Logo GenDocs.ru

Поиск по сайту:  

Загрузка...

Лекции - Делопроизводство и документооборот - файл Тема 8.doc


Лекции - Делопроизводство и документооборот
скачать (501.2 kb.)

Доступные файлы (3):

Тема 10.doc228kb.15.05.2008 08:55скачать
Тема 8.doc236kb.15.05.2008 08:30скачать
Тема 9.doc207kb.15.05.2008 08:37скачать

Тема 8.doc

Тема 8. ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Вопрос 1. Организационная структура делопроизводственной службы


Для документационного обеспечения работы любой организации, предприятия, фирмы в рамках организационной структуры управления предусматривается делопроизводственная служба. В нормативных документах службу делопроизводства в настоящее время принято называть службой (подразделением) документационного обеспечения управления (ДОУ).

Службу документационного обеспечения на разных уровнях управления и в зависимости от масштабов организации именуют по-разному: для министерств (ведомств) — управлением делами, для исполнительных органов власти — общим отделом, для предприятий, организаций, учебных заведений — канцелярией. На малых предприятиях функции канцелярии возлагаются на секретаря, секретаря-референта.

Основой построения делопроизводственной службы является принятая в организации форма работы с документами:

  • централизованная – все операции по обработке документов сосредоточиваются в едином центре, например, в канцелярии или у секретаря-референта (используют на малых и средних предприятиях);

  • децентрализованная - предполагает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями организации (используют в территориально разобщенных организациях, а также тогда, когда документирование осуществляется непосредственно в подразделениях);

  • смешанная форма – часть операций выполняют централизованно (прием, регистрация, контроль, размножение документов), а часть — децентрализовано (справочно-информационное обслуживание, хранение документов, формирование дел).

В большинстве учреждений используют смешанную форму.

Наиболее распространенной формой делопроизводственной службы является канцелярия. Работа канцелярии строится так, чтобы руководители и специалисты организации были в максимальной мере освобождены от рутинных операций по документационному обслуживанию.

^ Вопрос 2. Задачи и функции службы делопроизводства

Основные функции и задачи Подразделение службы делопроизводства (рассмотрим их на примере канцелярии) приведены ниже. Приведем типовое положение о канцелярии, конкретное применение которого может в значительной мере варьироваться в зависимости от масштабов и структуры организации.

^

ТИПОВОЕ ПОЛОЖЕНИЕ О КАНЦЕЛЯРИИ



1. Общие положения:


1.1. Канцелярия осуществляет функции работы с документами в организации и является его самостоятельным структурным

подразделением.

1.2. Канцелярию возглавляет начальник канцелярии, подчиненный непосредственно руководителю организации.

1.3. Начальник канцелярии назначается и освобождается от занимаемой должности руководителем организации.

1.4. Канцелярия в своей деятельности руководствуется:

действующим законодательством,

распорядительными материалами государственных и вышесто­ящих организаций,

Положением о данной организации,

Инструкцией по документированию управленческой деятельности, утвержденной руководством организации, Положением о канцелярии.


2. Основные задачи и функции:

2.1. Основной задачей канцелярии является обеспечение четкой организации работы с документами.

2.2. Для осуществления указанной задачи на канцелярию возлагаются следующие функции:

обеспечение своевременного рассмотрения входящей, исходящей и регистрируемой внутренней документации;

организация работы заседаний при руководстве предприятия и контроль за выполнением принятых ими решений;

осуществление систематического контроля за своевременным

исполнением документов;

оформление и рассылка распорядительных документов, контроль за правильным и своевременным составлением и оформлением документов, формирование их в дела, рациональная организация переписки;

осуществление приема, регистрации, хранения, учета, доставки по подразделениям и рассылки поступающей, исходящей и внутренней корреспонденции, а также подготовка дел к сдаче на государственное хранение;

организация работы по приему руководителем посетителей по личным вопросам.

