Logo GenDocs.ru

Поиск по сайту:  

Загрузка...

Коммуникативная деятельность пресс - службы по созданию благоприятного имиджа фирмы и ее руководителя - файл 1.doc


Коммуникативная деятельность пресс - службы по созданию благоприятного имиджа фирмы и ее руководителя
скачать (119 kb.)

Доступные файлы (1):

1.doc119kb.14.12.2011 09:02скачать

содержание

1.doc

ГОУ ВПО «Уральский государственный педагогический университет»

Коммуникативная деятельность пресс – службы по созданию благоприятного имиджа фирмы и ее руководителя
Екатеринбург 2008

Оглавление

Введение 3

Глава 1 Коммуникативные функции пресс – службы при создании позитивного имиджа фирмы 5

Глава 2 Обязанности пресс – секретаря 21

Заключение 26

Список литературы 27


ВВЕДЕНИЕ

Большинство руководителей в России считает, что для успешной работы организации достаточно ответить на простые вопросы: «Что?» , «Как» и «Для кого». Многие преуспевающие в настоящее время руководители точно знают ответы на эти три классических маркетинговых вопроса. Вопрос «Зачем?» или «Во имя чего?» кажется лишним. В ответ на этот вопрос часто можно услышать, что бизнес существует только для того, чтобы приносить прибыль, делать деньги. Поэтому долгое время у многих организации не было пресс – службы и они не заботились о своем имидже.

По мнению американских исследователей Т. Питерса и Р. Уотермена, организации, которые сформировали для себя лишь финансовые цели, как правило, не достигают финансовых результатов, каких достигают организации с более широким диапазоном ценностных установок.

То есть, формируя сильный и устойчивый имидж, вы даете организации возможность достичь продолжительного делового успеха.

Сильный имидж влияет на общественность, вызывает положительные эмоции, глубоко сидит в сознании и укрепляет позиции относительно конкурентов. Вас, как организацию, узнают, к вам питают положительные чувства. С вами хотят работать и сотрудничать.

Поэтому, в настоящее время понятие пресс – служба достаточно быстро и прочно вошло в современный отечественный лексикон. Сейчас мы уже не представляем организацию без пресс – службы, а пресс – секретарь является главным помощником руководителя. Он ориентируется в вопросах деятельности организации. Может выступать от имени руководителя (организации). Организует пресс – конференции и брифинги, интервью руководителю организации. Участвует в создании фирменного стиля, собственной рекламной продукции и многое другое.

Цель данной работы показать, как при коммуникативной деятельности пресс – службы, а так же деловых и этических нормах пресс – секретаря можно создать положительный имидж фирмы и руководителя.

Объектом исследования является – процесс формирования имиджа при помощи пресс - службы, а предметом – формы и методы создания имиджа.

В данной работе сделана попытка проанализировать основные направления по формированию имиджа организации при помощи коммуникативной деятельности пресс – службы в современных условиях конкурентной борьбы.

^ Глава 1 КОММУНИКАТИВНЫЕ ФУНКЦИИ ПРЕСС – СЛУЖБЫ ПРИ СОЗДАНИИ ПОЗИТИВНОГО ИМИДЖА ФИРМЫ

Пресс – служба должна четко выполнять свои функции и обязанности, освобождая руководителя от нерациональной траты времени. Так как качество работа фирмы во многом зависит от уровня профессиональных знаний работников пресс – службы.

Функции определяются творческим подходом к своей работе. Можно ограничиться лишь контактами со СМИ по мере необходимости, а можно стать для всех СМИ постоянным источником информации о деятельности организации. Можно выделить следующие группы взаимодействия пресс – службы со СМИ:

Первая группа – организационная:

- организация пресс – конференций, брифингов;

- организация интервью руководителя ФИРМЫ;

Вторая группа – сотрудничество:

- сотрудничество со специализированными изданиями;

- формирование круга «доверенных» журналистов, которые будут постоянно сотрудничать с фирмой;

Третья группа – творческая:

- подготовка информационных материалов и имиджевых статей, касающихся деятельности фирмы;

- участие в создании фирменного стиля, собственной рекламной продукции (бланки, визитки, плакаты, сувенирные календари, буклеты и т.д.)

Четвертая группа – издательская:

- выпуск собственного печатного издания (как правило, выходят небольшим тиражом, и распространяется среди членов организации).

Рассмотрим функции пресс – службы подробнее.

Начнем с формирования круга «доверенных» журналистов, которые будут постоянно сотрудничать с организацией.

