттям бачити і розшифровувати невербальні сигнали і звертають більшу увагу на різні дрібні деталі ніж чоловіки.

Були проведені певні дослідження з метою визначення, чи є невербальні сигнали вродженими, або придбаними, чи передаються вони генетично або якось інакше.

Таким чином було встановлено, що невербальні комунікації – це передача і донесення змісту інформації без використання слів як системи кодування. В практичній психології їх розглядають як мову тіла і мову обличчя. З позицій менеджменту це поняття є значно ширшим. Основні типи невербальних комунікацій, які зустрічаються в діяльності менеджера можна розглянути в таблиці 5.

Таблиця 5.^ Основні типи невербальних комунікацій


Типи невербальної комунікації

Приклади

Рухи тіла і міміка (мова тіла і мова обличчя)

Жести, вираз обличчя, рухи очей, пози, доторки

Особисті фізичні якості (мова тіла)

Побудова тіла, вага, ріст, колір волосся, колір шкіри, запах тіла, мускулатура

Мова

Якості голосу, грамотність, швидкість мови, сміх

Використання середовища

Спосіб використання і відчуття зовнішнього середовища, манери розміщення себе в середовищі, почуття своєї і чужої території, дистанційна близькість в спілкуванні

Фізичне середовище

Дизайн приміщення, меблі і інші об’єкти, декорації, чистота, освітлення, шум

Час

Запізнення, прихід раніше, примушування себе чекати, культура часу, співвідношення часу і статусу



^ ЛЕКЦІЯ. ІНФОРМАЦІЯ І ЇЇ ВИКОРИСТАННЯ В ПРОЦЕСІ УПРАВЛІННЯ

  1. Поняття інформації, її види і значення в процесі управління

  2. Вимоги до інформації

  3. Технологія інформаційної діяльності



    1. Поняття інформації, її види і значення в процесі управління



Перші особи організації, які приймають і реалізують рішення, є відповідальними за успіх свого підприємства. При цьому важливу роль відіграють такі фактори як інформація і комунікації, адже відомо, коли порушуються інформаційні потоки внутрі організації і зв’язки з зовнішнім середовищем, то само існування такої організації може опинитись під загрозою.

Інформація, що об’єктивно відображує процеси і явища реального світу, закони його існування і розвитку, факти науково-технічного соціально-економічного і політичного характеру, а також результати аналізу, узагальнення, прогнозування і планування, має велику суспільну цінність.

Таку інформацію вірно розглядати як економічний ресурс суспільства. Основний документ, що визначає роль інформації в суспільстві і визначає її правовий статус – це Закон України “Про інформацію” (2.10.1992р.). Цей документ закріплює право громадян на інформацію і покладає правові основи інформаційної діяльності.

Відповідно до цього закону – інформація це документовані або публічно оголошені відомості про події і явища, що відбувають в суспільстві, державі, окремій організації і оточуючому середовищі. Цей закон визначає основні види інформації: статистична, масова, правова, інформація про особистість, довідково-енциклопедична, соціологічна, інформація про діяльність державних органів влади і органів місцевого і регіонального самоврядування.

Якщо говорити про інформацію з позицій менеджменту, то тут слід враховувати декілька факторів.

Люди не розрізняють поняття інформація і дані. Але самі по собі дані нічого не означають. Вони тільки характеристика фактів і пдій, які є джерелом інформації. Саме з них менеджери отримують знання про особливі факти, події і ситуації. Менеджери в організації використовують інформацію, щоб аналізувати і вирішувати проблеми.

Тому, в роботі менеджера необхідно виділяти такі поняття як – дані, інформація, інформаційний масив, інформаційні потоки (Рис.20.).

Рисунок 20. Основні поняття інформаційного забезпечення

управління

Класифікація інформації, яка використовується в процесі управління організацією представлена на рис.21.

Рисунок 21. Класифікація інформації


    1. Вимоги до інформації

Кожен менеджер повинен пам,ятати правило – інформація має ціну тільки тоді, коли вона корисна. Як зробити інформацію корисною? По-перше, вона повинна відповідати певним вимогам, а по-друге, вона повинна забезпечувати ефективність її використання. Все це знаходить своє відображення у властивостях інформації, яким вона повинна відповідати і тим самим забезпечувати її корисність (Табл.6.)

