Logo GenDocs.ru

Поиск по сайту:  

Загрузка...

Фомичева Л.П. Командировки-2010 - файл n1.doc


Фомичева Л.П. Командировки-2010
скачать (735 kb.)

Доступные файлы (1):

n1.doc735kb.23.01.2013 15:01скачать


n1.doc

  1   2   3   4   5
КОМАНДИРОВКИ-2010
Л.П.Фомичева
ВВЕДЕНИЕ
Командировочные расходы - отнюдь не самая значительная статья затрат для организаций, но они доставляют немало беспокойства бухгалтерам. Поездки сотрудников связаны с массой разнообразных и порой непредвиденных ситуаций и затрат, а получить от работника все необходимые документы бывает крайне сложно.

Несмотря на то что данный вопрос освещается в статьях практически каждого профессионального издания, у бухгалтера, аудитора и налогового инспектора всегда остаются сомнения по поводу налогообложения тех или иных расходов из-за большого количества частных случаев, а также спорных моментов, которых хотелось бы избежать при проверке.

Согласно п. 1 ст. 34.2 Налогового кодекса РФ Минфин России вправе давать письменные разъяснения налогоплательщикам, плательщикам сборов и налоговым агентам по вопросам применения законодательства Российской Федерации о налогах и сборах. Однако эти разъяснения не направлены на установление, изменение или отмену правовых норм либо общих правил, конкретизирующих нормативные предписания. Указанные разъяснения - всего лишь позиция ведомства по конкретной проблеме (что подчеркивают нередко и сами финансисты), т.е. его рекомендации носят информационно-разъяснительный характер.

Письма Минфина России не являются нормативными документами и не подлежат обязательному официальному опубликованию. То же самое можно сказать и о письмах Федеральной налоговой службы (ФНС России). Поэтому налогоплательщик вправе самостоятельно решать, прислушиваться ли к высказанному в письмах контролирующих органов мнению.

Минфин России в Письме от 27.05.2009 N 03-02-08/43 разъяснил следующее.

Письма министерства не имеют статуса официального комментария к НК РФ. В соответствии с ч. 1 ст. 13 Арбитражного процессуального кодекса РФ они не входят в круг нормативных правовых актов, применяемых при рассмотрении дел. Поэтому арбитражные суды, рассматривающие возникающие в сфере налогов и сборов споры, не связаны положениями указанных писем.

Однако, несмотря на все изложенное, перед принятием решения по какому-либо вопросу бухгалтеры тем не менее изучают рекомендации контролирующих органов и позиции арбитражных судов. Поэтому в книге автор приводит ссылки на письма Минфина и ФНС России, а также других компетентных ведомств, посвященные командировочным расходам, и позицию арбитражных судов по рассматриваемым проблемам.

В данной книге вы найдете ответы на типичные и сложные вопросы по учету командировочных расходов работников в коммерческих организациях.
Глава 1. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ
Вопросы, связанные с направлением работников в служебные командировки, регулируются:

- Трудовым кодексом РФ;

- Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее - Положение N 749).

Все вопросы, возникающие в связи с применением норм Положения N 749, необходимо направлять непосредственно в Министерство здравоохранения и социального развития РФ (Письмо Минфина России от 27.03.2009 N 03-03-06/2/64).
1.1. Командировка - что это?
Определение служебной командировки дано в ст. 166 Трудового кодекса РФ и п. 2 Положения N 749. Служебной командировкой является поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

В командировки направляются работники, т.е. лица, состоящие в трудовых отношениях с работодателем: работники основного списочного состава и совместители. Командировкой не будет признаваться поездка физического лица, состоящего с работодателем в гражданско-правовых отношениях.

Служебное поручение командированный работник выполняет вне места постоянной работы. Местом постоянной работы следует считать место расположения организации (ее обособленного подразделения), работа в которой обусловлена трудовым договором. Поездка работника по распоряжению работодателя в обособленное подразделение командирующей организации (представительство, филиал), находящееся вне места постоянной работы, также признается командировкой (п. 3 Положения N 749).

Служебные поездки сотрудников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, командировками не признаются. Такие поездки регулируются положениями ст. 168.1 ТК РФ. Они рассмотрены в гл. 8 книги.
1.2. Кого можно направить в командировку?
Прежде чем направить работника в командировку, работодателю необходимо убедиться, что он имеет на это право, т.к. ТК РФ содержит ограничения на направление в командировки отдельных категорий лиц. Перечень категорий таких работников приведен в табл. 1.
Таблица 1
Категории работников, которых нельзя направить в командировку


N
п/п

Категория лиц

Статья ТК РФ

Комментарий

1

Беременные женщины

Статья 259

Для данной категории установлен
полный запрет на командировки

2

Работники в
возрасте до 18 лет

Статья 268

Исключение составляют творческие
работники СМИ, организаций
кинематографии, театров, театральных
и концертных организаций, цирков и
иные лица, участвующие в создании или
исполнении произведений,
профессиональные спортсмены

3

Работники, с
которыми заключены
ученические
договоры

Статья 203

Командировка возможна только в связи
с ученичеством

4

Женщины, имеющие
детей в возрасте
до трех лет <1>

Статья 259

Их можно направить в командировку при
соблюдении следующих условий:
- от них получено письменное
согласие;
- командировки не запрещены им
медицинскими рекомендациями;
- они ознакомлены с правом отказа от
командировки

5

Работники, имеющие
детей-инвалидов

Статья 259

Аналогично п. 4

6

Работники,
осуществляющие
уход за больными
членами своих
семей в
соответствии с
медицинским
заключением

Статья 259

Аналогично п. 4


--------------------------------

<1> Аналогичные гарантии предоставляются также матерям и отцам, воспитывающим без супруга (супруги) детей в возрасте до пяти лет (ст. 259 ТК РФ). Они также распространяются на отцов, воспитывающих детей без матери, и на опекунов (попечителей) несовершеннолетних (ст. 264 ТК РФ). - Прим. авт.
В командировку могут быть направлены не только постоянные, но и временные сотрудники организации, сезонные работники, а также лица, работающие по совместительству или неполное рабочее время. Отказ работника от командировки представляет собой дисциплинарный проступок, за который на него может быть наложено дисциплинарное взыскание в соответствии со ст. 192 ТК РФ.
1.3. Длительность командировки
Трудовой кодекс РФ не устанавливает максимально возможную продолжительность служебной командировки. Ее срок с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения определяет работодатель (п. 4 Положения N 749).

Вместе с тем это не означает, что работников можно "ссылать" в командировку навечно. Ведь выполнение служебного поручения (а именно так определяет командировку ст. 166 ТК РФ) не предполагает выполнение работы постоянно в месте командировки. Если же работник в данном месте выполняет трудовые функции постоянно, это следует рассматривать как перевод на другую работу.

Остались в силе ограничения, установленные Постановлением Правительства РФ от 17.02.2007 N 97 "Об установлении случаев осуществления трудовой деятельности иностранным гражданином или лицом без гражданства, временно пребывающими (проживающими) в Российской Федерации, вне пределов субъекта Российской Федерации, на территории которого им выдано разрешение на работу (разрешено временное проживание)". Так, временно пребывающие в Российской Федерации иностранцы могут направляться в командировку, но не более чем на 10 календарных дней в течение всего периода действия разрешения на работу. Для временно проживающих иностранцев общий срок командировок не может превышать 40 календарных дней в течение 12 календарных месяцев. В командировку может быть направлен только сотрудник, занимающий определенную должность в организации.
1.4. Как рассчитать срок командировки?
Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем возвращения - дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее - последующие сутки. Если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта. Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы.
Пример 1. Работник направлен в командировку. Согласно железнодорожным билетам дата отправления поезда - 27 октября 2009 г. в 0.05, а дата прибытия - 29 октября в 23.50. Станция находится в черте населенного пункта. Посадка на поезд началась 26 октября в 23.30. Датой выезда работника в командировку является вторник, 27 октября, а датой приезда - четверг, 29 октября. Срок командировки составит три дня.
Пример 2. Работник направлен в командировку. Согласно железнодорожным билетам дата отправления поезда - 27 октября 2009 г. в 0.05, а дата прибытия - 29 октября в 23.50. Станция находится за чертой населенного пункта. Командированный работник добирается до населенного пункта автобусом пригородного сообщения. В этом случае датой выезда работника в командировку считается понедельник, 26 октября, а датой прибытия - пятница, 30 октября. Срок командировки составляет пять дней.
Вопрос о явке сотрудника на работу в день выезда в командировку и в день приезда из командировки решается по договоренности с работодателем.
1.5. Длительные командировки

и регистрация обособленного подразделения
Если командировка работника продлится свыше месяца, может возникнуть вопрос, должна ли организация-работодатель встать на учет по месту выполнения работы сотрудником в связи с образованием обособленного подразделения.

Обособленное подразделение создается, если объект, на котором трудится работник, отвечает двум условиям (ст. 11 НК РФ):

1) он территориально обособлен от организации;

2) по месту его нахождения организацией оборудовано стационарное рабочее место.

Рабочее место является стационарным, если создается на срок более месяца.

В решениях арбитражных судов (в частности, в Постановлениях ФАС Северо-Кавказского округа от 21.09.2006 N Ф08-4234/2006-1814А, от 29.11.2006 N Ф08-6161/2006-2552А и др.) отмечается: под оборудованностью стационарного рабочего места подразумевается создание всех необходимых для исполнения трудовых обязанностей условий, а также само их исполнение. Форма организации работ (вахтовый метод или командировка), срок нахождения конкретного работника на созданном организацией стационарном рабочем месте не имеют правового значения для постановки на учет юридического лица по месту нахождения его обособленного подразделения.

Направление работников организации в командировку не свидетельствует о создании в месте командировки рабочего места как признака обособленного подразделения организации (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 16.10.2006 N А05-3741/2006-29).

В Письме Минфина России от 10.04.2009 N 03-02-07/1-176 подтверждена эта точка зрения.

Поскольку рабочее место в п. 2 ст. 11 НК РФ применяется как категория трудового права, заключение с физическим лицом гражданско-правового договора, например договора подряда, исключает возможность признавать место его работы рабочим местом для целей налогообложения (Постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 13.12.2005 N Ф08-5920/05-2345А).

В случае затруднения с определением места постановки на учет решение на основе представленных данных принимается налоговым органом (п. 9 ст. 83 НК РФ).
Глава 2. ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ КОМАНДИРОВОК
2.1. Документы, оформляемые перед поездкой
Служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). При этом не имеет значения, где располагается конечный пункт командировки - на территории России или за ее пределами. Поэтому при зарубежных командировках, как и при командировках внутри страны, организация оформляет необходимые первичные документы.

