Logo GenDocs.ru

Поиск по сайту:  

Загрузка...

Лекции - Microsoft Access - файл 1.doc


Лекции - Microsoft Access
скачать (27815.5 kb.)

Доступные файлы (1):

1.doc27816kb.16.11.2011 12:36скачать

содержание

1.doc

СОДЕРЖАНИЕ

стр.

1. Создание базы данных……………………………………………….1

2. Установление связей между таблицами……………………………6

3. Ввод и просмотр данных в режиме таблицы………………………8

4. Подтаблицы…………………………………………………………10

5. Ввод и редактирование данных в режиме таблицы………………11

6. Сортировка информации………………………………………… 12

7. Ввод и редактирование данных в формах…...................................12

7.1 Создание формы…………………………………………………….13

7.1.1 Конструктор…………………………………………………….14

7.1.2 Мастер форм…………………………………………………….15

7.1.3 Модификация формы………………………………………. …..19


8. Получение ответов на запросы…………………………………….21

8.1 Бланк запроса – расширенный фильтр…………………………21

8.1.1 Комбинирование условий…………………………………...........23

8.1.2 Сортировка…………………………………………………........24


8.2 Создание простого запроса……………………………………..24

8.3 Создание запроса в режиме конструктора……………………..28

8.3.1 Запросы с выводом наборов значений……………………………..32

8.3.2 Подведение итогов по записям……………………………………35

8.3.3 Вычисление значений полей……………………………………...39


8.4 Запросы на изменение данных…………………………………..41

8.4.1 Удаление……………………………………………………........41

8.4.2 Добавление записей……………………………………………....43


8.5 Создание стандартного отчёта…………………………………..44

8.6 Создание отчёта с помощью мастера…………………………...46

Microsoft Access


Microsoft Access - это интерактивная реляционная СУБД (relational database management system - RDBMS ) для WINDOWS . Это программа, которую можно использовать для хранения и извлечения данных в зависимости от установленных отношений. Microsoft Access имеет большие графические возможности, благодаря поддержке True-type шрифтов и встраивания OLE-объектов (Object Linking and Embeding) в рамках среды WINDOWS. OLE - объект представляет собой ссылку на определенную информацию, которая остается в своей первоначальной форме. OLE-объектом может быть EXCEL - таблица, Paintbrush - иллюстрация или Sound - файл.

Новинкой программы Access является Cue Cards - Система суфлирования. Это обучающая система, предоставляющая пользователю рекомендации по выходу из реальных ситуаций при решении прикладных задач. При знании английского языка пользователь всегда сможет получить подсказку о том, что следует делать далее.

Access также предоставляет в распоряжение пользователя механизмы работы с базами данных различных форматов. К примеру, можно прямо обращаться к базам данных dBASE, Paradox или Btrieve без конвертирования их в формат, используемый Access. В состав пакета Access также входит язык Access Basic (встроенный диалект языка Visual Basic ), дающий возможность формирования специализированных систем управления базами данных.

Основными понятиями или объектами этой системы являются: таблицы, запросы, формуляры, отчеты, макросы и модули. И, конечно же, главным понятием будет база данных (database).

База данных это набор данных, который связан с определенной темой или назначением. Когда Вы создаете базу данных в Microsoft Access, Вы создаете один файл, который содержит все таблицы, запросы, формуляры, отчеты и другие объекты, которые помогают Вам использовать информацию в базе данных.

^ 1. Создание базы данных

Для создания базы данных необходимо выполнить следующие шаги:

  • Активизируйте окно Microsoft Access и выберите Новая база данных, затем щелкните на кнопке ОК.




  • В строке File Name, напечатайте Ваш вариант имени базы данных. Оно может содержать до 8 символов без пробелов. По умолчанию имя файла db. Microsoft Access автоматически добавляет расширение .MDB к имени Вашей базы данных, если Вы этого не сделали.


Рис. 71. Задание варианта базы данных

  • Если Вы хотите хранить базу данных в определенном месте, выберите соответствующую директорию в списке директорий Directories list.

  • Нажмите на кнопку OK.




Рис. 72. Файл новой базы данных

Microsoft Access создает пустой файл базы данных и открывает окно базы данных (Рис.72).

Следующим шагом в построении базы данных будет ее заполнение, т.е. создание объектов и присвоение последним необходимых свойств (рис.73).


Рис. 73. Выбор способа заполнения базы данных

Таким образом, первым шагом в построении базы данных будет создание таблицы.

Таблица - это набор записей (строк таблицы), состоящих из отдельных полей (столбцов таблицы), в которых хранится информация и составляющая, собственно, содержание базы данных. Создать таблицу можно двумя способами:

  1. С помощью Конструктора таблиц.

В окне базы данных щелкните на кнопке Создать.



Рис.74. Выбор конструктора для создания таблиц

Microsoft Access высветит диалоговое окно Новая таблица. Выберите кнопку Конструктор. В диалоговом окне Конструктора (Рис.75) следуйте указаниям по добавлению полей в Вашей таблице.