2.3. Функции между структурными подразделениями канцелярии распределяются следующим образом:

Секретариат (включая референтов):

рассматривает и подготавливает к докладу руководству поступающую корреспонденцию;

подготавливает по указанию руководителя проекты отдельных приказов, писем, справок и других документов и согласовывает их со структурными подразделениями;

осуществляет анализ справок и докладов структурных подразделений и дает заключения и предложения по ним;

составляет проекты планов работы Совета на основе предложений членов Совета и начальников структурных подразделений и представляет их на рассмотрение и утверждение Совету организации;

готовит материалы к заседаниям, а также соответствующие предложения руководству учреждения, разрабатываемые структурными подразделениями;

обеспечивает своевременную рассылку материалов, подлежащих рассмотрению на заседаниях Совета, и извещает о времени их проведения;

производит оформление протоколов заседаний Совета, рассылку протоколов и выписок из них;

осуществляет контроль за исполнением решений Совета; обеспечивает подготовку соответствующих материалов к совещаниям, созываемым руководством учреждения;

разрабатывает и внедряет мероприятия по совершенствованию службы документации в аппарате учреждения;

разрабатывает инструкцию по документированию управленческой деятельности в своем учреждении и обеспечивает ознакомление с— ней сотрудников аппарата учреждения; разрабатывает перечень нерегистрируемых документов: составляет сводную номенклатуру дел и представляет ее руководству на утверждение.

Подразделение по контролю исполнения:I

осуществляет контроль за своевременным исполнением документов и информирует руководство учреждения о ходе исполнения документов;

осуществляет контроль за сроками исполнения структурными подразделениями поручений руководства организации;

анализирует контроль исполнения документов и составляет соответствующие справки для руководства.

Подразделение по учету и регистрации корреспонденции:

осуществляет учет и регистрацию документов;

подготавливает для доклада руководству поступающую в его адрес корреспонденцию;

наблюдает за правильностью составления и оформления документов, проверяет качество подготовки документов, представляемых на подпись руководителю организации;

обеспечивает методическое руководство организацией работы с документами в учреждении и подведомственных ему организациях;

организует подготовку и повышение квалификации работников служб документации;

осуществляет учет документов «Для служебного пользования»,

находящихся в структурных подразделениях учреждения;

производит оформление и рассылку распорядительных документов по указанию начальника канцелярии и его заместителей;

составляет номенклатуру для канцелярии, формирует дела в соответствии с номенклатурой, подготавливает дела к сдаче их в архив учреждения:

осуществляет прием и регистрацию заявлений и жалоб граждан;

готовит на рассмотрение руководителю организации полученную корреспонденцию по наиболее важным вопросам;

направляет корреспонденцию в структурные подразделения на исполнение: осуществляет контроль за соблюдением сроков исполнения писем, извещает о результатах их рассмотрения заявителей и организации, от которых письма поступили;

организует прием посетителей.

Подразделение по приему и отправке корреспонденции:

осуществляет прием поступающей корреспонденции и распределяет ее по структурным подразделениям;

осуществляет количественный учет документов, на основе которого составляет по установленной форме сводки об объеме документооборота;

производит отправку исходящей корреспонденции;

осуществляет доставку корреспонденции в структурные подразделения учреждения и адресатам города.

Архив:

производит прием, учет, хранение и использование дел; осуществляет контроль за правильностью составления номенклатуры дел в структурных подразделениях учреждения;

оказывает методическую помощь в оформлении дел, подлежащих сдаче в архив;

осуществляет контроль за правильным формированием, хранением и использованием дел в структурных подразделениях;

ведет централизованный учет дел, хранящихся в архивах подведомственных организаций, и оказывает методическую помощь подведомственным архивам.

Машинописное бюро:

осуществляет работу по перепечатке на ПК служебных документов для всех структурных подразделений учреждения с оригинала;

осуществляет считку и правку перепечатанного материала;

производит стенографирование выступлений участников заседаний коллегии и совещаний с последующей расшифровкой текста на ПК.

3. Права, обязанности и ответственность начальника канцелярии:

    1. Начальник канцелярии руководит всей деятельностью канцелярии, несет ответственность за выполнение предусмотренных задач и функций согласно Положению о канцелярии.

    2. Начальник канцелярии имеет право:

требовать от работников организации справки и другие материалы, необходимые руководству учреждения, а также информацию о выполнении заданий руководства учреждения;

привлекать по согласованию с начальниками соответствующих структурных подразделений отдельных работников к подготовке проектов документов для руководства учреждения;

вносить руководству учреждения предложения по улучшению работы канцелярии;

утверждать должностные инструкции работникам канцелярии.