Налаживание контактов со СМИ является ключевой задачей любой пресс – службы. Сделать это не всегда легко. Часто редакторы изменяют присланный текст, и может возникнуть конфликтная ситуация.

Написав хороший материал не следует ждать, что все СМИ мира опубликуют его в одно мгновение. Нет. Не все СМИ опубликуют материал.

Разослав пресс – релизы, это не гарантирует появление широкого резонанса или того, что желание сотрудничать не останется незамеченным.

Однако не все так печально и чтобы наладить контакты со СМИ и не терять их, нужно следовать некоторым правилам, а именно:

  • отправлять свой материал туда, где он будет интересен;

  • прежде чем послать пресс – релиз в редакцию сайта, зайти на сайт и оценить обстановку. Возможно, название сайта не соответствует его содержанию или еще хуже: публикация релиза здесь может навредить репутации организации;

  • если пресс – релиз был отправлен факсом, то нелишнем будет позвонить и уточнить, принят ли факс и кем принят. А самый лучший вариант – позвонить и предупредить заранее о намерении, что этот факс отправлен;

  • не ограничиваться стандартным списком СМИ и бесполезной рассылкой (с потерей рабочего времени). Лучше проанализировать список СМИ, мотивировать выбор каждого из них;

  • правильно выбрать время. Если материал готовится к январю, то не целесообразно будет высылать его задолго до этого;

  • не полагаться на устаревшую информацию в выборе лица , которому собираетесь прислать материал;

  • всегда присылать свежую информацию;

  • не прикреплять к письму очень больших файлов без согласования с получателем, если пресс – релиз отправляете по электронной почте;

  • указать, что есть возможность прислать дополнительный материал к письму;

  • писать имена адресатов без ошибок;

Пресс – конференция также представляет возможность наладить надежные рабочие отношения со СМИ и обеспечить их тем, что нужно им и их аудитории. Но и здесь существует свое правило: пресс – конференция должна быть качественно и своевременно организована и проведена.

Итак, для того, чтобы пресс – конференция прошла удачно, необходимы следующие аспекты:

  • планирование пресс – конференции;

  • выбор места проведения пресс – конференции и выступающих;

  • общение с аудиторией;

Планирование пресс – конференции.

Пресс – конференцией называют мероприятие, которая та или иная организация устраивает с целью популяризации чего – либо в СМИ, которые, в свою очередь, донесут эту рекламную акцию до своей аудитории.

Составление плана и расписания предстоящей пресс – конференции.

Можно обозначить тему пресс – конференции, но так чтобы ее название отражало главное содержание PR-послания. Данное название может найти свое отражение в ходе проведения самого мероприятия (к примеру, на флагах, оформляющих проведение пресс – конференции, в речах выступающих, в раздаваемых пресс – пакетах). Все это может быть дополнительным фактором, повышающим интерес приглашенных журналистов к данному событию.

Кроме того, следует тщательно обдумывать все мероприятия пресс – конференции. Готовя материал для предстоящей пресс – конференции, необходимо включить туда все, что может быть интересно представителям приглашенных СМИ, а значит, и их аудитории. Необходимо ориентироваться на то, что аудиторию интересует прежде всего вопрос: «А что мне это даст?».

Далее подготовить пресс – релизы, пресс – кеты, пресс - пакеты для приглашенных СМИ. Они могут оказаться весьма полезным подспорьем для журналистов, значительно облегчив им труд по подготовке публикаций.

Что же такое пресс – релиз? ^ Пресс – релиз – это сводка позитивных новостей (и/или информации) объемом в одну или две страница, которая рассылается по целевым СМИ, чтобы обеспечить известность организации. Пресс – релиз оказывается первым поводом для контакта со СМИ, и именно пресс – релиз закладывает основу имиджа не только при работе с прессой, но также при контактах с радио и телевидением.

Выбрав СМИ и определив основные идеи ключевого , которое составит содержание пресс – релиза, следует обратить внимание на такие детали, как бумага и шрифт. Наиболее подходящей для выпуска пресс – релизов бумага типа «лайтвейт» (lightweight) – с водяными знаками и матовыми полями. Она хорошо выглядит, на ней легко читается и черная, и цветная печать. Для отправки пресс – релизов следует использовать бумагу одного и того же цвета. Это поддержит представление об организации как последовательной и профессиональной. Нельзя использовать бумагу темных цветов: она, вероятно, произведет эффект, но создаст совершенно ненужные проблемы для журналистов, которые попытаются прочесть представленный текст.