Рис.75 Диалоговое окно Конструктора

  1. Создание таблицы в режиме таблицы

В окне базы данных щелкните на кнопке Создать. Microsoft Access высветит диалоговое окно Новая таблица. Нажмите кнопку Режим таблицы.

Microsoft Access откроет пустое окно проектирования таблицы (Рис.76).

Рис.76. Диалоговое окно создания таблицы в режиме таблицы

  1. С помощью мастера таблиц (Рис.77).



Рис.77. Диалоговое окно Мастера таблиц


  1. В диалоговом окне выбрать Мастер таблиц и щелкнуть на кнопке ОК.

  2. Выбрать тип таблицы, например, Деловые.

  3. Выбрать образец таблицы.

  4. С помощью четырех кнопок скопировать желаемые поля в список новой таблицы (Рис.78).



Рис.78. Выбор полей для заполнения таблицы

5.Закончив выбор полей, нужно щелкнуть на кнопке Далее. После чего появляется второе диалоговое окно Мастера таблиц (Рис.79).



Рис.79. Предпоследнее окно Мастера таблиц для задания имени таблицы и ключа


6.Щелкнув на кнопке Далее, переходим к последнему диалоговому окну Мастера, в котором нужно указать, что будет сделано с таблицей после создания(Рис.80).



Рис.80. Завершение создания таблицы

Сделав окончательный выбор, нужно щелкнуть на кнопке Готово и Access завершит создание таблицы (рис.81).



Рис. 81. Вид таблицы после завершения работы с Мастером таблиц
^

2.Установление связей между таблицами


Система связей позволяет создавать запросы, формы и отчеты, выводящие информацию из нескольких таблиц.

Чтобы увидеть систему связей между таблицами баз данных, нужно:

1.Выбрать пункт меню Сервис.

2.Выбрать пункт Схема Данных.

3.Откроется окно Схема данных (рис.82).



^

Рис.82. Окно Схемы баз данных


4.Если выведена одна таблица, то нужно добавить таблицы. Для этого нужно щелкнуть правой клавишей и в появившемся контекстном меню (Рис.83)



Рис.83. Контекстное меню добавления таблиц

выбрать пункт Добавить таблицу. А затем в появившемся списке выбрать нужную таблицу, например, Таблица1(Рис.84), и щелкнуть на кнопке Добавить, а затем Закрыть.



Рис.84 Диалоговое окно ^ Добавление таблицы

  1. В окне появятся связи между таблицами. Окна таблиц можно перетаскивать с помощью мыши за заголовок, чтобы сделать связи более наглядными (Рис.85).



Рис.85. Связи между таблицами.

  1. Для создания связи просто перетащите одно из полей на поле, которое хотите с ним связать.

В появившемся диалоговом окне Изменение связей (Рис.86)


Рис.86. Диалоговое окно Изменение связей

щелкнуть на кнопке Создать, и в диалоговом окне между таблицами появится новая связь(Рис.87).




Рис.87. Диалоговое окно с новой связью


^ 3. Ввод и просмотр данных в режиме таблицы

В режиме таблицы информация расположена по строкам и столбцам. Наиболее удобно просматривать информацию в режиме таблицы.

В этом режиме каждый столбец соответствует отдельному полю в базе данных, а каждая строка соответствует записи.

В режиме таблицы можно выполнять следующие операции:

  1. Просмотр и редактирование данных.

  2. Настройка макета режима таблицы с изменением размера и порядка строк и столбцов.

  3. Добавление, удаление и переименование полей в таблице.

  4. Получение доступа к данным в связанных таблицах и запросах с помощью подчиненных таблиц.

  5. Легкое и быстрое добавление, удаление и редактирование записей в таблице.

  6. Сортировка записей.

  7. Поиск по значению поля.

  8. Фильтрация данных, при которой в таблице отображаются только записи, удовлетворяющие определенному критерию.





Рис.88. Пример таблицы
Просмотр данных в режиме таблицы

  • Просмотреть данные можно, если дважды щелкнуть на имени таблицы.

  • Можно выбрать пункт Режим таблицы из меню Вид.

  • Кроме того, можно щелкнуть на расположенной около кнопки Вид (в левом конце панели инструментов) стрелке, направленной вниз, и выбрать режим таблицу из раскрывающегося списка.
Внесение изменений в режиме таблицы

  • Изменить ширину столбца можно перетаскиванием правой границы его заголовка, или, выбрав, ^ Формат-Ширина столбца, и задав ширину.

  • Можно переставить столбцы в таблице. Для этого щелчком нужно выделить конкретный столбец и отпустить клавишу. Затем еще раз щелкнуть на заголовке и перетащить вправо или влево в новое положение.

  • Можно переименовать столбец. Для этого нужно щелкнуть правой клавишей на столбце, и в контекстном меню выбрать Переименовать.

  • В режиме таблицы можно добавлять новые и удалять существующие столбцы. Чтобы добавить столбец, нужно выделить столбец справа оттого места, где должен появиться новый столбец и выполнить команду Столбец из меню Вставка. Access создает новый столбец и присваивает ему имя, состоящее из слова Поле, за которым следует число: первый столбец получает имя Поле1, второй – Поле2.