    1. На начальника канцелярии возлагается:

организация работы с документами;

рассмотрение всей корреспонденции, поступающей в адрес руководства учреждения:

проверка качества подготовки и оформления всех документов, представляемых на подпись руководителю организации;

организация подготовки материалов, касающихся деятельности учреждения и подлежащих рассмотрению на заседаниях Совета;

проверка выполнения отдельных указаний руководителя работниками аппарата организации;

организация подготовки по указанию руководителя организации проектов отдельных приказов, писем, справок и других документов и согласование их в структурных подразделениях.

    1. Начальник канцелярии несет ответственность за осуществление возложенных на канцелярию задач, надлежащую организацию ее работы, правильный подбор и расстановку работников, за своевременное и квалифицированное выполнение порученных канцелярии заданий, за порядок и дисциплину в канцелярии.

    2. Начальник канцелярии определяет круг вопросов, входящих в обязанности работников канцелярии, исходя из задач и функций подразделения.

Работа канцелярии строится так, чтобы руководители и специалисты организации были в максимальной мере освобождены от рутинных операций по документационному обслуживанию.


^ Вопрос 3. Инструкция по документированию управленческой деятельности

Инструкция по документированию управленческой деятельности — нормативный документ конкретной организации, определяющий порядок, правила, способы, формы и процессы работы с документами. Инструкция является обязательным для применения в повседневной жизни руководящим документом для всех сотрудников организации.

Структура Инструкции включает в себя, как правило, следующие разделы:

  1. Общие положения.

  2. Прием, регистрация и рассмотрение поступающей в организацию (входящей) документации.

  3. Контроль за исполнением документов.

  4. Порядок подготовки и оформления служебных документов.

  5. Порядок работы с исходящими документами.

  6. Регистрация исходящих документов.

  7. Составление номенклатуры дел.

  8. Обеспечение сохранности документов.

  9. Экспертиза практической ценности документов.

В сущности, в инструкции кратко излагается все то, что должен знать студент по окончании изучения, курса делопроизводства. Более того, проработав год в должности секретаря, студент сам сможет подготовить такую инструкцию для своей организации.


^ Вопрос 4. Табель форм документов, применяемых в организации

Табель форм документов — это перечень документов, необходимых для управленческой деятельности конкретной организации, содержащий характеристику каждого документа, его юридического статуса и этапов документирования. В табель включаются только документы, создание которых необходимо, правомерно и периодически повторяется.

В текущей деятельности организации табель форм документов выполняет функцию справочника, позволяющего осуществлять оперативный поиск необходимых форм документов с указанием всех или основных этапов подготовки и оформления документа.

Применение табеля позволяет: исключить возможность неоправданного создания новых форм; установить единую классификацию документов организации в соответствии с управленческими функциями и задачами; учесть количество видов и форм документов.

Наряду с разработкой табеля форм документов орга­низации целесообразно разработать Альбом форм документов, содержащий формы документов, включенные в табель, и закрепляющий результаты проведенной унификации состава и форм документов организации.

Поддержание табеля и альбома форм в рабочем состоянии осуществляет делопроизводственная служба. Приведем примерную форму табеля (рис. 8.1).

Документы могут быть систематизированы в табеле по структурным подразделениям организации или по функциям и задачам управления (система управления, руководство, планирование, учет и т. п.).

В графе «Примечание» табеля может помещаться дополнительная информация о форме документа, например, о порядке подписания, согласования или утверждения документа



^ Вопрос 5. Роль секретаря, секретаря – референта в структуре управления предприятий малого и среднего бизнеса

Должность секретаря на уровне руководителя предприятия появилось в России в 1840 г. С самого начала работа секретаря наряду с рутинными обязанностями носила характер личного помощника первых руководителей.

В период административно-хозяйственного управления народным хозяйством работа секретаря во многом стала сводиться к выполнению технических функций: прием и регистрация корреспонденции, отправка исполненной документации, сдача в архив документов, контроль исполнения указаний руководителя.

В новых социально-экономических условиях роль секретаря резко возросла, его функции кардинально изменились.

Кроме традиционного знания делопроизводства и общей грамотности, потребовались знания иностранного языка (желательно двух), умение работать на компьютере, хорошо ориентироваться в основах законодательства об организации делопроизводства, трудового законодательства, управления бизнесом. В состав функций секретаря вошли не только обязанности по качественному документному обслуживанию руководителя, но и оказание ему помощи в выполнении административных задач при проведении таких мероприятий, как переговоры, совещания, подготовка текста докладов, презентации, прием посетителей и т. п. Учитывая новый статус, должность секретаря получила название — секретарь-референт.