Шрифт, используемый для печати текста, также должен работать на имидж организации. Можно остановить свой выбор на наиболее часто используемых простых шрифтах:Arial, School, Times New Roman. Они имеют классическое начертание и легко читаются. Более сложные шрифты могут способствовать созданию того впечатления, которого хотите добиться, однако часто оказываются трудны для чтения, особенно после переедания по факсу.

Не менее важными, чем выбор типа и цвета бумаги, а также используемого шрифта, являются структура и содержание текста. Кроме того, нужно осознавать, какие опасности могут повлечь за собой языковые ошибки.

Пресс – релиз создается обычно в соответствии с неким установленным планом, которого следует придерживаться.

Слово пресс – релиз должно быть напечатано прописными буквами и помещено в центре верхней части страницы. Ниже следует строка «Дата выпуска».

Заголовок следует помещать в центре страницы. Лучше всего, если он будет простым и ясным для понимания. Нужно избегать технических деталей и фактов, цветастых выражений, каламбуров, многословности, - журналисты не любят, когда им приходится думать о том, что может означать тот или иной заголовок, и о чем говорится в пресс – релизе.

Далее идет изложение содержания пресс – релиза. В тексте можно использовать множество заголовков – это помогает разбить его на удобные для чтения куски и облегчает читателю поиск тем, которые представляют для него интерес. Текст пресс – релиза должен быть напечатан через два интервала. Это делает процесс чтения более удобным.

Если пресс – релиз не укладывается на одной странице и переходит на вторую, необходимо постараться большую его часть уместить на той странице, где находится заголовок. В идеале пресс – релиз должен быть коротким, и лучше всего, если он ограничивается одной страницей, в крайнем случае – двумя.

Вторая страница, если она есть, должна начинаться с указания названия организации, заглавия пресс – релиза и номера страницы – на тот случай, если вторая страница будет отделена от первой. Заключать текст пресс – релиза должно слово «конец», напечатанное по центру страницы, сразу после последних строк текста. Дальше должны идти имена контактных лиц, адреса, номера телефона и факса и (при необходимости) электронный адрес. И последнее: на поля по бокам можно отвести по два сантиметра, на верхнем и нижнем краях страницы – по три сантиметра. Это также придаст профессиональный вид материалу и сделает более удобным его прочтение.

После того как постарались привлечь внимание журналиста к краткому названию пресс – релиза, надо позаботиться о том, чтобы оно не рассеялось при чтении первого абзаца. Именно там должна быть «зацепка» - ключевая для читателя тема материала, которая удержит его внимание и заставит прочесть до конца весь текст.

Следующий абзац пресс – релиза должен содержать информацию и факты, поддерживающие «завязку» материала, представленного в первом абзаце. Любые намеки, нюансы, каламбуры могут привести к искажению понимания смысла текста, поэтому надо стараться писать просто и ясно. Все то, что будет предоставлено к прочтению, будет принято за чистую монету.

Кроме того, не следует пытаться включить множество технических данных в конце пресс – релиза. Как правило, журналистов не интересует обилие технических деталей. Вместо этого лучше включить в текст несколько отзывов клиентов – все, что можно использовать как цитату.

Грамотность текста пресс – релиза должна быть безупречной. Не менее важно убедиться в том, что пресс – релиз понятен. Вне зависимости от того, насколько аккуратно следовали правилам орфографии и пунктуации текст должен быть легким для восприятия. Необходимо избегать использования профессионального жаргона и терминологии – это может привести к искажению понимания текста, если журналист не знает употребляемых слов и выражений. Также избегать многословия, чтобы журналист не бросил чтение на середине текста. Разбивать длинные сложносоставные предложения на ряд коротких простых предложений – они проще для понимания. Абзацы в пресс – релизе не должны превышать объема 50 – 100 слов, и чем короче они будут, тем лучше. Журналисты, как правило, очень занятые люди и обычно бегло просматривают поступившие к ним пресс – релизы в поисках потенциально интересного материала; они не станут тратить свое время на то, что им покажется трудным для прочтения.

^ Пресс – кит – это набор материалов, предназначенных для СМИ.

Пресс – кит может состоять из:

  • пресс – релиз;

  • фоновой информации (информация о организации, имеющая описательный характер);

  • биография (чаще биография руководителя компании, предоставляя которую, облегчаете задачу для СМИ в поиске информации о конкретном человеке);

  • фото и/или видеоматериалы.

Подробный пресс – кит, помимо перечисленных материалов, может также включать в себя:

  • программу мероприятия;

  • список почетных гостей;

  • вырезки из газет;

  • историю из жизни (может рассказывать об удачном использовании продукта покупателем и т.п.)

  • интервью.

Все собранные материалы желательно по возможности собрать в корпоративную папку, которую отдадите представителям СМИ.