  • Для удаления столбца его необходимо выделить его щелчком и выполнить команду ^ Удалить столбец из меню Правка.

*Примечание. При удалении столбца удаляется соответствующее поле со всеми его данными. Нельзя потом будет воспользоваться командой Отмени. Лучше воспользоваться командой Скрыть из меню Формат. Позднее скрытые столбцы можно снова поместить на экран с помощью команды Отобразить столбцы из меню Формат.

4. Подтаблицы

В Access 2000 таблица может содержать таблицу, перечисляющую содержание другой таблицы. Отобразить ее можно, щелкнув на значке + в левом столбце одной из записей. Подтаблица отобразит одну или несколько записей из другой таблицы, связанной с записью, около которой щелкнули на символе +.


Для создания подтаблицы нужно:

1.Открыть режим таблицы, куда вы хотите вставить подтаблицу.

2.Выбрать пункт Подтаблица из меню Вставка.

3.Выделить подчиненную таблицу в диалоговом окне Вставка таблицы.

4.Выбрать связанные поля таблиц.


Рис.89. Диалоговое окно Вставки подтаблицы

5.Щелкнуть на кнопке ОК.

6.В основной таблице слева добавляются знаки +.

7.При щелчке на + открывается раздел, подтаблицы, связанный с основной таблицей. Access вставляет сюда новую строку (Рис.90).




Рис. 90. Подтаблица авторов основной таблицы
^

5. Ввод и редактирование данных в режиме таблицы


  • В последнюю строку таблицы можно добавлять новые записи. Она показана символом *.

  • Для ввода новых данных в новую запись или модификации любой записи в таблице нужно щелкнуть на поле, которое необходимо заполнить или изменить.

  • Для модификации текстовых фрагментов можно использовать команды Вырезать, Копировать, Вставить из меню Правка.

  • Как только начинается ввод информации, значок в крайнем левом столбце заменяется на карандаш с двумя точками.

^ Использование форматированных поле

Если полю было задано свойство Формат, то данные пользователем вводятся в удобной форме и после нажатия клавиши Tab Access немедленно отформатирует введенное значение.

^ Удаление записей

Для удаления записи ее нужно щелчком выделить на селекторе строки, а затем ввести Команду Удалить запись из меню Правка .Или же щелкнуть на кнопке Удалить запись, или нажать клавишу Delete.

Запись исчезает из таблицы, и появляется диалоговое окно с точным указанием удаляемого объекта. Если удаление происходит по ошибке, то нужно щелкнуть на кнопке Нет, чтобы остановить процесс удаления. Для продолжения процесса удаления нужно щелкнуть на кнопке Да.




^ 6. Сортировка информации

Самый простой способ сортировки записей в режиме таблицы заключается в выборе столбца, данные которого будут использоваться для упорядочения записей.

  • Для начала сортировки выделим его щелчком на заголовке.

  • Отсортируем записи по значениям этого столбца, выбрав пункт Сортировка в меню Записи, а затем Сортировка по возрастанию.

Для чисел сортировка производится от меньшего к большему, для текстовых полей порядок по алфавиту от А до Я.

  • Сортировку в обратной последовательности производят, выбирая команду ^ Сортировка по убыванию.

Пример сортировки таблицы по столбцу Цена приведен ниже (Рис.91).



Рис.91. Сортировка таблицы по столбцу Цена
^ 7. Ввод и редактирование данных в формах

Форма – это средство, упрощающее ввод, редактирование и отображение информации, хранящейся в таблице баз данных. Она представляет собой окно с набором элементов управления. Примерами элементов управления могут служить подписи, текстовые поля, управляющие кнопки и графические элементы, такие как линия или рамки.

Форма по сравнению с обработкой данных в режиме таблицы обладают следующими преимуществами:

  • Форма позволяет в каждый момент фиксировать внимание на отдельной записи, поскольку, как правило, отображает все поля одной записи в отличие от режима таблицы, отображающего сразу несколько записей, так что приходится прокручивать окно, чтобы просмотреть содержимое всех полей;

  • Элементы управления можно расположить логичным образом, облегчающим чтение и работу с данными;

  • Отдельные элементы управления обладают возможностями облегчить ввод и изменение отдельных данных;

  • Некоторые объекты баз данных, такие как рисунки, анимации, видеоклипы, могут отображаться или воспроизводиться в режиме формы, но не в режиме таблицы.

7.1.Создание формы

Создать форму можно несколькими способами, но для большинства задач лучше всего выбрать пункт Формы на панели Объекты в окне базы данных,



Рис.92. Выбор варианта создания формы


а затем щелкнуть на кнопке Создать. При этом открывается диалоговое окно Новая форма (Рис.93).