Особым спросом на рынке труда профессия секретаря-референта стала пользоваться в условиях становления разнообразных форм малого и среднего бизнеса. Сердцевиной управления малым предприятием, как известно, является не жесткая регламентация обязанностей сотрудников, а работа на взаимном доверии, инициативе, взаимопомощи и взаимозаменяемости. Благодаря отсутствии формальных структур в условиях малого бизнеса предельно упрощается система принятия управленческих решений, возрастает степень личного участия каждого работника в деятельности фирмы. Глава небольшой организации нередко сам занимается бухгалтерским учетом, анализом коммерческой деятельности, финансами, кадрами и т. д. Именно в такой ситуации секретарь-референт стал незаменимым помощником своего руководителя.

Должностные обязанности секретаря-референта конкретизированы в должностной инструкции.
^

Вопрос 6. Регистрация документов


Регистрация документа согласно ГОСТ Р-51141-98 определяется как «запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения». Регистрация необходима для учета, контроля исполнения и поиска документов, придания им юридической силы. Регистрации подлежит не вся документация, поступающая в организацию. Регистрируют документы, поступающие из вышестоящих федеральных и местных государственных органов и направляемые им в их адрес. Регистрируют так же письма депутатов Государственной Думы, важнейшие внутренние документы — приказы, распоряжения, протоколы, планы, отчеты, докладные и объяснительные записки, справки и доклады, характеризующие отдельные стороны деятельности организации, предложения, заявления и жалобы граждан, договоры, корреспонденцию от других организаций, требующую решения или ответа, материалы постоянного срока хранения. Регистрируется ценная и заказная корреспонденция.

На документы, не подлежащие регистрации, составляется специальный перечень. Не подлежат регистрации первичные документы бухгалтерского, материального и статистического учета и отчетности, поздравительные письма и телеграммы, проспекты, приглашения, прейскуранты, нормы расхода материалов, малозначительная переписка по административно-хозяйственным, кадровым и другим вопросам, программы, повестки дня, извещения, наряды, заявки, заявления о приеме на работу, увольнении, предоставлении отпуска, а также документы, поступающие в копиях для сведения, и некоторые другие.

Перечень документов, не подлежащих регистрации, составляет секретарь-референт или начальник канцелярии. На практике в настоящее время находят применение три системы регистрации документов:

  • централизованная — при которой регистрация всех документов организации производится в канцелярии, на малых предприятиях — у секретаря-референта;

  • децентрализованная — при которой регистрация документов осуществляется в структурных подразделениях секретарями подразделений;

  • смешанная — сочетающая в себе элементы централизованной и децентрализованной систем.

Практика показывает, что наиболее эффективной среди названных систем является смешанная система.

Важнейшим принципом регистрации документов является однократность. Каждый документ должен регистрироваться в организации только один раз. Входящие документы регистрируют в день поступления, исходящие и внутренние документы — в день подписания.

Регистрацией документов должен заниматься опытный сотрудник канцелярии или секретарь-референт. Для этого надо знать делопроизводственный процесс, функции структурных подразделений, состав документации, циркулирующий в учреждении, уметь выделить и четко изложить основную мысль регистрируемого документа в случае, если отсутствует его заголовок, владеть компьютером и т. д.

В практической деятельности делопроизводственных служб наибольшее распространение получили две формы регистрации документов — журнальная и карточная. В настоящее время начинает внедряться автоматизированная форма регистрации.

Журнальная форма может быть использована эффективно в организациях с небольшим объемом документооборота — до 1000 документов в год, а также для учета специальных видов документации, требующей особого внимания к их сохранности (например, конфиденциальных документов).

При всей простоте журнальной формы, поиск информации при этом усложнен, поскольку, например, инициативный документ зарегистрирован в одном журнале, а ответ на него — в другом. Журнальная форма негибка для справочной работы.

При количестве учетных единиц документов свыше тысячи целесообразно использовать карточную форму регистрации. Бланки карточек изготавливают на плотной бумаге формата А5. Карточки содержат большой объем информации о документе, изготавливаются в 2—3-х экземплярах. Одни экземпляры составляют информационно-справочную картотеку, третьи передаются исполнителям вместе с документом. Применение карточки заметно повысило оперативность работы с документами.