На выступлениях на пресс – конференциях подготовленную информацию можно по-разному довести до аудитории. Так, план конференции может включать: вводную речь, в которой будет представлена ознакомительная информация о расширении ассортимента продукции; демонстрации товаров, которую проведет специально подготовленная команда; ответы на вопросы журналистов и т.д.

Нужно позаботиться о том, чтобы журналисты могли быстро и без излишних затруднений получить всю интересующую их информацию. Для этого нужно отвести меньше времени на водное выступление и больше – на ответы журналистам. При каждом удобном случае: в водных выступлениях, ответах, неформальных беседах и т.д., - нужно подчеркивать выгоды, которые получает потребитель.

И наконец, не следует упускать из виду «социальное обеспечение» пресс – конференции. Как правило, обязательной частью подобного рода мероприятий является предложение прибывающим гостям чая и кофе, а в завершение журналистам подают сэндвичи, вино, фрукты, соки и т.д. Эта неформальная часть пресс – конференции, которую не следует недооценивать, дает возможность встретиться с журналистами лицом к лицу и поговорить с теми в свободной обстановке.

Выбор места проведения пресс – конференции; приглашенные лица.

Как только составим предварительную программу и рабочее расписание пресс – конференции, можно переходить к работе над следующими ключевыми составляющими данного мероприятия: место проведения, выступающие, приглашенные лица.

Начать нужно с определения тех критериев, на основании которых стали бы отсеивать возможные места проведения подобных мероприятий. Выбранное место должно быть достаточно вместительным и удобным для приема всех участников пресс – конференции. Кроме того, до этого места должно быть удобно добираться как журналистам, так и обслуживающему персоналу. Заказывать место для проведения конференции следует заблаговременно. И, конечно же, нужно предусмотреть множество других технических деталей:

- розетки и удлинители. Розетки должны находиться в удобных для подключения аппаратуры местах. Подготовить запасные удлинители.

- электрическое оборудование. Его нужно проверить заранее в том месте где предполагается выступление.

- аудиотехника. Проверить звук. Поговорить в микрофон.

- обеспечение безопасности. Проверить, чтобы ни один прожектор не мог упасть. Проследить, чтобы провода не натягивались и люди не падали, выходя или заходя в зал. Пожарные выходы должны быть доступны.

Приглашенные лица.

Основной аудиторией на пресс – конференции должны быть журналисты, которые занесены в список медиа – контактов

(рис. 2.1).

Контакт?

Профиль?

Новости?

Телефон?

Факс?

Адрес?

СМИ

Профиль

Обратить внимание

Дополнительные номера

Электронная почта

Примечания

Рис. 2.1

Не исключено, что некоторые клиенты хотели бы посетить пресс – конференцию; будет весьма дипломатичным прислать им приглашения.

Приглашать на пресс – конференцию журналистов, с которыми сотрудничаем, следует лично. Самое простое – сделать это по телефону. Этот способ более эффективен, чем письмо или пресс – релиз, которые могут либо не дойти до адресата, либо не быть прочитанными вовремя.

Конечно, некоторые факты и цифры, например даты, время, место будут упомянуты в ходе телефонного разговора. Но, это (равно как и другие) факты затем следует представить в виде дополнительного письма. В нем должна содержаться вся необходимая информация: тема и цель пресс – конференции; дата, расписание и место проведения мероприятия; имена приглашенных выступающих; ключевые виды для аудитории; другие привлекательные для журналистов моменты (например, фуршет, пресс – пакеты и т.д.). Также к письму необходимо приложить карту, значок участника пресс – конференции и дополнительную литературу.

Общение с аудиторией.

Следует продумать, что и как говорить, а также потренироваться пользоваться тем оборудованием, которое поможет донести сообщение до аудитории наиболее соответствующим образом.

Готовясь к речи, нужно не забыть объявить, о чем собираетесь говорить и сколько времени займет выступление - людей в аудитории это очень интересует. Необходимо точно представлять себе содержание выступления.

В умение провести успешную демонстрацию товара входит способность описать представляемой продукт, отметить его ключевые характеристики и выгоды. Секрет успеха прост: для того чтобы сделать это правильно, нужно много раз попрактиковаться (если хочешь уметь делать что – то хорошо, научись это делать с завязанными глазами!).

В заключительном выступлении следует выразить благодарность всем выступающим и аудитории за участие в пресс – конференции. Необходимо упомянуть и о тех событиях, которые должны состояться в ближайшем будущем. Как правило, за этим следует объявление о фуршете, раздаче пресс – пакетов неформальном общении выступающих с журналистами.