Рис. 93. Диалоговое окно Новая форма

Из списка в данном диалоговом окне можно выбрать один из способов создания новой формы:

  • Выбрать параметр Конструктор для самостоятельного создания формы путем постепенного добавления элементов управления в режиме конструктора;

  • Выбрать Мастер форм, чтобы Access создал форму самостоятельно в соответствии с вашими требованиями;

  • Выбрать один из трех вариантов автоформы;

  • Выбрать параметр Диаграмма, чтобы получить информацию в режиме таблицы или запроса;

  • Выбрать параметр Сводная таблица, чтобы создать сводную таблицу.

7.1.1.Конструктор

1.Выбрав параметр Конструктор, щелкните на кнопке ОК, чтобы открыть форму в режиме Конструктор. Далее можно добавлять элементы формы (Рис.94).



Рис. 94. Диалоговое окно Конструктор

Пример. Создать форму регистрационной карты участника конференции.




Рис. 95. Пример формы Регистрационная карта участника

При создании формы использованы элементы Надпись и Поле.
^

7.1.2.Мастер форм


1. В графе объекты нужно щелкнуть на разделе Формы.

2.Выбрав Мастер форм, нужно щелкнуть на кнопке ОК.



Рис. 96. Диалоговое окно База данных

3.В первом диалоговом окне мастера, показанном на рис.97. нужно выбрать необходимые поля.


Добавить поле

Добавить все поля

Удалить поле


Удалить все поля



Рис.97. Диалоговое окно Мастера форм

4.С помощью кнопок переместить имена требуемых полей из списка Доступные поля в список Выбранные поля.

5.Щелкнуть на кнопке Далее.

6.Открывается второе диалоговое окно Мастер форм (Рис.98).



Рис.98. Второе диалоговое окно Мастера форм

Второе диалоговое окно мастера форм позволяет выбрать основной порядок расположения элементов управления в форме. Чтобы облегчить выбор, нужно щелкнуть на каждом параметре и посмотреть, как выглядит выбранный макет расположения на форме. Чаще применяется тип расположения в столбец, позволяющий видеть полностью все поля одной записи в режиме формы.

^ Ленточное расположение позволяет одновременно просматривать несколько записей в режиме формы.

Табличное расположение отображает данные в режиме таблицы.

^ Макет Выровненный располагает объекты формы, компактно заполняя окно формы. После выбора макета расположения щелкните на кнопке Далее.

7.В третьем диалоговом окне выбирается стиль формы.



Рис.99. Третье диалоговое окно Мастера форм

Стиль определяет цвет и фактуру фона, шрифты, вид элементов управления и другие атрибуты.

9.Сделав выбор, нужно щелкнуть на кнопке Далее, чтобы открыть последнее диалоговое окно Мастера.

Последнее диалоговое окно Мастера форм дает возможность присвоить форме имя и выбрать способ первоначального открытия формы.

  • Если выбран первый переключатель, то можно приступать к просмотру или изменению данных.

  • Если выбран второй переключатель для открытия формы, то она будет открыта в режиме конструктора, так что можно видоизменить ее конструкцию.

  • Закончив выбор всех элементов, щелкните на кнопке Готово (Рис.100)



Рис.100. Форма Каталог

На Рис.101 показана форма Каталог, при расположении данных в один столбец, выборе стиля Международный.


Расположение записей


Перемещение на одну страницу


Н а Рис.101 показан макет формы при выборе внешнего вида Табличный, стиля Международный.


Рис.101. Макет формы
7.1.3.Модификация формы

Можно легко вносить изменения в форму, переключившись на режим Конструктора. Если Вы работаете с данными в режиме формы, то перейти в режим конструктора можно, выбрав пункт Конструктор в меню Вид.

Можно выбрать пункт Формы на панели Объекты в окне Базы данных, а затем, щелкнув на кнопке Конструктор.

Режим Конструктор позволяет добавлять, удалять и изменять элементы управления на форме, включая текстовые поля, списки, надписи, переключатели, управляющие кнопки.

При открытии формы в режиме Конструктор Access отображает панель инструментов, предлагающую средства для добавления и работы с различными типами элементов управления.

Если панель отсутствует на экране, то нужно выбрать пункт меню Вид и установит флажок на пункте Панель инструментов.

Таблица 8

Кнопка

Название

Описание



Выбор объектов

Позволяет выделить определенный элемент управления, щелкнув на нем, или группу элементов, поочередно щелкая на них при нажатой клавише Shift. При нажатой кнопке можно выделить элементы управления перетаскиванием прямоугольника выделения.



Мастера

Если эта кнопка нажата, то процессом создания нового элемента будет руководить Access.



Надпись

Позволяет ввести описательный текст, чтобы назвать элемент или дать инструкцию. Большинству элементов управления надписи придаются автоматически.



Поле

Добавляется поле для отображения, ввода или изменения данных.



Группа переключателей

Создается ряд элементов управления, среди которых можно производить выбор и которые присваивают полю числовое значение.



Выключатель

Добавляется прямоугольная кнопка, которую можно использовать для включения и выключения параметра.



Переключатель

Создается круглая кнопка, которая используется в группе взаимоисключающих переключателей.



Флажок

Добавляется маленькое квадратное окно, которое можно использовать для включения и выключения параметра.