Напомним бухгалтеру главное правило: к бухгалтерскому учету первичные учетные документы могут быть приняты, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Если бланка унифицированной формы по данной операции нет, документ оформляется организацией произвольно, но должен содержать обязательные реквизиты (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете"; далее - Закон о бухгалтерском учете).

Унифицированные формы документов, необходимые для направления работника в командировку, утверждены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.

Прежде чем сотрудник уедет в командировку, работодатель оформляет:

- служебное задание (унифицированная форма N Т-10а). Оно утверждается работодателем, и в нем указывается цель командировки сотрудника (п. 6 Положения N 749);

- приказ (распоряжение) о направлении работника (работников) в командировку (унифицированные формы N Т-9 и N Т-9а);

- командировочное удостоверение (унифицированная форма N Т-10).

Командировочное удостоверение выписывается кадровой службой на основании приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку и подписывается работодателем.

На обратной стороне командировочного удостоверения ставятся отметки о дате приезда работника в место командирования и дате выезда из него, которые заверяются подписью полномочного должностного лица и печатью организации, куда работник командирован. Эти отметки доказывают, что работник фактически находился в месте командировки согласно служебному заданию.

Командировочное удостоверение при служебной поездке за пределы России выписывать не нужно. Законодательство стран зарубежных партнеров не предусматривает проставление в нем отметок, а время фактического нахождения сотрудника в командировке можно определить по записям в загранпаспорте.

При направлении работника в командировку в некоторые страны Содружества Независимых Государств командировочное удостоверение приходится оформлять. Данными странами с Российской Федерацией заключены межправительственные соглашения, в соответствии с которыми в документах для въезда и выезда пограничные органы не делают отметки о пересечении государственной границы (п. 15 Положения N 749). Поэтому факт пребывания в таком государстве подтверждается отметками о пребывании на командировочном удостоверении.

По мнению контролирующих органов, оформление приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку (формы N Т-9 и N Т-9а) и служебного задания (форма N Т-10а) для документального подтверждения командировочных расходов компании в целях расчета налога на прибыль не является обязательным (см. Письма Минфина России от 14.09.2009 N 03-03-05/169 "О документальном подтверждении расходов на командировки в целях налогообложения прибыли", ФНС России от 18.08.2009 N 3-2-06/90, от 25.11.2009 N МН-22-3/890 - данное Письмо согласовано с Минфином России).

Ведомства указали: оформление приказа и служебного задания должно определяться внутренним документооборотом организации.

Вышесказанное не отменяет необходимость оформления данных документов с точки зрения трудового законодательства. Кроме того, в ряде случаев они подтверждают цель командировки, ее экономическую обоснованность, следовательно, и признание командировочных расходов в целях налогообложения прибыли.

Если цель не явствует из других документов и характера ситуации, служебное задание поможет подтвердить производственный характер поездки (ст. 252 НК РФ). Приказ о командировке также может в отдельных ситуациях считаться документом, косвенно подтверждающим соответствующие расходы (п. 1 ст. 252 НК РФ).

В некоторых случаях служебное задание работнику на командировку либо его отчет о проделанной в командировке работе являются наряду с приказом о командировании единственными документами, которыми компания может хоть как-то обосновать необходимость этой поездки (например, когда работник направлен в город или регион, где у организации нет контрагентов). Цель командировки состоит в налаживании связей, расширении рынков сбыта, поиске новых поставщиков или покупателей. Сотрудник может вернуться из командировки без конкретного результата, т.е. не заключив новые договоры, но привезет контактную информацию, которая, возможно, будет использована в будущем.

Минздравсоцразвития России в соответствии с п. 8 Положения N 749, Приказом от 11.09.2009 N 739н утвердило Порядок учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, куда они командированы. Учет ведется в соответствующих журналах (выбытия и прибытия). Их формы установлены данным Приказом.

В Журнале выбытия содержатся сведения:

- о фамилии, имени и отчестве командированного работника;

- дате и номере командировочного удостоверения;

- наименовании организации, куда он командируется;

- пункте назначения.

В Журнале прибытия указываются:

- фамилия, имя и отчество прибывшего работника;

- наименование организации, выдавшей командировочное удостоверение;

- даты прибытия и выбытия.

Указанные журналы работодатель обязан хранить в течение пяти лет со дня их оформления. Данная норма корреспондирует с пп. "б" п. 358 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Росархивом 06.10.2000, в котором определен такой же срок хранения.

Было бы логично, если бы отметки в командировочном удостоверении проставляло лицо, ответственное за ведение указанных журналов в организации.

Работодатель должен назначить работника, ответственного за своевременное ведение журналов и проставление отметок в командировочных удостоверениях. Если такая обязанность ни за кем не закреплена, можно возложить ее на одного из работников, заключив с ним дополнительное соглашение к трудовому договору (ст. 72 ТК РФ). Если работник не согласен на расширение должностных обязанностей, можно воспользоваться нормами ст. 60.2 ТК РФ, в соответствии с которыми работодатель может поручить работнику выполнение наряду с работой, определенной трудовым договором, дополнительной работы по другой или такой же профессии (должности) за дополнительную оплату, установленную в дополнительном соглашении сторон. Затем издается приказ о назначении конкретного работника ответственным за ведение журналов выбытия и прибытия командированных работников. Его копия представляется в бухгалтерию.

Коснувшись перечня необходимых для отправления работника в командировку документов, приведем правила их оформления и примеры заполнения.
2.1.1. Служебное задание
Служебное задание - первый документ, относящийся к командировке работника. Его формулирует непосредственный руководитель. Унифицированная форма N Т-10а "Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении" используется для оформления, учета служебного задания для направления в командировку, а также отчета о его выполнении.

Служебное задание подписывает руководитель структурного подразделения, где работает командируемый работник, и утверждает (подписывает) руководитель организации или уполномоченное им лицо. Этими действиями подтверждается необходимость направления работника в служебную командировку и одобрение его командирования руководителем.

Формулировке цели командировки нужно уделить особое внимание, поскольку от этого зависит, как в дальнейшем будут учитываться затраты по ней на счетах бухгалтерского учета и в целях налогообложения прибыли. В качестве общих формулировок, наиболее часто включаемых в служебные задания, можно назвать:

- выделение конкретных важных вопросов, которые предстоит решить и на которые следует обратить особое внимание работника;

- конкретные поручения по конкретному вопросу, подлежащие рассмотрению или решению во время встречи;

- определение четких задач по ведению переговоров (если таковые предстоят) со строгим определением пределов обязательств, которые командированная сторона может взять на себя. Если мероприятие проводится по заранее известной программе, задание должно содержать четкие формулировки позиции представителей по каждому вопросу повестки дня;

- перечень итоговых документов, подлежащих выработке во время встречи с партнерами (протокол, договор и т.п.);

- объем и перечень информации, разрешаемой к передаче (сообщению) в соответствии с установленным порядком для передачи партнерам;

- перечень объектов, предусматриваемых для показа командированным работникам, с кратким изложением цели посещения каждого из них;

- указания о порядке представления отчета и плана мероприятий по реализации принятых решений и др.

Оформленное и подписанное задание передается в кадровую службу для издания приказа (распоряжения) о направлении в командировку (формы N Т-9 или N Т-9а) и (или) оформления командировочного удостоверения (форма N Т-10).

По возвращении из командировки на этом же бланке работник должен заполнить разд. 12 "Краткий отчет о выполнении задания". Отчет согласовывается с руководителем структурного подразделения, где сотрудник работает, и утверждается руководителем организации. Затем документ поступает в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением, если оно выписывалось, и авансовым отчетом (форма N АО-1).

Приведем образец заполнения формы N Т-10а с использованием данных следующего примера.
Пример 3. Менеджер отдела закупок ООО "Форум" (г. Москва) В.Ю. Решетняк направляется в командировку в ООО "Торговый дом "Ресурсы Коми" (г. Ижевск) для заключения контракта на поставку комплектующих изделий к оборудованию производственного назначения по доверенности, выданной ей руководителем ООО. Срок командировки - пять дней: с 11 по 15 февраля 2010 г. (включая время в пути). Командировка полностью оплачивается за счет средств ООО "Форум".

Служебное задание (см. ниже) формулирует начальник отдела закупок С.И. Светанков, с ним знакомится под роспись работник, задание подписывает генеральный директор ООО Н.И. Хлебнов.
Унифицированная форма N Т-10а

┌───────┐

│ Код │

├───────┤

Форма по ОКУД │0301025│

ООО "Форум" ├───────┤

------------------------------------------------ по ОКПО │ │

наименование организации └───────┘
┌─────────┬───────────┐

│ Номер │ Дата │

│документа│составления│

├─────────┼───────────┤

│ 12 │ 05.02.2010│

СЛУЖЕБНОЕ ЗАДАНИЕ └─────────┴───────────┘

для направления в командировку и отчет о его выполнении
┌───────────────┐

│Табельный номер│

├───────────────┤

Решетняк Виктория Юрьевна │ 35 │

---------------------------------------------------------------└───────────────┘

фамилия, имя, отчество


Структурное
подразделе-
ние

Должность
(специаль-
ность, про-
фессия)

Командировка

Основа-
ние

место назначения

дата

срок (кален-
дарные дни)

органи-
зация -
пла-
тельщик

страна,
город

органи-
зация

начала

окон-
чания

все-
го

не
считая
времени
нахож-
дения в
пути

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Отдел
закупок

Менеджер

РФ,
г. Ижевск

ООО
"Торговый
дом
"Ресурсы
Коми"

11.02.2010

15.02.2010

Пять




ООО
"Форум"







Содержание задания (цель)

Краткий отчет о выполнении задания

11

12

Заключить (по выданной доверенности) с
ООО "ТД "Ресурсы Коми" контракт на
поставку ООО "Форум" комплектующих
изделий к оборудованию

Подписан контракт от 15.02.2010 N 21 на
поставку комплектующих изделий к
оборудованию


Начальник

Руководитель отдела

структурного закупок С.И. Светанков

подразделения --------- _______ -------------- Работник _______ В.Ю. Решетняк

должность личная расшифровка личная

подпись подписи подпись
Задание

Заключение о выполнении задания --------------

выполнено полностью

----------------------------------------------

Начальник

Генеральный Руководитель отдела

Руководитель директор Н.И. Хлебнов структурного закупок С.И. Светанков

организации ----------- _______ ------------ подразделения --------- _______ --------------

должность личная расшифровка должность личная расшифровка

подпись подписи подпись подписи
16 февраля 10

"--" ------------ 20-- г.

