Logo GenDocs.ru

Поиск по сайту:  

Загрузка...

Ответы на экзамен по дисциплине Управление данными - файл 1.docx


Ответы на экзамен по дисциплине Управление данными
скачать (137.2 kb.)

Доступные файлы (1):

1.docx138kb.15.12.2011 23:12скачать

содержание

1.docx

  1   2   3
ВОПРОСЫ К ЭКЗАМЕНУ

по дисциплине «Управление данными»


  1. Информационные системы (ИС): назначение, способы организации и представления данных.

Информационные системы (ИС) – системы обработки данных о какой-либо предметной области со средствами накопления, хранения, обновления, поиска и выдачи данных.

В широком смысле информационная система есть совокупность технического, программного и организационного обеспечения, а также персонала, предназначенная для того, чтобы своевременно обеспечивать надлежащих людей надлежащей информацией.

В узком смысле информационной системой называют только подмножество компонентов ИС в широком смысле, включающее базы данных, СУБД и специализированные прикладные программы.

Цель ИС – производство нужной для организации информации, создание информационной и технической сред для осуществления управления организацией. Все процессы преобразования информации в ИС осуществляется с помощью информационных технологий.

В любом случае основной задачей ИС является удовлетворение конкретных информационных потребностей в рамках конкретной предметной области.


  1. ^ Автоматизированные банки данных и знаний, их основные функции, состав и тенденции развития.

Под автоматизированным банком данных понимается организационно-техническая система, представляющая собой совокупность баз данных пользователей, технических и программных средств формирования и ведения этих баз и коллектива специалистов, обеспечивающих функционирование системы.

Основные функции банка данных - это информационное отображение предметной области, обеспечение хранения, обновления и выдачи необходимых данных пользователям. Составными частями любого банка данных являются база данных (БД), система управления базой данных (СУБД), прикладное программное обеспечение, администратор базы данных.


  1. ^ Базы данных (БД): определение, назначение, логическая и физическая организация.

База данных – это информационная модель, позволяющая упорядоченно хранить данные об объекте.

Базой данных является представленная в объективной форме совокупность самостоятельных материалов (статей, расчетов, нормативных актов, судебных решений и иных подобных материалов), систематизированных таким образом, чтобы эти материалы могли быть найдены и обработаны с помощью электронной вычислительной машины (ЭВМ).

Предназначена: хранение большого объема информации; добавление, изменение, удаление хранимой информации; быстрый поиск нужной инф.; удобный ее вывод для пользователя.


  1. ^ Категории специалистов, работающих с БД и их функциональные обязанности.

• Программист – разрабатывает и создает БД.

• Пользователь – использует БД по их прямому назначению.

• Администратор – администрирует работу пользователей с БД.


  1. ^ Понятие системы управления базами данных (СУБД). Назначение, применение и примеры СУБД.

Система управления базами данных — это универсальное программное средство, предназначенное для организации хранения и обработки логически взаимосвязанных данных и обеспечения быстрого доступа к ним.

СУБД дают возможность программистам и системным аналитикам быстро разрабатывать более совершенные программные средства обработки данных, а конечным пользователям осуществлять непосредственное управление данными. СУБД должна обеспечивать пользователю поиск, модификацию и сохранность данных, оперативный доступ, защиту целостности данных от аппаратных сбоев и программных ошибок, разграничение прав и защиту от несанкционированного доступа, поддержку совместной работы нескольких пользователей с данными.

Существуют универсальные системы управления базами данных, используемые для различных приложений. При настройке универсальных СУБД для конкретных приложений они должны обладать соответствующими средствами. Процесс настройки СУБД на конкретную область применения называется генерацией системы. К универсальным СУБД относятся, например системы Microsoft Access, Microsoft Visual FoxPro, Borland dBase, Borland Paradox, Oracle.


  1. ^ Инфологические модели БД и краткая характеристика иерархической, сетевой, реляционной моделей.

Инфологическая модель используется на ранних стадиях разработки проекта, ее можно легко "читать", следовательно, она доступна для анализа программистам-разработчикам, которые будут разрабатывать отдельные приложения. Она имеет однозначную интерпретацию, в отличие от некоторых предложений естественного языка, и поэтому здесь не может быть никакого недопонимания со стороны разработчиков.

Известны три разновидности инфологических моделей баз данных:

• иерархическая;

• сетевая;

• реляционная.