Современная компьютерная регистрация документов.
^

Вопрос 7. Индексация документов


Под индексацией документов в делопроизводстве понимается проставление их порядковых (регистрационных) номеров и определенных условных обозначений, указывающих место их составления, исполнения и хранения. Индексы используют при поиске, учете и систематизации документов. Индексы проставляют на документах; (место простановки определяет ГОСТ Р 6.30-2003, реквизит (12)) и регистрационных карточках.

Основу индексации документов составляют условные обозначения структурных подразделений, номера дел по номенклатуре, порядковые входящие или исходящие номера документов. Так, индекс 61/05/89 входящего документа включает:

01 — индекс структурного подразделения;

05 — номер дела по номенклатуре;

89 — индивидуальный порядковый номер входящего документа, присвоенный при регистрации.

В организациях с большим количеством корреспондентов дополнительно можно использовать их кодовые обозначения.

Инициативные и ответные документы имеют один индекс, который присваивается инициативному документа а затем переносится на ответный документ.

Исключение составляют индексы распорядительных документов (постановлений, распоряжений, приказов по основной деятельности, по личному составу), протоколов, а в отдельных случаях — предложений, заявлений и жалоб граждан. Их индексами являются регистрационные номера, которые присваиваются особо в пределах каждого вида документов.

Порядковый регистрационный номер присваивается начиная с номера 01, с 1 января до 31 декабря каждого года включительно.


^ Вопрос 8. Организация справочно-информационной работы

Условием успешной деятельности службы ДОУ в области информационно-справочной работы является создание справочной картотеки (справочного аппарата), в которой регистрационные карточки расположены по оп­ределенной системе (см. ответ на вопрос 54, с. 159).

Задача справочного аппарата в делопроизводстве заключается в ответе в любой момент на два вопроса: первый — в каком подразделении, у кого из исполнителей и в какой стадии исполнения находится искомый документ, второй — в каком документе (в каких документах) находится конкретная информация по нужному вопросу.

Информационно-справочная работа может быть построена как традиционно с использованием справочных карточек, так и в автоматизированном режиме. Рассмотрим кратко оба подхода.

Справочные картотеки при централизации регистрационно-справочных операций располагаются в канцелярии и контрольной группе. При децентрализованном осуществлении операций картотеки находятся в структурных подразделениях организации.

Карточки группируют в картотеке по признакам, которые полностью зависят от содержания, запросов, которые должны удовлетворяться с ее помощью.

Справочная картотека делится на две части: в первую входят карточки на неисполненные документы, во вторую — на исполненные.

По мере исполнения карточки из разделов первой час­ти картотеки перемещаются в соответствующую рубрику < второй части. На регистрационной карточке, помещаемой во второй раздел картотеки, должны быть заполнены все графы, содержащие сведения о документе.

Справочные карточки передают в архив вместе с законченными делопроизводством делами и документами.

Возможности информационно-справочного обслуживания с внедрением автоматизированной системы регистрации документов значительно расширились. Автоматизированная система позволяет находить справки по любой комбинации данных, включенных в регистрационную карточку документа.

Поиск сведений по конкретному документу может выполняться по неисполненным исполненным документам, по всей оперативной базе данных текущего года, а при необходимости по документам предшествующих лет (архивная база данных).

При необходимости получения информации по конкретному документу на экран выводится, а затем распечатывается соответствующая регистрационная форма. Результаты поиска информации по группе документов выводятся на экран в табличной форме, а также при необходимости могут быть распечатаны.

Сведения по неисполненному документу или по исполненному соответственно показывают, у какого исполнителя находится документ или в какое дело данный документ подшит.

В настоящее время получают все большее распространение полнотекстовые системы поиска необходимой информации. В этих целях к регистрационной карточке на документ прикрепляется файл с текстом самого документа. Такие системы позволяют осуществить поиск не только по реквизитам регистрационной карточки, но и по со­держанию самого документа— искать данный документ по ключевым словам или словосочетаниям.

Использование компьютерных технологий ускоряет до­кументооборот, повышает исполнительскую дисциплину сотрудников, совершенствует управление организации в целом.
^

Вопрос 9. Контроль исполнения документов


Контроль за исполнением документов и принятых решений — важная функция управления организацией. Различают три стороны контрольной деятельности:

    • контроль за исполнением документов по существу поставленных в них вопросов,

    • контроль с точки зрения соответствия формы создаваемых документов требованиям нормативных документов

    • контроль за своевременностью исполнения.