После возвращения из командировки В.Ю. Решетняк заполняет отчет о выполнении задания. В результате поездки был подписан контракт от 15.02.2010 N 21. Руководитель дает заключение о том, что задание В.Ю. Решетняк выполнила полностью.
2.1.2. Приказ о направлении в командировку
Служебное задание (форма N Т-10а) является единственным основанием для издания приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку. Об этом сказано в Указаниях по заполнению формы данного Приказа, изложенных в Постановлении Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".

Готовит приказ (распоряжение) работник кадровой службы, а при отсутствии таковой в организации - другое уполномоченное руководителем лицо.

В приказе (распоряжении) указываются:

- фамилия и инициалы командируемого лица, его профессия (должность), структурное подразделение;

- место назначения (страна, город, организация, куда командируется работник);

- срок командировки;

- цель командировки и основание (служебное задание или иной документ).

Если необходимо, указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, другие существенные условия направления в командировку.

При оформлении приказа (распоряжения) допустимо применение одной из унифицированных форм (N Т-9 или N Т-9а). Форма N Т-9 применяется для направления в командировку одного работника. Форма N Т-9а позволяет указать сразу нескольких сотрудников (до трех). Она используется крупными предприятиями, где приказы о командировках издаются в большом количестве, а также при направлении в командировку нескольких работников организации одновременно для выполнения общих целей в составе комиссии, бригады, для коллективного участия в семинарах, учебе и т.п.

Приказ подписывает руководитель организации, а распоряжение может подписать уполномоченное руководителем лицо. С приказом под роспись знакомится работник.

Документ представляется на подпись в одном экземпляре. Затем делается столько копий приказов (распоряжений), сколько необходимо по схеме документооборота предприятия. Небольшая организация может оформлять приказы в одном экземпляре. Крупные предприятия обычно оформляют несколько экземпляров копий: один - для руководителя (канцелярии), второй - для отдела кадров, третий - для бухгалтерии, четвертый - для структурного подразделения, в котором работают командированные лица.

Приведем примеры заполнения приказа унифицированных форм N Т-9 и N Т-9а.
Пример 4. Составим для примера 3 приказ (распоряжение) о направлении в командировку на бланке унифицированной формы N Т-9 (см. ниже).
Унифицированная форма N Т-9
┌───────┐

│ Код │

├───────┤

Форма по ОКУД │0301022│

ООО "Форум" ├───────┤

------------------------------------------------ по ОКПО │ │

наименование организации └───────┘
┌─────────┬───────────┐

│ Номер │ Дата │

│документа│составления│

├─────────┼───────────┤

│ 62 │ 06.02.2010│

ПРИКАЗ └─────────┴───────────┘

(распоряжение)

о направлении работника в командировку
Направить в командировку:

┌───────────────┐

│Табельный номер│

├───────────────┤

Решетняк В.Ю. │ 35 │

-------------------------------------------------└───────────────┘

фамилия, имя, отчество

отдел закупок

------------------------------------------------------------------

структурное подразделение

менеджер

------------------------------------------------------------------

должность (специальность, профессия)

в ООО "Торговый дом "Ресурсы Коми", г. Ижевск, РФ

------------------------------------------------------------------

место назначения (страна, город, организация)

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________
┌─────────────┐

сроком на │ 5 │ календарных дней

└─────────────┘
11 февраля 10 15 февраля 10

с "--" ---------- 20-- г. по "--" ----------- 20-- г.
заключения контракта (по выданной доверенности) на

с целью ----------------------------------------------------------

поставку комплектующих изделий к оборудованию.

------------------------------------------------------------------

ООО "Форум"

Командировка за счет средств -------------------------------------

указать источник финансирования
Основание (документ, служебное задание от 05.02.2010 N 12

номер, дата): ----------------------------------------------------

служебное задание, другое основание (указать)

__________________________________________________________________
Генеральный

директор Н.И. Хлебнов

Руководитель организации ----------- _______ ---------------------

должность личная расшифровка подписи

подпись
С приказом (распоряжением) 06 февраля 10

работник ознакомлен _________________ "--" --------- 20-- г.

личная подпись
Пример 5. Бригада аудиторов из отдела общего аудита ООО "Форум" (г. Москва) в составе начальника отдела П.И. Абрамова, ведущего аудитора Н.П. Фоминых, аудитора В.Ю. Рябовой направляется в командировку в ООО "Торговый дом "Ресурсы Коми" (г. Ижевск) с целью проведения аудиторской проверки бухгалтерской отчетности за девять месяцев 2010 г.

Срок командировки - 16 дней: с 10 по 25 октября 2010 г. (включая время в пути). Командировка полностью оплачивается за счет средств ООО "Форум" (см. ниже).
Унифицированная форма N Т-9а
┌────────────┐

│ Код │

├────────────┤

Форма по ОКУД │ 0301023 │

ООО "Форум" ├────────────┤

------------------------------------------- по ОКПО │ │

наименование организации └────────────┘
┌─────────┬───────────┐

│ Номер │ Дата │

│документа│составления│

├─────────┼───────────┤

│ 72 │ 26.09.2010│

ПРИКАЗ └─────────┴───────────┘

(распоряжение)

о направлении работников в командировку
Направить в командировку:


Фамилия, имя, отчество

Рябову
Викторию
Юрьевну

Фоминых
Наталью
Петровну

Абрамова
Петра Ильича

Табельный номер

36

42

12

Структурное
подразделение

Отдел
общего
аудита

Отдел
общего
аудита

Отдел общего
аудита

Должность (специальность,
профессия)

Аудитор

Ведущий
аудитор

Начальник
отдела


Ко-
ман-
ди-
ров-
ка


место
назначения

страна,
город

г. Ижевск

организация

ООО "Торговый дом "Ресурсы Коми"


дата

начала

10.10.2010

10.10.2010

10.10.2010

окончания

25.10.2010

25.10.2010

25.10.2010

срок, календарных дней

16

16

16

цель

Аудит бухгалтерской
отчетности за 9 месяцев
2010 г.

Сдача
аудиторского
отчета
заказчику

Командировка за счет
средств (указать источник
финансирования)

ООО "Форум"

ООО "Форум"

ООО "Форум"

С приказом (распоряжением)
работник ознакомлен.
Личная подпись работника.
Дата

Дата и
подпись
работника

Дата и
подпись
работника

Дата и
подпись
работника


служебное задание от 25.09.2010

Основание (документ, номер, дата): -------------------------------

N 12

------------------------------------------------------------------

служебное задание, другое основание (указать)
Генеральный

директор Н.И. Хлебнов

Руководитель организации ----------- _______ ---------------------

должность личная расшифровка подписи

подпись
2.1.3. Командировочное удостоверение
На основании служебного задания (форма N Т-10а) или приказа (распоряжения) о направлении в командировку (форма N Т-9) кадровая служба организации выписывает работнику командировочное удостоверение по форме N Т-10. Командировочное удостоверение выписывается в одном экземпляре.

Если работник в ходе выполнения служебного задания должен посетить несколько пунктов назначения, в каждом из них следует сделать в командировочном удостоверении отметку о прибытии и убытии. Отметки заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью, которая обычно используется в хозяйственной деятельности организацией для засвидетельствования подписи соответствующего должностного лица.

Командировочное удостоверение - важный документ для последующего подтверждения обоснованности произведенных предприятием расходов, а для работника - подтверждение права на получение возмещения произведенных расходов. Во избежание претензий контролирующих органов данный документ следует оформлять очень тщательно.

Личные данные работника и пункт назначения, указанные в удостоверении, должны совпадать с данными проездных документов. Наименование предприятия, указанное на лицевой стороне удостоверения, должно совпадать с его наименованием в графе отметок принимающей стороны на обратной стороне удостоверения.

Если обязательные реквизиты не заполнены, а также отсутствуют печати и подписи уполномоченных лиц, удостоверение может быть признано недействительным.
Пример 6. Оформим командировочное удостоверение для примера 4 (см. ниже).
Унифицированная форма N Т-10
┌───────┐

│ Код │

├───────┤

Форма по ОКУД │0301024│

ООО "Форум" ├───────┤

------------------------------------------------ по ОКПО │ │

наименование организации └───────┘
┌─────────┬───────────┐

│ Номер │ Дата │

│документа│составления│

├─────────┼───────────┤

КОМАНДИРОВОЧНОЕ УДОСТОВЕРЕНИЕ │ 62 │ 06.02.2010│

└─────────┴───────────┘
┌───────────────┐

│Табельный номер│

├───────────────┤

Работник Решетняк Виктория Юрьевна │ 35 │

----------------------------------------└───────────────┘

фамилия, имя, отчество

отдел закупок

------------------------------------------------------------------

структурного подразделения

менеджер

------------------------------------------------------------------

должность (специальность, профессия)

ООО "Торговый дом "Ресурсы Коми", г. Ижевск, РФ

командируется в --------------------------------------------------

место назначения (страна, город, организация)

__________________________________________________________________
заключения контракта (по выданной доверенности) на поставку

комплектующих изделий к оборудованию

для --------------------------------------------------------------

цель командировки

5

на -------- календарных дней (не считая времени нахождения в пути)
11 февраля 10 15 февраля 10

с "--" ------------- 20-- г. по "--" ---------- 20-- г.
Действительно по предъявлении паспорта или заменяющего его

(данные паспорта)

документа --------------------------------------------------------

наименование, номер
Генеральный

директор Н.И. Хлебнов

Руководитель ----------------- _____________ ---------------------

должность личная расшифровка подписи

подпись
----------------------------------------------------------------
Оборотная сторона формы N Т-10
Отметки о выбытии в командировку, прибытии в пункты

назначения, выбытии из них и прибытии в место постоянной работы:
Москвы Ижевск

Выбыл из ---------------------- Прибыл в ----------------------

11 февраля 10 11 февраля 10

"--" --------- 20-- г. "--" --------- 20-- г.
Инспектор Секретарь

отдела ООО "ТД

кадров ООО "Ресурсы

"Форум" Коми"

----------- ___________________ ----------- ___________________

должность личная подпись должность личная подпись

М.И. Петрова Н.Р. Макарова

------------------------------- -------------------------------

расшифровка подписи расшифровка подписи

М.П. М.П.
Ижевска Москву

Выбыл из ---------------------- Прибыл в ----------------------

15 февраля 10 15 февраля 10

"--" --------- 20-- г. "--" --------- 20-- г.
Секретарь Инспектор

ООО "ТД отдела

"Ресурсы кадров ООО

Коми" "Форум"

----------- ___________________ ----------- ___________________

должность личная подпись должность личная подпись

Н.Р. Макарова М.И. Петрова

------------------------------- -------------------------------

расшифровка подписи расшифровка подписи

М.П. М.П.
Выбыл из ______________________ Прибыл в ______________________

"__" _________ 20__ г. "__" _________ 20__ г.