^ Иерархическая модель данных представляет собой древовидную структуру, в корнях которой стоят идентификаторы объектов, а на последующих уровнях раскрываются свойства этих объектов. Каждому элементу (объекту) соответствует только одна связь с элементом (объектом) более высокого уровня, то есть один тип объекта является главным, а остальные, находящиеся на низших уровнях иерархии, - подчиненными. Между главным и подчиненными объектами устанавливается взаимосвязь «один ко многим». Примером иерархической модели может служить реестр Windows, демонстрирующий размещение файлов и папок разного уровня вложенности на дисках компьютера или генеалогическое дерево.

^ Сетевая модель данных позволяет, в целях объединения родственной информации, обеспечивать связи одних элементов с любыми другими, не обязательно родительскими. Каждый узел сети соответствует элементу данных, отображающему группу однородных объектов. Эта модель подобна иерархической и является улучшенным её вариантом. В сетевой модели данных каждый элемент может иметь более одного порождающего его элемента, а графическое представление модели напоминает сеть. Она допускает усложнение «дерева» без ограничения количества связей, входящих в его вершину. Сетевая модель данных представляет наглядную картину предметной области и позволяет легко фиксировать данные в памяти ЭВМ. Сетевые базы считаются инструментами программистов.

^ Реляционная модель достаточно универсальна, в значительной степени ориентирована на интересы пользователя и программиста и совершенно не несет в себе черт реального отображения на физическую память. Эта модель возникла позже других, она значительно упрощает структуру базы данных и облегчает работу с ней. Реляционная модель получается путем формализации иерархической модели. В этой модели все связи между объектами задаются путем явной фиксации идентификаторов объектов в записях. Достоинством реляционной БД является сравнительная простота инструментальных средств ее поддержки, недостатком — жесткость структуры данных и зависимость скорости ее работы от размера базы данных.


  1. ^ Технологии хранения данных: централизованные и распределённые БД.

По технологии хранения данных различают два вида баз данных: централизованные и распределённые. Централизованные БД размещающиеся в памяти одной вычислительной системы. Распределенные БД, состоят из нескольких частей, при этом, отдельные части общей базы могут храниться на различных компьютерах. В операционных системах персональных компьютеров, как правило, не предусматривается специальных средств для создания и обработки баз данных. Для обеспечения полного цикла операций с данными в базе данных необходим дополнительный комплекс прикладного программного обеспечения, которое называется системой управления базами данных.


  1. ^ Определения понятий «информация» и «данные», разница между ними.

Данные и информация понятия взаимосвязанные, но не тождественные.

В годы, когда формировалось понятие баз данных, в них действительно хранились только данные. Но в современных базах данных хранятся не только данные, но и информация.

Информация – это сведения об объектах живой или неживой природы, их свойств и взаимном влиянии друг на друга независимо от формы их представления.

Информация об объекте или отношениях объектов, выраженная в знаковой форме, образует данные. Эти данные могут быть восприняты человеком или каким-либо техническим устройством и соответствующим образом интерпретированы.

Данные — это представление фактов и идей в формализованном виде, пригодном для передачи и обработки в некотором информационном процессе.

Под данными понимается информация, представленная в виде, пригодном для обработки автоматическими средствами при возможном участии человека.

Данные могут рассматриваться как записанные наблюдения, которые не используются, а пока хранятся. Если данные ориентированы на их понимание человеком непосредственно при их восприятии или после их некоторого преобразования, то они содержат в себе информацию.


  1. ^ Доступ к данным БД, характеристика систем «файл-сервер» и «клиент-сервер».

По способу доступа к данным БД различают две системы – файл-сервер и клиент-сервер.

В системе файл-сервер одна из вычислительных машин (сервер) служит хранилищем централизованной базы данных, а доступ к базе осуществляется с других компьютеров (рабочих станций). Подобная архитектура обеспечивает коллективный доступ к общей базе данных на файловом сервере. Запрошенные данные в виде файлов базы данных передаются с файлового сервера на машины, осуществившие запрос, где затем средствами СУБД и выполняется их обработка.

В системе клиент-сервер центральной машине отводятся не только функции хранения базы данных, но и задачи обработки данных в соответствии с запросом. Машина-клиент посылает запрос к базе данных, он передаётся по сети на сервер баз данных, где осуществляется поиск нужной информации. Найденные и обработанные данные передаются от сервера к клиенту. При этом файлы базы данных никуда не пересылаются, на клиентских машинах выполняется только отображение итоговой информации.


  1. ^ Обобщенная технология работы с базами данных. Этапы работы с БД.

