Logo GenDocs.ru

Поиск по сайту:  

Загрузка...

Контрольная работа - Планирование бюджета мероприятия - файл 1.doc


Контрольная работа - Планирование бюджета мероприятия
скачать (116.5 kb.)

Доступные файлы (1):

1.doc117kb.16.12.2011 00:56скачать

содержание
Загрузка...

1.doc

Реклама MarketGid:
Загрузка...
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

Государственное образовательное учреждение высшего

профессионального образования

Нижегородский Государственный университет им. Н.И. Лобачевского

Факультет Управления и Предпринимательства

Экономика и управление на предприятии

Контрольная работа
по дисциплине «Планирование на предприятии»

на тему: «Планирование бюджета мероприятия»

Выполнила: студентка

5 курса заочного отделения

Группы 12564-06

Макарова К. А.

Проверила: доцент Ангелова Ольга Юрьевна

Нижний Новгород

2008г.

СОДЕРЖАНИЕ


Введение…………………………………………………………………………..3


  1. Финансовый успех развлекательного мероприятия……………………..4




  1. Планирование финансовых задач мероприятия…………………..…...…5



  1. Планирование проведения семинара в Нижнем Новгороде…………….8



Заключение……………………………………………………………………….12
Список литературы………………………………………………………………13


Введение
Планирование - это процесс принятия управленческого решения, основанный на обработке исходной информации и включающий в себя выбор и научную постановку целей, определение путей и средств их достижения и выбор наиболее приемлемого варианта в ожидаемых условиях развития.

Планирование на сегодняшний день является важнейшим инструментом в проектном управлении, когда необходимо оценить и ресурсы, и потребность в персонале проектной команды, и затраты на осуществление проекта, и сроки выполнения задач, возникающих на разных этапах.

Планирование чрезвычайно важно в таких проектах, которые попадают в категорию событийного менеджмента. Это еще довольно молодое направление деятельности, и поэтому механизмы оценки в нем постоянно поддаются корректировкам. Тем важнее, внести в «индустрию развлечений» методы планирования, так как плохо спланированный бюджет мероприятия грозит его полным провалом. Этим и обусловлена актуальность выбранной темы.

Цель работы – дать краткий обзор применяемым методам планирования в области event-менеджмента и продемонстрировать их эффективность на практике.

Задачи работы обусловлены вышеобозначенной целью:

- описать теоретические и практические методы планирования затрат при проведения мероприятий;

- дать практические рекомендации на основании полученных данных;

- доказать на примере конкретного мероприятия эффективность методов.

На сегодняшний день существует очень мало российских публикаций на заданную тематику. Причиной этого может служит относительно небольшой период развития данного направления (10-15 лет) и нежелание практикующих ивенторов раскрывать свои профессиональные секреты. Среди зарубежных авторов можно назвать Марка Сондера «Ивент-менеджмент: организация развлекательных мероприятий», труд которого однако маркирован национальными особенностями страны, о развитии event в которой он пишет.

Поэтому работа имеет практическую пользу для event-менеджеров, PR- и HR- менеджеров, сотрудников рекламных и BTL- агентств.


  1. ^ Финансовый успех развлекательного мероприятия


При наличии дара создавать шедевры, деньги играют ключевую роль для способности являть эти шедевры публике. Даже если деньги не являются целью мероприятия, при его организации и проведении должны быть выполнены определенные финансовые задачи. Иногда это осязаемые задачи, такие как доход или результаты продаж, иногда – неосязаемые, такие как улучшение имиджа, привлечение внимания и другие выгодные вложения в будущее.

У каждого мероприятия – свои задачи, основанные на комбинации потребностей и ожиданий Клиента и публики. Если, например, мероприятие устраивается для благотворительной организации, то его цель – сбор денежных средств, в случае корпоративного мероприятия – цели связаны с бизнесом, публичное событие – речь идет о повышении лояльности к компании, созданию уникальных эмоций, которые посетители будут связывать именно с этим брендом [3].

Хотя мы говорим о развлекательном, творческом бизнесе, - это, в первую очередь, бизнес. Если в результате проведения мероприятия не выполняются осязаемые и неосязаемые задачи, включая финансовые, компания в конце концов покинет индустрию развлечений.

  1. ^ Планирование финансовых задач мероприятия


Пять шагов для определения финансовых задач мероприятия

  1. Определяем финансовые цели мероприятия. Масштабно ли оно? Должно ли оно покрыть расходы Клиента? Стоит ли задача получить прибыль, какой процент?

  2. Составляем перечень всех «твердых издержек» - т.е. издержек, в отношении которых мы полностью уверены, что они не изменятся1.

