Logo GenDocs.ru

Поиск по сайту:  

Загрузка...

Автоматизация ДОУ на примере организации, ТГУ, 110 СТР, УДК 005.92 - файл ДИПЛОМ.doc


Автоматизация ДОУ на примере организации, ТГУ, 110 СТР, УДК 005.92
скачать (122.3 kb.)

Доступные файлы (1):

ДИПЛОМ.doc706kb.06.06.2010 16:22скачать

содержание
Загрузка...

ДИПЛОМ.doc

  1   2   3   4
Реклама MarketGid:
Загрузка...
Министерство образования и науки Российской Федерации

ТОМСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ (ТГУ)

Исторический факультет

Кафедра истории и документоведения


УДК 005.92

ДОПУСТИТЬ К ЗАЩИТЕ В ГАК



Зав. каф. истории и

документоведения

доктор ист. наук, проф.

___________Н.С.Ларьков

«____»___________2010 г.


ДИПЛОМНАЯ РАБОТА


АВТОМАТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ В АДМИНИСТРАЦИИ ТОМСКОГО РАЙОНА

Татьяненко Екатерина Викторовна


Научный руководитель

Ст. преп., кандидат ист. наук

____________В.В.Миркин


Автор работы

____________Е.В.Татьяненко


Томск 2010

Министерство образования и науки Российской Федерации

^ ТОМСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ (ТГУ)

Исторический факультет

Кафедра истории и документоведения


УТВЕРЖДАЮ

Зав. каф. истории и документоведения

д.и.н., профессор

___________________Н.С. Ларьков

«___» ___________ 2010 г.


ЗАДАНИЕ

по подготовке дипломной работы студенту Татьяненко Екатерины Викторовны

1. Тема дипломной работы: «Автоматизация ДОУ в Администрации Томского района»

2. Срок сдачи студентом выполненной дипломной работы:

а) на кафедре 07 мая 2010 г.

б) в ГАК 09 июня 2010 г.

^ 3. Исходные данные к работе:

Цель исследования: анализ процесса внедрения АС ДОУ в Администрации Томского района.

  1. Задачи исследования: ознакомиться с нормативно-методическим пакетом документов службы ДОУ Управления Делами Администрации Томского района; дать оценку состоянию текущего делопроизводства; последовательно изучить этапы автоматизации ДОУ и проблемы, возникающие при этом; изучить возможности, приобретенные вследствие внедрения программы и дальнейшие перспективы развития АС ДОУ в Администрации ТР.

Объект исследования: автоматизированная система ДОУ.

Предмет исследования: внедрение АС ДОУ, проблемы и перспективы автоматизации ДОУ в Администрации Томского района.

Методы исследования: анализ, синтез, сравнение, обобщение, классификация, индукция, наблюдение, опрос, графический, статистический, описание, прогнозирование.

^ 4. Краткое содержание работы:

Глава 1 – Функции, этапы, проблемы внедрения АС ДОУ (26 марта 2010).

Глава 2 – Автоматизация ДОУ в Администрации Томского района (23 апреля 2010).

^ 5. Дата выдачи задания «26» февраля 2010 г.


Руководитель дипломной работы

к.и.н., ст.преподаватель ________________В.В.Миркин


Задание принял к исполнению 26.02.2010 г. ________________Е.В.Татьяненко

АННОТАЦИЯ

В дипломной работе рассматриваются функции, этапы, проблемы при внедрении автоматизированных систем документационного обеспечения управления. Изучен теоретический и прикладной аспект автоматизации ДОУ на примере Администрации Томского района. Дана общая оценка результатам внедрения автоматизированной системы ДОУ, дан прогноз развития электронного документооборота.

ОГЛАВЛЕНИЕ

Введение 6

  1. Функции, этапы, проблемы внедрения АС ДОУ 15

1.1 Функции систем автоматизации документационного

обеспечения управления 15

1.2 Этапы автоматизации 21

1.3 Проблемы автоматизации ДОУ 28

2 Автоматизация ДОУ в Администрации Томского района 47

2.1 Этапы автоматизации ДОУ.

Изучение процесса внедрения АС ДОУ 59

2.2 Результат внедрения АС «Кодекс» и перспективы развития автоматизации ДОУ в Администрации Томского района 68

Заключение 73

Список использованных источников и литературы 77

ПРИЛОЖЕНИЕ А Перечень законодательной и нормативно-методической базы для ДОУ 86

ПРИЛОЖЕНИЕ Б Количественный состав документов 92

ПРИЛОЖЕНИЕ В Служебная корреспонденция по

вопросам переписки 96

ПРИЛОЖЕНИЕ Г Виды документов 97

ПРИЛОЖЕНИЕ Д График «Обращения граждан» 98

ПРИЛОЖЕНИЕ Е Соотношение документов

за период 2008 и 2009 гг. (с января по ноябрь) 99

ПРИЛОЖЕНИЕ Ж Схема маршрутов движения

документов 100

ПРИЛОЖЕНИЕ З Техническое задание на разработку программного обеспечения (ПО) системы электронного документооборота и делопроизводства 101

ВВЕДЕНИЕ

В настоящее время сложно представить свою деятельность, любое учреждение, организацию без информационных технологий (ИТ). Информационные технологии (information technology, IT) — широкий класс дисциплин и областей деятельности, относящихся к технологиям управления и обработки данных, в том числе, с применением вычислительной техники. В последнее время под информационными технологиями чаще всего понимают компьютерные технологии. В частности, ИТ имеют дело с использованием компьютеров и программного обеспечения для хранения, преобразования, защиты, обработки, передачи и получения информации1. Благодаря компьютерным технологиям значительно снизилась нагрузка, связанная с обработкой информации. Документационное обеспечение управления – не исключение. Для улучшения работы в сфере делопроизводства разработано множество автоматизированных систем.

Согласно «Новому иллюстрированному словарю» автоматизация – это применение автоматов, автоматических и автоматизированных систем в производстве, научной, управленческой и других сферах деятельности человека. Основная цель автоматизации – повышение эффективности труда, оптимизация управления, улучшения качества, устранение человека от работы в условиях, опасных для здоровья2.

Сегодня рынок предлагает великое множество синонимов понятия «автоматизации ДОУ»: система автоматизации документооборота, компьютерная система автоматизации документооборота и делопроизводства, система управления делопроизводством, распределенная система управления документами, система документооборота, промышленная технология автоматизации делопроизводства, система управления электронными документами и т.д. Научные сотрудники ВНИИДАД предлагают все имеющиеся разнообразные программные продукты объединить под условным названием автоматизированные системы документационного обеспечения управления (АС ДОУ). По их мнению, это определение наиболее полно отражает существующее положение вещей1.

Автоматизация делопроизводственных процессов — это рациональная организация операций с учетом новейших технологий с информацией и документами: составление и оформление, передача (доставка), учет, создание информационно-справочного аппарата на базе регистрации, организация контроля за выполнением принятых решений, текущее хранение, возможность уничтожения (экспертиза ценности), создание и ведение архива2.

Современная деятельность любой организации происходит с помощью автоматизации тех или иных процессов. Так, в свою очередь органам местного самоуправления необходим надежный фундамент для организации управленческих процессов, сотрудничества и выполнения поручений исполнительной власти. Деятельность Администраций осуществляется на базе ДОУ. Следовательно, возникает необходимость оптимизировать данную сферу за счет автоматизированных систем. Внедрение АС сложная работа, требующая комплексного подхода.

В последние годы все больше организаций приходит к необходимости автоматизации работы с документами в целом. Данному обстоятельству способствовали принятие:

1. Федерального закона от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи». Данный закон существенно расширил сферу применения документов в электронной форме.

2. Постановления Правительства РФ от 28 января 2002 г. № 65 «О федеральной целевой программе «Электронная Россия (2002-2010 гг.)», предусматривающей «перевод в электронную цифровую форму большей части документооборота, осуществляемого между хозяйствующими субъектами, органами государственной власти и органами местного самоуправления» 1.

В данной работе речь пойдет о внедрении современных технических средств в область управления документацией, как в Российской Федерации, так и непосредственно в Администрации Томского района.

Любая исследовательская работа подразумевает изучение теоретического материала по заданной теме. Основные этапы исследования включают в себя: изучение литературы и иных источников; изучение нормативно-методической документации в Администрации, других документов применяемых в работе; исследование делопроизводственных операций; изучение соответствия выполняемых работ правилам и стандартам; интервьюирование сотрудников Управления Делами; исследование этапов внедрения автоматизированной системы (АС); анализ результата внедрения АС; прогнозирование дальнейших работ по развитию электронного документооборота.

Однако стоит заметить, что, несмотря на высокий спрос на отечественную литературу по данному вопросу, все же существует дефицит источников, недостаток работ, направленных на исследование автоматизации делопроизводства. Это можно объяснить относительной новизной и чрезвычайно быстрым развитием компьютерных и информационных технологий. Следовательно, быстро теряют актуальность многие учебники, труды, статьи и т.п.

Сегодня большая часть источников предлагает информацию по практическому применению тех или иных программных продуктов. Проанализировать и ознакомиться с возможными проблемами и этапами по автоматизации документационного обеспечения управления помогают такие журналы как: «Секретарское дело», «Делопроизводство», «Справочник секретаря и офис-менеджера», и другие.