___________ ___________________ ___________ ___________________

должность личная подпись должность личная подпись

_______________________________ _______________________________

расшифровка подписи расшифровка подписи

М.П. М.П.
Выбыл из ______________________ Прибыл в ______________________

"__" _________ 20__ г. "__" _________ 20__ г.

___________ ___________________ ___________ ___________________

должность личная подпись должность личная подпись

_______________________________ _______________________________

расшифровка подписи расшифровка подписи

М.П. М.П.
2.2. Аванс на командировочные расходы
Пунктом 10 Положения N 749 установлено, что работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные). Аналогичное положение содержится в п. п. 7 и 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного решением Совета директоров Центрального банка РФ от 22.09.1993 N 40 (далее - Порядок ведения кассовых операций).

По общему правилу получить аванс может сотрудник, внесенный в список подотчетных лиц организации. Таким лицам наличные денежные средства выдаются на хозяйственно-операционные расходы, на закупку товаров и т.д.

Но командировать можно любого работника, не связанного с такими хозяйственными операциями. Поэтому целесообразнее в приказ добавить общее положение следующего содержания: "Подотчетными лицами признаются все сотрудники, отправляемые в командировки, на срок со дня издания приказа о направлении в командировку до даты полного отчета по ней".
2.2.1. Выдача наличных в рублях
Выдача аванса в рублях практикуется при командировках по территории России.

Можно на эти цели получить "командировочные" деньги в банке с расчетного счета организации по чеку. Но можно их выдать и из наличной выручки, поступившей в кассу организации (индивидуального предпринимателя). Это разрешено п. 2 Указания ЦБ РФ от 20.06.2007 N 1843-У "О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя": юридические лица и индивидуальные предприниматели могут расходовать наличные деньги, поступившие в их кассы, на командировочные расходы.

Наличные суммы выдаются из кассы по расходно-кассовому ордеру (унифицированная форма N КО-2). Эта форма включена в альбом типовых унифицированных форм первичных учетных документов. Как и любые бухгалтерские документы, расходный ордер составляется в момент совершения операции, а если это невозможно - непосредственно после ее окончания (п. 4 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете).

При выдаче денег кассир требует предъявить документ (паспорт или другой документ), удостоверяющий личность получателя, и записывает его реквизиты в расходно-кассовый ордер. Достаточно распространенной ошибкой бухгалтеров является то, что реквизиты паспорта работника в расходных кассовых ордерах они считают возможным не указывать.

Расходный ордер должен быть отражен в журнале регистрации приходных и расходных ордеров (унифицированная форма N КО-3) и кассовой книге (унифицированная форма N КО-4). Эти формы утверждены Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88.

Если в течение трех дней в командировку направляются несколько сотрудников организации, денежные средства могут быть выданы по платежной ведомости (форма N Т-53) или расчетно-платежной ведомости (форма N Т-49) при условии использования такой формы организацией. Унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты утверждены Постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 N 26.

В п. 11 Порядка ведения кассовых операций сказано: выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели. Размер выдаваемого аванса на командировочные расходы в каждом случае определяется самостоятельно и зависит от срока командировки, места назначения и других объективных причин.

Для расчета суммы к выдаче составляется смета (расчет) и подписывается главным бухгалтером (бухгалтером). Расчет может утверждаться или не утверждаться руководителем, но документ, на основании которого сумма будет выдана работнику (расходный кассовый ордер или платежная ведомость), обязательно должен быть подписан руководителем. Смета (расчет) хранится в бухгалтерии и может быть приложением к расходному кассовому ордеру, подтверждая расчет выданного аванса.

Формы расчета аванса (сметы) в альбомах унифицированных форм нет. Организация может самостоятельно ее разработать и утвердить либо отдельным приказом, либо в качестве приложения к своей учетной политике. Смета должна быть оформлена в соответствии с требованиями об обязательных реквизитах (ст. 9 Закона о бухгалтерском учете).

Деньги работнику выдаются при условии, что он отчитался по ранее выданному авансу, причем неважно, на какие цели он был выдан: на командировку, хозяйственные расходы и проч. (п. 11 Порядка ведения кассовых операций). Передача выданных под отчет наличных денег одним работником другому запрещается.

Приведем пример сметы командировочных расходов и заполнения расходно-кассового ордера.
Пример 7. В.Ю. Решетняк, работник ООО "Форум", направлена в служебную командировку в г. Ижевск на пять дней. Суточные выплачиваются в организации при командировках по территории России в размере 500 руб. в сутки.

В.Ю. Решетняк выдан аванс из расчета, что стоимость авиабилетов к месту командировки и обратно составляет 7000 руб., стоимость проживания в месте командировки - 1400 руб. в сутки. Гостиница командированному работнику организацией забронирована, стоимость брони - 500 руб. (1400 руб. x 50%).

Рассчитаем сумму аванса и оформим смету командировочных расходов.

Сумма аванса составит:

500 руб/сут. x 5 сут. + 7000 руб. + 1400 руб/сут. x 5 сут. + 500 руб. = 17 000 руб.

Смета расходов в этом случае может выглядеть следующим образом:
ООО "Форум"

Смета командировочных расходов
Решетняк В.Ю.

Ф.И.О. работника ---------------------------------------------

г. Ижевск, РФ

Место командировки -------------------------------------------

5 календарных дней

Срок командировки --------------------------------------------

2500 руб. (5 сут. x 500 руб.)

Суточные -----------------------------------------------------

самолет

Вид транспорта -----------------------------------------------

7000 руб.

Стоимость проезда в оба конца --------------------------------

0

Плата за пользование постельными принадлежностями ------------

7500 руб.

Стоимость проживания -----------------------------------------

(1400 руб/сут. x 5 сут. + 500 руб.)

--------------------------------------------------------------

17 000 руб.

Итого: -------------------------------------------------------
Смету составил К.Н. Сидорова 10 февраля 2010 г.

Главный бухгалтер ---------------

подпись
Отчет по данной командировке представлен 17 февраля 2010 г. на сумму 17 000 руб.

Выдачу аванса на командировочные расходы в данном случае можно оформить расходным кассовым ордером.
Унифицированная форма N КО-2
┌───────┐

│ Код │

├───────┤

Форма по ОКУД │0310002│

ООО "Форум" ├───────┤

------------------------------------------------ по ОКПО │ │

организация ├───────┤

________________________________________________________ │ │

структурное подразделение └───────┘
┌─────────┬───────────┐

│ Номер │ Дата │

│документа│составления│

├─────────┼───────────┤

РАСХОДНЫЙ КАССОВЫЙ ОРДЕР │ 45 │ 10.02.2010│

└─────────┴───────────┘


Дебет




Сумма,
руб. коп.

Код
целе-
вого
наз-
наче-
ния







код
струк-
турного
подраз-
деления

коррес-
понди-
рую-
щий счет,
субсчет

код
ана-
лити-
ческого
учета

Кредит







71-1




50-1

17 000-00








Решетняк Виктории Юрьевне

Выдать -----------------------------------------------------------

фамилия, имя, отчество

аванс на командировочные расходы в г. Ижевск на 5 дней

Основание: -------------------------------------------------------

Семнадцать тысяч

Сумма ------------------------------------------------------------

прописью

- 00

------------------------------------------ руб. ------------- коп.

Приказ о командировке от 06.02.2010 N 62

Приложение -------------------------------------------------------

__________________________________________________________________
Генеральный

директор Н.И. Хлебнов

Руководитель организации ----------- ________ -------------------

должность подпись расшифровка подписи
К.Н. Сидорова

Главный бухгалтер ______________ ---------------------

подпись расшифровка подписи
Семнадцать тысяч

Получил ----------------------------------------------------------

сумма прописью

- 00

------------------------------------------ руб. ------------- коп.
10 февраля 2010

"--" ------------ ---- г. Подпись __________
(паспортные данные Решетняк В.Ю.)

По ---------------------------------------------------------------

наименование, номер, дата и место выдачи документа,

__________________________________________________________________

удостоверяющего личность получателя
М.Р. Красавина

Выдал кассир ______________ ---------------------

подпись расшифровка подписи
2.2.2. Выдача наличных в иностранной валюте
В п. 16 Положения N 749 указано, что оплата и (или) возмещение расходов работника в иностранной валюте при зарубежных командировках, а также погашение неизрасходованного аванса в иностранной валюте регулируются Федеральным законом от 10.12.2003 N 173-ФЗ "О валютном регулировании и валютном контроле". Эти операции признаются валютными, но разрешены пп. 9 п. 1 ст. 9 данного Закона.

Выдача юридическими лицами - резидентами Российской Федерации наличной иностранной валюты своим сотрудникам для оплаты в качестве аванса в связи со служебными командировками за пределы России не противоречит Закону о валютном регулировании (см. Письмо ЦБ РФ от 30.07.2007 N 36-3/1381).

Президиум Высшего Арбитражного Суда РФ в Постановлении от 18.03.2008 N 10840/07 признал законной валютную операцию по выдаче сотруднику, направляемому в служебную командировку, наличной валюты под отчет на командировочные расходы. Поэтому выдача наличной валюты не образует состав административного правонарушения, предусмотренного ч. 1 ст. 15.25 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Если организация приняла решение о выдаче командированному лицу наличной валюты, необходимо учесть особенности работы с ней.

Наиболее распространенным источником поступления валютных средств в кассу предприятия является снятие наличной иностранной валюты с текущего счета в уполномоченном банке. Оприходование валюты кассами предприятий и ее выдача производятся так же, как и по рублевым суммам. Таким образом, отсутствие записей о принятой в кассу иностранной валюте в единой кассовой книге может быть расценено как неоприходование (или неполное оприходование) в кассу денежной наличности. В свою очередь, это может привести к наложению на предприятие штрафных санкций.

Обратите внимание: согласно ст. 15.1 КоАП РФ штраф за нарушение порядка работы с денежной наличностью и Порядка ведения кассовых операций для организаций составляет от 40 000 до 50 000 руб., для должностных лиц - от 4000 до 5000 руб.

Порядок осуществления кассовых операций с иностранной валютой нормативными актами ЦБ РФ не установлен. В свое время Центробанк Письмом от 16.05.2001 N 31 "Обобщение практики применения нормативных актов Банка России по вопросам валютного регулирования" разъяснил, что учет кассовых операций с наличной иностранной валютой должен осуществляться отдельно от учета рублевых кассовых операций, т.е. в отдельной кассовой книге.

В соответствии с Порядком ведения кассовых операций все поступления и выдачи наличных денег предприятия учитывают в кассовой книге, а в силу п. 23 данного документа каждое учреждение ведет только одну кассовую книгу. Но данный Порядок распространяется только на рублевые операции.