Таблиця 6.^ Властивості інформації

Властивості інформації

Характеристика

Якість інформації

Сукупність властивостей, що зумовлюють можливість її використання для задоволення визначених згідно з її призначенням потреб


Репрезентативність інформації

Правильність її добору і формування з метою адекватного відображення заданих властивостей об’єкту. Найважливішого значення тут надають правильності концепції, на базі якої сформульовано вхідне питання; обгрунтованості добору суттєвих показників і зв’язків явища; правильності методик вимірювання та алгоритму формування інформації.


Змістовність інформації

Це її питома семантична місткість, яка дорівнює кількості семантичної інформації в повідомленні до розміру даних, що його відтворюють.

Повнота інформації

Це мінімальний, але достатній для прийняття ефективного управлінського рішення набір показників.

Доступність інформації

забезпечується виконанням відповідних процедур її одержання і переробки.


Актуальність

Визначається ступенем збереження цінності інформації для управління в момент її використання і залежить від статистичних характеристик об’єкта і від інтервалу часу, який минув з моменту виникнення даної інформації.


Своєчасність інформації

Це така інформація, яка маже бути врахована при розробці управлінського рішення без порушення встановленої процедури і регламенту, тобто інформація, яка надходить на той чи інший рівень управління не пізніше заздалегідь призначеного моменту часу, узгодженого з часом розв’язання задач управління


Стійкість

Це властивість управлінської інформації реагувати на зміни вхідних даних, зберігати необхідну точність.

Точність інформації

визначається ступенем наближення відображеного інформацією параметру і його істинного значення.

Достовірність (вірогідність) інформації

Це властивість інформації відображати реально діючі об’єкти з необхідною точністю.

Цінність інформації

Комплексний показник її якості, її міри на прагматичному рівні, який характеризується зниженням рівня витрат ресурсів (матеріалів, часу, грошей) на прийняття вірного рішення


Основні вимоги, які висуваються до спеціалістів, що готують інформацію для керівників і до управлінців, які використовують інформацію, є:

  1. Фундаментальна підготовка по теорії і практиці управління

  2. Розуміння суті функціонального навантаження

  3. Знання механізму прийняття управлінських рішень

  4. Професійні навички в підготовці управлінської інформації і досвід ділового спілкування з керівниками

  5. Розуміння того, що інформація – це “інформація для роздуму”.

    1. Технологія інформаційної діяльності

Для того, щоб зрозуміти як здійснюється інформаційне забезпечення процесу управління, тобто як менеджери використовують інформацію в організаціях, варто звернутись до управлінської піраміди і охарактеризувати інформаційні потреби у двох вимірах (Рис.22.):

  1. Рівень на якому використовується інформація

  2. Тип інформації, що використовується

На операційному рівні менеджера цікавить щоденне виконання різних завдань в межах їх відповідальності. Перш за все це внутрішня інформація, яка використовується для планування, організації і контролю повсякденної діяльності, дані про індивідуальні дії.

На управлінському рівні це обзорно-аналітична (тактична) підсистема інформації, яка включає в себе внутрішню і зовнішню інформацію, що використовується для керівництва і контролю діяльності підлеглих одиниць в організації.

На стратегічному рівні це прогностична (стратегічна) підсистема інформації, яка включає в себе перш за все зовнішню інформацію, що використовується для планування майбутнього організації.





^ Рисунок 22. Інформаційні рівні в організації

Згідно з тим яким чином інформація надходить, обробляється і використовується менеджери розподіляють її на 7 типів залежно від того який вплив вона має на процес управління (Табл.7.)