Технология работы с базами данных включает в себя несколько этапов:

- построение инфологической модели базы (определение назначения и цели создания БД);

- создание структуры таблиц базы данных (определение необходимых таблиц и их связей, полей, задание ключа);

- ввод, поиск и обработка данных, содержащихся в таблицах (создание форм, фильтров и запросов);

- вывод информации из базы данных (создание отчетов).

Для построения информационно-логической модели необходимо выделить источники данных, определить посредством каких параметров будут описываться объекты БД, уточнить решаемые с помощью БД задачи и продумать проблемы, которые могут возникнуть в будущем.

Проанализировав, какого рода данные будут поступать и задачи, которые предстоит решать пользователям БД, необходимо разделить данные на группы, и создать структуру таблиц БД.

Создание структуры таблиц базы данных предполагает определение групп и типов данных, которые будут храниться в таблицах, задание размера полей в каждой таблице и определение общих элементов таблиц - ключей.

Ввод и редактирование данных могут производиться двумя способами: с помощью специальных форм и непосредственно в таблице без использования форм. Обработка информации в базе данных производится путем выполнения запросов или в процессе выполнения специально разработанной программы. Запрос — это команда, адресованная к СУБД, в которой содержится требование представить пользователю определенную, сформулированную в запросе, информацию. Запросы предназначены для поиска и получения информации из БД по различным критериям.

Для конечного пользователя данные, хранимые в таблицах и запросах, оформляются в виде отчёта. Вывод информации из базы данных может осуществляться на основе таблиц и (или) сформированного запроса. Отчёт позволяет представлять информацию на печать в удобном для пользователя формате. Его можно дополнить рисунками и графиками, которые сделают данные отчёта более наглядными и привлекательными.


  1. ^ Безопасность и целостность данных БД.

Под безопасностью данных понимают защиту данных от случайного или преднамеренного несанкционированного доступа к ним лиц, не имеющих на это права. Под целостностью понимается возможность восстановления данных в случае возникновения сбоев в работе. Если БД содержит данные, используемые многими пользователями, то очень важно, чтобы данные и связи между ними не разрушались. Программисты и системные аналитики, создавая БД, стремятся упорядочить информацию по различным признакам (реквизитам, атрибутам), для того чтобы можно было извлекать из БД информацию с произвольным сочетанием признаков.


  1. ^ Базовые понятия, основные достоинства и недостатки реляционной модели БД.

Начало в 6м вопросе.

Благодаря своей простоте и естественности представления данных реляционная модель получила наибольшее распространение в СУБД для персональных компьютеров.

Реляционная БД является простейшей и наиболее привычной формой представления данных в виде таблицы. В теории множеств таблице соответствует термин отношение, который и дал название этой БД. Для нее имеется развитый математический аппарат — реляционное исчисление и реляционная алгебра, где определены такие математические операции, как объединение, вычитание, пересечение, соединение и др. Существенный вклад в разработку БД этого типа сделал американский ученый Е. Кодд.

^ Достоинства реляционной модели:

- Простота и доступность для понимания конечным пользователем, так как единственной информационной конструкцией является наглядная таблица.

- Полная независимость данных. При изменении структуры БД не требуются значительных изменений в прикладной программе.

^ Недостатки реляционной модели:

- Предметную область не всегда можно представить в виде совокупности таблиц.

- Низкая скорость обработки запросов по сравнению с другими моделями, а также требование большего объема внешней памяти.


  1. ^ Объекты реляционной БД, их назначение и взаимосвязь.

Объект базы данных — это любой объект, определенный в базе данных, который используется для хранения информации или обращения к ней.

В реляционной БД содержится, как правило, несколько таблиц с различными сведениями. Разработчик БД устанавливает связи между отдельными таблицами. При создании связей используют ключевые поля. После установления связей появляется возможность создания запросов, форм и отчетов, в которые помещаются данные из нескольких связанных между собой таблиц.

Все данные, доступные пользователю в реляционной БД, организованы в виде таблиц-отношений, представляющие собой двумерный массив, и каждая таблица имеет свое уникальное имя, соответствующее характеру ее содержимого.

Столбцы таблицы, называемые полями, описывают определённые атрибуты информации. Строки реляционной таблицы содержат записи и хранят информацию об одном экземпляре объекта данных, представленного в таблице. Одинаковых записей в таблице быть не должно. Поля образуют структуру базы данных, а записи составляют информацию, которая в ней содержится.