Бухгалтеру целесообразно вести кассовые книги по каждой валюте во избежание проблем с учетом. Необходимо утвердить правила документооборота валютных кассовых операций в учетной политике (п. п. 3 и 4 ПБУ 1/2008, утвержденного Приказом Минфина России от 06.10.2008 N 106н).

Самое эффективное решение - сделать письменный запрос в банк, обслуживающий валютный счет организации. Банки вправе запрашивать и получать документы, являющиеся основанием для проведения валютных операций, в качестве агентов валютного контроля, и именно они регулярно проводят проверку кассовой дисциплины.
2.2.3. Выдача корпоративной банковской карты
Отправляя сотрудника в командировку, администрация вправе выдать ему корпоративную банковскую карту. Порядок расчетов с помощью такой карты предусмотрен в Положении ЦБ РФ от 24.12.2004 N 266-П "Об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт" (далее - Положение N 266-П). В соответствии с п. 2.5 данного Положения организация может осуществлять с использованием расчетных и кредитных карт операции по получению наличных денежных средств для оплаты командировочных расходов, а также оплачивать командировочные расходы как в рублях, так и в иностранной валюте. Таким образом, организация вправе выдавать работникам корпоративную пластиковую карту для оплаты командировочных расходов, причем она может использоваться и на территории России, и за ее пределами.

Использование корпоративной карты не только удобно (держателями карты могут быть несколько сотрудников; нет необходимости составлять смету расходов, получать наличные для оплаты командировочных расходов), но и выгодно организации, т.к., во-первых, при расчетах по ней за рубежом используется, как правило, льготный курс, во-вторых, карточный счет может быть пополнен в любое время, в т.ч. когда работник находится в командировке.

Все средства, списанные с карточного счета, считаются выданными под отчет работнику.

К авансовому отчету при расчете банковскими картами обязательно должны быть приложены специальные документы по операциям с использованием карты. Согласно п. 3.3 Положения N 266-П документ по операциям с использованием платежной карты должен содержать следующие обязательные реквизиты:

- идентификатор банкомата, электронного терминала или другого технического средства, предназначенного для совершения операций с использованием платежных карт;

- вид операции;

- дата совершения операции;

- сумма операции;

- валюта операции;

- сумма комиссии (если имеет место);

- код авторизации;

- реквизиты платежной карты.

Документ по операциям с использованием платежной карты на бумажном носителе дополнительно должен содержать подписи держателя платежной карты и кассира. Данное требование не распространяется на случаи, когда документ составляется в пункте выдачи наличных при использовании аналога собственноручной подписи.

В Письме Минфина России от 16.10.2009 N 03-03-06/1/666 выражено следующее мнение: документ, подтверждающий оплату за проживание в гостинице, осуществленную с помощью платежной карты, оформленный с нарушениями требований Положения N 266-П, не подтверждает расходы в целях налогообложения прибыли.

Слипы и квитанции фиксируют факт совершения операции с использованием банковской карты. Фактическое списание денежных средств со счета юридического лица подтверждается банковской выпиской по специальному карточному счету. Как правило, дата списания денежных средств отличается от даты совершения операции, указанной в слипе. Фактическое списание обычно производится на несколько дней позже. Кроме того, по операциям, совершенным в конце одного отчетного периода, списание может быть произведено уже в следующем отчетном периоде.

Оплата работником расходов банковской картой не освобождает его от обязанности приложить к авансовому отчету и все другие первичные документы, подтверждающие произведенные расходы.

Если сотруднику выдается рублевая карта, а оплачиваются ею расходы в валюте, следует обратить внимание на порядок учета разниц по таким операциям. Когда работник снимает деньги из банкомата или оплачивает расходы в валюте, банк продает ее по своему коммерческому курсу организации, снимая с ее рублевого счета соответствующий эквивалент. При этом на дату продажи возникает разница. Она образуется вследствие отклонения курса продажи иностранной валюты банком-эмитентом от официального курса Банка России. Датой совершения операции в иностранной валюте считают дату списания со счета организации необходимых для конвертации рублевых средств. Указанные разницы следует отразить как расходы на обычную покупку валюты.

Все средства, списанные с карточного счета, считают выданными под отчет сотруднику - держателю карты. С даты выдачи валюты под отчет до даты утверждения авансового отчета будут возникать курсовые разницы.

Для целей исчисления налога на прибыль разницы, образующиеся вследствие отклонения курса продажи (покупки) иностранной валюты банком-эмитентом от официального курса ЦБ РФ, могут быть учтены в составе внереализационных расходов или доходов (пп. 6 п. 1 ст. 265, п. 2 ст. 250 НК РФ). Данные разницы могут уменьшать налоговую базу по налогу на прибыль, только если работник, купив валюту, потратит ее для служебных целей. Если же, к примеру, работник истратит валюту для собственных нужд, разницы не учитываются для целей налогообложения, поскольку не считаются экономически оправданными расходами (ст. 252 НК РФ).

На практике могут возникать ситуации, когда корпоративные пластиковые карты используются сотрудниками в личных целях:

- счет на оплату расходов за проживание в гостинице при нахождении сотрудника в командировке содержит выделенные отдельной строкой расходы на услуги носильщика, химчистку, уборку в номере, телефонные переговоры, предоставление дополнительной информации справочной службой гостиницы и др.;

- корпоративной пластиковой картой оплачены расходы на медикаменты и срочную медицинскую помощь, необходимые сотруднику, находящемуся в командировке, при отсутствии в данный момент собственных средств;

- счет оплачен корпоративной пластиковой картой сотрудником по ошибке вместо собственной пластиковой карты и др.

В Письме Минфина России от 03.07.2006 N 03-03-04/2/170 дан ответ Межрайонной инспекции ФНС России по г. Москве о том, как учитывать возмещаемые работнику личные расходы, осуществленные им во время командировки за счет средств организации с использованием пластиковой карты. По мнению финансистов, эти расходы не уменьшают налогооблагаемую базу организации по прибыли.

Но автор считает нужным заметить: курсовые разницы, а также расходы при покупке валюты вряд ли будут признаны экономически целесообразными при налоговой проверке.

Если работнику выдана кредитная карта, операции по ней отражают так же, как и получение организацией обычного кредита. Затем расходы списываются за счет кредитных средств на карте в обычном порядке. А погашение кредита происходит в порядке, определенном договором. В этом случае поступление денежных средств на специальный карточный счет отражается как получение кредита.

Проценты за использование заемных средств в общем порядке в бухгалтерском учете включаются в состав прочих расходов (п. 11 ПБУ 10/99 "Расходы организации", утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н) и отражаются на счете 91 "Прочие доходы и расходы" (субсчет "Прочие расходы").

В налоговом учете предельная величина процентов, признаваемых расходом, уменьшающим налогооблагаемую базу по налогу на прибыль, принимается в порядке, установленном ст. 269 НК РФ.

Пример учета операций командировочных расходов с использованием корпоративной кредитной карты дан в гл. 5 книги.
2.2.4. Перечисление подотчетных средств

на личную банковскую карту сотрудника
В последнее время работникам заработную плату перечисляют на банковскую карту. Чтобы избежать наличных расчетов, часто на карту организация перечисляет возмещаемые командировочные и хозяйственные расходы.

Несмотря на очевидные преимущества безналичных расчетов, кредитные организации не всегда идут навстречу клиентам, ведь за выдачу наличных банки часто взимают комиссию. При этом банки ссылаются на удобное для них разъяснение ЦБ РФ, содержащееся в Письме от 18.12.2006 N 36-3/2408: организация не имеет права выдать работнику под отчет денежные средства, перечислив их на его личную ("зарплатную") банковскую карту. Согласно п. п. 10 и 11 Порядка ведения кассовых операций выдача организациями наличных денег под отчет своим работникам для совершения указанных расходов производится наличными деньгами. Нормативными актами Банка России не предусмотрена выдача денежных средств организацией под отчет своим сотрудникам путем безналичного перечисления средств на их банковские счета для совершения операций, связанных с хозяйственной деятельностью организации. Таким образом, переводить денежные средства на командировку на личные счета работников не следует.

Однако позднее в Письме ЦБ РФ от 24.12.2008 N 14-27/513 подтверждена возможность возмещения расходов, связанных со служебными командировками, путем перечисления денежных средств на банковские счета работников - физических лиц, открытые для совершения операций с использованием банковских карт. В Письме отмечено: если организация коллективным договором или своим локальным нормативным актом предусмотрела возможность перевода денег на командировочные расходы на банковские карты сотрудников, у банка нет оснований не пропускать такой платеж.

В связи с этим банки могут отказаться перечислять на карты сотрудников возмещение хозяйственных расходов, а в части командировочных расходов препятствия чинить не должны.

Ответственность за выдачу командировочных расходов путем перечисления их на банковскую карту работника действующим законодательством не предусмотрена. Нормативными актами Банка России понятие "кассовая дисциплина" не определено; вопросы, касающиеся возложения на организации обязанности по соблюдению правил работы с наличными деньгами и Порядка ведения кассовых операций в части осуществления расчетов наличными деньгами, а также ответственности за их несоблюдение, содержатся в КоАП РФ. В ст. 15.1 КоАП РФ установлена ответственность юридических и физических лиц только за нарушение порядка работы с денежной наличностью и Порядка ведения кассовых операций. Ответственность за рассматриваемый вид нарушения в данном Кодексе не установлена.

Поэтому можно сделать вывод: оптимальным вариантом является выдача денежных средств в рублях на командировочные расходы из кассы организации либо выдача командированному работнику корпоративной банковской карты, оформленной на юридическое лицо - работодателя. Если организация хочет возмещать командировочные расходы работнику безналичным путем перечислением на его "зарплатную" карту, следует такой порядок закрепить в коллективном договоре или локальном нормативном акте организации. Во избежание переквалификации налоговыми органами возмещения затрат на командировку в оплату труда с доначислением налога на доходы физических лиц страховых взносов следует текст платежных поручений формулировать четко. Кроме того, нужно отслеживать задолженность конкретному подотчетному лицу.

Рекомендуем ознакомиться с арбитражной практикой по данному вопросу, например с Постановлением ФАС Северо-Западного округа от 11.02.2008 N А52-174/2007.

При выездной налоговой проверке было установлено, что денежные средства перечислялись на "зарплатную" банковскую карту работника организации и снимались с нее. Соответственно, данные выплаты признаны заработной платой и были доначислены ЕСН, НДФЛ, взносы на ОПС, пени и штрафы.

Организация данные выплаты учитывала как подотчетные суммы по счету 71, а также представила авансовые отчеты на часть данных выплат и приходный кассовый ордер на возврат части неизрасходованного аванса. Был также представлен приказ директора общества, разрешающий выдачу денег под отчет из кассы и с расчетного счета на банковскую карту подотчетного лица, а платежные поручения на перечисление денежных сумм не содержали указания о том, что это заработная плата.