Авторами статей и других работ являются специалисты в области документоведения и архивоведения, занимающиеся проблемами электронных документов, АС ДОУ, а также сотрудники различных организаций. Среди них можно выделить следующих специалистов: О.И. Рысков1 - старший научный сотрудник ВНИИДАД, участник ежегодных научно-практических конференций; С.Л.Кузнецов2 – к.и.н., руководитель Научно-информационного центра Горбачев-фонда; Т.В. Кузнецова3, зав. кафедрой документоведения ИАИ РГГУ, профессор; Г.А. Серова4 - к.т.н.

Серова Г. А. раскрывает в своих статьях основные объекты и принципы автоматизации ДОУ. Значительный вклад по решению проблемы автоматизации внесла Т.В. Кузнецова. Помощь в знакомстве с этапами и функциями автоматизации оказали статьи С.Л.Кузнецова, а также Полины Кочетковой5 (ведущий специалист ЗАО «Компания «ИнтерТраст»).

Марина Тарасова освещает практический подход во внедрении систем электронного документооборота (СЭД)6.

О. Подолина, сотрудник компании «InterTrust», консультант Центра консалтинговых услуг и внедрений рассматривает жизненные циклы документов в рамках СЭД и разъясняет значимые от традиционного делопроизводства1.

Журавлева Н. в своих статьях акцентирует внимание на сканирование документов и на необходимость распознавания при помощи различных программных средств. Уделяет внимание обучению сотрудников при работе с СЭД и проблемам возникающих при выборе, внедрении и эксплуатации2.

Белая Т.Р., научный сотрудник отдела ДОУ ВНИИДАД подробно рассматривает процесс создания и организацию внедрения АС ДОУ3.

Предоставленные учеными, исследователями и специалистами в области делопроизводства и автоматизации процессов ДОУ данные можно условно разделить на два вида. Первый вид работ представляет собой нормативно-методическую базу, анализ законодательных инициатив. Работы второго вида предлагают примеры практического применения, анализ возможностей АС ДОУ.

Источниковую базу для исследования составили законодательные акты Российской Федерации, а также Государственные стандарты (ГОСТы), устав Администрации Томского района, Регламент, Положение о службе ДОУ, инструкции по ДОУ, должностные инструкции специалистов, а так же правила, прямо или косвенно регулирующие вопросы использования, создания АС ДОУ. Из учетно-справочной документации использовались: база данных (БД) автоматизированной системы «Кодекс», БД АС «КОРД», номенклатура дел за 2009 год. А так же бланки документов и сами документы, инструкции и руководства для пользователей и администраторов по работе с автоматизированной системой «Кодекс».

Среди значимых, основных источников следует отметить Федеральную целевую программу «Электронная Россия». Председатель Правительства России В.В.Путин подписал Постановление Правительства Российской Федерации № 721 от 10 сентября 2009 г., которым утвердил внесение изменений в Федеральную целевую программу "Электронная Россия (2002-2010)" 1.

Основными целями программы являются создание условий для развития демократии, повышение эффективности функционирования экономики, государственного управления и местного самоуправления за счет внедрения и массового распространения ИКТ (информационно-коммуникационные технологии), обеспечения прав на свободный поиск, получение, передачу, производство и распространение информации, расширения подготовки специалистов по ИКТ и квалифицированных пользователей.

В ходе работы программы подготовлено несколько важнейших Федеральных законов, непосредственно регулирующих сферу информационных технологий. 27 июля 2006 года был утвержден Федеральный закон №149 «Об информации, информационных технологиях и защите информации» фактически вводящий единую систему делопроизводства в государственных органах и органах местного самоуправления2.

Федеральный закон «О персональных данных» зафиксировал требования к защите баз данных по личному составу. Закон накладывает ряд ограничений на системы автоматизации делопроизводства. Так, например, в соответствии со статьей 19 «оператор при обработке персональных данных обязан принимать необходимые организационные и технические меры, в том числе использовать шифровальные (криптографические) средства, для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, распространения персональных данных, а также от иных неправомерных действий» 1.

Документ неразрывно ассоциируется с подлинностью, а вследствие этого с юридической силой. В настоящее время документ представляет собой не только материальный носитель, содержащий информацию, но и электронные документы. Для того чтобы защитить электронный документ от исправлений, подделки и добавления информации был разработан закон «Об электронной цифровой подписи»2, где вводится понятие «электронной цифровой подписи», как реквизита электронного документа, для его защиты от подделки.

Вопросы создания, эксплуатации автоматизированных систем регулирует ГОСТ 34.601-903. ГОСТ выделяет восемь стадий в создании автоматизированных систем, используемых в различных сферах деятельности. В управленческой сфере: формирование требований к автоматическим системам (АС), разработка концепций АС, техническое задание, эскизный проект, технический проект, рабочая документация, ввод в действие, сопровождение АС. ГОСТ 34.602-894 устанавливает состав, содержание, правила оформления документа «Техническое задание на создание (развитие или модернизацию) системы», а так же порядок его разработки, согласования и утверждения. В этом стандарте отмечено, что включаемые в техническое задание требования должны «не уступать аналогичным требованиям, предъявляемым к лучшим современным отечественным и зарубежным аналогам».

Исследованный материал демонстрирует несостоятельность законодательной базы в сфере регламентирования работы электронной документацией. При этом опыт законодательного регулирования не велик, а также проблема не раскрыта с точки зрения документоведения, именно поэтому есть основания считать тему предложенной работы актуальной.

Данный дипломный проект имеет так же и практическое значение. Проанализированная информация представлена в сжатом и удобном виде для использования в работе. Это своеобразное практическое пособие для любого желающего освоить основы автоматизации ДОУ. Теоретическая часть позволяет сформировать общее представление о процессах автоматизации, а практическая дает подтверждения или опровержения принятых концепций. В каждом конкретном случае, когда речь заходит об автоматизации, возникает дилемма – какую систему автоматизации документационного обеспечения управления выбрать, чем руководствоваться при выборе, как составить «план действий», ограничиться решением насущных проблем автоматизации или создавать систему «на вырост» 1.

Объектом исследования представляет собой общероссийские принципы автоматизации ДОУ, автоматизация службы ДОУ Управления Делами в Администрации ТР и внедрение электронного документооборота в Администрации в целом.

Предметом данного исследования являются проблемы, которые могут возникнуть на всех стадиях работы с автоматизацией ДОУ, этапы процесса внедрения АС ДОУ, проблемы и возможные перспективы автоматизации ДОУ в Администрации Томского района.

Методы исследования: анализ, синтез, сравнение, обобщение, изучение документов, непосредственное наблюдение, опрос, графический, статистический, прогнозирование.

Целью исследования является: анализ процесса внедрения АС ДОУ в Администрации Томского района.

Задачи, реализующие цель дипломной работы: рассмотреть функции АС ДОУ; изучить этапы автоматизации и проблемы возникающие во время внедрения средств оптимизации ДОУ; ознакомиться с нормативно-методическим пакетом документов службе ДОУ Управления Делами Администрации Томского района; дать оценку состоянию текущего делопроизводства; исследовать проблемы, возникшие в процессе автоматизации; изучить возможности, приобретенные вследствие внедрения программы и дальнейшие перспективы развития АС ДОУ в Администрации ТР.

Дипломный проект состоит из введения, основной части, включающей в себя две главы, заключения, списка использованных источников и литературы и приложения.

^ 1. Функции, этапы, проблемы внедрения АС ДОУ

1.1 Функции систем автоматизации документационного обеспечения управления

Исследуя основные функции систем автоматизации делопроизводства, следует выделить нужный набор характеристик, которым должна соответствовать полноценная АС ДОУ.

В первую очередь это возможность создания документа. Документ может создаваться либо самостоятельно в соответствующем редакторе (текстовом, графическом), либо на основе подготовленных шаблонов.

Программа обеспечивает автоматическую регистрацию документа. Для каждого учетного документа формируется регистрационно-контрольная карточка, в которую заносятся сведения о документе. Система может регистрировать как созданные непосредственно в ней документы, так и импортированные извне.

АС позволяет работать с корреспонденцией. Эта функция, как правило, характеризуется тем, что связующим началом пакета документов является адресат - отправитель, даже в том случае, если он пишет по разным вопросам.

Система поддерживает технологии регистрации, обработки и контроля распорядительных документов.

Документы, объединенные по определенным признакам, формируются в рабочие папки пользователя. Причем, зачастую в них хранится не сам документ, а ссылка на него.

Система позволяет реализовывать контроль исполнения документов. Осуществляется контроль исполнения документов, как на уровне автора резолюции, так и централизованный контроль с возможностью формирования сводок об исполнении контрольных документов.

Обработка и хранение документов. К регистрационной карточке предлагается возможность присоединения файлов, содержащих собственно документ в компьютерной форме представления (например, текст, аудио или видеоматериал и т.д.). Система должна обладать возможностью слияния документов, позволяющей сводить воедино отдельные файлы текстов и графики, формируя законченный документ.

Работа с взаимосвязанными документами. Поддерживается возможность установления ссылок между регистрационными карточками документов, связанных тематически, отменяющих или дополняющих друг друга, повторными и т.д. Работая с документом, всегда можно просмотреть всю переписку по вопросу, ее историю, разосланные копии карточек по другим подразделениям, имея мгновенный доступ к каждой интересующей карточке.