Таблиця 7.^ Типи інформації

Тип інформації

Характеристика

Загальна

Виникає випадково, або у відповідь на неспецифічні пошуки або запити, відповідає на запитання: «Що ви хочете знати? Чи є що небудь цікаве?». Наприклад, загальні відомості про галузь. Використовується на стратегічному рівні

Специфічна

Задовільняє особливим вимогам. Наприклад, відомості про наявність коштів на вашому рахунку. Використовується на операційному і управлінському рівні

Стимулююча

Подібна до специфічної в тому, що вона занадто специфічна і вимагає певних дій. Наприклад, подання в банківську установу платіжного доручення на переведення коштів. Використовується на операційному рівні

Виключна

Подібна до стимулюючої і вимагає певних дій, але як правило у виключних ситуаціях. Наприклад, аварія, криза. Використовується на операційному рівні і так само як і стимулююча вимагає виконання тих дій, які були раніше передбачені

Контрольна

Необхідна менеджеру для здійснення контролю за виконанням плану. Як правило, вона необхідна в тих випадках, коли корективи до плану не дули передбачені. Використовується на управлінському і операційному рівнях

Розподільча

Корисна для рішень про те, як розподілити людей, час, обладнання або гроші відповідно до проекту. Використовується на всіх рівнях

Спрямовуюча

Необхідна для визначення умов функціонування організації, для того, щоб прийняти рішення про район економічного входження підприємства. Використовується на стратегічому рівні


Вище перераховіна типи інформації використовують для розробки, прийняття і реалізації управлінських рішень. Методи, форми і засоби які при цьому використовують мають назву – інформаційні технології. Залежно від завдань, які вони вирішують їх поділяють на:

  1. Зберігаючі – економлять працевитрати, матеріальні і фінансові ресурси, але не мають суттєвого впливу на зміну стану і рівня функціонування організації

  2. Раціоналізуючі – охоплюють не тільки функцію передачі інформації але в певній мірі відповідальні за використання інформації

  3. Творчі – розробка нових знань, їх передача, переробка, використання для удосконалення об,єкту управління

Інформаційні технології є основою інформаційних систем, які утворюються і використовуються в організації, і які можна класифікувати відповдіно до типу інформації і рівня співробітників (Рис.23).

^

Рисунок 23. Типи інформаційних систем


Системи обробки комерційної інформації – обробка основного потоку даних, які щоденно надходять в організацію.

Автоматизовані офісні системи – допомога у виконанні щоденних завдань конторських службовців.

Система комп,ютерного проектування і комп,ютерізовані виробничі системи – використовуються для автоматизації роботи архітекторів, інженерів і інших технічних виконавців.

Інформаційні системи управління – призначені для складання періодичних звітів визначеної форми, які використовуються при прийнятті рішень.

Система підтримки прийняття рішень – розширена інформаційна система управління, яка допомагає менеджерам у вирішенні неструктурованих і нестандартних завдань. Це додаткова інформація, яка допомагає приймати рішення.

Адміністративно-інформаційна система – подібна до системи підтримки прийняття рішень, але пристосована для обслуговування стратегічних потреб вищого керівництва.
РОЗДІЛ 5. УПРАВЛІННЯ ГРУПОВИМИ ПРОЦЕСАМИ
^

Тема. Формування груп і управління ними

ЛЕКЦІЯ. ГРУПОВА ДИНАМІКА І ОСНОВИ ФОРМУВАННЯ КОЛЕКТИВУ

  1. Сутність поняття “колектив”, його структура, функції і основи формування

  2. Формальні і неформальні групи, їх характеристики і основні показники

  3. Причини утворення неформальних груп і їх вплив на процес управління колективом


  1. Сутність поняття “колектив”, його структура, функції і основи формування

В попередных лекціях ми використовували термін «організація», маючи на увазі формальну організацію. Проте, організація – це соціальна категорія і одночасно засіб досягнення цілей. Це місце де люди будують взаємостосунки і взаємодіють. Саме тому в кожній формальній організації існують неформальні взаємостосунки. Ці неформальні об,єднання часто мають сильний вплив на якість діяльності і організаційну ефективність. Керівник завжди повинен знати їх і взаємодіяти з ними. Крім того, в наш час однією з умов ефективності управління є вміння працювати в малих групах і будувати взаємостосунки з своїми безпосередніми підлеглими.

Кожен з нас одночасно належить до багатьох груп. Ми члени декількох сімейних груп і груп друзів, колективу організації.