Основой любой БД являются таблицы, в которых и хранятся данные.

Таблица базы данных — это совокупность экземпляров записей одной структуры. Структура таблицы определяется составом ее полей и их свойствами. Описание структуры базы данных содержит перечень полей записи и их основные характеристики. Таблица должна обладать следующими свойствами:

  • каждый элемент таблицы — это один элемент данных;

  • все столбцы в таблице однородные, т. е. все элементы в столбце имеют одинаковые длину и тип;

  • каждый столбец имеет уникальное имя;

  • одинаковые строки в таблице отсутствуют;

  • порядок следования строк и столбцов может быть произвольным.

Поле (столбец таблицы) — элементарная единица логической организации данных, которое соответствует отдельной неделимой единице информации – атрибуту. Каждое поле таблицы имеет уникальное имя (идентификатор поля внутри записи). Поля обладают свойствами, от которых зависит, какие типы данных можно вносить в поле и что можно делать с данными, содержащимися в поле. Разные типы полей имеют разное назначение и разные свойства. Каждое из полей однородно, т. е. данные в нем имеют одинаковые тип и длину. Поле, значение которого однозначно определяет соответствующую запись, называется ключевым полем.

Запись (строка таблицы) — это совокупность логически связанных полей. Экземпляр записи — это отдельная строка таблицы, содержащая конкретные значения ее полей.


  1. ^ Краткая характеристика СУБД MS Access for Windows. Основные команды меню и панели инструментов СУБД MS Access.

Microsoft Access является настольной СУБД реляционного типа. Достоинством Access является то, что она имеет очень простой графический интерфейс, который позволяет не только создавать собственную базу данных, но и разрабатывать приложения, используя встроенные средства.

В отличие от других настольных СУБД, Access хранит все данные в одном файле, хотя и распределяет их по разным таблицам, как и положено реляционной СУБД. К этим данным относится не только информация в таблицах, но и другие объекты базы данных, которые будут описаны ниже.

Для выполнения почти всех основных операций Access предлагает большое количество Мастеров (Wizards), которые делают основную работу за пользователя при работе с данными и разработке приложений, помогают избежать рутинных действий и облегчают работу неискушенному в программировании пользователю.

Создание многопользовательской БД Access и получение одновременного доступа нескольких пользователей к общей базе данных возможно в локальной одноранговой сети или в сети с файловым сервером. Сеть обеспечивает аппаратную и программную поддержку обмена данными между компьютерами. Access следит за разграничением доступа разных пользователей к БД и обеспечивает защиту данных при одновременной работе. Так как Access не является клиент серверной СУБД, возможности его по обеспечению многопользовательской работы несколько ограничены. Обычно для доступа к данным по сети с нескольких рабочих станций, файл БД Access (с расширением *.mdb) выкладывается на файловый сервер. При этом обработка данных ведется в основном на клиенте – там, где запущено приложение, в силу принципов организации файловых СУБД. Этот фактор ограничивает использование Access для обеспечения работы множества пользователей (более 15-20) и при большом количестве данных в таблицах, так как многократно возрастает нагрузка не сеть.

В плане поддержки целостности данных Access отвечает только моделям БД небольшой и средней сложности. В нем отсутствуют такие средства как триггеры и хранимые процедуры, что заставляет разработчиков возлагать поддержание бизнес логики БД на клиентскую программу.

В отношении защиты информации и разграничения доступа Access не имеет надежных стандартных средств. В стандартные способы защиты входит защита с использованием пароля БД и защита с использованием пароля пользователя. Снятие такой защиты не представляет сложности для специалиста.

Однако, при известных недостатках MS Access обладает большим количеством преимуществ по сравнению с системами подобного класса.

В первую очередь можно отметить распространенность, которая обусловлена тем, что Access является продуктом компании Microsoft, программное обеспечение и операционные системы которой использует большая часть пользователей персональных компьютеров. MS Access полностью совместим с операционной системой Windows, постоянно обновляется производителем, поддерживает множество языков.

В целом MS Access предоставляет большое количество возможностей за сравнительно небольшую стоимость. Также необходимо отметить ориентированность на пользователя с разной профессиональной подготовкой, что выражается в наличии большого количества вспомогательных средств, развитую систему справки и понятный интерфейс. Эти средства облегчают проектирование, создание БД и выборку данных из нее.