Поле со списком

Создается элемент управления, состоящий из текстового поля со списком под ним.



Список

Отображается список, из которого можно выбрать пункт.



Кнопка

Добавляется прямоугольная кнопка, при щелчке на которой выполняется определенное действие (ОК или Закрыть).



Рисунок

В форму добавляется постоянный рисунок.



Свободная рамка объекта

Отображаются объекты OLE, такие как рабочий листExcel.



Присоединенная

Рамка объекта

Отображаются объекты OLE, хранящиеся в записях таблицы.



Разрыв страницы

Форма разделяется на несколько экранов.



Набор вкладок

Позволяет разделить форму на отдельные вкладки(страницы)



Подчиненная форма \ отчет

В форму добавляется информация из дополнительно таблицы.



Линия

Дает возможность нарисовать на форме отдельную прямую для разделения и выделения элементов управления.



Прямоугольник

На форме рисуется прямоугольник, чтобы сгруппировать или выделить ряд элементов управления.



Другие элементы

Добавляются из списка дополнительных элементов управления, предлагаемого приложением Office. Эти элементы отображены в меню, появляющемся при щелчке на этой кнопке.


В режиме Конструктор на экран выводится панель инструментов Форматирование, показанная ниже (Рис.102).



Рис.102. Панель инструментов Форматирование

Если она не установлена, то нужно выбрать пункт Панели инструментов в меню Вид и установите флажок на пункте Формат (форма\ отчет).


^ 8. Получение ответов на запросы


Запрос - это средство, с помощью которого можно извлечь информацию, отвечающую определенным критериям. Результаты запроса представляют не все записи из таблицы, а только те, которые удовлетворяют запросу. При составлении запроса задается условие, описывающее те типы записей, которые необходимо включить в ответ. После выполнения запроса Access отображает таблицу, содержащую только соответствующие записи.

Запросы могут быть простыми - например, в результате запроса можно получить перечень всех записей, в которых цена книги превышает 50 руб., - или сложными, в которых производится ряд последовательных сравнений содержимого полей, и учитываются альтернативные условия.

В основе любого запроса лежит бланк запроса, в строках и столбцах которого вводятся соответственно просматриваемые поля и условия.


^ 8.1.Бланк запроса - расширенный фильтр

Если работа выполняется с данными в режиме таблицы и необходимо создать запрос для вывода некоторого подмножества ее записей, то можно воспользоваться командой Расширенный фильтр из подменю Фильтр в меню Записи. При запуске этой команды на экране появляется диалоговое окно (рис.103 )



Рис.103. Диалоговое окно Расширенный фильтр

  • При выборе команды Расширенный фильтр доступными являются только поля активной таблицы, которые можно использовать при создании запросов.

  • Некоторые возможности, предусмотренные в бланках настоящих запросов, оказываются недоступными.

Чтобы создать запрос, необходимо задать ряд условий, или критериев, сочетание которых позволяет сузить диапазон отображаемых записей. Каждое условие состоит из трех элементов:

    • поле, которое используется для сравнения;

    • оператор, описывающий тип сравнения, которое должно выполняться;

    • величина, с которой должно сравниваться значение поля.

Например, если нужно получить перечень записей, в которых цена книги больше 150 рублей, то первым элементом будет поле Цена покупки , вторымоператор «больше чем» (символ >), а третьим – величина 150.

Эту информацию нужно ввести в бланк запроса:

  1. Поле –Цена;

  2. Сортировка – по возрастанию;

  3. Условие отбора- >150 (Рис.104).




Рис.104. Ввод условий в бланк в виде трех строк

Для просмотра результата применения Расширенный фильтр необходимо выбрать пункт меню Записи, команду Применить фильтр.



Рис.105. Результаты применения фильтра

После применения фильтра к режиму таблицы или формы, можно удалить фильтр и снова увидеть записи, выбрав команду Удалить фильтр из меню Записи или щелкнув на кнопке Удаление фильтра на панели инструментов.

8.1.1.Комбинирование условий

Преимущества команды Расширенный фильтр :

  • Упрощение комбинирования отдельных условий фильтрации;

  • Возможность комбинирования условий;

  • Возможность фильтровать записи одновременно с их отбором.

Если скомбинировать условия, то Access перечислит только те записи, которые удовлетворяют обоим условиям.

Например, введем два критерия Цена (>150) и Тип обложки (Твердая) (Рис.106).




Рис.106. Ввод комбинированных условий

Затем щелкните на кнопке применить Фильтр. Результаты выводятся в виде таблицы (Рис.107).



Рис.107. Вывод результатов после применения фильтра

Можно ввести, например, условия по цене книги больше 100 руб., но меньше 155 руб. Варианты ввода условия представлены ниже (Рис.108).





Рис.108. Варианты задания комбинированного условия

8.1.2.Сортировка

Сортировка в бланке запроса применяется для упорядочения информации, отображаемой в режимах таблицы и формы. Если щелкнуть на строке Сортировка, то в правой части поля появляется стрелка. Щелчок на ней открывает список со значениями: По возрастанию, По убыванию, (Отсутствует) (Рис.109).