^ Колектив – це відносно самостійна, організаційно оформлена група людей поєднаних загальною спільною діяльністю.

Існує основний колектив – колектив підприємства в цілому, і первинний колектив – найменша за чисельністю складова частина загального колективу, або група.

Що ж таке група? За визначенням Марвіна Шоу: «…група – це дві особи або більше, які взаємодіють одна з одною таким чином, що кожна особа має вплив на іншу і в тойй же час знаходиться під впливом інших осіб».

Таким чином, кожна організація складається з декількох груп. Їх можна поділити на два види: формальні і неформальні , які в свою чергу об,єднані в єдиний колектив (Рис.24.).



Рисунок 24. Групова структура колективу

В процесі свого розвитку колективи як правило проходять декілька послідовних стадій, характеристика яких наведена на рис.25.

При створенні і розвитку колективу формується його структура, яку можна розглядати з декількох позицій (Рис.26.).




Рисунок 25. Стадії створення колективу


Рисунок 26. Структура колективу

Кожен колектив в процесі своєї діяльності виконує певні функції (Табл.8.)

^ Таблиця 8.Функції колективу

Функції

Зміст

Економічні

Сприяння підвищенню продуктивності праці, підвищенню якості продукції і послуг, виконанню завдань, планів і досягненню певних цілей, раціональному використанню ресурсів, участі в управлінні виробництвом

Соціальні

Сприяння покращенню умов і охорони праці, підвищенню життєвого рівня і соціально-культурних умов життя працівників, підвищенню кваліфікації працівників, розвитку творчої активності працівників, участі в управлінні соціальним розвитком

Політичні

Сприяння участі в управлінні державою



  1. ^ Формальні і неформальні групи, їх характеристика, основні показники і фактори які впливають на ефективність функціонування

В теорії управління розподіляють групи, які є основою будь-якого колективу, на формальні і неформальні.

Головна відмінність формальної групи полягає у тому, що вона завжди виникає за ініціативою адміністрації і входить підрозділом до організаційної структури і штатного розкладу підприємства. Існують різні типи формальних груп (Табл.9.).

Таблиця 9. ^ Характеристика груп

Групи

Характеристика

Формальні

Утворені за волею керівника і можуть бути трьох типів: командні групи керівників, виробничі групи і комітети

^ Командна група керівника і функціональна група

Керівник і його безпосередні підлеглі (заступники), які в свою чергу є також керівниками (президент і віце-президенти)

^ Робоча (виробнича) група

Складається з осіб, які разом працюють над одним і тим же завданням

Комітети

Група внутрі організації, якій делегуються повноваження, для виконання певного завдання, або комплексу завдань

Спеціальні комітети

Тимчасова група, яка формується для виконання певої цілі, для вивчення конкретних проблем

Постійні комітети

Перманентно існуючі в організації групи, які мають конкретну мету (рада идректорів, правління, ревізійна комісія і т.ін.)

Неформальні

Утворюються спонтанно, за бажанням і інтересами людей, які в них взаємодіють для досягнення певніх цілей


Дамо більш детальну характеристику різних груп колективу і їх показників:

  1. ^ Група керівників (команда) - складається з керівника підприємства (його підрозділу) і безпосередніх заступників і помічників керівника.

  2. Функціональна група - єднає у собі керівника і спеціалістів функціонального підрозділу (відділу, бюро, групи, служби), які реалізують загальну функцію управління і мають близькі професійні цілі і інтереси.

  3. ^ Виробнича група - має у своєму складі керівника і працівників, зайнятих здійсненням певного виду робіт на низовому рівні управління (ланка, бригада, ділянка). Члени групи сумісно працюють над одним завданням, стимулюються за кінцевий результат, а відмінності між ними пов’язані з розподілом видів робіт між членами групи залежно від кваліфікації робітників.

  4. Комітет - це група всередині підприємства, якій делегуються повноваження вищою ланкою керівництва для виконання будь-якого проекту чи завдання. Головна відмінність комітету від інших формальних структур полягає у груповому прийнятті рішення, що іноді є найбільш ефективним засобом вирішення складних проблем і досягнення цілей.