MS Access предоставляет в распоряжение непрограммирующему пользователю разнообразные диалоговые средства, которые позволяют ему создавать приложения не прибегая к разработке запросов на языке SQL или к программированию макросов или модулей на языке VBA.

Access обладает широкими возможностями по импорту/экспорту данных в различные форматы, от таблиц Excel и текстовых файлов, до практически любой серверной СУБД через механизм ODBC.

Еще одно немаловажное преимущество MS Access заключается в развитых встроенных средствах разработки приложений. Большинство приложений, распространяемых среди пользователей, содержит тот или иной объем кода VBA (Visual Basic for Applications). Поскольку VBA является единственным средством для выполнения многих стандартных задач в Access (работа с переменными, построение команд SQL во время работы программы, обработка ошибок, использование Windows API и т. д.), для создания более-менее сложных приложений необходимо его знание и знание объектной модели MS Access.

Одним из средств программирования в Access является язык макрокоманд. Программы, созданные на этом языке, называются макросами и позволяют легко связывать отдельные действия, реализуемые с помощью форм, запросов, отчетов. Макросы управляются событиями, которые вызываются действиями пользователями при диалоговой работе с данными через формы или системными событиями.

Получается что Access, обладая всеми чертами СУБД, предоставляет и дополнительные возможности. Это не только гибкая и простая в использовании СУБД, но и система для разработки работающих с базами данных приложений.


  1. ^ Окно СУБД MS Access, окно БД MS Access, окна объектов БД MS Access.

Часто пользователи говоря о базе данных подразумевают два совершенно различных объекта: саму БД - огромный массив информации и СУБД - программу, которая дает возможность работать с этой информацией.

БД Access в СУБД Access представляет собой файл с расширением .mdb. В рамках этого файла данные можно разделить на отдельные таблицы; просматривать, добавлять и обновлять данные в таблицах с помощью электронных форм; находить и извлекать только нужные данные с помощью запросов; а также анализировать или печатать данные с помощью отчетов. Создание страниц доступа к данным позволяет пользователям просматривать, обновлять или анализировать данные из базы данных через Интернет или интрасеть.

Работа с данными в СУБД Access происходит в многооконном режиме. При запуске программы Microsoft Access на экране появляется окно СУБД, и лишь при создании или открытии БД, появляется окно базы данных. В нем имеется семь вкладок на каждый тип объектов, из которых может состоять база данных Access: таблицы, формы, отчеты, запросы, макросы, модули Visual Basic, страницы доступа к данным. Каждый из объектов открывается в своем окне.


  1. ^ Создание и структура файла многотабличной БД, объекты и их назначение в СУБД
    MS Access.


Окно Ассеss имеет несколько вкладок, отвечающих за виды объектов, с которыми работает программа.

  • Таблицы — основные объекты базы данных. В них хранятся данные. Реляционная база данных может иметь много взаимосвязанных таблиц.

  • Запросы — это специальные структуры, предназначенные для обработки данных базы. С помощью запросов данные упорядочивают, фильтруют, отбирают, изменяют, объединяют, то есть обрабатывают.

  • Формы — это объекты, с помощью которых в базу вводят новые данные или просматривают имеющиеся.

  • Отчеты — это формы «наоборот». С их помощью данные выдают на принтер в удобном и наглядном виде.

  • Макросы — это макрокоманды. Если какие-то операции с базой производятся особенно часто, имеет смысл сгруппировать несколько команд в один макрос и назначить его выделенной комбинации клавиш.

  • Модули — это программные процедуры, написанные на языке Visual Basic. Если стандартных средств Ассеss не хватает для удовлетворения особо изощренных требований заказчика, программист может расширить возможности системы, написав для этого необходимые модули.



  1. Режимы создания и формирование структуры таблицы БД MS Access. Типы связей, создание, изменение и удаление связей между таблицами БД MS Access.

Большинство баз данных имеют табличную структуру.

В базах данных столбцы называются полями, а строки – записями. Поля образуют структуру базы данных, а записи составляют информацию, которая в ней содержится.

Поля – основные элементы структуры базы данных. Они обладают свойствами. От свойств зависит , какие типы данных можно вносить в поле, а какие нет. Основным свойством любого поля является его длина.

Основные преимущества систем управления базами данных реализуются при работе не с отдельными таблицами, а с группами взаимосвязанных таблиц. Для создания связей между таблицами СУБД Access имеет специальное диалоговое окно, которое называется Схема данных.