Движение документов, ввод резолюций и замечаний. Механизм движения документов обеспечивает обработку и передачу документов между пользователями системы. Основание для автоматической передачи документов может служить внесение резолюции. Маршрутизация движения документа может быть жестко заданной или может задаваться пользователем. Путь прохождения документа с момента передачи его руководителю на первичное рассмотрение до списания в дело фиксируется.

Поддержка вложенных подсистем. В систему делопроизводства организации входят подсистемы подразделений со своими функциями (учет, контроль, движение документов и др.)

Отслеживание версий одного документа. При совместной работе нескольких пользователей над одним документом, много времени и сил отнимает проблема «версий» и проблема «копий и оригиналов».

Учет номерных документов, формирование отчетности.

Распределенная обработка, отправка документов по почте. Процесс обработки документов должен быть единым для всех пользователей системы. Для обмена информацией между пользователями в системе предусматривается электронная почта, в функции которой входит: служебная и личная переписка; автоматическая рассылка сообщений и уведомлений. Система позволяет формировать списки рассылки.

Работа через сеть Интернет. В системе реализуется Web-сервер делопроизводства, обеспечивающий доступ к данным о документах и самим документам с любого локального или удаленного компьютера через сеть Internet. Пользователю предоставляется возможность для формирования запроса на поиск документа или группы документов, зарегистрированных в системе.

Поисковая система позволяет найти документ по нескольким критериям: наименование документа, адресат, отправитель, дата документа, слова содержащиеся в тексте документа и т.п.

Система позволяет архивировать документы. После обработки, подписанные документы помещаются в архив. АРМ администрирования архива позволяет настраивать режимы архивирования и восстановления документов, устанавливать права доступа к архивам.

Списание документа в дело. При занесении в регистрационную карточку соответствующей записи в автоматизированной системе производится списание документа в дело.

Ведение и автоматическое обновление словарей и справочников. К справочникам системы относятся: пользователи, подразделения, организации, граждане, тематические рубрикаторы документов, стандартные тексты, номенклатуры дел, грифы доступа, списки рассылки. В некоторых системах можно самостоятельно создавать новые таблицы справочников.

Обеспечение автоматизации справочно-аналитической работы. В системе формируются типовые отчеты и графики (справки, сводки, журналы, списки документов). Так же имеется возможность загружать генератор отчетов и графиков. При работе регистрируются действия системы, действия пользователей.

Регламентация прав доступа. Права пользователя в системе регламентируют как права доступа к картотекам и документам в соответствии с их грифами, так и набор функций, доступных данному пользователю (регистрация, редактирование, списание документа в дело, снятие с контроля и т.д.). При необходимости сотрудникам подразделений можно дать возможность работать только с документами своего подразделения. Документы других подразделений будут им недоступны вообще или доступны только для просмотра.

Делегирование права подписи. В системе предусмотрена электронная подпись документов и резолюций на документы. При необходимости, возможно делегирование права подписания одного документа или настройка автоматического делегирования для всех документов, поступающих на подпись к руководителю.

Защита информации. Каждое рабочее место может быть защищено паролем от попытки несанкционированного доступа к информации и выполнения действий от лица пользователя. При этом система должна соответствовать существующей делопроизводственной практике, поддерживать полный жизненный цикл документа в организации: от его первичной регистрации до списания в дело. Система должна пройти государственную сертификацию на соответствие ГОСТов по делопроизводству.

Создание систем делопроизводства для организаций, имеющих особые требования по защите информации, проводятся с учетом того, что необходимо обеспечить совместимость системы с любыми специальными средствами защиты информации, в том числе сертифицированными, что позволит согласовать ее использование с уже действующими стандартами безопасности1.

Итак, подытожив сказанное выше, следует отметить следующее. Автоматизированные системы ДОУ служат следующим функциям: создание и регистрация документов, передача корреспонденции, постановка на контроль, внесение исполнителей и последующий контроль за исполнением документов, снятие с контроля, списание в дело, справочная работа и архивное хранение. А также защита информации от несанкционированного использования, копирования, изменения, передачи и предоставления права доступа.

Таким образом, можно выделить основные задачи АС ДОУ и автоматизируемые процессы.

Основными задачами автоматизации делопроизводства являются:

  1. Организация порядка в работе с документами без увеличения штата сотрудников;

  2. Сокращение штата сотрудников при необходимости;

  3. Совершенствование обслуживания клиентов и руководства фирмы, предприятия, организации;

  4. Уменьшение времени обработки, оформления и передачи документов;

  5. Исключение потери документов;

  6. Централизованное отслеживание хода делопроизводственных процессов;

  7. Улучшение контроля за исполнением;

  8. Повышение качества обработки документов;

  9. Обеспечение хранения документов;

  10. Сокращение времени на справочную работу.

В ДОУ могут быть автоматизированы следующие процессы:

  1. Прием, регистрация, обработка и распределение входящей корреспонденции;

  2. Подготовка, подписание, регистрация и рассылка исходящей корреспонденции;

  3. Подготовка, подписание, регистрация и отправка внутренних и организационно-распорядительных документов;

  4. Создание по всем видам документов поручений, резолюций и возможность регистрации ответов на них;

  5. Контроль исполнения документов и резолюций;

  6. Сканирование большого числа документов, создание и ведение электронных архивов документов.

  7. Ведение деловой переписки между организациями, отдельными подразделениями и сотрудниками1.

  8. Ограничение или расширение доступа к источникам информации.

Внедрение системы автоматизации делопроизводства - сложный и ответственный процесс. Неправильно выбранная система в лучшем случае приводит к лишним затратам, а в худшем - может существенно усложнить работу сотрудников и в конечном счете скомпрометировать саму идею автоматизации. В некоторых случаях затянувшийся на несколько лет процесс внедрения автоматизированной системы приводит к тому, что организация вынуждена отказаться от программного комплекса, в который уже вложено много сил и средств, и искать что-то другое на рынке автоматизированных систем, предназначенных для работы с документами.

Кроме того, необходимо учитывать, что автоматизация делопроизводства является лишь отражением действующей в организации (учреждении, предприятии, фирме, холдинге, корпорации) системы работы с документами. Поэтому любая автоматизация для достижения наилучших результатов должна начинаться с оптимизации существующих схем работы с документами в организации, и только на основе этой оптимизированной модели должна строиться автоматизированная система делопроизводства. В противном случае перевод на компьютеризированную основу несовершенной, противоречивой и запутанной схемы работы с документами приведет к созданию такой же противоречивой и несовершенной автоматизированной системы. Для удачной автоматизации ДОУ этот процесс следует разделить на несколько этапов.

^ 1.2 Этапы автоматизации

Первым этапом автоматизации ДОУ является создание пакета законодательных и нормативно-методических документов, описывающих и регламентирующих ведение делопроизводства в организации1.

Формирование нормативно-методического пакета документов следует начать с подборки ГОСТов, регулирующих отрасль делопроизводства. Также в этот пакет должны быть включены различные Федеральные законы, контролирующие процессы работы с документами в зависимости от вида, типа предприятия, организации учреждения, Нормативные акты Президента и Правительства РФ, документы федеральных органов исполнительной власти. (ПРИЛОЖЕНИЕ А (справочное))

Считаю целесообразным выделить отдельный раздел внутри пакета нормативно-методических документов - пособия по делопроизводству и периодические издания, рассматривающие делопроизводственные процессы. Из прочих документов необходимым может являться Стандарт взаимодействия систем автоматизации документационного обеспечения управления2.

По мнению Дубровина С., необходим профессиональный взгляд на осуществляемую деятельность, разработка методов и средств для достижения цели, разработка требований к программному обеспечению.

Первый шаг на этом пути – это номенклатура дел. Хорошо, если она есть, если ее нет, надо сделать. Существующие рекомендации по работе с номенклатурой дел общие, но и они не учитывают всех видов документов, с которыми приходиться работать современному секретарю или канцелярии. В их числе кино, фотодокументы, звуковые записи, растровые и векторные изображения. Особый раздел занимают документы, полученные в виде отчета из баз данных. Все это разнообразие необходимо рассмотреть с точки зрения документооборота. Самый простой способ организовать свое рабочее место – это создать в компьютере перечень папок, соответствующий номенклатуре дел, с соответствующей нумерацией в названии. В этом случае порядок папок не будет меняться при добавлении новых, и операционная система всегда даст возможность сортировать их по возрастанию номеров. Но при этом нужно создать возможность для учета иного вида документов, которые традиционно не включаются в номенклатуру дел1.

^ Второй этап – подготовка технического задания, содержащего детальное описание, что и как организация планирует автоматизировать, что должно измениться после внедрения автоматизированной системы, как эта система должна работать.

Приступая к автоматизации, необходимо сформулировать детальные требования к системе или, другими словами, техническое задание на автоматизацию. С учетом этого технического задания (ТЗ) во взаимодействии с IТ-службой организации будет выбираться и настраиваться программа для использования в делопроизводстве. Во многом от того, насколько детально будет сформулирован такой список требований, зависит успешность внедрения современных технологий и удобство работы сотрудников с установленным программным комплексом компьютерного делопроизводства2.