Формальні групи виникають за волею керівництва і тому у певній мірі є консервативними, тому що найчастіше вони залежать від особистості керівника і людей, які працюють в даній групі. Але як тільки вони виникають, вони стають соціальним середовищем, в якому люди починають взаємодію між собою за іншими законами, створюючи неформальні групи.

^ Неформальні групи - це вільно утворені малі соціальні групи людей, які вступають в постійну взаємодію для здійснення визначених цілей.

Неформальні групи створюються не керівництвом шляхом розпоряджень і формальних постанов, а членами організації залежно від їх взаємних симпатій, загальних інтересів, однакових прихильностей і таке інше. Ці групи існують в усіх організаціях, хоча вони не відображені в структурних схемах. Неформальні групи мають свої неписані правила і норми поведінки, люди добре знають, хто входить в їх неформальну групу, а хто ні. В неформальних групах складається визначений розподіл ролей і позицій, ці групи мають явно чи неявно визначеного лідера. В багатьох випадках неформальна група може мати на свого члена вплив, однаковий або більший, за формальну структуру.

Вирішуючи проблеми управління групами керівництво організації як правило вирішує проблеми підвищення ефективності управління колективом в цілому. Основна увага при цьому повинна приділятись визначенню основних показників груп і факторів які на них впливають (Табл.10.).

Таблиця 10. ^ Фактори і показники які впливають на ефективність функціонування групи

Фактори і показники

Рекомендації

Розмір групи

Ідеальна група 3-9 чоловік. Збільшення розміру групи веде до її неформального розподілу і складнощів в управлінні

Склад групи

Ступінь подібності особистостей і точок зору при прийнятті рішень. Рекомендують, щоб група складалась з неподібних особистостей

Групова поведінка

Наявність певних правил і норм поведінки, яких рекомендують дотримуватись, щоб уникнути виникнення конфліктних ситуацій

Згуртованість

Міра тяжіння членів групи один до одного і до групи в цілому. Слід підтримувати

Групова одностайність

Тенденція до придушування окремою особистістю різних поглядів членів групи. Слід уникати

Конфліктність

Можливість виникнення внутрігрупових спорів і конфліктів. Рекомендується використовувати різні методи управління конфліктною ситуацією

Статус членів групи

Старшинство в посаді, назва посади, розміщення кабінету, освіта, соціальний талант, інформованість і накопичений досвід

Ролі членів групи

Характер поведінки кожного члена групи. Існують цільові і підтримуючі ролі

Комітети, як і формальні групи відіграють специфічну роль в процесі управління організацією. Коли варто використовувати комітет (рис.27.)?

^ Рисунок 27. Випадки використання комітетів в діяльності і управлінні організацією

Використовуючи комітети не слід забувати про певні помилки, які призводять до зниження ефективності функціонування комітетів і організації в цілому (Рис.28.)



Рисунок 28. Помилки у використанні комітетів


  1. Причини утворення неформальних груп і їх вплив на процес управління колективом


Неформальні групи – це спонтанно утворені об,єднання людей в межах формальних груп. Вони мають багато спільного з формальними групами, а саме:

  1. Мають певну організацію – ієрархію, лідера і завдання

  2. Мають певні неписані правила – норми

  3. Мають певний процес утворення – етапи

  4. Мають певні різновиди – види неформальних груп за ступенем зрілості

Процес створення неформальних груп спеціалісти поділяють на 5-ть етапів в результаті яких виникають 5-ть різних видів неформальних груп, які відрізняються один від одного ступенем зрілості взаємостосунків (Рис.29.).



Рисунок 29. Етапи утворення неформальних груп

Причини утворення неформальних груп представлені в таблиці 10.

^ Таблиця 10. Причини утворення неформальних груп
Причини
Характеристика
Належність
Бажання, прагнення і можливість належати до певної соціальної групи і мати певні соціальні контакти
Допомога
Бажання, прагнення і можливість отримувати допомогу від колег в колективі, ніж від безпосереднього керівника
Захист
Бажання, прагнення і можливість об,єднувати зусилля для захисту, адже в єднанні сила
Спілкування
Бажання, прагнення і можливість знати про те, що відбувається навколо, користуватись неформальними каналами зв,язку
Тісне спілкування і симпатія
Бажання, прагнення і можливість бути ближчим до тих, кому симпатизуєш



Неформальні групи є в кожній організації і серьозним аспектом в діяльності керівника є необхідність розуміння важливості існування цих груп і управління ними.