  3. Оцениваем переменные издержки, т.е. такие, сумма которых зависит от количества публики, пришедшей на мероприятие. На эти издержки могут влиять обстоятельства, не поддающиеся нашему контролю. Например, даты (некоторые даты, на пик туристических сезонов, означают увеличение расходов на переезды, проживание в гостинице и резервирование сооружений), географические точки (некоторые обходятся дороже других), количество публики, гонорары ведущим, требования, связанные с продвижением, и источники средств (спонсоры, доноры и публика).

  4. Составляем перечень всех доходных элементов своего мероприятия. К ним могут относится доходы от рекламы, пожертвования, гонорары за места на выставке, дары «натурой» (учитываем их рыночную цену), процентные начисления от инвесторов, торговля товарами, гонорары за регистрацию, продажа билетов, спонсорские взносы и пр.

  5. Возьмем итоговую сумму Х (доходы) и вычитаем из нее Y (переменные издержки) и Z (твердые, или фиксированные издержки). Сравниваем полученную величину с величиной A (финансовая задача). Эта величина означает потенциальный доход от мероприятия [2].

Если показатель X окажется меньше показателя A, следует пересмотреть издержки и определить, где можно внести изменения. Это означает выдать Клиенту оптимальные результаты, основываясь на его бюджете и задачах. Посмотрим на финансовую задачу – величину A. Достижимы ли эти цифры?

Как только определены адекватные задачи мероприятия, потребуется управление денежным потоком. Обычно договоры на проведение мероприятий заключаются за много месяцев до их проведения, и для страховки большинство подрядчиков, которые будут привлечены, требуют задаток. Кроме того, могут возникнуть дополнительные расходы, связанные с закупками и эксплуатацией техники, и поставщики будут тоже ожидать предоплаты. Event – компания выступает и в роли подрядчика и в роли исполнителя, и поэтому несет ответственность за денежные потоки и в адрес поставщиков услуг и в адрес Клиента. Поэтому чрезвычайно важно предоставить Клиенту план выплат причитающихся сумм на ранней стадии организации, чтобы у обоих сторон было ясное понимание того, что будет оплачиваться и в какие сроки (например, оплата за аренду помещения, в котором планируется провести мероприятие).

Составив план выплат причитающихся сумм, мы высылаем счета на оплату Клиенту, как только появляется необходимость следующего платежа. Теоретически, чем скорее они будут высланы, тем быстрее оплачены. Однако, иногда Клиент непреднамеренно просрочивает выплаты по счетам – его рабочее расписание или поездки мешают ему санкционировано осуществлять выплаты.

Тем не менее, такие обстоятельства могут нарушать денежный поток, и оплачивать счета подрядчиков придется организатору, у которого обязательно на такие случаи должен быть резервный фонд. Управление потоками крайне важно для управления рисками. В отрасли событийного менеджмента, где хорошие взаимоотношения крайне важны для успеха, репутация компании, которая не платит сотрудникам или подрядчикам, не сулит ничего хорошего.

Необходимо вести балансовую отчетность по мероприятию с обзорным анализом доходности - отчет о движении денежных средств и отчет о доходах.

Преимущество отчета о движении денежных средств подобной отчетности в том, что он отражает денежную позицию в любой момент времени. А отчет о доходах представляет собой обзор приходов и расходов за определенный период времени и содержит доходные и расходные категории, а не единичные статьи , как отчет о движении денежных средств. Например, отчет о доходах может демонстрировать расходы на звуковое оборудование и провизию, в то время как отчет о движении денежных средств будет показывать отдельные позиции выплат каждому поставщику, попадающему под эти категории.

При проведении мероприятия важно рассчитать точку безубыточности, чтобы определить, какие доходы необходимы, чтобы покрыть все расходы[4].
Точка безубыточности (ТБ) = Твердые издержки (ТИ) + Переменные издержки (ПИ).

ТБ = (Количество Участников(КУ))+(Стоимость участия (СУ)) .

ТИ – издержки, на которые не влияет КУ

ПИ = КУ х (Расходы на 1 Участника).

В практической части работы приведен пример расчета стоимости участия в мероприятии.

Также важно отметить, что зачастую в практике событийного менеджмента практикуется такой метод привлечения капитала и увеличения бюджета мероприятия, как Партнерство или Спонсорство.

Формируется Спонсорский пакет (в который могут входить – упоминание Спонсора в рекламе, розыгрыш в лотерею приза от Спонсора, слово представителя компании Спонсора и пр.).

Аналогичная ситуация с Партнерством, правда в качестве Партнера какого-либо мероприятия чаще всего выступают средства массовой информации. Отношения между Клиентом или Организатором и Партнером строятся бартерным образом - Партнер освещает в своем средстве масс-медиа данное событие, за что в зависимости от стоимости рекламных площадей, получает право бесплатного посещения того или иного мероприятия организующей стороны.