Для подготовки технического задания, могут быть полезны такие ГОСТы, как: ГОСТ 19.201-78 Единая система программной документации. Техническое задание. Требования к содержанию и оформлению, ГОСТ 34.602-89 Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Техническое задание на создание автоматизированной системы1. На сегодняшний день Европейская спецификация MoReq-2 может использоваться и в России. Документ представляет детальные рекомендации по формированию технических требований для построения полноценных систем автоматизации ДОУ.2

Согласно ГОСТу 34.602-89 Техническое задание на создание автоматизированной системы должно содержать следующие разделы: введение, основания для разработки, назначение разработки, требования к программе или программному изделию, требования к программной документации, технико-экономические показатели, стадии и этапы разработки, порядок контроля и приемки, в техническое задание допускается включать приложения3.

Обычно система автоматизации делопроизводства состоит из нескольких модулей (частей), каждый из которых может устанавливаться отдельно:

  1. Система регистрации документов и контроля исполнения;

  2. Система организации движения документов внутри организации (модуль маршрутизации);

  3. Система архивного хранения документов4.

Иногда выделяют в отдельные модули (программы) такие функции, как организация работы с договорами, организация работы коллегиальных органов и т.п.

Служба делопроизводства или работник, ответственный за делопроизводство, играют основную роль в разработке технического задания, так как именно они и будут ее главными пользователями. От того, насколько грамотно будет составлено техническое задание, во многом будет зависеть результат автоматизации. При использовании подхода "на вырост" очевидными плюсами являются быстрое внедрение и возможность выбрать недорогое решение. Минус же - высокая вероятность того, что скоро потребуется его значительная переработка или замена. При создании решения "на перспективу" требуется более серьезная проработка требований и технических решений. Это заведомо увеличивает и сроки, и бюджет проекта. Но если все сделано правильно, то вопросы автоматизации будут решены на гораздо более длительный срок. В то же время появляется риск создания громоздкой и неудобной системы1.

Для того чтобы не возникло вышеуказанных проблем, в свою очередь подготовка технического задания делится на несколько разделов, которые зависят друг от друга, особенно на первых стадиях формирования ТЗ (рекомендуемый ГОСТом полный перечень указан выше):

1. Цель проекта. Формулируется общая цель внедрения автоматизированной системы.

  1. . Задачи проекта. На основании выработанной цели формулируются основные задачи, которые должна решать автоматизированная система.

  2. . Общие требования к системе. При формулировании общих требований к системе необходимо учитывать возможности, как поэтапного внедрения автоматизированной системы, так и перспективы ее развития в ближайшие годы. Как правило, это масштабируемость системы, то есть возможность увеличения количества рабочих мест и наращивание функциональности по мере развития организации. Также следует учитывать возможность появления филиалов, территориально удаленных подразделений, находящихся в другом здании, и т.п. Другое важное требование - это совместимость с имеющимся или планируемым программным обеспечением. Система должна предусматривать экспорт/импорт данных в стандартных форматах, обеспечивая возможность взаимодействия с другими автоматизированными системами.

В настоящее время разрабатывается: Национальный стандарт. Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем автоматизации документационного обеспечения управления. Требования к электронным сообщениям1.

4. Тестирование. Имеющиеся аппаратные и программные средства, возможности их модернизации: имеющиеся сервера и их конфигурация, характеристики рабочих станций (персональных компьютеров), используемых на серверах и персональных компьютерах, операционные системы и основные приложения (программы). Во многих случаях выполнение тестового (пилотного) проекта возможно на имеющемся оборудовании, и только в последующем для ввода в эксплуатацию полнофункциональной системы во всей организации потребуются дополнительные закупки техники.

5. Условия обучения пользователей. Следует учитывать, что при внедрении любой автоматизированной корпоративной системы обязательным является обучение.

6. Техническое обслуживание системы. Стандартно: фирма-поставщик оказывает бесплатную техническую поддержку в течение года, устраняя выявленные недостатки.

7. Функционирование системы – основная часть технического задания. На этот раздел следует обратить особое внимание. Именно здесь детально расписывается, что и как должна делать автоматизированная система1.

^ Третьим этапом является масштабирование, напрямую связанное с этапом модернизации в сфере делопроизводства. Данная стадия автоматизации делопроизводства имеет рекомендательный характер при условии, что фирма (предприятие, организация) обладает малым количеством автоматизируемых рабочих мест, без грядущего расширения фирмы. В противном случае этап масштабирования обязателен.

Часто решение задач автоматизации делопроизводства, даже в крупных организациях, начинается с установки простых программ регистрации документов на 1-2 компьютера канцелярии. Однако в дальнейшем, руководство постепенно приходит к пониманию, что для повышения эффективности работы управленческого персонала требуется установка многофункциональной программы на все рабочие места сотрудников, работающих с документами. На первом этапе программа устанавливается только на компьютеры канцелярии. Затем, после апробации, когда программа уже освоена и полностью подстроена под потребности организации, она устанавливается на рабочие места секретарей, ответственных за делопроизводство в подразделениях. Только затем, уже на третьем этапе программа ставится на все рабочие места сотрудников, что позволяет запустить электронное согласование документов, переведя значительную часть внутреннего документооборота в безбумажную форму.

Таким образом, начав с 5-10 пользователей, в крупных организациях приходят к сотням пользователей программы. Необходимо учитывать, чтобы время задержки при поиске нужного документа или открытии карточки не превышало нескольких секунд даже при сотнях одновременных обращений к системе. Предполагается, что возрастет и количество документов в системе. Учитывая, что корпоративные системы эксплуатируются как минимум лет 10, следует сразу рассчитывать используемую платформу, позволяющую оперативно работать с массивом документов, на порядок (в 10 раз) превосходящим годовой документооборот1.

Итак, в данной главе можно сделать следующие выводы:

  1. Нельзя игнорировать состояние системы ДОУ. Чтобы не возникало ситуации, когда автоматизация заходит в тупик, прежде всего, следует составить организационный проект системы ДОУ или при необходимости организации в целом. Благодаря схемам и таблицам, появится наглядность нерациональности использования трудовых ресурсов, потоков документов и т.п. На этой основе будет значительно легче оптимизировать процесс делопроизводства. Реализация модификации существующей системы ДОУ может занять некоторое время, но позволит избежать путаницы при постановке делопроизводства на автоматизацию с нуля или усовершенствование ее. А как следствие – экономия финансовых, трудовых и временных ресурсов.

Одним очень простым и не требующим денежных затрат решением может быть использование БД Access. Но при условии, что предложенная база данных применяется в отделе или предприятии с небольшим потоком документов;

  1. При использовании и постоянном обновлении нормативно-методической базы снижается риск совершения ошибок в работе. Приступая к созданию или изменению документальной базы, следует начать работу с изучения источников и литературы. Это позволит представить, к чему нужно стремиться;

  2. Только после исправления недостатков в делопроизводственных процессах можно задуматься об оптимизации за счет внедрения цифровых технологий.

  3. Успех автоматизации во многом зависит от того, как и насколько детально изучен процесс внедрения, этапы, функции и задачи.

  4. Самостоятельная разработка ТЗ позволит добиться лучшего результата. Если организация не в силах решить такую задачу своими силами, то требуется обратиться к специалистам, профессионалам не только в своей сфере, но и компетентным в вопросах ДОУ. На основе правильно составленного ТЗ будет разработана максимально подходящая именно этому учреждению система управления электронными документами.

На первый взгляд автоматизация делопроизводства понятна, но существуют трудности, с которыми сталкиваются организации при внедрении АС ДОУ.

^ 1.3 Проблемы автоматизации ДОУ

Факторы и причины проблем

Анализ, сделанный директором ВНИИДАД, доктором исторических наук, профессором М.В. Лариным, показал, что вопросам автоматизации делопроизводственных процессов из года в год уделяется все больше внимания. В последние годы выставки становятся обширнее, все большее количество фирм-разработчиков программных продуктов принимают участие. Их продукты становятся разнообразнее, интереснее, все больше учитывают потребности организаций-клиентов.

Вместе с тем переход на новые технологии в конкретных организациях не дает им ожидаемого эффекта. Кроме того, опыт внедрения компьютерных технологий одновременно выдвигает все больше как теоретических, так и практических проблем.

Причиной трудностей, возникающих при внедрении автоматизированных систем документационного обеспечения управленческой деятельности, остается недооценка значения ДОУ, непонимание того, что делопроизводство — это технология управления1. Зачастую в организации отдается предпочтение нововведению в области производства товара или услуг, в обучении персонала, в сфере продуктной инновации (новые изделия, направления деятельности). Широко используются технико-технологические модернизации, которые связаны с технологией и оборудованием. Изменяются методы оплаты труда, структура организации, вводятся новые способы распределения статусов и власти. Если процессам ДОУ будет уделено столь же высокое внимание, как вопросам производства, снимется масса проблем, касающихся делопроизводства. А именно: соответствие ГОСТам и инструкциям по АС ДОУ и ДОУ, повышение уровня знаний и умений сотрудников организации, непосредственно связанных с работой по автоматизированию делопроизводства и, конечно, непосредственно специалистов службы ДОУ. Также важно постоянное отслеживание новинок на рынке программных продуктов и законодательно-правовых источников на предмет изменений и дополнений.