Одним з перших науковців, який почав приділяти цим питанням увагу був теоретик в галузі дослідження груп Джордж Хоманс, який створив модель Хоманса (Рис.30.).






Рисунок 30. Модель Хоманса

Сутність цієї моделі полягає в тому, що в процесі спільної діяльності люди вступають у взаємодії, які в свою чергу сприяють прояву почуттів – позитивних і негативних емоцій один до одного і до керівника. Ці емоції впливають на те як люди будуть здійснювати свою діяльність і призводять до підвищення, або зниження її ефективності. Саме тому, слід пам,ятати про певні негативні і позитивні явища з якими може зустрітись організація в процесі управління неформальними групами (Табл.11).

Таблиця 11. ^ Негативне і позитивне у існуванні неформальних груп

Негативне

Позитивне

Невисока думка щодо неформальних груп з боку керівника, які вважають що існування цих груп – результат неефективного керівництва

Прихильність до групи переходить в прихильність до організації

Члени неформальних груп вважають, що до них ставляться несправедливо і відповідним чином на це реагують

Небажання порушувати соціальні зв,язки призводить до небажання кинути організацію



Сьогоднішні теоретики вважають, що неформальні групи можуть допомогти формальній організації в досягненні її цілей. Для цього бажано:

  1. Визнавати існування неформальних груп і працювати з ними

  2. Вислуховувати думки членів і лідерів неформальних груп

  3. Перед тим як починати будь-які дії, прораховувати їх можливу негативну дію на неформальну організацію

  4. Дозволити неформальній групі приймати участь у прийнятті рішень

  5. Швидко видавати точну інформацію, тим самим перешкоджувати розповсюдженню чуток



^ ЛЕКЦІЯ. ВЛАДА І ВПЛИВ В ДІЯЛЬНОСТІ МЕНЕДЖЕРА

    1. Теорія влади, її сутність і основи

    2. Види влади

    3. Поняття впливу, форми і значення в процесі управління

    4. Авторитет керівника і методи його підвищення

      1. Теорія влади, її сутність і основи

Управління організацією неможливе без застосування влади. Досліджуючи тему влади, розглянемо її роль, деякі аспекти і типи у взаємозв,язку з діяльністю керівника (менеджера).

^ Під владою розуміють здатність і можливість здійснювати свою волю, впливати на діяльність і поведінку людей за допомогою авторитету, права, насильства і т.ін.

Тема влади давно хвилює філософів, політологів і соціологів. Класики філософії по різному трактували поняття влади, акцентуючи свою увагу на окремих аспектах. Платон і Аристотель намагались створити току модель влади, яка б була найбільш корисною для суспільства, придаючи при цьому велике значення особистості. Н.Макіавеллі намагався знайти умови для найбільш ефективного управління державою особистістю. Т.Гобсс, Дж.Локк, Ш. Монтеск’є шукали механізм народовладдя в демократії. М Вебер вважав, що ефективність влади визначається її раціональністю. К.Маркс розглядав владу з класових позицій і т.ін.

Тому з позицій управління людьми і групами людей владаце форма соціальних відносин, яка характеризується здатністю впливати на характер і напрями діяльності і поведінку людей, соціальних груп і класів методом економічних, ідеологічних і організаційо-правових механізмів, а аткож за допомогою авторитету і силового тиску.

Сутність влади – це співвідношення керівництва, володіння і підлеглості.

Роль влади – умова успішної діяльності людей за рахунок встановлення порядку їх організації.

Владою може бути наділена як одна особа – менеджер, так і колектив – рада, колегія і т.ін., який діє як і індивід, але тільки від свого імені.

Фактично суспільство наділяє владою певну групу людей або індивіда. Наділення владою – це метод активізації здібностей. Той хто отримав владу, повинен бути впевнений, що отримує і певну свободу дій.