Межтабличные связи увязывают две таблицы с помощью общего поля, которое имеется в обеих таблицах. Существуют три типа связей:

- один –к-одному –каждая запись одной таблицы не может быть связана не более чем с одной записью второй таблицы;

- один-ко-многим – одна запись в первой таблице может быть связана со многими записями второй таблицы;

многие-ко-многим – каждая запись первой таблицы связана со многими записями второй таблицы и наоборот (например, один студент имеет несколько преподавателей, а у каждого преподавателя несколько студентов).

Реляционные базы данных не позволяют создавать связи типа многие-ко-многим напрямую. Их реализуют через вспомогательные таблицы.

1. Окно Схема данных открывают щелчком на одноименной кнопке панели инструментов или командой Сервис - Схема данных.

2. Если ранее никаких связей между таблицами базы не было, то при открытии окна Схема данных одновременно открывается окно Добавление таблицы, в котором можно выбрать нужные таблицы для включения в структуру межтабличных связей.

3. Если связи между таблицами уже были заданы, то для введения в схему данных новой таблицы надо щелкнуть правой кнопкой мыши на схеме данных и в контекстном меню выбрать пункт Добавить таблицу.

4. Введя в схему данных все таблицы, которые надо связать, можно приступать к созданию связей между полями таблиц.

5. Связь между полями устанавливают путем перетаскивания имени поля из одной в таблицы в другую на соответствующее ему связанное поле.

6. После перетаскивания открывается диалоговое окно Связи, в котором можно задать свойства образующейся связи.

7. Включение флажка Обеспечение условия целостности данных позволяет защититься от случаев удаления записей из одной таблицы, при которых связанные с ними данные других таблиц останутся без связи.

^ Чтобы условие целостности могло существовать, поле основной таблицы должно обязательно быть ключевым и оба поля должны иметь одинаковый тип.

8. Флажки Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных записей обеспечивают одновременное обновление или удаление данных во всех подчиненных таблицах при их изменении в главной таблице.

9. Удалить связь можно щелкнув по ней, и, вызвав контекстное меню, нажать «удалить».


  1. ^ Поля и записи таблицы БД MS Access, их свойства.

Поля - это основные элементы структуры базы данных. Они обладают свойствами. От свойств полей зависит, какие типы данных можно вносить в поле, а какие нет, а также то, что можно делать с данными, содержащимися в поле.

Основным свойством любого поля является его длина. Длина поля выражается в символах или, что, то же самое, в знаках. От длины поля зависит, сколько информации в нем может поместиться. Мы знаем, что символы кодируются одним или двумя байтами, поэтому можно условно считать, что длина поля измеряется в байтах.

Очевидным уникальным свойством любого поля является его Имя. Разумеется, одна база данных не может иметь двух полей с одинаковым именем, поскольку компьютер запутается в их содержимом. Но кроме имени у поля есть еще свойство Подпись. Подпись - это та информация, которая отображается в заголовке столбца. Ее не надо путать с именем поля, хотя если подпись не задана, то в заголовке отображается имя поля. Разным полям, например, можно задать одинаковые подписи. Это не помешает работе компьютера, поскольку поля при этом по-прежнему сохраняют разные имена.

Разные типы полей имеют разное назначение и разные свойства.

1. Основное свойство текстового поля - размер.

2. Числовое поле служит для ввода числовых данных. Оно тоже имеет размер, но числовые поля бывают разными, например для ввода целых чисел и для ввода действительных чисел.

В последнем случае кроме размера поля задается также размер десятичной части числа.

3. Поля для ввода дат или времени имеют тип Дата/время. Для ввода логических данных, имеющих только два значения (Да или Нет; 0 или 1; Истина или Ложь и т. п.), служит специальный тип - Логическое поле. Нетрудно догадаться, что длина такого поля всегда равна 1 байту, поскольку этого более чем достаточно, чтобы выразить логическое значение.

4. Особый тип поля - Денежный. Из названия ясно, какие данные в нем хранят. Денежные суммы можно хранить и в числовом поле, но в денежном формате с ними удобнее работать. В этом случае компьютер изображает числа вместе с денежными единицами, различает рубли и копейки, фунты и пенсы, доллары и центы, в общем, обращается с ними элегантнее.

5. В современных базах данных можно хранить не только числа и буквы, но и картинки, музыкальные клипы и видеозаписи. Поле для таких объектов называется полем объекта OLE.