Почти наверняка придется вести беседы и по завершении мероприятия: с выступающими, с журналистами, которые заняты фуршетом, получением пресс – релизов, пресс – пакетов. Ключевым моментом здесь является умение поговорить с наибольшим (по возможности) количеством журналистов, теле- и радиоведущих и других представителей СМИ. С каждым из этих людей нужно обсудить два вопроса: нашли ли они здесь все необходимое для написания своего материала и чем еще вы могли бы помочь журналисту. Если кто – нибудь из журналистов попросит вас о дополнительной информации, нужно предоставить ее как можно скорее – по телефону, факсу или электронной почте.

Как говорить.

Необходимо тщательно отрепетировать свое выступление. Практика – залог совершенства или, по крайней мере, хорошего качества. Если возможно , постараться отрепетировать выступление в том месте, где состоится прсс – конференция. Это позволит «вжиться в роль» и привыкнуть к обстановке.

Также нужно обратить особое внимание и на невербальную коммуникацию. Хотя вербальные символы (слова) — основное на­ше средство для кодирования идей, предназначенных к передаче, мы используем и невербальные символы для трансляции сообщений. В невербальной коммуникация используются любые символы, кроме слов. Зачастую невербальная передача проис­ходит одновременно с вербальной и может усиливать или изменять смысл слов. Обмен взглядами, выражение лица, например, улыбки и выражения неодобрения, поднятые в недоумении брови, живой или остановившийся взгляд, взгляд с выраже­нием одобрения или неодобрения — все это примеры невербальной коммуникации. Использование пальца как указующего перста, прикрывание рта рукой, прикоснове­ние, вялая поза также относятся к невербальным способам передачи значения (смыс­ла).

Итак, следует обратить внимание:

  1. Внешний вид. Выбирая одежду, необходимо ориентироваться на то, что наилучшим образом отражает имидж организации: неформальный и креативный; строгий и традиционный и т.д. Новая сорочка или новая пара обуви могут показаться подходящими к данному случаю, если хотим произвести положительное впечатление на публику, но они же могут вызвать досаду, если воротничок у сорочки окажется тесным, а туфли будут жать ноги. Очень часто самым разумным выбором является привычная, любимая одежда.

  2. Выражение лица. Говорят, что выражение лица может сказать о человеке больше, нежели сотня слов; это, безусловно, справедливое утверждение. Поэтому надо стараться чаще улыбаться. Улыбаться во время своего выступления; улыбаться, когда отвечаете на заданный вопрос. Однако не следует при этом путать улыбку с иронией. Нужно стараться избегать шуток и любых иронических комментариев. У каждого свое чувство юмора.

  3. Голос. Когда произносите речь, делайте это с высоко поднятой головой, четко выговаривая слова. Не старайтесь жестикулировать – это будет отвлекать внимание от содержания выступления. Необходимо следить за темпом речи, стараться сделать его более разнообразным – это позволит удерживать внимание аудитории. Более медленный темп поможет сделать акцент на тех моментах выступления, которые хотели бы выделить; более быстрый придаст живость словам. Пауза весьма эффективно действует на публику, например придает больше значения тому, о чем говорите в данный момент времени.

  4. Визуальный контакт. Неопытные ораторы, которые нервничают перед аудиторией, никогда не будут хорошо выглядеть перед публикой; это сказывается и на восприятии их речи. Они смотрят в свои заметки, на потолок – куда угодно, но только не туда, куда следует, то есть на людей, к которым обращена их речь. Надо поддерживать визуальный контакт с аудиторией. Это поможет чувствовать слушателей и получать обратную реакцию на речь.

  5. Язык тела. Многие люди выступают сидя, особенно когда отвечают на вопросы. В результате не вся аудитория может видеть и слышать их; а это выглядеть невежливо. Поэтому лучше произносить свою речь стоя, со спокойным и уверенным видом. Свою речь лучше произносить со спокойным и уверенным видом, без лишней жестикуляцией. Следует избегать навязчивых жестов – так, иногда люди крутят на пальце кольцо от автомобильных ключей или вертят авторучку.

  6. Заметки. Обращение к любым заметкам во время выступления не способствует хорошему впечатлению об ораторе (и о содержании его речи). Напротив, это придает оттенок неуверенности, неподготовленности и даже непрофессионализма. В случае необходимости можно записать прописными буквами на половинке почтовой открытки основные пункты выступления (в том порядке в котором они должны прозвучать в выступлении) и держать ее под рукой. Это поможет чувствовать себя комфортно.