  1. ^ Планирование проведения семинара в Нижнем Новгороде





Компания SAN&Stars имеет длительную и успешную историю сотрудничества с компанией N. В конце 2007 года компания N планировала провести торжественную церемонию вручения наград в рамках своего образовательного проекта. Цель этого мероприятия – провести церемонию нестандартным образом, в рамках торжественной части организовать семинарский блок с известным московским бизнес-тренером M, после торжественной части организовать фуршет, во время которого для Гостей будет идти развлекательная программа.


Определим финансовые задачи мероприятия:

  1. Финансовые задачи мероприятия – продать с максимальной прибылью билеты на мероприятие. Масштаб – представители малого и среднего бизнеса Нижегородской области, проект широко освещается средствами массовой информации. Прибыль Клиента – 15 % от общего бюджета мероприятия. Как компания- организатор, SAN&Stars ставит своей задачей извлечение прибыли – традиционная комиссия в таких случаях составляет 20% от общего бюджета мероприятия.



Компания SAN&Stars работает в сфере event-management в России с 1999г. В структуру компании входят самостоятельные подразделения: ресторан выездного обслуживания Royal Catering, свадебное агентство «Медовый месяц» и подразделение SAN&Stars Aroma, специализация которого профессиональная ароматизация помещений и публичных мероприятий. Подобное сообщество делает возможным оказание Клиентам полного комплекса услуг, гарантированного доверием лучших национальных и нижегородских компаний.



  1. Составляем перечень твердых издержек:

- аренда театра «Комедiя» на 6 ч – 90 000 руб.
- гонорар московского тренера M – 150 000 руб.
- бытовой райдер тренера M (трансфер Москва - Нижний Новгород и обратно, питание) – 21 316 руб.:

Трансфер М-НН, НН-М (ж/д2) – 12 316 руб.

М-НН купе 1837 р./1 место, полное купе =7 348 руб.

НН-М купе 1242 р./1 место, полное купе = 4 968 руб.

Проживание в гостинице «Николо Хаус»3, номер повышенной комфортности 7 000 р./сутки.

Питание: обед в ресторане «Шато»4, средний чек – 2 000 руб.
- техническое оснащение мероприятия:

звуковое оборудование – 15 000 руб.,

световое оборудование – 20 000 руб.,

multimedia – 10 000 руб.

техники, 2 чел. – 4 000 руб.
- гонорары развлекательных коллективов (живая музыка- 1 час, бармен-шоу, 2 девушки Go-Go, Dj – 2 ч):

Живая музыка (drum-театр) – 4 500 руб.

Бармен-шоу – 6 000 руб.

Танцевальное сопровождение, 2 чел., 4 блока х15 мин.

500 х 4 х 2 = 4 000 руб.

Dj, 2 ч + прокат пульта – 15 000 руб.

Модели, 6 чел., 3 ч – 1 000 х 6 х 3 =18 000 руб.
- пиротехнические эффекты (холодные фонтаны, 7 шт., работа лицензированного пиротехника) = 15 000 руб.
Таким образом, ТИ = Ар + Гт + БР +ТО + Грк +П= 90 000 + 150 000+ +21 316 + (15 000+20 000+ +10 000 + 4000) + (4 500 + 6 000 + 4 000+ 15 000+18000) + 15 000 = 339 816 руб.


  1. Проанализируем переменные издержки:


- фуршет (зависит от количества Участников):

Оптимальная стоимость питания 1500 руб./чел.
- коктейли на welcome (зависит от количества пришедших),

На эту статью расходов влияет перечень алкоголя. Будем исходить из того, что коктейли будут содержать виски, ром, куантро, водку, вермут, соки в ассортименте, тоник, спрайт, а также лайм, трубочку и лед, таким, образом, средняя стоимость коктейля будет составлять 120 руб.
- стоимость раздаточного материала в расчете на 1 человека – 30 руб.

Получаем, что ^ ПИ = Ф+К+РМ = 1500 + 120 + 30 = 1700 руб.

Таким образом, мы рассчитали переменные издержки на 1 человека.

  1. Итак, мы рассчитали твердые и переменные издержки мероприятия.

Теперь мы переходим к определению точки безубыточности мероприятия.

(Количество Участников) х (Стоимость семинара) =

= (ТИ + (Количество Участников) х ПИ) + 20% .
Мы можем предположить разное количество Участников, не превышающее, однако, 400 человек в силу вместимости театра (с учетом 2 этажей). Развлекательная программа, предполагаемая после торжественной части, рассчитана для проведения в фойе 2 этажа, где оптимальным с учетом расположения фуршетных столов, звуковой и световой аппаратуры, было бы количество человек, от 200 до 300 человек.

Тогда, сумма общих издержек по мероприятию будет выглядеть так:


  1. Рассчитаем стоимость участия при количестве Гостей, равном 200 персонам:

ОИ = (339 816 + 200 х 1 700) + (339 816 + 200 х 1 700)/100 х 20 =

= 815 779, 2 руб.