6. У текстового поля есть недостаток, связанный с тем, что оно имеет ограниченный размер (не более 256 символов). Если нужно вставить в поле длинный текст, для этого служит поле типа MEMO. В нем можно хранить до 65 535 символов. Особенность поля MEMO состоит в том, что реально эти данные хранятся не в поле, а в другом месте, а в поле хранится только указатель на то, где расположен текст.

7. Очень интересно поле Счетчик. На первый взгляд это обычное числовое поле, но оно имеет свойство автоматического наращивания. Если в базе есть такое поле, то при вводе новой записи в него автоматически вводится число, на единицу большее, чем значение того же поля в предыдущей записи. Это поле удобно для нумерации записей.


  1. ^ Свойства полей таблицы в БД MS Access. Понятия уникального и ключевого поля.

Имя поля — определяет, как следует обращаться к данным этого поля при автоматических операциях с базой (по умолчанию имена полей используются в качестве заголовков столбцов таблиц).

Тип поля — определяет тип данных, которые могут содержаться в данном поле.

^ Размер поля — определяет предельную длину (в символах) данных, которые могут размещаться в данном поле. При попытке ввести лишние символы появится предупреждение, а поле будет заблокировано, пока число символов не уменьшится до установленного предела.

^ Формат поля — определяет способ форматирования данных в ячейках, принадлежащих полю, управляет отображением данных на экране и при печати, но никак не влияет на хранение данных.

^ Маска ввода — определяет форму, в которой вводятся и хранятся данные в поле (средство автоматизации ввода данных). В маске 99/99/00;0 каждая «9» обозначает необязательную цифру, а «0» - обязательную. В режиме таблицы эта маска отобразится «_/_/_». То есть дата должна быть введена в формате 10/04/07, но сразу же после нажатия клавиши Enter содержимое поля будет преобразовано к виду, определенному в свойстве Формат.

Подпись — определяет заголовок столбца таблицы для данного поля (если подпись не указана, то в качестве заголовка столбца используется свойство Имя поля).

^ Значение по умолчанию — то значение, которое вводится в ячейки поля автоматически (средство автоматизации ввода данных).

Условие на значение — ограничение, используемое для проверки правильности ввода данных (средство автоматизации ввода, которое используется, как правило, для данных, имеющих числовой тип, денежный тип или тип даты).

^ Сообщение об ошибке — текстовое сообщение, которое выдается автоматически при попытке ввода в поле ошибочных данных (проверка ошибочности выполняется автоматически, если задано свойство Условие на значение).

^ Обязательное поле — свойство, определяющее обязательность заполнения данного поля при наполнении базы.

Пустые строки — свойство, разрешающее ввод пустых строковых данных (от свойства Обязательное поле отличается тем, что относится не ко всем типам данных, а лишь к некоторым, например к текстовым).

^ Индексированное поле — если поле обладает этим свойством, все операции, связанные с поиском или сортировкой записей по значению, хранящемуся в данном поле, существенно ускоряются. Кроме того, для индексированных полей можно сделать так, что значения в записях будут проверяться по этому полю на наличие повторов, это позволяет автоматически исключить дублирование данных.

Для того чтобы связи между таблицами работали надежно и по записи из одной таблицы можно было однозначно найти записи в другой таблице, надо предусмотреть в таблице уникальные поля.

^ Уникальное поле - это поле, значения в котором не могут повторяться.

При создании структуры таблиц одно поле (или одну комбинацию полей) можно назначить ключевым. С ключевыми полями компьютер работает особо. Он проверяет их уникальность и быстрее выполняет сортировку по таким полям. Ключевое поле - очевидный кандидат для создания связей. Иногда ключевое поле называют первичным ключом.

Если при создании таблицы автор не задал ключевое поле, система управления базой данных вежливо напомнит о том, что поле первичного ключа таблице не помешает.

В качестве первичного ключа в таблицах часто используют поле, имеющее тип Счетчик. Ввести два одинаковых значения в такое поле нельзя по определению, поскольку приращение значения поля производится автоматически.


  1. ^ Типы данных, используемые в БД MS Access.

Текстовый — тип данных, используемый для хранения обычного неформатированного текста ограниченного размера (до 255 символов).

Поле Мемо — специальный тип данных для хранения больших объемов текста (до 65 535 символов). Физически текст не хранится в поле. Он хранится в другом месте базы данных, а в поле хранится указатель на него, но для пользователя такое разделение заметно не всегда.

Числовой — тип данных используется для хранения чисел, как целых, так и дробных.