Рис.109. Сортировка данных при использовании фильтра


8.2.Создание простого запроса

Бывают случаи, когда команда Расширенный фильтр просто не в состоянии ответить на ваш запрос, касающийся базы данных, например:

  • В запрос необходимо включить значения полей из нескольких таблиц;

  • Запрос должен отображать только часть полей из таблицы, а не все поля.

В таких случаях рекомендуется пользоваться не упрощенными, а полноценными запросами Access.

Новый запрос можно создать несколькими способами:

Самый простой способ- выбрать пункт Запросы на панели Объекты в окне базы данных и щелкнуть на кнопке Создать (Рис.110).




Рис.110. Выбор способа задания запроса

При этом на экране появляется диалоговое окно Новый запрос.

Это диалоговое окно позволяет выбрать тип запроса и способ его создания.

  • Параметр Конструктор предназначен для создания стандартных бланков запросов. Его следует выбирать, если вы хотите создать свой запрос с нуля в режиме конструктора.

  • Выбор параметра Простой запрос дает возможность использовать мастер для создания запроса.

  • Параметр Перекрестный запрос используется для сравнения различных объектов информации в базе данных.

  • При выборе параметра Повторяющиеся записи и Записи без подчиненных запускаются специализированные мастера, помогающие сохранить целостность данных.

Рассмотрим на примере таблицы 1 процедуры создания стандартного запроса с помощью Мастера простых запросов. Для этого необходимо выполнить следующие действия:

1.Выбрать из списка Новый запрос параметр Простой запрос.

2. На экране появляется диалоговое окно Создание простых запросов (Рис.111).




Рис. 111. Диалоговое окно Создание простых запросов

3.Необходимо выбрать поля из таблицы 1 и перенести их в выбранные (Рис.112)



Рис.112. Первый шаг работы с Диалоговым окном

поля и щелкнуть на кнопке >Далее.

4.Во втором диалоговом окне предлагается выбрать тип запроса (Рис.113).




Рис. 113. Второе диалоговое окно Создания простых запросов

В подробном запросе выводятся все записи из разных таблиц, удовлетворяющих заданным условиям.

В итоговом запросе отображается суммарная информация.

Выберем Подробный запрос и щелкнем на кнопке >Далее.

5.В последнем диалоговом окне вводим в текстовое поле новый заголовок для нашего запроса Каталог книг, затем выбирается режим работы с запросом Открыть запрос для просмотра данных (рис.114).



Рис.114. Последнее диалоговое окно создания запроса

После нужно щелкнуть на кнопке Готово.

Результат запроса:




Рис.115. Результат запроса

^ 8.3. Создание запроса в режиме конструктора

1.Мастер простых запросов в режиме конструктора создает список полей для каждой таблицы. Access после выбора режима Конструктор открывает диалоговое окно Добавление таблицы (рис.116. )

2. В этом окне следует выбрать таблицы или запросы с полями, которые будут включены в запрос. Чтобы включить таблицу или запрос в окно конструктора, нужно сделать двойной щелчок на соответствующем имени, или выделить объект щелчком и щелкнуть на кнопке Добавить.

3.После того как будут заданы все необходимые таблицы, необходимо щелкнуть на кнопке Закрыть. Access переходит в режим конструктора, в котором указаны списки полей для всех выбранных таблиц.

* Примечание. Если потом нужно будет добавить поля из другой таблицы, то нужно выбрать пункт меню ^ Запрос и выбрать команду Добавить таблицу.

4.Теперь необходимо добавить к бланку запроса те поля, которые должны быть включены в результат. Это делается либо щелчком в строке Поле и выбором значения из раскрывающегося списка, либо перетаскиванием имени из списка полей вверху окна в столбец на бланке запроса.



Рис. 116. Диалоговое окно Запрос на выборку




Рис.117. Выбор полей, включаемых в запрос



Рис.118. Ввод полей для запроса

5.Строка Вывод на экран отвечает за включение данного поля в итоговый режим таблицы. Флажок управляет включением данного поля в итоговый режим таблицы. Включенный флажок – поле появляется в таблице, выключенный - поля нет в таблице.

6.Чтобы получить таблицу с полями запроса, нужно выбрать пункт меню Запрос и команду Запуск.

7.Вид таблицы с результатом запроса показан на рис. 119.





Рис.119. Результаты запроса

8.Можно задавать условия отбора как и при работе с командой Расширенный фильтр. Например, можно задать ограничения на цену книги >100.



Рис. 120. Результаты запроса по условию цена >100

9.Как и при работе с командой Расширенный фильтр можно использовать сортировку, выбрав значения По возрастанию или По убыванию (Рис.121).



Рис.121. Пример сортировки информации по убыванию

8.3.1.Запросы с выводом наборов значений

Можно при формировании запроса просмотреть минимальные и максимальные значения полей. Это выполняется следующим образом:

  1. Войти в режим Конструктор.

  2. Сформировать запрос в режиме Конструктор.

  3. Отсортировать записи по некоторому полю, например, Цена.