Организация ДОУ во многом предопределена принятой в учреждении системой управления и отражает ее. Неупорядоченность управленческих процессов и зависящих от них систем делопроизводства остается основной причиной недостаточно эффективного внедрения компьютерных технологий. Особенно наглядно это проявляется при автоматизации документооборота, то есть движения документов, передачи их от исполнителя к исполнителю при согласовании, для исполнения и т.д.

Разработчики программ автоматизации делопроизводственных процессов зачастую преувеличивают значение компьютера, его роль в сфере управления, забывая, что электронно-вычислительные машины — это всего лишь более эффективный и производительный инструмент, применяемый для обработки информации, создания документов и работы с ними в сфере управления, безусловно, имеющий принципиально новые возможности. Это очень «умные», имеющие память, но все же - машины. Их память создает и наполняет специалист, работающий с ними, и он должен определить возможности их использования. Конечно, компьютерные системы позволяют принципиально на другом уровне поставить решение основной задачи службы делопроизводства — управления всеми информационно-документационными ресурсами организации. Компьютеры позволяют создавать и хранить обширные базы данных для более глубокой проработки вопросов при принятии решений. Но сущность документационного обеспечения управления остается та же, как при традиционных, так и компьютерных технологиях. Эти задачи научились решать документоведы, накопившие опыт при разработке Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД) и ее внедрении.

Внедрение компьютерных технологий в делопроизводственные процессы требует хороших знаний не только в области автоматизации, но и большой подготовки в области организации делопроизводства (ДОУ). Одна из причин недостаточно эффективного внедрения автоматизации в делопроизводственные процессы заключается в слабом участии в разработке компьютерных программ по делопроизводству и внедрении компьютерных технологий специалистов-документоведов. Программисты и документоведы нередко говорят «на разных языках». Эта несогласованность проявляется уже на уровне терминологии. Работники служб делопроизводства и разработчики программ часто под одним и тем же словом подразумевают совершенно разные понятия1. Например, программисты путают понятия «делопроизводство», включающее весь цикл создания, оформления и работы с документами, «отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами» и «документооборот», являющийся составной частью делопроизводства и определяемый ГОСТом, как «движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления»2. Точно так же, говоря об архиве, разработчики программ нередко подразумевают системы упорядоченного хранения файлов, а не системы, эквивалентные традиционному архиву по функциональности. По-разному понимаются термины «трафарет», «шаблон» и т.д.

Технологическая проблема проявляется, когда реализованные в программе технологии работы с документами не соответствуют делопроизводственным нормам. В результате вместо того, чтобы нормализовать делопроизводство организации в ходе внедрения системы, разработчики каждый раз адаптируют программу к особенностям делопроизводства конкретного предприятия. А так как квалифицированные специалисты по делопроизводству есть не в каждой организации, то и делопроизводство ведется по-разному3.

Кузнецов С.Л. также видит проблему в отсутствии квалифицированных кадров, в особенности в государственных организациях, в недостатке грамотных пользователей, использующих преимущества компьютерных технологий4. Отсутствие IT-сотрудников или их низкая квалификация ведет к потере целых массивов документов, вследствие игнорирования резервных копий или проверки на читаемость имеющихся1.

Внедрение автоматизированных технологий чаще должно начинаться с разработки полного оргпроекта, включающего рационализацию системы управления организации и ее информационно-документационного обеспечения, то есть с оптимизации системы управления, схем работы с документами в организации. Правильная постановка делопроизводства требует также введения единых правил работы с документами во всех подразделениях, построения единой корпоративной системы делопроизводства, а не упорядочения отдельных участков работы. Только комплексная рационализация делопроизводства, обязательная и распространяющаяся на все подразделения без исключения, дает максимальный эффект. При этом комплексной автоматизацией делопроизводства решаются во многом те же задачи, которые решались ранее при оргпроектировании.

Успех автоматизации делопроизводства во многом зависит от тщательности подготовки технического задания, в разработке которого основную роль должны играть служба ДОУ или работник, ответственный за делопроизводство, так как именно они и будут ее главными пользователями. От того, насколько грамотно будет составлено техническое задание, во многом зависит результат автоматизации. К сожалению, службы делопроизводства не всегда укомплектованы специалистами, имеющими высшее специальное образование по специальности 350800 «Документоведение и документационное обеспечение управления», и поэтому далеко не всегда способны корректно сформулировать требования, которые они предъявляют к системе. С другой стороны, фирмы-разработчики также редко имеют в своем составе специалистов-документоведов, умеющих провести предварительное оргпроектное обследование и помочь организации сформулировать задачи для программистов.

Современные технологии позволяют автоматизировать весь цикл работы с документами от создания до архивного хранения. Однако многие разработчики автоматизированных систем, позиционирующие себя как поставщики решений для комплексной автоматизации делопроизводства, на самом деле автоматизируют только отдельные делопроизводственные операции, чаще всего регистрацию, контроль исполнения и в последнее время - организацию движения документов.

Затрудняет автоматизацию недоработка на государственном и ведомственном уровне вопросов документообразования, затягивание разработки закона о документационном обеспечении управления и общегосударственных правовых и нормативно-методических актов с требованиями к внедряемым автоматизированным программным продуктам, разработка типовых систем автоматизации делопроизводства для организаций различного уровня и различных организационно-правовых форм1.

Несколько уменьшить данную проблему может только унификация, приведение к единообразию. Для этого достаточно проанализировать предлагаемые АС и, сузив круг подходящих поставщиков услуг, выбрать того, которым пользуется большинство партнеров, структурных подразделений и т.д. Это не панацея, но позволяет частично избавиться от несовместимости программных продуктов.

Следует отметить мнение Кузнецова С.Л. о том, что полученные письма в нашей стране по электронной почте без использования ЭЦП не являются официальным документом в отличие от многих стран. Следовательно, присылается документ на бумаге, который требуется обработать, что тормозит работу и не позволяет использовать уже имеющийся электронный документ1. Данные обстоятельства затрудняют процесс внедрения и использования электронного документооборота. И вновь приходится подчеркнуть слабую работу государства в вопросе законотворчества. В январе 2002 года был принят Закон «Об электронной цифровой подписи» и только в сентябре 2009 решается вопрос межведомственного документооборота Постановлением правительства № 7542. Сегодня на высоком государственно пришло осознание необходимости внедрения цифровых технологий. В таких условиях можно надеяться на скорый переход в поле автоматизированного управления документацией3.

Все перечисленные проблемы и трудности причиняют немало неудобств, но все же ключевой проблемой остается выбор АС ДОУ.

^ Проблема выбора АС ДОУ

В специализированной литературе предлагается несколько подходов к проблеме выбора системы управления делопроизводством. С учетом предлагаемых вариантов, а также по результатам проведенных исследовательских работ можно рекомендовать следующий порядок действий:

  1. Определение задач и уровня автоматизации.

  2. Изучение рынка АС ДОУ.

  3. Выбор компании, занимающейся автоматизацией ДОУ.

  4. Выбор АС ДОУ (оценка общесистемных характеристик АС ДОУ, оценка функциональных характеристик АС ДОУ).

Определение задач и уровня автоматизации

Цели автоматизации ДОУ всех организаций, вне зависимости от их организационно-правовых форм, довольно схожи и заключаются в следующем:

  1. Повышение качества и оперативности управления организацией путем совершенствования делопроизводства;

  2. Объединение в единый делопроизводственный цикл всех структурных подразделений организации, включая территориально отдаленные;

  3. Обеспечение оперативного и в тоже время разграниченного доступа информационным (документационным) ресурсам организации;

  4. Снижение трудовых и временных затрат и накладных расходов и, как следствие, получение экономического эффекта;

  5. Заложение основы постепенного перехода к электронному документообороту на предприятии, работа на перспективу.

Достижение поставленных целей возможно посредством решения задач автоматизации ДОУ организации, которые условно можно систематизировать по следующим областям:

1 Подготовка и оформление документов.

Автоматизация этой области позволяет повысить качество и оперативность подготовки документов, создаваемых в организации, унифицировать форму документов.

2 Организация документооборота и исполнения документов.

Автоматизация этой области позволяет исключить дублирование работы по вводу информации о документе на различных этапах работы с ним (упростить процесс регистрации) путем создания документальной базы организации, уменьшить вероятность потери документа, упорядочить документооборот организации (упростить маршруты прохождения документов), повысить оперативность и качество работы исполнителей с документами, сократить сроки исполнения и прохождения документов, своевременно информировать сотрудников о поступивших и создаваемых документах.

3 Организация контроля исполнения документов.

Автоматизация контроля исполнения документов позволяет оперативно получать информацию о состоянии исполнения и местонахождении любого документа, отслеживать этапы прохождения документов в подразделениях организации с момента их получения (создания) до завершения работы с ними.

4 Организация хранения документов, поисковая система по документам.

Автоматизация позволяет обеспечить централизованное хранение текстов документов, подготовленных в электронном виде, их графических образов и материалов к ним, организовать оперативный поиск, логически связывать документы, относящиеся к одному вопросу, делать подборки материалов по тематическому или иному признаку.

Уровень автоматизации ДОУ определяется применительно к каждой конкретной организации.