Брифинг – краткая пресс – конференция, посвященная одному вопросу. Брифинг – аналог пресс – конференции. Основное отличие: отсутствует презентационная часть. То есть практически сразу идут ответы на вопросы журналистов.

^ Организация интервью руководителя организации.

Подготовка к интервью.

Грамотная подготовка – это ключ к успеху при проведении любого вида интервью. Старое правило соблюдать последовательность «кто – когда – где - почему» применимо здесь.

Кто интервьюер? Попробовать разузнать о нем как можно больше: просмотреть газеты, где он публикуется, или ознакомиться с радио – или же телевизионными программами, которые он ведет. Изучить все эти материалы, выяснить его подход к делу: является ли он точным, легковесным, циничным или каким - либо другим человеком. Выяснить какова будет тема беседы. Кто еще принимает участие в радио- или телевизионной дискуссии? Подумать, какие точки зрения, вопросы могут проявиться в ходе беседы; обдумать возможные ответы на них. Выяснить какова будет тема беседы. Подготовить план своего выступления, выделить главные моменты.

Когда будет проходить интервью? Если оно входит в план рабочего расписания, то для подготовки будет вполне достаточно времени. Но если к руководителю обратились с просьбой об интервью, чтобы получить моментальную цитату или узнать реакцию , то это означает, что интервью уже началось! Вот где вступают в игру все проведенные ранее исследования. И теперь именно благодаря данным этих исследований у руководителя есть полный набор справочной информации, к которой он может обращаться в процессе интервью.

Где будет проводиться интервью? Интервью для печатных изданий может проходить в условиях прямого общения в каком – либо заранее оговоренном месте или по телефону. Радио- и даже телевизионные интервью также могут проводиться с помощью телефонной связи, или состояться у здания организации. Если интервью проводится в теле (радиостудии) необходимо попросить показать заранее то место, где оно будет проходить. Место выступления должно быть тщательно проверенно.

Почему проводится интервью? Проанализировать, что является главной целью, которую преследовал журналист, приглашая на интервью. Может быть, журналисту срочно потребовалась цитата или захотелось увидеть в своей программе демонстрацию нового товара. Узнать, как будет проходить проводимое на радио (или телевидении) интервью: в прямом эфире или же в записи. Прямой эфир является наилучшим вариантом. Интервью, которое пройдет в записи, обычно подвергают правке: цитаты, вырванные из контекста, урезанные содержания PR – послания, изменившийся стиль выступления – это все может с точностью изменить то, что стремились донести до аудитории.

Еще одной функцией пресс – службы является информирование сотрудников о деятельности организации с помощью выпуска собственного печатного издания. Как правило, выходят небольшим тиражом, и распространяется среди членов организации.

Итак, корпоративное издание служит организации для публикации аналитических материалов с графиками и схемами, таблицами и диаграммами, для описания стратегических планов организации. Рассказывается о позиции конкурентов, о взаимоотношениях с партнерами, здесь размещают заметки о работниках организации (небольшие интересные интервью с сотрудниками, например об истории компании, смешные истории).

Пресс – служба принимает участие в создании фирменного стиля, собственной рекламной продукции (бланки, визитки, плакаты, сувенирные календари и т.д.).
^ Глава 2 ОБЯЗАННОСТИ ПРЕСС – СЕКРЕТАРЯ

Пресс – секретарь является доверенным лицом руководителя, и, именно он может повлиять на имидж фирмы, как в лучшую сторону, так и в худшую.

Поэтому, в должностные обязанности пресс – секретаря можно указать особенности, связанные с получением, обработкой и выдачей информации, предполагающие обязательное использование определенных форм и методов работы, также указываются этические нормы, деловые и личные качества секретаря.

^ ЭТИЧЕСКИЕ НОРМЫ.

Требования к внешнему виду.

Внешний вид пресс – секретаря формирует мнение об организации в целом, поэтому он должен быть тщательно продуман, современен и аккуратен.

В зависимости от времени года костюм пресс – секретаря может быть различным по цвету и по используемым тканям. Главное требование к костюму – строгость, элегантность. Здесь все зависит от вкуса человека. Основное – костюм должен быть удобным, практичным, строгим. Беседовать с человеком, одетым неряшливо, неопрятно, не следящим за собой, неприятно. Такая беседа оставляет негативное впечатление о данной организации.

Сказанное относится и к выбору аксессуаров к костюму. Не рекомендуется дополнять рабочий костюм броскими, в особенности крупными драгоценными украшениями, не красит пресс – секретаря разностильность украшений. Украшения должны подчеркнуть достоинства костюма. В тон костюма следует подбирать туфли. Обувь должна быть удобной и модной. Для работы рекомендуется сменная обувь.