Суд, исследовав и оценив представленные документы, пришел к выводу об отсутствии у налогового органа достаточных оснований для признания сумм, выданных обществом работнику, заработной платой последнего. Выводы налоговой инспекции о том, что спорная сумма фактически является заработной платой, выплаченной работнику, по мнению судей, были основаны исключительно на назначении вклада, открытого работнику в банке (зарплатный), а также на отсутствии у общества оправдательных документов, подтверждающих выдачу денежных средств в указанных суммах под отчет или на представительские расходы.

В данном случае суд признал неправомерным доначисление заявителю ЕСН, НДФЛ, взносов на ОПС, пеней и штрафов за перечисление денег на банковскую карту для хозяйственных нужд в подотчет, организация сумела доказать свою позицию.

В случае безналичного возмещения расходов часть информации в первичных документах будет потеряна. Выплата перерасхода по авансовому отчету отмечается в нем со ссылкой на конкретный расходный кассовый ордер. В таком случае можно несколько модифицировать запись в унифицированной форме N АО-1 "Авансовый отчет" и отмечать в нем документ, которым работнику была перечислена возмещаемая сумма перерасхода (номер и дату платежного поручения).

В то же время следует подумать, как в такой ситуации следует работнику вносить остаток неизрасходованных денежных средств, полученных авансом перед командировкой. Оптимальным было бы внесение работником этих сумм наличными в кассу после командировки. Но возможно, организация пойдет более сложным путем и удержит перерасход из заработной платы работника. Подробнее об этом читайте в разд. 2.4 "Удержание невозвращенных сумм" книги.

И последнее, на что хотелось бы обратить внимание при учете данных операций. Банк, в котором обслуживается карта работника, может удерживать различные комиссии, например за выдачу наличных. Следует позаботиться о том, чтобы документально подтвердить данные расходы с целью принятия их организацией в бухгалтерском учете и для целей исчисления налога на прибыль.
Пример 8. Командированному работнику на его личный банковский карточный счет организацией перечислены денежные средства на предстоящие командировочные расходы. При расчетах посредством банковской карты, а также при снятии работником необходимых сумм наличными банком взималась комиссия 500 руб.

По возвращении из командировки работник составил авансовый отчет и указал в составе расходов удержанную банком комиссию. Факты зачисления денежных средств на счет работника, снятия денежных средств и сумм комиссии подтверждены чеками банкоматов и выпиской по счету карты работника, заверенной в обслуживающем карту банке.

Согласно ст. 167 ТК РФ при направлении работника в служебную командировку ему гарантируется возмещение связанных с этим расходов. Перечень таких расходов является открытым. Однако они должны быть произведены с разрешения или ведома работодателя (абз. 5 ч. 1 ст. 168 ТК РФ, п. 11 Положения N 749). Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом (ч. 2 ст. 168 ТК РФ, п. п. 11 и 24 Положения N 749). В рассматриваемой ситуации работодатель обязан возместить работнику расходы в виде комиссии банка.

Расходы по уплате комиссии банка в целях бухгалтерского учета являются для организации прочими расходами. В данном случае они признаются на дату утверждения авансового отчета (п. п. 11 и 16 ПБУ 10/99).

В целях налогообложения прибыли расходы на оплату услуг банка по выдаче денежных средств учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией (пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ). В данном случае их следует признать на дату утверждения руководителем организации авансового отчета работника (пп. 5 п. 7 ст. 272, п. 3 ст. 273 НК РФ).

Компенсация расходов, связанных с исполнением работником трудовых обязанностей, не является объектом обложения НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ).

Подпунктом "и" п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ предусмотрено, что все виды установленных российским законодательством компенсационных выплат, связанных с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей, не подлежат у организации обложению страховыми взносами во внебюджетные фонды.

На эти суммы не начисляются страховые взносы на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (п. 10 Перечня выплат, на которые не начисляются страховые взносы в Фонд социального страхования Российской Федерации, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 07.07.1999 N 765).

В соответствии с разъяснениями ФСС РФ, приведенными в Письме от 18.03.2009 N 02-18/07-2165, при применении п. 10 указанного выше Перечня необходимо руководствоваться п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, согласно которому размеры расходов, связанных с командировкой, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

Однако в п. 10 поименованы также суммы, выплачиваемые в возмещение дополнительных расходов, связанных с выполнением работниками трудовых обязанностей.
2.3. Отчетность по командировке
После возвращения из поездки сотрудник заполняет на бланке служебного задания (форма N Т-10а) разд. 12 "Краткий отчет о выполнении задания".

Отчет о результатах командировки может быть коллективным или индивидуальным (если в командировке была группа работников). По общим требованиям в отчет о результатах командировки можно включить ответы на следующие вопросы:

- цель командировки;

- конкретный перечень вопросов, изученных (решенных) в ходе командировки;

- перечень должностных лиц, с которыми командируемый вступал в контакт при обсуждении тех или иных вопросов;

- реализация целей поездки (подробная информация о вопросах, изученных (решенных) в ходе командировки, с приложением соответствующих документов);

- оценка состояния дел в той или иной области деятельности посещенной организации, сопоставление форм и методов работы, принятых в ней, с аналогами в своей компании (по изученному перечню вопросов);

- выводы, предложения, рекомендации по путям использования изученного в ходе командировки положительного опыта;

- другие вопросы, которые работник полагает необходимым отразить в отчете по итогам поездки.

Отчет о выполненной в командировке работе должен быть предварительно согласован с непосредственным руководителем командированного работника (п. 26 Положения N 749 и Указания по заполнению служебного задания (форма N Т-10а), утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1).

После согласования с руководителем структурного подразделения данная форма представляется в бухгалтерию вместе с заполненным командировочным удостоверением (если его оформление требовалось для подтверждения факта пребывания в командировке) и авансовым отчетом. Составить авансовый отчет об израсходованных суммах, сдать его в бухгалтерию и произвести окончательный расчет по денежному авансу работник обязан не позднее трех рабочих дней после возвращения из командировки (п. 26 Положения N 749 и п. 11 Порядка ведения кассовых операций).

Авансовый отчет имеет унифицированную форму N АО-1, утвержденную Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55. На оборотной стороне авансового отчета подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы и суммы затрат по ним.

По мнению Минфина России (Письма от 14.09.2009 N 03-03-05/169, от 19.11.2009 N 03-03-06/1/764) и ФНС России (Письма от 18.08.2009 N 3-2-06/90, от 25.11.2009 N МН-22-3/890 <2>), к авансовому отчету должны прилагаться следующие оправдательные документы:

- командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом (если его составление необходимо для подтверждения времени пребывания в командировке);

- документы о найме жилого помещения;

- документы о фактических расходах по проезду (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей);

- об иных расходах, связанных с командировкой.

--------------------------------

<2> Данное Письмо согласовано с Минфином России.
Чтобы подтвердить время пребывания в загранкомандировке, вместе с авансовым отчетом необходимо передать в бухгалтерию копии страниц загранпаспорта с отметками о пересечении границы (если командировочное удостоверение не оформлялось).

Для целей учета затрат организации по выплате суточных при расчете налога на прибыль представление чеков и квитанций, подтверждающих расходование работником суточных, не требуется (Письмо Минфина России от 24.11.2009 N 03-03-06/1/770). Финансовое ведомство отмечает: суточные возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, а срок пребывания в командировке подтверждается командировочным удостоверением. Оформление этого документа делает расходы на выплату суточных документально обоснованными. Командировочное удостоверение не оформляется только при командировании за пределы России (кроме ряда государств СНГ).

Оправдательные документы должны быть составлены по унифицированным формам, если таковые установлены. В унифицированные формы организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты, а также менять форматы бланков. Исключение отдельных реквизитов из унифицированных форм или их изменение не допускаются.

Если унифицированные формы для определенных документов не установлены, они должны быть составлены по формам, предусмотренным организацией в ее учетной политике. Формы также должны содержать все реквизиты, поименованные в п. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете.

При загранкомандировках первичные документы оформляются в соответствии с обычаями делового оборота иностранного государства. Первичные документы о расходах, составленные на иностранных языках, должны иметь построчный перевод на русский язык (п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н). Это касается и счетов гостиниц, и авиа- или железнодорожных билетов (Письма Минфина России от 14.09.2009 N 03-03-05/170, от 12.05.2008 N 03-03-06/2/47, УФНС России по г. Москве от 08.08.2008 N 28-11/074505).

Перевод может быть сделан как профессиональным переводчиком, так и специалистами самой организации, на которых возложена такая обязанность в рамках исполнения должностных обязанностей, в т.ч. от руки (Письма Минфина России от 03.11.2009 N 03-03-06/1/725, от 14.09.2009 N 03-03-05/170 и от 20.03.2006 N 03-02-07/1-66).

Правда, по мнению арбитражных судей, счета гостиниц и билеты на транспорт переводить на русский язык не нужно, поскольку они не относятся к первичным учетным документам, которые оформляются при расходовании денежных средств. Документами, подтверждающими обоснованность расходов для целей налогообложения прибыли, являются приказ о командировании работника и авансовый отчет (Постановления ФАС Московского округа от 07.04.2009 N КА-А40/2620-09, от 09.03.2007 N КА-А40/1026-07).

Оформление авансового отчета с нарушением установленных законодательством требований, а также отсутствие необходимых приложений к нему (или ненадлежащее их оформление) влекут несоответствие авансового отчета требованиям законодательства Российской Федерации. Соответственно, указанная в нем сумма расходов не может быть включена в состав расходов в целях налогообложения прибыли как не имеющая надлежащего документального подтверждения (ст. 252 НК РФ).

Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

В авансовом отчете работник также должен указать сумму неизрасходованных денежных средств, подлежащих возврату в организацию. Неизрасходованные средства сдаются подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру, если сотрудник израсходовал больше денежных средств, чем было ему выдано при отъезде в командировку. Перерасход выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

Бухгалтерия должна проверить целевое расходование денежных средств, наличие оправдательных документов, правильность их оформления и подсчета сумм. Дополнительно в авансовом отчете должны быть указаны суммы расходов, принятые к учету, и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы.

Особое внимание при проверке документов бухгалтер должен уделить проверке правильности оформления командировочного удостоверения. Отметки о времени прибытия и выбытия командированного лица должны быть заверены подписью уполномоченного должностного лица организации, в которую командирован работник, и печатью этой организации для засвидетельствования такой подписи. Указанные в удостоверении личные данные работника и пункт назначения должны совпадать с данными проездных документов; наименование организации, указанной на лицевой стороне удостоверения, - с наименованием в графе отметок принимающей стороны на обороте удостоверения. Если обязательные реквизиты не заполнены, а также нет печати и подписи уполномоченных лиц, удостоверение может быть признано недействительным.

Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем организации. После утверждения авансовый отчет принимается к учету.
Пример 9. В.Ю. Решетняк, менеджер отдела закупок продукции ООО "Форум" (г. Москва), была направлена в служебную командировку продолжительностью 10 дней (с 28 января по 6 февраля 2010 г.) в г. Ижевск для ознакомления с новым ассортиментом продукции компании-партнера с целью возможной ее покупки.

Ей был выдан аванс на командировочные расходы в размере 22 000 руб., по предыдущим авансовым отчетам с работником расчеты были полностью закрыты.

По возвращении из командировки сотрудница 8 февраля представила авансовый отчет. К нему прилагаются следующие документы:

- служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма N Т-10а) от 27 января N 15;

- командировочное удостоверение N 3 с отметками об убытии из Москвы 28 января и прибытии в этот же день в Ижевск, убытии из Ижевска 6 февраля и прибытии в этот же день в Москву;

- авиабилет Москва - Ижевск от 28 января стоимостью 3000 руб. (НДС в бланке билета не выделен);

- счет гостиницы N 256 и чек ККМ на сумму 10 000 руб. за проживание в течение 10 суток (НДС в документах не выделен);

- авиабилет Ижевск - Москва стоимостью 3000 руб. (НДС в бланке билета не выделен).

Суточные в организации выплачиваются в размере 500 руб. в сутки.

Авансовый отчет был утвержден генеральным директором в тот же день, остаток подотчетной суммы в размере 1000 руб. внесен работником наличными в кассу одновременно со сдачей авансового отчета.
Расходы по командировкам данного сотрудника относятся на общехозяйственные расходы (бухгалтерский счет 26).

Оформим для данного случая авансовый отчет работника. Особое внимание уделим отметкам бухгалтерии, которые следует сделать по всем операциям данного отчета.
Унифицированная форма N АО-1

┌───────┐

│ Код │

├───────┤

Форма по ОКУД │0302001│

ООО "Форум" ├───────┤

---------------------------------------------- по ОКПО │ │

наименование организации └───────┘
УТВЕРЖДАЮ

Двадцать одна

Отчет в сумме -------------------

тысяча 00

┌─────┬──────────┐ ----------------- руб. ----- коп.

│Номер│ Дата │ Генеральный директор

АВАНСОВЫЙ ОТЧЕТ ├─────┼──────────┤ Руководитель --------------------

│ 3 │08.02.2010│ должность

└─────┴──────────┘ Н.И. Хлебнов

_________ ----------------------

подпись расшифровка подписи

08 февраля 10

"--" ------------- 20-- г.
┌───────────┐

│ Код │

├───────────┤

Отдел закупок продукции │ │

Структурное подразделение ---------------------------├───────────┤

Решетняк В.Ю. │ 35 │

Подотчетное лицо ------------------- Табельный номер └───────────┘

фамилия, инициалы

командировочные

менеджер расходы

Профессия (должность) ------------- Назначение аванса ---------------


Наименование показателя

Сумма,
руб. коп.




Бухгалтерская запись

остаток
Предыдущий

0-00




дебет

кредит




0-00

счет,
суб-
счет

сумма,
руб.
коп.

счет,
суб-
счет

сумма,
руб.
коп.

аванс перерасход

Получен аванс 1. из
кассы

22 000-00

26

21 000

71

21 000

1а. в валюте
(справочно)



















2.


































Итого получено

22 000-00













Израсходовано

21 000-00













Остаток

1 000-00
















Перерасход

-




















7 7

Приложение ----- документов на ----- листах
Двадцать одна тысяча

Отчет проверен. К утверждению в сумме ----------------------------

сумма прописью

00 21 000 00

руб. ----- коп. (------- руб. ---- коп.)
К.Н. Сидорова

Главный бухгалтер _______________ ----------------------------

подпись расшифровка подписи

М.Р. Красавина

Бухгалтер _______________ ----------------------------

подпись расшифровка подписи
Остаток внесен ┌─────────┐ ┌────┐

------------------ в сумме │ 1000 │ руб. │ 00 │ коп. по кассовому

-Перерасход-выдан- └─────────┘ └────┘

58 08 февраля 10

ордеру N --- от "--" --------- 20-- г.
М.Р. Красавина 08 февраля 10

Бухгалтер (кассир) _______ ------------------- "--" ------- 20-- г.

подпись расшифровка подписи
------------------------------------------------------------------

линия отреза
М.Р. Красавиной

Расписка. Принят к проверке от -------------------- авансовый

3 08 февраля 10

отчет N --- от "--" ---------- 20-- г.

Двадцать

одна

тысяча 00

на сумму ---------- руб. --- коп., количество документов

прописью

7 7

------- на -------- листах

М.И. Иванова 08 февраля 10

Бухгалтер __________ ------------------- "--" --------- 20-- г.

подпись расшифровка подписи
Оборотная сторона формы N АО-1


Номер
по по-
рядку

Документ,
подтверждающий
производственные
расходы

Наименование
документа
(расхода)

Сумма расхода

Дебет
сче-
та,

по отчету

принятая к учету

в руб.
коп.

в
валюте

в руб.
коп.

в
валюте

суб-
счета

дата

номер

1

2

3

4

5

6

7

8

9

1.

27.01.2010

15

Служебное
задание для
направления в
командировку и
отчет о его
выполнении
















2.

28.01.2010 -
06.02.2010

3

Командировочное
удостоверение,
суточные:
28.01.2010 -
06.02.2010
(10 сут. x
500 руб/сут.)

5 000-00

-

5 000-00

-

26

3.

28.01.2010

368

Авиабилет
Москва - Ижевск

3 000-00

-

3 000-00

-

26

4.

28.01.2010 -
06.02.2010

256

Счет гостиницы
и чек ККМ за
проживание
(10 сут. x
1000 руб/сут.)

10 000-00

-

10 000-00

-

26

5.

06.02.2010

59998

Авиабилет
Ижевск - Москва

3 000-00

-

3 000-00

-

26































Итого

21 000-00




21 000-00








В.Ю. Решетняк

Подотчетное лицо _________________ -----------------------

подпись расшифровка подписи

Работник может приложить к авансовому отчету чеки ККМ, подтверждающие произведенные расходы, например по оплате услуг проживания.

На практике возникают ситуации, когда в результате хранения мастика выцветает и отраженная на кассовом чеке информация не видна. К сожалению, данный факт чаще всего обнаруживается при налоговых проверках. Чтобы избежать претензий проверяющих, следует знать эту особенность чека и сделать с него ксерокопию.

В Письме Минфина России от 17.09.2008 N 03-03-07/22 указано, что кассовые чеки признаются для целей налогового учета первичными учетными документами, подтверждающими фактическое осуществление затрат на приобретение за наличный расчет товаров (работ, услуг). Аналогичная позиция ранее была приведена в Письмах Минфина России от 03.04.2007 N 03-03-06/1/209, от 05.01.2004 N 16-00-17/2, УФНС России по г. Москве от 26.06.2006 N 20-12/56636@, от 12.04.2006 N 20-12/29007.

Признание чека контрольно-кассовой техники первичным учетным документом для целей налогового учета позволяет налоговой инспекции в случае выявления его отсутствия:

- говорить о том, что расходы для целей налогообложения документально не подтверждены, и, соответственно, отказать в их признании;

- привлечь налогоплательщика к ответственности, предусмотренной ст. 120 НК РФ, за грубое нарушение правил учета доходов и расходов.

Минфин России считает возможным подтверждение для целей налогообложения прибыли фактически осуществленных затрат по приобретению за наличный расчет товаров (работ, услуг) ксерокопиями чеков ККТ, заверенными подписью должностного лица и печатью организации с приложением оригинала чека.

Отдельно следует остановиться на вопросе о недостатках в оформлении первичных документов, прилагаемых подотчетным лицом к авансовому отчету. Налоговые органы при проверке часто находят в документах недочеты и пытаются доказать, что "не закрытые" по данной причине подотчетные суммы будут являться доходом работника. Следовательно, с них следует удержать НДФЛ.

Арбитражные суды не соглашаются с таким подходом.

Согласно ст. 209 НК РФ объектом обложения НДФЛ для физических лиц, являющихся налоговыми резидентами Российской Федерации, признается доход, полученный налогоплательщиком от источников в России и (или) от источников за ее пределами.

По правилам ст. 210 НК РФ при определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы налогоплательщика, которые получены им как в денежной, так и в натуральной форме или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды, определяемой в соответствии со ст. 212 Кодекса.

Как следует из ст. 41 НК РФ, доходом признается экономическая выгода в денежной или натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки и в той мере, в какой такую выгоду можно оценить, и определяемая в соответствии с гл. 23 НК РФ.

Суды указывают: если представленные документы (как бы они ни были оформлены) доказывают производственную направленность понесенных расходов, подотчетные суммы не могут быть квалифицированы как доход работника. Чтобы данные средства были признаны доходом работника, налоговой инспекции необходимо доказать, что работник потратил подотчетные средства на личные цели (см. Постановления ФАС Московского округа от 24.06.2009 N КА-А40/4694-09, ФАС Северо-Кавказского округа от 09.09.2008 N Ф08-5354/2008 (Определением ВАС РФ от 14.01.2008 N ВАС-15318/08 отказано в передаче данного дела в Президиум ВАС РФ)).

Недостатки в оформлении первичных документов не дают оснований квалифицировать подотчетные суммы в качестве дохода физического лица. Доказательства фактического использования указанных сумм не в интересах предприятия инспекция не представила. Следовательно, доначисление ЕСН и НДФЛ неправомерно (Постановление ФАС Волго-Вятского округа от 12.11.2008 N А43-3598/2008-6-65).

Отсутствие среди подтверждающих документов у подотчетного лица чека ККТ не влечет автоматическое признание подотчетных средств доходом работника. Отсутствие чеков ККТ не может свидетельствовать об отсутствии расходов у организации и о наличии дохода у физического лица, если он представил иные документы, подтверждающие произведенные расходы (Постановление ФАС Поволжского округа от 15.07.2009 по делу N А55-16949/2008).