Что должен охватить процесс автоматизации ДОУ:

  1. Всю организацию, включая ее территориально удаленные подразделения;

  2. Головной офис организации целиком;

  3. Ряд структур, активно задействованных в документообороте организации (например, служба кадров + служба ДОУ + бухгалтерия и др.);

  4. Структуры, отвечающие за организацию ДОУ (управление делами, служба ДОУ, секретариат, канцелярия и т.п.);

  5. Специальные структуры (бухгалтерия, служба кадров и т.п.).

Функциональный анализ деятельности организации и её подразделений позволяет построить реальную, свойственную данной организации в целом и каждому рабочему месту в отдельности структуру информационных связей. Определив необходимый уровень автоматизации, организация должна подбирать систему, которая удовлетворяла бы потребности предприятия в автоматизации, решала бы поставленные задачи.

С точки зрения степени внедрения технологии обработки информации и документации в организации, АС ДОУ подразделяются на следующие типы:

  1. Автономные (локальные) системы по обработке документов (например, рабочее место секретаря руководителя);

  2. Системы комплексного документационного и информационного менеджмента;

  3. Системы для решения прикладных информационных задач (например, системы подготовки текстовых документов).

^ Изучение рынка АС ДОУ. Выбор компании, занимающейся автоматизацией ДОУ

При выборе компьютерной системы автоматизации делопроизводства и документооборота большое значение имеет полная информация о рынке. Необходимо владеть данными не только о самих автоматизированных системах, но и о компаниях-разработчиках АС ДОУ, системных интеграторах и продавцах средств оптимизации.

При анализе рынка АС ДОУ можно обратиться за помощью к специализированным консультантам или исследовательским агентствам, которые собирают информацию о существующих продуктах и постоянно отслеживают все изменения и достижения в данной предметной области. Они могут помочь более объективно сравнить многие параметры АС ДОУ.

Информацию об АС ДОУ можно почерпнуть в материалах изданий по проблемам ДОУ и компьютерным технологиям, материалах конференций, выставок, семинаров, посвященных данной тематике, рекламных материалах фирм-производителей, материалах, размещаемых в сети Интернет.

При выборе программы важно обращать внимание не только на собственно программу, но и на ее разработчика и поставщиков. Не редки ситуации, когда, купив неплохую и недорогую программу, организации сталкивались с тем, что фирма, разработавшая программу, не способна обеспечить необходимый уровень технической поддержки. Кроме того, далеко не все разработки, выходящие на рынок, пользуются стабильным спросом. Компания может выпустить программу автоматизации делопроизводства, а затем, например, не добившись коммерческого успеха, переключиться на разработку программ для совсем других сфер деятельности. Естественно, что о выпуске новых версий купленной программы, ее доработке можно забыть. Да и техническая поддержка будет оказываться в минимальном объеме, также велика вероятность и отсутствия этой услуги. Поэтому при выборе программы следует учитывать также и распространенность программы, сложившуюся репутацию компании-разработчика, круг пользователей, время существования на рынке.1 Выбрав мировой бренд, компания подстраховывается на случай ухода поставщика с рынка, т.к. обязательно найдутся фирмы, предлагающие новые версии и услуги по технической поддержке2.

Выбор компании, занимающейся разработкой и внедрением АС ДОУ, не менее важен, чем выбор самой АС ДОУ. Исходя из анализа существующих подходов, можно сформулировать основные требования:

  1. Надежность компании (наличие известного на рынке имени; проведение специализированных выставок и конкурсов и участие в подобных мероприятиях; долговременный стаж работы в отрасли; финансовая стабильность компании; периодичность выхода обновленных версий программного продукта; уровень взаимоотношений с компаниями-разработчиками базового программного продукта).

  2. Соответствующая организационная структура компании (наличие собственного офиса; наличие специализированных департаментов в компании; наличие достаточных возможностей технического сопровождения и модификации АС ДОУ в ходе ее долговременной эксплуатации; наличие представительств в регионах; контакты с производителями встраиваемых модулей).

  3. Соответствующий кадровый состав компании (количественный состав компании; уровень образования сотрудников компании (наличие докторов и кандидатов наук); гарантированное количество, уровень образования, стаж работы и количество успешно реализованных проектов группы, занимающейся автоматизацией конкретной организации).

  4. Наличие технологической и методической документации (задокументированная технология внедрения; собственные технологические стандарты разработки программных продуктов; технологическое описание АС ДОУ; методики и программы обучения администраторов и пользователей; руководство администраторов; руководство пользователей; типовые договора поставки и внедрения систем; отчетная документация).

  5. Возможность обучения (количественный состав, опыт работы и квалификация сотрудников компании, занимающихся обучением администраторов и пользователей; наличие учебных помещений; техническое оснащение учебных помещений).

  6. Наличие успешно реализованных проектов по внедрению (общее количество успешно реализованных проектов; количество проектов внедрения в аналогичных предприятиях и организациях; письменные отзывы о работе АС ДОУ от пользователей).

  7. Поддержка долговременной работы АС ДОУ (гарантийная техническая поддержка; дистанционная техническая поддержка (по телекоммуникационным каналам связи); консультации в компании; выезд специалистов по технической поддержке в организацию).

^ Выбор системы (программы)

Выбор типа системы является лишь частью процесса определения той конкретной системы, которая необходима потребителю. Из предыдущего анализа очевидно, что в одном классе или ряду может оказаться несколько систем, сходных по функциям, технологиям и характеристикам. Встает вопрос о методиках их оценки. Проведенное изучение показало, что вопрос оценки АС ДОУ разработан поверхностно, хотя сама проблема имеет как теоретическое, так и практическое значение.

Возможны три способа оценки автоматизированных систем. Первый способ основывается на перекрестных оценках компаниями-разработчиками продуктов своих конкурентов и своего продукта. При наличии числа участников свыше десяти мы можем получить достаточно объективную оценку каждого из продуктов.

Второй способ заключается в создании независимой экспертизы. В данной связи интересным представляется опыт Национального архива США, который рекомендует федеральным учреждениям использовать для управления электронными документами программы, сертифицированные в соответствии с определенным стандартом. В США разработчики коммерческого программного обеспечения могут за определенную плату предоставить свои программные продукты для тестирования и присвоения сертификата, действительного в течение двух лет, а пользователи при выборе программных продуктов могут ознакомиться с результатами тестирования каждого сертифицированного программного продукта на официальном сайте в сети Интернет.

В российских условиях, экспертиза АС ДОУ также должна сопровождаться системой сертификации и патронироваться Госстандартом и Росархивом. Создание экспертизы позволило бы значительно снизить издержки организаций при приобретении нужной АС ДОУ или более грамотно организовать проведение конкурса систем в целях выбора.

Третий способ заключается в самостоятельной оценке систем на основании определенных параметров. Этот способ представляется наиболее эффективным в современных условиях.

В целях оценки АС ДОУ можно выделить следующие основные группы параметров:

1. Область применения системы. При определении области применения АС ДОУ необходимо определить, на какую организационную структуру предприятия рассчитана система (одно структурное подразделение, все структурные подразделения одной организации (включая территориально удаленные), несколько организаций);

2. Функциональные характеристики системы (функции ДОУ). Может быть выделено значительное множество функциональных характеристик АС ДОУ. Организации должны самостоятельно определять набор функциональных требований к системе в соответствии с задачами и уровнем автоматизации1. Очень часто компании хотят простой регистрации документов, электронной картотеки. Но «аппетит приходит во время еды», и оказывается, что необходимо поставить полнотекстовую систему, подключить кадры, создать электронный архив и пр. И в какой-то момент функциональности данной системы не хватает, дополнительных модулей подключить нельзя, и в результате покупают отдельно программу на делопроизводство и отдельно - архивную систему, отдельно - систему управления персоналом. Возникают большие проблемы интеграции этих систем между собой. Поэтому надо иметь в виду, что функциональность обязательно должна наращиваться. Далеко не всегда организации нужна сразу большая, дорогая многофункциональная система. Достаточно установить один-два модуля для начала, освоить их, а потом подключить какие-то дополнительные модули1.

3. Эксплуатационные характеристики. При оценке эксплуатационных характеристик системы необходимо учитывать объем документооборота (АС ДОУ должна обеспечивать работу со всеми документами организации в рамках своего функционального назначения; возможности системы должны соответствовать реальным объемам документооборота организации и иметь необходимый резерв); эксплуатационную надежность системы (АС ДОУ должна обладать достаточным запасом надежности; сбои и поломки программно-технических средств АС ДОУ не должны сказываться на безопасности и сохранности документационного фонда организации); количество одновременно работающих пользователей.