Пресс – секретарь должен постоянно помнить о личной гигиене. Особенно внимательно к вопросам гигиены нужно относиться в жаркие дни. Не следует пользоваться парфюмерными веществами, имеющие резко выраженный запах.

Прическа должна быть аккуратной, к лицу, гармонировать с костюмом и окружающей обстановкой.

Культура делового общения пресс – секретаря.

Важными показателями культуры общения пресс – секретаря являются вежливость, корректность, доброжелательность. Пресс – секретарь должен владеть мимикой лица, интонациями голоса, жестами.

Пресс – секретарю приходится вести беседу с разными по возрасту, по положению в обществе и по типу нервной системы людьми. Залогом успешного разговора являются компетентность, тактичность, доброжелательность, стремление оперативно решать проблему или оказать помощь в решении. Пресс – секретарь должен оценить психологическое состояние собеседника, составить представление о сущности проблемы, дать возможность высказаться. Чем подробнее и обстоятельнее будет изложен вопрос, тем больше возможность найти правильное решение.

Тон разговора должен быть нейтральным. Нельзя начинать беседу с отказа и утверждения невозможности решить вопрос. Как правило, это вызывает негативную реакцию и ведет к возникновению конфликтной ситуации. Если даже ответ отрицательные, надо тактично и доброжелательно подвести собеседника к этому выводу, убедительно показать невозможность положительного решения.

^ ДЕЛОВЫЕ И ЛИЧНЫЕ КАЧЕСТВА ПРЕСС – СЕКРЕТАРЯ.

К деловым качествам прежде всего относятся:

Профессионализм. Это качество подразумевает владение комплексом профессиональных знаний, умений и навыков, предусмотренных квалификационной характеристикой. То есть пресс – секретарь должен иметь специальное образования, быть профессионально подготовлен.

Ответственность. Пресс – секретарь обязан быть готов принять на себя ответственность по выполнению задач, поставленных руководителем, особенно в пределах своей компетенции. Руководитель должен быть уверен, что данное поручение будет обязательно выполнено. Пресс – секретарь обязан использовать строго проверенную информацию. Недопустимо разглашать информацию, имеющую закрытый характер, а также информацию, которая может нанести ущерб организации или отдельным лицам.

Организованность. Умение рационально спланировать работу, обеспечить безусловное выполнение каждодневных задач. Недопустимы опоздания пресс – секретаря как на работу, так и на деловые встречи, совещания.

Осведомленность. Пресс – секретарь обязан хорошо ориентироваться в вопросах деятельности, по которым работают его руководитель и организация в целом.

Инициативность. Пресс – секретарь обязан проявлять самостоятельность и инициативу в решении вопросов своей компетенции, не дожидаясь указаний руководителя. Однако, принимая то или иное решение, пресс – секретарь должен быть уверен, что оно пойдет на пользу делу, поддержит имидж организации.

Трудолюбие. Приучать себя выполнять нужную для дела работу своевременно, качественно. Нужно уметь быстро переключаться с одного вида работы на другой, правильно рассчитывать время, в особенности в период больших нагрузок.

Доброжелательность. По роду своей работы пресс – секретарь располагает значительным объемом информации и достаточно большими полномочиями, так как в определенных ситуациях он может действовать от имени руководителя. Недоброжелательность, нескромность пресс – секретаря могут привести к нетактичному поведению с его стороны, чванству, заносчивости.

В разговоре необходимо употреблять только вежливые формы, не допускать фамильярности, обращения на ты и т.д.

Не менее важная черта характера – коммуникабельность, т.е. способность легко устанавливать контакты, связи. Замкнутому, малообщительному человеку трудно работать пресс – секретарем, учитывая необходимость общения с большой группой людей.

При подборе пресс – секретаря на одно из первых мест выдвигается требование сохранения служебной тайны. Умение проявить дипломатичность в разговорах по телефону и личных контактах, тактично уйти от беседы, которая может нанести ущерб делу организации.

А так же в обязанности пресс – секретаря входит:

  • регулярное снабжение СМИ информацией о организации;

  • организационное обеспечение выступления руководителя на экране телевизора или газетной полосе;

  • подготовка руководителя к выступлению перед журналистами, которое должно быть ярким по форме и запоминающимся по содержанию;

  • мониторинг всей информации, появляющейся о руководителе в прессе и своевременная реакция на негативные атаки конкурентов через СМИ;

  • архивирование (клипинг) всех материалов, проходивших в СМИ о организации и ряд других функций; необходимо не забыть составить каталог всех положительных отзывов о организации в прессе, которые можно использовать в рекламной литературе (листовках), теле рекламе и т.д.