В зв,язку з цим виділяють дві основи влади: влада посади і особиста влада. Влада посади – делегується тими кому підпорядковується керівник. Її обсяг залежить від рівня довіри яку він може отримати від свого керівництва. При чому делегування влади може бути в будь-який час припинено і відізвано. Особиста влада – це міра поваги, гарного і прихильного ставлення до її власника з боку підлеглих. Вона також може бути призупинена. Основа влади – це те звідки вона походить, а те через що вона використовується має назву – джерела влади (Рис.31.).

Рисунок 31. Джерела і основи влади в організації


      1. Види влади

Владу розрізняють за рядом ознак (Рис.32.).


Рисунок 32. Види влади

Зупинимся детально на найбільш характерних видах влади, які використовуються менеджером (Табл.12.)

^ Таблиця 12. Характеристика видів влади

Види влади

Характеристика

Традиційна

Базується на авторитеті “вічно вчорашнього”, на вірі людей в те, що ця особа має за звичаєм право на владу. Це влада знаті над біднии, влада царя, патріархальна влада, влада голови клану і т.ін. Основа – прихильність до носія влади

Харизматична

Базується на вірі людей в особисті якості лідкра, його харизму. Харизматична особа – це вождь

Легальна (законна)

Базується на системі конкретних законів, які визначають хто, кому і в якій мірі підпорядковується. Така влада носить бюрократичний характер і є владою більшості сучасних державних структур

Експертна влада

Базується на вірі підлеглих в те, що особа володіє спеціальними знаннями, які дозволяють задовільнити всі потреби підлеглих

Влада примушування

Базується на вірі виконавця в те, що керівник має можливість карати таким чином, що це не дозволить задовільнити потреби

Влада винагородження

Базується на вірі виконавця в те, що керівник має можливість задовільнити всі їх потреби через заохочення

Влада ресурсів

Ґрунтується на можливості розпоряджатись певними ресурсами

Влада зв,язків

Базується на здатності індивіда впливати на інших людей через сприйняту ними асоціацію цього індивіда з впливовими особами як в організації, так і поза нею. Причому, досить часто мова йде не про реальні зв,язки, а про сприйняття їх існування. Бажання мати таку владу штовхає людей на створення навколо себе чуток і легенд

Влада інформації

Базується на можливості доступу до необхідної і важливої інформації і вмінні використовувати її для впливу на підлеглих



^ 3.Поняття впливу, форми і значення в процесі управління

Між владою і впливом існує пряма залежність, адже влада – це здатність впливати.

А що таке здатність впливати?

Вплив – цілеспрямована дія на будь-кого, або причина будь-чиєї поведінки.

Вміння впливати на підлеглих – це мистецтво, яке притаманно не кожній людині. Найбільш розповсюджені форми впливу наведені в таблиці 13.
Таблиця 13. ^ Форми впливу


Форма впливу

Характеристика

Через страх

Найбільш розповсюджена форма впливу, Базується на страхах – страх втратити роботу, страх фізичного насильства, страх некомпетентності, інші людські слабкості. Неефективний і не призведе організацію до процвітання

Через винагородження

Базується на обіцянках. Можуть бути проблеми, адже обіцяти легко, а виконувати складніше

Через традиції

Базується на почутті гордості за організацію і за її керівника, який дозволяє організації стабільно і прибутково функціонувати

Через харизму

Базується на захопленні лідером, який ніби-то випромінює енергію і заряджає нею інших, є привабливим для підлеглих

Через розумну віру в знання і компетентність крівника

Базується на можливостях керівника без проблем вирішувати складні господарські завдання, віра в його спеціальні знання

Через переконання

Базується на вмінні керівника ефективно передавати підлеглим свою точку зору на способи вирішення будь-яких проблем

Через участь

Базується на вмінні керівника спрямовувати зусилля виконавця і сприянні вільному обміну інформацією, на участі у прийнятті рішень
  1   2   3



Скачать файл (776 kb.)

Поиск по сайту:  

© gendocs.ru
При копировании укажите ссылку.
обратиться к администрации