Если имеется подтверждение, что полученные средства потрачены работником на производственные цели и не остались в его распоряжении, суды также приходят к выводу о невозникновении у него налогооблагаемого дохода (Постановления ФАС Уральского округа от 20.02.2008 N Ф09-516/08-С2 (Определением ВАС РФ от 09.06.2008 N 7332/08 отказано в передаче данного дела в Президиум ВАС РФ), ФАС Северо-Западного округа от 07.11.2008 N А66-4549/2007, ФАС Поволжского округа от 02.10.2008 по делу N А55-911/2008 (Определением ВАС РФ от 29.04.2009 N ВАС-947/09 отказано в передаче данного дела в Президиум ВАС РФ)). А в Постановлении ФАС Московского округа от 03.02.2008 N КА-А40/96-09 по делу N А40-9825/08-98-22 суд, отклонив довод налогового органа о том, что при отсутствии кассового чека на подотчетные денежные средства нужно начислять ЕСН и пенсионные взносы, указал следующее: НК РФ не устанавливает обязанность ответственного лица подтверждать произведенные расходы чеками ККТ. Президиумом ВАС РФ в 2009 г. была рассмотрена еще одна ситуация, в которой инспекторы ставят вопрос о включении подотчетных сумм в налогооблагаемый доход работника. Речь идет о представлении работником подтверждающих расходы документов, выданных продавцами, не зарегистрированными в ЕГРЮЛ или в ЕГРИП. Президиум ВАС РФ указал: достоверность представленных работниками документов, подтверждающих произведенные расходы, определяется самой организацией. И если авансовые отчеты работников организацией приняты, приобретенные на подотчетные денежные средства товарно-материальные ценности оприходованы в установленном порядке, доход, облагаемый НДФЛ, у работника не возникает (Постановление Президиума ВАС РФ от 03.02.2009 N 11714/08). Ранее встречались и противоположные решения. Например, ФАС Уральского округа в Постановлении от 19.12.2008 N Ф09-9428/08-С2 пришел к выводу: если работник приобрел товары в организации, не зарегистрированной в ЕГРЮЛ, подотчетные средства признаются его доходом, облагаемым НДФЛ. Но теперь, очевидно, данный вопрос будет решаться судами с учетом позиции, высказанной Президиумом ВАС РФ.
2.4. Удержание невозвращенных сумм
Если работник не представил в законодательно установленный срок авансовый отчет по подотчетным суммам, выданным на командировочные расходы, и не произвел окончательный расчет по ним, можно говорить о наличии у работника долга перед работодателем.

Статьей 137 ТК РФ предусмотрено, что работодатель может производить удержания из заработной платы работника для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой. Согласны с вышесказанным и в Федеральной службе по труду и занятости (см. Письмо Роструда от 11.03.2009 N 1144-Т3).

Удержания возможны, только если физическое лицо не оспаривает их основания и размер. Роструд в Письме от 09.08.2007 N 3044-6-0 указал: чтобы удержать подотчетную сумму из заработной платы работника, необходимо получить его письменное согласие.

Работодатель вправе издать приказ (распоряжение) об удержании долга не позднее месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса или погашения задолженности. С таким приказом следует ознакомить работника, а еще лучше, чтобы на приказе он собственноручно написал, что не возражает против удержания из зарплаты подотчетной суммы.

Статья 138 ТК РФ ограничивает размер удержаний из зарплаты. При каждой выплате заработной платы общий размер всех удержаний не может превышать 20% суммы заработной платы, причитающейся работнику к выплате. И только при удержаниях, производимых на основании двух и более исполнительных документов, общая удерживаемая сумма может составлять до 50% суммы, причитающейся к выплате.

Рассмотрим, как отразить данные операции в бухгалтерском учете.
Пример 10. Работнику предприятия выдали под отчет на предстоящие командировочные расходы 7000 руб. Командировка не состоялась. Работник не представил в установленный срок авансовый отчет и не возвратил полученную сумму в кассу.

В организации был издан приказ об удержании суммы задолженности из заработной платы работника. Должностной оклад работника составляет 5000 руб.

Начисление страховых взносов на сумму заработной платы в этом примере не рассматриваем.

Бухгалтер данные операции должен отразить так:

Д-т 71 К-т 50 - 7000 руб. - выдана под отчет сумма на командировочные расходы.

По истечении установленного срока для возврата долга:

Д-т 94 К-т 71 - 7000 руб. - отражена как недостача подотчетная сумма, отчет по которой не представлен в установленный срок;

Д-т 73-2 К-т 94 - 7000 руб. - отражена задолженность работника по возмещению ущерба организации на основании приказа руководителя.

Поскольку задолженность превышает сумму возможного удержания из заработной платы за один месяц, в учете нужно сделать такие записи:

Д-т 20, 26, 44 К-т 70 - 5000 руб. - начислена заработная плата работнику;

Д-т 70 К-т 68 - 650 руб. (5000 руб. x 13%) - удержан НДФЛ из заработной платы.

Максимально возможная сумма, которая может быть удержана из заработка работника при каждой выплате, составит 870 руб. ((5000 руб. - 650 руб.) x 20%), где 650 руб. - НДФЛ;

Д-т 70 К-т 73-2 - 870 руб. - удержана часть задолженности по невозвращенным подотчетным суммам;

Д-т 70 К-т 50, 51 - 3480 руб. (5000 - 650 - 870) - выплачена заработная плата работнику с учетом сумм удержаний.

Удержания будут производиться до полного погашения долга.
Если работник оспаривает удержание или пропущен месячный срок, организация теряет право на бесспорное взыскание суммы невозвращенного аванса. Она может быть взыскана с работника только через суд. Для этого руководитель организации обязан предъявить иск о возмещении виновным работником причиненного ущерба. Присужденные судом суммы взыскиваются с осужденных лиц на основании исполнительных листов, выдающихся судом на основании принятого им решения.

Если за работником числится долг по командировке, сумму которого он не оспаривает, и администрация предприятия не предпринимает никаких мер по его взысканию, сумма задолженности включается в совокупный доход работника в отчетном периоде возникновения просроченной задолженности (ст. 210 НК РФ). Так считают налоговые инспекторы на местах. При последующем представлении авансового отчета либо погашении долга по этим суммам производится перерасчет НДФЛ.

Однако арбитражные суды не всегда согласны с такой трактовкой дохода. Рассмотрим некоторые примеры из судебной практики:

1) Постановление ФАС Дальневосточного округа от 05.12.2008 N Ф03-4944/2008.

В подотчете у директора на протяжении длительного периода числились денежные средства в размере почти 15 млн руб. В конце года (31 декабря) эта сумма была списана из подотчета директора и перенесена на счет учета предоставленных работникам займов. Спустя четыре месяца директор сложил с себя полномочия и уволился, оставшись должником по договору займа.

Для предприятия по результатам проверки это обернулось начислением НДФЛ, пеней и штрафа на общую сумму свыше 2,6 млн руб. Однако суд освободил организацию от уплаты произведенных налоговиками доначислений. Арбитры указали: несоблюдение порядка выдачи денежных средств в подотчет из кассы не означает, что предприятием допущены нарушения положений гл. 23 НК РФ, влекущие начисление недоимки по НДФЛ, соответствующих пеней и налоговых санкций;

2) Постановление ФАС Северо-Западного округа от 07.11.2008 N А66-4549/2007.

Заместитель директора организации не полностью отчиталась по полученным денежным средствам. Однако это не свидетельствует о том, что спорная сумма осталась в ее личном распоряжении и является доходом, подлежащим обложению НДФЛ. Инспекция такие доказательства не представила. Кроме того, если указанное лицо не полностью отчиталось по полученным денежным средствам, предприятие имеет право на взыскание данной суммы;

3) Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 18.02.2008 N Ф04-914/2008(515-А67-25).

Денежные средства физическим лицам выдавались под отчет (что нашло отражение в расходных кассовых ордерах), следовательно, с целью удовлетворения хозяйственных расходов организации, а указанные сотрудники в установленном порядке должны были представить отчеты об израсходованных суммах либо возвратить их в кассу.

Налоговый орган не доказал, что в связи с непредставлением физическими лицами авансовых отчетов в установленный срок денежные суммы стали фактически их доходом и на спорные суммы приобретен товар не для предприятия. Также налоговый орган не представил доказательства, свидетельствующие о том, что выданные физическим лицам - работникам предприятия денежные средства - это выплаты и (или) иные вознаграждения по трудовым и гражданско-правовым договорам, предметом которых является выполнение работ или оказание услуг. Поэтому объект обложения ЕСН не возникает <3> (п. 1 ст. 236 НК РФ).

--------------------------------

<3> Автор дает ссылку на ЕСН исключительно в рамках рассмотрения судьями конкретного арбитражного дела.
И последнее. Если подотчетные суммы остались невозвращенными, а работник уволился, можно ли признавать данную задолженность безнадежной и когда следует ее списывать в расходы?

Этот вопрос рассмотрен Минфином России в Письме от 24.09.2009 N 03-03-06/1/610. В нем указано: в целях исчисления налога на прибыль данную задолженность можно рассматривать как безнадежную и списать в расходы по истечении срока исковой давности (ст. 196 ГК РФ, п. 2 ст. 265 НК РФ). При этом необходимы документы, подтверждающие истечение срока исковой давности.

Минфин не уточняет, когда при этом истекает срок исковой давности. По мнению автора, следует опираться на следующее положение: окончательный расчет по денежному авансу работник обязан представить не позднее трех рабочих дней после возвращения из командировки (п. 26 Положения N 749 и п. 11 Порядка ведения кассовых операций). В то же время до момента увольнения работника организация может производить с ним взаиморасчеты по иным авансовым суммам. Поэтому безопаснее считать трехгодичный срок истечения срока исковой давности с момента увольнения работника.

В отношении НДФЛ, по мнению финансистов, датой получения бывшим работником организации дохода в виде выданного аванса признается последний рабочий день его работы в организации. Если взыскание подотчетных сумм оказалось невозможным в связи, например, с истечением срока исковой давности или если организация приняла решение о прощении долга работника; датой получения бывшим работником организации дохода в виде невозвращенных сумм денежных средств, выданных под отчет, будет являться дата, с которой такое взыскание стало невозможным, или дата принятия соответствующего решения.

В соответствии с п. 5 ст. 226 НК РФ при невозможности удержать у налогоплательщика исчисленную сумму налога налоговый агент обязан в течение месяца с момента возникновения соответствующих обязательств письменно сообщить в налоговый орган по месту своего учета об этом и о сумме задолженности налогоплательщика по форме N 2-НДФЛ.

Чтобы избежать разногласий с налоговыми органами, автор рекомендует своевременно издавать приказ об удержании невозвращенных сумм либо уведомлять налоговую инспекцию о невозможности удержать суммы долга (например, в случае увольнения сотрудника при недостаточности выходного пособия для погашения долга организации).
  1   2   3   4   5



Скачать файл (735 kb.)

Поиск по сайту:  

© gendocs.ru
При копировании укажите ссылку.
обратиться к администрации