  4. Щелкнуть на стрелке рядом со списком Набор значений, чтобы выбрать или ввести значение (рис. 122 ).


Поле ввода


Рис.122 Ввод набора значений для выбора информации.

Результат запроса представлен в виде таблицы с указанием минимального и максимального значений (Рис. 123 )



Рис.123. Вывод результатов запроса

Вместо абсолютных значений отображаемых записей можно указать, например, значение в%.

Пример 1. Например, вывести список 25% студентов. Формируем запрос в режиме Конструктор, выбираем нужные поля и вводим значение 25%.




Рис.124. Ввод данных запроса


Затем выбираем пункт меню Запрос, команду Запуск.

Результаты запроса приведены в таблице (рис. 125 ).



Рис.125. Результаты запроса 25% состава студентов

Пример 2. Можно подсчитать, кому из студентов назначить стипендию. Студенту назначается стипендия, если он сессию сдал без троек. Условие отбора >3.

Рис. 126. Формирование запроса с условиями

Результаты запроса приведены в виде таблицы (Рис.127).




Рис.127. Результат запроса


8.3.2. Подведение итогов по записям

Запросы могут применяться для обобщения информации. Это делается с помощью строки Групповая операция, включаемой в бланк запроса.

Порядок работы:

1.Запрос Создать Конструктор.

2.В появившемся диалоговом окне (Рис.128 )




Рис.128. Добавление таблицы в запросе режима Конструктор

выбрать нужную таблицу, например, таблицу 1.

  1. Выбрать поля запроса, например, цена





Рис.129. Выборка полей запроса из таблицы 1

5.Для добавления строки Групповая операция нужно выбрать пункт меню Вид Групповые операции или щелкнуть на кнопке Групповые операции

6. Появляется строка Групповые операции




Рис.130. Добавление строки Групповая операция

7.Необходимо раскрыть список Групповой операции и выбрать одну из функций, перечисленных в таблице.


Функция

Описание

Sum

Суммирование значений группы

Avg

Вычисление среднего арифметического значения группы

Min

Вычисление минимального значения в группе

Max

Вычисление максимального значения в группе

Count

Количество значений в группе

StDev

Стандартное отклонение для выборки

Var

Дисперсия для выборки

First

Первое значение в группе

Last

Второе значение в группе


Выберем, например, Min.

8. Запустить запрос, щелкнув на пиктограмме .

9. Получить результат запроса





Рис. 131. Результат запроса


Примечание*. Для поля, имеющего числовой или денежный тип данных можно выбирать любую из функций. Для поля, которое имеет нечисловой тип данных можно выбирать только функции Count, Fitst или Last.


Можно, например, получить максимальную стоимость. Для этого выбирается функция max. Результат запроса имеет вид (Рис.132).



Рис.132. Результат запроса максимальной стоимости.

Можно подсчитать, сколько будет стоить заказ всех экземпляров перечисленных книг. Для этого выбирается поле Стоимость и групповой операцией выбирается Sum. Результат запроса имеет вид (Рис.133).




Рис.133. Результат запроса по сумме


Помимо предоставления итоговой информации по одной записи, эти функции могут быть использованы для проведения вычислений по группам записей.

Например, нужно определить среднюю цену книг в твердой и мягкой обложках. В сгруппированных данных должны присутствовать два поля: Цена покупки и Тип обложки




Рис.134. Вычисления по группе записей

Результат запроса представлен в виде таблицы (рис.135).



Рис.135. Результат запроса

Кроме функции Группировка в раскрывающемся списке строки Групповая операция присутствует и функция ^ Условие. Оно определяет состав записей, для которых будет производиться группировка и вычисление.

Функция Выражение применяется для проведения более сложных вычислений, которые основаны не только на значениях полей, но и результатах вычислений: суммах, средних значениях или стандартных отклонениях.


8.3.3. Вычисление значений полей


Иногда бывает нужно провести вычисления для каждой записи, а не подводить итоги по нескольким записям. Удобнее для этого воспользоваться вычисляемыми полями. Вычисляемое поле может быть создано в запросе.

Порядок работы:

1.Запрос Создать Конструктор.

2.В появившемся диалоговом окне (Рис.136. )




Рис.136. Добавление таблицы в запросе режима Конструктор

выбрать нужную таблицу, например, таблицу 1.

  1. Выбрать поля запроса, например, цена (рис.137)





Рис.137. Выборка полей запроса из таблицы 1

6. Ввести формулу для вычисления полей. Это будет цена*1.15. Так как Access не позволяет показывать значения в %, то в формуле значение цены умножается на 1,15 – эквивалент 115%.

7. Запустить запрос и вывести его результаты





Рис.138. Результаты запроса по вычисляемым полям


Если вернуться в режим Конструктор, то вычисляемое выражение цена*1.15 переформатируется для ввода имени поля

Выражение1:[Цена ]*1.15



Рис.139. Изменение названия вычисляемого поля

Чтобы изменить название вычисляемого поля нужно выделить текст перед двоеточием и ввести новое имя, например, Планируемая цена.