Клиент ставит цель получить 15% прибыль от данного мероприятия:

А = 122 366, 88 руб., тогда общая стоимость проекта возрастает до 938 146, 08 руб.

А финансовая задача компании – организатора:

А1 = ОИ х 20% = 135963, 2 руб.

Теперь рассчитаем стоимость участия в семинаре:

СУ = ОИ/ (количество Участников) = 938 146, 08 /200 = 4 690, 73 руб.


  1. Рассчитаем стоимость участия при количестве Гостей, равном 300 персонам:

ОИ = ((339 816 + 300 х 1 700)/100х15)/100 х 20 = 1 172 746, 1 руб.

При этом финансовая задача Клиента будет равна:

А = ОИ х 15% = 175 911, 91 руб.

А1 = ОИ х 20% = 234 549, 22 руб. – финансовая задача организатора.

Теперь рассчитаем стоимость участия в семинаре:

СУ = ОИ/ (количество Участников) = 1 172 746, 1 /300 = 3 920 руб.

Мы видим, что зависимость между количеством Участником и стоимостью участия обратно пропорциональная: чем больше Участников удастся привлечь к мероприятию, тем дешевле будет стоимость участия в семинаре.

При планировании стоимости мероприятия необходимо учесть процент неявки Участников, который может колебаться от 5% до 20 %.

^ Оптимальным будет сделать стоимость участия из расчета 200 персон, чтобы финансовые задачи были выполнены.

Представим расчеты в виде отчета о доходах и расходах для Клиента:


Расход, руб.

Доход, руб.

^ Твердые издержки:

- аренда театра;

- гонорар московского тренера;

- бытовой райдер тренера;

- техническое оснащение мероприятия;

гонорары развлекательных коллективов;

- пиротехнические эффекты

^ Постоянные Издержки:

- фуршет

- коктейли

- раздаточный материал

679 816, 00


- Стоимость Участия в семинаре при расчете 200-х персон


938 146, 08

- вознаграждение организатора

135963, 2




- прибыль от мероприятия (учтена в издержках)

122 366, 88




938 146, 08

938 146, 08


Таким образом, планирование бюджета, статей расходов, сроков выплат по счетам дает прозрачную картину финансовой стороны мероприятия. Это несомненно эффективный инструмент управления не только затратами, но и сроками исполнения, что в проектном менеджменте является одним из главных критериев успеха.

Заключение

Планирование бюджета, статей расходов, сроков выплат по счетам дает прозрачную картину финансовой стороны мероприятия. Это несомненно эффективный инструмент управления не только затратами, но и сроками исполнения, что в проектном менеджменте является одним из главных критериев успеха.

Мы проработали механизм расчета стоимости участия в платном семинаре для проведения его в Нижнем Новгороде. При планировании любого мероприятия, необходимо сначала проанализировать издержки (твердые и переменные).

Немаловажным является момент определения точки безубыточности, которая позволяет определить финансовую задачу мероприятия и оценить возможности ее достижения.

Нам также кажется продуктивным попытка выделить методики отслеживания движения финансовых потоков, используя балансовые отчеты о доходах и расходах, а также возможность наращивания бюджета мероприятия с помощью привлечения Партнеров и Спонсоров.

Наше исследование мы попытались сделать полезным для российских менеджеров проекта в такой развивающейся области, как ивент-менеджмент, так как в этой области качество выполнения работ находится в прямой зависимости с бюджетом мероприятия.
^ Список литературы

    1. Ангелова О.Ю. «Планирование на предприятии». – Изд-во: Типография ННГУ им. Н.И. Лобачевского, 2007, с.50

    2. ДеМарко Т. «Deadline. Роман об управлении проектами».- Изд-во: Вершина, 2007, 288с.

    3. Милошевич Д. З. «Набор инструментов для управления проектов».- Изд-во: Компания АйТи; Изд-во: ДМК Пресс, 2006, 732с.

    4. Сондер М. «Ивент-менеджмент: организация развлекательных мероприятий. Техники, идеи, стратегии, методы» Изд-во: Вершина, 2006 г., 544 с.




1 Если этот вопрос не ясен, можно использовать исторические цифры, показывающие издержки по аналогичным мероприятиям, которыми мы занимались в прошлом.

2 Выбор трансфера обусловлен пожеланием тренера, как и требование от организатора предоставить полное купе;

3 Выбор гостиницы обусловлен географической близостью гостиницы к месту проведения мероприятия и отвечает требованиям тренера.

4 Ресторан находится в цокольном этаже гостиницы «НиколоХаус»



Скачать файл (116.5 kb.)

Поиск по сайту:  

© gendocs.ru
При копировании укажите ссылку.
обратиться к администрации