4. Программная реализация системы. При анализе программной реализации автоматизированной системы оцениваются такие технические и технологические характеристики, как:

4.1 Интеграция с программными приложениями,

4.2 Интеграция в информационную среду организации:

4.2.1 Возможность подключения к системе других модулей, разработанных той же компанией, другими компаниями или самостоятельно;

4.2.2 Выделение в системе коммуникационного ядра, предназначенного для администрирования, разработки и самостоятельного использования;

возможность автоматического внесения в систему сведений о структуре организации;

возможность обеспечения информационного единства организации; возможность интеграции с существующими средствами автоматизации ДОУ; возможность включения всех документов, баз и банков данных без искажений, потерь информации и изменения характеристик; возможность интеграции с архивом организации);

Поддержка русского языка (АС ДОУ должна поддерживать работу на русском языке, помимо возможности ввода и получения информации на русском языке, в АС ДОУ должны быть русифицированные экранные сообщения и подсказки, а также возможность сортировки данных и поиска информации по различным словам и выражениям на русском языке); технические требования АС ДОУ (технология клиент-сервер); средства разработки в АС ДОУ (возможность самостоятельных модификаций, наличие API); операционная системам серверной части АС ДОУ; операционная система клиентской части АС ДОУ; используемая в качестве основы система управления базами данных; программный комплекс, используемый АС ДОУ; телекоммуникационные возможности; аппаратные возможности серверной и клиентской части); маршрутизация документов (в зависимости от задач управления и делопроизводственной практики организации при выборе АС ДОУ следует обращать внимание на возможность фиксации или изменения маршрута документа); отслеживание версий и подверсий документов; возможность работы с мобильными (удаленными) пользователями и группами пользователей; наличие в АС ДОУ модулей для сканирования документов (или возможность интеграции с профессиональными системами управления образами); возможность совместной работы над документами; протоколирование действий в системе.

5. Технология делопроизводства. Технология делопроизводства, поддерживаемая АС ДОУ, может быть "российской" или "западной". АС ДОУ, поддерживающие российские технологии процессов делопроизводства, в первую очередь ориентированы на использование в государственных учреждениях и сохраняют все принятые в них традиции и нормы делопроизводства (четко выраженный характер движения документов внутри организации, отслеживание всего комплекса работ с документами в регистрационно-контрольных формах, специализированные службы для обеспечения единого порядка обработки документов). АС ДОУ, поддерживающие "западные" технологии делопроизводства (движение документов преимущественно горизонтальное, отсутствие централизованного (в рамках всей организации) контроля, регистрация документов непосредственными исполнителями, отсутствие специализированных служб ДОУ), ориентированы на максимально полное использование электронных документов и средств коллективной работы пользователей, отсутствие промежуточных звеньев. Основной особенностью "западной" технологии является моделирование конкретных реальных процессов документооборота и настройка на эти модели программных систем.

6. Способы защиты системной информации. Для обеспечения информационной безопасности могут использоваться аппаратные, программные и организационные способы.

7. Открытость и масштабируемость системы. АС ДОУ должна иметь возможность быть модернизированной без существенных экономических и организационных затрат, баз потери информации в соответствии с возможными изменениями в ДОУ организации. Корпоративные системы автоматизации работы с документами, будучи один раз установлены и настроены, меняются достаточно редко, так как замена или существенная модернизация - это процесс дорогостоящий и сложный, причем не столько с точки зрения затрат на собственно покупку новой версии программы, сколько с точки зрения трудоемкости настройки и необходимости переобучения сотрудников. Поэтому если компьютерный парк в компаниях обычно меняется каждые 6-8 лет, с соответствующим переходом на новые версии операционной системы и основных офисных приложений, то сложные корпоративные программы могут использоваться по 10-15 лет без существенной модернизации1.

О проблеме модернизации было сказано в части этапов автоматизации, в разделе технического задания.

8. Стоимость. По мнению Марины Тарасовой, цена – это одна и основополагающих проблем при внедрении АС. Именно относительно высокие цены в России не позволяют использовать СЭД в небольших компаниях. Материальные расходы не заканчиваются при покупке программы, что обязательно нужно учитывать2.

Для определения стоимости АС ДОУ необходима оценка следующих показателей: базовая стоимость АС ДОУ; стоимость лицензионного программного обеспечения, необходимого для установки и эксплуатации АСДОУ; стоимость дополнительных программных и технических средств, не входящих в базовый комплект поставки; стоимость работ (по обследованию организации, по установке программного обеспечения, по обучению администраторов и пользователей, по первоначальному конфигурированию системы, по модернизации системы, по техническому обслуживанию и т.д.).

Правила и условия продажи программ, могут значительно различаться в зависимости от конкретной фирмы-производителя. Поэтому при выборе программы, особенно если первоначально с программой будет работать небольшое количество сотрудников, важно учитывать стоимость дальнейшего развития системы. Суммарная стоимость программы может складываться из стоимости сервера и стоимости клиентских рабочих мест. В некоторых случаях оплата производится только за рабочие места, а сервер предоставляется бесплатно. Этот вариант наиболее выгоден для небольших организаций. В другом случае требуется оплата только за сервер, к которому может быть подключено неограниченное количество рабочих мест. Этот вариант особенно выгоден для развивающихся компаний, позволяя с минимальными затратами наращивать число пользователей системы. Кроме собственно сервера данной программы, для работы системы может потребоваться сервер баз данных.

Лицензии на рабочие места также могут иметь различную стоимость в зависимости от используемой функциональности и количества лицензий. Поэтому очень важно при выборе программы просчитать расходы не только на начальном этапе, например, на автоматизацию канцелярии, но и возможные расходы при дальнейшей автоматизации работы с документами в организации в целом. Так как лицензионная политика компаний может изменяться, при заключении договора о поставке (если программа поставляется непосредственно компанией-разработчиком) следует оговорить право на дозакупку в дальнейшем необходимого количества лицензий по фиксированным ценам1.

Итак, для решения проблем возникающих при автоматизации делопроизводства следует изучить причины их возникновения. Установив факторы и источники поставленных перед организацией задач, можно приступать к их решению.

Использование при выборе АС ДОУ комплексного подхода (определение задач и уровня автоматизации; анализ рынка систем; выбор компании, занимающейся разработкой и внедрением АС ДОУ; выбор АС ДОУ) позволит осуществить внедрение системы, полностью отвечающей требованиям и задачам автоматизации управленческой деятельности организации1.

Рассмотренные выше функции этапы и проблемы отражены в полной мере, но лишь в теории. В современных публикациях очень коротко говорится о конкретных внедрениях и результатах автоматизации. Целесообразно рассмотреть процессы автоматизации на примере организации.

^ 2. Автоматизация ДОУ в Администрации Томского района

Первым этапом исследования является изучение состава нормативно-методической документации.

Служба ДОУ Управления Делами в Администрации Томского района в своей деятельности руководствуется следующими нормативными документами:

  1. Уставом Муниципального Образования «Томский район» (далее МО ТР);

  2. Регламентом Администрации ТР;

  3. Положением об Управлении Делами Администрации ТР;

  4. Специалисты службы ДОУ - должностными инструкциями (согласно занимаемой должности), которые закрепляют рациональное разделение труда, предусматривают равномерную загрузку работников, распределение работ по сложности выполнения и квалификации исполнителей.

  5. Инструкцией по документационному обеспечению управления Администрации ТР, которая полностью отражает специфику работы данной организации;

  6. Федеральным Законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращении граждан РФ»;

  7. Прочими Законодательными и нормативно-правовыми актами органов государственной власти и управления Российской Федерации, правилами, инструкциями и другими действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления;

  8. Инструкциями и руководствами по работе с АС «Кодекс»: «Контроль исполнения», «Обращения граждан», «Служебная корреспонденция» и др.

Также служба ДОУ в своей работе использует статьи, публикуемые в периодических изданиях как: «Делопроизводство» и «Секретарское Дело»; практические материалы представленные в интернет ресурсах, например, сайт сообщества PRO-секретариат - www.sekretariat.ru.

Таким образом, можно сказать о достаточно полном составе пакета нормативно-методической документации для эффективной работы сотрудников службы ДОУ.

^ Вторым этапом является исследование текущего делопроизводства. Для того чтобы дать объективную оценку состояния делопроизводства, требуется его изучение. Исследование системы ДОУ включает две основных части:

  1. Исследование состава и движения документации. В данном разделе даётся характеристика количественного и качественного состава документов, маршрутов их движения.

  2. Исследование основных делопроизводственных процессов.

Исследование состава и движения документации

Для изучения характеристик количественного состава документов был взят период с 01.01.2009 по 31.11.2009. Общее число всех групп документов зарегистрированных в Управлении Делами (УД) составило – 11795.

Вся совокупность документов в Администрации Томского района представляет собой 3 группы.

  1. Входящие (поступающие) – всего 48971;

  2. Исходящие (отправляемые) – всего 25962;

  3. Внутренние документы – 43023.

Основной пласт состоит из входящих и исходящих документов.

Анализируя график (ПРИЛОЖЕНИЕ Б (справочное)), можем сказать следующее: сравнительно малое количество документов в начале года связано с большим количеством выходных и праздничных дней. Увеличение массы внутренних документов в весенний период, видимо, связан с большим количеством утверждений постановлений по земельным вопросам. Можно предположить, что именно погодные условия устанавливают такую тенденцию, так как все строительные и земельные работы проходят в этот период. Общее снижение в летние месяцы связано с периодом отпусков, в том числе отпуском Главы ТР. Снижение входящей документации в конце года связано с изменениями правил регистрации дублирующихся документов. До сентября регистрировались все входящие дублирующееся документы как повторные и программа присваивала им дополнительный сквозной номер. Например, при уже имеющемся 01-01-2365 дополнительно 01-01-2365/1, 01-01-2365/2 и т.д. Далее регистрировался только первый пришедший документ, в случае прихода оригинала документа (с синей печатью по почте, привозе собственноручно), его прикладывают без регистрации к документу с резолюцией Главы.