Чтобы отформатировать вычисляемое поле, нужно щелкнуть правой клавишей на соответствующем столбце, щелкнем на команде Свойства (Рис.140).



Рис. 140 Рис.141.

затем выберем Формат поля и выберем нужный Формат поля, например, денежный.



Рис. 142. Результат запроса


^ 8.4. Запросы на изменение данных


Эта категория включает четыре типа: удаление, создание таблицы, добавление, обновление.

8.4.1.Удаление

Такой запрос используется для очистки базы данных. Этот запрос удаляет все старые записи, отвечающие заданным критериям.

Порядок работы:

  1. Запрос - Создать – Конструктор.

  2. Добавить таблицу, например, таблицу1.

  3. Выбрать нужные поля.

  4. Выбрать пункт меню Запрос, а затем выбрать одну из команд: Выборка, Обновление, Добавление, Удаление.




Рис.143. Задание запроса на изменение данных


  1. Задать условие удаления, например, удалить все книги, заказ на которые меньше 500 руб.



Рис.144. Задание условия удаления


  1. Подтвердить условие удаления





Рис.145. Подтверждение удаления записей


  1. Вид таблицы после удаления записей





Рис.146. Таблица после удаления записей


8.4.2. Добавление записей

Порядок работы:

1.Запрос - Создать – Конструктор.

2.Добавить таблицу, например, таблицу1.

3.Выбрать нужные поля.

4.Выбрать пункт меню Запрос, а затем выбрать команду: Добавление (Рис.147).



Рис.147. Диалоговое окно для добавления

5.В диалоговом окне добавить имя таблицы, например, Сроки заказов и щелкнуть на кнопке ОК.

6. В графе Добавление добавить Срок заказа

Рис.148. Добавление сроков заказа

7.Запустить запрос и получить результат запроса.


^ 8.5. Создание стандартного отчета


Отчеты являются средством, предоставляемым Access для создания печатных копий информации из базы данных.

Для того, чтобы начать работать с отчетом, нужно выполнить следующие действия:

1.Щелкнуть в разделе Объекты на объекте Отчеты.


Рис. 149.Выбор нового отчета

2.Щелкнуть на пункте меню Создать.




3. В диалоговом окне Новый отчет выбрать, например, Автоотчет: в столбец.

4. В этом диалоговом окне нужно выбрать в качестве источника данных таблицу или запрос. Выберем, например, таблицу 1. Щелкнем на кнопке ОК. (Рис.150).


Рис.150. Выбор источника данных для запроса

Отчет в столбец больше напоминает обычную форму. Каждое поле выводится отдельной строкой, в которой слева расположено название, а справа – содержимое.

Ленточный отчет простроен так, что каждое поле расположено в отдельном столбце, а каждая запись представлена одной строкой. Ленточный отчет в большей степени напоминает стандартные форматы различных деловых отчетов.




Рис. 151. Пример отчета в столбец




Рис.152. Пример ленточного отчета


^ 8.6. Создание отчета с помощью мастера


1.Для запуска Мастера отчетов необходимо выбрать Мастер отчетов в диалоговом окне Новый отчет и щелкнуть на кнопке ОК. При этом необязательно выделять таблицу или запрос из списка в нижней части окна.

2. В первом окне Мастера отчетов необходимо указать

поля отчета (рис.153).

Рис. 153.Выбор мастера для создания отчета

3.Поля можно выбирать из нескольких таблиц или запросов. Обязательно нужно включать поля, которые имеют отношение к отчету. Затем нужно щелкнуть на кнопке Далее.


Рис. 154. Выбор полей для создания отчета

  1. После этого на экране появляется второе диалоговое окно Мастера отчетов. Диалоговое окно на втором шаге появляется, если на предыдущем шаге были выбраны поля из нескольких таблиц (Рис.155).

В данном окне верхним уровнем группирования выберем Автор, следующим уровнем - Название.


Рис.155. Выбор уровней группировки




Рис.156. Формирование уровней группировки

Затем нужно щелкнуть на кнопке Далее и перейти к следующему окну (Рис.157).



Рис.157. Выбор порядка сортировки и вычислений

В этом окне выполняется сортировка записей.

Если щелкнуть на кнопке Итоги, то откроется диалоговое окно для выбора Итогов (Рис.158).



Рис.158. Диалоговое окно для выбора подведения итогов


Для каждого поля может быть выбрана функция. Затем щелкаем на кнопке Далее. Открывается диалоговое окно Выбор макета (Рис.159).




Рис.159. Выбор макета отчета



Выберем макет отчета, например, структура и щелкнем на кнопке Далее.




Рис. 160. Выбор стиля отчета

Далее выберем стиль отчета, например, Деловой (Рис.160).



Рис.161. Определение имени отчета

Затем задается имя отчета, например, Накладная.

Затем нужно щелкнуть на кнопке Готово.



Рис.162. Фрагмент итогового отчета











Скачать файл (27815.5 kb.)

Поиск по сайту:  

© gendocs.ru
При копировании укажите ссылку.
обратиться к администрации