Первую сторону контрольных операций выполняют руководители всех рангов, вторую — секретарь-референт, третью — делопроизводственная служба организации с входящей в ее состав службой контроля исполнения. В небольших организациях контроль за соблюдением формы и сроков исполнения осуществляет секретарь-референт.

Работа по контролю за исполнением документов включает в себя проверку сроков исполнения, регулирование, хода и анализ результатов исполнения документов. Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые сроки установлены законодательно в указах президента, правительственных нормативных актах и, конечно, в федеральных законах Российской Федерации. Значительное количество типовых сроков установлено в ведомственных подзаконных актах, например, о предоставлении статистической и финансовой отчетности. Большинство документов, срок исполнения которых не установлен нормативными актами, должны исполняться в течение 10 дней.

Руководитель указывает в резолюции срок исполнения документа только в тех случаях, когда этот срок отличается от установленного перечнем, либо конкретно указанного срока вышестоящей организацией.

Различают по срокам исполнения следующие виды контроля:

  • текущий – ежедневная подготовка сведений о документах, срок исполнения которых истекает сегодня. Секретарь-референт ежедневно в начале рабочего дня докладывает руководителю о фактах неисполнения установленных сроков;

  • предупредительный – своевременное за 2—3 дня предупреждении сотрудника о необходимости решения порученного ему вопроса;

  • итоговый – относят аналитическую работу по обобщению исполнительское дисциплины в организации. Формой контроля является составление раз в месяц (квартал) перечня неисполненных документов по отдельным подразделениям (для больших организаций) или по организации в целом.

Срок исполнения документа может продлить только лицо или организация, его установившие. Это может быть сделано в устной или письменной форме не менее чем за 3 дня до истечения срока.

Документ считается исполненным, если решены поставленные в нем вопросы, выполнены поручения, корреспонденту дан ответ по существу дела в карточке и на документе-запросе сделана отметка об исполнении.

В настоящее время во многих организациях внедряется или уже действует автоматизированный контроль за исполнением документов.

^

Вопрос 10. Формирование и оперативное хранение дел


ГОСТ Р 51141-98 определяет понятие формирования дел как группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизацию документов внутри дела.

Формирование дел должно отвечать следующим основным требованиям: оперативности поиска документов; надежности документационного обслуживания управления; сохранности документов.

Единые требования к формированию и оформлению дел изложены в ГСДОУ. Согласно ГСДОУ, формирование дел должно осуществляться централизованно по месту регистрации документов. В небольших организациях формирование дел возлагается на секретаря-референта. В крупных организациях эту функцию осуществляет канцелярия.

Работа по формированию дел состоит из следующих операций:

  • распределение и раскладка исполненных документов в дела;

  • расположение документов внутри дел в определенной последовательности

  • оформление обложек дел.

В дело помещают только исполненные документы (подлинники или заверенные копии) в одном экземпляре, оформленные в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003. В дело не помещают документы, не соответствующие заголовку дела, неправильно оформленные, подлежащие возврату, незаверенные копии. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю для доработки.

В дело должны подшиваться документы по одному вопросу, имеющие один срок хранения. Документы постоянного и временного срока хранения следует группировать в отдельные дела.

В дела группируются документы одного календарного года. Исключение составляют переходящие дела, в которые группируют документы за несколько лет (например, личные дела).

Каждое дело должно содержать не более 250 листов (30—40 мм толщины). Приложения присоединяются к тем документам, к которым они относятся.

Документы внутри дела следует располагать в хронологической и логической последовательности. Такая систематизация, как правило, в основе своей совпадает с расположением документов по их датам (подписания, поступления или исполнения). Переписка, например, систематизируется в такой последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. Распорядительные документа организации группируются в дела по видам, а внутри вида — в хронологическом порядке, и т. д.

Хранение исполненных документов текущего года осуществляется в специальных папках-регистраторах. Папки типа «скоросшиватель» здесь непригодны, поскольку в них документы располагаются в обратной хронологической последовательности. Пригодны для длительного хранения папки с мягкой (шнурками) системой крепления документов. Это позволяет группировать документы в прямой хронологической последовательности.

Для удобства поиска необходимого дела и соответствующего документа рекомендуется рабочий экземпляр номенклатуры дел прикрепить к стеллажу, к дверце шкафа и т. д.

Документы, законченные делопроизводством, в конце года сдаются в архив организации.


Скачать файл (501.2 kb.)

Поиск по сайту:  

© gendocs.ru
При копировании укажите ссылку.
обратиться к администрации