Следует отметить, что письма, отправляемые факсом и по электронной почте, повторно не регистрируются, но сохраняются отчеты о доставке.

Для наиболее полной характеристики следует представить таблицу и график по вопросам переписки (ПРИЛОЖЕНИЕ В (справочное)).

В диаграмме отражены суммы входящей и исходящей служебной корреспонденции по вопросам деятельности. Цифры в легенде соответствуют данным в таблице (№ п/п).

На круговой диаграмме показано, какие вопросы чаще всего встречаются в переписке. Самый большой сегмент занимает корреспонденция по вопросам правоохранительной деятельности с организациями (УВД, прокуратура, суды, юстиция). Это связано с частыми запросами из прокуратуры, участием в судебных процессах и т.д. Переписка по вопросам земельных ресурсов и землеустройству – сегмент 11% от общего числа входящих и исходящих документов. Третье по значимости место занимает доля, отведенная документам органов государственной власти, присланным для сведения (законы, указы, постановления, решения, протоколы). Работа Администрации также основывается на финансовой деятельности, что подтверждает раздел в 7%.

Диаграмма по видам документов (ПРИЛОЖЕНИЕ Г (справочное)) демонстрирует все наименования документов зарегистрированные в Управлении Делами в системе «Кодекс» (исходящие, входящие, внутренние). Из общей массы особо выделяются такие виды документов, как письма, постановления и распоряжения. Эти группы обусловлены деятельностью организации.

В отдельном модуле автоматизированной системы «Кодекс» регистрируются обращения граждан (только входящие письма). Исходящая корреспонденция по обращениям граждан регистрируется традиционным способом в журнале исходящих писем. Для построения таблицы и графика были использованы два источника (ПРИЛОЖЕНИЕ Д (справочное))

Число обращений граждан не велико, но им уделяется особое внимание. Все они стоят на контроле у Главы Администрации. Большое количество обращений, как устных, так и письменных пересылается из Администрации Томской области.

При сравнительном анализе объемов документов за 2008 и 2009 гг по графику и таблице (ПРИЛОЖЕНИЕ Е (справочное)), можем видеть увеличение входящей, внутренней и небольшой прирост обращений граждан в 2009 по сравнению с предыдущим годом. Количество исходящей документации незначительно сократилось. Благодаря гистограмме можно предположить, что объем документов увеличивается каждый год в Администрации ТР.

^ Маршруты движения документов.

Схема маршрута групп документов (ПРИЛОЖЕНИЕ Ж (справочное)) позволяет определить и устранить повторные прохождения документации. Благодаря этому экономятся время и трудовые ресурсы.

Абсолютно вся входящая документация (служебная корреспонденция, обращения граждан, электронные письма, факсограммы и т.п.) проходит через службу ДОУ Управления Делами. Документы могут быть получены по почте, доставлены курьером или посетителем, приняты по факсу, электронной почте. При получении документов, прежде всего, проверяется правильность их доставки. Ошибочно полученная корреспонденция возвращается отправителю или пересылается адресату. После вскрытия конвертов проверяется правильность вложения и его целостность, т.е. наличие всех страниц документа и всех приложений. Для факса также проверяется как общее количество полученных страниц, соответствие их количества указанному на первом листе факса, так и их читаемость. В случае неполного получения факсимильного сообщения или плохого качества отдельных страниц об этом сообщается отправителю.

Если документы поступили по почте, вскрываются все конверты, за исключением имеющих надпись "лично". Конверты после вскрытия уничтожаются, за исключением писем частных граждан, так как обратный адрес может быть указан только на конверте. Сохраняются конверты и от документов, поступивших уже с просроченным сроком исполнения. В этом случае штемпель на конверте может служить доказательством дня получения документа. Так же сохраняются конверты по вопросам правоохранительной деятельности с организациями (УВД, прокуратура, суды, юстиция).

Сортировка производится на нерегистрируемые документы - рекламные и информационные письма, приглашения и многие другие, обращения граждан – они регистрируются другим сотрудником (старшим специалистом) Управления делами в отдельном модуле системы «Кодекс», следовательно, на отдельном автоматизированном рабочем месте (АРМ). Нерегистрируемые письма тоже в свою очередь сортируются по исполнителям для последующей передачи (вкладываются в ячейки или папки).

Регистрируются письма только на имя Главы и его заместителей.

Письма, подлежащие регистрации вскрываются. Сотрудник ответственный за регистрацию ознакамливается с содержанием и сортирует на срочные (срок ответа до 3 дней). Далее, в первую очередь регистрируются срочные документы и им задается маршрут, а затем прочие. Маршрут задается по нескольким направлениям: письма без регистрации передаются напрямую исполнителям (например, начальникам Управлений, если письмо на их имя), зарегистрированные передаются начальнику Управления делами для ознакомления и проверки. Это позволяет облегчить работу Главы Администрации. Если вопрос в компетенции начальника УД – документ возвращается уже с резолюцией для постановки на контроль. Прочие передаются Главе на рассмотрение. Возвращаются документы от главы с резолюцией для постановки на контроль с указанием исполнителей. Далее документ передается пользователю для ознакомления и/или исполнения поручения впоследствии. Здесь запускается механизм исходящих документов. По окончании исполнения документ проверяется, при необходимости отдается Главе для ознакомления и собственноручного снятия с контроля. Если ответ подготовлен на бланке какого-либо Управления, а не на бланке Администрации - достаточно подписи начальника соответствующего управления (исключения составляют документы, поставленные лично Главой на контроль – требуют обязательного подписания Главой, и должны быть подготовлены на бланке Администрации). Готовые подписанные документы возвращаются в УД для регистрации и отправления. Последний шаг документов в цепи событий – списание их в дело и размещение по местам хранения. Далее документ может быть впоследствии использован, затем передан в архив или уничтожен.

Прохождение внутренних документов имеет следующий маршрут. После подготовки документ переходит на согласование, затем с ним знакомится руководитель, подписывает и передает на регистрацию. Далее документ направляется исполнителям и ставится на контроль. По исполнению списывается в дело, используется в дальнейшем, передается в архив или уничтожается.

Документы, адресованные Главе района (Главе Администрации), а также без указания конкретного лица или органа Администрации предварительно рассматриваются заместителем Главы Администрации – Управляющим Делами. Можно говорить о том, дополнительные прохождения документов через начальника УД оправданы. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения Главой района (Главой Администрации) и не требующие и направляемые заместителям Главы Администрации, а также на непосредственно отправляемые в органы Администрации.

^ Исследование основных делопроизводственных операций

Специалисты службы ДОУ регламентируется инструкцией по делопроизводству, регламентом, Федеральным Законом об обращении граждан, а так же должностными инструкциями.

Основными делопроизводственными этапами являются:

  1. Регистрация;

  2. Организация контроля исполнения;

  3. Оперативное и архивное хранение;

  4. Постановка справочной работы.

Регистрация

Все поступившие документы в УД обрабатываются специалистом первой категории. Согласно перечню в инструкции по делопроизводству в документации выделяются нерегистрируемые документы:

Не подлежат регистрации следующие документы:

а) поздравительные письма, приглашения, извещения;

б) рекламные письма, прайс-листы, каталоги, печатные издания ;

в) сводки;

г) прейскуранты цен, их копии;

д) нормы расхода материалов;

е) бухгалтерские документы;

ж) анонимные обращения;

з) статистические отчеты, бюллетени, сборники, присланные для сведения.

Документы, перечисленные в пунктах: в, г, д, е, з, подлежат специальному учету в соответствующих органах Администрации.

Важной особенностью является, что служебная корреспонденции должна быть зарегистрирована в день получения, а обращения граждан в течении 3 дней со дня получения согласно Федеральному Закону от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращении граждан РФ»1

Вся регистрация производится в системе «Кодекс». Данная система делится на несколько модулей. В модуле «Служебная корреспонденция» регистрируются: входящие, исходящие инициативные, ответы на входящие документы. Регистрацию осуществляет специалист первой категории.

Модуль «Обращения граждан» используется для регистрации только входящих обращений, заявлений, жалоб от граждан. В подсистеме не установлен раздел для регистрации исходящих документов.

^ Организация контроля исполнения документов

Контроль исполнения документов - это совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

Контроль осуществляется в соответствии с инструкцией по делопроизводству.

Основными задачами группы контроля исполнения (сотрудника, осуществляющего контроль) являются:

  1. Отслеживание хода и фиксация фактического исполнения входящих, исходящих и внутренних документов, имеющих, зафиксированные указания руководства;

  2. Обобщение сведений, получаемых в ходе отслеживания процесса и результатов исполнения, доведения этих сведений до руководства в удобном формализованном виде;

  3. Выработка предложений по ускорению документопотоков и укреплению исполнительской дисциплины

Контроль (за сроками) исполнения документов включает в себя несколько последовательных этапов:

  1. Постановку документов на контроль;

  2. Проверку своевременности доведения документов до конкретных исполнителей;

  3. Предварительную проверку и регулирование хода исполнения;

  4. Снятие документов с контроля;

  5. Учет и обобщение результатов контроля исполнения документов
  1   2   3   4



Скачать файл (122.3 kb.)

Поиск по сайту:  

© gendocs.ru
При копировании укажите ссылку.
обратиться к администрации