Дата/время — тип данных для хранения календарных дат и времени в разных форматах;

Денежный — тип данных для хранения денежных сумм. Теоретически, для их записи можно было бы пользоваться и полями числового типа, но для денежных сумм есть некоторые особенности (например, связанные с правилами округления), которые делают более удобным использование специального типа данных, а не настройку числового типа.

Счетчик — специальный тип данных для уникальных натуральных чисел с автоматическим наращиванием на единицу, автоматически заполняется Access, используется в основном для порядковой нумерации записей. Если ключевое поле имеет тип данных Счетчик, уникальность ключа обеспечивается автоматически.

Логический — тип для хранения логических данных (могут принимать только одно из двух значений - Да или Нет).

^ Поле объекта OLE — специальный тип данных, предназначенный для хранения объектов OLE (созданных в других приложениях и связанных с БД), например мультимедийных. Реально, конечно, такие объекты в таблице не хранятся. Как и в случае полей МЕМО, они хранятся в другом месте внутренней структуры файла базы данных, а в таблице хранятся только указатели на них (иначе работа с таблицами была бы чрезвычайно замедленной).

Гиперссылка — специальное поле для хранения гиперссылок, например адресов Web-объектов Интернета. При щелчке на ссылке автоматически происходит запуск браузера и воспроизведение объекта в его окне.

^ Мастер подстановок — это не специальный тип данных. Это объект, настройкой которого можно автоматизировать ввод данных в поле так, чтобы не вводить их вручную, а выбирать из раскрывающегося списка.


  1. ^ Фильтрация и сортировка записей в таблице БД MS Access.

СУБД Access включает ряд инструментов, позволяющих не только найти в базе нужные сведения, но и представить их в различных видах. Можно провести фильтрацию записи (извлечь из таблицы записи, отвечающие определенным условиям), отсортировать их по одному или нескольким полям, можно создать запрос, отображающий данные из нескольких таблиц.

Информация в таблицах может быть отсортирована в порядке убывания или возрастания по одному или нескольким полям. При сортировке записей по нескольким полям сортировка (многоуровневая) осуществляется последовательно, слева направо. Поэтому поля сортировки должны быть смежными и располагаться в нужной последовательности.

Командами Сортировка по … можно воспользоваться в меню Записи, с помощью контекстного меню или кнопок на панели инструментов.

При сортировке текстовых полей, все записи упорядочиваются вначале по первому символу, затем по второму и т.д. вплоть до последнего. Сортировка числовых данных осуществляется по их значениям в порядке возрастания или убывания.

При закрытии отсортированной таблицы Access выдает запрос, нужно ли сохранять изменения. Если сохранить порядок записей, полученный в результате сортировки, то когда таблица будет открыта в следующий раз, записи уже будут располагаться в порядке, заданном сортировкой. Если в таблице включен режим сортировки, то новые добавляемые записи автоматически занимают место согласно порядку сортировки.

В отличие от сортировки, которая упорядочивает информацию, фильтрация позволяет извлечь из таблицы записи, отвечающие определенным условиям. При фильтрации таблицы записи, не отвечающие условиям отбора, не удаляются, а просто перестают отображаться.

Фильтрация записей осуществляется с помощью команды Фильтр в меню Записи, кнопок на панели инструментов и команд в контекстном меню. Доступ к этим командам зависит от конкретной ситуации. Работая с таблицами и формами, можно задавать простые фильтры. Они создаются при помощи команд Фильтр по выделенному, Фильтр для и Изменить фильтр. Обычно эти фильтры относятся к выделенному полю, но если к результатам применить дополнительные фильтры, область просмотра сузится еще больше. Когда нужно создать сложный фильтр, содержащий несколько условий отбора или выражений, можно воспользоваться командой Расширенный фильтр.

Если точное значение критерия отбора неизвестно, можно воспользоваться заменителями символов, наиболее распространенные: * - заменяет любое число символов; ? - заменяет один символ; # - заменяет одну цифру.

Если созданным фильтром нужно воспользоваться в дальнейшем, нужно применить его перед закрытием формы, потому что последний примененный фильтр автоматически сохраняется.

С помощью функции Изменить фильтр можно создать сложный фильтр, основанный на содержимом полей таблицы. Эта функция применима как в режиме таблицы, так и формы. Чтобы отобразить снова все записи таблицы, нужно выполнить команду Удалить фильтр.
  1   2   3



Скачать файл (137.2 kb.)

Поиск по сайту:  

© gendocs.ru
При копировании укажите ссылку.
обратиться к администрации