  • в обязанности пресс – секретаря входит выступать с заявлениями от имени руководителя (организации).

Итак, пресс – секретарь должен быть общительным, но не сплетницей, должен быть спокойным, но активным и работоспособным, должен быть чутким и внимательным, но не обидчивым, должен быть вежливым и доброжелательным и при этом деловым и строгим.

Такие противоположные требования приводят к главному общему заключению: пресс – секретарь, как и хороший руководитель должен быть разным в зависимости от обстоятельств и людей. Его поведение должно быть не раз и навсегда заученными и жесткими, а гибкими и творческими.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В настоящее время объемы информации удваиваются каждые три года. Общество переживает информационный бум. Руководителям приходится вступать в контакты с большим количеством людей и иметь дело с огромными массивами информации, что приводит к перегрузка руководителя. Но, как известно любая организация, так же как и человек в отдельности, могут существовать, только обмениваясь информацией. В условиях рыночных отношений, когда очень быстро меняется экономическая ситуация, законодательство, коммерческие фирмы выживают только в том случае, если они вовремя знают что, когда и почем. Информация давно стала товаром. Кто владеет информацией, тот владеет ситуацией. И в этом случае пресс – служба, а в частности пресс – секретарь, становится незаменимым помощником руководителю. И можно тогда без преувеличения сказать, что качество работы аппарата управления во многом определяется уровнем профессиональных знаний пресс – службы, его умением четко выполнять свои обязанности, освобождая руководителя от нерациональной траты времени. А так же создает и поддерживает имидж фирмы взаимодействуя со СМИ.

Действительно, «картина», или имидж фирмы, - это сумма всех упомянутых и бесчисленного множества неназванных составляющих. Это произведение, постоянно создающееся как словами, так и образами, которые создают пресс – службы и в итоге все это перемешивается самым причудливым образом и превращается в сознании общественности в единый имидж.
^ СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

  1. Ермаков В.П. Менеджмент для студентов вузов / В.П. Ермаков, З.Г. Макиев – Ростов – на – Дону: Феникс, 2007. – 184 с.

  2. Мейтленд Я. Рабочая книга PR – менеджера / Ян Мейтленд – М.: Питер, 2007. – 176 с.

  3. Беленкова А.А. PRостой пиар / А.А. Беленкова – М.: NT Press, 2007. – 256 с.

  4. Казанцев А. К. Общий менеджмент / А.К. Казанцев, В.С. Кабаков, А.А. Николенко, А. В. Пужаев – М.: Инфра – М, 1999. – 252 с.

  5. Маслова В.М. Управление персоналом предприятия / В. М. Маслова – М.: Юнити – Дана, 2007. – 159 с.

  6. Бортник Е. Управление связями с общественностью / Е. Бортник, Э. Коротков, А. Никитаева – М.: ИД ФБК – ПРЕСС, 2002. – 123 с.

  7. Шарков Ф. И. Пособие по управлению без слов. Невербальные средства менеджера / Ф. И. Шарков – Чебоксары: Чувашское книжное издательство, 1998.

  8. Веснин В. Р. Практический менеджмент персонала / В. Р. Веснин – М.: Юристъ, 2001. – 217 с.

  9. Басаков М. И. Делопроизводство / М. И. Басаков – М.: 2004. – 335 с.

  10. Аммельбург Г. Предприятие будущего. Структура, методы и стиль руководства / Г. Аммельбург – М.: Международные отношения, 1997. – 414 с.

  11. Рева В. Е. Связи с общественностью: история, теория, практика / В. Е. Рева – М., 1997.

  12. Честара Дж. Деловой этикет Паблик рилейшнз / Дж. Честара – М.: Фаир, 1997. – 334 с.

  13. Щур Д. Л. Кадры предприятия. 300 образцов должностных инструкций / Д. Л. Щур, Л. В. Труханович – М.: Дело и сервис, 2000. – 912 с.

  14. Серова Г. А. Секретарское дело / Г. А. Серова, В. И. Андреева, Н. А. Литвинцева – М.: 1996. – 496 с.

  15. Басаков М. И. Делопроизводство и корреспонденция / М.И. Басаков – Ростов – на – Дону: Феникс, 2003. – 320 с.

  16. Басаков М. И Делопроизводство (Документационное обеспечение управления): Учебное пособие – М.: ИКЦ «Маркетинг», 2003. – 336 с.





Скачать файл (119 kb.)

Поиск по сайту:  

© gendocs.ru
При копировании укажите ссылку.
обратиться к администрации